Archiefverordening 2006 (Hellevoetsluis)

Archiefverordening 2006Nummer: 29-06-06/9 De raad der Gemeente Hellevoetsluis; gehoord de commissie algemene zaken en middelen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 mei 2006, nummer 29-06-06/9; gelet op artikel 30, eerste lid en 32 tweede lid van de Archiefwet 1995; besluit: vast te stellen de Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. HOOFDSTUKI.ALGEMENE BEPALINGEN Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet : de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet,voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats : de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; beheerder : degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheerseenheid : een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-eenheid; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; de gemeenschappelijke regeling : Gemeenschappelijke Regeling “Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1999”. HOOFDSTUKII.DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast, gehoord de raadscommissie Algemene Zaken en Middelen en de archivaris. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HOOFDSTUKIII.SLOTBEPALINGEN Artikel9 De Archiefverordening 1999 wordt ingetrokken. Artikel10 Deze verordening treedt in werking met ingang van 29 juni 2006. Artikel11 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2006. Aldus vastgeslteld in de openbare vergadering van 29 juni 2006.De raad voornoemd,de griffier, de voorzitter,H.J. van der Wel. C.A. Kleijwegt.Artikelsgewijze Toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De ministeriele regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen