Sygn. akt XGc 380/13 UZASADNIENIE W pozwie z dnia 16 listopada 2012r. (data wpływu) powódka Business (...) Spółka z o.o. w W. wniosła o zasądzenie od pozwanej (...) Administracja Spółki z o.o. z siedz

ust. 5.1 umowy, pozwana Spółka była zobowiązana do terminowego pokrywania kosztów przechowywania dokumentów i innych usług świadczonych przez powódkę

obowiązującym cennikiem, zawartym w załączniku A do umowy. Na podstawie ust. 8.1 umowy należności za przechowywanie dokumentów naliczane były każdorazowo za okres całego miesiąca, bez względu na rzeczywisty czas przechowania. Należności za przechowywanie oraz pozostałe usługi płatne były przez pozwanego na podstawie faktury VAT, wystawianej przez powódkę z dołu, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, w oparciu o liczbę składowanych pojemników pozwanej i pisemne zamówienia na pozostałe usługi.

ust. 8.3 umowy pozwana zobowiązana była dokonywać płatności na rzecz powódki za świadczone na jej rzecz usługi w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury. Ceny przechowywania dokumentów oraz dodatkowych usług określone były w załączniku A stanowiącym integralną część niniejszej umowy (ust. 8.6 umowy). Powódka podała, że zakres czynności wykonywanych przez nią na rzecz pozwanej w okresie, za który powódka domaga się wynagrodzenia od pozwanej, obejmował, poza usługami przechowywania dokumentów, w szczególności: usługi wyszukania i wyjęcia lub umieszczenia w jednostce jednego dokumentu spośród dokumentów uporządkowanych, ponownego włączenia do zbioru jednej jednostki wyłączonej, wycofania pojemnika z bazy danych, wyszukania bez udostępnienia, wyszukanie i wyłączenia ze zbioru jednostki po zdeponowaniu dokumentów. Te prace rozliczane były według roboczogodzin oraz z uwzględnieniem opłat za znaczki pocztowe. Powódka podkreśliła, że wykonywała wszystkie swoje obowiązki wynikające z umowy z należytą starannością w sposób prawidłowy i rzetelny. Pozwana nigdy nie kwestionowała usług świadczonych przez powódkę, ani sposobu ich wykonania, co jest kwestią bezsporną. W dniu 31 lipca 2012 r. powódka wystawiła i doręczyła pozwanej fakturę VAT nr (...) na kwotę 35.348,36 zł (28.738,50 zł plus 23 % VAT) z terminem płatności do 21 sierpnia 2012 r. Pozwana terminowo zapłaciła jedynie część wynagrodzenia z tej faktury, tj. kwotę 27.851,10 zł, natomiast pozostała część w wysokości 7.497,26 zł nie została zapłacona do dnia dzisiejszego. W dniu 31 sierpnia 2012 r. powódka wystawiła i dostarczyła pozwanej faktury VAT: nr (...) na kwotę 11.623,00 zł, nr (...) na kwotę 36.091,89 zł oraz nr (...) na kwotę 46.967,89 zł, wszystkie z terminem płatności do 21 września 2012 r. Powódka nie otrzymała płatności za żadną z ww. faktur, bez jakiegokolwiek uzasadnienia. W związku z powyższym, powódka pismem z dnia 18 października 2012 r., przesłanym za pośrednictwem kuriera w dniu 19 października 2012 r., ostatecznie wezwała pozwaną do zapłaty należności w łącznej kwocie 102.180,04 zł wynikającej z faktur: nr (...) (niezapłacona częściowo w wysokości 7.497,26 zł), nr (...) (kwota 46.967,89 zł), nr (...) (kwota 36.091,89 zł) oraz nr (...) (kwota 11.623,00 zł) w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wezwania. Do niniejszego wezwania załączono faktury nr: (...), (...), (...) oraz (...). Powódka w wezwaniu poinformowała pozwaną, iż w przypadku braku zapłaty wskazanej sumy, powódka skieruje sprawę na drogę postępowania sądowego. Do dnia wniesienia niniejszego pozwu pozwana nie dokonała zapłaty należnej powódce z tytułu ww. faktur -kwoty 102.180.04 zł (pozew k. 2- 10 akt). Nakazem zapłaty wydanym w dniu 26 lutego 2013r. w postępowaniu upominawczym (sygn. akt XGnc 1616/12) Sąd Okręgowy w Łodzi w całości uwzględnił powództwo (nakaz zapłaty w k. 121 akt). W sprzeciwie od nakazu zapłaty pozwana (...) Administracja Spółka z o.o. w P. wniosła o oddalenie powództwa i zasądzenie od powódki na rzecz pozwanej kosztów procesu według norm przepisanych (sprzeciw k. 129-138 akt). Pozwana w sprzeciwie podniosła, że w ofercie z dnia 20.01.2006 roku powodowa Spółka wskazała, iż dokumenty będą pakowane w pojemniki mieszczące ok. 0,4 mb akt. Oferta stała się także podstawą podpisania umowy. Strony aktualnie umowa już nie obowiązuje. Pozwana Spółka rozwiązała ją w trybie natychmiastowym z winy pozwanej. Zwrot pełnej dokumentacji przez powódkę pozwanej pozwolił dokładnie zweryfikować jej wykonanie. Nieprawdą jest twierdzenie powódki jakoby „wykonywała wszystkie swoje obowiązki wynikające z umowy z należytą starannością, w sposób prawidłowy i rzetelny”.

przekonaniem, które żywiła pozwana w oparciu o przedłożoną ofertę, oraz ustalenia między stronami, w każdym pojemniku przechowywanym przez powódkę powinny się znajdować 3 archiboksy. Pozwana wyjaśniła, iż 0,4 mb dokumentów to ok. 40 cm akt ułożonych w archiboksach. Archiboxy pozwanej, w których przekazywała dokumentację w standardzie mają ok. 10 cm szerokości grzbietu (0,1 mb). Przy założeniu nawet przepełnienia archiboksów - z pewnością w pojemniku zmieszczą się ich 3 sztuki, a w sytuacji gdyby nie były przepełnione - 4 sztuki. Tymczasem, bardzo pracochłonna analiza spisów dokumentacji przechowywanej przez powódkę wykazała, że ok. 65% pojemników przechowywanych przez powódkę zawierała 2 archiboksy (60.766 sztuk z 91.910), tym samym pozwana płaciła powódce za przechowywane powietrze. Pozwana do sprzeciwu: - sporządziła analizę w oparciu o wydruki z bazy danych powódki, stanowiące załączniki do protokołów przekazania dokumentacji, -załączyła wydruki za sierpień 2012r. dotyczące faktur objętych nakazem zapłaty tj. (...) i (...), -dokonała przeliczenia wartości faktur wskazanych w pozwie (nr (...)i (...)) w oparciu, o które został wydany nakaz zapłaty w następujący sposób: • od ogólnej sumy pojemników wskazanej w powyższych fakturach odjęto ilość pojemników z zaniżoną liczbą archiboksów (tj. 60.475 szt.). Tym samym otrzymano ilość pojemników z właściwą liczbą archiboksów (tj. 30 966), które przeliczono według obowiązujących w umowie stawkach - 0,64 zł/pojemnik i 0,75 zł/pojemnik, • pozostała ilość pojemników - tych z zaniżoną ilością archiboksów - skalkulowano po niższej cenie tzn. skoro za cały właściwy pojemnik, gdzie mieściły się 3 archiboksy płacono po 0,75 zł/pojemnik, to proporcjonalnie za 2/3 takiego pojemnika (wypełnionego 2 archiboksami). Pozwana założyła, że powinna płacić 0,50 zł/pojemnik. Idąc dalej, przeliczono ilość pojemników z niewłaściwą liczbą archiboksów po stawce 0,50 zł. Ilość przechowywanych pojemników z właściwą ilością archiboksów tj.

1. 966, (w tym: 9 568 x 0,64 zł a 21.398 x 0,75 zł) daje 22.172,02 zł netto,
2. 271,58 zł brutto, natomiast ilość przechowywanych pojemników z zaniżoną ilością archiboksów tj. 60.475 x 0,50 zł daje
3. 237,50 zł netto, 37.192,13 zł brutto. Z powyższego wynika, iż kwota należna do zapłaty na podstawie faktur (...) z dnia 31.08.2012 roku, która potencjalnie należna byłaby powódce wynosi 64.463,71 zł brutto. Pozwana wskazała w sprzeciwie, że trzecia faktura dochodzona pozwem nr 1460/12 dotyczy wyszukiwania dokumentów. Czynności te były wykonywane na zlecenie pozwanej Spółki i nie kwestionuje ona jej wysokości, to jest kwoty 11.623,00zł. Odnosząc się natomiast do faktur zapłaconych częściowo przez pozwaną, to jest: (...), (...), (...), (...) dotyczących tzw. różnicy w zapłacie faktur za S., pozwana wskazała, iż nie kwestionuje tej kwoty, tj. 7.497,26 zł brutto. Z powyższego wynika, iż potencjalna kwota do zapłaty należna powódce powinna wynosić kwotę 83.583,97 zł brutto. W powyższym zakresie pozwana dokonała potrącenia do kwoty 83.583,97 zł z wierzytelności należnej mu od powódki w wysokości 193.000,42 zł i z tego tytułu zgłosiła zarzut potrącenia. Powyższa wierzytelność związana jest, w ocenie pozwanej, z nienależytym wykonywaniem umowy przez powódkę w 2010 roku. Stanowi ona różnicę pomiędzy zapłaconą przez (...) Administracja sp. z o.o. w 2010 roku kwotą to jest 862.640,12 zł i kwotą należną, która winna być zapłacona z racji przechowywania mniejszej liczby archiboksów, niż wynikało to z ustaleń pomiędzy stronami to jest 669.639,70 zł. Pozwana przedstawiła w sprzeciwie szczegółowy sposób dokonanej kalkulacji. Kalkulacja kosztów przechowywania pojemników składowanych do 01.01.2010 r. (miesięcznych), to: -pojemniki z właściwą liczbą archiboksów 28.260 x 0,75zł = 21.195,00 zł netto, 25.857,90 zł brutto, -pojemniki z zaniżoną liczbą archiboksów 47.721 x 0,50zł = 23.860,50 zł netto, 29.109,81 zł brutto. Kalkulacja kosztów przechowywania nowych pojemników od 01.01.2010 r. do 31.12.2010 r., to: -pojemniki z właściwą liczbą archiboksów 7.228 x 0,75 zł = 5.421,00zł netto,
4. 613,62 zł brutto, -pojemniki z zaniżoną liczbą archiboksów 5.596 x 0,50zł = 2.798,00 zł netto, 3.413,56 zł brutto. Zapłacone koszty przechowywania dokumentów przez pozwaną u powódki wyniosły 862.640,12zł. Należne koszty przechowywania dokumentów przez pozwaną u powódki w 2010r. wynoszą 669.639,70zł. Korekta z tytułu przechowywania mniejszej liczby dokumentów, niż ilość za którą pozwana Spółka zapłaciła, wynosi 193.000,42zł. W ocenie pozwanej, brak jest podstaw formalnych i prawnych do zasądzenia należności głównej, brak jest także podstaw do dochodzenia przez powoda zapłaty odsetek (sprzeciw od nakazu zapłaty k. 129-138 akt, wyliczenie wysokości wierzytelności pozwanej przedstawionej do potrącenia k. 524-525 akt). Sąd Okręgowy ustalił następujący stan faktyczny: Powódka Business (...) Spółka z o.o. w W. prowadzi działalność gospodarczą między innymi w zakresie archiwizacji i przechowywania dokumentów firm prywatnych oraz instytucji państwowych i innych podmiotów. Usługi są świadczone przez spółkę w innym trybie niż przez archiwa państwowe (dowód: wypis KRS k. 19-31 akt). Pozwana (...) Administracja Spółka z o.o. z siedzibą w P. prowadzi działalność gospodarczą według wpisu do KRS-u o szeroko określonym przedmiocie (dowód: wypis z KRS 152-160 akt). Zanim między stronami była podpisana umowa, strony prowadziły rozmowy, oferta była przez powódkę modyfikowana, nie było jednak fizycznej prezentacji zarządowi Spółki, jak będzie wyglądało przechowywanie dokumentów. Obie strony miały wpływ na kształt umowy i negocjowały jej warunki. Stronie pozwanej zależało na tym, by dokumenty były ułożone w określonym porządku, w tym porządku chronologicznym, tak by można szybko jej wyszukiwać i mieć do nich dostęp. W czasie rozmów była poruszana kwestia bezpieczeństwa dokumentów i cena usługi. Stronie pozwanej bardzo zależało na tych kwestiach. W czasie rozmów przed zawarciem umowy była poruszana kwestia przechowywania dokumentów w pojemnikach i o tym, że w pojemniku może się zmieścić 0,4mb dokumentów (dowód: zeznania świadka K. K. k. 1154v czas 00:08:24, 00:27:23, 00:30:43, 00:32:00, 00:35:22, zeznania świadka J. M.

