Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.) pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Obowiązek pracodawcy, który jednocześnie jest płatnikiem składek, nie wyczerpuje się w jego powinności nieodpłatnego dostarczenia pracownikowi środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia. Pracodawca zobowiązany jest do troski o właściwy stan tych środków, a zatem na nim ciąży ciężar prania i naprawy odzieży. Pracodawca co do zasady więc ma obowiązek zapewnienia prania odzieży roboczej, lecz z tego obowiązku może się zwolnić wówczas, gdy wypłaci pracownikowi ekwiwalentu za pranie w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Koszt prania poniesiony przez pracownika i metoda jego ustalania nie został wskazany w cytowanym przepisie, ale jednocześnie w jego treści nie wykluczono możliwości ryczałtowego sposobu dokonywania rozliczenia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Słusznie Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z dnia 21 maja 2019r. (sygn. akt III AUa 1002/18) wskazał, iż w art.
nie określono metody ustalania wartości ekwiwalentu za pranie ubrań, ani nie wyłączono ryczałtowego sposobu dokonywania rozliczeń, pozostawiając tę kwestię stronom stosunku pracy. Ustawodawca uwzględnia, że ekwiwalent i ryczałt nie mają w języku prawnym jednoznacznej treści; że równa wartość jest cechą pojęciową tylko ekwiwalentu rozumianego jako "równowartość", a ekwiwalent oznacza nie tylko równowartość, lecz także równoważnik, odpowiednik, przy czym odpowiedni i równoważny, to współmierny, pozostający w równowadze, ale niekoniecznie równy. Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 16 czerwca 2021r. (sygn. akt III AUa 956/20) dokonując wykładni zawartego w art.
warunku odpowiadania wysokości wypłacanego przez pracodawcę świadczenia poniesionym przez pracownika kosztom, stwierdził, iż nie sformułowano w przepisach metody ustalania wartości ekwiwalentu za pranie ubrań, ani nie zakazano ryczałtowego sposobu dokonywania rozliczeń, pozostawiając tę kwestię stronom stosunku pracy. Wykładnia powyższej normy
par 3 kp została podzielona w wyroku Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 18 stycznia 2018r. (sygn. akt VII U 2453/17) oraz Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 12 marca 2015r., III AUa 533/14), w których stwierdzono, że przyjęta w regulaminie pracy wysokość ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej ustalona w oparciu o ceny rynkowe obowiązujące w pralniach świadczących usługi w regionie podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zaś tak ustalony ekwiwalent odpowiada kosztom obciążającym pracowników z tytułu prania odzieży i nie zachodzi konieczność dokumentowania poniesionych przez nich wydatków z tego tytułu. Świadczenia te nie stanowią podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych tylko jako ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, które Minister Pracy i Polityki Socjalnej wymienił w § 2 ust. 1 pkt 6- wydanego na podstawie upoważnienia przewidzianego w art. 21 ustawy systemowej - Rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998r., jako rodzaj przychodów wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Z przytoczonej powyżej analizy wywieść należy, że podstawą zwrotu kosztów prania odzieży roboczej z kodeksu pracy nie są jedynie jednostkowe rachunki, czy też rachunki roczne pracownika, ale kwota ekwiwalentna może być określona w drodze ryczałtu. W świetle zasad kosztorysowania, w prawie cywilnym dopuszcza się ustalanie wielkości kosztów poniesionych, kosztów należnych na podstawie uśrednionych stawek rynkowych podstawy uśredniania. Uśrednienie kosztów, ekwiwalent wyznacza koszt rynkowy prania odzieży jaki poniósłby pracodawca w sytuacji wykonywania tego obowiązku. Skoro zaś jest on cedowany na pracownika to musi być pokrywany przez pracodawcę i nie można wywodzić, że ma on być niższy niż stawki rynkowe. Uznając, że dopuszczalne prawnie było ustalenie przez płatnika wysokości zwrotu za pranie odzieży w kwocie rynkowej uśrednionej w zależności od stanowiska pracy i kwota ta jest ekwiwalentna, to bez podstawy prawnej jest oczekiwanie pozwanego do wykazywania indywidualnego ponoszonych kosztów. Ustalenie wartości rynkowej średniej prania ma na celu zwolnienie z obowiązku indywidualizacji każdej sytuacji. Gdyby ustawa do tego zobowiązywała, to wymagałoby to zatrudnienia dodatkowych pracowników celem kontroli rachunków, ilości prania etc. Takie działanie z pewnością nie mieści się w granicach wykładni art.
