Klachtenverordening gemeente Boxmeer 2008 (Boxmeer)

Klachtenverordening gemeente Boxmeer 2008De Raad van de gemeente Boxmeer; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 20 mei 2008 gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuurs-recht; gehoord hebbende het oordeel van de Ondernemingsraad; besluit vast te stellen de volgende verordening: Klachtenverordening gemeente Boxmeer 2008 Hoofdstuk1Inleidende bepalingen Artikel1Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder:a. Wet: Algemene wet bestuursrecht (Awb); b. klacht: een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of een rechtspersoon heeft gedragen;c. klager: een natuurlijk persoon of een rechtspersoon die een klacht heeft ingediend;d. bestuursorgaan: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de commissie voor bezwaar- en beroepschriften of de Klachtencom-missie; e. ambtenaar: een persoon die in dienst is of is geweest van de gemeente Boxmeer, in-clusief arbeidscontracten en gedetacheerden; f. klaagschrift: een schriftelijk ingediende klacht;g. klachtencommissie: de commissie, belast met de behandeling van en de advisering over klachten, als bedoeld in artikel 3 van deze regeling. Artikel2Fasering De klachtbehandeling kent drie fasen:a. Informele bemiddeling (intern klachtrecht); Indien iemand zich met een klacht tot de gemeente wendt, wordt eerst getracht de klacht op informele wijze naar genoegen van de klager op te lossen, tenzij klager geen prijs stelt op een informele behandeling; b. Formele behandeling in eerste instantie (intern klachtrecht);Een klacht wordt behandeld overeenkomstig de bepalingen van Titel 9.1 van de Awb en met inachtneming van de bepalingen van deze verordening; c. Formele behandeling in tweede instantie (extern klachtrecht).Een klager kan – wanneer hij het niet eens is met de uitkomst van de formele klach-tenbehandeling in eerste instantie – overeenkomstig de bepalingen van Titel 9.2 van de Awb een verzoekschrift indienen bij de Nationale Ombudsman. Hoofdstuk2Klachtencommissie Artikel3Klachtencommissie 1Er is een klachtencommissie 2Op de klachtenafhandeling door de klachtencommissie zijn de bepalingen van Titel 9.1 van de wet van toepassing. Artikel4Samenstelling klachtencommissie 1De klachtencommissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden, die worden benoemd, geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders. 2Burgemeester en wethouders benoemen overeenkomstig het eerste lid een genoegzaam aantal plaatsvervangende leden. 3De voorzitter en de (plaatsvervangende) leden van de klachtencommissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een gemeentelijk bestuursorgaan. 4De klachtencommissie regelt de vervanging van de voorzitter. Artikel5Secretariaat klachtencommissie 1De secretaris van de klachtencommissie is een door burgemeester en wethouders aan-gewezen ambtenaar. 2Burgemeester en wethouders wijzen tevens een of meer plaatsvervangers van de secre-taris aan. 3De secretaris is in de uitoefening van de functie uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de klachtencommissie. 4De secretaris is niet betrokken bij de behandeling van klachten die hem rechtstreeks aangaan. Artikel6Zittingsduur en vergoeding 1De voorzitter en de (plaatsvervangende) leden van de klachtencommissie worden be-noemd voor een periode van vier jaar. 2Zij kunnen op ieder moment ontslag nemen. 3De aftredende leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvol-ging is voorzien. 4De voorzitter en de (plaatsvervangende) leden ontvangen een door burgemeester en wethouders te bepalen vergoeding voor hun werkzaamheden. Artikel7Taak 1De commissie behandelt klaagschriften en adviseert daarover aan het bestuursorgaan, waaraan de gedraging waarover wordt geklaagd, kan worden toegeschreven. 2De commissie zorgt voor een klachtenregistratie en geeft inzicht in de wijze van behan-delen en afdoen van klachten. 3De commissie brengt één keer per jaar een jaarverslag uit. Artikel8Bevoegdheid De commissie kan de klager, de beklaagde, diens (direct-)leidinggevende of andere ambte-naren en bestuurders oproepen om te worden gehoord. Hoofdstuk3Indienen van een klacht. Artikel9De wijze waarop een klacht kan worden ingediend 1Een klacht kan mondeling, schriftelijk of langs elektronische weg worden ingediend. Een mondeling geuite klacht kan zowel telefonisch als tijdens een bezoek aan de gemeente worden ingediend. 2Een schriftelijk ingediende klacht wordt ondertekend en bevat ten minste de volgende gegevens:a. De naam en het adres van de klager;b. De dagtekening;c. Een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht. Desgewenst wordt van gemeentewege behulpzaamheid betracht bij het opstellen van een klaagschrift. 3Een klacht wordt langs elektronische weg ingediend via www.boxmeer.nl, waarbij de in-structies op de website moeten worden opgevolgd. Een elektronisch ingediende klacht bevat ten minste dezelfde gegevens als de schriftelijke ingediende klacht. 4Artikel 6:5, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht is van overeenkomstige toe-passing met betrekking tot een klaagschrift dat in een vreemde taal is gesteld. Artikel10Ontvangstbevestiging en afdoeningstermijn 1De secretaris van de Klachtencommissie bevestigt namens het bestuursorgaan de ont-vangst van een klaagschrift schriftelijk. Hij vermeldt daarbij informatie over de te volgen procedure, waaronder in ieder geval het aanbod om de klacht op informele wijze af te handelen. 