Besluit Informatiebeheer gemeente Boxmeer (Boxmeer)

Besluit Informatiebeheer gemeente BoxmeerBurgemeester en wethouders van de gemeente Boxmeer gelet op arti-kel 7 van de Archiefverordening gemeente Boxmeer 2009; Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van documenten van de gemeen-telijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 1Dit besluit verstaat onder:a. archiefverordening: de in artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995 bedoelde verordening, vastgesteld bij be-sluit van de gemeenteraad d.d. 26 maart 2009;b. de archiefbewaarplaats: de in artikel 31 van de Archiefwet 1995 bedoelde gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaatsen die als zodanig zijn aangewezen door het bestuur van het Bra-bants Historisch Informatie Centrum (BHIC);c. de archivaris: de in artikel 32, derde lid bedoelde gemeentear-chivaris, is de archivaris die als zodanig is aan-gewezen door het bestuur van het Brabants His-torisch Informatie Centrum (BHIC);d. documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde ar-chiefbescheiden, voor zover deze niet zijn over-gebracht naar de archiefbewaarplaats;e. beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aan-brengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toeganke-lijke staat te brengen en te bewaren;f. informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of lo-gische ordening gebracht is, of met een be-staand hulpmiddel gebracht kan worden;g. informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhan-gend met de voorziening, inrichting en het be-heer van informatiesystemen en documenten;h. de regeling: de Ministeriële regeling geordende en toeganke-lijke staat archiefbescheiden. 2De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijsten voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald. HoofdstukIIVerantwoordelijkheid Artikel2 Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit als organisatie aangemerkt: de gemeente Boxmeer. Artikel3 De secretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overge-bracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel4 De secretaris kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit man-dateren aan één of meer medewerkers. HoofdstukIIIArchiefvorming en –ordening Paragraaf1Produktie van documenten Artikel5 De secretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houd-baarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel6 De secretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toe-gepast. Artikel7 Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut. Artikel8 De secretaris draagt –voor zover van toepassing- zorg voor de opstel-ling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Paragraaf1Identificering van documenten Artikel9 1De secretaris draagt er zorg voor, dat ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvan-gen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingssta-dium van het document is en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. 3Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daar-over, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden op-gemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Artikel10 De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijn worden bewaakt. Paragraaf1Ordening en toegankelijkheid van documenten Artikel11 De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten, in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling. Artikel12 1De secretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkom-stig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in ver-band kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. 2In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digita-le documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een be-schrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft op-gemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en eindda-tum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden. 3Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingspro-grammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt ver-vangen voordat de bewaartermijn verstrijkt. 4De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 2 van dit besluit stellen de secretaris onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitslui-tend op digitale wijze raadpleegbaar is.Tenminste eenmaal per jaar verricht het taakveld documentaire infor-matievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. 5Het taakveld DIV doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conver-sie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid. 6Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:a. De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of in-formatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;b. De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rech-ten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen over-dragen digitale documenten of informatiebestanden;c. Het taakveld I&A, indien er geen verantwoordelijk onderdeel is. 7Het taakveld I&A verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie. Artikel13 Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wan-neer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. HoofdstukIVBeheer van documenten Paragraaf1Bewaring van documenten Artikel14 De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Artikel15 De secretaris draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel16 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of inge-bruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het college van burgemeester en wet-houders, de gemeentearchivaris gehoord. Paragraaf1Beveiliging en raadpleging van documenten Artikel17 De secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten, die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel18 De secretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan an-dere functionarissen na verkregen toestemming van de secretaris. Artikel19 Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Artikel20 1De secretaris draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende stukken. 2Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het college van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk belast zijn met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. 3De secretaris draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 van dit besluit de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderwor-pen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is. 4Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het college van burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Paragraaf1Vervanging van documenten Artikel21 Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Paragraaf1Vervreemding en overdracht van documenten Artikel22 Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als be-doeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Artikel23 Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 26 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de ge-meentearchivaris gehoord. Paragraaf1Selectie en vernietiging van documenten Artikel24 1De secretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2In geval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 3Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 van dit besluit bedoelde inventaris. Artikel25 De secretaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Paragraaf1Overbrenging van documenten Artikel26 Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging , overgebracht. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel27 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer gemeente Boxmeer 2006. Artikel28 Dit besluit kan worden aangehaald als het “Besluit Informatiebeheer gemeente Boxmeer 2009”. Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Boxmeer d.d. 26 mei 2009. De secretaris de burgemeester Drs.Ir. H.P.M. van de Loo K.W.T. van Soest