Sygn. akt KIO/UZP 163/09, KIO/UZO 164/09, WYROK z dnia 27 lutego 2009 r. Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie: Przewodniczący: Sylwester Kuchnio Członkowie: Izabela Kuciak Marek Koleśnikow Protokolant: Paulina Zalewska po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 24 lutego 2009 r. w Warszawie odwołań skierowanych w drodze zarządzenia Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 17 lutego 2009 r. do łącznego rozpoznania, wniesionych przez: A. Konsorcjum: FIRMA 2000 Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Marconich 9 lok. 19 oraz WYG International Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. śelazna 28/30, (sygn. akt KIO/UZP 163/09) B. Konsorcjum: Ove Arup & Partners International Limited 13 Fitzroy Street, W1T 4BQ London, United Kingom oraz Policy & Action Group Uniconsult Sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 94, 00-807 Warszawa (sygn. akt KIO/UZP 163/09) od rozstrzygnięcia przez zamawiającego Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, z siedzibą na ul. Pańskiej 81/83, 00-834 Warszawa protestów: A. Konsorcjum: FIRMA 2000 Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Marconich 9 lok. 19 oraz WYG International Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. śelazna 28/30 z dnia 23 stycznia 2009 r., B. Konsorcjum: Ove Arup & Partners International Limited 13 Fitzroy Street, W1T 4BQ London, United Kingom oraz Policy & Action Group Uniconsult Sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 94, 00-807 Warszawa z dnia 23 stycznia 2009 r., przy udziale Konsorcjum DGA Doradztwo Gospodarcze S.A., ul. Towarowa 35, 61-896 Poznań i F5 Konsulting Sp. z o.o., ul. Składowa 5, 61-897 Poznań zgłaszającego swoje przystąpienie po stronie zamawiającego (sprawy sygn. akt KIO/UZP 163/09 i KIO/UZP 164/09) oraz przy udziale Konsorcjum: FIRMA 2000 Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Marconich 9 lok. 19 oraz WYG International Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. śelazna 28/30 zgłaszającego swoje przystąpienie po stronie zamawiającego (sprawa sygn. akt. KIO/UZP 164/09) orzeka: 1. Oddala odwołanie w sprawie KIO/UZP 163/09 (A) 2. Uwzględnia odwołanie w sprawie KIO/UZP 164/09 i nakazuje unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty oraz dokonanie powtórnej oceny ofert (B) 3. Kosztami postępowania obciąża Konsorcjum: FIRMA 2000 Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Marconich 9 lok. 19 i WYG International Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. śelazna 28/30 oraz Polską Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, z siedzibą na ul. Pańskiej 81/83, 00-834 Warszawa i nakazuje: 1) zaliczyć na rzecz Urzędu Zamówień Publicznych koszty w wysokości 4 574 zł 00 gr (słownie: cztery tysiące pięćset siedemdziesiąt cztery złote zero groszy) z kwoty wpisów uiszczonych przez odwołujących się, w tym: A koszty w wysokości 2 287 zł 00 gr (słownie: dwa tysiące dwieście osiemdziesiąt siedem zł. zero gr.) z kwoty wpisu uiszczonego przez Konsorcjum: FIRMA 2000 Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Marconich 9 lok. 19 oraz WYG International Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. śelazna 28/30 B koszty w wysokości 2 287 zł 00 gr (słownie: dwa tysiące dwieście osiemdziesiąt siedem zł. zero gr.) z kwoty wpisu uiszczonego przez Konsorcjum: Ove Arup & Partners International Limited 13 Fitzroy Street, W1T 4BQ London, United Kingom oraz Policy & Action Group Uniconsult Sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 94, 00-807 Warszawa 2) dokonać wpłaty kwoty 2 287 zł 00 gr (słownie: dwa tysiące dwieście osiemdziesiąt siedem zł. zero gr.) przez Polską Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, z siedzibą na ul. Pańskiej 81/83, 00-834 Warszawa na rzecz Konsorcjum: Ove Arup & Partners International Limited 13 Fitzroy Street, W1T 4BQ London, United Kingom oraz Policy & Action Group Uniconsult Sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 94, 00-807 Warszawa stanowiącej uzasadnione koszty strony z tytułu wpisu od odwołania, 3) dokonać zwrotu kwoty 25 426 zł 00 gr (słownie: dwadzieścia pięć tysięcy czterysta dwadzieścia sześć zł. zero gr.) z rachunku dochodów własnych Urzędu Zamówień Publicznych na rzecz odwołujących się, w tym: A kwoty 12 713 zł 00 gr (słownie: dwanaście tysięcy siedemset trzynaście zł. zero gr.) na rzecz Konsorcjum: FIRMA 2000 Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Marconich 9 lok. 19 oraz WYG International Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. śelazna 28/30 B kwoty 12 713 zł 00 gr (słownie: dwanaście tysięcy siedemset trzynaście zł. zero gr.) na rzecz Konsorcjum: Ove Arup & Partners International Limited 13 Fitzroy Street, W1T 4BQ London, United Kingom oraz Policy & Action Group Uniconsult Sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 94, 00-807 Warszawa Uzasadnienie A: KIO/UZP 163-09 W dniu 16.01.2009 r. zamawiający, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, z siedzibą na ul. Pańskiej 81/83, 00-834 Warszawa zawiadomił wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego p.n. „Program szkoleń dla rozwoju małych firm w regionach Wschodniej Polski II”. Postępowanie prowadzono na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą” lub „Pzp”. PROTEST W dniu 23.01.2009 r. Konsorcjum: FIRMA 2000 Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Marconich 9 lok. 19 oraz WYG International Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. śelazna 28/30 (zwane dalej „protestującym” lub „Konsorcjum FIRMA 2000”) wniosło protest na ww. czynność zamawiającego. Protestujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie art. 7 ust. 1, art. 89 ust. 1 pkt 2, art. 91 ust. 1 ustawy oraz innych przepisów wymienionych lub wynikających z uzasadnienia protestu, w szczególności poprzez dokonanie oceny oferty protestującego w sposób niezgodny z procedurą opisaną w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dalej "siwz"), zaniechanie odrzucenia oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: Doradztwo Gospodarcze DGA S.A. oraz F5 Konsulting sp. z o.o., oraz wybór jako najkorzystniejszej oferty, która zgodnie z kryteriami oceny ofert określonymi w SIWZ nie powinna być uznana za najkorzystniejszą. Protestujący wniósł o: 1. unieważnienie czynności wyboru jako najkorzystniejszej oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: Doradztwo Gospodarcze DGA S.A. oraz F5 Konsulting Sp. z o.o. dalej "Konsorcjum DGA"; 2. powtórzenie czynności oceny ofert w sposób zgodny z zasadami ustawy a także opisanymi w SIWZ, w stosunku do oferty Protestującego oraz Konsorcjum DGA:
- a)odrzucenie oferty Konsorcjum DGA ewentualnie zmniejszenie ilości punktów przyznanych tej ofercie;
- b)podwyższenie punktacji przyznanej ofercie Protestującego zgodnie z żądaniami zawartymi w proteście; 3. dokonanie wyboru oferty Protestującego jako najkorzystniejszej. W uzasadnieniu protestujący podniósł, iż zamawiający dokonał oceny ofert w sposób niezgodny z opisanym w SIWZ. W konsekwencji oferta protestującego została oceniona zbyt nisko. Protestujący wskazał, iż zgodnie z art. 91 ust. 1 Pzp zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Tymczasem jak wynika z kart indywidualnej oceny ofert, członkowie komisji przetargowej bezpodstawnie obniżyli punktację przyznananą w poszczególnych podkryteriach oceny ofert przewidywanych w siwz. Protestujący szczegółowo odniósł się do argumentacji i zarzutów przedstawionych przez poszczególnych członków komisji przetargowej, skutkujących obniżeniem oceny punktowej: Oceniający Andrzej S. Pkt 2.2) SIWZ: Podkryterium: "Planowany sposób promocji usługi oraz opis sposobu informowania opinii publicznej o rezultatach szkoleń i doradztwa" Protestujący wniósł o zwiększenie liczby przyznanych punktów z 4 na 5: Zarzut 1: "W sposobie promocji usługi zawarto element promocji za pośrednictwem spotkań mentoringowych. Jednakże zamiarem Zamawiającego nie było, aby spotkania mentoringowe były elementem kampanii promocyjnej projektu. Powinny to być raczej spotkania będące wartością dodaną dla uczestników projektu ". Uzasadnienie Oceniającego jest bezzasadne, ponieważ Wykonawca dokładnie zaznaczył w przypisie nr 95 na stronie 94 oferty, że "Zgodnie z zapisami SIWZ seminaria i spotkania mentoringowe zostały określone jako odrębne zadania do realizacji przez Wykonawcę..." a w rozdziale IV.4 oferty przedstawił szczegółowy opis realizacji tej części zamówienia. Bezsporną kwestią jest fakt, że spotkania mentoringowe, stanowiące niewątpliwą wartość dodaną projektu oraz czynnik zachęcający do aktywnego udziału w projekcie i podtrzymujący więź pomiędzy uczestnikami a projektem, w sposób bezpośredni sprzyjają promocji projektu, która służyć ma głównie akceptowaniu korzyści z udziału w projekcie oraz zachęceniu uczestników do aktywnego udziału. Wykonawca w rozdziale IV.4 oferty przedstawił szczegółowe uzasadnienie postrzegania spotkań mentoringowych jako integralnej części działań promocyjnych – czyli wspierających zarówno proces rekrutacji uczestników, jak i proces podtrzymywania wysokiego zaangażowania uczestników projektu. Jednocześnie wykonawca zaznaczył na str. 95 oferty, że postrzega spotkania mentoringowe jako formę wspomagającą promocję projektu, a nie "element promocji" jak napisano w ocenie. Każde działanie realizowane w ramach projektu ma także charakter promocyjny, temu służą m.in. plakaty, materiały szkoleniowe i przestrzeganie zasad wizualizacji, które dotyczą jednakowo szkoleń i spotkań mentoringowych. Dlatego nie da się (zgodnie z SIWZ) oddzielić całkowicie spotkań mentoringowych od promocji. Tym samym, zastosowane uzasadnienie jest bezzasadne i nie może stanowić podstawy obniżenia oceny. Ponadto w pkt 2.2) srwz Zamawiający wskazał, iż w tym podkryterium punkty będą przyznawane w następujący sposób: - jeżeli w ofercie zostanie przedstawiony sposób promocji adekwatny do celów usługi i zapewniający dotarcie do grup docelowych oraz sposób informowania opinii publicznej, zapewniający aktualną i pełną informację o rezultatach szkoleń i doradztwa, realizowanych w ramach usługi – oferta otrzyma 5pkt; - jeżeli przedstawiony w ofercie sposób promocji nie będzie adekwatny do celów usługi lub nie zapewni dotarcia do grup docelowych lub sposób informowania opinii publicznej nie zapewni aktualnej i pełnej informacji o rezultatach szkoleń i doradztwa, realizowanych w ramach usługi – oferta otrzyma od 1 do 4 pkt; Aby można było zatem odjąć Wykonawcy punkty, należało wykazać, iż wskazany w ofercie sposób promocji nie jest adekwatny do celów usługi lub nie zapewnia dotarcia do grup docelowych lub sposób informowania opinii publicznej nie zapewnia aktualnej i pełnej informacji o rezultatach szkoleń i doradztwa. Zatem, Zamawiający nie miał podstaw do odjęcia punktów w sytuacji, w której wykonawca zaoferował szersze działania promocyjne niż wymagał tego Zamawiający. Zatem odęcie punktu za działalna szersze niż wymagane, nie jest uzasadnione w świetle sposobu oceny ofert opisanego w SIWZ. Pkt 2.3) SIWZ Podkryterium: "Planowane metody rekrutacji uczestników i firm do udziału w usłudze, zapewniający osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem" Protestujący wnosi o zwiększenie liczby punktów z 9 na 10: Zarzut I: "Wykonawca podaje w ofercie wykaz instytucji, z którymi zamierza współpracować w zakresie rekrutacji. Jednak nie opisuje samego procesu współpracy”. Wykonawca w Rozdziale IV.3 pt. „Planowane metody rekrutacji uczestników i firm do udziału w usłudze, zapewniający osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem" szczegółowo opisuje zasady prowadzenia rekrutacji bezpośredniej, w ramach której przedstawia sieć partnerów lokalnych. Wykonawca podkreśla, że chciałby wykorzystać model rekrutacji bezpośredniej stworzony na potrzeby poprzedniej edycji projektu "Wschód Biznesu". W opisie ww. rozdziału oferty na str. 106 czytamy: "sieć koordynatorów lokalnych, blisko współpracujących z potencjalnymi beneficjentami, stworzyła strukturę doradczą ...", " ... 24 firm szkoleniowo-doradczych, działając w lokalnym środowisku skutecznie zachęcały potencjalnych beneficjentów do udziału w programie", "Przedsiębiorcy zainteresowani uczestnictwem w programie będą mogli uzyskać pomoc u naszych lokalnych partnerów. Również doradcy będą się aktywnie angażować w proces rekrutacji, odbywając wizyty firmach" (str.108). Co więcej w podrozdziale 3.2. "Proces rekrutacji na potrzeby szkoleń/doradztwa/mentoringu" przedstawiona została sekwencja działań rekrutacyjnych, które opisują szczegółowo etapy rekrutacji bezpośredniej, w którą zaangażowane miałyby być współpracujące instytucje cyt.: Etap 2: Pozyskanie beneficjenta do udziału w projekcie. Faza ta będzie polegała na nawiązaniu kontaktu z osobami, które zgłosiły swoje zainteresowanie udziałem w projekcie. W tej fazie prowadzone będą wzmożone działania rekrutacyjne przedstawione w powyższej części niniejszego rozdziału. Dane kontaktowe do każdego, zidentyfikowanego potencjalnego beneficjenta zostaną przekazane wybranemu doradcy, którego zadaniem będzie przeprowadzenie bezpośredniego spotkania i przedstawienie pełnej oferty projektu. Na potrzeby działań rekrutacyjnych protestujący zakłada przygotowanie "Przewodnika dla beneficjenta" – opracowania, które w sposób zwięzły i przystępny przedstawi zasady uczestnictwa w projekcie, obowiązujące procedury oraz korzyści wynikające z udziału w programie. Skutkiem powyższych działań ma być przekonanie beneficjenta do udziału w projekcie oraz pomoc doradcy przy prawidłowym wypełnieniu dokumentacji zgłoszeniowej. Na tym etapie zostanie dokonana ostateczna weryfikacja formalna beneficjenta. Etap 3: Diagnoza potrzeb (opracowanie krótkoterminowego planu działania). Na tym etapie rekrutacji bezpośredniej podstawowym narzędziem będzie współpraca bezpośredniego doradcy przedsiębiorstwa z MMP w celu opracowania krótkoterminowego planu działania (rozwoju kompetencji MMP), zawierającego konkretne wskazówki dotyczące wymaganych interwencji szkoleniowo-doradczych, zmierzających do zaspokojenia zidentyfikowanych przez doradcę potrzeb beneficjenta. Plan rozwoju będzie zawierał szereg rekomendacji, których znaczna część powinna zostać zrealizowana poprzez działania projektu". Przytoczone fragmenty wskazują, że Wykonawca opisuje na czym polegać ma współpraca z przedstawionymi instytucjami w ramach rekrutacji bezpośredniej, w którą te instytucje miałyby być zaangażowane. Zgodnie z pkt 2.3) SIWZ obniżenie punktacji w tym kryterium mogłoby nastąpić, w sytuacji w której "przedstawione w ofercie metody rekrutacji uczestników nie zapewniały sprawnej i terminowej rekrutacji lub nie zapewnią odpowiedniej struktury grup szkoleniowych lub nie zapewnią udziału wymaganej liczby przeszkolonych osób lub firm objętych doradztwem". Zarzut