postanowieniami umowy Spółka obowiązana jest przechowywać dokumenty w miejscu przechowywania,

1. d)pusty pojemnik - specjalnie dostosowany dla potrzeb przechowywania dokumentów pojemnik kartonowy, stanowiący własność Spółki i wypożyczany deponentowi na czas przechowywania dokumentów. Jeden pojemnik składa się z jednego pudełka i jednej pokrywy,
2. e)teczka - zwana również jednostką archiwalną, to papierowe, kartonowe lub plastikowe opakowanie (również segregator) zawierające uporządkowaną partię dokumentów zabezpieczonych przed wysunięciem się z teczki i przed pomieszaniem się,
3. f)pojemnik – to pusty pojemnik napełniany teczkami i przykryty pokrywą,
4. g)spis zawartości - spis teczek umieszczonych w jednym pojemniku, stanowiący pełen wykaz teczek znajdujących się w danym pojemniku,
5. h)wypożyczenie - tymczasowe zabranie/używanie przez deponenta lub osoby upoważnione przez deponenta teczek/pojemników w czasie przechowywania,
6. i)czas wypożyczenia - okres, w którym teczka/pojemnik znajduje się w wypożyczeniu (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt). Przedmiotem umowy było świadczenie przez powódkę na rzecz pozwanej usług przechowywania dokumentów oddanych jej do składowania, jak również innych usług z tym związanych, np. wyszukania odpowiednich dokumentów i wyłączenia ich ze zbioru, ponownego włączenia dokumentów do zbioru, zapakowania pojemników, wysłania strony dokumentu, jak również wycofania pojemnika z bazy danych, w tym poufnego niszczenia dokumentów i dostarczenia protokołu. Strony szczegółowo określiły, że przedmiotem umowy (rozdział 2 ust.2.1.-2.2.15.) jest: -archiwizowanie dokumentacji w pomieszczeniach przeznaczonych na archiwum, -przejmowanie akt z komórek organizacyjnych (...) S.A. dostarczanych przez deponenta lub (...) S.A., -segregowanie akt (jednostek archiwalnych), podział ich na zespoły archiwalne, komórki organizacyjne, grupy tematyczne, w tym kwalifikacja i klasyfikacja do odpowiednich kategorii, spakowanie do pojemników i odpowiednie oznaczenie pojemników, -

dyspozycjami deponenta przechowywanie akt przez okres przewidziany przepisami prawa w układzie strukturalno - rzeczowo - chronologicznym, -udostępnianie na wniosek deponenta lub (...) S.A. dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej z zastosowaniem obowiązującego u deponenta regulaminu świadczenia usług, -prowadzenie ewidencji oraz monitoringu dokumentacji wypożyczonej i dbanie o ponowne jej uzyskanie od podmiotu, któremu została udostępniona, -dostarczanie we wskazane przez deponenta miejsce dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej, -sporządzenie przez Spółkę pod koniec każdego roku kalendarzowego protokołów brakowania dokumentów a po zatwierdzeniu ich przez deponenta w terminie do 15 stycznia, oraz otrzymaniu od deponenta pisemnego zlecenia zniszczenia, wydzielenie przez Spółkę dokumentów przeznaczonych na makulaturę, wywóz makulatury do punktu niszczenia i przeprowadzenie zniszczenia w terminie do 31 stycznia danego roku, -dostarczanie deponentowi w terminie do 6 dnia roboczego każdego miesiąca, ewidencji zarchiwizowanych w poprzednim miesiącu nowych dokumentów (spisów zdawczo - odbiorczych), -zapewnienie narzędzi i materiałów niezbędnych do opracowania, oprawy i wypożyczenia akt w przeciągu 2 godzin, -plombowanie pojemników - na specjalne zlecenie Spółka zapewnia usługi polegające na pełnym przygotowaniu pojemników do plombowania przez przedstawicieli deponenta. W takim przypadku plombowane pojemniki musiały być odbierane od deponenta i plombowane będą zwracane, -pakowanie teczek do pojemników i sporządzania spisów zawartości pojemnika, -na specjalne zlecenia Spółka miała przeprowadzić skanowanie dokumentów oraz skanowania z rozpoznawaniem pisma i rejestrowanie danych na elektronicznych nośnikach danych, -przechowywanie elektronicznych nośników danych, -utylizacja innych przeterminowanych dokumentów, nie oddanych Spółce do przechowywania (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt). Strony ustaliły w umowie (rozdz. 2. - 2.3.), że szacunkowa ilość pojemników zawierających dotychczasowe zbiory deponenta przekazywane Spółce do przechowania wyniesie około 20.000 sztuk i może być stale zwiększana przez deponenta o dostawy nowych dokumentów. Przewidywany czas przekazania Spółce dotychczasowych zbiorów wyniesie około 2 miesięcy. Zwiększenie ilości pojemników ponad liczbę wskazaną w pierwszym zdaniu nie powoduje wzrostu cen jednostkowych. Dokładna liczba pojemników miała zostać określona w protokołach zdawczo-odbiorczych, przedstawionych w załączniku D, będących integralną częścią umowy. Rozpoczęcie świadczenia usług miało nastąpić po podpisaniu protokołów zdawczo- odbiorczych przez upoważnionych do tego przedstawicieli stron. Powodowa Spółka zobowiązana była w terminie 30 dni od dnia przekazania jej dokumentów, do dokonania wszelkich czynności mających na celu ich zarchiwizowanie, w tym w szczególności zobowiązana była do dokonania segregacji jednostek archiwalnych, ich kwalifikacji i klasyfikacji do odpowiednich kategorii (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt).

umową powodowa Spółka zobowiązała się dokumentować dokonane w danym miesiącu czynności, potwierdzać dokonane odbiory nowych dokumentów w protokołach zdawczo- odbiorczych sporządzanych na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. Deponent miał prawo przekazać swoje zastrzeżenia odnośnie przygotowanego protokołu. Uzgodniona pomiędzy stronami ostateczna wersja protokołu miała być podpisywana przez obie strony umowy (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt). Strony w umowie określiły sposób i warunki przechowywania dokumentów. Wszystkie dokumenty deponenta przekazane Spółce miały być przechowywane w stanie uporządkowanym w teczkach, wyłącznie w specjalnie dostosowanych do tego celu pustych pojemnikach stanowiących własność Spółki i wypożyczanych do dyspozycji deponenta na czas przechowywania. Każdy pojemnik miał być oznakowany i dla każdego pojemnika miał być opracowany będzie spis zawartości. Po jednym egzemplarzu spisu zawartości miało pozostać w dyspozycji Spółki i deponenta przez czas przechowywania. Spółka ponosiła odpowiedzialność za zgodność zawartości pojemnika z załączonym do niego spisem zawartości wyłącznie w zakresie tych dokumentów, które Spółka uporządkowała i wkładała do teczek i pakowała teczki do pojemników. Spółka zwolniona była od tej odpowiedzialności w przypadku przekazania deponentowi do jego dyspozycji pojemnika lub teczki niezgodnie z jego poleceniem. W przypadku wydania deponentowi na jego zlecenie teczki/dokumentu Spółka miała odnotować ten fakt oraz ewentualny zwrot. Przekazywane do depozytu dokumenty miały być dostarczane w uzgodnionym terminie do siedziby Spółki lub w inne miejsca wskazane przez Spółkę. Upoważnionym do potwierdzania przyjęcia dokumentów w imieniu Spółki był dyrektor archiwum lub inna osoba upoważniona przez Spółkę. Do obowiązków Spółki (rozdział 4 umowy) należało przechowywanie dokumentów w miejscu przechowywania

obowiązującymi przepisami. Spółka zobowiązała się do przestrzegania przepisów ppoż., bhp oraz zabezpieczenia przechowywanych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem i kradzieżą, zabezpieczenia dokumentów przed możliwością dostępu osób trzecich. Spółka zobowiązała się także

zamówieniem deponenta i aktualnym cennikiem do wykonywania wszystkich podstawowych usług, w szczególności takich jak składowanie dokumentów, udostępnianie ich deponentowi w ustalonej przez strony formie oraz wykonywanie usług dodatkowych, a po otrzymaniu polecenia od deponenta, przeprowadzanie procedury niszczenia przeterminowanych dokumentów z zachowaniem poufności. Powodowa Spółka zobowiązała się do świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy z podwyższoną starannością, wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej działalności. W umowie wskazano, że aktualnym miejscem przechowywania dokumentów będą magazyny Spółki w W., Aleja (...) oraz w P., ul (...). Pozwana Spółka jako deponent obowiązana była do: -terminowego pokrywania kosztów przechowywania dokumentów i innych usług świadczonych przez Spółkę

obowiązującym cennikiem, jak postanowiono w niniejszej umowie, -informowania Spółki o każdorazowej zmianie miejsca siedziby , -oddawania Spółce tylko dokumentów będących w stanie, który nie stworzy zagrożenia dla ich istnienia, jak zdefiniowano w punkcie 7.4. umowy, -poinformowania Spółki o stanie dokumentów przekazywanych na przechowanie lub o ich specjalnej wartości. -dostarczania Spółce, wszelkich wewnętrznych aktów organizacyjnych i regulaminów prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa. W umowie określono także zasady odpowiedzialności powodowej Spółki oraz zasadę poufności, niszczenie przechowywanych dokumentów, skutki nienależytego wykonania zobowiązań. Z tytułu świadczenia usług przez powódkę,

ust. 5.1 umowy (rozdział 5), pozwana była zobowiązana do terminowego pokrywania kosztów przechowywania dokumentów i innych usług świadczonych przez powódkę

obowiązującym cennikiem, zawartym w załączniku A do umowy. Na podstawie ust. 8.1 umowy należności za przechowywanie dokumentów naliczane były każdorazowo za okres całego miesiąca, bez względu na rzeczywisty czas przechowania. Należności za przechowywanie oraz pozostałe usługi płatne były przez pozwaną Spółkę na podstawie faktury VAT, wystawianej przez powódkę z dołu, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, w oparciu o liczbę składowanych pojemników pozwanej i pisemne zamówienia na pozostałe usługi.

ust. 8.3 umowny, pozwana zobowiązana była dokonywać płatności na rzecz powodowej Spółki za świadczone na rzecz pozwanej usługi w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury. Umowa stała się wiążąca w dniu jej podpisania i była zawarta na czas nieokreślony. Intencją stron była wieloletnia współpraca, dlatego koszty przejmowania i transportu dokumentów wkalkulowano w opłatę za przechowywanie w okresie pierwszych 36 miesięcy. Zważywszy na to, deponent zobowiązał się (w przypadku rozwiązania umowy na wniosek lub z winy deponenta) opłacić odpowiednią, proporcjonalną część z tej kwoty za pojemniki, których opłacony czas przechowywania będzie krótszy niż 36 miesięcy.

umową, każda ze stron mogła złożyć pisemne oświadczenie, wyrażające wolę rezygnacji z kontynuowania umowy z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia. W takim przypadku, Spółka miała wycofać wszystkie dokumenty (również z bazy danych), a deponent miał uiści wszelkie należne opłaty stosownie do załącznika A do niniejszej umowy, z tym jednak zastrzeżeniem, że Spółka zobowiązała się do świadczenia usług na podstawie niniejszej umowy aż do chwili całkowitego i ostatecznego przekazania przechowywanej dokumentacji podmiotowi wskazanemu przez deponenta, który przejmie świadczenie usług na rzecz deponenta. W tym czasie Spółce przysługiwało wynagrodzenie w wysokości określonej w załączniku A umowy, proporcjonalnie do ilości dni oraz ilości i rodzaju usług, które były świadczone na podstawie niniejszej umowy i dodatkowych zleceń w okresie przekazywania. Każda ze stron mogła rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym w przypadku, jeżeli druga strona została postawiona w stan upadłości / likwidacji lub w stosunku do strony wszczęto postępowanie układowe lub naprawcze lub sąd odmówił wszczęcia takiego postępowania z uwagi na majątek niewystarczający na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego. W przypadku rażącego naruszenia postanowień umowy, w tym postanowień określonych w art. 6 umowy, i nie zaprzestania tych naruszeń w terminie 7 dni od odebrania pisemnego wezwania deponenta do zaprzestania, deponent zastrzegł sobie prawo rozwiązania niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym. W takim wypadku Spółka zobowiązana była zwrócić deponentowi wszystkie dokumenty na swój koszt, dostarczając je w miejsce wskazane przez deponenta (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt). Ceny przechowywania dokumentów oraz dodatkowych usług określone były załączniku A stanowiącym integralną część umowy (ust. 8.6 umowy)- dla pojemników przekazanych do 31 grudnia 2006r. cena wynosiła za jeden miesiąc i za jeden pojemnik 0,64zł, dla nowych pojemników przekazanych od dnia 1 lipca 2007r. za jeden pojemnik i za jeden miesiąc 0,75zł (dowód: umowa przechowania k. 32-42 akt, załącznik - A 4 do umowy przechowania dokumentów nr(...), cennik usług obowiązujący od 01.06.2009r. k. 40-43 akt, zeznania świadka K. P. k. 1154 czas 01:06:55, 01:14:33, 01:17:57 ). W załączniku A4 do umowy w rozdziale 5 –Ceny niektórych usług dodatkowych i materiałów w pkt 5c – określono grubość standardowego archiboksu na 10 cm (dowód: załącznik - A 4 do umowy przechowania dokumentów nr 06/320, cennik usług obowiązujący od 01.06.2009r. k. 41 akt). W załączniku A4 do umowy (pkt 5 e), określono cenę przechowywania jednego archiboksu, która została wyliczona na 1/3 kosztów przechowywania pojemnika (dowód: załącznik - A 4 do umowy przechowania dokumentów nr 06/320, cennik usług obowiązujący od 01.06.2009r. k. 41 akt). Umowę ze strony deponenta podpisał członek zarządu Spółki (...) oraz prezes zarządu I. J., zaś w imieniu powodowej Spółki pełnomocnik Prezesa Zarządu R. A. (dowód: umowa k. 39 akt, zeznania świadka K. K. k. 1153v akt czas 00:08:03). Zakres czynności wykonywanych przez powodową Spółkę na rzecz pozwanej w okresie, za który powódka domaga się wynagrodzenia od pozwanej, obejmował

umową, poza usługami przechowywania dokumentów, w szczególności: usługi wyszukania i wyjęcia lub umieszczenia w jednostce jednego dokumentu spośród dokumentów uporządkowanych, ponowne włączenie do zbioru jednej jednostki wyłączonej, wycofanie pojemnika z bazy danych, wyszukanie bez udostępnienia, wyszukanie i wyłączenie ze zbioru jednostki po zdeponowaniu dokumentów. Prace rozliczane były według roboczogodzin oraz opłaty za znaczki pocztowe. Dokumenty strony pozwanej były przechowywane w magazynach stanowiących archiwa strony powodowej, które były dostosowane do przechowywania dokumentów. Dokumenty były wkładane do archiboksów, które stanowiły opakowania, w których umieszczone były przechowywane tam dokumenty. Archiboksy wkładane były następnie do tekturowych pojemników. Pojemniki były następnie umieszczane na półkach archiwum powódki. Kartonowy pojemnik mieścił po około 0,4 mb (około 40 cm) dokumentów. Wielkość ta odpowiadała wielkości standardowych pojemników powódki, które były stosowane również przy przechowywaniu dokumentacji pozwanej Spółki przez cały okres obowiązywania umowy (dowód: zdjęcia pojemników i archiboksów k. 530-539 akt, k. 605-607, 610-612, 614-616,618-620, 622-622, 739-744, film na płycie CD przedstawiający sposób umieszczania archiboksów w pojemnikach k. 540, zeznania świadka J. M.

umową stron, archiboksy nie były natomiast własnością powódki. Pozwana jako warunek zawarcia umowy postawiła bowiem korzystanie z własnych archiboksów, które są dłuższe i szersze od archiboksów powódki. Pakowanie dokumentów do archiboksów było każdorazowo wykonywane przez pozwaną. Powódka natomiast dokonywała pakowania przygotowywanych przez pozwaną archiboksów do pojemników. Pomimo to, w przypadku właściwego użytkowania archiboksów przez pozwaną, nadal było możliwe umieszczanie 3 archiboksów w każdym pojemniku powódki, jednakże wyłącznie w przypadku właściwego pakowania dokumentów do archiboksów. Niemożność efektywnego pakowania archiboksów w pojemniki przez powódkę przy pełnym wykorzystaniu miejsca w pojemnikach wynikała, ponadto z niewłaściwego pakowania dokumentów w archiboksy przez pozwaną. Przygotowane przez pozwaną archiboksy były bardzo często nadmiernie przepakowane, co powodowało powstawanie ich wybrzuszeń i zmianę kształtu z prostopadłościanu na kształt owalny. Na możliwość przepakowywania archiboksów wpływał również materiał, z którego wykonane były archiboksy pozwanej. Stanowiło to bezpośrednią przyczynę niemożności efektywnego i uporządkowanego pakowania pojemników przez powódkę. Należy także wskazać, że powódka otrzymywała od pozwanego archiboksy z dokumentami i załączonymi do nich specyfikacjami wskazującymi na ich zawartość. Powódka nie była uprawniona (ani zobowiązana) do dokonania przepakowywania archiboksów. Mogła zatem jedynie pakować archiboksy we własne pojemniki, w formie, w jakiej otrzymała je od pozwanej. Z powyżej opisanej sytuacji wynikało, iż w pojemnikach powódki często mieściły się dwa, a czasem nawet tylko jeden archiboks (przy bardzo dużym przepakowaniu archiboksu dokumentami)- (dowód: zeznania świadka M. O. czas 00:53:05-00:55:10, 00-00:57:56-01:02:48, transkrypcja protokołu rozprawy k. 792 akt czas 00:00:39, zeznania świadka J. M.

zasadą chronologicznego ułożenia dokumentów w składnicy.

dyspozycjami deponenta przechowywanie akt przez okres przewidziany przepisami prawa miała następować w układzie strukturalno - rzeczowo- chronologicznym. Nigdy, w trakcie wykonywania umowy powódka nie otrzymała od pozwanej dyspozycji przechowywania dokumentów w inny sposób. Zmiana sposobu przechowywania, w tym układu dokumentów/archiboksów nie była nigdy przedmiotem żadnych ustaleń w toku wykonywania umowy. Taki sposób przechowywania dokumentów pozwalał na szybkie ich wyszukiwanie. Powódka nie ingerowała w zawartość archiboksu (dowód: zeznania świadka M. O. czas 00:49:51, 00:50:59, transkrypcja protokołu rozprawy k. 796 akt czas 00:21:48-00:24:06, k. 794 00:10:52). Układ strukturalno -rzeczowo –chronologiczny determinował też rozmieszczenie archiboksów w pojemnikach. W jednym pojemniku powinny być dokumenty z jednej stacji paliw, a nie z kilku- by nie zaburzać porządku (dowód: zeznania świadka M. O. czas 00:50:57, zeznania świadka J. M.

instrukcją przekazaną przez (...) sprawdzała poprawność ułożenia i uwagi zamieszczała w raportach (dowód: zeznania świadka J. M.

