Sygnatura akt II Ca 1930/24 POSTANOWIENIE Dnia 10 grudnia 2024 roku Sąd Okręgowy w Krakowie II Wydział Cywilny Odwoławczy w składzie: Przewodniczący Sędzia Joanna Czernecka po rozpoznaniu w dniu 10 gr

§ 3k.p.c., art.

626 9 k.p.c. Wyjaśnił, że zgodnie z art. 31 ust. 1 u.k.w.h. wpis może być dokonany na podstawie dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym, jeżeli przepisy szczególne nie przewidują innej formy dokumentu. Na równi z oryginałem dokumentu należy traktować odpis tego dokumentu, gdy został urzędowo poświadczony przez organ państwowy, który dysponuje oryginałem zgodnie z art. 250 § 1 zd. 1 k.p.c. w zw. z art. 244 k.p.c. Wskazał, że wnioskodawca do wniosku przedłożył potwierdzoną za zgodność kopii z dokumentem elektronicznym decyzję Wojewody (...) z dnia 30 marca 2024 roku, która była wydana w formie elektronicznej. Uznał, że taki dokument nie spełnia wymogów formalnych dokumentów mających moc dowodową w postępowaniu wieczystoksięgowym. «„Co prawda na ostatniej stronie przedłożonego dokumentu znajduje się adnotacja „Potwierdzam Zgodność kopii z dokumentem elektronicznym” oraz identyfikator dokumentu. Należy jednak stwierdzić, że są to standardowe informacje umieszczane na wydruku dokumentu elektronicznego.» Zdaniem Sądu Rejonowego najistotniejsze jest to, że sąd nie miał możliwości zweryfikowania istnienia, treści i pochodzenia dokumentu. W przepisach procedury cywilnej brak jest odpowiedniej regulacji umożliwiającej dokonanie kontroli dokumentu wydanego w postepowaniu administracyjnym po jego wydrukowaniu. Podsumowując, wskazał, że właściwą formą dokumentów w postaci decyzji Wojewody (...), o którą referendarz sądowy wezwał wnioskodawcę, było sporządzenie materialnego odpisu dokumentu elektronicznego i potwierdzenie go za zgodność z oryginałem przez właściwy organ. W apelacji od tego postanowienia wnioskodawca zarzucił błędną wykładnię prawa oraz błąd w ustaleniach faktycznych, wynikający z nieuwzględnienia wszystkich okoliczności faktycznych wynikających z przedłożonych dokumentów. Zdaniem wnioskodawcy, przedłożył on sądowi dokładnie taki odpis decyzji, jakiego żądał sąd. Na dokumencie znajduje się klauzula „potwierdzam za zgodność kopii z dokumentem elektronicznym”, opisany jest rodzaj dokumentu i osoby dokonującej wydruku i potwierdzenia kopii za zgodność, jak też zamieszczona jest imienna pieczęć i tradycyjny podpis osoby poświadczającej dokument. Podniósł, że wykazał się należytą starannością i nie ma możliwości uzyskania dokumentów innych, niż te które zostały dotychczas przedłożone. Wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia i dokonanie wpisów zgodnie z wnioskiem. Sąd Okręgowy zważył, co następuje: Apelacja skutkowała uchyleniem zaskarżonego postanowienia i przekazaniem sprawy Sądowi Rejonowemu w Chrzanowie do ponownego rozpoznania. W postępowaniu wieczystoksięgowym wnioskodawca jest obowiązany do dołączenia do wniosku o wpis dokumentu stanowiącego podstawę wpisu do księgi wieczystej (

§ 3k.p.c.).

