Archiefverordening 2007 Gemeente Etten-Leur (Etten-Leur)

Archiefverordening 2007 Gemeente Etten-LeurDe raad van de gemeente Etten-Leur; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Etten-Leur; gelet op de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; besluit: vast te stellen de Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening 2007 Gemeente Etten-Leur). HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel! 1, onder b, van de wet, voorzover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HOOFDSTUK II DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN Artikel 2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel 5 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Artikel 8 Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 9 De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. HOOFDSTUK III SLOTBEPALINGEN Artikel 10 De Archiefverordening Gemeente Etten-Leur, vastgesteld op 21 december 1998, wordt ingetrokken met ingang van het in artikel 11 genoemde moment van inwerking treding. Artikel 11 Deze verordening treedt zes weken na de datum van publicatie in werking. Artikel 12 Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening 2007 Gemeente Etten-Leur”. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 2 april 2007.De raad voornoemd.De griffier, De voorzitter,drs. W.C.M. Voeten drs. J.A.M. van AgtTOELICHTING ARCHIEFVERORDENING 2007 GEMEENTE ETTEN-LEUR De Archiefverordening 2007 Gemeente Etten-Leur sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) zoals die sedertdien zijn gewijzigd, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteid op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet

1. De verordening regelt de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Moderne, digitale informatiedragers worden volgens de Archiefwet 1995 ook aangemerkt als archiefbescheiden. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld In het Archiefbesluit
2. De Archiefverordening 2007 Gemeente Etten-Leur is gebaseerd op de modellen van het LOPAI (Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs) en niet op de modellen van de VNG, daar die niet gericht zijn op gemeenten met een archiefdienst op basis van een gemeenschappelijke regeling en nog niet zijn aangepast aan de wetgeving inzake de dualisering. In de gemeenschappelijke regeling "Regionaal Archief West-Brabant", zoals die is vastgesteld in 2003, zijn zaken geregeld, die voorheen in de Archiefverordening waren opgenomen. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. Artikel 2 De ministeriele Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in het Besluit informatiebeheer 2007 Gemeente Etten-Leur. Artikel 5 De ministeriele Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 September 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dat artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de te bewaren interne stukken. Dit wordt als onvoldoende aangemerkt uit overwegingen van behoorlijk bestuur en besparing van conserveringskosten voor de overheid ais geheel. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt en in de praktijk is het niet haalbaar om steeds een onderscheid te maken in te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden. Artikel 7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in net Besluit Informatiebeheer 2007 Gemeente Etten-Leur. Artikel 8 De gemeenteraad verneemt jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Dit sluit aan bij de reeds gangbare praktijk. Artikel 9 Opname van dit artikel waarborgt dat de archivaris van een aantal aspecten ten aanzien van de uitoefening van het archiefbeheer op de hoogte wordt gesteld. Het gaat hier alleen ore die aspecten die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheld van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.