Instructie voor de griffier van de gemeente Gulpen-Wittem 2004 (Gulpen-Wittem)

Instructie voor de griffier van de gemeente Gulpen-Wittem 2004De raad van de gemeente Gulpen-Wittem; Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet; Gezien het voorstel van de raadsleden Disse, van Empel, Franssen, Herberichs, Sangers en verhoeven, kenmerk A/004 Besluit vast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente Gulpen-Wittem 2004 Arikel 1 Begripsbepalingen Griffier: de ambtenaar die op grond van 107 van de gemeentewet door de raad is benoemd ter ondersteuning van de raad en de door de raad ingestelde commissies een en ander als bedoeld in artikel 107a van de gemeentewet Commissiegriffier: degene die namens de griffier opereert bij vergaderingen van door de raad ingestelde commissies. Deze functionaris wordt voor zover hij/zij handelingen verricht als commissiegriffier geacht deel uit te maken van de griffie en legt daarover verantwoording af aan de griffier. Artikel2Algemene ondersteuning De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad en de raadscommissies. Artikel3Agendering De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. Artikel4Bijstand (raads)voorzitter en commissievoorzitters De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies. Artikel5Vergaderingen van de raad, raadscommissies De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. De (commissie)griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden en commissieleden. Artikel6Ondersteuning seniorenconvent De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de leden van seniorenconvent. Artikel7Ondersteuning onderzoekscommissie Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet, danwel een voorloper daarvan, instelt ondersteunt de griffier deze commissie. Artikel8Ambtelijke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad en de raadscommissies desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand. Artikel9Organisatie griffie De griffier geeft leiding aan de griffie. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. De commissiegriffier(

1. s)handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. Artikel10Verhindering en vervanging Indien de griffier (meer dan 5 werkdagen) verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad en zal vervanging plaatsvinden door de waarnemend griffier, die door de raad wordt aangewezen. Artikel11Slotbepaling In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad danwel de plaatsvervangend voorzitter van de raad. Indien dit overleg niet tot een bevredigende oplossing leidt wordt teruggekoppeld naar het seniorenconvent. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling. Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Gulpen-Wittem op 27 mei 2004. De griffier, De voorzitter, Mw. F.G.J.M. van der Walle Mr. W.J.G. Geraedts Toelichting op de instructie voor de griffierArtikel 1 en 2De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad en van de raadscommissies. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is in principe het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad, de individuele raadsleden en commissieleden. Om deze ambtelijke ondersteuning in goede banen te leiden wordt hiervoor een aparte verordening vastgesteld. Zie voor de toelichting op de commissiegriffier ook onder artikel 9 Artikel 3De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en voorbereid door het seniorenconvent. De agenda’s van de raadscommissies en het seniorenconvent worden door het convent vastgesteld en worden voorbereid door de commissievoorzitter respectievelijk de conventvoorzitter en de griffier. De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Indien de raad, de raadscommissies en het convent een jaaragenda vaststellen dan biedt de griffier ook daarbij ondersteuning. Artikelen 4 en 5De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit tijdens raadsvergaderingen naast de burgemeester, draagt zorg voor de verslaglegging en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. De commissiegriffier respectievelijk de griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en het seniorenconvent. Hij zit naast de voorzitter en ondersteunt deze. Artikel 6Voor het seniorenconvent als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad en de raadscommissies in het algemeen. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent Het Seniorenconvent wordt ondersteund door de griffier. In overleg met de voorzitter van het convent zorgt hij voor de agenda. Het seniorenconvent bestaat uit alle fractievoorzitters, de voorzitter van de raad , de plaatsvervangend voorzitter van de raad, de secretaris en de griffier. In het convent worden de voorlopige agenda’s opgesteld van de raad, de raadscommissies en het seniorenconvent en kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. Artikel 7Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand. Artikel 8De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raads- en raadscommissieleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in principe in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. Artikel 1 en 9Er is voor gekozen dat de griffie(
2. r)ook alle werkzaamheden ten behoeve van de raadscommissies en het seniorenconvent uitvoert. Mocht (op termijn) gekozen worden voor een of meerdere commissiegriffiers dan geldt dienaangaande het volgende. De commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat blijven werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie. Indien het, bijvoorbeeld gelet op de schaalgrootte van de gemeente, niet haalbaar is deze ambtenaren onder te brengen bij de griffie, dan • zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier moeten handelen. • Wordt het gelet op de scheiding die in de gemeentewet is aangebracht tussen de griffier en de secretaris niet wenselijk geacht ambtenaren als commissiegriffier te laten opereren die ook als locosecretaris functioneren. E.e.a. laat onverlet dat ook het college in een situatie waarin de commissiegriffiers hun taken niet naar behoren uitvoeren deze de commissiegriffiers daarop aanspreken. Artikelen 10 en 11Deze artikelen behoeven geen toelichting.