wystawionymi fakturami i nie było w tym zakresie nieprawidłowości ze strony powodowej Spółki (dowód: zeznania świadka M. C. k. 838, 839 akt, zeznania świadka K. P. k. 1154 czas 01:17:57). Dyrektor strony pozwanej nie mógłby podpisać faktury, jeżeli informacje za dany miesiąc byłyby niezgodne z raportami i z warunkami wykonania umowy. Cały czas zlecenia były prawidłowo wykonywane przez powódkę (dowód: zeznania świadka K. K. k. 1154 akt czas 00:47:11 , 00:49:37, faktura VAT nr (...) z dnia 31 sierpnia 2012 r., faktura VAT nr (...) z dnia 31 sierpnia 2012 r., faktura VAT nr (...) z dnia 31 sierpnia 2012 r., faktura VAT nr (...) z dnia 31 lipca 2012 r., zestawienie usług w miesiącu sierpniu, zlecenie z dnia 27 lipca 2012 r. wraz z dowodem wykonania - wykaz kserokopii dokumentów z dnia 6 sierpnia 2012 r., zlecenie z dnia 1 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania - wykaz kserokopii dokumentów z dnia 1 sierpnia 2012 r., zlecenie z dnia 9 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania - wykaz kserokopii dokumentów z dnia 9 sierpnia 2012 r. - przesiane faxem, zlecenie z dnia 9 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania — wykaz kserokopii dokumentów z dnia 9 sierpnia 2012 r. - przesłane e-mailem, zlecenie z dnia 10 sierpnia 2012 r. wraz z odpowiedzią powódki, zlecenie z dnia 13 sierpnia 2012 r. wraz z odpowiedzią powódki , zlecenie z dnia 14 sierpnia 2012 r. wraz z odpowiedzią powódki, zlecenie z dnia 14 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania — wykaz kserokopii dokumentów z dnia 16 sierpnia 2012 r., pismo pozwanej z dnia 23 sierpnia 2012 r., zlecenie z dnia 24 sierpnia 2012 r. wraz z odpowiedzią powódki, protokoły zdawczo-odbiorcze, zlecenie z dnia 28 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania — wykaz kserokopii dokumentów z dnia 28 sierpnia 2012 r., zlecenie z dnia 30 sierpnia 2012 r. wraz z dowodem wykonania-wykaz kserokopii dokumentów z dnia 30 sierpnia 2012 r. k. 43 akt i następne). Na fakturach stawka była ustalona za przechowywany pojemnik i były też dodatkowe opłaty za wyszukiwanie dokumentów (dowód: zeznania świadka M. C. k. 839 akt, zeznania świadka K. P. k. 1154 czas 01:14:33). M. C. pracownik pozwanej kontaktowała się najczęściej w sprawie wyszukiwania dokumentów ze strony powodowej z M. O. (dowód: zeznania świadka M. C. k. 840 akt). W czasie przeprowadzki związanej ze zmianą siedziby (...) (...) z ul. (...) na ul. (...) uczestniczyła w czynnościach związanych z przenoszeniem dokumentów. Pracownicy powódki pakowali wtedy dokumenty i w zależności od wielkości archiboksów do pojemnika pakowane były 3 lub 4 archiboksy (dowód: zeznania świadka M. C. k. 839 akt). Pozwana Spółka kontrolowała wykonywanie umowy przez stronę powodową (dowód: zeznania świadka M. C. k. 838 akt, zeznania świadka K. K. k. 153v akt czas 00:36:52, zeznania świadka M. O., transkrypcja protokołu rozprawy k. 797 akt czas 00:29:54-00:33:11). Strona pozwana w czasie audytów miała dostęp do akt, widziała w jaki sposób pojemniki są zapełnione. Kontrolujący wskazywał, który z pojemników należy otworzyć. Wtedy pracownik powódki wyciągał karton i kontrolujący sprawdzał zawartość (dowód: zeznania świadka M. U. k. 545 czas 00:00:42 akt, zeznania świadka M. O., transkrypcja protokołu rozprawy k. 797 akt czas 00:29:54-00:33:11). W czasie kontroli akt w składnicy obecny tam pracownik pozwanej widział, że w niektórych pojemnikach są 3 archiboksy, ale nie zwracał na to uwagi w protokołach z kontroli (dowód: zeznania świadka M. U. k. 751 transkrypcja protokołu czas 00:16:04 akt). Od lipca 2007r. do końca 2008r. ze strony pozwanej koordynator do spraw archiwizacyjnych M. C. była na kontroli w archiwum strony powodowej. Była oprowadzona po magazynie. W pojemniku w czasie kontroli były trzy archiboksy. Raz tylko w czasie kontroli zauważyła otwarty pojemnik z dwoma archiboksami, trzeci był do uzupełnienia (dowód: zeznania świadka M. C. k. 838 akt). J. M.

instrukcją ”.

§ 4

wydanej przez pozwaną Spółkę (...) w sprawie przekazywania do archiwizacji dokumentów...” [s.659] dopuszczone były do stosowania archiboksy firmy (...) o grubości grzbietu 100 mm [

e specyfikacja producenta ich wymiary wynoszą 330 x 290 x 100 mm] lub „inne o grzbiecie 80 mm lub większym”. Nadal dokumenty strony pozwanej były przekazywane ze stacji paliw (...) S.A. w archiboksach pozwanej, były to różne dokumenty, w tym najczęściej faktury. Obowiązywał nakaz pakowania dokumentów do pudełek archiwizacyjnych w porządku chronologicznym, pozwana miała obowiązek przekazania dokumentów do składnicy akt przygotowanych wyłącznie

obowiązującą instrukcją, a składnica miała możliwość odmowy przyjęcia dokumentów zapakowanych w sposób niezgodny z instrukcją (dowód: e-mail I. S. z (...) Administracja Sp. z o.o. z dnia 20.09.2011 wraz z aneksem nr (...) z dnia 13.09.2011r. do Zarządzenia nr (...) z 23.01.2008r. w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego w (...) Spółka Akcyjna (...) oraz załącznik nr 3 do Zarządzenia nr (...) k. 655-667 akt, zeznania świadka M. O. czas 00:55:39-00:56:42, zeznania świadka J. M.

§ 4

wydanej przez pozwaną Spółkę (...) w sprawie przekazywania do archiwizacji dokumentów...” [s.659] dopuszczone były do stosowania archiboksy firmy (...) o grubości grzbietu 100 mm [

e specyfikacja producenta ich wymiary wynoszą 330 x 290 x 100 mm] lub „inne o grzbiecie 80 mm lub większym”. Oznacza to, że praktycznie dano całkowicie wolną rękę w doborze archiboksów, ograniczając się jedynie do wyznaczenia ich minimalnej grubości. Nie ma na rynku archiwalnym jednego standardu dla archiboksów. W sprzedaży jest co najmniej kilkanaście rodzajów pudeł np. egzemplarze o wymiarach 350 x 270 x 95 mm; 350 x 260 x 130 mm oraz 320 x 215 x 50 mm itd. Jeżeli więc dopuszczono do stosowania pudeł o różnych wymiarach, nie dostosowanych do wymiarów pojemników, naturalnym jest, że pojawiły się kłopoty z pełnym ich wykorzystaniem (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt, k. 1090-1091 akt czas 00:20:00). Przytoczone na zdjęciach przez pozwaną Spółkę przykłady pokazują zwykłe „rozepchanie” pojemników [najbardziej „drastyczne” przykłady właśnie takiej sytuacji dokumentują fotografie dostarczone przez pozwaną (!!!) - s.622; oraz na CD - s. 698 - tylko z jednej płyty oznaczonej CD nr (...)i inne]. Widoczne są także wystające poza krawędź pudła umieszczone w nim archiboksy [s. 698 - (...) (...) (...) archiboksów jest miejscami tak znaczne, że wymaga oklejenia ich taśmą klejącą, aby się nie rozpadły pod naporem upchniętych wewnątrz dokumentów [s.698 - CD nr (...) — archiboks o sygnaturze (...) - archiboks o sygnaturze(...) - archiboks o sygnaturze (...) - archiboks o sygnaturze (...); najbardziej drastyczny przykład: (...) - archiboks o sygnaturze (...) i inne ze stacji pliw w W. oraz (...) i (...) - archiboksy o sygnaturach (...) Pozwana Spółka chcąc zademonstrować możliwość dołożenia kolejnego archiboksa do pojemnika, czasami czyniła to, doprowadzając do silnego uszkodzenia opakowania [s. 698 - CD nr (...)- archiboks o sygnaturze (...)- archiboks o sygnaturze (...)- sygnatura niewidoczna i najbardziej drastyczne: (...)- archiboks o sygnaturze (...) - archiboks o sygnaturze (...) (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt, k. 1090-1091 akt czas 00:43:56-00:45:30). Przy określaniu wymiarów pojemników, producenci i handlowcy podają czasami ich pojemność wyrażoną w litrach, bądź decymetrach sześciennych. Gdyby więc sprawa dotyczyła przechowywania materiałów płynnych, problem prawidłowego wypełnienia pojemników nie wymagałby rozstrzygania przez Sąd - przelewanie się bądź nie zawartości pojemnika widoczne by było gołym okiem. W przypadku zastosowania pojemników wykonanych z innych materiałów mocniejszych niż tektura falista, niepodatnych na rozpychanie [np. z litej tektury, aluminium lub plastiku] dyskusja na temat prawidłowości wypełnienia pojemników stałaby się mniej skomplikowana po prostu nie dałoby się „na siłę” dopychać kolejnych archiboksów”. Powódka przechowywała akta w systemie wysokiego składowania, z wykorzystaniem jako opakowania zbiorczego pojemnika w postaci kartonowego pudła z pokrywą, narzuca to potrzebę zachowania ścisłych rozmiarów pojemników, gwarantującą prawidłowe i racjonalne wykorzystanie powierzchni magazynowej. Nadmierne „upakowanie” pojemników poza ich zniekształceniem powoduje przyśpieszone zużycie. Wysokie składowanie dokumentów stosowane jest przede wszystkim przez firmy działające na rynku usług archiwalnych jako rozwiązanie najbardziej korzystne ekonomicznie i logistycznie pozwalające znacznie obniżyć koszty usługi przechowywania dokumentów. W „tradycyjnych” magazynach archiwalnych akta przechowywane są w tzw. systemie bibliotecznym tj. teczka za teczką, segregator za segregatorem, archiboks za archiboksem bez stosowania większych opakowań zbiorczych. Jednakże kwestia stosowania przez powódkę systemu wysokiego składowania jest drugorzędna przy rozstrzyganiu sporu będącego przedmiotem sprawy. Umowa zawarta między obu stronami w ogóle nie odnosi się do tej kwestii (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt).

dyspozycjami dysponenta zawartymi w umowie przechowywanie akt przez okres przewidziany przepisami prawa miało następować w układzie strukturalno- rzeczowo – chronologicznym. Oznacza to, że nie było możliwości dowolnego umieszczania archiboksów w pojemnikach. Zgodnie umową miały one być umieszczane kolejno [chronologicznie] w pudłach przewidzianych dla danych komórek organizacyjnych i dla danych typów akt. Należy podkreślić, że przechowywanie dokumentacji papierowej w układzie strukturalno - rzeczowo-chronologicznym jest podstawą prawidłowego przechowywania dokumentów aktowych w magazynach archiwalnych. Dokumenty przyjmowane są do archiwów lub składnic akt z komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzanych z zachowaniem układu rzeczowo-chronologicznego. Następnie umieszczane są na półkach

kolejnością określoną w spisie zdawczo-odbiorczym. (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt, k. 1090-1091 akt czas 00:04:29-00:10:22,00:11:49-00:18:13). Pozwana na przesłanych płytach CD [s. 698] prezentowała fotografie mające udokumentować możliwość pełniejszego wypełnienia pojemników, niż to wykonała powódka. Na podstawie analizy materiałów dostarczonych przez pozwaną można stwierdzić, że dopełnianie pojemników przez pozwaną o następowało w bardzo dużym stopniu pominięciem kolejności wynikającej ze spisów zdawczo-odbiorczych. Prawidłowe przełożenie do pojemników [tj. z zachowaniem kolejności określonej w spisie z-o] można stwierdzić jedynie w około 23 % z przebadanych przypadków (677 z 2890). W innych przypadkach prawidłowego przełożenia zgodnego ze spisami z-o archiboksów widoczne są nieraz bardzo silnie odkształcenia pojemników lub wystawanie archiboksów ponad krawędzie pojemników, nałożone na pojemniki pokrywy mające udowodnić prawidłowość upakowania archiboksów mają „rozdęte” krawędzie lub nałożone są nierówno. Prawidłowo wypełnione pojemniki tj. niewybrzuszone lub wybrzuszone nieznacznie z archiboksami nie wystającym ponad krawędź pojemnika lub wystającymi w nieznacznym stopniu stanowią niespełna 2% prezentowanych na CD nr 1, nr 2, nr 3 i nr 4. (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt, k. 1090-1091 akt czas 00:02:38, 00:38:00-00:42:19). Teoretycznie załącznik A4 do umowy zakładał możliwość przepakowania dokumentów do standardowego archiboksa [pkt.5 d] oraz określił jego cenę [pkt. 5 c]. W takiej sytuacji przenoszone dokumenty z jednego „przepełnionego” lub niestandardowego archiboksa znalazłyby się w dwóch standardowych, z dwóch „przepełnionych” w trzech standardowych itd., co pozwoliłoby na bardziej racjonalne wypełnienie pojemników. Teoretycznie więc nic nie stało na przeszkodzie w przepakowaniu akt i naliczeniu stosownych opłat. Problem jest jednak o tyle głębszy, że przyjęto rozwiązanie polegające na pakowaniu dokumentów w archiboksy i spisywaniu tychże na spisach zdawczo- odbiorczych przez pracowników pozwanej. Przy takim rozwiązaniu jakiekolwiek prace polegające na przepakowywaniu akt przez powódkę bez ponownego spisywania dokumentów [sporządzenia nowych spisów zdawczo-odbiorczych] były niemożliwe, gdyż umowa nie przewidywała prac polegających na sporządzeniu nowych spisów zdawczo- odbiorczych po przepakowaniu akt (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt). Reasumując należy podnieść, że

przytaczanym wyżej zapisem umowy w punkcie 2.2.