Takim dokumentem może być decyzja administracyjna jako dokument urzędowy, jeżeli jej treść wpływa na stan prawny nieruchomości. Zgodnie natomiast z art. 626 4 § 2 k.p.c. do wniosku o wpis do księgi wieczystej, składanego wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, dołącza się dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej, jeżeli zostały one sporządzone w postaci elektronicznej. Za pośrednictwem systemu teleinformatycznego możliwe jest składanie tylko takich dokumentów w formie elektronicznej, które zostały sporządzone w takiej postaci, a nie odpowiednio przetworzonych dokumentów papierowych. Zgodnie z art. 626 4 § 3 k.p.c. dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej niesporządzone w postaci elektronicznej notariusz, komornik oraz naczelnik urzędu skarbowego działający jako administracyjny organ egzekucyjny przesyła sądowi właściwemu do prowadzenia księgi wieczystej w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku o wpis. Przepisy powyższe pozostają jednak poza zakresem rozważań, ponieważ za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wnioski składają jedynie notariusze i komornicy oraz naczelnicy urzędów skarbowych w zakresie wniosków o wpisy w działach III i IV księgi wieczystej. Sąd wieczystoksięgowy, rozpoznając wniosek o wpis, bada jedynie treść i formę wniosku, dołączonych do wniosku dokumentów oraz treść księgi wieczystej (art. 626 8 § 2 k.p.c.). Zgodnie art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. 2019.2204 z późn. zm., dalej „u.k.w.h.”) wpis może być dokonany na podstawie dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym, jeżeli przepisy szczególne nie przewidują innej formy dokumentu. Przepis ten formułuje generalną zasadę dotyczącą formy dokumentu stanowiącego podstawę wpisu w księdze wieczystej. Jego wykładnia prowadzi do wniosku, że wpis dokonany może być w księdze wieczystej tylko na podstawie dokumentu sporządzonego w tradycyjnej formie papierowej, bo jedynie taki dokument może zostać poświadczony podpisem notariusza. Od zasady wyrażonej wskazanym przepisem występują wyjątki, co dopuszcza ustawodawca w zdaniu drugim cytowanego przepisu. Jak wyżej wskazano, w sytuacji opisanej art. 626 4 § 2 k.p.c. do wniosku o wpis do księgi wieczystej, składanego wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, dołącza się dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej, jeżeli zostały one sporządzone w postaci elektronicznej. Z kolei zgodnie z art.

§ 31 k.p.c.

do wniosku o wpis w księdze wieczystej na podstawie tytułu wykonawczego, o którym mowa w art. 783 § 4 k.p.c., należy dołączyć dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego umożliwiający sądowi weryfikację istnienia i treści tytułu wykonawczego. W elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym, prowadzonym w trybie art. 626 4 k.p.c. istnieje pewność (ze względu na zastosowane rozwiązania techniczne), że dokument elektroniczny pochodzi od określonego podmiotu. Z kolei w przypadku gdy wpis jest dokonywany na podstawie orzeczenia wydanego w elektronicznym postępowaniu upominawczym przed rozpoznaniem wpisu istnienie i treść elektronicznego tytułu wykonawczego podlega weryfikacji w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do przechowywania i udostępniania tytułów wykonawczych. Zestawiając art.

§ 3k.p.c.

z art. 626 4 § 2 k.p.c. można wywieść, że dokument sporządzony w postaci elektronicznej może zostać załączony tylko do wniosku składanego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się również, że zarówno w art. 31 ust. 1 u.k.w.h., w którym jest mowa o dokumentach stanowiących podstawę wpisu, jak również w art.