2Indien een klager instemt met de informele procedure, wordt de klacht binnen vier weken afgehandeld. Deze termijn kan in overeenstemming met de klager worden verdaagd, wa-neer blijkt dat er meer tijd nodig is voor een informele afhandeling; 3Het bestuursorgaan handelt de klacht af binnen tien weken na ontvangst van het klaag-schrift of nadat klager heeft aangegeven dat de informele bemiddeling niet heeft geleid tot een voor hem bevredigende oplossing. 4Het bestuursorgaan kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Artikel11Buiten behandeling laten 1Een klaagschrift kan buiten behandeling worden gelaten indien:a. niet is voldaan aan de vereisten in artikel 9:4, tweede en derde lid, van de wet en kla-ger, nadat hij door de secretaris daarop is gewezen, niet binnen veertien dagen de vereiste gegevens heeft aangevuld; b. het een klacht betreft als bedoeld in artikel 9:8, eerste en tweede lid van de wet. 2Een klacht wordt niet in behandeling genomen indien zij betrekking heeft op:a. een algemeen verbindend voorschrift of algemeen beleid;b. een gedraging waartegen bezwaar kan worden gemaakt onderscheidenlijk beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of waartegen een bezwaar- of beroepsprocedure aanhangig is;c. een gedraging ten aanzien waarvan een administratieve rechter uitspraak heeft ge-daan; d. een gedraging ten aanzien waarvan een procedure bij een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter aanhangig is, dan wel beroep openstaat tegen een uitspraak die in een zodanige procedure is gedaan; e. een gedraging waarop de rechterlijke macht toeziet. Hoofdstuk3Het onderzoek. Artikel12De informele behandeling 1De informele behandeling van een klacht vindt plaats door de secretaris van de Klach-tencommissie. 2Klager wordt altijd gewezen op de mogelijkheid van een formele behandeling van zijn klacht, wanneer de informele behandeling niet naar zijn tevredenheid is afgehandeld. 3De behandeling wordt altijd afgerond met via een afdoeningsbrief, waarin zijn vastgelegd:a. de inhoud van de klacht; b. de wijze van behandeling en afdoening; 4De afdoeningsbrief wordt gezonden aan zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Artikel13Onderzoek en advies klachtencommissie 1De klachtencommissie onderzoekt klaagschriften en beoordeelt of het bestuursorgaan zich in een bepaalde kwestie behoorlijk heeft gedragen. 2Het bestuursorgaan, onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen (ook na het beëindigen van de werkzaamheden) en de klager verstrekken de klachtencommissie alle inlichtingen die voor het klaagschrift nodig zijn, tenzij zwaarwegende belangen zich daar-tegen verstrekken. 3De klachtencommissie kan gedurende een onderzoek de klager en het bestuursorgaan of de personen werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid voorstellen doen teneinde onder-ling tot een oplossing van de klacht te komen. Zodra het bestuursorgaan naar tevreden-heid van de klager aan diens klaagschrift tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot verdere toepassing van de bepalingen van deze verordening. Dit wordt schriftelijk beves-tigd aan de klager en aan degene op wiens gedraging het klaagschrift betrekking heeft. 4De klachtencommissie stelt de klager en degene op wiens gedraging het klaagschrift be-trekking heeft, en eventueel andere onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan werkzame personen en getuigen, in de gelegenheid al dan niet in tegenwoordigheid van elkaar te worden gehoord. 5Ter afsluiting van het onderzoek stelt de klachtencommissie zendt een rapport van be-vindingen, vergezeld van een advies en eventuele aanbevelingen, toe aan het bestuurs-orgaan, de klager en degene op wiens gedraging het klaagschrift betrekking heeft. Het rapport bevat het verslag van het horen. Artikel14Klachten over de klachtencommissie Wanneer een klacht betrekking heeft op een gedraging van de klachtencommissie of van een van de leden van die commissie, dan treedt de commissie voor de advisering over be-zwaar- en beroepschriften van de gemeente Boxmeer op als klachtencommissie. In dat ge-val zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing op die com-missie. Artikel15Beslissing op klaagschrift 1Het bestuursorgaan stelt de klager en degene op wiens gedraging het klaagschrift be-trekking heeft, schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de beslissing op het klaagschrift alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. 2Indien de beslissing van het bestuursorgaan afwijkt van het advies van de klachtencom-missie, wordt in de beslissing de reden voor die afwijking vermeld. 3Het bestuursorgaan maakt bij de kennisgeving van de beslissing op het klaagschrift mel-ding van de mogelijkheid voor de klager om die beslissing voor te leggen aan de Nationa-le ombudsman. 4Indien het klaagschrift betrekking heeft op een gedraging van de burgemeester, wordt de beslissing op het klaagschrift genomen door de loco-burgemeester. Artikel16Jaarverslag Burgemeester en wethouders brengen jaarlijks een verslag uit over het aantal in het voor-gaande jaar ingediende klachten, de aard van de klachten, de wijze van afdoening van de klachten (inbegrepen de adviezen van de klachtencommissie) en de maatregelen die even-tueel naar aanleiding van de klachten zijn getroffen. Artikel17Citeertitel Deze verordening worden aangehaald als: "Klachtenverordening gemeente Boxmeer 2008". Artikel18Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 3 juli 2008. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Boxmeer op 26 juni 2008