taki nie został sformułowany w karcie oceny ofert, dlatego też obniżenie punktacji jest bezzasadne. Pkt 2.4) SIWZ Podkryterium "Planowany sposób realizacji działań w ramach usługi, w szczególności logistyka i organizacja działań szkoleniowych, doradczych i mentoringu oraz seminariów" Protestujący wnosi o zwiększenie punktów z 7 na 10: Zarzut I: "Wykonawca odwołuje się cały czas do działań zrealizowanych w I edycji projektu, podkreśla iż większość materiałów dokumentów formularzy (w tym materiały szkoleniowe) jest już gotowa. Wykonawca nie wspomina jednak ani razu jak ten fakt przekłada się na koszty realizacji projektu. Trzeba pamiętać, że wszystkie materiały wytworzone w trakcie realizacji I edycji projektu są własności PARP i aby można było z nich korzystać potrzebna jest umowa licencyjna o korzystanie z przedmiotu prawa autorskiego co nie zostało przewidziane w ofercie". Niniejszy zarzut oceniającego jest bezzasadny i nie powinien skutkować obniżeniem punktacji, gdyż w ofercie na stronie 134 Wykonawca pisze wyraźnie, iż "Zespół ekspertów/trenerów we współpracy ze Ekspertem ds. szkoleń opracuje materiały szkoleniowe w języku polskim, po udzieleniu przez Zamawiającego akceptacji aktualnie przygotowywanej oferty programowej szkoleń". Pisząc o gotowych materiałach, Wykonawca nie zamierzał ich wykorzystywać w II edycji, co podkreślił w opisie na stronach 134-135, a jedynie chciał przedstawić, iż wykonanie materiałów nie stanowi problemu dla Wykonawcy, gdyż ma już doświadczenie w tym aspekcie. Odwołanie się do I edycji projektu i do doświadczenia Wykonawcy, zostało w tym przypadku potraktowane jako wada, a przecież założeniem Zamawiającego jest udzielenie zamówienia temu Wykonawcy, który gwarantuje najlepsze wykonanie usługi. W przypadku oferty protestującego Zamawiający dysponuje namacalnym dowodem na to, że jestestw on w stanie szybko, sprawnie i z zachowaniem najwyższej jakości przygotować materiały szkoleniowe dla przedsiębiorców ze wschodniej Polski, tak jak zrobiliśmy to w pierwszej edycji projektu. Jeżeli Oceniający miał wątpliwości co do sposobu przygotowania do materiałów szkoleniowych, zgodnie z art. 87 ust. 1 ustawy – Prawo Zamówień Publicznych powinien był wezwać Wykonawcę do wyjaśnień. W podkryterium tym, zgodnie z pkt 2.4) SIWZ oceniany miał być "planowany sposób realizacji działań w ramach usługi, w szczególności logistyka i organizacja działań szkoleniowych, doradczych i mentoringu oraz seminariów" a nie koszty realizacji projektu. Zatem Oceniający wykroczył poza zakres swoich czynności, a ocena dokonana została w sposób niezgodny z SIWZ. Zarzut II – "W przypadku mentoringu przewiduje się spotkania z 2-3 godzinnie. W odpowiedziach na pytania do SIWZ (NR 15) jest mowa o tym, iż spotkania mogą trwać średnio 4 godziny. Ponadto wskazano, że mentoring będzie w znacznej części realizowany przez doradców a nie przez praktyków biznesu" Zarzut bezzasadny i nie powinien skutkować obniżeniem oceny. Zgodnie z przytoczonym pytaniem nr 15 "Jaką liczbę godzin powinno obejmować jedno spotkanie prowadzone przez mentorów – praktyków biznesu?", Zamawiający odpowiedział następująco "...Biorąc pod uwagę charakter i cel spotkań mentoringowych, mogą one trwać średnio 4 godz.". Należy zwrócić uwagę, iż Zamawiający udzielając odpowiedzi napisał "mogą", a nie "muszą". Przy tym zaznaczył średnio 4 godziny, a nie 4 godziny. Tak sformułowana odpowiedz daje możliwość wyboru liczby godzin w taki sposób, aby działanie przyniosło największy efekt. Pamiętajmy, że jest to propozycja, skoro Zamawiający sam z góry nie narzucił liczby godzin, to wnioskować należy, iż oczekiwał od Wykonawcy propozycji. Co do zarzutu o realizacji mentoringu w znacznej części przez doradców a nie praktyków biznesu, wskazać należy zapis na stronie 156: ... Biorąc pod uwagę wszystkie te czynniki, uważaliśmy i nadal uważamy, że .... bardzo racjonalnym było zaoferowanie beneficjentom spotkań z doświadczonymi przedsiębiorcami..", co wyraźnie wskazuje na założenie przez Wykonawcę kontynuowania przez Wykonawcę sprawdzonych rozwiązań, polegających na zapraszaniu do pełnienia roli mentora przez przedsiębiorców, praktyków biznesu. Dodatkowo na stronie 157 Wykonawca pisze: "W procesie selekcji mentorów, których zaprosimy do wystąpienia podczas spotkań mentoringowych, weźmiemy pod uwagę zarówno ich osiągnięcia zawodowe, jak i osobiste predyspozycje do należytego wypełnienia roli mentora. Zgodnie z prezentowaną przez nas metodologią szczególny nacisk położymy na kilka następujących aspektów: • mentor będzie osobą sukcesu -uznanym autorytetem i wzorem do naśladowania dla mniej doświadczonych przedsiębiorców, • mentor będzie praktykiem biznesu, • w jego towarzystwie osoby uczące się będą czuły się bezpiecznie, • mentor będzie miał wolę dzielenia się swoimi doświadczeniami, wiedzą, etc., • mentor będzie posiadał umiejętność przekazywania w przystępny sposób wiedzy oraz opisywania swoich doświadczeń, • mentor będzie posiadał umiejętność zmotywowania uczestników spotkań do pogłębiania wiedzy, wykorzystywania prezentowanych rozwiązań, doświadczeń i kontynuacji osobistego rozwoju, • mentor będzie się wywodzić z grona regionalnych liderów biznesu, a jego praktyczna wiedza będzie uwiarygodniać jego osobę w oczach beneficjentów, • mentor będzie otwarcie dzielił się z beneficjentami swoim doświadczeniem w prowadzeniu firmy, zarządzaniu oraz udzielać będzie szeregu praktycznych rad i wskazówek.”. Należy przy tym pamiętać, iż podpisując ofertę Wykonawca zaakceptował SIWZ i tym samym zaakceptował wymóg, aby mentor był praktykiem biznesu, zgodnie z pkt 6.2.1 i 6.2.3 Zakresu Zadań Wykonawcy. Oceniający Justyna N. Pkt 2.2) SIWZ: Podkryterium: "Planowany sposób promocji usługi oraz opis sposobu informowania opinii publicznej o rezultatach szkoleń i doradztwa" Protestujący wnosi o zwiększenie punków z 4 na 5: Zarzut I – "Przedstawiono tylko 1 grupę partnerów, którzy mają wspomóc promocję projektu i osiągnięcie zakładanych rezultatów". W Rozdziale IV.2 oferty, poświęconym promocji, Wykonawca przedstawił szereg instytucji oraz innych podmiotów, z którymi chcielibyśmy nawiązać współpracę w ramach promocji projektu. W podrozdziale 2.2.3.1. na stronie 85 podano: „Podsumowując, lista potencjalnych partnerów, do których wystąpimy z ofertą współpracy, jest długa i obejmuje: • ogólnopolskie i branżowe organizacje pracodawców i przedsiębiorców, • instytucje i sieci wspierające sektor MMP w objętych projektem regionach, • samorządy lokalne, • media, zwłaszcza te zaadresowane do przedsiębiorców, • popularne portale internetowe poświęcone tematyce biznesowej." W tym samym podrozdziale Wykonawca pisze również o pozyskaniu wsparcia patronów honorowych w postaci 5 Marszałków województw objętych programem. W podrozdziale 2.2.3.1.4. opisano dodatkowo relacje z mediami, wskazując na 15 partnerów medialnych, z którymi Wykonawca współpracował przy realizacji pierwszej edycji "Wschodu Biznesu", a którzy wyrazili zainteresowanie wsparciem kolejnej edycji projektu (str. 91). Wykonawca zaznaczył również, że "zakładamy pozyskanie do współpracy nowych mediów, dotychczas nie współpracujących przy projekcie" (str.91). Wykonawca nie znajduje uzasadnienia dla stwierdzenia, że w ofercie przedstawiono tylko 1 grupę partnerów, ponieważ zgodnie z ofertą wskazaliśmy wiele grup partnerów, z którymi bądź już współpracujemy, bądź nawiążemy współpracę po rozpoczęciu realizacji projektu. Zarzut II – "Wykonawca wskazał iż po rozpoczęciu realizacji projektu rozpocznie pozyskiwanie dalszych podmiotów (osób) do roli partnerów odpowiedzialnych za regionalną koordynację projektu. Zadaniem oceniającego te działania powinny zostać podjęte wcześniej, tak żeby nie wystąpił przestój we wstępnej (bardzo ważnej) fazie projektu ". Pozyskiwanie kolejnych partnerów wspierających promocję projektu, mogło rozpocząć się wyłącznie po podpisaniu umowy z Zamawiającym i tym samym rozpoczęciu realizacji projektu, bowiem wcześniej Wykonawca zgodnie z obowiązującym prawem, nie mógł zakładać, iż wygra przetarg i podpisywać jakichkolwiek umów o partnerstwie. Co więcej w podrozdziale 2.3 "Sekwencja działań promocyjnych" Wykonawca podkreślił, że "Na pierwszy, wstępny etap promocji projektu składać się będą działania przygotowawcze tj. opracowanie identyfikacji wizualnej, haseł reklamowych, materiałów promocyjnych i strony www programu, jak również zidentyfikowanie kluczowych partnerów lokalnych, patronów honorowych i medialnych, ze szczególnym uwzględnieniem partnerów, odpowiedzialnych za regionalną koordynację projektu oraz współpracujących z nimi bezpośrednich doradców przedsiębiorstw. W fazie tej będziemy dążyli do pełnego informowania potencjalnych partnerów o przyczynach wdrożenia projektu, wynikających z niego korzyściach i możliwościach oraz o zakładanych rezultatach. Będziemy intensywnie zabiegali o pozyskanie szerokiego poparcia dla projektu np. w formie ustnych i pisemnych rekomendacji, patronatów, opieki medialnej, porozumień o współpracy w zakresie promocji i rekrutacji. Jednocześnie pogłębimy współpracę z dotychczasowymi partnerami projektu "Wschód Biznesu", Na tym etapie skorzystamy przede wszystkim z narzędzi działań PR, marketingu bezpośredniego oraz sprzedaży osobistej". Poza tym należy zauważyć, iż ocenie zgodnie z SIWZ podlega "sposób promocji usługi oraz opis sposobu informowania opinii publicznej o rezultatach szkoleń i doradztwa". Sposób promocji usługi jest zgodnie z SIWZ częścią tejże usługi (przedmiotu zamówienia). Usługa rozpoczyna się dopiero w momencie podpisania umowy z Zamawiającym, o rezultatach szkoleń tym bardziej możemy mówić dopiero po podpisania umowy (i wykonaniu przynajmniej części szkoleń). Reasumując, zarzut Oceniającego, iż Wykonawca nie pozyskał (przed zawarciem umowy na realizację usługi) i nie wskazał w ofercie (przed zawarciem umowy z Zamawiającym) partnerów odpowiedzialnych za regionalną koordynację projektu, stanowi rażące wykroczenie poza granice oceny zakreślone w SIWZ. Biorąc pod uwagę powyższe uzasadnienie, jednoznacznie stwierdzamy, że Oceniający nie miał podstaw do obniżenia punktacji za kryterium „Planowany sposób promocji usługi oraz opis sposobu informowania szerszej opinii publicznej o rezultatach szkoleń i doradztwa". Pkt 2.3) SIWZ Podkryterium: "Planowane metody rekrutacji uczestników i firm do udziału w usłudze, zapewniający osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem" Protestujący wnosi o zwiększenie liczby punktów z 9 na 10: Zarzut I – "Nie opisano, czy osoby chętne do udziału w szkoleniach będą dobierane pod względem poziomu wiedzy lub stopnia zaawansowania, czy też stanowiska ". Jak przedstawiono w Rozdziale 3.2. "Proces rekrutacji na potrzeby szkoleń/doradztwa/mentoringu" o doborze szkoleń dla beneficjentów decydował będzie bezpośredni doradca, który po zgłoszeniu się uczestnika do projektu ma przeprowadzić szczegółową diagnozę potrzeb uczestnika i na tej podstawie opracować krótkoterminowy plan działania w zakresie rozwoju jego kompetencji, zawierający konkretne wskazówki dotyczące wymaganych interwencji szkoleniowo-doradczych (str.112), cyt.: "Etap 3: Diagnoza potrzeb (opracowanie krótkoterminowego planu działania). Na tym etapie rekrutacji bezpośredniej podstawowym narzędziem będzie współpraca bezpośredniego doradcy przedsiębiorstwa z MMP w celu opracowania krótkoterminowego planu działania (rozwoju kompetencji MMP), zawierającego konkretne wskazówki dotyczące wymaganych interwencji szkoleniowo-doradczych, zmierzających do zaspokojenia zidentyfikowanych przez doradcę potrzeb beneficjenta. Plan rozwoju będzie zawierał szereg rekomendacji, których znaczna część powinna zostać zrealizowana poprzez działania projektu". Tak też osoby chętne do udziału w szkoleniach będą "dobierane" pod względem potrzeb w zakresie rozwoju własnych kompetencji. Struktura projektu była tak zaprojektowana, aby odpowiadać potrzebom MMP i proponować szkolenia dopasowane do uczestników, nie miała natomiast opierać się na dopasowaniu uczestników do szkoleń. Zatem w ocenie Protestującego zarzut jako nieuzasadniony nie powinien skutkować obniżeniem punktacji w tym podkryterium. Zarzut II – "Przedstawiono instytucje lokalne, z którymi Wykonawcy zamierza współpracować, jednak nie przedstawiono, na czym ta współpraca będzie polegała, w jaki sposób zostanie zorganizowana". Wykonawca w Rozdziale IV.3 pt. „Planowane metody rekrutacji uczestników i firm do udziału w usłudze, zapewniający osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem" szczegółowo opisuje zasady prowadzenia rekrutacji bezpośredniej, w ramach której przedstawia sieć partnerów lokalnych. Wykonawca podkreśla, że chciałby wykorzystać model rekrutacji bezpośredniej stworzony na potrzeby poprzedniej edycji projektu "Wschód Biznesu". W opisie ww. rozdziału oferty na str. 106 czytamy: "sieć koordynatorów lokalnych, blisko współpracujących z potencjalnymi beneficjentami, stworzyła strukturę doradczą...", "...24 firm szkoleniowo-doradczych, działając w lokalnym środowisku skutecznie zachęcały potencjalnych beneficjentów do udziału w programie", "Przedsiębiorcy zainteresowani uczestnictwem w programie będą mogli uzyskać pomoc u naszych lokalnych partnerów. Również doradcy będą się aktywnie angażować w proces rekrutacji, odbywając wizyty firmach" (str.108). Co więcej w podrozdziale 3.2. "Proces rekrutacji na potrzeby szkoleń / doradztwa/mentoringu" przedstawiona została sekwencja działań rekrutacyjnych, które opisują szczegółowo etapy rekrutacji bezpośredniej, w którą zaangażowane miałyby być współpracujące instytucje cyt.: Etap 2: Pozyskanie beneficjenta do udziału w projekcie. Faza ta będzie polegała na nawiązaniu kontaktu z osobami, które zgłosiły swoje zainteresowanie udziałem w projekcie. W tej fazie prowadzone będą wzmożone działania rekrutacyjne przedstawione w powyższej części niniejszego rozdziału. Dane kontaktowe do każdego, zidentyfikowanego potencjalnego beneficjenta zostaną przekazane wybranemu doradcy, którego zadaniem będzie przeprowadzenie bezpośredniego spotkania i przedstawienie pełnej oferty projektu. Na potrzeby działań rekrutacyjnych zakładamy przygotowanie "Przewodnika dla beneficjenta" – opracowania, które w sposób zwięzły i przystępny przedstawi zasady uczestnictwa w projekcie, obowiązujące procedury oraz korzyści wynikające z udziału w programie. Skutkiem powyższych działań ma być przekonanie beneficjenta do udziału w projekcie oraz pomoc doradcy przy prawidłowym wypełnieniu dokumentacji zgłoszeniowej. Na tym etapie zostanie dokonana ostateczna weryfikacja formalna beneficjenta. Etap 3: Diagnoza potrzeb (opracowanie krótkoterminowego planu działania). Na tym etapie rekrutacji bezpośredniej podstawowym narzędziem będzie współpraca bezpośredniego doradcy przedsiębiorstwa z MMP w celu opracowania krótkoterminowego planu działania (rozwoju kompetencji MMP), zawierającego konkretne wskazówki dotyczące wymaganych interwencji szkoleniowo-doradczych, zmierzających do zaspokojenia zidentyfikowanych przez doradcę potrzeb beneficjenta. Plan rozwoju będzie zawierał szereg rekomendacji, których znaczna część powinna zostać zrealizowana poprzez działania projektu". Reasumując, w ocenie Protestującego, wskazany w karcie oceny ofert zarzut, skutkujący obniżeniem punktacji, nie znajduje potwierdzenia w treści oferty. Pkt 2.4) SIWZ Podkryterium "Planowany sposób realizacji dzialań w ramach usługi, w szczególności logistyka i organizacja działań szkoleniowych, doradczych i mentoringu oraz seminariów" Protestujący wnosi o zwiększenie punktów z 8 na 10 Zarzut I – "Nie wiadomo jakiej długości będą szkolenia planowane przez wykonawcę, czy i jak zostanie z nimi powiązane doradztwo ". Zarzut bezzasadny, gdyż Wykonawca podpisując ofertę automatycznie zaakceptował przedstawiony przez Zamawiającego SIWZ i zgodnie z punktami 5.1.5 (Ofertę programową szkoleń w Komponencie I Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia w terminie do 60 dni od daty podpisania umowy. Zatwierdzenie oferty programowej szkoleń jest warunkiem rozpoczęcia szkoleń przez Wykonawcę. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość zgłaszania dodatkowych tematów szkoleniowych (aktualizacji oferty programowej szkoleń) w trakcie realizacji umowy) i 5.1.6 (Oferta programowa szkolenia będzie zawierać: cele szkolenia, kategorie uczestników, liczbę godzin szkolenia, program i harmonogram szkolenia, metody szkolenia, rodzaje materiałów i pomocy szkoleniowych, sprzęt wykorzystywany w szkoleniu, rodzaj dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia i nabyte kwalifikacje) Zakresu Zadań Wykonawcy, i w ofercie na stronie 119 zaznaczył, iż w szczegółowej ofercie szkoleniowej podana zostanie liczba godzin. Dodatkowo, należy zaznaczyć, iż akceptując SIWZ, Wykonawca zaakceptował także informację, zawartą w punkcie 5.1.9 ZZW, gdzie Zamawiający określił, iż "Jeden dzień szkolenia obejmuje nie mniej niż 8 godzin lekcyjnych efektywnej pracy eksperta-wykładowcy. Dopuszcza się możliwość dzielenia dnia szkolenia na mniejsze moduły szkoleniowe, za uprzednią zgodą Zamawiającego". Jednocześnie należy zwrócić uwagę na fakt, iż na stronach 123, 124 i 125 Wykonawca zaprezentował listę szkoleń wraz z ich tematyką oraz czasem trwania, a w komentarzach na stronach 125, 126 oraz 165 wyraźnie zaznaczył, iż ponieważ przedsiębiorcy preferują szkolenia krótkie, nie odciągające ich na dłuższy okres czasu od obowiązków służbowych, planowane są szkolenia w różnych konfiguracjach (całościowe lub modułowe) o jednorazowym czasie trwania nie przekraczającym 3 dni. Należy jednakże przede wszystkim pamiętać, iż zgodnie z pkt. 1.5 i 1.6 oraz 6.1.5 projekt ma odpowiadać, na rzeczywiste potrzeby grupy docelowej, zatem szkolenia lub inne działania projektu będą odpowiedzią na konkretną potrzebę MMP i będą stanowić spójny element całego planu rozwoju, a nie jedynie chwilową interwencję, zaspokajającą rzeczywiste (lub domniemane) oczekiwania beneficjenta. W związku z powyższym niemożliwe jest założenie z góry dokładnej liczby godzin szkolenia, którego tematyka oraz zakres nie są znane Wykonawcy w momencie składania oferty. Równie bezzasadny i zaskakujący jest zarzut dotyczący braku powiązania szkoleń i doradztwa, zwłaszcza mając na uwadze przewijającą się przez wszystkie rozdziały oferty Wykonawcy metodologię realizacji usług szkoleniowych i doradczych stanowiącą trzon wszystkich działań projektu, a która w dużym uproszczeniu zakłada następujący proces interakcji z każdym beneficjentem: 1. usługa doradcza polegająca na diagnozie potrzeb beneficjenta i opracowaniu krótkoterminowego planu działania (KPD), będącego w pewnym sensie planem szkoleń i działań doradczych na rzecz beneficjenta 2. szkolenia, doradztwo oraz mentoring dostosowane do potrzeb beneficjenta i zaplanowane w KPD 3. opracowanie długoterminowego planu działania dla beneficjenta, będącego swoistym "biznes planem" dla beneficjenta na najbliższy okres czasu (na ogół l roku) po zakończeniu uczestnictwa w projekcie. Dodatkowo, proces ten jest wstępnie opisany w rozdziale 3, oraz bardzo szczegółowo w rozdziale 4 oferty Wykonawcy, a zwłaszcza niezwykle precyzyjnie zaprezentowany na str. 130 (schemat "Przebieg procesu szkoleniowego), jak również str. 149 (schemat "Modelowy proces doradztwa"). Zarzut Oceniającego świadczy o tym, iż Oceniający nie zauważył tych szczegółowych opisów w kilku miejscach oferty, co potwierdza stanowisko Protestującego, iż ocena ta winna zostać powtórzona. Zarzut II – "Nie przewidziano rozwiązania dla sytuacji, w której na dane szkolenie nie zostanie skompletowana grupa odpowiednio liczna" Zarzut bezzasadny, gdyż Wykonawca zarzut przedstawiony przez Oceniającego dostrzegł jako istotny element zagrożenia w osiągnięciu zakładanej liczby osób oraz firm objętych usługą oraz pozostałych wskaźników. W rozdziale 6 na stronach 220 – 221, w punkcie 6 pod tytułem "Zróżnicowanie wiedzy i potrzeb uczestników szkoleń", Wykonawca przedstawił zarówno działania zapobiegawcze jak i metodę naprawczą w sytuacji, gdy wystąpią: trudności w budowaniu grup szkoleniowych odzwierciedlających jednolity poziom zaawansowania uczestników, trudności w dostosowaniu tematyki szkoleń i jakości ćwiczeń dających największe korzyści, postrzeganie szkoleń przez część uczestników, jako zbyt łatwych lub za trudnych, rozminięcie się oczekiwań części beneficjentów z rzeczywiście otrzymaną pomocą. Wymienione sytuacje, de facto, powodują, że na dane szkolenie nie zostanie skompletowana odpowiednio liczna grupa. Działania zapobiegawcze, zgodnie z opisem, będą realizowane już na etapie rekrutacji poprzez równoległe formowanie kilku grup i swoistą "segmentację" poziomu uczestników, dążąc do formowania maksymalnie homogenicznych grup szkoleniowych. "W celu minimalizacji ryzyka występowania opisywanego tu zagrożenia należy: w procesie rekrutacji na szkolenia dążyć do organizowania wysoce homogenicznych grup uczestników poprzez zaproponowany przez nas zaawansowany system zarządzania informacją o szkoleniach, który m.in. uwzględnia zarówno oczekiwania beneficjentów, jak i formalną klasyfikację ich przedsiębiorstw (np. według wielkości, poziomu wiedzy, itp.); na bieżąco monitorować przebieg poszczególnych szkoleń w celu formułowania wniosków, co do odpowiedniego składu grup szkoleniowych w zestawieniu z prezentowanymi treściami; wnioski te służyć powinny do wdrażania ewentualnych korekt/modyfikacji w ramach procesu rekrutacji na szkolenia". Z kolei metoda naprawcza, przewiduje, iż "od momentu, gdy utworzona grupa szkoleniowa rozpoczyna zajęcia, trener prowadzący dokonuje weryfikacji oczekiwań oraz oszacowania poziomu wiedzy poszczególnych uczestników. Może stanowić to pierwszy sygnał dotyczący omawianego zagrożenia. W przypadku kłopotliwej niejednorodności grupy uczestniczącej w zajęciach istnieje ograniczona możliwość (w ramach zatwierdzonego programu szkoleniowego) dostosowania tematyki i poziomu przekazu do zweryfikowanych, rzeczywistych potrzeb beneficjentów. Dodatkowo trener, mając obowiązek przekazania po szkoleniu spostrzeżeń dotyczących zaobserwowanych nieprawidłowości, przyczynia się do uruchomienia mechanizmów korygujących działania rekrutacyjne oraz w uzasadnionych przypadkach korekt programów szkoleniowych. W szczególnych sytuacjach możliwa jest wymiana uczestników pomiędzy grupami, zmierzająca do stworzenia grup o różnych poziomach zaawansowania". Ponadto w rozdziale 3 oferty, ba stronach od 113 do 114 przedstawiono wszystkie możliwe warianty efektów procesu rekrutacji wraz z proponowanymi działaniami Wykonawcy. Zagrożenie o jakim wspomina Oceniający wymienione jest w Tabeli nr.3.3 a obok niego przedstawiono szczegółowo cztery warianty działań zapobiegawczo-naprawczych. Dodatkowo stwierdzić należy, iż w tym podkryterium, zgodnie z pkt 2.4) SIWZ, oceniana miała być logistyka i organizacja działań szkoleniowych, doradczych i mentoringu oraz seminariów zapewniająca prawidłową, sprawną i terminową realizację działań, a nie potencjalne problemy z zapewnieniem wystarczającej liczby uczestników projektu, które to zagadnienie było oceniane w podkryterium określonym w pkt 2.6) SIWZ „Identyfikacja potencjalnych zagrożeń w osiągnięciu zakładanej liczby osób oraz firm objętych usługą oraz pozostałych wskaźników, a także wskazane metody naprawcze”. Zatem odjęcie punktów w tym podkryterium nie tylko znajduje uzasadnienia w treści oferty Protestującego, lecz także zostało dokonane w sposób niezgodny z opisem oceny ofert określonym w SIWZ. Pkt 2.6) SIWZ Podkryterium: "Identyfikacja potencjalnych zagrożeń w osiągnięciu zakładanej liczby osób oraz firm objętych usługą oraz pozostałych wskaźników, a także wskazane metody naprawcze, w przypadku wystąpienia trudności w realizacji wskaźników zawartych w Zakresie Zadań Wykonawcy" Protestujący wnosi o zwiększenie liczby punktów z 9 na 10: Zarzut I – „Potencjalnym zagrożeniem dla realizacji projektu, które nie zostało wskazane w ofercie jest nie zebranie odpowiedniej liczby mentorów. W przypadku wystąpienia niedoborów chętnych mentorów, nie przedstawiono metod naprawczych, jakie zastosuje Wykonawca, by zrealizować założoną liczbę sesji mentoringowych (prowadzonych przez mentorów, a nie doradców) ". Należy zwrócić uwagę, iż dwaj inni oceniający wskazali, iż Wykonawca przedstawił w ofercie pełną identyfikację potencjalnych zagrożeń. Dodatkowo, należy wskazać, iż zadaniem wykonawcy było wskazanie potencjalnych zagrożeń w osiągnięciu zakładanej liczby osób oraz firm objętych usługą oraz pozostałych wskaźników oraz zaproponowanie metod naprawczych zapewniających realizację wskaźników zawartych w ZZW. Wykonawca wymienił 17 potencjalnych zagrożeń, które jego zdaniem mogą mieć wpływ na zakładaną liczbę osób. Pamiętać należy, że liczbę zagrożeń można mnożyć w nieskończoność. Tym samym Wykonawca, który realizował pierwszą edycję projektu, w oparciu o posiadane praktyczne doświadczenia przedstawił tylko te które były w jego ocenie najbardziej prawdopodobne/potencjalne. W ocenie Wykonawcy, zagrożenie takie nie może wystąpić, gdyż podczas realizacji poprzedniej edycji projektu, Wykonawca zatrudniał grupę 25 mentorów, którzy zrealizowali 114 spotkań mentoringowych. Wszystkie te osoby przeszły skrupulatny proces weryfikacji Zamawiającego i zrealizowały usługi, które zostały ocenione przez 98% uczestników spotkań jako niezwykle pożyteczne. Wykonawca nadal ma możliwość zatrudnienia tych osób, dysponuje sprawdzoną metodologią prowadzenia i organizacji tych spotkań, oraz zaplanował w ofercie liczbę spotkań zbliżoną od zrealizowanej poprzednio (100 spotkań) i w konsekwencji nie ma jakichkolwiek podstaw do postrzegania tego elementu jako zagrożenia osiągnięcia oczekiwanych przez Zamawiającego wskaźników. Należy zwrócić także uwagę na fakt, iż na stronach 156 i 157 oferty, Wykonawca wykazał dane liczbowe dotyczące doświadczenia w zakresie realizacji usług mentoringowych, co nie zostało w ogóle dostrzeżone przez Oceniającego. Zdaniem Protestującego rzeczywistym zagrożeniem jest postrzeganie mentora jako osoby, która w sposób nieupoważniony wywyższa się ponad innych przedsiębiorców, a nie brak liczby mentorów. Na takiej samej zasadzie można by zarzucić, iż nie przewidziano wystarczającej liczby trenerów. Jednakże problemy kadrowe Zamawiającego, nie powinny być brane pod uwagę w tym punkcie, gdyż potencjał Wykonawcy wynika z rozdziału 5, a w tym punkcie żaden z oceniających nie miał wątpliwości, iż zarządzanie usługą oraz koordynacja i monitoring działań wchodzących w zakresu usługi zapewni prawidłową, sprawną i terminową realizacje działań. Dodatkowo, na stronie 156 oferty, przedstawione zostało działanie, które wyeliminuje ewentualne problemy kadrowe. Protestujący w swojej ofercie nie wskazał na niedobór mentorów jako na potencjalne zagrożenie, gdyż o ocenie Protestującego niedobór mentorów nie stanowi nawet potencjalnego zagrożenia dla projektu. Dzieje się tak dlatego, że o ile zagrożenie niedoborem trenerów i doradców wynika wprost z olbrzymiego popytu, jaki będzie na tego rodzaju usługi w 2009 i 2010 r. w związku z realizacją szkoleń współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej na masową skalę (rocznie szkolenia w naszym kraju będą dofinansowane w ramach priorytetów II i VIII Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na kwoty idące w setki milionów złotych), o tyle mentoring będzie dofinansowany tylko i wyłącznie w ramach przedmiotowego projektu (żaden inny dotychczasowy projekt nie zakłada wsparcia w tej formie). Ponadto mentorami zgodnie z SWIZ powinni być "praktycy biznesu, przede wszystkim wywodzący się z firm, które odniosły sukces na regionalnych rynkach". Liczba takich osób, jak nietrudno zauważyć, idzie w dziesiątki tysięcy (czego nie można powiedzieć np. o liczbie trenerów, zwłaszcza tych zajmujących się tematyką objętą niniejszym projektem) – a do projektu potrzeba zaangażować ok. kilku (do niewielu ponad 25) mentorów. Brak jakichkolwiek problemów z ich zaangażowaniem potwierdza także doświadczenie Protestującego z realizacji bliźniaczo podobnego projektu "Wschód biznesu" – zrealizowanego przez w Wykonawcę na zlecenie Zamawiającego. Na jakiej podstawie można w takim razie uznać niedobór mentorów za (nawet potencjalne) zagrożenie dla realizacji projektu? Pomimo, iż Oceniająca założyła, że niedobór mentorów stanowi takie zagrożenie, jednak założenie to nie zostało w żaden sposób uzasadnione na karcie indywidualnej oceny oferty. Wobec tego (abstrahując od kwestii merytorycznych poruszonych powyżej) należy uznać odjęcie Protestującemu jednego punktu w przedmiotowym kryterium za nieuzasadnione również pod względem formalnym. Oceniający Małgorzata M.: Pkt 2.3) SIWZ Podkryterium: "Planowane metody rekrutacji uczestników i firm do udziału w usłudze, zapewniający osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem" Protestujący wnosi o zwiększenie liczby punktów z 9 na 10: Zarzut I – "Brak opisu sposobu współpracy z lokalnymi firmami szkoleniowo - doradczymi w realizacji działań rekrutacyjnych. W ofercie wskazano firmy, które brały udział w projekcie "Wschód Biznesu" oraz współpracowały przy innych projektach, nie opisano jednak, jak ma wyglądać współpraca z tymi firmami w ramach projektu, będącego przedmiotem postępowania", Wykonawca w Rozdziale IV.3 pt. „Planowane metody rekrutacji uczestników i firm do udziału w usłudze, zapewniający osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem" szczegółowo opisuje zasady prowadzenia rekrutacji bezpośredniej, w ramach której przedstawia sieć partnerów lokalnych. Wykonawca podkreśla, że chciałby wykorzystać model rekrutacji bezpośredniej stworzony na potrzeby poprzedniej edycji projektu "Wschód