1. do powódki należało m.in.: przechowywanie akt przez okres przewidziany przepisami prawa w układzie strukturalno - rzeczowo - chronologicznym. Powódka nie miała więc prawa dowolnie rozmieszczać archiboksów [zarówno standardowych jak i nadwymiarowych], kierując się jedynie koniecznością ich dopasowania do wolnej przestrzeni w pojemnikach. Skoro „Pozwana jako warunek podpisania umowy z powódką postawiła [...] korzystanie z własnych archiboksów, które są dłuższe i szersze od archiboksów powódki” [s.304] to logicznym jest, że zdawał sobie sprawę z ryzyka niedostosowania ich do pojemników powódki, a co za tym idzie niepełnego ich wykorzystania. Na podstawie dołączonej do sprawy dokumentacji fotograficznej należy stwierdzić, że w użyciu były archiboksy różnych producentów, posiadające różne rozmiary, w bardzo dużej liczbie były one „przepakowane” w stopniu uniemożliwiającym optymalne wypełnienie pojemników [na liście pojemników dołączonej do CD nr 1, pozwana w przypadku 175 pojemników z 2890 wymienionych, w polu UWAGI dokonała zapisu „ archiboxy zbyt przepełnione, brak możliwości dołożenia 3-go”. Nie może więc w całości negować wypełnienia pojemników jedynie 2 archiboksami. Powódka podczas realizacji umowy na rzecz pozwanej wykazywała wolę prawidłowej jej realizacji i dążyła stale do jej usprawnienia. Nie ustrzegła się jednak błędów i około 2 % pojemników można było lepiej wypełnić archiboksami. Obie strony podpisały umowę wadliwą od strony technicznej. Dopuszczała ona do wzajemnych rozliczeń w oparciu o liczbę pojemników, a nie rzeczywisty metraż przechowywanych dokumentów. Nie przewidywała możliwości przekładania przez powódkę dokumentów do nowych archiboksów i sporządzania w związku z tym nowych spisów z-o. Obie strony podczas umowy korzystały z opakowań słabej jakości, wykonanych z tektury falistej o niskiej gramaturze. Słaba jakość opakowań powodowała niszczenie ich już w czasie pakowania dokumentów, utratę pierwotnych wymiarów oraz deformację co było przyczyną kłopotów z prawidłowym wypełnieniem pojemników. Precyzyjne [co do sztuki] stwierdzenie jaka liczba pojemników była wypełniona prawidłowo, a ile było niepełnych na podstawie zgromadzonej w sprawie dokumentacji jest bardzo trudne i w wymagałoby przejrzenia każdego z pojemników. Skoro jednak pozwana Spółka dokonała reorganizacji, która „pozwoliła na optymalizacje miejsca w pojemnikach” [s.696], taka wizja nie będzie zasadna, gdyż najprawdopodobniej stan zastany będzie różnił się od faktycznego tj. takiego jaki miał miejsce w archiwum powodowej Spółki. Zgromadzone materiały pozwalają na określenie łącznej liczby pojemników oraz ilości złożonych w każdym z nich archiboksów (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt, k. 1090-1091 akt czas 00:16:27-01:35:43). Powyższy stan faktyczny Sąd ustalił na podstawie powołanych dowodów. Oceniając w sprawie zebrany materiał dowodowy należy podnieść, że :
2. Analiza podstawowego problemu, czy powódka prawidłowo wykonywała umowę, prawidłowo wypełniała pojemniki poprzez umieszczanie w nich 3-4 archiboksów i w związku z tym prawidłowo naliczała pozwanej koszty przechowywania dokumentacji, została dokonana w oparciu o przedłożone przez strony dokumenty prywatne, opinię biegłego sądowego z zakresu archiwistyki oraz zeznania świadków zawnioskowanych przez strony.
3. Opinia biegłego z zakresu archiwistyki nie została skutecznie zakwestionowana przez stronę pozwaną, a Sąd wnioski tej opinii uznał za logiczne, przekonywujące, oparte na analizie całego materiału zgromadzonego w sprawie, w tym materiału dowodowego zaoferowanego przez stronę pozwaną- w tym w szczególności dokumentację fotograficzną. Wbrew zarzutom pozwanej Spółki, biegły nie wypowiadał się na temat zasadności, czy też bezzasadności roszczenia strony powodowej, a analizę stanu faktycznego powiązał z obowiązkami stron zapisanymi w umowie, co było wręcz konieczne, by odpowiedzieć na podstawowe pytania pojawiające się w tej sprawie. Biegły nawiązując do stanowisk stron zaprezentowanych w procesie podkreślił, że powódka jako przyczynę braku całkowitego wypełnienia pojemników wskazała: - przekazywanie dokumentów przez pozwaną w standardowych archiboksach nadmiernie nimi „upakowanych”, przez co utraciły swoje prawidłowe wymiary w stopniu uniemożliwiającym prawidłowe wypełnienie nimi pojemników, a także: -przekazywanie dokumentów przez pozwaną w niestandardowych (nadwymiarowych archiboksach) uniemożliwiające umieszczenie w pojemniku bez jego zniekształcania więcej niż 2 archiboksów. Z kolei pozwana Spółka twierdziła, że powódka nie dochowała należytej staranności przy wypełnianiu pojemników. Miały to udowodnić przykłady dokładania kolejnych archiboksów do niepełnych pojemników [s.605-607; s.610-612; 614-616; 618-620 oraz plik płyt CD pod nr strony 698]. Pozwana wskazywała na możliwość przeprowadzenia takiej czynności dopełniania przez powódkę pojemników archiboksami pasującymi do wolnego miejsca w pojemnikach [s.696]. Powódka odrzucała tę argumentację wskazując, że pojemniki wypełnione w sposób jaki zademonstrowała pozwana, tracą standardowe wymiary i nie było możliwe składowanie ich w takim stanie w jego magazynach archiwalnych (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt). Biegły odnosząc się do twierdzeń stron, w oparciu o analizę akt sprawy jednoznacznie wykazał, że przytoczone na zdjęciach przykłady przemawiają na korzyść powódki, gdyż pakowanie przez pozwaną do pojemników wręcz na siłę 3 archiboksów doprowadzało do zwykłego „rozepchania” pojemników, braku prawidłowego ich zamknięcia, a zdjęcia również pokazywały, iż twierdzenia powódki o wadliwie pakowanych archiboksach są zasadne. Analiza dokonana przez biegłego wskazywała, że pozwana przy przepakowywaniu dokumentów nie zastosowała układu strukturalno- rzeczowo-chronologicznego. Biegły wyjaśnił na czym ten układ polegał, podobnie jak system wysokiego składowania stosowany w archiwum powódki. Biegły zaznaczył, że W rozdziale II umowy - Przedmiot Umowy [s.33]; w pkt. 2.2.3 wyraźnie znalazł się zapis mówiący, że do zadań powódki należało: ”Segregowanie akt (jednostek archiwalnych), podział ich na zespoły archiwalne, komórki organizacyjne, grupy tematyczne, w tym kwalifikacja i klasyfikacja do odpowiednich kategorii, spakowanie do pojemników i odpowiednie oznaczenie pojemników”. Pozwana wskazała, że powódka dysponując elektronicznym systemem oznaczania pojemników i archiboksów, zezwalającym na szybką identyfikację miejsca składowania akt, mogła dokonywać segregacji i dokładania archiboksów do niepełnych pojemników [s.696]. Posiadany przez powódkę system pozwalał na szybkie odnalezienie żądanego archiboksa nawet, jeżeli nie byłby ułożony

kolejnością wynikającą ze spisu zdawczo-odbiorczego (dowód: opinia biegłego z zakresu archiwistyki k. 875-885 akt). Ta kwestia, jak podkreślił biegły, ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego wykonywania umowy. Należy przyjąć obowiązywanie zasady chronologicznego ułożenia poszczególnych archiboksów w pojemnikach archiwizacyjnych, co wynika z łączącej strony umowy, zasad sztuki archiwizacyjnej. Nie można zatem, jak sugeruje pozwana, przemieszczać, mieszać archiboksów w ramach kilku pojemników archiwizacyjnych bez względu na chronologię, zakres rzeczowy, przyjętą strukturę zbioru. Zatem twierdzenia pozwanej, że niczym nie uzasadnione jest jednak przyjmowanie zasady chronologicznego ułożenia poszczególnych archiboksów w pojemnikach archiwizacyjnych, jest nawet sprzeczne z literalnym zapisem w samej umowie.

