Privacyreglement GBABurgemeester en wethouders van de gemeente Lansingerland; gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Lansingerland; Besloten is: De raad voor te stellen om de "Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Lansingerland" vast te stellen. Het privacyreglement GBA vast te stellen. Hoofdstuk1Algemene bepalingen Daar waar in dit reglement de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt dient ook de vrouwelijke persoonsvorm te worden gelezen. De bijlagen maken deel uit van dit reglement. Artikel1Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder (in alfabetische volgorde): aangehaakte gegevens: de in de GBA opgenomen gegevens die niet behoren tot de persoonslijst of de verwijsgegevens, over één persoon in de GBA; afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht; algemene gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid onder a van de Wet GBA; authentieke gegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 3a van de Wet GBA en benoemd in artikel 58a Besluit GBA en vermeld in bijlage 1d Besluit GBA; autorisatie: het verlenen van (rechtstreekse) toegang tot de GBA-gegevens; beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de GBA; binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente. Hieronder valt tevens te verstaan door de verantwoordelijke aangewezen instanties die taken uitoefenen die door het gemeentebestuur zijn opgelegd en/of belast zijn met de uitvoering van publiekrechtelijke taken; Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene; GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen; persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid, van de Wet GBA, over één persoon in de GBA; reglement: het Privacyreglement GBA; verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; verordening GBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Lansingerland; verwijsgegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 35, eerste lid van de Wet GBA, over één uitgeschreven persoon uit de GBA. Artikel2Doel van de verbanden, toegang of verstrekking van de GBA-gegevens Binnengemeentelijke afnemers krijgen toegang tot de GBA, dan wel de beschikbare gegevens in de GBA worden verstrekt, voor de vervulling van hun taak. De toegang dan wel de verstrekking wordt door de verantwoordelijke vastgelegd in een convenant of overeenkomst. De verantwoordelijke wijst de binnengemeentelijke afnemers aan die aan de verplichtingen krachtens artikel 3b en 62 van de Wet GBA dienen te voldoen. Artikel3Beheer van de GBA Beheerder van de GBA is het hoofd Publiekszaken. De beheerder geeft invulling aan het onder artikel 2 bedoelde convenant of overeenkomst. Hoofdstuk2Bepalingen met betrekking tot de GBA Artikel4Verbanden met andere gemeentelijke registraties Op grond van artikel 96 van de Wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 1 Privacyreglement vermelde registraties, de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens verstrekt, ten behoeve van de distributies van de juiste persoonsgegevens. Artikel5Rechtstreeks toegang tot de GBA Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben: de beheerder; de door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn op de afdeling Publiekszaken; met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA wordt aan de in Bijlage 2 Privacyreglement GBA vermelde binnengemeentelijke afnemers een autorisatie verleend, voor de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken. Artikel6Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt Met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA worden aan de in Bijlage 3 Privacyreglement vermelde binnengemeentelijke afnemers de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens systematisch verstrekt, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken. De verantwoordelijke kan besluiten aan andere afnemers systematisch gegevens te verstrekken. In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijk vastgelegd: - het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig zijn; - de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacyreglementen; - een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens. Artikel7Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente Met inachtneming van artikel 100, tweede lid Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 98 en 99 Wet GBA, aan Bijlage 4 Privacyreglement vermelde instanties de gegevens, zoals vermeldt in artikel 100, lid 2, van de Wet GBA op verzoek aan de in bijlage 4 vermelde instanties worden verstrekt voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker. Artikel8Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien: buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegd persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen en: de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen. Hoofdstuk3Aangehaakte gegevens Artikel9Doel van de aangehaakte gegevens De GBA heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel: informatie te leveren aan de afdeling Publiekszaken ter uitvoering van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze dienst moeten worden uitgevoerd; de binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van taken van die afnemers; een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien; statistische informatie te leveren. Artikel10Aangehaakte gegevens 1. Van ingeschrevenen kunnen in de GBA de in Bijlage 5 Privacyreglement genoemde aangehaakte gegevens opgenomen zijn. 2. De verantwoordelijke kan besluiten de aangehaakte gegevens uit te breiden dan wel in te krimpen. Artikel11Wijze van verkrijging Aangehaakte gegevens in de GBA worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren Publiekszaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden. Artikel12Verbanden, toegang en verstrekkingen Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie dit reglement voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden. Artikel13Verwijdering van gegevens Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen. Artikel14Protocolplicht van aangehaakte gegevens De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt. Artikel15Rechten van de burger Op de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in de Wet GBA, van toepassing. Hoofdstuk4Overige bepalingen Artikel16Beveiliging De beheerder treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens als vermeld in het beveiligingshandboek GBA van de gemeente Lansingerland. Artikel17Terugmeldplicht De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de GBA zijn verplicht de verschillen met de vastgelegde persoonsgegevens in de eigen administratie, waarvan aannemelijk is dat deze in de GBA opgenomen moeten worden, schriftelijk te melden aan de beheerder. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen moeten worden gedaan. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 Wet GBA en de artikelen 62 en 63 Besluit GBA. Artikel18Slotbepalingen Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement GBA”. Dit reglement treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking. Dit reglement ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de GBA. Bijlage1Privacyreglement GBA Verbanden met andere gemeentelijke registraties. Het BasisRegistratieSysteem (BRS) wordt beheerd door het afdelingshoofd Informatievoorziening & Faciliteiten. Bijlage2Privacyreglement GBA Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de GBA kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de GBA te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke GBA-gegevens wél geraadpleegd kunnen worden. De afdeling Financiën & Belastingen, de afdeling Vergunning Verlening & Handhaving en het team Werk, Inkomen & Zorg zijn geautoriseerd voor een rechtstreekse toegang tot de GBA. Voor Crisisbeheersing (Rampenbestrijding) hebben de medewerkers van het Centraal Registratie- en Informatiebureau van mens en dier (CRIB) toegang tot de GBA.Daarnaast kan op verzoek en na goedkeuring iedere medewerker de beschikking krijgen over uitgebreide NAW-gegevens. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor een juiste adressering. Bijlage3Privacyreglement Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt Aan: Het secretariaat van het college ten behoeve van kabinetswerkzaamheden voor de burgemeester: de leeftijdsjubilea, huwelijksjubilea en jubilea in het kader van het geregistreerd partnerschap; kunnen periodiek systematische verstrekkingen uit de Basisadministratie plaatsvinden. Bijlage4Privacyreglement Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde instanties. Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet‑commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist. Aan de volgende instantie kunnen gegevens worden verstrekt ten behoeve van de actualisering van de onder hen rustende administraties: door de gemeente gesubsidieerde instellingen met een niet commercieel doel; landelijke instellingen, stichtingen en verenigingen met een CBF keurmerk; instellingen of organisaties ten behoeve van: - maatschappelijke dienstverlening; - algemene en geestelijke gezondheidszorg; - kinderopvang; - jeugdwelzijnswerk; - ouderenzorg; - gehandicaptenzorg; - werkvoorziening; - huisvesting thuiszorgorganisaties. Bijlage5Privacyreglement Overzicht van aangehaakte gegevens - Voorletter(
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.