. Dit reglement voorziet hierin. ARTIKELSGEWIJS Artikel 1 Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moet worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd. De taken van het Presidium die uit dit reglement voortvloeien zijn: - het Presidium besluit of een gezamenlijke vergadering van de Statencommissies wordt belegd (artikel 2); - het Presidium kan de Commissaris van de Koning en een of meer gedeputeerden uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslaging deel te nemen (artikel 8); - het Presidium beslist op het verzoek van de Commissaris van de Koning of een gedeputeerde om bij de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslaging deel te nemen (artikel 8); - het Presidium stelt de voorlopige agenda van de vergadering vast (artikel 12); - het Presidium kan beslissen ingekomen stukken niet op de lijst van ingekomen stukken te plaatsen (artikel 17); - het Presidium stelt de wijze van afdoening van ingekomen stukken voor (artikel 17); - het Presidium bepaalt de behandelduur van elk agendapunt afzonderlijk en de spreektijden van de commissieleden, fracties en gedeputeerden (artikel 18). Artikel 2 Het onderwerp Handhaving en toezicht duidt op de taken die door een aparte eenheid binnen de provinciale organisatie worden uitgevoerd door middel van inspecties, handhavend optreden, etc. Deze werkzaamheden zijn met name gericht op handhaving van voorschriften en toezicht op vergunningen op het terrein van milieu en natuur. Vandaar dat dit onderwerp staat vermeld bij de Statencommissie Omgevingsbeleid. Uiteraard kunnen de staten in elke commissie het college van GS bevragen over de wijze waarop het bij de uitvoering van regelingen omgaat met de handhaving ervan en het toezicht daarop. Evenals er in elke commissie over normstelling voor beleid en regelgeving kan worden gesproken, of over de controle op de verantwoordingen van instanties, die subsidie hebben gekregen van de provincie. Echter, deze zaken maken onderdeel uit van het algemene verkeer tussen PS en het college van GS en zijn integraal onderdeel van de beleidscyclus op allerlei beleidsterreinen. En derhalve niet specifiek genoeg om apart te benoemen bij de onderwerpen per Statencommissie. Het vijfde en zesde lid zijn coördinatiebepalingen. In geval van een gezamenlijke vergadering vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat de rol van voorzitter. Het spreekt voor zich dat dan ook de statenadviseur van die commissie de functie van statenadviseur vervult. Artikel 3 De taken van de Statencommissies zijn
in artikel 80, eerste lid, van de Provinciewet. De Statencommissies bereiden de besluitvorming van Provinciale Staten voor en overleggen met het college of de Commissaris van de Koning. De Statencommissie is vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening; het politieke debat vindt plaats in Provinciale Staten. De taak om de besluitvorming van Provinciale Staten voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De Statencommissie kan ook uit eigener beweging advies aan Provinciale Staten uitbrengen; ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in Provinciale Staten. De taken van de Statencommissie zijn in essentie dezelfde als die van Provinciale Staten, die van normstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De Statencommissie bepaalt evenals Provinciale Staten haar eigen agenda. Dit betekent dat het Presidium bepaalt of een voorstel aan de Statencommissie wordt voorgelegd alvorens het in Provinciale Staten wordt besproken. Artikel 4 Provinciale Staten bepalen de samenstelling van de Statencommissies. Wel schrijft artikel 80, derde lid, van de Provinciewet voor dat Provinciale Staten moeten zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in Provinciale Staten vertegenwoordigde politieke groeperingen (de fracties). Zoals ook uit het derde lid blijkt, hoeven de leden van een Statencommissie geen statenlid te zijn. Wel is er in dit reglement van uitgegaan dat de fracties de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Daarnaast moeten de in het eerste lid bedoelde leden op grond van deze bepaling op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan. Op grond van het derde lid moeten bijzondere commissieleden, evenals statenleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Provinciewet. Dit betekent onder andere dat zij 18 jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om ervoor te zorgen dat iedere fractie en met name ook de kleine fracties in staat zijn deel te nemen aan de vergaderingen van de Statencommissie, bepaalt het vierde lid dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor de plaatsvervangende leden gelden dezelfde eisen als voor het lid van een Statencommissie. De vervangingsregeling geldt uitsluitend voor de op basis van het eerste lid benoemde leden. Artikel 5 Artikel 80, vierde lid, van de Provinciewet schrijft voor dat de voorzitter van een Statencommissie statenlid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat Provinciale Staten de voorzitters ‘uit hun midden' benoemen. De voorzitter is geen lid van de Statencommissie. Dit is een bewuste keuze; op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de Statencommissie. Artikel 6 De zittingsduur van de (bijzondere) commissieleden en de voorzitters is even lang als de zittingsperiode van Provinciale Staten, in principe dus 4 jaar. De voorzitter wordt door één van de andere commissievoorzitters vervangen of door één van de leden van het Presidium. De benoeming eindigt van rechtswege; Provinciale Staten hoeven de voorzitters niet te ontslaan. Het bijzondere lidmaatschap van een Statencommissie wordt eveneens van rechtswege beëindigd indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van Provinciale Staten niet meer vertegenwoordigd is in Provinciale Staten (zevende lid). Provinciale Staten kunnen een lid van een Statencommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid. Er is in deze bepaling niet voorzien in een ontslagregeling voor bijzondere commissieleden; deze hebben in principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen, ontslag nemen of overlijden. Het zesde en zevende lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature. Artikel 7 Iedere Statencommissie wordt ondersteund door een statenadviseur. De statenadviseur is altijd bij de vergaderingen van de Statencommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de Statencommissie op grond van artikel 27 van dit reglement altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen. Artikel 8 De Commissaris van de Koning en de gedeputeerden zijn geen lid van Statencommissies (artikel 80, tweede lid). Hun aanwezigheid is daardoor niet vanzelfsprekend. De Statencommissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid van een collegelid al dan niet gewenst is en of hij aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 80, vijfde lid, Provinciewet dat artikel 21, tweede lid, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet-besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de Statencommissie hiermee instemt. In de regel zullen ze veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de Statencommissie. Artikel 9 [vervallen.] Artikel 10 Veelal zullen de vergaderingen van de Statencommissies plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van Provinciale Staten. Een Statencommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste 4 leden van de commissie hierom vragen. Indien een Statencommissie een hoorzitting wil houden, kan de voorzitter gebruikmaken van het derde lid en een ander(e) dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de statenadviseur. Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat dit reglement geen bepaling, aangezien artikel 80, vijfde lid, van de Provinciewet hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van overeenkomstige toepassing verklaard op Statencommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de Statencommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een Statencommissie of de voorzitter kan de Statencommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de Statencommissie anders beslist. Artikel 11 De leden van een Statencommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken ten minste 10 dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld, bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Artikel 12 Voor het verzenden van de oproep stelt het Presidium de voorlopige agenda vast. Uiteindelijk bepaalt een Statencommissie echter haar eigen agenda. De agenderende rol van een Statencommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een Statencommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende is voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een Statencommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt. Artikel 13 Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor eenieder ter inzage gelegd. Dit gebeurt in het provinciehuis. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de provincie blijven berusten. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van Statencommissies bij de staten-adviseur inzien. Artikel 14 Op grond van artikel 80, vijfde lid, van de Provinciewet moet de voorzitter van een Statencommissie met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden met de (schriftelijke) oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor. Artikel 15 De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de statenadviseur zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden van een Statencommissie te kunnen vaststellen. Artikel 16 Artikel 20 van de Provinciewet regelt het vergaderquorum van Provinciale Staten. Voor de Statencommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Provinciewet. Artikel 16 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een Statencommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en welk tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de 2 vergaderingen zit, mag ervan uit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de Statencommissie over de datum van een nieuwe vergadering. Artikel 17 Omtrent de aan de Statencommissie gerichte ingekomen stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard. Daarnaast kan per fractie een beperkt aantal enkelvoudige vragen worden gesteld. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. Artikel 17a Commissieleden kunnen gebruikmaken van de rondvraag voor het stellen van vragen over actuele onderwerpen die niet direct een behandeling als agendapunt behoeven. Is dit laatste wel het geval dan zal de voorzitter de beraadslaging afbreken met het verzoek het punt te agenderen voor een volgende vergadering. Voorafgaand aan de vergadering moet aan de voorzitter gemeld worden dat van de rondvraag gebruik gemaakt gaat worden en wat het onderwerp is. De voorzitter bepaalt vervolgens, indien er meer verzoeken liggen, de volgorde van de onderwerpen. Tevens stelt hij de desbetreffende gedeputeerde op de hoogte van de vraag. In bijzondere gevallen kan de voorzitter, eventueel na ruggenspraak met het Presidium, besluiten om de rondvraag op een ander tijdstip te laten plaatsvinden. Artikel 18 Door de hantering van spreektijden kan een inschatting gemaakt worden van de duur van de agenda en kan de duur van de vergadering door de voorzitter worden beheerst. Artikel 19 Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het provinciebestuur. Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een Statencommissie. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die een Statencommissie aangaan. Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere Statencommissie aangaat, ligt het voor de hand dat de statenadviseur de desbetreffende persoon naar de juiste Statencommissie verwijst. In het tweede lid zijn 3 onderwerpen opgenomen waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van Provinciale Staten of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de Rechtbank. Verder zijn de benoemingen, de keuzen, de voordrachten en de aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, de keuzen, de voordrachten of de aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen waar zij op grond van artikel 9:2 van de Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers. De burgers die wensen in te spreken dienen zich voorafgaande aan de vergadering te melden bij de statenadviseur. In het vijfde lid wordt aangegeven dat de inspreker een half uur voor het geschatte aanvangstijdstip van het agendapunt waarop hij wil inspreken aanwezig dient te zijn. Op deze manier wordt voorkomen dat zeker bij omvangrijke agenda's langdurig gewacht moet worden alvorens het woord kan worden gevoerd. Op basis van artikel 20, eerste lid, wordt het verslag (ontwerpverslag) toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken. Artikel 20 De verslaglegging vindt plaats door middel van een integraal verslag in beeld en geluid, dat via internet te raadplegen is, en een kort samenvattend schriftelijk verslag, waarin kort de hoofdpunten van bespreking en de toezeggingen en afspraken worden weergegeven. De ontwerpsamenvatting wordt nog in dezelfde week aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben toegezonden. De voorzitter, de leden en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan binnen 8 dagen na ontvangst van de ontwerpsamenvatting bij de statenadviseur worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (vierde lid) komt ook toe aan de voorzitter en de leden die bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig waren. Het is aan de Statencommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de Statencommissie de samenvatting vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling rechtspraak van de Raad van State). De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het verslag ligt bij de statenadviseur op grond van het negende lid. Na vaststelling van het verslag ondertekenen de voorzitter en de statenadviseur deze. Artikel 21 Indien er andere sprekers zijn, bepaalt de voorzitter vanaf welke plaats zij spreken. Artikel 22 Het tweede lid bewerkstelligt dat een lid, de voorzitter, de Commissaris van de Koning of een gedeputeerde op ieder gewenst moment een voorstel van orde kan doen. Een voorstel van orde heeft betrekking op het verloop van de vergadering. Artikel 25 geeft een regeling voor een voorstel van orde. Het tweede lid heeft geen betrekking op interrupties. Artikel 23 Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de Statencommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Artikel 24 Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een Statencommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken. Artikel 25 Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen (zie ook artikel 22, tweede lid). De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de desbetreffende Statencommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een Statencommissie. Artikel 26 Het eerste lid verzekert dat leden van een Statencommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van Statencommissies zich niet belemmerd voelen hun mening te uiten bepaalt artikel 80, vijfde lid, van de Provinciewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van Statencommissies. Hierdoor zijn leden van Statencommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel Statenleden als bijzondere commissieleden. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste 3 maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Provinciewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van Statenleden. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 33 van dit reglement. Artikel 27 Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Provinciewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 80, vijfde lid, van de Provinciewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van Statencommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een Statencommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de Commissaris van de Koning en de gedeputeerden. Deze hebben op grond van de artikelen 8, 9, 21 en 22 van dit reglement reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering. Artikel 28 De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een Statencommissie anders beslist. Een Statencommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in Provinciale Staten voor en overlegt met het college en de Commissaris van de Koning. Wel kan een Statencommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan Provinciale Staten. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in Provinciale Staten worden de standpunten van alle fracties meegenomen. Artikel 28a In dit artikel wordt geregeld dat wanneer door commissies beslissingen moeten worden genomen, bijvoorbeeld over het al dan niet agenderen van een notitie van een fractie, met meerderheid van stemmen wordt beslist. Het aantal aanwezigen telt en niet de grootte van de fracties die de leden in Provinciale Staten vertegenwoordigen. Wanneer geen stemming wordt verlangd stelt de voorzitter dit vast. De stemming gebeurt door middel van elektronische stemming. De voorzitter is geen lid van de commissie en kan niet meestemmen. Bij het staken van de stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen (vijfde lid). Artikel 29 Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergader-quorum en voorstellen van orde. De bepalingen van dit reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een Statencommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 25 van de Provinciewet wordt opgelegd dan wel opgeheven. Artikel 30 Op grond van artikel 80, vijfde lid, van de Provinciewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Provinciewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij Provinciale Staten en i.c. dus een Statencommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid van deze bepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de statenadviseur. De Statencommissie beslist over het openbaar maken van deze notulen. Het verslag van een besloten vergadering ligt niet alleen voor commissieleden ter inzage maar ook voor de GS-leden die in de desbetreffende vergadering aanwezig waren. Hiermee is aansluiting gezocht bij artikel 49 van het Reglement van Orde van Provinciale Staten. Artikel 31 Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 van de Provinciewet nodig. Niet alleen een Statencommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een Statencommissie, het college en de Commissaris van de Koning kunnen geheimhouding aan een Statencommissie opleggen. Overigens kan een Statencommissie ook geheimhouding opleggen aan Provinciale Staten of het college ten aanzien van stukken die zij aan Provinciale Staten of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Provinciewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van eenieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of Provinciale Staten haar opheft. Artikel 32 Zoals uit de toelichting op artikel 31 blijkt kunnen Provinciale Staten de geheimhouding, die een Statencommissie aan Provinciale Staten oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor. Artikel 33 Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Provinciewet regelen dat de voorzitter van Provinciale Staten toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor Statencommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Provinciewet, het derde lid voorziet hierin. Artikel 34 Aangezien de vergaderingen van een Statencommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Artikel 35 Artikel 35 heeft betrekking op het gebruik van mobiele telefoons en overige elektronische communicatiemiddelen. Het gebruik hiervan kan ordeverstorend zijn; dit ordeverstorend gebruik is verboden. Artikelen 36 en 37 Deze artikelen behoeven geen toelichting. INSTRUMENTEN TIJDENS STATEN- EN COMMISSIEVERGADERINGEN In deze notitie wordt ingegaan op de instrumenten die de staten in handen hebben om staten- en commissievergaderingen duaal te laten verlopen. De instrumenten bieden de statenleden en hun fracties de mogelijkheid hun rollen van normstelling en controle uit te oefenen en zich politiek te profileren. Het Reglement bevat in aanvulling hierop bepalingen over de wijze van beraadslaging, de wijze van stemmen, het stellen van vragen, etc. Bij twijfel over de uitleg van het RvO en in de gevallen waarin het niet voorziet, raadpleegt de voorzitter de vergadering, die vervolgens een beslissing neemt. In de volgende paragraaf worden alle instrumenten kort behandeld. Er wordt ingegaan op het juiste gebruik van instrumenten en de procedures die hiervoor gelden. In de bijlagen (1 t/m 5) zijn modellen opgenomen om het gebruik van de instrumenten makkelijker te maken. Instrument 1, Mondeling en schriftelijk vragenrecht (bijlage 1 en 2) Instrument 1, Mondeling en schriftelijk vragenrechtBeschrijving Door het vragenrecht kunnen statenleden aan het college inlichtingen vragen over het door hen gevoerde bestuur. Mondelinge vragen kunnen gesteld worden tijdens het vragenhalfuurtje van de Statenvergadering, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt. Bij schriftelijke vragen kunnen statenleden tevens aan Gedeputeerde Staten inlichtingen vragen over het door hen gevoerde bestuur.