1. Pozwana wskazywała, że po otrzymaniu od powódki dokumentacji, dokonała próby dopakowania zawartości kartonów, z uwzględnieniem zasady optymalnego wykorzystania przestrzeni, co doprowadziło do ustalenia, że twierdzenia powódki, co do nadmiernej objętości archiboksów okazały się w przeważającej większości przypadków po prostu nieuzasadnione. Reorganizacja dokonana przez przedstawicieli pozwanej pozwoliła na optymalizację miejsca w pojemnikach archiwizacyjnych. Potwierdza to materiał dowodowy zgromadzony w sprawie, w tym dokumentacja fotograficzna załączona do pisma procesowego pozwanej. Dalej, pozwana podkreślała, że nieprawdziwe są twierdzenia powódki, jakoby zasadą było przekazywanie powódce archiboksów przepakowanych, w nadmiernych rozmiarach. Twierdzenia powódki w tym zakresie są gołosłowne, a powoływanie się na rzekome zwroty dokumentacji z tego powodu pozostaje całkowicie bezpodstawne. Odnosząc się do twierdzeń pozwanej, należy podnieść, że nie tylko wszyscy świadkowie strony powodowej zeznawali na temat przeładowanych archiboksów, a w aktach sprawy znajduje się korespondencja między stronami w tej kwestii (powołana w stanie faktycznym), to zdjęcia wykonane przez samą pozwaną przeczą jej twierdzeniom podnoszonym w tej sprawie, nie wspominając o tym, że przeładowywane archiboksy, różne ich wymiary, skłoniły powódkę do stopniowej wymiany pojemników na większe, tak by optymalizować sposób przechowywania.
2. Nie jest rolą strony pozwanej zastępowanie biegłych mających wiadomości specjalne w ocenie zasad archiwizacji, sposobu przechowywania dokumentów, co pozwana starała się uczynić na własną rękę, wykonując dopakowywanie wręcz na siłę 3 archiboksu do pojemnika, wbrew zasadom wynikającym z umowy, zresztą z jakim skutkiem to szczegółowo opisał biegły sądowy. Lepszym sposobem, bezpowrotnie utraconym przez pozwaną, byłoby skorzystanie jeszcze przed wytoczeniem powództwa, a w czasie przejmowania od powódki zbiorów z instytucji zabezpieczenia dowodu.

art. 310 k.p.c. przed wszczęciem postępowania na wniosek, a w toku postępowania również z urzędu, można zabezpieczyć dowód, gdy zachodzi obawa, że jego przeprowadzenie stanie się niewykonalne lub zbyt utrudnione, albo gdy z innych przyczyn zachodzi potrzeba stwierdzenia istniejącego stanu rzeczy. Za dopuszczalne, w świetle literatury, uznaje się zabezpieczenie dowodów do celów każdego postępowania w sprawie cywilnej, bez względu na jego konkretny przedmiot, niezależnie od jego stadium, w tym również po prawomocnym zakończeniu procesu w celu wznowienia postępowania. Postępowanie zabezpieczające, poprzedzające postępowanie w sprawie głównej, może być wszczęte wyłącznie na wniosek uprawnionego podmiotu (potencjalnej strony, prokuratora, organizacji pozarządowej, cudzoziemca, z zastrzeżeniem art. 1119-1128 k.p.c.), a w toku procesu także z urzędu. Jednakże przyjmuje się w orzecznictwie, iż instytucja zabezpieczenia dowodów nie może służyć temu, by potencjalny powód miał tą drogą upewnić się co do swych szans w przyszłym procesie (zob. uzasadnienie postanowienia SN z dnia 26 lutego 1969 r., II CZ 6/69, OSNC 1969, nr 12, poz. 227). Ostateczna decyzja w przedmiocie zabezpieczenia dowodu należy do sądu, który w swej ocenie nie pozostaje związany żądaniem zawartym we wniosku uprawnionego podmiotu. To na tym etapie biegły powinien wykonać odpowiednią dokumentację fotograficzną, sprawdzić, czy jest możliwe dopakowanie 3 archiboksu do pojemnika bez zaburzenia układu strukturalnego, rzeczowego chronologicznego z wykorzystaniem systemu wysokiego składowania. Wniosek pozwanej spółki (pismo strony pozwanej k. 729-732 akt) o sporządzenie opinii przez zespół biegłych z dziedziny archiwizacji oraz finansów na okoliczność : -ustalenia liczby pudeł archiwizacyjnych, w których powód zawarł 1 lub 2 archiboksy pochodzące ze stacji(...) (...), które zostały protokolarnie przyjęte do magazynu powoda i wprowadzone do jego bazy danych w 2010 roku; -wyliczenia ogólnej liczby archiboksów, jaka znalazła się się w ww. pudłach archiwizacyjnych (tj. tych zawierających 1 lub 2 archiboksy), - ustalenia jaka liczba pudeł potrzebna jest, aby pomieścić tę liczbę archiboksów (z kroku nr 2) przy założeniu, że w każdym pudle umieszczane są 3 archiboksy, -ustalenia różnicy pomiędzy liczbą faktycznie użytych pudeł (z kroku nr 1) a liczbą pudeł kon iecznych (z kroku nr 3) oraz ustalenia, czy użyto pudeł zbędnych dla przechowania, a jeśli tak, to jaka była ich liczba, -ustalenia jaka opłata byłaby należna za przechowywanie zbędnej liczby pudeł (ustalonej w kroku nr 4) stosownie do wynagrodzenia za przechowanie pudła(pojemnika) wg stawek BA (powoda) stosowanych dla OA (pozwanego) oraz obliczenie różnicy pomiędzy kwotą wynagrodzenia za faktycznie użyte pudła (z kroku nr 1), a wynagrodzeniem za przechowanie koniecznej liczby pudeł (z kroku nr 3)- Sąd oddalił jako bezzasadny. Na dzień dzisiejszy przy ustaleniach poczynionych przez Sąd co do treści umowy, dalsze opiniowanie w sprawie, wykonywanie eksperymentów, a także ewentualne ponowne przepakowywanie pojemników

protokołami zdawczo- odbiorczymi nie znajduje racjonalnego uzasadnienia i nie jest niezbędne i konieczne dla rozstrzygnięcia sprawy, stąd też wnioski pozwanego o wykonanie kolejnych opinii Sąd oddalił jako bezzasadne. Archiwizacja dokumentów nie polega na przysłowiowym ich upychaniu w pojemnikach wbrew zapisom w umowie, zasadom sztuki archiwizacyjnej, a porównywanie, czy inna firma zmieści w takiej samej liczbie takich samych pojemników archiboksy pozwanej zwrócone przez powódkę, nie jest przedmiotem tego postępowania, bowiem sprowadziłoby się to do analizy kolejnego stosunku prawnego i sposobu wykonywania umowy zawartej między powódką i kolejną firmą. 5. Sąd oddalił wniosek o przesłuchanie pozwanej w charakterze strony, bowiem strona powodowa cofnęła analogiczny wniosek na rozprawie poprzedzającej wyrokowanie, a istotne okoliczności sprawy zostały wyjaśnione na podstawie innych środków dowodowych (art. 299 k.p.c.). Aktualny prezes zarządu pozwanej Spółki w ogóle nie uczestniczył w zawarciu umowy, nie negocjował jej warunków, a zawierająca umowę w imieniu pozwanej Spółki (...) była przesłuchana w charakterze strony. 6.

art. 264 k.p.c. Przewodniczący oznacza kolejność przesłuchania świadków, a ustawa w tym zakresie nie wskazuje żadnych ograniczeń tego uprawnienia. Tok postępowania w tej sprawie wskazuje wyraźnie, że wnioskowanie o uzupełniające przesłuchanie świadków i zgłaszanie kolejnych świadków po dwóch latach procesu, uniemożliwiało przyjęcie koncepcji, że w pierwszej kolejności przesłuchiwani będą świadkowie strony powodowej, a dopiero w dalszej kolejności świadkowie strony pozwanej. Kolejność przesłuchania świadków nie ma żadnego wpływu na ocenę treści ich zeznań w świetle logiki, wiedzy i doświadczenia życiowego.

1. Zeznania świadka A. G. nie wniosły nic istotnego do sprawy, bowiem świadek nie był przy zawieraniu umowy, nie znał treści negocjacji, nie znał się na archiwizacji dokumentów, nie uczestniczył w realizacji umowy. Wbrew treści zeznań w początkowym fragmencie, w którym przyznał powyższe okoliczności, zeznawał, że przedmiotem umowy były przechowywanie w pojemniku 3 archiboksów. Zeznania w tej części są niewiarygodne, sprzeczne nie tylko z wszystkimi zeznaniami świadków powódki uczestniczących w zawieraniu, czy też realizacji umowy, ale z samym literalnym zapisem w umowie.
2. Treść dokumentów w postaci faktur, umowy przechowania, zeznań świadka K. P., świadka J. M.

przeznaczeniem. W pierwszej kolejności wyznacza go treść umowy przechowania. Strony, biorąc pod uwagę rodzaj i wartość rzeczy, mogą bowiem w umowie określić zasady jej przechowywania. Postanowienia umowy precyzujące sposób sprawowania nad nią pieczy są uzasadnione zwłaszcza w przypadku rzeczy o szczególnym charakterze, gdy istotne znaczenie dla zachowania jej stanu ma wysokość temperatury, wilgotność powietrza, dostęp światła słonecznego lub inne warunki. Ponadto w przypadku rzeczy wartościowych strony mogą określić sposób zabezpieczenia przed utratą. Warunki przechowania mogą również wynikać z treści wzorca umownego mającego zastosowanie do umów przechowania zawieranych przez danego przechowawcę. Praktyka stosowania wzorców (regulamin, ogólne warunki umowy) dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców profesjonalnie świadczących usługi przechowania. W przypadku, gdy umowa nie określa zasad przechowania rzeczy, przechowawca ma obowiązek przechowywania jej w taki sposób, jaki wynika z właściwości rzeczy i z okoliczności. Przez właściwości rzeczy należy rozumieć zarówno jej skład, cechy fizyczne, jak i przeznaczenie czy wartość. Obowiązkiem przechowawcy jest dostosowanie sposobu przechowania do wszystkich właściwości rzeczy. Drugim kryterium wyznaczającym sposób przechowania są okoliczności. Odnieść je należy do okoliczności faktycznych towarzyszących zawarciu, a następnie wykonaniu umowy, mogących wpłynąć na stan rzeczy. Na przechowawcy ciąży obowiązek uwzględnienia wszelkich okoliczności, mających znaczenie dla realizacji obowiązku zachowania rzeczy w stanie niepogorszonym (np. warunki atmosferyczne, ryzyko kradzieży czy uszkodzenia rzeczy). Zarówno właściwości rzeczy, jak i okoliczności powinny zostać przez przechowawcę łącznie uwzględnione dla ustalenia sposobu przechowania. Umowa zawarta między stronami umowa jaki przedmiot świadczenia powoda określiła: - archiwizowanie dokumentacji w pomieszczeniach przeznaczonych na archiwum, -przejmowanie akt z komórek organizacyjnych (...) S.A. dostarczanych przez deponenta lub (...) S.A., -segregowanie akt (jednostek archiwalnych), podział ich na zespoły archiwalne, komórki organizacyjne, grupy tematyczne, w tym kwalifikacja i klasyfikacja do odpowiednich kategorii, spakowanie do pojemników i odpowiednie oznaczenie pojemników, -

dyspozycjami deponenta przechowywanie akt przez okres przewidziany przepisami prawa w układzie strukturalno - rzeczowo - chronologicznym, -udostępnianie na wniosek deponenta lub (...) S.A. dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej z zastosowaniem obowiązującego u deponenta regulaminu świadczenia usług, -prowadzenie ewidencji oraz monitoringu dokumentacji wypożyczonej i dbanie o ponowne jej uzyskanie od podmiotu, któremu została udostępniona, -dostarczanie we wskazane przez deponenta miejsce dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej, -sporządzenie przez Spółkę pod koniec każdego roku kalendarzowego protokołów brakowania dokumentów a po zatwierdzeniu ich przez deponenta w terminie do 15 stycznia, oraz otrzymaniu od deponenta pisemnego zlecenia zniszczenia, wydzielenie przez Spółkę dokumentów przeznaczonych na makulaturę, wywóz makulatury do punktu niszczenia i przeprowadzenie zniszczenia w terminie do 31 stycznia danego roku, -dostarczanie deponentowi w terminie do 6 dnia roboczego każdego miesiąca, ewidencji zarchiwizowanych w poprzednim miesiącu nowych dokumentów (spisów zdawczo - odbiorczych), -zapewnienie narzędzi i materiałów niezbędnych do opracowania, oprawy i wypożyczenia akt w przeciągu 2 godzin, -plombowanie pojemników - na specjalne zlecenie Spółka zapewnia usługi polegające na pełnym przygotowaniu pojemników do plombowania przez przedstawicieli deponenta. W takim przypadku plombowane pojemniki będą odbierane od deponenta i plombowane będą zwracane, -pakowanie teczek do pojemników i sporządzania spisów zawartości pojemnika, -na specjalne zlecenia Spółka przeprowadzanie skanowania dokumentów oraz skanowania z rozpoznawaniem pisma i rejestrowanie danych na elektronicznych nośnikach danych, -przechowywanie elektronicznych nośników danych, -utylizacja innych przeterminowanych dokumentów, nie oddanych Spółce do przechowywania. Jako świadczenie deponenta, czyli pozwanej Spółki określono w umowie: -terminowe pokrywanie kosztów przechowywania dokumentów i innych usług świadczonych przez Spółkę

