Het privacyreglement voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Harderwijk)

Het privacyreglement voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensBurgemeester en wethouders van de gemeente Harderwijk; gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Verordening GBA 2008; besluiten: vast te stellen het volgende: het privacyreglement voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Artikel1Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; verordening: de Verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008; GBA: de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; beheerder: degene die op grond van de Beheerregeling GBA 2008 is aangewezen; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet, in de GBA van de gemeente is opgenomen; afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 van de Algemene wet bestuursrecht; binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens in de desbetreffende basisadministratie; derde: elke andere persoon, of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene; terugmelding: de verplichte melding van (binnengemeentelijke) afnemers aan de beheerder van de GBA bij gerede twijfel aan de juistheid van de, in de GBA opgenomen authentieke gegevens. authentiek gegeven: een in de GBA opgenomen gegeven dat in bijlage 1d van het Besluit GBA als authentiek is aangemerkt. autorisatie profiel: specifieke toekenning van een bepaalde set GBA gegevens aan gebruikers, noodzakelijk voor het uitvoeren van een publiekrechtelijke taak. Artikel2Verplicht gebruik authentiek gegeven Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen. Artikel3Beheer van de GBA De beheerder van de GBA is de functionaris die is aangewezen op grond van artikel 2 lid 1 van de Beheerregeling GBA 2008. Artikel4Verbanden met andere gemeentelijke registraties 1.Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, kunnen gegevens uit de GBA worden verstrekt. Aan de in de bijlage bij artikel 4 vermelde afdelingen worden gegevens verstrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doeleinden en vermelde gegevens. 2.De verwerkingen worden beheerd door het betreffende afdelingshoofd. Artikel5Rechtstreekse toegang tot de GBA Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben: de beheerder; de door de beheerder aangewezen medewerkers van de afdeling Publiekszaken sectie Burgerzaken, die in de bijlage bij artikel 5 zijn vermeld; met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet, door de beheerder aangewezen binnengemeentelijke afnemers, die in de bijlage bij artikel 5 zijn vermeld, ten behoeve van de daarbij aangegeven taken, voor wat betreft de daarbij vermelde autorisatieprofielen. Artikel6Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet kunnen gegevens uit de GBA systematisch worden verstrekt. Aan de in de bijlage bij artikel 6 vermelde afdelingen worden gegevens vertrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doeleinden en de daarbij vermelde gegevens. Artikel7Systematische verstrekking aan instanties die geen binnengemeentelijke afnemers zijn 1.Op grond van artikel 100 van de wet kunnen gegevens uit de GBA systematisch worden verstrekt aan instellingen en voorzieningen voor gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Aan de in de bijlage bij artikel 7 vermelde instellingen en voorzieningen, worden gegevens uit de GBA systematisch verstrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doeleinden en vermelde gegevens. 2.Voorafgaand aan de verstrekking in het eerste lid wordt afgewogen of de verstrekking noodzakelijk is, de persoonlijke levensfeer niet onevenredig wordt geschaad, waarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt. Artikel8Overige verstrekkingen Met inachtneming van artikel 100 tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, op schriftelijk verzoek gegevens worden verstrekt. Aan de in de bijlage bij artikel 8 vermelde derden worden gegevens verstrekt uitsluiten voor de daarbij aangegeven doeleinden en voorzover de persoonlijke levensfeer niet onevenredig wordt geschaad. Artikel9Telefonische verstrekking aan (binnengemeentelijke) afnemers en derden 1.De verantwoordelijke kan een afnemer, een binnengemeentelijke afnemer of een derde, toestaan telefonisch om gegevens te verzoeken. Verzoeker dient ingevolge artikel 96, 98, en 99 van de wet recht te hebben op gegevensverstrekking, met inachtneming van artikel 88 en 89 van de wet. 2.De verantwoordelijke kan één of meerdere medewerkers aanwijzen die bevoegd zijn om telefonische gegevens uit de GBA te verstrekken aan (binnengemeentelijke) afnemers. Aan de op de bijlage bij artikel 8 vermelde (binnengemeentelijke) afnemers en derden worden telefonisch gegevens verstrekt, ten behoeve van de daarbij aangegeven doeleinden en de vermelde gegevens. Artikel10Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het krachtens de Beheerregeling GBA 2008 vastgestelde Beveiligingsplan Publiekszaken. Artikel11Slotbepalingen 1.Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement GBA 2010 van de gemeente Harderwijk. 2.Dit reglement treedt in werking op de dag nadat deze is vastgesteld. 3.Op de datum van inwerkingtreding vervalt het Privacyreglement GBA 2008 van de gemeente Harderwijk Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 26 januari 2010 Bijlage bij artikel 4 van het Privacyreglement GBA 2010 Het met elkaar in verband brengen van verwerking van persoonsgegevens, kunnen gegevens uit de GBA worden verstrekt. In deze bijlage staat vermeld aan welke afdelingen welke gegevens verstrekt worden ten behoeve van de daarbij aangegeven doeleinden en vermelde gegevens. Het verstrekken van gegevens uit het GBA en het koppelen van applicaties aan het GBA vindt plaats middels een datadistributiesysteem (Key2Datadistributie). Het datadistributiesysteem verzorgt zowel de fysieke opslag van de GBA gegevens als de distributie van deze gegevens. Via het datadistributiesysteem wordt bij een wijziging in een gegeven bekeken of dit een gegeven is waar de applicatie recht op heeft. Als dit zo is zorgt DDS dat het gegeven in de betreffende applicatie gewijzigd wordt. Het GBA systeem is en blijft de bronhouder van de GBA gegevens. De andere systemen die zijn gekoppeld aan het GBA middels het datadistributiesysteem en het datadistributiesysteem zelf zijn allen afnemers van het GBA. Hoewel formeel op de gegevensverstrekking uit het GBA aan het datadistributiesysteem de wet GBA van toepassing is en op de verstrekkingen vanuit het datadistributiesysteem aan andere systemen de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), vinden we dat de wet GBA ook van toepassing is op alle systemen die zijn gekoppeld middels het datadistributiesysteem. Deze systemen zijn immers allen (direct of indirect) afnemer van het GBA en dan geldt de wet GBA. Aan: afdeling Financiën & Control Doel: Bijhouding van de administratie van de gemeentelijke geldschulden. Verstrekking: van iedere ingezetene van de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik, indicatie geheim, burgerlijke staat, datum sluiting en/of ontbinding van huwelijk of partnerschapregistratie, nationaliteitsgegevens en overlijdensgegevens. Aan: afdeling Beheer Openbare Ruimte Doel: Bijhouding van de begraafplaatsadministratie. Verstrekking: van personen, rechthebbende van een graflocatie worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik, burgerlijke staat, datum sluiting en/of ontbinding van huwelijk of partnerschapregistratie, overlijdensgegevens. Aan: afdeling Beheer Openbare Ruimte Doel: Bijhouding van meldingen aan Snel Herstel Verstrekking: van iedere melding die Snel Herstel ontvangt wordt van de melder de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik. Aan: afdeling Publiekszaken sectie WMO Doel: Bijhouding van de cliëntenadministratie van WMO. Verstrekking: van personen die een voorziening aanvragen worden de volgende gegevens verstrekt: A- en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, burgerlijke staat, indicatie geheim, datum sluiting en/of ontbinding van huwelijk of partnerschapregistratie, overlijdensgegevens, nationaliteit, verblijfstitel. Aan: afdeling Publiekszaken Doel: Aanbieden van elektronische dienstverlening. Verstrekking: van iedere inwoner van de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, indicatie geheim, overlijdensgegevens Aan: afdeling Documentaire Informatievoorziening, Doel: Archiefbeheer en documentbeheer. Ondersteuning van verschillende publiekrechtelijke taken. Verstrekking: van personen die schriftelijk in contact staan met de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik. Aan: afdeling Milieu Doel: Milieuvergunningen administratie Verstrekking: van een belanghebbende rondom de aanvraag van een milieuvergunning van de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik. Aan: afdeling Bouwzaken Doel: Bouwzakenvergunningen administratie Verstrekking: van een belanghebbende rondom de aanvraag van een bouwvergunning gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en Burgerservicenummer naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik. Bijlage bij artikel 5 van het Privacyreglement GBA 2010 Sub b Sectie burgerzaken Taak/functie Profiel P. de Moor (

1. m)Beheerder GBA Backoffice C. Olofsen Teamleider Stadswinkel Backoffice I. Noordijk Beleidsmedewerker Publiekszaken Beheer D.Timmer GBA-specialist Backoffice J. Klein Nagelvoort (
2. m)GBA-specialist Backoffice D. Kroon GBA-specialist Backoffice M. Lakeman (
3. m)Applicatiebeheerder Publiekszaken Beheer T. Faber (
