Organisatiebesluit 2011 (Leek)

Organisatiebesluit 2011 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leek; gelezen het advies met registratienummer 2011003267; gelet op de artikelen 103, 160 en 212 van de Gemeentewet, alsmede de Verordening kaderstelling en controle van de gemeente Leek; B E S L U I T : vast te stellen het Organisatiebesluit

1. Hoofdstuk1Begripsbepalingen Artikel1 In dit besluit wordt verstaan onder: afdeling: elke organisatorische eenheid, als zodanig aangewezen en genoemd in artikel 3 van dit besluit; team: elk als zodanig door het college van burgemeester en wethouders aangewezen onderdeel van een afdeling; gemeentesecretaris: de op grond van artikel 100 e.v. van de Gemeentewet benoemde functionaris; beleidsonderzoeker/Stafadviseur: de functionaris, als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders, die onder andere is belast met de onderzoeken in het kader van artikel 213a van de Gemeentewet; Stafadviseur Management en Organisatie, als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouder, die onder andere is belast met de ontwikkelen van beleidskaders en -instrumenten op het gebied van organisatiemanagement. afdelingsmanager: de functionaris, als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders, die is belast met en verantwoordelijk is gesteld voor het algemeen management van een afdeling, als ook met de dagelijkse leiding van die teams van de afdeling, waarover geen teamcoördinator is aangesteld; teamcoördinator: de functionaris, als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders, die is belast met de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden binnen het team; managementteam: het overlegorgaan zoals weergegeven in artikel
2. bestuursorganen: het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, zijnde de besturende organen van de gemeente; bestuursdienst: de ambtelijke organisatie. Hoofdstuk2De structuur van de ambtelijke organisatie Artikel2 1.De bestuursdienst ondersteunt de bestuursorganen bij de uitoefening van hun taken. 2.De bestuursdienst van de gemeente Leek wordt onderverdeeld in organisatorische eenheden, die worden aangeduid met afdelingen. Samen vormen zij de bestuursdienst van de gemeente. Artikel3 1.De bestuursdienst bestaat uit de volgende afdelingen: Ruimtelijke en Maatschappelijke Ontwikkelingen; Openbare Werken; Veiligheid, Vergunningverlening en Handhaving; Publiekszaken en Facilitaire Dienstverlening; Middelen en Bestuursondersteuning. 2.Tevens beschikt de bestuursdienst over een beleidsonderzoeker/stafadviseur en een stafadviseur management en organisatie die rechtstreeks vallen onder de aansturing van de gemeentesecretaris. 3.Het college van burgemeester en wethouders regelt, op voorstel van de gemeentesecretaris en na overleg met de afdelingsmanager, de onderverdeling van de afdeling in teams. 4.Tot wijziging van de organisatiestructuur van de afdelingen, het aantal of de onderdelen daarvan wordt niet besloten, dan nadat het personeel op basis van door het college van burgemeester en wethouders te geven richtlijnen, bij de voorbereiding daarvan is betrokken. Hoofdstuk3De gemeentesecretaris Artikel4 1.De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de bestuursdienst. 2.De gemeentesecretaris is bevoegd de aan de gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken op hun beslissingsrijpheid te toetsen. 3.De gemeentesecretaris is, in samenwerking met de afdelingsmanagers, eindverantwoordelijk voor een geïntegreerd en gecoördineerd functioneren van de ambtelijke organisatie, alsmede voor het management van de organisatie. Hij kan uit dien hoofde aanwijzingen geven. 4.De gemeentesecretaris draagt zorg voor en ziet toe op een goede kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de onderscheiden bestuursorganen. 5.De gemeentesecretaris adviseert zelf in geval van zaken waarbij de bestuursorganen de mening van de (wettelijke) eerste adviseur willen c.q. dienen te kennen. Artikel5 1.De gemeentesecretaris is bevoegd de aan hem ondergeschikte ambtenaren de inlichtingen te vragen die hij voor een goede vervulling van zijn taak nodig heeft. 