Privacy-reglement voor de leerplichtadministratie (Haren)

Privacy-reglement voor de leerplichtadministratieoverwegende, dat het door de inwerkingtreding van de Algemene wet bestuursrecht (Stb. 1992, 315) noodzakelijk is het "Reglement voor leerplichtadministratie" aan te passen aan deze wet; gelet op de Algemene wet bestuursrecht en de Verordening persoonsregistraties; b e s l u i t e n: I.het Reglement voor leerplichtadministratie, zoals vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders van 7 augustus 1990, in te trekken; II.vast te stellen het: Privacy-regelment voor de leerplichtadministratie Artikel1Begripsbepalingen Voor toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: a. de wet : de Wet Persoonsregistratie (28 december 1988, Stb. 665); b. verordening : de verordening Persoonsregistraties; c. houder : degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie zijnde het college van burgemeester en wethouders; d. beheerder : de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor de registratie; e. bewerker : degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van de apparatuur onder zich heeft waarmee een persoonsregistratie wordt gevoerd. Artikel2Doel van de persoonsregistratie 1De persoonsregistratie heeft tot doel informatie te leveren ten behoeve van het controleren of de opgenomen personen voldoen aan de bepalingen van de Leerplichtwet 1969. 2De persoonsregistratie heeft voorts tot doel informatie te leveren ten behoeve van: prognoses leerlingenaantallen. 3De persoonsregistratie heeft tevens tot doel informatie te leveren aan: n.v.t. Artikel3Categorieën van personen opgenomen in de persoonsregistratie De persoonsregistratie bevat uitsluitend gegevens over de volgende categorieën van personen: inwoners van de gemeente Haren in de leeftijd van 0 - 18 jaar alsmede de voor hen verantwoordelijke personen. Artikel4Soorten van gegevens, wijze van verkrijging 1De persoonsregistratie bevat over de in artikel 3, onder a, bedoelde personen ten hoogste de in bijlage I genoemde gegevens; de persoonsregistratie bevat over de in artikel 3, onder b, bedoelde personen ten hoogste de in bijlage II genoemde gegevens. 2De in het eerste lid bedoelde gegevens worden verkregen door: overname uit het bevolkingsregister; opgave van de scholen; eigen opgave van de geregistreerde. Artikel5Het beheer van de persoonsregistatie 1Beheerder van de registratie is een door de houder aangewezen ambtenaar van de afdeling onderwijs van de Hoofdafdeling Welzijn. 2Bewerker van de registratie is: n.v.t. Artikel6Toegang tot de persoonsregistratie 1Rechtstreekse toegang tot de registratie hebben: de beheerder; de chef van de afdeling onderwijs en de door hem aangewezen ambtenaren werkzaam binnen zijn organisatie-onderdeel; n.v.t. 2De registratie is uitsluitend toegankelijk op de volgende gegevens: geslachtsnaam; geboortedatum; geslachtsnaam + geboortedatum. Artikel7Verbanden met andere registraties N.v.t. Artikel8Andere verstrekkingen aan gemeentelijke organisatie-onderdelen De beheerder verstrekt op een andere wijze dan voorzien in artikel 6, lid 1, onder c en artikel 7 aan gemeentelijke organisatie-onderdelen de volgende persoonsgegevens: n.v.t. Artikel9 Andere verstrekkingen aan gemeentelijke organisatie-onderdelen als bedoeld in de artikelen 6, 7 en 8 vinden slechts plaats op grond van een door de houder krachtens artikel 12 van de verordening genomen besluit. Artikel10Verwijdering van gegevens, vernietiging 1De opgenomen persoonsgegevens worden door de beheerder uit de persoonsregistratie verwijderd: binnen een jaar na het beëindigen van de leerplicht van betrokkenen; na een daartoe strekkend besluit van de houder. 2De beheerder verwijdert jaarlijks de gegevens waarvan vaststaat dat zij niet meer nodig zijn voor het doel van de registratie. 3De houder kan op aanvraag van de beheerder bepalen dat persoonsgegevens langer opgeslagen blijven dan de in het eerste lid genoemde periode. 4Vernietiging van de registratie of van daarin opgenomen persoonsgegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet. Artikel11Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het krachtens artikel 13 van de verordening vastgestelde beveiligingsplan. Artikel12Verstrekking 1De beheerder kan aan personen of instanties buiten de gemeentelijke organisatie de volgende persoonsgegevens verstrekken:andere gemeenten: alle in de registratie opgenomen gegevens. 2Ander verstrekkingen aan personen en instanties buiten de gemeentelijke organisatie door de beheerder vinden alleen plaats op basis van een besluit van de houder, als bedoeld in artikel 12 van de verordening. Artikel13Protocolplicht 1Van het verstrekken van gegevens als bedoeld in artikel 12, lid 2 houdt de beheerder een protocol bij waarin wordt vermeld aan wie, op welk tijdstip, welke persoonsgegevens zijn verstrekt. 2De beheerder verwijdert tenminste jaarlijks de aantekening uit het protocol betreffende de verstrekkingen die meer dan een jaar daarvoor hebben plaatsgevonden. 3Rechten geregistreerde. 4Eerste opname. Artikel14 1De beheerder stelt de geregistreerde bij het opgeven van gegevens schriftelijk in kennis van het bestaan en het doel van de registratie (bijvoorbeeld door vermelding op het door de geregistreerde in te vullen formulier). 2De beheerder stelt de geregistreerde schriftelijk in kennis van de opname in de registratie wanneer deze geschiedt door overname uit een andere registratie. 3De verplichting als bedoeld in de leden 1 en 2 geldt niet voorzover de in kennisstelling op grond van artikel 28, lid 2 van de Wet achterwege kan blijven. Artikel15Inzage- en correctierecht 1Aanvragen om inzage als bedoeld in artikel 29, leden 1 en 2 van de Wet, en aanvragen om mededeling van derdenverstrekkingen als bedoeld in artikel 32 van de Wet, kunnen worden ingediend bij de beheerder. 2De beheerder beslist namens de houder op de in het eerste lid genoemde aanvragen. 3De beheerder kan van de aanvrager verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de indentiteit van de aanvrager. Artikel16 Aanvragen om correctie als bedoeld in artikel 31 van de Wet worden ingediend bij de houder. Artikel17Slotbepaling 1Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement Leerplichtadministratie. 2Dit reglement treedt in werking op de 8e dag nadat het is bekendgemaakt. Haren, 20 december 1993.Burgemeester en wethouders voornoemd, ,burgemeester, ,secretaris, Persoonsgegevens die in het registratiesysteem zijn opgenomen1 Leerling:Verantwoordelijk persoon: administratienummeradministratienummervoorlettersvoorlettersvoornaamvoorvoegselvoorvoegselachternaamachternaam straatstraathuisnummerhuisnummerpostcodepostcodewoonplaatswoonplaatsgemeentegemeentewijkwijk schoolcodeklasvanaf ...... tot aan ........ nationaliteitnationaliteitgeboortedatumgeslachtgeslachtverzuimvervoerscore op basis van categorie-indeling