Biznesu". W opisie ww. rozdziału oferty na str. 106 czytamy: "sieć koordynatorów lokalnych, blisko współpracujących z potencjalnymi beneficjentami, stworzyła strukturę doradczą ... ", "...24 firm szkoleniowo-doradczych, działając w lokalnym środowisku skutecznie zachęcały potencjalnych beneficjentów do udziału w programie", "Przedsiębiorcy zainteresowani uczestnictwem w programie będą mogli uzyskać pomoc u naszych lokalnych partnerów. Również doradcy będą się aktywnie angażować w proces rekrutacji, odbywając wizyty firmach" (str.108). Co więcej w podrozdziale 3.2. "Proces rekrutacji na potrzeby szkoleń / doradztwa/mentoringu" przedstawiona została sekwencja działań rekrutacyjnych, które opisują szczegółowo etapy rekrutacji bezpośredniej, w którą zaangażowane miałyby być współpracujące instytucje cyt.: Etap 2: Pozyskanie beneficjenta do udziału w projekcie. Faza ta będzie polegała na nawiązaniu kontaktu z osobami, które zgłosiły swoje zainteresowanie udziałem w projekcie. W tej fazie prowadzone będą wzmożone działania rekrutacyjne przedstawione w powyższej części niniejszego rozdziału. Dane kontaktowe do każdego, zidentyfikowanego potencjalnego beneficjenta zostaną przekazane wybranemu doradcy, którego zadaniem będzie przeprowadzenie bezpośredniego spotkania i przedstawienie pełnej oferty projektu. Na potrzeby działań rekrutacyjnych zakładamy przygotowanie "Przewodnika dla beneficjenta" -opracowania, które w sposób zwięzły i przystępny przedstawi zasady uczestnictwa w projekcie, obowiązujące procedury oraz korzyści wynikające z udziału w programie. Skutkiem powyższych działań ma być przekonanie beneficjenta do udziału w projekcie oraz pomoc doradcy przy prawidłowym wypełnieniu dokumentacji zgłoszeniowej. Na tym etapie zostanie dokonana ostateczna weryfikacja formalna beneficjenta. Etap 3: Diagnoza potrzeb (opracowanie krótkoterminowego planu działania). Na tym etapie rekrutacji bezpośredniej podstawowym narzędziem będzie współpraca bezpośredniego doradcy przedsiębiorstwa z MMP w celu opracowania krótkoterminowego planu działania (rozwoju kompetencji MMP), zawierającego konkretne wskazówki dotyczące wymaganych interwencji szkoleniowo-doradczych, zmierzających do zaspokojenia zidentyfikowanych przez doradcę potrzeb beneficjenta. Plan rozwoju będzie zawierał szereg rekomendacji, których znaczna część powinna zostać zrealizowana poprzez działania projektu". Dodatkowo w rozdziale 5, na str. 170 oraz stronach od 175 do 177 szczegółowo opisano aspekty organizacyjne współpracy lokalnymi firmami szkoleniowo-doradczymi, co powinno pomóc osobie oceniającej znaleźć odpowiedź na nurtującą ją wątpliwości. Przytoczone argumenty wskazują, że Wykonawca opisuje na czym polegać ma współpraca z przedstawionymi instytucjami w ramach rekrutacji bezpośredniej, w którą te instytucje miałyby być zaangażowane, dlatego też obniżenie punktacji jest bezzasadne. Pkt 2.4) SIWZ Podkryterium: "Planowany sposób realizacji działań w ramach usługi, w szczególności logistyka i organizacja działań szkoleniowych, doradczych i mentoringu oraz seminariów" Protestującywnosi o zwiększenie punktów z 7 na 10 Zarzut I – "Brak informacji, jakiej długości szkolenia są zakładane (jaka będzie skala szkoleń jednodniowych i dwudniowych) Zarzut bezzasadny, gdyż Wykonawca podpisując ofertę automatycznie zaakceptował przedstawiony przez Zamawiającego SIWZ i zgodnie z punktami 5.1.5 (Ofertę programową szkoleń w Komponencie I Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia w terminie do 60 dni od daty podpisania umowy. Zatwierdzenie oferty programowej szkoleń jest warunkiem rozpoczęcia szkoleń przez Wykonawcę. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość zgłaszania dodatkowych tematów szkoleniowych (aktualizacji oferty programowej szkoleń) w trakcie realizacji umowy) i 5.1.6 (Oferta programowa szkolenia będzie zawierać: cele szkolenia, kategorie uczestników, liczbę godzin szkolenia, program i harmonogram szkolenia, metody szkolenia, rodzaje materiałów i pomocy szkoleniowych, sprzęt wykorzystywany w szkoleniu, rodzaj dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia i nabyte kwalifikacje) Zakresu Zadań Wykonawcy, i w ofercie na stronie 119 zaznaczył, iż w szczegółowej ofercie szkoleniowej podana zostanie liczba godzin. Dodatkowo, należy zaznaczyć, iż akceptując SIWZ, Wykonawca zaakceptował także informację, zawartą w punkcie 5.1.9 ZZW, gdzie Zamawiający określił, iż "Jeden dzień szkolenia obejmuje nie mniej niż 8 godzin lekcyjnych efektywnej pracy eksperta-wykładowcy. Dopuszcza się możliwość dzielenia dnia szkolenia na mniejsze moduły szkoleniowe, za uprzednią zgodą Zamawiającego". Z tym, że należy pamiętać, iż projekt ma odpowiadać, na rzeczywiste potrzeby grupy docelowej, zatem szkolenia lub inne działania projektu będą odpowiedzią na konkretną potrzebę MMP i będą stanowić spójny element całego planu rozwoju, a nie jedynie chwilową interwencję, zaspokajającą rzeczywiste (lub domniemane) oczekiwania beneficjenta. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na fakt, iż na stronach 123, 124 i 125 Wykonawca zaprezentował listę szkoleń wraz z ich tematyką oraz czasem trwania, a w komentarzach na stronach 125, 126 oraz 165 wyraźnie zaznaczył, iż ponieważ przedsiębiorcy preferują szkolenia krótkie, nie odciągające ich na dłuższy okres czasu odo obowiązków służbowych, planowane są szkolenia w różnych konfiguracjach (całościowe lub modułowe) o jednorazowym czasie trwania nie przekraczającym 3 dni. Należy jednakże przede wszystkim pamiętać, iż zgodnie z pkt. 1.5 i 1.6 oraz 6.1.5 projekt ma odpowiadać, na rzeczywiste potrzeby grupy docelowej, zatem szkolenia lub inne działania projektu będą odpowiedzią na konkretną potrzebę MMP i będą stanowić spójny element całego planu rozwoju, a nie jedynie chwilową interwencję, zaspokajającą rzeczywiste (lub domniemane) oczekiwania beneficjenta. W związku z powyższym niemożliwe jest założenie z góry dokładnej liczby godzin szkolenia, którego tematyka oraz zakres nie są w znane Wykonawcy w momencie składania oferty. Zarzut II – "Brak informacji na temat sposobu kompletowania grup tak, aby zapewnić, iż każdy beneficjent otrzyma potrzebne mu szkolenie, w przypadku zróżnicowania potrzeb szkoleniowych beneficjentów i niemożności stworzenia grup z danej gminy". Zarzut bezzasadny, gdyż Wykonawca zarzut przedstawiony przez Oceniającego dostrzegł jako istotny element zagrożenia w osiągnięciu zakładanej liczby osób oraz firm objętych usługą oraz pozostałych wskaźników. W rozdziale 6 na stronach 220 - 221, w punkcie 6 pod tytułem "Zróżnicowanie wiedzy i potrzeb uczestników szkoleń", Wykonawca przedstawił zarówno działania zapobiegawcze jak i metodę naprawczą w sytuacji, gdy wystąpią: trudności w budowaniu grup szkoleniowych odzwierciedlających jednolity poziom zaawansowania uczestników, trudności w dostosowaniu tematyki szkoleń i jakości ćwiczeń dających największe korzyści, postrzeganie szkoleń przez część uczestników, jako zbyt łatwych lub za trudnych, rozminięcie się oczekiwań części beneficjentów z rzeczywiście otrzymaną pomocą. Wymienione sytuacje, de facto, powodują, że na dane szkolenie nie zostanie skompletowana odpowiednio liczna grupa. Działania zapobiegawcze, zgodnie z opisem, będą realizowane już na etapie rekrutacji poprzez równoległe formowanie kilku grup i swoistą "segmentację" poziomu uczestników, dążąc do formowania maksymalnie homogenicznych grup szkoleniowych. "W celu minimalizacji ryzyka występowania opisywanego tu zagrożenia należy: w procesie rekrutacji na szkolenia dążyć do organizowania wysoce homogenicznych grup uczestników poprzez zaproponowany przez nas zaawansowany system zarządzania informacją o szkoleniach, który m.in. uwzględnia zarówno oczekiwania beneficjentów, jak i formalną klasyfikację ich przedsiębiorstw (np. według wielkości, poziomu wiedzy, itp.); na bieżąco monitorować przebieg poszczególnych szkoleń w celu formułowania wniosków, co do odpowiedniego składu grup szkoleniowych w zestawieniu z prezentowanymi treściami; wnioski te służyć powinny do wdrażania ewentualnych korekt/modyfikacji w ramach procesu rekrutacji na szkolenia". Z kolei metoda naprawcza, przewiduje, iż "od momentu, gdy utworzona grupa szkoleniowa rozpoczyna zajęcia, trener prowadzący dokonuje weryfikacji oczekiwań oraz oszacowania poziomu wiedzy poszczególnych uczestników. Może stanowić to pierwszy sygnał dotyczący omawianego zagrożenia. W przypadku kłopotliwej niejednorodności grupy uczestniczącej w zajęciach istnieje ograniczona możliwość (w ramach zatwierdzonego programu szkoleniowego) dostosowania tematyki i poziomu przekazu do zweryfikowanych, rzeczywistych potrzeb beneficjentów. Dodatkowo trener, mając obowiązek przekazania po szkoleniu spostrzeżeń dotyczących zaobserwowanych nieprawidłowości, przyczynia się do uruchomienia mechanizmów korygujących działania rekrutacyjne oraz w uzasadnionych przypadkach korekt programów szkoleniowych. W szczególnych sytuacjach możliwa jest wymiana uczestników pomiędzy grupami, zmierzająca do stworzenia grup o różnych poziomach zaawansowania". Bezzasadność tego zarzutu staje się aż nadto oczywista jeśli weźmiemy pod uwagę przewijającą się przez wszystkie rozdziały oferty Wykonawcy metodologię realizacji usług szkoleniowych i doradczych stanowiącą trzon wszystkich działań projektu, a która w dużym uproszczeniu zakłada następujący proces interakcji z każdym beneficjentem: 1. Usługa doradcza polegająca na diagnozie potrzeb beneficjenta i opracowaniu krótkoterminowego planu działania (KPD), będącego w pewnym sensie planem szkoleń i działań doradczych na rzecz beneficjenta. 2. Szkolenia, doradztwo oraz mentoring dostosowane do potrzeb beneficjenta i zaplanowane w KPD. 3. Opracowanie długoterminowego planu działania dla beneficjenta, będącego swoistym "biznes planem" dla beneficjenta na najbliższy okres czasu ( na ogół 1 roku) po zakończeniu uczestnictwa w projekcie. Dodatkowo, proces diagnozowania potrzeb i tworzenia oferty szkoleniowej, a co z tym idzie kompletowania grup szkoleniowych, jest wstępnie opisany w rozdziale 3, oraz bardzo szczegółowo w rozdziale 4 oferty Wykonawcy, a zwłaszcza niezwykle precyzyjnie zaprezentowany na str. 130 (schemat "Przebieg procesu szkoleniowego), jak również str. 149 (schemat "Modelowy proces doradztwa"). Zarzut III – "Zgodnie z zapisami SIWZ mentoring powinien być prowadzony przez przedsiębiorców, którzy odnieśli sukces rynkowy a tylko w uzasadnionych przypadkach, za zgodą Zamawiającego przez doradców. Tymczasem z treści oferty wynika, że mentoring w dużej części prowadzić będą doradcy", Zarzut bezzasadny gdyż na stronach 157 -158 Wykonawca pisze: "W procesie selekcji mentorów, których zaprosimy do wystąpienia podczas spotkań mentoringowych, weźmiemy pod uwagę zarówno ich osiągnięcia zawodowe, jak i osobiste predyspozycje do należytego wypełnienia roli mentora. Zgodnie z prezentowaną przez nas metodologią szczególny nacisk położymy na kilka następujących aspektów: • mentor będzie osobą sukcesu – uznanym autorytetem i wzorem do naśladowania dla mniej doświadczonych przedsiębiorców, • mentor będzie praktykiem biznesu, • w jego towarzystwie osoby uczące się będą czuły się bezpiecznie, • mentor będzie miał wolę dzielenia się swoimi doświadczeniami, wiedzą, etc., • mentor będzie posiadał umiejętność przekazywania w przystępny sposób wiedzy oraz opisywania swoich doświadczeń, • mentor będzie posiadał umiejętność zmotywowania uczestników spotkań do pogłębiania wiedzy, wykorzystywania prezentowanych rozwiązań, doświadczeń i kontynuacji osobistego rozwoju, • mentor będzie się wywodzić z grona regionalnych liderów biznesu, a jego praktyczna wiedza będzie uwiarygodniać jego osobę w oczach beneficjentów, • mentor będzie otwarcie dzielił się z beneficjentami swoim doświadczeniem w prowadzeniu firmy, zarządzaniu oraz udzielać będzie szeregu praktycznych rad i wskazówek." Należy przy tym pamiętać, iż podpisując ofertę Wykonawca zaakceptował SIWZ i tym samym zaakceptował wymóg, aby mentor był praktykiem biznesu, zgodnie z pkt 6.2.1 i 6.2.3 Zakresu Zadań Wykonawcy. Zarzut IV – "Wątpliwości budzi koncepcja 2-3 godzin śniadania lub lunch biznesowego. Nawet biorąc pod uwagę ograniczony czas, jakim dysponują potencjalni mentorzy, czas poświęcony na spotkanie mentoringowe wydaje się zbyt krótki". Zarzut bezzasadny. Zamawiający nie podał konkretnej ilości godzin, jaka ma być przeznaczona na menitoring. Tym samym należy wnioskować, iż Zamawiający oczekiwał od Wykonawcy propozycji. Zgodnie z pytaniem nr. 15 "Jaką liczbę godzin powinno obejmować jedno spotkanie prowadzone przez mentorów-praktyków biznesu?", Zamawiający odpowiedział następująco "...Biorąc pod uwagę charakter i cel spotkań mentoringowych, mogą one trwać średnio 4 godz". Należy zwrócić, uwagę, iż Zamawiający udzielając odpowiedzi napisał mogą, a nie muszą. Przy tym zaznaczył średnio 4 godziny, a nie 4 godziny. Tak sformułowana odpowiedz daje możliwość wyboru liczby godzin, tak aby działanie przyniosło wymierny efekt. Pamiętajmy, że jest to propozycja, skoro Zamawiający sam z góry nie narzucił liczby godzin, to wnioskować, należy iż oczekiwał od Wykonawcy propozycji. Tym samym nie powinno to wpływać na obniżenie oceny. Oferta stanowi jedną całość i jest spójna, tym samym niezwykle krzywdzące dla Wykonawcy są działania Oceniających, którzy niejako wyrywali pojedyncze zdania z kontekstu i odejmowali za nie punkty, nie uwzględniając całości treści zawartej w ofercie. III. Mając na uwadze argumentację przedstawioną powyżej, Protestujący stwierdza, iż ocena oferty Protestującego dokonana została w sposób niezgodny z opisanym w SIWZ. Wnosimy zatem o powtórzenie oceny oferty Protestującego z uzgodnieniem zarzutów opisanych powyżej. IV. Jednocześnie, Protestujący podnosi, iż dokonując oceny oferty Konsorcjum DGA, Zamawiający naruszył zasadę uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców zawyżając tę ocenę w stosunku do kryteriów opisanych w SIWZ. Poniżej Protestujący przedstawia analizę oceny oferty uznanej za najkorzystniejszą, w poszczególnych kryteriach. Oceniający I: Justyna N. – skrót JN Oceniający II: Andrzej S. – skrót AS Oceniający III: Małgorzata M. – skrót MM Pkt 2.2) SIWZ: Podkryterium: "Planowany sposób promocji usługi oraz opis sposobu informowania opinii publicznej o rezultatach szkoleń i doradztwa" Ocena JN: 4 na 5 pkt. Ocena AS: 4 na 5 pkt. Ocena MM: 4 na 5 pkt. Zarzut 1: "Opis promocji wskazuje jednak, że jest nastawiona tylko na rekrutację, brak funkcji informacyjnej". Przyznana punkcja: 4 pkt Zgodnie z ZZW pkt 9.2. zadaniem Wykonawcy w ramach promocji usługi jest informowanie opinii publicznej o rezultatach szkoleń i doradztwa, cyt: "Wykonawca przygotuje szczegółowy program promocji zawierający propozycję motywacji grup docelowych do uczestnictwa. Program promocji będzie zawierał również opis sposobu informowania szerszej opinii publicznej o postępach i rezultatach szkoleń i doradztwa". Obowiązek informowania opinii publicznej wynika również z Księgi Beneficjenta – Księga wzorów materiałów promocyjno- informacyjnych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, gdzie jest jasno napisane na str.2, cyt.: "Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych kierowanych do opinii publicznej, informujących o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską zgodnie z wymogami, o których mowa w rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności ...". Dalej czytamy, cyt.: "Stosowanie zasad i rozwiązań przyjętych w tym dokumencie jest obligatoryjne dla wszystkich instytucji zaangażowanych w działania informacyjne i promocyjne Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Europejskiego Funduszu Społecznego". Co więcej "Działania informacyjno-promocyjne zaplanowane w ramach projektu powinny zostać opisane we wniosku o dofinansowanie projektu, jako jedno z zadań w ramach projektu, a zakres planowanych zadań, jak i środki i kanały informacyjne powinny być planowane racjonalnie i efektywnie, mając na uwadze, iż głównym celem działań informacyjno-promocyjnych jest wypełnienie wszelkich wymagań związanych z oznaczaniem projektu, a także promocja Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z założeniami promocji i informacji Programu opisanymi w Planie Komunikacji PO KL". Konieczność prowadzenia działań informacyjnych w ramach wdrażanych projektów w ramach POKL jest obowiązkiem obligatoryjnym i nie może być pomijana przez żadnego z Wykonawców. W kryterium oceny obowiązek informowania znajduje się na równorzędnej pozycji z planowanym sposobem promocji usługi, dlatego też przyznawana punktacja powinna w stopniu proporcjonalnym odnosić się do obu elementów kryterium. Tym samym nie zastosowanie się do wytycznych ZZW oraz szczegółowych wytycznych Unii Europejskiej w zakresie promocji projektów realizowanych w ramach PO KL nie może skutkować obniżeniem punktacji o tylko 1 pkt w skali 5. Zarzut 2: Brak zdefiniowania grup docelowych kampanii promocyjno-informacyjnej (grupy docelowe usługi szkoleniowej nie są jednoznaczne grupami docelowymi kampanii promocyjnej). Przyznana punkcja: 4 pkt Zgodnie z opinią Oceniającego Wykonawca nie zdefiniował grup docelowych kampanii promocyjno-informacyjnej, co stało się podstawą obniżenia punktacji o 1 punkt. Tymczasem zgodnie z ZZW pkt 9.1. i 9.2. Wykonawca zobligowany był do przeprowadzenia kampanii promocyjnej w taki sposób " ... aby zapewnić dotarcie do grup docelowych, prowadzących działalność na terenie województw objętych Usługą, z informacją o organizowanych szkoleniach, doradztwie i mentoringu oraz korzyściach wynikających z uczestnictwa (…). Wykonawca przygotuje szczegółowy program promocji zawierający propozycję motywacji grup docelowych do uczestnictwa. Konieczność określenia grup docelowych jest podstawowym zadaniem przy opracowywaniu planu promocji. Strategia promocji nie może powstać bez wcześniejszego określenia grup, do której jest adresowana. Już na poziomie Planu komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 na str. 12 czytamy: "Efektywna informacja musi posiadać wyraźnie wskazanego adresata – od określenia rodzaju podmiotu (m.in. mały przedsiębiorca, gmina, organizacja pozarządowa) po uwzględnienie kontekstu terytorialnego i specyfiki lokalnej. W ramach działań informacyjno- promocyjnych używane będą różnorakie narzędzia komunikacyjne. Ich zakres powinien być dostosowany do odpowiedniej grupy odbiorców. Charakter przekazu powinien determinować rodzaj reklamy i informacji oraz kanał komunikacji używany dla odpowiedniej grupy docelowej. Bardzo ważny jest również dobór odpowiednich mediów. Za każdym razem należy przeanalizować i wziąć po uwagę informacje nt. grup docelowych i mediów, z których te grupy najczęściej czerpią informacje. Nie określenie przez Wykonawcę grup docelowych kampanii podważa planowany sposób promocji usługi, bowiem jak czytamy na str. 8 Planu komunikacji PO KL 2007-2013 "Narzędzia i metody działań informacyjnych i promocyjnych muszą być precyzyjnie dobrane do potrzeb i charakterystyki danej grupy/kategorii wewnątrz grupy docelowej". Tym samym nieokreślenie grup docelowych jest podstawą do zakwestionowania przygotowanego planu promocji usługi. Biorąc pod uwagę powyższe, nieokreślenie grupy docelowej kampanii nie powinno skutkować obniżeniem punktacji wyłącznie o 1 punkt, a obniżeniem punktacji do zera. Pkt 2.3 SIWZ Podkryterium: Planowane metody rekrutacji uczestników i firm do udziału w usłudze, zapewniający osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem Ocena JN: 8 na 10 pkt. Ocena AS: 8 na 10 pkt. Ocena MM: 7 na 10 pkt. Zarzut 1: "Spotkania mentoringowe nie powinny być traktowane jako element rekrutacji beneficjentów do projektu". Przyznana punkcja: 8 pkt Zgodnie z opinią Oceniającego Konsorcjum DGA potraktowało spotkania mentoringowe jako element rekrutacji co stało się między innymi podstawą obniżenia punktacji o 2 pkt. Zgodnie z pkt.3 ZZW spotkania mentoringowe są komponentem II i nie mogą być one traktowane jako element rekrutacji, cyt.: "Komponent II – Podnoszenie umiejętności tworzenia, rozwijania i promowania produktów i usług poprzez świadczone dla przedsiębiorców usługi doradcze oraz mentoring". Jak wynika z komentarzy Oceniających, Wykonawca zaproponował metodologię sprzeczną z założeniami SIWZ, zagrażającą realizacji podstawowych celów określonych w ZZW, a w konsekwencji powinien uzyskać minimalną liczbę punktów w tym obszarze. Zarzut 2: "W opisie metod rekrutacji przyznano pierwszeństwo w skorzystaniu z mentoringu osobom, które skorzystały ze szkoleń i z doradztwa, jednak w innych częściach wniosku nie przewidziano możliwości zrekrutowania osób tylko do usługi mentoringu. Nie zaplanowano także w którym momencie będzie prowadzona rekrutacja do tego komponentu, czy razem z rekrutacją do innych komponentów, czy dopiero wtedy, gdy nie będzie chętnych do skorzystania z mentoringu. Zbyt ogólnie i skrótowo opisano metody rekrutacji do komponentu III – nie wiadomo do kogo konkretnie z regionów zamierza dotrzeć wykonawca. Wskazano jedynie, że będą to przedstawiciele samorządów terytorialnych, otoczenia biznesu. Ponadto opisane metody rekrutacji uczestników seminariów nie gwarantują zebrania zakładanej grupy, gdyż są to działania dość skromne – wysyłka pocztą zaproszeń, Działania rekrutacyjne powinny opierać się na bardziej osobistym kontakcie, gdyż są skierowane do osób, dla których udział w tego typu przedsięwzięciach jest zajęciem dodatkowym." Przyznana punkcja: 8 pkt Zgodnie z opinią Oceniającego Konsorcjum DGA nie przewidziało działań rekrutacyjnych osób do usługi mentoringu, zaś metody rekrutacji do Komponentu III zostały opisane zbyt ogólnie a grupy docelowe działań nie są konkretnie określone, co stało się podstawą do obniżenia punktacji o 2 pkt. Organizacja spotkań mentoringowych jest obowiązkiem Wykonawcy i stanowi jeden z 3 komponentów, cyt. pkt. 3 ZZW: "Komponent II – Podnoszenie umiejętności tworzenia, rozwijania i promowania produktów i usług poprzez świadczone dla przedsiębiorców usługi doradcze oraz mentoring". Zgodnie z pkt 10.1. ZZW "Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia udziału w szkoleniach, doradztwie i seminariach odpowiednich grup docelowych. W tym celu określi skuteczne środki i metody pozyskania planowanej liczby i składu uczestników szkoleń, doradztwa i seminariów oraz przedstawi je w formie planu rekrutacji na szkolenia, doradztwo i seminaria". Co więcej już na poziomie ZZW w pkt 7.1.1. Zamawiający określa również grupy docelowe Komponentu III, jakim są seminaria wojewódzkie, cyt.: "Wykonawca zorganizuje seminaria w każdym z województw objętych Usługą (woj. lubelskie, podkarpackie, podlaskie i świętokrzyskie i warmińsko-mazurskie) dla przedstawicieli samorządów lokalnych, organizacji przedsiębiorców i innych instytucji otoczenia biznesu oraz władz samorządów województw". Zamawiający w ZZW w pkt 10.2. zalecił również cyt.: "...aby Wykonawca zastosował różnorodne sposoby dotarcia do potencjalnych beneficjentów, uzależniając zastosowane metody od charakteru środowiska gospodarczego, lokalizacji geograficznej przedsiębiorstw MMP oraz stopnia rozwoju instytucji otoczenia biznesu wspierających nawiązywanie kontaktów z grupami docelowymi". Tymczasem zgodnie z opinią Oceniającego Wykonawca w ramach działań rekrutacyjnych do komponentu III (gdzie nie określił właściwie grup docelowych) przewidział wyłączenie "wysyłkę pocztą zaproszeń", co w żadnej mierze nie gwarantuje skuteczności procesu rekrutacji. Zgodnie z opinią Oceniającego, Konsorcjum DGA nie przedstawiło działań rekrutacyjnych do Komponentu II, zaś Komponent III został potraktowany zdawkowo. Biorąc pod uwagę, że maksymalnie przyznawana punktacja dla prawidłowo opisanych działań rekrutacyjnych w ramach 3 komponentów wynosi 10 pkt., opisanie rekrutacji do komponentu II i ogólnie komponentu III nie mogło się wiązać z przyznaniem aż 8 pkt. Proporcjonalnie Wykonawca mógł otrzymać ok. 5pkt – oczywiście przy założeniu, że prawidłowo opisał działania rekrutacyjne w ramach komponentu I. Pkt 2.4) SIWZ Podkryterium: Planowany sposób realizacji działań w ramach usługi, w szczególności logistyka i organizacja działań szkoleniowych, doradczych i mentoringu oraz seminariów. Ocena JN: 6 na 10 pkt. Ocena AS: 7 na 10 pkt. Ocena MM: 6 na 10 pkt. 1. Uwagi oceniających wskazujące na niezgodność oferty z podstawowymi celami Projektu. Zarzut JN: nie został opisany sposób doboru uczestników szkoleń (oprócz językowych), nie wiadomo czy uczestnicy szkoleń będą "poziomowani" w ramach kursów biorąc pod uwagę poziom ich wiedzy, zaawansowanie w danym temacie, stanowisko pracy. Zarzut JN: Wykonawca zamierza podzielić tematy szkoleń na 4 obszary tematyczne. Wskazano także, że uczestnicy projektu, będą mogli wziąć udział w szkoleniach z jednego z tych obszarów. Nie jest jasne takie ograniczenie udziału w szkoleniach, nie przedstawiono żadnego uzasadnienia przyjęcia takiego modelu. Zarzut MM: Oferta zakłada, iż beneficjenci będą mogli wziąć udział w szkoleniach z jednego z czterech obszarów tematycznych – takie założenie jest niezrozumiałe, gdyż firmy mogą mieć potrzeby szkoleniowe z więcej niż jednego obszaru, a 10 dni szkoleniowych umożliwia zaoferowanie różnorodnych szkoleń. Zarzut MM: brak informacji na temat sposobu kompletowania grup tak, aby zapewnić, iż każdy beneficjent otrzyma potrzebne mu szkolenie, w przypadku zróżnicowania potrzeb szkoleniowych beneficjentów i niemożności stworzenia grup z danej gminy. Uzasadnienie zawyżenia oceny: Zakres Zadań Wykonawcy (ZZW) wyraźnie wskazuje, na to, iż beneficjent przystępujący do Projektu nie może być w żaden sposób ograniczany co do zakresu otrzymywanej pomocy szkoleniowo-doradczej (patrz pkt. 4.5 ZZW), a jak wynika z komentarzy Oceniających, Wykonawca zamierza ograniczyć możliwość skorzystania przez beneficjenta z więcej niż jednego obszaru tematycznego, co stoi w oczywistej sprzeczności z ZZW. Co więcej, zgodnie z założeniami ZZW (zwłaszcza pkt. 1.5 oraz 6.1.5) Zamawiający oczekuje od Wykonawcy daleko posuniętego zindywidualizowania świadczonych usług, oraz nakłada na Wykonawcę obowiązek kontynuowania działań podjętych w trakcie realizacji poprzedniej edycji Projektu i wykorzystania zdobytych w nim doświadczeń (patrz. pkt. 1.5 i 1.6 oraz 4.5 ZZW). Najważniejszym doświadczeniem oraz trzonem metodologicznym poprzedniej edycji Projektu było podporządkowanie oferty szkoleniowej i doradczej Projektu rzeczywistym potrzebom beneficjentów, które były diagnozowane w trakcie realizacji Projektu i stanowiły podstawę do interwencji szkoleniowej i doradczej. W dużym uproszczeniu proces interakcji z każdym beneficjentem wyglądał następująco: 1. usługa doradcza polegająca na diagnozie potrzeb beneficjenta i opracowaniu krótkoterminowego planu działania (KPD), będącego w pewnym sensie planem szkoleń i działań doradczych na rzecz beneficjenta 2. szkolenia, doradztwo oraz mentoring dostosowane do potrzeb beneficjenta zaplanowane w KPD 3. opracowanie długoterminowego planu działania dla beneficjenta, będącego swoistym "biznes planem" dla beneficjenta na najbliższy okres czasu (na ogół 1 roku) po zakończeniu uczestnictwa w projekcie. Doświadczenia zgromadzone podczas realizacji projektu "Program szkoleń dla rozwoju małych firm w regionach Wschodniej Polski" potwierdziły, że podstawowymi problemami, z którymi borykają się mikro- i mali przedsiębiorcy (MMP) z regionów Wschodniej Polski, są niedostatek umiejętności w zakresie strategicznego rozwoju organizacji (głównie ze względu na brak wiedzy lub czasu potrzebnego na takie działania) oraz brak wykwalifikowanych zasobów ludzkich w konkretnym obszarze merytorycznym. Beneficjenci często identyfikowali te problemy na zajęciach oraz podczas sesji doradczych w pierwszej edycji projektu. Zgodnie z zaprezentowanym powyżej podejściem, niezwykle istotne było rozpoznanie rzeczywistych potrzeb danego przedsiębiorcy, uzgodnienie z osobą odpowiedzialną za zarządzanie MMP krótko- i długoterminowego planu działania oraz nadzór i wsparcie jego realizacji. To właśnie rzetelna identyfikacja potrzeb beneficjenta ostatecznego była fundamentem powodzenia usług świadczonych dla przedsiębiorców podczas realizacji projektu "Program szkoleń dla rozwoju małych firm w regionach Wschodniej Polski", co Zamawiający wyraźnie podkreślił w pkt. 1 5. ZZW. Jak wynika z komentarzy Oceniających, Konsorcjum DGA zaproponowało metodologię sprzeczną z założeniami SIWZ, zagrażającą realizacji podstawowych celów określonych w pkt. 1.4, 1.5 i 1.6 ZZW, a w konsekwencji powinien uzyskać minimalną liczbę punktów w tym obszarze. 2. Uwagi oceniających wskazujące na niezgodność oferty z wymogami SIWZ Zarzut JN: przedstawiono propozycję doboru mentorów na spotkania. Są to jednak w większości przedstawiciele dużych lub średnich firm z danego regionu, które stosują metody działania niedostępne dla firm mikro i małych. Wśród mentorów powinni także znaleźć się także przedstawiciele firm małych z powodzeniem działających na rynku lokalnym (niekoniecznie jednak całego województwa). Zarzut MM: W przypadku mentoringu planowane jest zaproszenie przedsiębiorców, którzy odnieśli spektakularny sukces (laureaci konkursów i nagród) – nie przewidziano zaproszenia przedstawicieli mniejszych firm, nie mogących się pochwalić takimi osiągnięciami, ale których doświadczenia mogą być cenne dla beneficjentów projektu. Zarzut JN: nie opisano technicznej strony pozyskania mentorów oraz nie wiadomo według jakich kryteriów będą wybierani kandydaci na mentorów. Zarzut JN: ..... nie wiadomo jak technicznie będą zorganizowane tzn. gdzie będą odbywały się kursy, spotkania mentoringowe, czy będzie to możliwe blisko miejsca zamieszkania uczestników projektu. Zarzut MM: (mentoring) ... nie powinien być traktowany jako narzędzie rekrutacji. Uzasadnienie zawyżenia oceny: Powyższy komentarze Oceniających wyraźnie wskazują na niski jakościowo poziom opisu procesu realizacji usług mentoringowych, zarówno od strony organizacyjnej, jak i metodologicznej. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na fakt, iż jest to jedna z trzech, oprócz szkoleń i doradztwa, najważniejszych oraz najbardziej innowacyjnych usług w ramach niniejszego Projektu. W związku z czym niepoprawność lub niekompletność opisu tego elementu Projektu stanowi poważne zagrożenie dla realizacji całej usługi, która zgodnie z założeniami ZZW stanowi jedną całość, składającą się z logicznie i metodologicznie powiązanych ze sobą komponentów. Oceniający słusznie zauważają poważne zagrożenie jakim jest założenie. iż rolę mentorów pełnić będą osoby wywodzące się ze średnich bądź dużych firm. Aby w pełni docenić wagę podnoszonych przez Oceniających obaw, w tym miejscu należy odnieść się do naukowych przesłanek decydujących o tym, jakie mechanizmy determinują efektywność działań mentora. Już w latach pięćdziesiątych jeden z twórców współczesnej psychologii społecznej Leon Festinger opracował teorię porównań społecznych. Mówi ona, że wszyscy mamy tendencję do poznawania naszych zdolności, wiedzy, możliwości. Cechy te jednak z trudem poddają się obiektywnej ocenie. Dlatego też, by określić wartość swych zachowań, porównujemy je z działaniami innych osób. Im bardziej przy tym jesteśmy podobni do danej osoby, tym ważniejsze są dla nas dokonywane oceny. Szczególną rolę w tym kontekście odgrywają tzw. porównania społeczne w górę (to znaczy porównania z osobami, które mają większe osiągnięcia niż my sami). Służą one temu, by określić, na czym polega doskonałość, jaki jest możliwy poziom najwyższy. To, z kim się porównujemy, zależy od tego, co chcemy osiągnąć. Im wyższe aspiracje, tym wybitniejsze osoby powinny być źródłem porównań. Z drugiej strony wszyscy wiemy, że jedną z najbardziej elementarnych, ale i efektywnych metod uczenia się jest naśladownictwo. Dzieci w okresie przedszkolnym większość umiejętności nabywają dzięki próbom naśladowania innych dzieci oraz dorosłych. Naśladowanie swych mistrzów jest niczym innym jak kontynuacją tej formy edukacji. Połączenie obu mechanizmów tworzy podstawy efektywności relacji mentora ze swym uczniem. Aby jednak prowadziły one do rzeczywiście pożądanych rezultatów, spełnionych powinno być kilka warunków: • mentor musi być osobą sukcesu -uznawanym autorytetem i wzorcem do naśladowania w swej pracy, • osoba ucząca się musi czuć się bezpiecznie w towarzystwie swego opiekuna, • mentor ma pełną wewnętrzną zgodę na dzielenie się swymi doświadczeniami, wiedzą, etc., • osoba, idąca w ślady mentora, jest silnie zmotywowana do tego, by nauczyć się wykorzystywać te doświadczenia i wiedzę do własnego rozwoju. W oparciu o powyższe przesłanki, jasnym się staje, iż założenie przez Konsorcjum DGA zatrudnienia do roli mentorów dla przedstawicieli nowopowstałych (nie starszych niż 3 lata) MMP, osób wywodzących się z zupełnie odmiennej grupy przedsiębiorstw, stanowi z gruntu błędne założenie, które w konsekwencji spowoduje brak możliwości realizacji zasadniczych celów projektu. Oczywistym jest fakt, iż sposób zarządzania oraz doświadczenia profesjonalne osób zarządzających średnimi i dużymi przedsiębiorstwami, o na ogół ugruntowanej pozycji na rynku, znacznych zasobach kapitałowych, rozbudowanych strukturach organizacyjnych i liczonym w setki osób personelu, są zupełnie odmienne od osób, które właśnie rozpoczynają działalność gospodarczą w najbiedniejszych regionach Polski, niejednokrotnie prowadząc ją w oparciu o własne zasoby finansowe, samodzielnie lub przy zatrudnieniu nie przekraczającym kilkunastu osób. Tylko osoby rekrutujące się spośród tożsamej grupy docelowej lub specjalizujące się w pracy na rzecz takich samych podmiotów gospodarczych będą w stanie spełnić opisane powyżej kluczowe cechy skutecznego mentora. Co więcej oceniający wskazują na niezgodność oferty Wykonawcy z pkt. 8.2 ZZW nakładającym na Wykonawcę obowiązek organizacji spotkań mentoringowych "...w łatwo dostępnym miejscach, do których można będzie dojechać środkami transportu publicznego..." lub zapewnienia bezpłatnego transportu do miejsca takiego spotkania. Zwracają również uwagę na niezgodne z zapisami ZZW włączenie usług mentoringowych do działań rekrutacyjnych, które stanowią odrębne działanie opisane w pkt. 10 ZZW, co jest oczywistą niezgodnością z SIWZ. Podsumowując, na podstawie komentarzy Oceniających domniemywać można, iż Konsorcjum DGA zaproponowało metodologię sprzeczną z założeniami SIWZ, zagrażającą realizacji podstawowych celów określonych w pkt. 1.4, 1.5 i 1.6 ZZW, a także niezgodnych z pkt. 5.4.1, 6.2, 8 oraz 10 ZZW i w konsekwencji powinien uzyskać minimalną liczbę punktów w tym obszarze. Ewentualnie oferta Konsorcjum DGA winna zostać odrzucona na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy, gdyż ww. uchybienia powodują, iż jej treść jest niezgodna z treścią SIWZ. 3. Inne uwagi oceniających wskazujące na zawyżenie oceny merytorycznej Komentarz AN: tematy szkoleń dostosowane do indywidualnych potrzeb beneficjentów. Wątpliwości Protestującego budzi okoliczność, na jakiej podstawie Oceniający uznał, że tematy szkoleń dostosowane są do indywidualnych potrzeb beneficjentów. Ponieważ beneficjenci nie zostali jeszcze zrekrutowani do projektu, zatem Oceniający nie mógł "odgadnąć", jakie są ich indywidualne potrzeby. W każdej z ofert poświęcono co najmniej kilkadziesiąt stron na analizę sytuacji gospodarczej w regionie i ocenę potrzeb szkoleniowych grupy docelowej, ale z pewnością nikt nie pokusił o tak dobitne stwierdzenie, iż wie jakie są indywidualne potrzeby beneficjentów. Aby je zidentyfikować, konieczne jest bowiem przeprowadzenie indywidualnej diagnozy danego beneficjenta, a tej z pewnością Wykonawca nie przeprowadził, gdyż fizycznie nie miał takiej możliwości (beneficjenci nie są przecież jeszcze Wykonawcy znani; zostaną zrekrutowani dopiero w trakcie realizacji projektu, po uprzednim podpisaniu z Zamawiającym umowy w sprawie zamówienia publicznego). To stwierdzenie w karcie oceny ofert sugeruje, iż ocena nie została dokonana na podstawie treści oferty, lecz "wyobrażenia" Oceniającego. Zarzut AS: W opinii oceniającego przewidziane w ofercie 2 godziny doradztwa nie wystarczą do przygotowania krótkoterminowego planu rozwoju firmy. Zarzut podniesiony przez Oceniającego wyraźnie wskazuje na fakt, absolutnie nierealnego założenia przez Konsorcjum DGA, iż w ciągu 2 godzin doradztwa możliwe jest przeprowadzenie diagnozy potrzeb przedsiębiorstwa oraz zaplanowanie efektywnej ścieżki szkoleń i doradztwa (zgodnie z pkt. 6.1.5 ZZW) a także opracowanie pisemnego (zgodnie z pkt. 6.1.7) opracowania podsumowującego wyniki powyższych działań. Pomijając fizyczną niemożliwość profesjonalnego i rzetelnego wykonania wszystkich tych działań w ciągu 2 godzin, należy w tym miejscu zwrócić uwagę na fakt, iż założenie takie może świadczyć o z gruntu nierealistycznym i błędnym zaplanowaniu całości działań doradczych, które powinno skutkować dalszą redukcją punktów przyznanych przez oceniających w tym obszarze. Zarzut AS: Wykonawca przewiduje możliwość organizacji szkoleń językowych w godzinach popołudniowych nie bierze jednak pod uwagę, że w takiej sytuacji wymagany będzie od beneficjenta wkład prywatny w gotówce (to samo dotyczy niedziel, ewentualnie sobót). Zarzut AS: (UWAGA: postawiony w części dot. Identyfikacji zagrożeń, ale zagadnienie dotyczy tego obszaru oceny) (Wykonawca)... nie dostrzega problemów w pobieraniu kaucji od beneficjentów, jak również w pobieraniu z góry pełnego wkładu gotówkowego za udział w 40 godzinach doradztwa. W opinii Oceniającego taka praktyka może zniechęcić do potencjalnych beneficjentów do udziału w projekcie. Zarzuty podniesione przez Oceniającego dobitnie wskazują na bardzo niebezpieczne i nierealne założenie przez Wykonawcę, iż beneficjenci projektu są zamożnymi, uświadomionymi przedsiębiorcami, którzy gotowi są ponosić wysokie nakłady finansowe na inwestycje w szkolenia i rozwój personelu przedsiębiorstwa. Jak powszechnie wiadomo MMP w swej początkowej fazie rozwoju są niezwykle niechętne do korzystania z usług doradczych i szkoleniowych. Wiąże się to z dwoma czynnikami. Pierwszy to ograniczone zasoby finansowe. Mała firma, borykająca się z normalnymi dla jej skali problemami finansowymi, uznaje za zdecydowanie ważniejszy zakup sprzętu biurowego, samochodu, lokalu itp. niż zakup szkoleń czy usług doradczych. Efekty usług konsultingowych, w odczuciu właścicieli MMP nie są namacalne, nie zwiększają renomy firmy – zdają się być mniej potrzebne niż zakup komputera czy biurka. Drugi czynnik to zbytnia pewność siebie, szczególnie charakterystyczna dla osób, które decydują się na bycie przedsiębiorcą. Typowe podejście przedsiębiorcy to: "Ja wiem najlepiej. To ja tę firmę stworzyłem i wiem, co robię. Moje problemy są wynikiem fatalnej koniunktury i polityki rządu. Nikt mi nie będzie mówił, co mam robić." Realizacja projektu "Program szkoleń dla rozwoju małych firm w regionach Wschodniej Polski" potwierdziła powszechność tego typu postaw wśród przedsiębiorców i w konsekwencji wymaga od Wykonawcy zastosowania metodologii realizacji projektu zasadniczo odmiennej od metodologii stosowanych przez Wykonawców w projektach skierowanych do rozwiniętych i ustabilizowanych podmiotów gospodarczych. W oparciu o komentarze Oceniającego, można przypuszczać, iż oferta Konsorcjum DGA zawiera poważne błędy metodologiczne i nierealistyczne założenia w zakresie działań doradczych, co powinno skutkować dalszą redukcją punktów przyznanych przez oceniających w tym obszarze lub odrzuceniem oferty. Pkt 2.5) SIWZ Podkryterium: Planowany sposób zarządzania usługą oraz koordynacji i monitoringu działań wchodzących w zakres usługi. Ocena JN: 6 na 10 pkt. Ocena AS : 7 na 10 pkt. Ocena MM: 6 na 10 pkt. Zarzut JN: nie przedstawiono systemu podejmowania decyzji w ramach projektu. Zaprezentowano dość skomplikowany sposób system wspomagający podejmowanie decyzji, jednak z opisu wynika, iż jest to raczej system monitorujący działania poszczególnych osób w projekcie. Zarzut AS: Sposób zarządzania projektem opisany w sposób dość ogólny i nie daje pełnego obrazu zarządzania projektem – niewiele wiadomo np. o sposobie komunikacji w projekcie. Zarzut MM: Niejasny podział zadań pomiędzy konsorcjantów.... nie wiadomo przy jakich jednostkach zostaną utworzone regionalne biura projektu.... brak opisu komunikacji w projekcie .... planowany sposób zarządzania został opisany na dużym stopniu ogólności i wymaga skonkretyzowania. Zarzut JN: 4 i 5 kamień milowy projektu – nie posiadają przedziału czasowego – dla wykonawcy kamieniem milowym będzie osiągnięcie odpowiednio 50% i 100% zakładanych wskaźników, ale nie wiadomo w jakim czasie. Uzasadnienie zawyżenia oceny: Wszyscy Oceniający wyrazili niezwykle dobitnie swoje poważne obawy co do poprawności zaplanowania zarządzania usługą, co niestety nie zostało w pełni odzwierciedlone w wysokości przyznanej punktacji. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, iż opis planowanego sposobu zarządzania usługą oraz koordynacji i monitoringu działań wchodzących w zakres usługi jest jednym z najważniejszych z punktu widzenia Zamawiającego obszarów, stanowiącym 20% możliwych do uzyskania punktów. Nie jest to niczym zaskakującym, gdyż realizacja tak dużego projektu na obszarze 5 województw w stosunkowo krótkim czasie, wymaga od Wykonawcy wysokiej sprawności organizacyjnej oraz rozległego doświadczenia w dostarczaniu usług o podobnym charakterze. Uwagi oceniających wyraźnie wskazują na brak spójnego precyzyjnego obrazu tego obszaru, co stanowi niezwykle poważne zagrożenie dla realizacji całości projektu. Jeśli weźmiemy pod uwagę fakt, iż niniejszy projekt jest projektem własnym Zamawiającego realizowanym poprzez zlecenie go w trybie przetargu nieograniczonego, to oczywistym staje się fakt, iż aspekty takie jak zarządzanie, komunikacja wewnątrz projektu oraz z Zamawiającym, monitoring realizowanych usług czy sprawozdawczość w zakresie udzielanej pomocy publicznej powinny być dla Zamawiającego niezwykle istotne, gdyż są najważniejszym narzędziem Zamawiającego do sprawowania nadzoru i kontroli nad przebiegiem zleconej usługi. Co więcej, Zamawiający wyraźnie kładzie nacisk na sprawność i terminowość realizacji usługi, co dobitnie wyraził w pkt. 4.3 ZZW (20% szkoleń i doradztwa w ciągu 8 miesięcy) oraz licznych zapisach o karach umownych we Wzorze Umowy. Komentarz Oceniającego wskazujący na brak powiązania wskaźników ilościowych z czasem realizacji usługi, jest kolejnym dowodem na poważne braki w opisie planowanych działań i niski poziom profesjonalizmu oferty Wykonawcy, która nie uwzględnia podstawowych wymogów ZZW. W ocenie Protestującego, nieuzasadniona jest więc tak wysoka ocena jaką otrzymała oferta Konsorcjum DGA, przy tak poważnych zarzutach jak ,,…niejasny podział zadań" czy "…brak systemu podejmowania decyzji..", które wskazują na brak spójnej koncepcji zarządzania usługą, która zapewne byłaby dopiero opracowywana po podpisaniu umowy z Zamawiającym, a w konsekwencji poważnie zagroziłaby terminowości i jakości dostarczanych usług. Podsumowując, na podstawie komentarzy Oceniających domniemywać można, iż Wykonawca nie zaprezentował poprawnego opisu sposobu zarządzania usługą oraz koordynacji i monitoringu działań wchodzących w zakres usługi, co w konsekwencji powinno skutkować minimalną liczbą punktów przyznanych w tym obszarze. ROZSTRZYGNIĘCIE PROTESTU W dniu 05.02.2009 r. zamawiający oddalił protest Konsorcjum FIRMA 2000 w całości. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia protestu w odniesieniu do zarzutów dotyczących sposobów oceny i związanej z nią punktacji zastosowanej przez poszczególnych członków komisji przetargowej, podniesiono: Punkty przyznane przez Oceniającego Andrzeja S.: Pkt. 2.2.) SlWZ: Podkryterium: "Planowany sposób promocji usługi oraz opis sposobu informowania opinii publicznej o rezultatach szkoleń i doradztwa" Zarzut I: „W sposobie promocji usługi zawarto element promocji za pośrednictwem spotkań mentoringowych. Jednakże zamiarem Zamawiającego nie było, aby spotkania mentoringowe były elementem kampanii promocyjnej projektu. Powinny to być raczej spotkania będące wartością dodaną dla uczestników projektu. " Zgodnie z zapisami ZZW mentoring będzie świadczony dla przedstawicieli firm, których kadra zarządzająca, pracownicy lub kadra zarządzająca korzystała w ramach usługi ze szkoleń oraz doradztwa (pkt. 6.2.1 ZZW). Trudno w takim wypadku, aby mentoring pełnił dodatkowo rolę promocyjną-rekrutacyjną w projekcie. Tak jak zostało to określono w karcie oceny mentoring powinien raczej stanowić wartość dodaną dla uczestników projektu, Zdaniem Protestującego każde działanie realizowane w ramach projektu ma charakter promocyjny. Jednakże jedynie mentoring został w ofercie wymieniony jako potencjalne tego typu działanie – nie ma mowy w części II oferty o działaniach szkoleniowych czy też doradczych jako formie promocji czy rekrutacji. Jeśli Wykonawca miał tu na myśli działania mające na celu utrzymanie beneficjenta w projekcie to nic zostało to nigdzie doprecyzowane. Znajduje zatem uzasadnienie przyznanie ofercie w tym podkryterium 4 na 5 punktów. Pkt. 2.3) SIWZ Podkryterium: "Planowane metody rekrutacji uczestników i firm do udziału w usłudze, zapewniający osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem". Zarzut I: "Wykonawca podaje w ofercie wykaz instytucji, z którymi zamierza współpracować w zakresie rekrutacji. Jednak nie opisuje samego procesu współpracy” W ofercie Wykonawca wskazuje partnerów lokalnych, którzy prowadzili rekrutację w ramach poprzedniej edycji „Wschód Biznesu" oraz deklaruje, że będzie chciał współpracować z tymi partnerami podczas niniejszego projektu. Oferta nie zawiera jednak opisu, na jakich zasadach funkcjonowali partnerzy lokalni w poprzednie] edycji projektu ("Wschód biznesu") ani jak będzie przebiegała współpraca z nimi w obecnym projekcie. Nie jest jasne, jaka będzie ich rola i zadania i za jakie działania będą odpowiedzialni. Z opisu nie wynika, czy doradcy będą zatrudniani przez poszczególnych partnerów lokalnych czy przez Wykonawcę. W proteście Wykonawca powołuje się na aspekty organizacyjne współpracy z lokalnymi firmami szkoleniowo-doradczymi, opisane na str. 175-177. Opis ten dotyczy jednak podwykonawstwa usług szkoleniowo-doradczych, a nie rekrutacji, co wyraźnie stwierdza się na str. 176 oferty („Opracowanie (...) było nierozłącznym elementem umów zawieranych przez konsorcjum z firmami podwykonawczymi realizującymi usługi szkoleniowo-doradcze"). Warto również zwrócić uwagę, iż w ofercie nic przewiduje się podwykonawstwa w zakresie rekrutacji, a jedynie w zakresie dotyczącym szkoleń oraz doradztwa bezpośrednio związanego ze szkoleniem (patrz pkt III 5 oferty). Reasumując, Wykonawca opisuje zalety metody rekrutacji bezpośredniej (których Zamawiający nie zamierza kwestionować) oraz wskazuje partnerów lokalnych, z którymi zamierza współpracować, nie precyzując jednak zasad tej współpracy. . Ze względu na brak koniecznych informacji, Zamawiający nie mógł stwierdzić z całkowitą pewnością, że przedstawione metody i struktura rekrutacji gwarantują osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem. Konsekwencją jest obniżenie oceny w tym kryterium z 10 do 9 pkt. Pkt. 2.4) SIWZ Podkryterium: "Planowany sposób realizacji działań w ramach usługi, w szczególności logistyka i organizacja działali szkoleniowych, doradczych i mentoringu oraz seminariów" Zarzut I: "Wykonawca odwołuje się cały czas do działań zrealizowanych w I edycji projektu, podkreśla iż większość materiałów dokumentów formularzy (w tym materiały szkoleniowe) jest już gotowa. Wykonawca nie wspomina jednak ani razu jak ten fakt przekłada się na koszty realizacji projektu. Trzeba także pamiętać że wszystkie materiały wytworzone w trakcie realizacji l edycji projektu są własnościś PARP i aby można było z nich korzystać potrzebna jest umowa licencyjna o korzystanie z przedmiotu prawa autorskiego co nie zostało przewidziane w ofercie" Oceniający docenia posiadane przez Protestującego doświadczenie zdobyte przy realizacji poprzedniej edycji projektu, jednakże z treści oferty wynika, iż Protestujący zbyt duży nacisk kładzie na zrealizowane działania (lista szkoleń realizowanych w projekcie "Wschód Biznesu", wykaz gotowych materiałów i poszczególnych tematów szkoleniowych). W opinii Oceniającego można brać pod uwagę wyniki dotychczasowych badań ankietowych oraz informacje przedstawione w raportach dot. poprzedniej edycji projektu, jednakże należy pamiętać, w jakich uwarunkowaniach gospodarczych realizowany był poprzedni projekt a w jakich będzie realizowany obecny (choćby kryzys finansowy/gospodarczy). Wszystkie te czynniki mogą mieć duży wpływ na obecne potrzeby beneficjentów w zakresie np. potrzeb szkoleniowych. Dlatego główne działania Wykonawcy przedmiotowego projektu powinny się opierać nu przeprowadzeniu aktualnych badań i analiz (np. potrzeb szkoleniowych przedsiębiorców w regionie Polski wschodniej). Z oferty Protestującego wyraźnie wynika, iż swoje działania chce oprzeć głównie na metodologii, wiedzy i wypracowanych materiałach z I edycji projektu, podczas gdy może się okazać iż są one już nieaktualne a tym samym nie odpowiadają obecnym oczekiwaniom środowisk biznesowych. Jednocześnie Protestujący w żadnym miejscu nie wspomniał również, iż wszystkie materiały wytworzone w trakcie realizacji I edycji projektu są własnością PARP i aby można było z nich korzystać potrzebna jest umowa licencyjna o korzystanie z przedmiotu prawa autorskiego. Zarzut II: W przypadku mentoringu przewiduje się spotkania z 2-3 godzinne. W odpowiedziach na pytania do SIWZ (nr 15) jest mowa o tym, iż spotkania mogą trwać średnio 4 godziny. Ponadto wskazano, ze mentoring będzie w znacznej części realizowany przez doradców a nie przez praktyków biznesu. Fakt, iż Zamawiający nie narzucił z góry liczby godzin doradztwa nic oznacza, iż propozycja Wykonawcy nie będzie podlegać ocenie. Gdyby Zamawiający określił minimalny czas trwania spotkania mentoringowego wówczas każda oferta, w której proponowano by krótszy czas trwania spotkania mentoringowego podlegałaby odrzuceniu jako niezgodna z SIWZ. Z takim przypadkiem nie mamy do czynienia; sposób realizacji spotkań mentoringowych, w tym również czas trwania, podlega ocenie. Zamawiający podtrzymuje uwagę. Realizacja spotkań mentoringowych w wymiarze 3 a tym bardziej 2 godzin nie daje gwarancji, że będą one realizowane w sposób efektywny; umożliwiający podzielenia się mentorów z beneficjentami, w sposób wyczerpujący, doświadczeniem z prowadzenia działalności, zarządzania firmą itp. oraz udzielenia praktycznych wskazówek w tym zakresie. Ponadto na str. 156 Wykonawca pisze "(...) uważamy, że poza wykorzystaniem stałego mentoringu doradców, (...) bardzo racjonalnym było zaoferowanie beneficjentom spotkań z doświadczonymi przedsiębiorcami (…)". Z zapisu tego wynika, iż część mentoringu realizowana będzie przez doradców. W związku z powyższym oferta otrzymała w tym podkryterium 4 na 5 punktów. Punkty przyznane przez Oceniającego Justynę N.: Pkt. 2.2) SIWZ Podkryterium "Planowany sposób promocji usługi oraz opis sposobu informowania opinii publicznej o rezultatach szkoleń i doradztwa" Zarzut I: „Przedstawiono tylko 1 grupę partnerów, którzy mają wspomóc promocję projektu i osiągnięcie zakładanych rezultatów." W części oferty dotyczącej promocji projektu precyzyjnie wskazano tylko 1 grupę podmiotów, do których zwróci się wykonawca z prośbą o wsparcie promocji projektu – Marszałków województw. Pozostałe grupy potencjalnych partnerów nie zostały uszczegółowione – nie wiadomo kim będą. To co wiadomo, to jedynie tyle, ze będą się oni (partnerzy) rekrutowali np. z ogólnopolskich i branżowych organizacji pracodawców i przedsiębiorców – nie wiadomo jakich, czy też z instytucji i sieci wspierających sektor MMP. Zarzut II: "Wykonawca wskazał, iż po rozpoczęciu realizacji projektu rozpocznie pozyskiwanie dalszych podmiotów (osób) do roli partnerów odpowiedzialnych ta regionalną koordynację projektu. Zdaniem oceniającego te działania powinny zostać podjęte wcześniej, tak żeby nie wystąpił przestój we wstępnej (bardzo ważnej) fazie projektu.” Jest to zarzut bezpośrednio powiązany z poprzednim. Zdaniem oceniającego nie wskazanie nawet potencjalnych kandydatów, z którymi Wykonawca chciałby współpracować, może stanowić potencjalne zagrożenie dla terminowości działań. Można bowiem wyciągnąć wniosek, że Wykonawca jeszcze nic wie do których podmiotów zwróci się z propozycją współpracy. Pkt. 2.3) SIWZ Podkryterium: "Planowane metody rekrutacji uczestników i firm do udziału w usłudze, zapewniający osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem". Zarzut I: "Nie opisano, czy osoby chętne do udziału w szkoleniach będą "dobierane" pod względem poziomu swojej wiedzy lub stopnia zaawansowania, czy też stanowiska". "Dobieranie" uczestników do grup jest niezbędne, by zapewnić wszystkim uczestnikom szkoleń możliwość maksymalnego skorzystania ze szkolenia. Im bardziej zróżnicowana grupa pod względem poziomu zaawansowania czy stanowiska zajmowanego w firmie, tym mniej się jego uczestnicy nauczą, a ustalony program może zostać w mniejszym stopniu zrealizowany, Dobór uczestników do grup powinien zapewniać w miarę równy poziom wiedzy posiadanej przez wszystkich uczestników, ponadto motywacja do nauki powinna być również brana pod uwagę. Wiąże się ona między innymi z posiadaną funkcją/stanowiskiem w firmie. Inne bowiem wymagania wobec szkolenia np. z zakresu finansów czy funduszy unijnych będzie miał dyrektor/prezes/właściciel a inne pracownik takiej małej firmy, który by dobrze wykonywać swoje obowiązki musi znać szczegóły, które nie są potrzebne prezesowi. Przez dobieranie" uczestników do szkoleń oceniający nic miał na myśli by do sztywno ustalonych tematów szkoleń dobierać uczestników. Sam Protestujący wskazuje w treści protestu, że struktura projektu została tak zaplanowana by odpowiadać potrzebom MMP i proponować uczestnikom dopasowane do nich szkolenia. To dopasowanie jednak powinno mieć również taki wymiar jak opisano powyżej. Zarzut II: "Przedstawiono instytucje lokalne, z którymi Wykonawca zamierza współpracować, jednak nie przedstawiono, na czym ta współpraca będzie polegała, w jaki sposób będzie zorganizowana”. W ofercie przedstawiona została procedura rekrutacji uczestników do udziału w projekcie. Natomiast cytowany zarzut dotyczy sposobu opisania (istotnych braków w opisie) współpracy z instytucjami lokalnymi. W ofercie przedstawiono instytucje, które wspomagały proces rekrutacji w projekcie "Wschód Biznesu", ale nie wiadomo jakie były zasady tej współpracy i czy będą one takie same w obecnej edycji projektu. Pkt. 2.4) SIWZ Podkryterium: "Planowany sposób realizacji działań w ramach usługi, w szczególności logistyka i organizacja działań szkoleniowych, doradczych i mentoringu oraz seminariów" Zarzut I: „Nie wiadomo jakiej długości będą szkolenia planowane przez wykonawcę, czy i jak zostanie z nimi powiązane doradztwo" W treści oferty przedstawiono zestawienie tematów i długość szkoleń, jakie zostały zrealizowane w pierwszej edycji projektu "Wschód biznesu", przedstawiając uzasadnienie dla zastosowanych wówczas rozwiązań. Nie wiadomo czy te same rozwiązania zostaną zastosowane również w kolejnej edycji projektu. W tej części oferty powinny zostać przedstawione szacunkowe wartości, co do długości poszczególnych tematów szkoleń. Dzięki temu zamawiający mógłby wyrobić sobie opinię, czy te założenia są realne do realizacji, czy wykonawca opisując rozwiązania logistyczne realizowanego projektu prawidłowo je zaplanował. Zarzut II: "Nie przewidziano rozwiązania dla sytuacji, w której na dane szkolenie nie zostanie skompletowana grupa odpowiednio liczna" W opinii oceniającego informacja na ten temat powinna zostać zawarta w tej części oferty, by wykazać, że rozwiązania logistyczne projektu pozwolą uniknąć tego typu problemów. Pkt. 2.6) SIWZ Podkryterium: "Identyfikacja potencjalnych zagrożeń w osiągnięciu zakładanej liczby osób oraz firm objętych usługą oraz pozostałych wskaźników, a także wskazane metody naprawcze, w przypadku wystąpienia trudności w realizacji wskaźników zawartych w Zakresie Zadań Wykonawcy" Zarzut l: "Potencjalnym zagrożeniem dla realizacji projektu, które nie zostało wskazane w ofercie jest nie zebranie odpowiedniej (wystarczającej) liczby mentorów. W przypadku wystąpienia niedoboru chętnych mentorów, nie przedstawiono metod naprawczych, jakie zastosuje Wykonawca, by zrealizować założoną liczbę sesji mentoringowych (prowadzonych przez mentorów, a nie doradców)” Wyjaśnienie przedstawione przez Protestującego jest mało przekonujące, gdyż sam fakt nie wystąpienia danego problemu w pierwszej edycji projektu nie oznacza, że w tej edycji nie wystąpi. Ponadto w ofercie (str. 205) wśród potencjalnych zagrożeń Protestujący przedstawił też takie, które nie wystąpiły w poprzedniej edycji projektu. Zatem argument zawarty w proteście nie ma swojego potwierdzenia w treści oferty. Ponadto bez trudu można przewidzieć, że w sytuacji zbliżającego się do Polski kryzysu gospodarczego (którego skutki mogą wpłynąć na sukces projektu – co przewidział Protestujący), właściciele/prezesi firm będą woleli zająć się własną działalnością gospodarczą, by zabezpieczyć ją przed skutkami kryzysu. Mogą nie być tak bardzo chętni do dzielenia się swoimi doświadczeniami i umiejętnościami z innymi przedsiębiorcami. Punkty przyznane przez Oceniającego Małgorzatę M.: Pkt. 2.3) SIWZ Podkryterium: „Planowane metody rekrutacji uczestników i firm do udziału w usłudze, zapewniający osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych ich doradztwem". Zarzut: „Brak opisu współpracy z lokalnymi firmami szkoleniowo-doradczymi w realizacji działań rekrutacyjnych. W ofercie wskazano firmy, które brały udział w projekcie „Wschód biznesu" oraz współpracowały przy innych projektach, nie opisano jednak, jak ma wyglądać współpraca z tymi firmami w ramach projektu, będącego przedmiotem postępowania ". Wyjaśnienia zawarto w pkt. 2.3) dotyczącym uwagi zgłoszonej przez Andrzeja Szachewicza. Pkt. 2.4) SIWZ Podkryterium: „Planowany sposób realizacji działań w ramach usługi, w szczególności logistyka i organizacja działań szkoleniowych, doradczych i mentoringu oraz seminariów. Zarzut I: „Brak informacji, jakiej długości szkolenia są zakładane (jaka będzie skala szkoleń jednodniowych i dwudniowych). Zarzut ten dotyczy braku oszacowania liczby szkoleń jednodniowych i dłuższych. Ze względu na fakt, iż w przypadku realizacji szkoleń dłuższych niż jednodniowe Wykonawca ma obowiązek zapewnienia uczestnikom szkoleń noclegów (pkt. 5.4.1 zakresu zadań) realizacja szkoleń dłuższych niż jednodniowe związana jest z kosztami wyższymi niż w przypadku szkoleń jednodniowych; co ma wpływ na konstrukcję budżetu. Z tego względu Wykonawca powinien poczynić założenia co do skali szkoleń dłuższych niż jednodniowe. Brak tego założenia oznacza, iż Zamawiający nie może mieć pewności, iż przedstawiona logistyka działań szkoleniowych i doradczych zapewni prawidłową realizację działań szkoleniowych. Zarzut II: "Brak informacji na temat sposobu kompletowania grup tak, aby zapewnić, iż każdy beneficjent otrzyma potrzebne mu szkolenia, w przypadku zróżnicowania potrzeb szkoleniowych beneficjentów i niemożności stworzenia grup z danej gminy''. Wyjaśnienia