2.De in het eerste lid bedoelde ambtenaren zijn gehouden de in het eerste lid bedoelde inlichtingen te verschaffen. Hoofdstuk4De afdelingsmanagers Artikel6 De manager van een afdeling draagt zorg voor het algemeen management van de afdeling en het scheppen van adequate uitvoeringskaders. Bij hem berust de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsontwikkeling en -advisering aan het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester voor zover het zijn afdeling betreft. Artikel7 1.De manager van een afdeling is verantwoordelijk voor een goede coördinatie en voortgang van de zaken binnen de afdeling, zowel ten behoeve van de beleidsvoorbereiding als de beleidsuitvoering. 2.Hij beoordeelt of de door de afdeling uit te brengen adviezen passen in het door het bestuur vastgestelde kader (van doelstellingen) en of de uit te brengen adviezen aanvulling behoeven van andere afdelingen. Dit geldt eveneens voor de uitvoering van genomen beslissingen. 3.De managers van de afdelingen doen aan de gemeentesecretaris periodiek verslag over de voortgang van de werkzaamheden. Artikel8 De manager van een afdeling zorgt voor regelmatig overleg met de portefeuillehouder(s) over beleidsaangelegenheden, zijn taakgebied betreffende. Essentiële c.q. relevante punten worden door hem in het managementteam aan de orde gesteld. Artikel9 De manager van een afdeling is integraal verantwoordelijk voor het management van de afdeling, hetgeen onder meer betekent hij de zorg heeft voor de de organisatie en het personeel in al zijn aspecten; informatievoorziening en automatisering; huisvesting en outillage (meubilair, kantoorbehoeften); juridische en communicatie aspecten van beleidsadviezen; het financiële beheer van zijn afdeling. Artikel10 De manager van een afdeling zorgt voor een gestructureerd werkoverleg binnen de afdeling, waarbij onder meer aan de orde dienen te komen: de lopende zaken (voortgangsbewaking, coördinatie, besluitenlijst); het doorgeven van besluiten en ideeën van het bestuur en het managementteam en het verstrekken van de nodige (achtergrond)informatie daaromtrent; het bespreken van nieuwe zaken en de aanpak daarvan; het bespreken van gedachten en ideeën, levend binnen de afdeling en de teams. Artikel11 Bij afwezigheid van de manager van een afdeling wordt deze vervangen door degene die door het college van burgemeester en wethouders, als zijn vervanger is aangewezen. Hoofdstuk5De teamcoördinatoren en opzichters Artikel12 De coördinator c.q. de opzichter van een team is belast met de dagelijkse coördinatie van de werkzaamheden binnen het team, hetgeen onder meer inhoudt: het stellen van prioriteiten en het afstemmen van de werkzaamheden; de verantwoordelijkheid voor de werkinstructies en werkmethoden; het deelbudgethouderschap van alle budgetten binnen het team. Artikel13 1.De coördinator c.q. de opzichter van een team heeft de zorg voor een goede vakinhoudelijke advisering, onder verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling, aan het bestuur. 2.De coördinator c.q. de opzichter van een team heeft binnen het team de zorg voor en is verantwoordelijk voor de feitelijke uitvoering van de beleidsbeslissingen. Artikel14 1.De coördinator c.q. de opzichter van een team zorgt voor een goede werkverdeling over en taakuitoefening door de medewerk(st)ers binnen het team. 2.De coördinator c.q. de opzichter van een team heeft de zorg voor een goed functionerend teamoverleg. Artikel15 De coördinator c.q. de opzichter van een team ondersteunt, in aansluiting op hetgeen is gesteld in artikel 9, de afdelingsmanager in de zorg voor de middelen binnen het team. Artikel16 Bij afwezigheid van de coördinator c.q. de opzichter van een team wordt deze vervangen door de manager van de afdeling. In het teamoverleg, wordt de afwezige teamcoördinator c.q. opzichter vervangen door degene die door de coördinator c.q. de opzichter is aangewezen, na overleg met de afdelingsmanager. Hoofdstuk6Het managementteam Artikel17 Ter bewaking van eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taak voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de managers van de afdelingen. Dit overleg wordt het Managementteam genoemd. Artikel18 Onverlet het bepaalde in artikelen 7 en 9 heeft het managementteam in gezamenlijke verantwoordelijkheid zorg te dragen voor: de coördinatie van het ambtelijk handelen afgestemd op het geldende beleid; een tijdige, adequate en geïntegreerde beleidsvoorbereiding en uitvoering; de planning en control; de informatieverstrekking van en naar de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat; het mede ontwikkelen van een samenhangend middelenbeleid en het toezien op de uitvoering er van. Artikel19 1.Het managementteam is samengesteld uit: de gemeentesecretaris, tevens voorzitter; de managers van de afdelingen; 2.Aan het managementteam wordt, ter administratieve ondersteuning, een ambtelijk secretaris toegevoegd. Artikel20 1.Het managementteam komt in principe wekelijks bijeen. 