obowiązującym cennikiem, jak postanowiono w niniejszej umowie, -informowania Spółki o każdorazowej zmianie miejsca siedziby , -oddawanie Spółce tylko dokumentów będących w stanie, który nie stworzy zagrożenia dla ich istnienia, jak zdefiniowano w punkcie 7.4. umowy, -poinformowanie Spółki o stanie dokumentów przekazywanych na przechowanie lub o ich specjalnej wartości. -dostarczanie Spółce, wszelkich wewnętrznych aktów organizacyjnych i regulaminów prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa. Jak wynika z powyższego, umowa nie tylko dotyczyła przechowania dokumentów (typowego magazynowania ich), czyli utrzymywania ich w stanie niepogorszony, sprawowania nad nimi pieczy w określonym czasie, ale również wykonywania specjalistycznych usług związanych z archiwizacją dokumentów. Stąd też bardziej stosunek zobowiązaniowy przypomina umowę o świadczenie usług (art. 750 k.c.), niż umowę przechowania (art. 835kc.), i jedynie na zasadzie analogii można byłoby zastosować regulację dotyczącą umowy przechowania. Należy podkreślić, że d o zawarcia umowy przechowania, podobnie jak i umowy o świadczenie usług może dojść w zasadzie w każdym trybie przewidzianym w prawie cywilnym. Najczęściej umowa taka zostaje zawarta w trybie ofertowym. Stosownie do okoliczności z ofertą występuje przechowawca, kierując ją najczęściej do nieoznaczonego kręgu adresatów, bądź też składający, zazwyczaj na podstawie zaproszenia do zawarcia umowy ze strony przechowawcy. Zależy to od tego, jakie znaczenie w konkretnym przypadku należy przypisać zachowaniu stron, głównie dotyczy to oceny zachowania przechowawcy w świetle art. 71 k.c. (wywieszenie informacji, ustawienie wieszaków). Zawarcie umowy przechowania nie wymaga zachowania formy szczególnej. Może ona dojść do skutku przez każde zachowanie stron wyrażające w sposób dostateczny wolę nawiązania stosunku prawnego przechowania. Istotną okolicznością przy tym jest wydanie rzeczy, które stanowi, poza zgodnymi oświadczeniami woli stron, jeden z elementów umowy jako czynności prawnej. Wola stron może zostać wyrażona zarówno w sposób wyraźny, jak i dorozumiany. Dojście umowy do skutku wymaga nie tylko złożenia przez strony zgodnych oświadczeń woli, ale również wydania rzeczy przechowawcy (szeroko na temat znaczenia oddania rzeczy J. Napierała (w:) System prawa prywatnego, t. 7, 2011, s. 768 i n.); por. też wyrok WSA w Olsztynie z dnia 10 lutego 2010 r., I SA/0l 873/09, LEX nr 559502,

którym umowa przechowania jest umową realną, dla której zawarcia konieczne jest złożenie odpowiednich oświadczeń woli i wydanie rzeczy przechowawcy. W przedmiotowej sprawie umowa zawarta między stronami była poprzedzona złożeniem oferty przez stronę powodową, jednakże oferta ta nie została wprost przetransponowana do umowy. Strony negocjowały warunki umowy z udziałem profesjonalnych prawników (art. 72 k.c.), o zresztą potwierdziła świadek strony pozwanej K. K. i trudno uznać za logiczne i zasadne w świetle doświadczenia życiowego, w szczególności z uwagi na charakter podmiotów występujących w sprawie i reguły konkurencji na rynku między firmami świadczącymi usługi przechowania i archiwizacji dokumentów, twierdzenie pozwanej Spółki, że nie miała wpływu na treść umowy, a wszystkie postanowienia zostały narzucone przez stronę powodową. Zasadniczo przedmiot świadczeń stron, jak się okazało w toku procesu, nie był przedmiotem sporu między stronami. Nie może być przedmiotem sporu, co wynika, zresztą z literalnego brzmienia umowy, że: - pozwana była zobowiązana do terminowego pokrywania kosztów przechowywania dokumentów i innych usług świadczonych przez powódkę

obowiązującym cennikiem, zawartym w załączniku A do umowy, -na podstawie ust. 8.1 umowy należności za przechowywanie dokumentów naliczane były każdorazowo za okres całego miesiąca, bez względu na rzeczywisty czas przechowania, -należności za przechowywanie oraz pozostałe usługi płatne były przez pozwaną Spółkę na podstawie faktury VAT, wystawianej przez powódkę z dołu, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, w oparciu o liczbę składowanych pojemników pozwanej i pisemne zamówienia na pozostałe usługi, -c eny przechowywania dokumentów oraz dodatkowych usług określone były w załączniku A stanowiącym integralną część niniejszej umowy. Jak wynika z powyższego, cena za usługę była naliczana od jednego pojemnika, przy czym w umowie, w tym załączniku stanowiącym jego integralną część, nie ma żadnego zapisu dotyczącego wielkości pojemnika. Należało zatem przyjąć , że intencją stron, było rozliczanie według wielkości pojemnika pokazanego w czasie prezentacji oferty, a później fatycznie rozpoczęcia negocjacji, co zresztą wynika z okoliczności sprawy (art. 72 k.c. art. 65 k.c). W zakresie przejmowania dokumentów od pozwanej Spółki wskazano między innymi- ale w ofercie, którą strony w tym zakresie zgodnie przyjmowały przy realizacji umowy (art. 65 k.c.), że wszystkie dokumenty spakowane zostaną w udostępnione pozwanej Spółce na czas przechowywania kartonowe pojemniki mieszczące po około 0,4 mb akt i stanowiące własność powódki. To samo zostało powtórzone w czasie negocjacji prowadzonych między stronami. Zatem strony określiły przechowanie dokumentów w pojemniku powódki i ilość dokumentów na 0,4 mb akt. W umowie strony określiły , czym jest teczka (archiboks), i że archiboksy mają być własnością stronny pozwanej, ale nigdzie nie podano dokładnych trzech wymiarów archiboksów, które mają się mieścić w tym pojemniku, poza jednym wymiarem. W załączniku A4 do umowy w rozdziale 5 –Ceny niektórych usług dodatkowych i materiałów w pkt 5c – określono grubość standardowego archiboksu na 10cm (dowód: załącznik - A 4 do umowy przechowania dokumentów nr (...), cennik usług obowiązujący od 01.06.2009r. k. 41 akt).

§ 4

wydanej przez pozwaną Spółkę (...) w sprawie przekazywania do archiwizacji dokumentów...” [s.659] dopuszczone były do stosowania archiboksy firmy (...) o grubości grzbietu 100 mm [

e specyfikacja producenta ich wymiary wynoszą 330 x 290 x 100 mm] lub „inne o grzbiecie 80 mm lub większym”. Oznacza to, że praktycznie dano całkowicie wolną rękę w doborze archiboksów, ograniczając się jedynie do wyznaczenia ich minimalnej grubości. Instrukcja nie jest jednak integralną częścią umowy. W załączniku A4 do umowy (pkt 5 e), określono cenę przechowywania jednego archiboksu, która została wyliczona na 1/3 kosztów przechowywania pojemnika (dowód: załącznik - A 4 do umowy przechowania dokumentów nr 06/320, cennik usług obowiązujący od 01.06.2009r. k. 41 akt). Z zapisów umowy, ani z oferty, ani też z toku negocjacji, czy też załączników do umowy stanowiących integralną część umowy nie wynikało, że w pojemniku zmieszczą się 3 a nawet 4 archiboksy . To strona pozwana jednostronnie sama zi nterpretowała umowę i przyjęła, że skoro jedna teczka – archiboks będzie miał szerokość 10 cm , a pojemnik to 0,4 mb dokumentów, to w każdym pojemniku powinno zmieścić się 3 archiboksy , nie wspominając już o tym, że sama i to w instrukcji, na którą powódka nie miała wpływu, dopuściła stosowanie archiboksów o różnych wielkościach. Pozwana przeoczyła, że: -inaczej pakuje się dokumenty do pojemnika bez dodatkowych teczek i nie ma wtedy zasadniczych problemów, by zmieścić w jednym pojemniku 0,4 mb dokumentów , - każda teczka powinna mieć podane 3 wymiary i wielkość teczek pozwanej powinna być dostosowana do pojemnika, zatem podanie jednego wymiaru archiboksu – tylko szerokości, nie może prowadzić do automatycznego przeliczenia , że w danym pojemniku zmieszczą się 3 archiboksy (problem wysokości, głębokości), -liczy się także sposób zapakowania dokumentów w samych archiboksach , by nie było przepakowania archiboksu , jego rozdęcia, doklejania poza obwolutą dodatkowych dokumentów, czy też nierównych wymiarami kolejnych archiboksów pochodzących z różnych stacji paliw. Nade wszystko, co nie może być przedmiotem sporu, gdyż wynika to z samego literalnego zapisu umowy, dokumenty miały być archwizowane

układem strukturalno -rzeczowo –chronologicznym, a na czym on polegała, wynikało nie tylko z treści zeznań świadków strony powodowej, ale przede wszystkim z opinii biegłego sądowego z zakresu archiwistyki. Taki układ nie pozwala na wypełnianie pojemnika dokumentami, bez względu na chronologię, rodzaj jednostek z których dokumenty pochodzą, czyli zwykłe upychanie dokumentów, byle więcej się ich zmieściło w pojemniku- bez zachowania wymogów ich bezpieczeństwa, szybkiego dostępu do nich. Powódka wiedząc o problemach wynikających z braku możliwości wypełnienia pojemników większą liczbą archiboksów i mając na uwadze zapewnienie należytego wykonania umowy (zmieszczenie do 0,4 mb dokumentów w pojemniku) , w tym minimalizację kosztów obsługi, racjonalne wykorzystanie powierzchni składnicy, bezpieczeństwo dokumentów, szybki do nich dostęp, o powyższym fakcie informowała pozwaną, proponując nawet zakup po preferencyjnych cenach archiboksów dostosowanych do pojemników powódki. Pozwana wiedząc o takiej sytuacji wprost od powódki, a dodatkowo czerpiąc wiedzę z dokumentów przedkładanych przez powódkę – raportów do faktur, z których wynikało ile pojemników wypełnionych jest dwoma archiboksami- nie podjęła żadnych działań. Pozwana przecież nie zarzucała powódce fałszowania raportów, podlegały one weryfikacji, nie stwierdzano nieprawidłowości –faktury były płacone systematycznie. Wiedzę o sposobie zapełniania pojemników pozwana dodatkowo czerpała z kontroli składnicy, wykonywanych co pół roku. Z uwagi na bezpieczeństwo dokumentów, to pracownicy powódki wyciągali z półek pojemniki wskazywane przez pracowników pozwanej. Nikt nie zabraniał pozwanej kontroli, nikt jej nie utrudniał, a same raporty sporządzane przez pracowników pozwanej nie stwierdzały nieprawidłowości. Nie było zarzutu, że dokumenty te poświadczają nieprawdę. W tak ustalonych okolicznościach sprawy trudno uznać, że dopiero po wypowiedzeniu umowy i zabraniu dokumentacji, okazało się , że w części pojemników są po dwa archibosky. Co jest jednak istotne, to że w pojemniku mieściły się po dwa archiboksy nie może być przedmiotem zarzutu strony pozwanej, skoro trzeci archiboks nie zawsze mieścił się z uwagi na rozmiary archiboksów, czy też zasady archiwizacji (układ strukturalno-rzeczowo-chronologiczny). Dodatkowo trzeba jednak zaznaczyć, że skoro pojemnik miał mieścić do 0,4 mb dokumentów, co przy dwóch rozdętych archiboksach po 15 cm szerokości lub więcej, w rzeczywistości nawet przy dwóch archiboksach może dać do 0,4 mb dokumentacji. To stronie pozwanej można w świetle powyższego przypisać naruszenie art. 354 k.c. , nie zaś stronie powodowej. Przepis art. 354 k.c. określa sposób wykonania zobowiązania. Wskazuje reguły zachowania, które powinien respektować dłużnik i współdziałający z nim wierzyciel. Są to zarazem kryteria, według których dokonywana będzie ocena należytego wykonania zobowiązania. Naruszenie tych reguł może wywołać w konsekwencji ich odpowiedzialność za powstałą szkodę (art. 471, 486 k.c.). Przepis art. 354 § 1 k.c. stanowi, że obowiązkiem dłużnika jest wykonać zobowiązanie