4. m)Applicatiebeheerder WMO Beheer M Hoogerwaard Allround frontoffice medewerker + ABS Backoffice N. Götte Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround N. Kluijs Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround M. Kroon Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround D. van Rosmalen Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround S. Janse Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround I. Faber Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround E. Fieten Allround frontoffice medewerker Balie Allround K. van de Kamp Allround frontoffice medewerker Balie Allround I. Karssen Gastvrouw Balie Afgifte F. van Bijsteren Receptioniste Balie Afgifte E. Schrover Receptioniste Balie Afgifte Sub c Afdeling Taak Profiel Beheer openbare ruimte Algemeen controleur/opsporing en opmaken van proces-verbaal Derden Algemeen controleur/opsporing en opmaken van proces-verbaal APV Derden nat Adressering nota's nav meldingen Snel Herstel Derden Handhaven afvalstoffen verordening Derden meer + Bestuurs- en Bedrijfsondersteuning Uitvoeren werkzaamheden collegesecretariaat Derden plus Bijhouden kadastraal systeem Derden meer Financiën & Control Bijhouden belastingenadministratie Derden uitgebreid Uitvoeren OZB/WOZ Derden uitgebreid Bijhouden financiële administratie Derden meer Debiteuren/Crediteuren administratie Derden uitgebreid Medewerkster verzekeringen Derden uitgebreid Personeel & Organisatie Bijhouden personeelinformatie- en salarisadministratie Derden uitgebreid Milieu Handhaven Wet milieubeheer Derden Sport & Gebouwen Jeugdsportsubsidie en – stimulering en controle seizoensabonnementen Derden Overig Beheer Bijhouden begraafplaatsadministratie Derden plus Bouwzaken Handhaving permanente bewoning Derden alles Stadswinkelier BZ Derden Inventarisatie buitengebied bestemmingsplan buitengebied Derden meer Grond & Wonen Wet voorkeursrecht gemeenten Derden alles Registratie woningzoekende Derden alles Publiekszaken Uitvoering WMO Derden meer + Verstrekken beperkt gegevens Callcenter Callcenter Vergunningen APV Derden Bijhouding en afgifte van parkeervergunningen Balie Allround Bijlage bij artikel 6 van het Privacyreglement GBA 2010 Aan de onderstaande binnengemeentelijke afdelingen worden periodiek mutatielijsten verstrekt. De volgende mutatielijsten zijn te noemen: A. personen, waarvan er iets is verandert in de naams- en geboortegegevens; B. personen, waarvan het adres binnen de gemeente is gewijzigd; C. personen, die in de gemeente zijn komen wonen, vanuit een andere gemeente of land; D. personen, die uit de gemeente zijn vertrokken, naar een andere gemeente of land; E. Vernaming en/of vernummering van het woonadres; F. personen, die zijn overleden; G. personen die zich vestigen vanuit het buitenland en ouder dan 16 jaar zijn: H. personen waarvan een wijziging in de verblijfstitel heeft plaatsgevonden. Afdeling Bestuursondersteuning : - maandelijks mutaties van personen die in de gemeente zijn komen wonen of zijn overleden en die in het lopende jaar 50, 55, 60, 65 etc. jaren gehuwd zullen zijn; - maandopgave van personen die in de gemeente zijn komen wonen of zijn overleden die 100 jaar en ouder zijn of worden. Afdeling Financiën en Control: - wekelijkse mutaties van personen die vallen onder categorie A, B, C, D, E en F ten behoeve van de financiële administratie. Afdeling Bouwzaken: - wekelijks mutaties van personen die verblijven in een recreatiewoning die vallen onder de categorie B, C en D ten behoeve van de administratie tegengaan permanente bewoning recreatiewoningen. Afdeling Grond en Wonen: - wekelijks mutaties van personen die vallen onder de categorie A, B, C, D, E en F ten behoeve van de registratieadministratie woonruimteverdeling en de administratie huursubsidie. Afdeling Inrichting Openbare Ruimte: - wekelijks mutaties van personen die vallen onder de categorie F ten behoeve van de bijhouding van parkeervergunningenadministratie. Afdeling Publiekszaken: - wekelijks een overzicht van personen die in de gemeente zijn komen wonen ten behoeve van het bijhouden van de signaleringslijst reisdocumenten. Bijlage bij artikel 7 van het Privacyreglement GBA 2010 De volgende mutatielijsten zijn te noemen: A. personen, waarvan er iets is verandert in de naams- en geboortegegevens; B. personen, waarvan het adres binnen de gemeente is gewijzigd; C. personen, die in de gemeente zijn komen wonen, vanuit een andere gemeente of land; D. personen, die uit de gemeente zijn vertrokken, naar een andere gemeente of land; E. Vernaming en/of vernummering van het woonadres; F. personen, die zijn overleden; - wekelijks mutaties van personen van 65 jaar en ouder die vallen onder categorie B, C, D en F ten behoeve van het uitvoeren van het seniorenbeleid door de Stichting Welzijn en Ouderen (SWO). - wekelijks mutaties van bewoners van stichting