Instructie voor de griffier van de gemeente Menterwolde 2011 (Menterwolde)

No.: 9/3. De raad van de gemeente Menterwolde; Gelet op artikel 107a, lid 2 van de Gemeentewet; B E S L U I T : Vast te stellen: DE INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE MENTERWOLDE 2011 Hoofdstuk1Begripsbepalingen Artikel1:1 In deze instructie wordt verstaan onder:Griffier: raadsfunctionaris ex artikel 107 Gemeentewet; waar in deze verordening griffier staat, is bij verhindering van de griffier, ook de plaatsvervangend griffier te lezen;Griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier;Raadscommissie: een door de gemeenteraad ingestelde commissie ex artikel 82 Gemeentewet;Commissie: een door de gemeenteraad ingestelde commissie ex artikel 83 of 84 Gemeentewet waarin raadsleden zitting hebben;Presidium: een door de gemeenteraad ingesteld overleg overeenkomstig artikel 5 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Menterwolde 2009.Agendacommissie: een door de gemeenteraad ingesteld overleg overeenkomstig artikel 6 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Menterwolde 2009. Hoofdstuk2Instructie voor de griffier Artikel2:1Algemene taken 1De griffier verleent advies en bijstand aan de gemeenteraad, zijn leden, de door de gemeente-raad ingestelde commissies en het Presidium. 2De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitter van de raadscommissies ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen. 3De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies. 4De griffier is mede verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren aansturen en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad. Artikel2:2Bestuurlijk en ambtelijk oveleg 1De griffier heeft periodiek overleg met het door de raad als werkgever aangewezen raadslid, dan wel met het Presidium over de invulling van de werkgeversrol door de gemeenteraad en de huishouding van de griffie. 2De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris. 3De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en col-lege. 4De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening. Artikel2:3Agendering 1De griffier ondersteunt de Agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies. 2De griffier adviseert de Agendacommissie bij het opstellen van de termijnagenda. 3De griffier adviseert de Agendacommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de gemeenteraad en controleert daartoe of de voorstellen aan de gemeenteraad alle noodzake-lijke elementen bevatten. 4De griffier adviseert de Agendacommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raadscommissie(

1. s)en controleert daartoe of de voorstellen alle noodzakelijke elementen bevatten. 5De griffier draagt zorg voor de tijdige verzending van de voorlopige raadsagenda, de agenda voor de commissievergadering, agenda’s voor de Agendacommissie en het Presidium, notulen en overige stukken (volgens het reglement van orde) naar de raadsleden. Artikel2:4Bestuurlijke besluitvorming 1De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming. 3De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. 4De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college. 5De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendemen-ten, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college. Artikel2:5Onderzoek 1De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeente-raad kan instellen op grond van artikel 155a lid 1 Gemeentewet. 2De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de gemeenteraad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a lid 1Gemeentewet. Artikel2:6Communicatie en voorlichting 1De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies. 2De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht. Artikel2:7Vervanging van de griffier Indien de griffier meer dan 7 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad door een melding daarvan aan het door de raad als werkgever aangewezenraadslid en aan de voorzitter van de raad. Artikel2:8Nieuw Artikel In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met het als werkgever aangewezen raadslid, het Presidium of met de voorzitter van de raad of de voor-zitter(
2. s)van de raadscommissie(s). Hoofdstuk3Slotbepalingen Artikel3:1 Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Menter-wolde 2011’. Artikel3:2 Deze instructie treedt in werking op de dag na de dag van de openbare bekendmaking. Artikel3:3 Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze instructie vervalt de ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Menterwolde 2008’; vastgesteld op 26 juni 2008. Muntendam, 31 maart 2011. De raad voornoemd, De voorzitter, De griffier, (E.A. van Zuijlen) (F.A.P. Grit)