zapisami § 6 ust. 8 siwz kopie dokumentów składane w celu potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Złożone na wezwanie zamawiającego kopie odpisów z Krajowego Rejestru Przedsiębiorców, kopie koncesji ZK-I-L-0013/99 i ZK-I-L-0004/99 (wraz ze wszystkimi decyzjami) nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem. Na kopiach tych dokumentów znajduje się tylko pieczątka i podpis osoby uprawnionej. Nie wynika natomiast z tych dokumentów oświadczenie uprawnionej osoby o potwierdzeniu zgodności złożonej kopii dokumentu z dokumentem oryginalnym (poświadczenie za zgodność z oryginałem). Zamawiający zatem uznał, że złożone przez wykonawcę kopie dokumentów nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem, tym samym wykonawca nie przedłożył dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu , co skutkowało w świetle art. 24 ust. 2 pkt. 4 Pzp jego wykluczeniem z przedmiotowego postępowania. W dniu 22 kwietnia 2011 r. Impel wniósł odwołanie na ww. czynność zamawiającego zarzucając naruszenie: 1) art. 7 ust. 1 i 3 ustawy poprzez naruszenie zasad zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, 2) art. 24 ust. 2 pkt. 4 ustawy poprzez wadliwe wykluczenie odwołującego z postępowania, 3) art. 26 ust. 3 i 4 ustawy przez zaniechanie przez zamawiającego wezwania odwołującego do uzupełnienia dokumentów i oświadczeń oraz udzielenia stosownych wyjaśnień dotyczących złożonej oferty. Odwołujący wnosił o nakazanie zamawiającemu: 1) uchylenia wyboru najkorzystniejszej oferty, 2) uchylenia czynności wykluczenia odwołującego z postępowania i odrzucenia jego oferty, 3) wezwania do uzupełnienia dokumentów i oświadczeń w trybie przepisu art. 26 ust. 3 ustawy oraz wezwania do złożenia stosownych wyjaśnień w trybie przepisu art. 26 ust. 4 ustawy, 4) dokonania ponownej oceny ofert z uwzględnieniem oferty odwołującego. W uzasadnieniu odwołania odwołujący wskazywał, że nie ulega wątpliwości, że odwołujący w odpowiedzi z dnia 15 kwietnia 2011 r. na wezwanie zamawiającego do uzupełnienia dokumentów z dnia 12 kwietnia 2011 r. przedłożył wymagane dokumenty, tj.: potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcą kopie aktualnego odpisu KRS Impel Security Polska Sp. z o.o. oraz Impel Security Provider Sp. z o.o. oraz potwierdzone za zgodność z oryginałem przez wykonawcą kopie koncesji Impel Security Polska Sp. z o. o. oraz Impel Security Provider Sp. z o.o. (wraz z brakującymi decyzjami do koncesji ZK-I-L- 0013/99). W ocenie odwołującego pełnomocnik, podpisując pismo przewodnie oraz wszystkie dokumenty stanowiące załączniki, w konsekwencji oświadczył zarówno, że: po pierwsze zapoznał się z treścią dokumentów, po drugie potwierdził pochodzenie tych dokumentów, po trzecie złożył również oświadczenie w treści pisma przewodniego, że potwierdza ich zgodność z oryginałem. W ocenie odwołującego złożenie w treści pisma przewodniego oświadczenia, na mocy którego pełnomocnik poświadczył fakt, że przedstawione kopie odpowiadają oryginałowi, z którego zostały sporządzone, jest w zupełności wystarczające i skuteczne na gruncie obowiązujących przepisów. Wskazywał, że zarzut zamawiającego w rezultacie ma charakter wyłącznie formalny, gdyż sprowadza się w istocie do stwierdzenia, że formułę „za zgodność z oryginałem" należało złożyć na każdej stronie dokumentu, co zdaniem odwołującego należy uznać za nieuzasadnione. Impel podkreślał, że formalizm postępowania o udzielenie zamówienia publicznego winien być postrzegany z uwzględnieniem celu postępowania, którym jest wybór oferty z najniższą ceną, bądź oferty zawierającej najkorzystniejszy bilans cen i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego. W dniu 22 kwietnia 2011 r. Impel przekazał zamawiającemu kopię niniejszego odwołania. W dniu 26 kwietnia 2011 r. zamawiający, w formie faksu, przesłał kopię odwołania Impel wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia wraz z wezwaniem do przystąpienia do postępowania odwoławczego. W dniu 28 kwietnia 2011 r. w formie pisemnej (pismo opatrzone prezentatą Izby) zgłoszenie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego złożył wykonawca Konsalnet. W dniu 5 maja 2011 r. (pismo opatrzone prezentatą Izby) zamawiający na piśmie odpowiedział na odwołanie stwierdził, że odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie, tym samym winno być oddalone. Uwzględniając dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia przedstawioną przez zamawiającego na rozprawie oraz stanowiska i oświadczenia stron oraz uczestnika postępowania złożone na rozprawie, Izba ustaliła, co następuje. W § 5 ust. 1 pkt. 1 siwz zamawiający wskazał, że o udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy spełniający warunki udziału w postępowaniu określone w art. 22 ust. 1 Pzp, dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. W ust. 2 zamawiający wskazał, że o udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy spełniający warunki udziału w postępowaniu dotyczący braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w okolicznościach o których mowa w art. 24 ust. 1 Pzp. W § 6 ust. 1 pkt. 1 siwz „Wykaz oświadczeń i dokumentów jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu” zamawiający sprecyzował, że w zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunku udziału w postępowaniu o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt. 1 siwz wykonawca powinien przedłożyć m. in. ważną koncesję Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji na prowadzenie działalności w zakresie ochrony osób i mienia w formie bezpośredniej ochrony fizycznej w rozumieniu ustawy o ochronie osób i mienia z dnia 22 sierpnia 1997 r. (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221 ze zm.), dalej zwaną „ustawą o ochronie osób i mienia”.
2 pkt. 2 siwz w zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 Pzp zamawiający wymagał złożenia m. in. aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli przepisy wymagają odrębnego wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt. 2 Pzp, wystawionego nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert. W § 6 ust. 8 siwz „Wykaz oświadczeń i dokumentów jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu” zamawiający określił, że niniejsze dokumenty należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Izba ustaliła, że do oferty Impel załączono kopie: aktualnego odpisu KRS Impel Security Polska Sp. z o.o. (od str. 25 do str. 34 oferty) oraz Impel Security Provider Sp. z o.o. (od str. 35 do 42). Każda strona kopii aktualnego odpisu KRS Impel Security Polska Sp. z o.o. została opatrzona pieczęcią „Wiceprezes Zarządu Impel Security Polska Wojciech Kiestrzyń” oraz nieczytelnym podpisem. Każda strona kopii aktualnego odpisu KRS Impel Security Provider Sp. z o.o. została opatrzona pieczęcią „Prezes Zarządu Adrain Downarowicz” oraz nieczytelnym podpisem. Kopia koncesji ZK-I-L-0013/99 wraz ze wszystkimi decyzjami (od str. 43 do str. 56) – każda strona - została opatrzona pieczęcią „Wiceprezes Zarządu Impel Security Polska Wojciech Kiestrzyń” oraz nieczytelnym podpisem. W odniesie do ww. koncesji brak jest decyzji nr 3, 4, 5 i 6. Kopia koncesji ZK-I-L-0004/99 wraz ze wszystkimi decyzjami (od str. 57 do str. 74) – każda strona - została opatrzona pieczęcią „Prezes Zarządu Adrain Downarowicz” oraz nieczytelnym podpisem. Pismem z dnia 12 kwietnia 2011 r. zamawiający w trybie art. 26 ust. 3 Pzp wezwał Impel do uzupełnienia następujących dokumentów: 1) aktualnego odpisu z właściwego rejestru, jeżeli przepisy wymagają odrębnego wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt. 2 Pzp, wystawionego nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert - Impel Security Polska Sp. z o.o. oraz Impel Security Provider Sp. z o.o. 2) koncesji Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji na prowadzenie działalności w zakresie ochrony osób i mienia w formie bezpośredniej ochrony fizycznej w rozumieniu ustawy o ochronie osób i mienia. 3) decyzji nr 3, 4, 5 i 6 do Koncesji ZK-I-L-0013/09. W uzasadnieniu pisma zamawiający szczegółowo wskazywał: Ad 1)