Wykonawcy dotyczą metod, stosowanych w celu organizacji maksymalnie homogenicznych grup szkoleniowych. Nie dają jednak odpowiedzi na pytanie, jakie działania zostaną podjęte (i czy zostaną podjęte) w sytuacji, gdy w danej gminie nie będzie możliwe stworzenie grupy szkoleniowej, uwzględniającej specyficzne potrzeby beneficjentów. Czy w takie' sytuacji przewidywane jest tworzenie grup szkoleniowych składających się z beneficjentów z różnych gmin? Jak w takim przypadku rozwiązany byłby problem dojazdu uczestników na szkolenie? Czy przewiduje się organizacje grup mniej licznych – jeśli tak, to jaka jest przewidywana minimalna liczebność grup? Ze względu na pominięcie tej kwestii w ofercie obniżono ocenę w tym podkryterium. Zarzut III: "Zgodnie z zapisami SIWZ mentoring powinien być prowadzony przez przedsiębiorców, którzy odnieśli sukces rynkowy a tylko w uzasadnionych przypadkach, za zgodą Zamawiającego, przez doradców. Tymczasem z treści oferty wynika, że mentoring w dużej części prowadzić będą doradcy”. Na str. 156 Wykonawca pisze ,,(...) uważamy, że poza wykorzystaniem stałego mentoringu doradców, (...) bardzo racjonalnym było zaoferowanie beneficjentom spotkań z doświadczonymi przedsiębiorcami (...)". Z zapisu tego wynika, iż część mentoringu realizowana będzie przez doradców. Zarzut IV: Wątpliwości budzi koncepcja 2-3 godzin śniadania lub lunchu biznesowego. Nawet biorąc pod uwagę ograniczony czas, jakim dysponują potencjalni mentorzy, czas poświęcony na spotkanie mentoringowe wydaje się zbyt krótki". Fakt, iż Zamawiający nie narzucił z góry liczby godzin doradztwa nie oznacza, iż propozycja Wykonawcy nie będzie podlegać ocenie. Gdyby Zamawiający określił minimalny czas trwania spotkania mentoringowego wówczas każda oferta, w której proponowano by krótszy czas trwania spotkania mentoringowego podlegałaby odrzuceniu jako niezgodna z SIWZ. Z takim przypadkiem nie mamy do czynienia; sposób realizacji spotkań mentoringowych, w tym również czas trwania, podlega ocenie. Zamawiający podtrzymuje uwagę. Realizacja spotkań mentoringowych w wymiarze 3 a tym bardziej 2 godzin nie daje gwarancji, iż będą one realizowane w sposób efektywny i satysfakcjonujący dla beneficjentów chcących uzyskać juk najwięcej praktycznych wskazówek od mentorów, Ze względu na powyższe zarzuty obniżono ocenę oferty w podkryterium 2.4) o 3 punkty. W odniesieniu do zarzutów wymienionych w pkt IV protestu, dotyczących oceny oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: Doradztwo Gospodarcze DGA S.A., F5 Konsulting Sp. z o.o., Zamawiający przedstawia co następuje: Pkt. 2.2) SIWZ Podkryterium: "Planowany sposób promocji usługi oraz opis sposobu informowania opinii publicznej o rezultatach szkoleń i doradztwa" W proteście Protestujący wskazał na uwagi postawione w tym podkryterium przez oceniających: - Brak zdefiniowania grup docelowych kampanii promocyjno-informacyjnej (grupy docelowe usługi szkoleniowej nie są jednoznaczne grupami docelowymi kampanii promocyjnej); - Opis promocji wskazuje jednak, że jest nastawiona tylko na rekrutację, brak funkcji informacyjnej. wnosząc o obniżenie przyznanej punktacji. Jednakże, mimo że kampania promocyjna nakierowana jest w przeważającej mierze na wspieranie procesu rekrutacji a opinia publiczna nie jest wymieniona jako grupa docelowa kampanii, z opisu planowanych działań promocyjnych wynika, iż przewidywane są działania, które będą upowszechniać wiedzę o projekcie nie tylko wśród potencjalnych beneficjentów, ale także w społeczeństwie (np. współpraca z mediami). Ponadto, w ofercie Wykonawca kilkakrotnie zawiera stwierdzenia, z których wynika, że mimo braku zdefiniowania opinii publicznej jako grupy docelowej działań promocyjnych jest ona de facto tak traktowana. I tak: - na str. 59 stwierdza się, iż "Działania (promocyjne) ukierunkowane będą – na poziomie opinii publicznej – na informowanie o celach i założeniach projektu (... )"; - na str. 60 wskazane są dwie grupy narzędzi promocyjnych 1) wspierających proces rekrutacji 2) prezentujące efekty projektu opinii publicznej; - na str. 66 Wykonawca stwierdza, iż: "(...) na odrębne omówienie zasługuje grupa działań, które służyć będą promowaniu i upowszechnianiu efektów projektu zarówno wśród przedsiębiorstw, samorządów i instytucji otoczenia biznesu jak i szeroko rozumianej przestrzeniu publicznej". Brak bezpośredniego wskazania opinii publicznej jako adresata kampanii promocyjnej należy uznać za uchybienie. Rodzić to może wątpliwości, czy działania te będą wystarczające. Biorąc powyższe pod uwagę Zamawiający uznaje, iż obniżenie oceny oferty Wykonawcy o 1 pkt. (w skali 5-cio punktowej) jest adekwatne do tego uchybienia. Odnośnie drugiej uwagi wymienionej w karcie oceny dotyczącej braku w opisie promocji funkcji informacyjnej – należy zwrócić uwagę, że Wykonawca nic neguje funkcji informacyjnej kampanii. Na str. 53 wskazuje, że działania promocyjne w Projekcie mają za zadanie w szczególności aktywne wspieranie procesu rekrutacji oraz upowszechnianie informacji na temat poszczególnych działań projektowych, postępach w realizacji Projektu oraz jego rezultatach. W ofercie wskazano, że Wykonawca jako standard przyjmuje konieczność przestrzegania wymogów identyfikacji wizualnej dla projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, wymieniając rozporządzenia i wytyczne wymienione w proteście. Obniżenie punktów z 5 do 4jest w związku z tym uzasadnione. Pkt. 2.3. SIWZ Podkryterium: Planowane metody rekrutacji uczestników i firm do udziału w usłudze, zapewniające osiągnięcie zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem, Uwagi oceniających: 1) spotkania mentoringowe nie powinny być traktowane jako element rekrutacji beneficjentów projektu; 2) w opisie metod rekrutacji przyznano pierwszeństwo w skorzystaniu z mentoringu osobom, które skorzystały ze szkoleń i doradztwa, jednak w innych częściach wniosku nie przewidziano możliwości rekrutowania osób tylko do usługi mentoringu. Nie zaplanowano także, w którym momencie będzie przeprowadzona rekrutacja do tego komponentu, czy razem z rekrutacją do innych komponentów. czy dopiero wtedy, gdy nie będzie chętnych do skorzystania z mentoringu. 3) zbyt ogólnie i skrótowo opisane metody rekrutacji do komponentu III – nie wiadomo do kogo konkretnie z regionów zamierza dotrzeć wykonawca. Wskazano jedynie że będą to przedstawiciele samorządów terytorialnych, otoczenia biznesu. Ponadto opisane metody rekrutacji uczestników seminariów nie gwarantują zebrania zakładanej grupy, gdyż są to działania dość skromne – wysyłka pocztą zaproszeń. Działania rekrutacyjne powinny opierać się na bardziej osobistym kontakcie, gdyż są skierowane do osób, dla których udział w tego typu przedsięwzięciach jest zajęciem dodatkowym. 1) Spotkania mentoringowe, zgodnie z SIWZ przeznaczone są dla beneficjentów, którzy uczestniczyli w szkoleniach i doradztwie i tym samym Ne powinny być traktowane jako element rekrutacji. Zamawiający nic precyzuje jednak, w jakiej kolejności beneficjenci powinni otrzymywać usługi szkoleniowe, doradcze i mentoringowe. Dopuszczalne jest więc organizowanie spotkań mentoringowych w pierwszej fazie projektu; wówczas, dla biorących w nich udział przedsiębiorców byłby to pierwszy kontakt z projektem, co można rozumieć jako działania quasi rekrutacyjne. Jednakże, jako uczestników spotkań mentoringowych Wykonawca będzie mógł wykazać tylko tych przedsiębiorców, którzy wezmą również udział w pozostałych komponentach projektu. Ze względu na niejasności w sformułowaniu oferty w tym punkcie, oceniający obniżyli ocenę o 1 pkt. Stwierdzenie Protestującego, iż Wykonawca zaproponował metodologię sprzeczną z wymaganiami SIWZ i zagrażającą realizacji podstawowych celów określonych w SIWZ jest bezzasadne. Ponadto stwierdzenie to budzi zdziwienie, gdyż Protestujący w swojej ofercie również traktuje spotkania mentoringowe jaku element działań promocyjnych i rekrutacyjnych. I tak na str. 156 stwierdza: „Stąd też spotkania mentoringowe postrzegamy bardziej jako integralną cześć naszych działań promocyjnych – wspierających zarówno proces rekrutacji jak i proces podtrzymania wysokiego zaangażowania uczestników projektu w tworzenie planów działania. Dlatego też były one i powinny nadał być przeprowadzane zarówno w początkowe] fazie realizacji projektu, jak i trakcie fazy szkoleniowo-doradczej". 2) Usługa mentoringowa powinna być oferowana beneficjentom, którzy wezmą udział w szkoleniach i doradztwie. Stąd też rekrutacja na szkolenia i doradztwo jest równocześnie rekrutacją na spotkania mentoringowe. Brak opisu sposobu rekrutacji na spotkania mentoringowe może być problemem wyłącznie w sytuacji, gdy mentoring jest oferowany jako pierwsze działanie w projekcie. Warto zaznaczyć, ze również Protestujący nie zawarł w ofercie odrębnego sposobu rekrutacji uczestników spotkań mentoringowych. stosując te same metody dla rekrutacji na potrzeby szkoleń, doradztwa i mentoringu. 3) Z opisu sposobu rekrutacji wynika, iż Wykonawca zamierza stosować to samo podejście zarówno w przypadku rekrutacji na szkolenia, doradztwo i menntoring jak i na seminaria. Dodatkowo, w przypadku komponentu lII, zaproszenia będą wysyłane również pocztą, co nie oznacza, iż Wykonawca nie będzie stosował innych metod docierania do grup docelowych komponentu III. Str. 99 ,,(...) z uwagi na duży stopień sformalizowania samorządów zaproszenia będą wysyłane również pocztą". Szerzej ta kwestia została opisana dopiero w części IV oferty (zamiast w części dotyczącej procesu rekrutacji), dlatego oceniający zdecydował się na odjęcie punktu. Podsumowując, opis metod rekrutacji uczestników zawiera uchybienia, nie zagrażające jednakże osiągnięciu zakładanej liczby przeszkolonych osób i firm objętych doradztwem – stąd przyznano 7,67 na 10 pkt. Pkt. 2.4) SIWZ podkryterium: "Planowany sposób realizacji działań w ramach usługi, w szczególności logistyka i organizacja działań szkoleniowych, doradczych i mentoringowych oraz seminariów". Uwagi oceniających wymienione w proteście: - Zarzut JN: nie został opisany sposób doboru uczestników szkoleń (oprócz językowych), nie wiadomo czy uczestnicy szkoleń będą „poziomowani” w ramach kursów biorąc pod uwagę poziom ich wiedzy, zaawansowanie w danym temacie, stanowisko pracy. - Zarzut JN: wykonawca zamierza podzielić tematy szkoleń na 4 obszary tematyczne. Wskazano także, że uczestnicy projektu będą mogli wziąć udział w szkoleniach z jednego z tych obszarów. Nie jest jasne takie ograniczenie udziału w szkoleniach, nie przedstawiono żadnego uzasadnienia przyjęcia takiego modelu. - Zarzut MM: oferta zakłada, iż beneficjenci będą mogli wziąć udział w szkoleniach z jednego z czterech obszarów tematycznych – takie założenie jest niezrozumiałe, gdyż firmy mogą mieć potrzeby szkoleniowe z więcej niż jednego obszaru, a 10 dni szkoleniowych umożliwia zaoferowanie różnorodnych szkoleń. - Zarzut MM: brak informacji na temat sposobu kompletowania grup tak, aby zapewnić, iż każdy beneficjent otrzyma potrzebne mu szkolenie, w przypadku zróżnicowania potrzeb szkoleniowych beneficjentów i niemożności stworzenia grup z danej gminy. Wykonawca kilkakrotnie w ofercie deklaruje, iż szkolenia będą dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa. Równocześnie stwierdza, iż, uczestnicy Komponentu 1 będą mogli wziąć udział w szkoleniach z jednego ż czterech obszarów tematycznych (bloków szkoleniowych). Oceniający wskazali to jako uchybienie; sprzeczność ta może być jednak wynikiem nieprecyzyjnego zapisu i nie rozwinięcia tego zagadnienia w ofercie. Wykonawca wskazuje na konieczność dostosowania szkoleń (wymienionych bloków tematycznych) do potrzeb oraz różnych poziomów zaawansowania. Nie ma zatem podstaw do stwierdzenia niezgodności z SIWZ. Powyższe zarzuty wpłynęły na obniżenie łącznej punktacji w tym podkryterium z 10 na 6,33 pkt. Na str. 22 protestu zawarto stwierdzenie, że uwagi oceniających wskazują na niezgodność oferty z wymogami z SIWZ, co ma wynikać z następujących uwag oceniających: JN: przedstawiono propozycję doboru mentorów na spotkania. Są to jednak w większości przedstawiciele dużych lub średnich firm z danego regionu, które stosują metody działania niedostępne dla firm mikro i małych. Wśród mentorów powinni znaleźć się także przedstawiciele firm małych z powodzeniem działający na rynku lokalnym (nie koniecznie jednak całego województwa). MM: W przypadku mentoringu planowane jest zaproszenie przedsiębiorstw, którzy odnieśli spektakularny sukces (laureaci konkursów i nagród) – nie przewidziano zaproszenia przedstawicieli mniejszych firm, nie mogących się pochwalić takimi osiągnięciami. ale których doświadczenia mogą być cenne dla beneficjentów projektu. JN: nie opisano technicznej strony pozyskania mentorów oraz nie wiadomo według jakich kryteriów będą wybierani kandydaci na mentorów. JN: ...nie wiadomo jak technicznie będą zorganizowane tzn. gdzie będą odbywały się kursy, spotkania mentoringowe, czy będzie to możliwe blisko miejsca zamieszkania uczestników projektu. MM: (mentoring) … nie powinien być traktowany jako narzędzie rekrutacji. W odniesieniu do mentoringu – Wykonawca zaproponował, aby mentorami były osoby, które odniosły spektakularny sukces. Poszukując potencjalnych mentorów, Wykonawca zamierza skorzystać z rankingów firm, takich jak np. "Gazela biznesu", "Diamenty Forsa", "Filary polskiej gospodarki" itp. W rankingach tych przeważają firmy średnie j duże, co wzbudziło wątpliwości oceniających, jako że firmy te mogą mieć doświadczenia nieodpowiadające w pełni oczekiwaniom firm małych i mikro. Zostało to wskazane jako uchybienie, za które obniżono ocenę. Jednakże, ze względu na fakt, iż rankingi te nie będą jedynym źródłem informacji o potencjalnych mentorach – głównym źródłem wiedzy będą bazy kontaktów biznesowych członków konsorcjum – oceniający nie postrzegają problemu jako zagrażającemu w istotnym stopniu prawidłowej, terminowej i sprawnej organizacji spotkań mentoringowych. Wykonawca nie przedstawił, tak jak to wskazano w uwadze, technicznej strony pozyskania mentorów. Wykonawca wymienił wymagania jakie będą musiały spełnić osoby wybierane do roli mentora, co jest zgodne z pkt. 6.2 ZZW. Powyższe nie jest podstawą do stwierdzenia, jak to wskazuje Protestujący, niezgodności z Zakresem zadań wykonawcy". Kolejna uwaga dotyczy tego, że Wykonawca nie wskazał w ofercie dokładnych miejsc, w których będą się odbywały kursy spotkania mentoringowe. Określił natomiast ogólną zasadę (na str. 123 oferty), że działania organizowane w ramach trzech komponentów będą organizowane w łatwo dostępnych miejscach, do których można będzie dojechać środkami transportu publicznego. W przeciwnym wypadku Wykonawca zapewni transport dla uczestników z miejsca, do którego będą oni mogli z łatwością dojechać środkami transportu publicznego. Jest to zgodne z zapisem pkt.