jego treścią. Chodzi więc o wszelkie powinności, jakie na dłużnika nakłada zdarzenie, które kreuje zobowiązanie (np. umowa, orzeczenie sądu, przepis prawny), oraz nakazy wyznaczone przez normy prawne, właściwe dla danego zdarzenia. Jednak nie zawsze czynności i przepisy prawne oznaczają powinne zachowania dłużnika dostatecznie precyzyjnie i możliwe jest ustalenie dla odmiennych zachowań ich zgodności z treścią zobowiązania. Stąd przepis art. 354 § 1 k.c. uzupełnia to podstawowe kryterium ocenne zachowań dłużnika o dalsze: zgodność z celem społeczno-gospodarczym zobowiązania, z zasadami współżycia społecznego oraz z ustalonymi zwyczajami, o ile takie istnieją. Służą one dookreśleniu powinnego zachowania, nakazanego treścią stosunku prawnego. Słuszny jest pogląd, że wzorce zachowań zrekonstruowane przy zastosowaniu tych kryteriów nie mogą zatem pozostawać w sprzeczności z treścią zobowiązania (por. M. Safjan (w:) K. Pietrzykowski, Komentarz, t. I, 2011, art. 354, nb 7). Wskazane w przepisie art. 354 k.c. kryteria oceny sposobu wykonania zobowiązania odwołują się do reguł pozaprawnych, aby zapewnić wykonanie zobowiązania w sposób, który nie tylko zapewni wierzycielowi osiągnięcie zamierzonego przez niego celu, i tym samym zaspokojenie jego interesu (zgodność z celem społeczno-gospodarczym), ale ta realizacja nastąpi z uwzględnieniem także innych aspektów, zwłaszcza etycznych (zgodność z zasadami współżycia społecznego oraz ustalonymi zwyczajami). Społeczno-gospodarczy cel leży poza treścią zobowiązania. Może być uzgodniony przez strony umowy i ma wówczas pierwszeństwo przed typowym (obiektywnym) celem danego zobowiązania. Jeżeli jednak strony umowy nie przekazały informacji i ocen co do pożądanego stanu rzeczy, któremu zobowiązanie ma służyć, albo umowa nie jest źródłem danego stosunku obligacyjnego, wówczas kryterium oceny jest stan rzeczy normalnie powstały przy wykonaniu zobowiązania danego typu (por. bliżej Z. Radwański (w:) System prawa prywatnego, t. 2, s. 76–77; M. Safjan (w:) K. Pietrzykowski, Komentarz, t. I, 2011, art. 354, nb 8–9). Rola zwyczajów jako kryteriów oceny należytego wykonania zobowiązania jest bardzo ograniczona i zauważalna właściwie tylko w obrocie profesjonalnym, zwłaszcza międzynarodowym. Przy ustalaniu wzorca należytego zachowania dłużnika trzeba wówczas uwzględnić pewne pozaprawne reguły postępowania w oznaczony sposób w określonej sytuacji, utrwalone i powszechnie akceptowane w danej grupie społecznej (środowisku, branży), do której przynależą obie strony stosunku obligacyjnego.

przepisem art. 354 § 2 k.c., przy wykonywaniu zobowiązania powinien z dłużnikiem współdziałać wierzyciel i dla oceny wykonania tego obowiązku należy stosować te same kryteria, które służą określeniu wzorca należytego zachowania dłużnika, ujęte w art. 354 § 1 k.c. Zakres obowiązku współdziałania określa treść zobowiązania. Może się on ograniczać do niepodejmowania działań, które uniemożliwiałyby spełnienie świadczenia przez dłużnika, może jednak polegać na pewnej aktywności, jak odbiór świadczenia czy inne jeszcze bardziej ścisłe współdziałanie, na przykład przygotowanie pomieszczeń, udostępnienie środków transportu, materiałów, urządzeń albo osób (celem pozowania, przymiarki, szkolenia itp.). Obowiązek współdziałania z dłużnikiem leży w interesie wierzyciela, gdyż służyć ma wykonaniu zobowiązania, a więc zaspokojeniu interesu wierzyciela, i z tego względu nie wiąże się z możliwością wyegzekwowania go, wbrew jego woli, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Skutkiem naruszenia tego obowiązku jest zazwyczaj zwłoka wierzyciela i jego odpowiedzialność za powstałą szkodę (art. 486 k.c.), możliwość złożenia przedmiotu świadczenia do depozytu sądowego (art. 467 pkt 4 k.c.) oraz inne skutki, określone w przepisach szczególnych (np. art. 549 i 551 k.c.). Skoro strona pozwana miała określone oczekiwania co do sposobu wykonania umowy , choć wydaje się w ustalonych okolicznościach, że pojawiły się one bardziej już po zakończeniu umowy, niż w trakcie jej wykonania, to powinna zareagować na sugestię strony powodowej i dokonać normalizacji archiboksów pod względem wymiarów, co niekoniecznie musiało się wiązać z ich zakupem u powódki, a także dbać o sposób wypełniania archiboksów

instrukcjami. To powódka postępując

art. 354 k.c. i art. 355 k .c., chcąc optymalizować wykonywanie umowy- pod koniec 2008r. zaczęła zakupywać większe pojemniki dla archiboksów pozwanej, ale wymiana wszystkich pojemników przy tak dużym zasobie archiwalnym dokumentów, a dodatkowo być może zmiana sytemu regałów, była ekonomicznie nie do przyjęcia dla powódki i prowadziłaby do niewspółmierności świadczeń stron. Zresztą konieczność wymiany pojemników, czy systemu regałów nie wynikała z postanowień umowy. Należy także podkreślić, że powodowa Spółka zobowiązała się do świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy z podwyższoną starannością, wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej działalności. Ustalone okoliczności w sprawie pozwalają również przyjąć, że powódka wywiązał się z tego obowiązku umownego i nie naruszyła art. 471 k.c., art. 472 k.c. i art. 355 k.c. Niewykonanie zobowiązania ma miejsce wówczas, gdy świadczenie w ogóle nie zostaje spełnione (np. w przypadku następczej niemożliwości świadczenia). Jeżeli natomiast świadczenie zostało spełnione, lecz w sposób nieprawidłowy, gdyż odbiega ono w mniejszym lub większym stopniu od świadczenia wymaganego, przez co interes wierzyciela nie zostaje zaspokojony w sposób wynikający z treści zobowiązania, dochodzi do "nienależytego" wykonania. Odróżnienie sytuacji niewykonania i nienależytego wykonania nie zawsze jest proste, chociaż z reguły nie ma to większego znaczenia, jako że konsekwencje niewykonania i nienależytego wykonania są podobne. W doktrynie proponuje się wyróżnienie w modelu należnego świadczenia jego cech konstytutywnych i uzupełniających Jeżeli to, co zostało przez dłużnika zrealizowane, nie odpowiada przynajmniej cechom konstytutywnym, należy uznać, że świadczenie nie jest w ogóle spełnione. Uchybienia w zakresie cech uzupełniających oznaczają nienależyte wykonanie, przy czym uchybienia te - w zależności od rodzaju świadczenia - mogą przybrać najróżniejszą postać. Najogólniej mówiąc, każde, nawet najlżejsze, odstępstwo od modelu wykonania skonstruowanego dla danego zobowiązania, stanowi "nienależyte wykonanie". Powołany przepis art. 471 k.c., mimo że ma podstawowe znaczenie w reżimie odpowiedzialności kontraktowej, nie określa jednak bliżej zasad tejże odpowiedzialności. Te zasady są uregulowane w kolejnych przepisach wśród których na pierwsze miejsce wysuwa się art. 472 k.c. Z jego treści wynika, że jeżeli zakres odpowiedzialności nie został zmodyfikowany czynnością prawną (umową) lub szczególnym przepisem ustawy, to dłużnik odpowiada za nie zachowanie należytej staranności. Ta regulacja oznacza więc odpowiedzialność na zasadzie winy, a dokładnie rzecz biorąc chodzi o niedbalstwo dłużnika. Konstrukcja przepisu powoduje ponadto to, że wina dłużnika ma charakter domniemany. Tym samym możliwa jest również ekskulpacja dłużnika poprzez wykazanie braku winy po jego stronie. Obciążające dłużnika domniemanie winy może zostać przez niego obalone przez udowodnienie rzeczywistej przyczyny nie wykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania albo poprzez wykazanie dołożenia przez niego należytej staranności, czyli de facto, że nie doprowadził on do szkody w sposób zawiniony. Pojęcie winy nie zostało w normatywny sposób zdefiniowane. Wina niewątpliwie jednak odnosi się do sfery zjawisk psychicznych sprawcy, wobec czego określa się ją jako znamię podmiotowe czynu. Pojęcie winy musi też uwzględniać dwa integralne elementy składowe o charakterze obiektywnym i subiektywnym. Element subiektywny to szeroko rozumiana bezprawność postępowania. Zachowanie sprawcy musi być obiektywnie nieprawidłowe, czyli musi naruszać jakieś reguły, zakazy czy nakazy. Nie chodzi tu przy tym wyłącznie o naruszenie powszechnie obowiązujących norm prawnych, ale także o zachowania przekraczające potrzebę ostrożności wymaganej przez zasady współżycia między ludźmi. W takiej sytuacji możemy mówić o przedmiotowej niewłaściwości postępowania i postawić z tego tytułu zarzut, skierowany przeciwko działającemu. Element subiektywny to wadliwość zachowania się sprawcy, dotycząca strony podmiotowej. Jest to więc niewłaściwość zachowania się związana z momentem przewidywania i momentem woli. Sprawcy stawiamy tutaj zarzut, że podjął on i wykonał niewłaściwą decyzję lub też że