het Huis, locatie verpleeghuis Sonnevanck, die vallen onder categorie B, C, D, en F ten behoeve van de bijhouding van de bewonersadministratie. - wekelijks mutaties van personen die vallen onder categorie F ten behoeve van de bijhouding van hun cliëntenadministraties aan: Ziekenhuis St. Jansdal Meander Medisch Centrum Bijlage bij artikel 8 van het Privacyreglement GBA 2010 Aan de onderstaande derden worden op schriftelijk verzoek en onder vermelding van de reden maximaal de in artikel 100, tweede lid Wet GBA vermelde gegevens uit de GBA verstrekt. Bij elk verzoek moet worden nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt. Instellingen Ten behoeve van het onderhoud van de ledenadministratie kunnen gegevens verstrekt worden aan: - Kerkgenootschappen en andere genootschappen op geestelijke grondslag, - Instellingen werkzaam op het terrein van de maatschappelijke en filantropische dienstverlening, - Instellingen werkzaam op het terrein van de gezondheidszorg, - Instellingen werkzaam op het terrein van het onderwijs, - Instellingen dienstbaar op het terrein van het openbaar bibliotheekwerk, - Instellingen werkzaam op het terrein van kinderopvang, - Instellingen werkzaam op het terrein van jeugdwelzijnswerk, - Instellingen werkzaam op het terrein van gehandicaptenzorg, - Pensioenfondsen, - Stichting Vluchtelingewerk, - Ziekenhuizen. Ten behoeve van de administratie van 55-plussers en voor het gecoordineerde ouderenwerk kunnen gegevens vertrekt worden aan: - Instellingen dienstbaar op het terrein van de ouderenzorg. Ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen gegevens vertrekt worden aan: - Instellingen werkzaam op het terrein van het onderwijs, - Instellingen werkzaam op het terrein van de gezondheidszorg. Ten behoeve van volkshuisvesting en illegale bewoning kunnen gegevens verstrekt worden aan: - Woningbouwverenigingen en woningcorporaties. Buitenlandse overheden Onderstaande overheden kunnen gegevens verstrekt krijgen indien het doel waar de gegevens voor gevraagd worden overeenkomt met een Nederlands overheidsdoel: - buitenlandse EU-overheden, - buitenlandse niet EU-overheden op voorwaarde dat er een passend beschermingsniveau is met betrekking tot persoonsgegevens, - buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande. Natuurlijke personen Natuurlijke personen kunnen gegevens verstrekt krijgen: - door vooraf verkregen toestemming van betrokkene, danwel de wettelijke vertegenwoordiger van betrokkene, of - gezinsleden voor elkaar op de voorwaarde dat ze op hetzelfde adres ingeschreven staan en zich kunnen legitimeren. Bijlage bij artikel 9 van het Privacyreglement GBA 2010 Lid 1 Het uitgangspunt is dat er telefonisch geen inlichtingen vertrekt worden aan niet-binnengemeentelijke afnemers. Er zijn echter situaties waarin het wenselijk is om gelijk informatie te vertrekken. Deze afnemers sturen een brief naar de afdeling Publiekszaken, waarin de namen opgenomen zijn van medewerkers die telefonisch om inlichtingen mogen verzoeken. Deze afnemers zijn: Belastingdienst kantoor Lelystad; Politie Noord Oost Gelderland district NW Veluwe Reclassering Nederland Marmot team Deze brieven liggen in het frontoffice in het bakje van de te behandelen post. Het is toegestaan om telefonisch informatie te verstrekken aan collega's van andere afdelingen van onze gemeente en aan collega's van afdelingen Publiekszaken of Burgerzaken van andere gemeenten. Voorwaarde is dat de collega aan de andere kant van de lijn een bekende is. Indien dit niet het geval is dan moet 'het antwoord' terug gebeld worden via het algemene nummer van die gemeente. In geval van een indicatie geheimhouding bij de gegevens van betrokkene mag er telefonisch geen informatie verstrekt worden. Lid 2 Aan: CWS en Omnia Ten behoeve van: de uitvoering van de 'Huisvestingsverordening 2004' en ter uitvoering van de 'Huurtoeslag' Te verstrekken gegevens: naam, voornamen, geboortedatum, datum ingang adreshouding, adres, postcode en woonplaats, historische adresgegevens, aantal bewoners op het adres, kindgegevens en partnergegevens. Bevoegd tot het telefonisch verstrekken van inlichtingen uit de GBA aan de woningstichtingen CWS en Omnia zijn namens de afdeling Grond en Wonen S. Koç-Kirmiziyüz en L. Oumahssane-El Hasniui.(B&W besluit 07.552 van 30-10-2007) De bevoegdheid telefonische inlichtingen aan CWS of Omnia te verstrekken door aangewezen medewerkers van de afdeling Grond en Wonen is van praktische aard. Voor uitvoering van de 'Huisvestingsverordening 2004' en voor uitvoering van de 'Huurtoeslag' hebben zij reeds veelvuldig contact met elkaar. Daardoor is er voor gekozen de telefonische gegevensverstrekking niet te laten plaatsvinden door een ambtenaar van de afdeling Publiekszaken maar door een ambtenaar van de afdeling Grond en Wonen.