8 siwz kopie dokumentów składanych wraz z ofertą powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Złożone kopie odpisów z Rejestru Przedsiębiorców nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem. Ad 2)
8 siwz kopie dokumentów składanych wraz z ofertą powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Złożone kopie koncesji ZK-I-L- 0013/99 i ZK-I-L-0004/99 (wraz z załączonymi decyzjami) nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem. Ad 3) W § 6 ust. 1 pkt. 1 siwz zamawiający wymagał w celu wykazania spełniania przez wykonawcę warunku udziału w postępowaniu przedłożenia ważnej koncesji Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji na prowadzenie działalności w zakresie ochrony osób i mienia w formie bezpośredniej ochrony fizycznej. W złożonej ofercie brakuje decyzji nr 3, 4, 5, i 6 do koncesji ZK-I-L-0013/
1 w zw. z § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817), zwane dalej „rozporządzeniem o dokumentach”, który stanowi, że dokumenty winny być składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę oraz przywołanymi powyżej zapisami wykonawca powinien przedłożyć je bądź w formie oryginalnej bądź też kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Izba uznała za prawidłowe działanie zamawiającego, który wobec braku decyzji nr 3, 4, 5 i 6 do Koncesji ZK-I-L-0013/09 oraz prawidłowo poświadczonych dokumentów tj. aktualne odpisy z KRS Impel Security Polska Sp. z o.o. oraz Impel Security Provider Sp. z o.o. a także koncesje Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji na prowadzenie działalności w zakresie ochrony osób i mienia w formie bezpośredniej ochrony fizycznej w rozumieniu ustawy o ochronie osób i mienia, wezwał wykonawcę w trybie art. 26 ust. 3 Pzp do uzupełnienia ww. dokumentów. Odnosząc się do uzupełnionych, na wezwanie zamawiającego, dokumentów przez Impel, Izba uznała, że zostały one złożone nieprawidłowej formie z uwagi na fakt, że nie zostały uwierzytelnione. Uwierzytelnienie dokumentu winno polegać na zamieszczeniu na kopii dokumentu zapisu "za zgodność z oryginałem" i to stwierdzenie winno być podpisane przez właściwą osobą
zasadami reprezentacji. Do oferty odwołującego zostały załączone dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz mające wykazywać brak podstaw do wykluczenia z postępowania w formie kserokopii. Jednak niniejsze dokumenty zostały jedynie podpisane przez odwołującego bez wskazania jakiej czynności podpisy dotyczą. Zdaniem Izby brak na ww. dokumentach zapisu "za zgodność z oryginałem", czy też „zgodne z oryginałem” lub zapisu o podobnej treści, uniemożliwiał zamawiającemu w sposób jednoznaczny stwierdzenie, czy złożone przez odwołującego dokumenty odzwierciedlają stan faktyczny w nich stwierdzony. Tym samym niezachowanie wymaganej formy poświadczenia kopii za zgodność z oryginałem, w oparciu o art. 24 ust. 2 pkt 4 Pzp stanowi podstawę do wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, bowiem nie wykazał on spełnienia warunków udziału w postępowaniu, a to na wykonawcy spoczywa ciężar dowodzenia w tej sprawie. Istotnym jest, że poświadczenie odpisu dokumentu „za zgodność”, stanowi oświadczenie wiedzy poświadczającego, tym samym przyjmuje on na siebie odpowiedzialność za kompletność dokumentu i dokładne odtworzenie treści oryginału. Należy stanowczo podkreślić, że zamawiający nie może domniemywać, że podpisy złożone na wskazywanych dokumentach miały na celu potwierdzenie zgodności tej kopii z oryginałem, bowiem formuła potwierdzenia dokumentów za zgodność z oryginałem posiada walor oświadczenia o określonej doniosłości