Voorschriften voor het beheer van de onder de gemeentelijke organen berustende archiefbescheiden (Purmerend)

Voorschriften voor het beheer van de onder de gemeentelijke organen berustende archiefbescheidenBurgemeester en wethouders van de gemeente Purmerend; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Purmerend 1998; besluiten: vast te stellen de volgende Voorschriften voor het beheer van de onder de gemeentelijke organen berustende archiefbescheiden HOOFDSTUK1Algemene bepaling Artikel1 In deze voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. het Archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995; c. de gemeentelijke archiefbewaarplaats: de gemeentelijke archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995; d. archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, sub c. van de Archiefwet 1995; e. documentatiebescheiden: kranten(artikelen), tijdschriften, brochures, publicaties, film- en geluidsbanden, foto's, prenten, kaarten e.d., voor zover deze niet als bijlage zijn gevoegd bij bescheiden genoemd onder d.; f. een beheerseenheid: de directie Bestuurszaken, de Gemeentelijke Brandweer, Markt, Theater De Purmaryn, alsmede de GSD en de GKB voor wat betreft cliëntendossiers; g. beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. HOOFDSTUK2Organisatie Artikel2 1.De directie Bestuurszaken is belast met het beheer van de archief- en documentatiebescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover dit beheer niet is opgedragen aan een andere beheerseenheid zoals bedoeld onder artikel 1, sub f. 2.Met machtiging van ons college kan het beheer van bepaalde archief- en documentatiebescheiden door de beheerder worden overgedragen aan het hoofd van een andere beheerseenheid. HOOFDSTUK3Administratie Artikel3 1.Ingekomen stukken, daaronder begrepen die welke op naam van een functionaris zijn gesteld,worden dadelijk na ontvangst zodanig in de administratie verwerkt, dat hun verblijfplaats gemakkelijk en snel kan worden vastgesteld. 2.Uitgaande en interne stukken worden op overeenkomstige wijze in de administratie verwerkt. 3.Voor de toepassing van het bepaalde in het eerste en tweede lid geldt als minimumeis dat op eenvoudige wijze ieder stuk kan worden gevonden waarvan slechts bekend is: hetzij de inhoud; hetzij de afzender of geadresseerde, zomede de datum en het kenmerk bij verzending aan het stuk gegeven; hetzij het nummer waaronder het stuk is ingeschreven. 4.Omtrent de behandeling van de stukken als genoemd in het eerste en tweede lid stelt de gemeentesecretaris een procedure vast (procedure postbehandeling). Artikel4 1.De beheerder is verplicht de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. 2.De ordening van de archiefbestanddelen dient zodanig te zijn, dat de selectie ter vernietiging op eenvoudige en snelle wijze kan geschieden. Artikel5 Ieder archief dient zodanig in een inventaris of anderszins te zijn beschreven dat te allen tijde op eenvoudige wijze kan worden vastgesteld welke bescheiden aanwezig behoren te zijn en waar deze zich moeten bevinden. Artikel6 1.Burgemeester en wethouders kunnen plannen tot invoering, wijziging of vervanging van een systeem van ordening en inventarisatie vaststellen en kunnen het advies inwinnen van de streekarchivaris. 2.Het in het eerste lid bepaalde geldt niet voor archiefbescheiden, ten aanzien waarvan bij of krachtens de wet, dan wel bij provinciaal of gemeentelijk voorschrift, een bepaalde wijze van ordening wordt voorgeschreven. Artikel7 Het raadplegen van archiefbescheiden door anderen dan de ambtenaren van de beheerseenheid of gemeentefunctionarissen die met de behandeling van de zaken waarop de stukken betrekking hebben zijn belast, is slechts geoorloofd met toestemming van het hoofd van de betrokken beheerseenheid. Het hoofd van de beheerseenheid kan hiervoor richtlijnen ontwerpen. Artikel8 1.De beheerder draagt zorg dat aantekening gehouden wordt van de uitlening van archiefbescheiden uit de onder hem ressorterende archieven en controle wordt uitgeoefend of het uitgeleende tijdig wordt terugontvangen. 2.Verwijdering, zelfs tijdelijk, van archiefbescheiden uit een dossier is verboden. 3.Het voegen van stukken in een dossier is slechts toegestaan aan het daartoe bevoegde personeel. Artikel9 1.De beheerder draagt zorg dat vernietiging plaatsvindt van de daarvoor krachtens de wet in aanmerking komende archiefbescheiden, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen een jaar na het verstrijken van de voor die archiefbescheiden geldende termijnen. 2.Bij twijfel over te vernietigen archiefbescheiden kan de streekarchivaris om advies worden gevraagd. 3.Van de vernietiging wordt overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 van het Archiefbesluit een verklaring opgemaakt. Artikel10 1.De beheerder draagt zorg voor de goede en veilige bewaring van de onder de beheerseenheid berustende archief- en documentatiebescheiden overeenkomstig artikel 13 van het Archiefbesluit. 2.Burgemeester en wethouders stellen de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van ruimten, in het bijzonder bestemd voor het bewaren van nog niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archief- en documentatiebescheiden, vast. 3.Van de in lid 2 vastgestelde plannen wordt mededeling gedaan aan Gedeputeerde Staten. Artikel11 De beheerder draagt er zorg voor dat de vervaardiging van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, en met gebruik van zodanige materialen, dat deze bescheiden een voldoende houdbaarheid bezitten. Artikel12 1.Ter voorbereiding van de in de wet voorgeschreven overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats draagt het hoofd van een beheerseenheid er zorg voor dat het archief als regel elke tien jaar wordt afgesloten na afloop van het jaar waarvan het jaartal op 9 eindigt. 2.Het hoofd van een beheerseenheid zorgt dat de bij of krachtens de wet bedoelde overbrenging van archiefbescheiden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats geschiedt in overleg met de streekarchivaris. HOOFDSTUK4Slotbepalingen Artikel13 1.Deze voorschriften treden in werking op de dag na die waarop zij zijn bekendgemaakt. 2.Op het tijdstip, bedoeld in het eerste lid, wordt ingetrokken het Besluit post-, archief- endocumentatiezaken van de gemeente Purmerend d.d. 31 maart 1988. Artikel14 Deze voorschriften kunnen worden aangehaald als "Besluit post-, archief- en documentatiezaken Purmerend 1999". Purmerend, 22 april 1999Burgemeester en wethouders voornoemd,de secretaris, J. Dekkerde burgemeester, Th. van Dam