Artikelen 151, 167 en 179 van de Provinciewet. Artikelen 41 en 42 van het Reglement van Orde. Doel en betekenis Het vragenrecht versterkt de controlerende rol van statenleden. Verhouding andere instrumenten en in welke gevallen gebruiken De positie van statenleden wordt door een aantal rechten versterkt. Wel is een opeenvolging in zwaarte: - mondeling vragenrecht (actueel; het is niet mogelijk om moties in te dienen of interrupties te houden) - schriftelijk vragenrecht (minder actueel; agendering tijdens Statenvergadering; eventuele behandeling tijdens Statencommissie) - recht van interpellatie (politieke beraadslaging; apart agendapunt tijdens Statenvergadering en daardoor verlof nodig van de statenleden) Procedure indienen en afhandelen Mondelinge vragen In de Drentse staten is tijdens de Statenvergadering sprake van een vragenhalfuur. Het vragenhalfuur wordt gehouden aan het begin van de Statenvergadering. Het statenlid dat vragen wil stellen tijdens de Statenvergadering, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp uiterlijk 24 uur voor aanvang van het vragenhalfuur bij de voorzitter. De voorzitter brengt het onderwerp van de vragen ter kennis van GS en de statenleden en maakt het onderwerp van de vragen openbaar. (Meer informatie in artikel 42 RvO). Schriftelijke vragen Als men van het schriftelijke vragenrecht gebruikmaakt, dienen de vragen schriftelijk te worden gesteld en door de vragensteller aan de voorzitter te worden gezonden. Praktisch kan dit (via een desbetreffende mail aan) de griffie. Binnen acht dagen na ontvangst brengt de voorzitter de vragen ter kennis van GS en de overige statenleden. GS of de commissaris beantwoorden de vragen schriftelijk binnen 4 weken nadat ze door de voorzitter zijn ontvangen. De antwoorden worden aan alle statenleden toegezonden en worden vermeld op de lijst van ingekomen stukken voor de eerstvolgende Statenvergadering. (Artikel 41 RvO.) Instrument 2, Recht van interpellatie (bijlage 3) Instrument 2, Recht van interpellatie (bijlage 3)Beschrijving Elk individueel statenlid kan een verzoek indienen tot het houden van een interpellatie. Het gaat hier om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet-geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de commissaris te vragen. Daarvoor is wel verlof van Provinciale Staten nodig.
Artikel 40 van het Reglement van Orde. Doel en betekenis Het doel van een interpellatie is om tijdens de Statenvergadering over een niet-geagendeerd onderwerp het college of de commissaris om inlichtingen te vragen en daarover in debat gaan. Het recht van interpellatie versterkt de controlerende rol van statenleden. Verhouding andere instrumenten en in welke gevallen gebruiken Het interpellatierecht is zwaarder dan het schriftelijke en mondelinge vragen-recht. De interpellatie wordt, na toestemming van de staten, als apart agendapunt behandeld. Over het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd, kunnen moties worden ingediend. Procedure indienen en afhandelen Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, ten minste 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd, alsmede de te stellen vragen. De voorzitter brengt zo spoedig mogelijk GS en de statenleden op de hoogte van het verzoek. Het verzoek wordt in stemming gebracht bij de behandeling van de ingekomen stukken van de eerstvolgende vergadering. Provinciale Staten bepalen bij meerderheid op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie gehouden zal worden. (Artikel 40 van het RvO.) Instrument 3, Motie (bijlage 4) Instrument 3, Motie (bijlage 4)Beschrijving Een motie is een korte en gemotiveerde verklaring of uitspraak door een of meerdere statenlid(-leden) over een onderwerp waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken. De motie bindt GS niet en dwingt ook tot niets. Het is een politieke uitspraak. In de regel worden ook de overwegingen om tot een uitspraak te komen in de motie meegenomen. Moties vormen in feite de afsluiting van de beraadslaging over een onderwerp.
Doel en betekenis Statenleden kunnen door moties (tijdens en na de beraadslaging) hun mening kenbaar maken over een bepaald onderwerp. Verhouding andere instrumenten en in welke gevallen gebruiken Moties worden gebruikt als bij statenleden/fracties de behoefte bestaat om over een onderwerp een oordeel, wens of verzoek uit te spreken. Op moties kunnen geen amendementen worden aangebracht. Wie zich met een deel van de tekst van de motie niet kan verenigen, heeft de keuze ofwel tegen te stemmen of zelf een anders luidende motie in te dienen. Een motie kan ook bij een interpellatie de afsluiting van de beraadslaging vormen. Tijdens het mondelinge vragenhalfuur van de Statenvergadering kunnen geen moties worden ingediend. Procedure indienen en afhandelen Tijdens de beraadslaging (behalve tijdens het vragenhalfuur) heeft ieder ter vergadering aanwezig lid het recht moties (al of niet betreffende een in behandeling zijnde zaak) in te dienen. De motie moet schriftelijk worden ingediend en, na ondertekening en voorlezing door de voorsteller, aan de voorzitter worden overhandigd. Moties kunnen tijdens de behandeling van de zaak, waarop zij betrekking hebben, door de voorsteller worden toegelicht en onderwerp van beraadslaging vormen, maar dit vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen. Over de motie wordt wel een apart besluit genomen. Er kunnen ook moties worden ingediend over een niet op de agenda voorkomend onderwerp. De beraadslaging en besluitvorming daarover vindt aan het eind van de vergadering plaats. Instrument 4, Recht van amendement (bijlage 5) Instrument 4, Recht van amendement (bijlage 5)Beschrijving Een amendement is een voorstel tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbesluit, naar de vorm geschikt om daarin direct te worden opgenomen. Ook kunnen subamendementen worden ingediend. Met een amendement wordt, in een aan de staten voorgelegd voorstel, een wijziging aangebracht. Is een wijziging van financiële aard, dan is het raadzaam, indien het gaat om een verhoging van uitgaven, daarbij ook de dekking aan te geven, om de eigen beleidsvrijheid van de staten niet te beperken. De overwegingen om te komen tot een amendement hoeven niet in het amendement zelf te worden meegenomen, maar kunnen mondeling worden toegelicht.
Artikel 35 van het Reglement van Orde. Doel en betekenis Door het recht van amendement kunnen statenleden (delen van) voorstellen wijzigen. Zo oefenen PS meer invloed uit en kunnen zaken aangescherpt worden en kunnen accenten ver- en gelegd worden. Het recht van amendement versterkt de positie van statenleden. Verhouding andere instrumenten en in welke gevallen gebruiken Amendementen kunnen ook gebruikt worden bij initiatiefvoorstellen van andere statenleden. Elk lid dat in de vergadering aanwezig is kan vervolgens een subamendement indienen, dat wil zeggen een wijziging op het voorgestelde amendement. Procedure indienen en afhandelen Ieder statenlid kan, tot het sluiten van de beraadslagingen, een amendement indienen. Een amendement op een voorstel moet schriftelijk worden ingediend en, na ondertekening en voorlezing door de voorsteller, aan de voorzitter worden overhandigd. Als de meerderheid van de staten zich achter het amendement schaart, is het amendement aangenomen en is de verordening en/of het besluit in die zin gewijzigd. Instrument 5, Recht van initiatief Instrument 5, Recht van initiatief Beschrijving De staten of fracties kunnen, om op de actualiteit te kunnen inspelen of omdat GS naar hun mening bepaalde beleidsaspecten laten liggen, zelf met een voorstel komen.
Artikel 38 van het Reglement van Orde. Doel en betekenis Statenleden moeten niet afhankelijk zijn van voorstellen van het college. Dus niet alleen reactief; ook proactief bijvoorbeeld op basis van signalen die het statenlid in zijn vertegenwoordigende rol oppikt. Ook kunnen initiatiefvoorstellen worden ingediend om te kunnen inspelen op de actualiteit of omdat GS naar de mening van een of meerdere statenleden bepaalde beleidsaspecten laten liggen. Kortom, het initiatiefrecht versterkt de positie van statenleden. Verhouding andere instrumenten en in welke gevallen gebruiken Om het doel te bereiken kan ook worden volstaan met een motie waarbij de uitwerking aan GS wordt gedelegeerd. Statenleden hebben een wettelijk recht op ambtelijke ondersteuning. Deze ondersteuning kan praktisch zijn bij het opstellen van initiatiefvoorstellen. Op een initiatiefvoorstel is een amendement mogelijk. Of een initiatiefvoorstel mogelijk of wenselijk is, wordt beantwoord aan de hand van vijf vragen: - Onderwerpkeuze. - Aard van het op te lossen probleem. - Wat kan de provinciale overheid doen aan de oplossing van het probleem? - Bestaat er ten aanzien van het onderwerp al provinciaal