prawnej i nie może być wywodzona w drodze domniemania. W ocenie Izby nie można przyjąć i uznać za prawidłowe twierdzenia, że skoro pełnomocnik był umocowany do poświadczania dokumentów za zgodność, to złożenie przez niego podpisu nadawało tej czynności charakter potwierdzenia za zgodność z oryginałem. Kserokopię dokumentu można uznać za uwierzytelnioną jedynie wówczas gdy zawiera ona łącznie dwa niezbędne elementy, to jest adnotację "poświadczam za zgodność z oryginałem" oraz podpis osoby upoważnionej. Nieprawidłowo uwierzytelnione kserokopie dokumentów nie mogły stanowić podstawy do oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia postępowania, co jest w ocenie Izby, równoznaczne z nie złożeniem wymaganych dokumentów. Za chybioną, zdaniem Izby, należy uznać argumentację odwołującego, który z treści pisma przewodniego wywodził, że uzupełnione przez niego dokumenty posiadają walor uwierzytelnionej kopii. Wskazać należy, że wskazanie w treści załączników tj. „potwierdzone za zgodność z oryginałem przez wykonawcą kopie aktualnego odpisu KRS Impel Security Polska Sp. z o.o. oraz Impel Security Provider Sp. z o.o.” a także „potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kopie koncesji Impel Security Polska Sp. z o. o. oraz Impel Security Provider Sp. z o.o. (wraz z brakującymi decyzjami do koncesji ZK-I-L-0013/99)”, posiada jedynie charakter porządkowy i nie może być brane pod uwagę. Nie bez znaczenia w niniejszej sprawie jest również fakt, że odwołujący w żaden sposób nie kwestionował czynności zamawiającego polegającej na wezwaniu do uzupełnienia powyższych dokumentów i przedłożenia ich we właściwej formie, a na wezwanie złożył dokumenty w tej samej formie tj. opatrzone jedynie pieczęcią oraz nieczytelnym podpisem uprawnionej osoby z pominięciem wskazania, że informacji, że kopie dokumentów zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem. Odnosząc się do zarzutu zaniechania przez zamawiającego czynności uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów wskazanych w art. 26 ust. 3 Pzp, Izba wskazuje, że czynność uzupełnienia dokumentów ma charakter jednorazowego wystąpienia a zamawiający, co zostało wskazane powyżej, zwracał się już do odwołującego o uzupełnienie dokumentów w przedmiotowym zakresie. Tym samym Izba wskazuje na brak możliwości dokonania żądanych przez Impel czynności w zakresie czynności objętej dyspozycją art. 26 ust. 3 Pzp. Kolejno należy stwierdzić, że
oświadczeniem złożonymi przez zamawiającego, w przedmiotowej sprawie tryb przewidziany w art. 26 ust. 4 Pzp nie mógłby zostać zastosowany, ponieważ zamawiający nie miał wątpliwości co do treści dokumentów, która była dla niego w pełni czytelna i nie budząca wątpliwości co do prawdziwości a jedynie - jak stwierdził na rozprawie - wykonawca nie złożył dokumentów w przewidzianej formie. Reasumując, Izba potwierdziła prawidłowość czynności zamawiającego w kwestionowanym przez odwołującego zakresie i nie dopatrzyła naruszenia przepisów art. 7 ust. 1 i 3, art. 24 ust. 2 pkt. 4 oraz art. 26 ust. 3 i 4 ustawy. Mając na uwadze powyższe skład orzekający Izby merytorycznie rozpoznał złożone odwołanie, uznając iż odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie. W związku z powyższym, na podstawie przepisu art. 192 ust 1 ustawy orzeczono jak w sentencji. O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 192 ust. 9 i 10 ustawy, stosownie do wyniku postępowania, oraz w oparciu o przepisy § 1 ust. 1 pkt. 1, § 3, § 5 ust. 3 pkt. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania oraz rodzajów kosztów w postępowaniu odwoławczym i sposobu ich rozliczania (Dz. U. Nr 41, poz. 238). Izba uwzględniła koszt wynagrodzenia pełnomocnika zamawiającego w kwocie 2.952 zł na podstawie przedłożonej faktury VAT. Przewodniczący: …………………………
Wyjaśnienie AI na podstawie urzędowego tekstu ustawy. Orientacyjne, nie zastępuje porady prawnej.