2.De voorzitter stelt in overleg met de managers van de afdelingen de vergaderdata vast. In bijzondere omstandigheden kan door de voorzitter of op verzoek van een of meer managers van de afdelingen een extra managementteam bijeengeroepen worden. 3.Van het in het managementteam behandelde wordt een verslag gemaakt. Behalve aan de deelnemers wordt dit verslag ook gezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Het personeel wordt in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van de inhoud van het verslag. Hoofdstuk7Procedures voorbereiding besluitvorming Artikel21 1.Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de gemeentesecretaris. 2.Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid. 3.De gemeentesecretaris draagt zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie. Artikel22 1.Elke zaak wordt primair voorbereid door de afdeling tot welk taakgebied de desbetreffende zaak behoort. 2.Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt wordt een van die afdelingen belast met de primaire voorbereiding, de tijdsplanning, de voortgangsbewaking en de eindadvisering. Artikel23 1.De primair met de advisering belaste afdeling vraagt in voorkomende gevallen advies aan andere afdelingen. 2.Dit advies wordt in ieder geval gevraagd, wanneer de zaak tevens het functionele gebied van andere afdelingen raakt. Artikel24 1.Het ondersteunende advies, bedoeld in artikel 23, wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling die het primaire advies moet samenstellen en wordt als zodanig in het advies opgenomen. 2.De afdeling die het ondersteunende advies moet uitbrengen, dient zoveel mogelijk in overleg te treden met de afdeling die het primaire advies moet samenstellen, teneinde te streven in goed overleg tot een eensluidend advies te komen. 3.Wanneer geen overeenstemming wordt bereikt, dient het advies de onderscheiden standpunten duidelijk weer te geven, teneinde een goede oordeelsvorming mogelijk te kunnen maken. 4.Ingeval er geen integraal advies wordt uitgebracht, kan de gemeentesecretaris zijn eigen advies toevoegen aan de onderscheiden standpunten. Hoofdstuk8De projectorganisatie Artikel25 1.Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het managementteam, een kader aan voor de beleidsvoorbereiding door het ambtelijk apparaat. Dit kan onder meer resulteren in het instellen van stuur-, project- of werkgroepen. 2.Het managementteam stelt nadere regels vast met betrekking tot de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de daartoe aangewezen projectleiders en de deelnemers aan stuur-, project- en werkgroepen. Hoofdstuk9Medezeggenschap Artikel26 1.Ten behoeve van aangelegenheden die het ambtelijk apparaat aangaan, is een ondernemingsraad ingesteld. 2.De rechten, bevoegdheden, werkwijzen en onderlinge samenwerking van deze ondernemingsraad zijn neergelegd in het reglement van de ondernemingsraad en in het, tussen de werkgever en de ondernemingsraad, gesloten convenant. Hoofdstuk10Slotbepalingen Artikel27 1.Jaarlijks brengt de gemeentesecretaris via de, door de gemeenteraad vast te stellen paragraaf Bedrijfsvoering, aan het college van burgemeester en wethouders een rapport uit inzake de werking van dit besluit. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de bestuursdienst wat betreft de structuur en/of formatie aanpassing behoeft, bijvoorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het vastgestelde beleid. 2.Het in lid 1 van dit artikel bedoelde rapport wordt voordat het wordt uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders besproken in het managementteam en de ondernemingsraad. Artikel28 Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd nadere regels te stellen ten aanzien van zaken, het ambtelijk apparaat betreffende, die in dit besluit niet of niet uitputtend zijn geregeld. Artikel29 1.Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit
3. 2.Het besluit treedt in werking op de dag na die waarop zij is bekendgemaakt. 3.Gelijktijdig wordt het Organisatiebesluit 2007, vastgesteld d.d. 15 januari 2008, ingetrokken. Aldus besloten in de vergaderingvan burgemeester en wethoudersvan de gemeente Leek,d.d. 10 mei 2011.B.C. Hoekstra, burgemeester H.K. Hofman, secretaris