beleid of is er beleid in ontwikkeling? - Alternatieven voor een initiatiefvoorstel. Bijvoorbeeld moties, onderwerp agenderen, vragen stellen aan GS. Procedure indienen en afhandelen Ieder individueel statenlid heeft het recht voorstellen te doen aan PS. Een initiatiefvoorstel moet, om in behandeling te kunnen worden genomen, schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend. De vorm waarin zo'n voorstel wordt gepresenteerd, bestaat in het algemeen uit een ontwerpbesluit, een toelichting daarop en een aanbiedingsbrief. Het ontwerpbesluit bevat deelbesluiten van zowel inhoudelijke als procedurele aard. De formulering moet voldoende precies zijn om geen onduidelijkheid te laten bestaan bij de uitvoerende instanties en anderen aan wie het besluit iets opdraagt. Een statenbesluit, voortvloeiend uit een initiatiefvoorstel, wordt ondertekend door de commissaris en de statengriffier. Initiatiefnemers ondertekenen het besluit dus niet. PS kunnen voorwaarden stellen aan de indiening en de behandeling van een initiatiefvoorstel. Instrument 6, Recht op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Instrument 6, Recht op ambtelijke bijstand en fractieondersteuningBeschrijving Dit recht wordt zowel aan de staten als aan elk individueel statenlid toegekend. Fractieondersteuning is politiek inhoudelijke ondersteuning. Bij ambtelijke bijstand gaat het met name om het verstrekken van feitelijke informatie en het redigeren van teksten voor initiatiefvoorstellen, moties en amendementen. In de Verordening op de ambtelijke bijstand is dit nader geregeld.
Verordening Regeling vergoeding statenfracties 2011. Verordening Ambtelijke bijstand Provinciale Staten Drenthe. Doel en betekenis Doel is dat statenleden met ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning hun normstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol kunnen vervullen. Verhouding andere instrumenten en in welke gevallen gebruiken Fractieondersteuning is bedoeld als politiek inhoudelijke ondersteuning. Ambtelijke ondersteuning is met name bedoeld voor het opstellen van een initiatiefvoorstel, een amendement of een motie. Ook gaat het om het verstrekken van feitelijke informatie. Indien statenleden ondersteuning nodig hebben waarvoor de kennis van de ambtelijke organisatie gewenst is, kunnen zij via de statengriffie een verzoek om ambtelijke bijstand indienen. Als het gaat om de beantwoording van feitelijke vragen, dan kunnen betrokken ambtenaren rechtstreeks worden benaderd. Procedure indienen en afhandelen De fractieondersteuning is een zaak van de fracties zelf. Bij ambtelijke ondersteuning zal de statengriffier een spilfunctie vervullen. Instrument 7, Recht van onderzoek (enquête) Instrument 7, Recht van onderzoek (enquête)Beschrijving PS hebben het recht onderzoek te doen. PS zijn vrij in het formuleren van het onderwerp van onderzoek, maar het onderwerp moet betrekking hebben op een onderdeel van het door het college gevoerde bestuur.
Artikelen 151A tot en met 151E van de Provinciewet. Verordening op de onderzoekscommissies. Doel en betekenis Door het recht van onderzoek versterken PS hun positie ten opzichte van het college van GS. Verhouding andere instrumenten en in welke gevallen gebruiken Als de staten een onderzoek willen instellen, moeten zij daarvoor in algemene zin vooraf bij verordening regels opstellen. Hierin moeten in elk geval regels opgenomen worden over de wijze waarop ambtelijke bijstand wordt verleend. De statengriffier zal een belangrijke rol vervullen tijdens een door PS ingesteld onderzoek. De taak, samenstelling en werkwijze van enquêtecommissies moeten voor iedere commissie afzonderlijk bij het besluit tot instelling worden geregeld. Procedure indienen en afhandelen Elk statenlid kan een voorstel doen om een onderzoek in te stellen. Het zijn echter de staten die bij gewone meerderheid besluiten tot het instellen van een onderzoek. In het besluit van de staten tot het instellen van een onderzoek moet het te onderzoeken onderwerp worden omschreven. Dit is vooral van belang voor degenen die verplicht zijn medewerking te verlenen aan het onderzoek. Het is echter wel mogelijk dat de staten, hangende het onderzoek, het onderwerp wijzigen. De uitvoering van het onderzoek gebeurt door een door PS in te stellen onderzoekscommissie. Leden van GS kunnen, mede gelet op het onderwerp geen lid van een onderzoekscommissie zijn. Als PS gedurende de uitvoering van het onderzoek aftreden, heeft dit geen invloed op het onderzoek. Instrument 8, Rekenkamer Beschrijving Door de Noordelijke Rekenkamer wordt structureel onderzoek gedaan naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het provinciale bestuur gevoerde bestuur. Het gaat dan om Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning.