kp. W ocenie Sądu Okręgowego, w tej sprawie dla pracodawcy zatrudniającego 200 osób, zakładu pracy chronionej, słusznym i zgodnym z prawem oraz potwierdzonym sposobem wyliczenia było ustalenie ekwiwalentu za pranie odzieży na poszczególnych stanowiskach z uwzględnieniem ilości odzieży na danym stanowisku i wypłacanym w zależności od faktycznie przepracowanych dni w czasie rzeczywistym. Art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, iż podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Za przychody uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na rodzaj finansowania tych wypłat i świadczeń (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Przychód wypłacony lub pozostawiony do dyspozycji pracownika w danym miesiącu stanowi zatem podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia za ten miesiąc, w którym został wypłacony bez względu na to, jakiego okresu dotyczy. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe (art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Zgodnie zaś z art. 81 ust 1 i 6 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przy czym podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia zdrowotne pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez ubezpieczonych niebędącymi płatnikami składek, potrąconych przez płatników ze środków ubezpieczonego. Stosownie do treści art. 41 ust. 1 ustawy systemowej płatnik składek przekazuje do Zakładu imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym do rozliczania składek. W raportach imiennych płatnik rozlicza składki zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i ubezpieczenie zdrowotne (art. 41 ust. 3 ustawy systemowej). Zgodnie z treścią § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tj Dz. U. z 2023r. poz. 728 ze zm.) podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych. Wskazaną regulację należy pojmować więc niezależnie od unormowania art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż jedynym źródłem wyłączenia tych przychodów z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia pozostaje § 2 Rozporządzenia. Z tymi przepisami koresponduje opisany wcześniej art.
k.p., zawierający nieskonstruowane w przepisach z zakresu ubezpieczenia społecznego, legalne określenie tegoż źródła przychodu jako ekwiwalent o charakterze pieniężnym, odpowiadający kosztom, które poniósł pracownik. Ustalenie, że kwota wypłacana przez pracodawcę jako ekwiwalent nie jest dokładnie równa poniesionym kosztom, uwzględnia zarówno sytuację, w której jest wyższa aniżeli koszt rzeczywisty oraz jest od tego kosztu niższa i pracownik mógłby żądać pokrycia poniesionego wydatku w całości. Żaden z tych przypadków nie ma jednak wpływu na ocenę świadczenia kompensującego poniesiony przez pracownika koszt prania odzieży roboczej z perspektywy ubezpieczeń społecznych, ponieważ zachowany jest cel i istota umieszczenia tych wypłat w katalogu wyłączeń przewidzianych w § 2 ust. 1 powołanego Rozporządzenia. Nie istnieje zatem uzasadnienie do włączenia takiego świadczenia do podstawy wymiaru składki, która w konsekwencji nie posłuży do obliczenia wysokości świadczenia emerytalnego i rentowych (vide: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 kwietnia 2017r., II UK 198/16) . W wyroku tym Sąd Najwyższy zwrócił także uwagę na to, że jeżeli prawodawca używa nazwy ekwiwalent, to uwzględnia, że ekwiwalent i ryczałt nie mają w języku prawnym jednoznacznej treści; że równa wartość jest cechą pojęciową tylko ekwiwalentu rozumianego jako "równowartość", a ekwiwalent oznacza nie tylko równowartość, lecz także równoważnik, odpowiednik, przy czym odpowiedni i równoważny to współmierny, pozostający w równowadze, ale niekoniecznie równy. Ryczałt jest ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych. Należy podkreślić, że ustawodawca nie przewiduje obowiązków związanych z dokumentowaniem poniesionych przez pracowników kosztów prania odzieży roboczej (cytowany wyżej wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 12 marca 2015r., III AUa 533/14). Dokonywanie takich obliczeń byłoby pracochłonne i trudne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Po stronie pracodawcy powstałby obowiązek zbierania tego typu informacji i zarządzania nimi, co wymagałoby dodatkowej pracy, a pracownicy, którzy nie zdecydowaliby się na korzystanie z pralni, musieliby przedstawiać szczegółowe wyliczenia uwzględniające rzeczywiste koszty środków piorących, cen energii, czy wody, itp. W efekcie powstałoby duże prawdopodobieństwo, że koszt rejestracji tychże danych przez pracodawcę mógłby przekraczać wartość otrzymywanych świadczeń. Mając na względzie przytoczone wyżej przepisy prawa w świetle ustalonego stanu faktycznego stwierdzić należało, iż wbrew twierdzeniom organu rentowego świadczenie wypłacane przez płatnika składek należało uznać za ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej, który odpowiada treści art.
1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z tych względów Sąd Okręgowy, na mocy art. 477 14 § 2 k.p.c. zmienił w punkcie I wyroku zaskarżoną decyzję z dnia 25 lipca 2023r. w ten sposób, że ustalił, iż ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej w okresie wskazanym w decyzji nie stanowił podstawy wymiaru składek dla ubezpieczonego z tytułu zatrudnienia na umowę zlecenia u płatnika (...) sp. z o.o. w R.. W punkcie II wyroku Sąd kierując się zasadą odpowiedzialności za wynik procesu, na podstawie art. 98 k.p.c. w związku z art. 108 § 1 k.p.c. oraz § 2 pkt 1,3 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz.U.2018.265 j.t.) zasądził od pozwanego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w G., jako strony przegrywającej koszty zastępstwa procesowego wraz z należnymi odsetkami ustawowymi za opóźnienie. Sędzia Joanna Wojnicka – Blicharz
Wyjaśnienie AI na podstawie urzędowego tekstu ustawy. Orientacyjne, nie zastępuje porady prawnej.