Artikelen 79A-O en artikelen 183-186 van de Provinciewet. Doel en betekenis Door de rekenkamer hebben PS meer controle-instrumenten in handen. Verhouding andere instrumenten en in welke gevallen gebruiken De Noordelijke Rekenkamer heeft een eigen bestuur, en eigen apparaat. Het verricht onafhankelijk onderzoek. De controle op de jaarrekening is geen onderdeel van een onderzoek door de rekenkamer. Belangrijk is dat de resultaten van de rekenkameronderzoeken bruikbaar zijn voor de verbetering van het functioneren van het provinciebestuur. Niet de controle achteraf staat voorop, maar de leermogelijkheden die onderzoek naar de mate waarin provinciaal beleid doelmatigheid en doeltreffend was, oplevert. Procedure indienen en afhandelen De Programmaraad, waarin statenleden van de drie deelnemende provincies zitting hebben, draagt suggesties voor onderwerpen van onderzoek aan het bestuur van de Rekenkamer aan. Instrument 8, Rekenkamer Instrument 9, Budgetrecht Instrument 9, BudgetrechtBeschrijving Het budgetrecht houdt in dat de staten het laatste woord hebben als het gaat om de financiën (en dus het algemene beleid) van de provincie. PS hebben met het budgetrecht een machtig instrument in handen.
Doel en betekenis Een belangrijk onderdeel van de normstellende en controlerende functie betreft de versterking van de financiële functie. De programmabegroting en jaarrekening/jaarverslag zijn belangrijke sturings- en controle-instrumenten worden. Verhouding andere instrumenten en in welke gevallen gebruiken --- Procedure indienen en afhandelen --- BIJLAGE 1, MODEL MONDELING VRAGENRECHT Aan de voorzitter van Provinciale Staten van Drenthe, de heer/mevrouw Postbus 122 9400 AC Assen Datum: Onderwerp: Mondelinge vragen ex artikel 42 van het RvO Geachte voorzitter, - Aanduiding van het onderwerp - (Eventueel: concrete vragen) Ondertekening, BIJLAGE 2, MODEL SCHRIFTELIJK VRAGENRECHT Aan de voorzitter van Provinciale Staten, de heer/mevrouw Postbus 122 9400 AC Assen Datum: Onderwerp: Schriftelijke vragen ex artikel 41 RvO Geachte voorzitter, - Aanleiding - Concrete vragen Ondertekening, BIJLAGE 3, MODEL RECHT VAN INTERPELLATIE Aan de voorzitter van Provinciale Staten, de heer/mevrouw Postbus 122 9400 AC Assen Onderwerp: Interpellatie ex artikel 40 RvO, inzake ...... Geachte voorzitter, Hierbij dien ik op grond van artikel 40 van het Reglement van Orde een voorstel in voor het houden van een interpellatie in de statenvergadering van .... De interpellatie richt zich op .......................... (aanleiding/onderwerp) De vragen luiden als volgt. 1. ............... 2. ............... Ondertekening, BIJLAGE 4, MODEL MOTIE Provinciale Staten van Drenthe, in vergadering bijeen op ........ kennis genomen hebbende van ........ constaterende dat ........ overwegende dat ........ van mening zijnde dat ........ spreken als hun mening uit dat ........ zijn van oordeel dat ........ spreken hun verbazing/verontrusting uit over ........ verzoeken het college ........ dringen er bij ........ op aan dat ........ en gaan over tot de orde van de dag. Ondertekening, BIJLAGE 5, MODEL RECHT VAN AMENDEMENT Provinciale Staten van Drenthe in vergadering bijeen op ........ ter behandeling van statenstuk ........, inzake Regeling ........ besluiten in bovengenoemde regeling 1. in artikel ........ na de woorden ........ toe te voegen (of: te laten vervallen) de woorden (of: de zinsnede) ........ 2. ........ 3. ........ Toelichting (eventueel) Ondertekening,
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.