§ 3

k.p.c., w którym jest mowa o dokumentach, jakie należy załączyć do wniosku o wpis, chodzi o oryginały tych dokumentów (dokumenty źródłowe), które mogą być zastąpione ich odpisami wtedy, gdy można to wywieść z przepisu szczególnego. Na równi z oryginałem dokumentu należy traktować odpis tego dokumentu, gdy został on urzędowo poświadczony przez organ państwowy, który dysponuje oryginałem. Przepis art. 250 § 1 k.p.c. stanowi, że jeżeli dokument znajduje się w aktach organów lub podmiotów, o których mowa w art. 244 § 1 i 2 k.p.c., wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Uzasadnieniem takiej formy dokumentowej jest wzgląd na podstawowe zasady instytucji ksiąg wieczystych, które są publicznym rejestrem praw dotyczących nieruchomości, a prowadzone postępowanie wieczystoksięgowe nie opiera się na zasadzie kontradyktoryjności, umożliwiającej weryfikację materiału dowodowego przez stronę przeciwną. Zasady te realizowane są ponadto w interesie publicznym w celu zabezpieczenia bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami. Obecnie postępowanie wieczystoksięgowe nadal opiera się przede wszystkim na dokumentach materialnych, a stosowanie dokumentów elektronicznych jest przedmiotem licznych kontrowersji oraz problemów w praktyce sądów prowadzących księgi wieczyste. Istniejąca infrastruktura teleinformatyczna, a także przepisy o postępowaniu wieczystoksięgowym oraz przepisy wykonawcze nie są w pełni dostosowane do specyfiki dokumentów cyfrowych. Występujące problemy – przede wszystkim natury technicznej – dotyczą przyjmowania dokumentów elektronicznych jako dowodów w sprawach wieczystoksięgowych oraz ich analizy i dalszego przechowywania. Zgodnie z art. 14 § 1a k.p.a. sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią. Postać papierowa dokumentu to sposób utrwalenia pisma na papierze (obecnie najczęściej poprzez wydruk dokumentu sporządzonego elektronicznie) i opatrzenie go własnoręcznym podpisem, ewentualnie odręczne sporządzenie całej treści dokumentu wraz z podpisem na papierze. Postać elektroniczna dokumentu natomiast obejmuje pismo, którego treść oraz uwierzytelniony podpis czy też pieczęć wystawcy zostały sporządzone z użyciem systemów teleinformatycznych. Pisma sporządzane w formie papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Dla wywołania skutków prawnych pismo powinno być podpisane przez osobę upoważnioną do jego podpisania. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią. Przepis art. 61 ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U.2024.1557 t.j. z dnia 2024.10.21) stanowi, że ilekroć w przepisach dotyczących informatyzacji zawartych w odrębnych ustawach jest mowa o: 1) elektronicznym nośniku informacji, elektronicznym nośniku informatycznym, elektronicznym nośniku danych, komputerowym nośniku informacji, komputerowym nośniku danych, nośniku elektronicznym, nośniku magnetycznym, nośniku informatycznym albo nośniku komputerowym - należy przez to rozumieć, w przypadku wątpliwości interpretacyjnych, informatyczny nośnik danych, o którym mowa w art. 3 pkt 1 niniejszej ustawy; 2) danych elektronicznych, danych w postaci elektronicznej, danych w formie elektronicznej, danych informatycznych, informacjach w postaci elektronicznej albo informacjach w formie elektronicznej - należy przez to rozumieć, w przypadku wątpliwości interpretacyjnych, dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 2 niniejszej ustawy. Zgodnie z art. 3 pkt 1 powołanej ustawy informatyczny nośnik danych to materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej. Z kolei dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych (art. 3 pkt 2). Warto też odnotować, że zgodnie z art. 39 3 § 1 k.p.a. w przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma. Przepis art. 39 3 § 4 k.p.a. stanowi, że wydruk pisma, o którym mowa w § 1, stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej. Pismo utrwalone w postaci elektronicznej wydane przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego ulega konwersji poprzez jego wydruk. Papierowy wydruk nie stanowi oryginału pisma, które było przedmiotem konwersji, a jedynie poświadczenie jego treści i metadanych z systemu teleinformatycznego. Oryginał pisma utrwalony pozostaje w postaci elektronicznej. Dodać wypada, że art. 77 3 k.c. stanowi, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nośnik informacji, w rozumieniu tego przepisu winien cechować się trwałością informacji na nim zamieszczonych oraz możliwością odtwarzania. Nośnikiem informacji jest więc plik elektroniczny tę informację zawierający. Nośnikiem informacji może być także papier. Konkludując, widoczny jest brak synchronizacji przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, w których umożliwiono podmiotom publicznym podejmowanie decyzji w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, z przepisami kodeksu postępowania cywilnego, w szczególności z zakresu postępowania wieczystoksięgowego. W doktrynie wypowiedziano pogląd, że dokumenty elektroniczne mogą zostać zaakceptowane w postępowaniu wieczystoksięgowym jako podstawa wpisu wtedy, gdy zostaną odpowiednio dostarczone (udostępnione) sądowi orzekającemu w danej sprawie oraz zachowane w aktach wieczystoksięgowych. Pogląd ten zakłada, że podstawą wpisu w księdze wieczystej może być dokument elektroniczny, który zapisano na nośniku materialnym załączonym do wniosku. Dokument ten powinien zostać przedłożony w oryginale cyfrowym. Nośnik dostarczony przez wnioskodawcę – wraz z dokumentem elektronicznym – miałaby być przechowywany w aktach wieczystoksięgowych. Podstawą wpisu nie może być kopia elektroniczna dokumentu, gdy nie posiada właściwości oryginału (T. Czech [w:] Księgi wieczyste i hipoteka. Komentarz. Tom I. Księgi wieczyste, wyd. II, LEX/el. 2024, art. 31). Pogląd ten może jednak budzić wątpliwości, gdy weźmie się pod uwagę, że model postępowania wieczystoksięgowego opiera się na dokumentach istniejących w formie papierowej (z wyjątkami wyżej opisanymi), co podkreśla również unormowanie 36

§ 3k.p.c.).

Sąd wieczystoksięgowy po merytorycznym rozpoznaniu sprawy oddala wniosek o wpis, jeżeli stwierdzi brak podstaw albo istnienie przeszkody do jego dokonania. Z powołanych przepisów wynika, że w interesie wnioskodawcy jest dołączenie do wniosku wszystkich dokumentów, we właściwej formie, które mają stanowić podstawę wpisu. Ich niezłożenie albo niekompletność uprawnia sąd do oddalenia wniosku, choćby dokument uzasadniający wpis istniał w dacie złożenia wniosku. Po uchyleniu art. 48 u.k.w.h., nie istnieje bowiem podstawa do wzywania do usunięcia dostrzeżonej przeszkody do wpisu. Należy jednak odnotować, że w literaturze nadal głoszone są dwa przeciwstawne poglądy na temat skutków niedołączenia do wniosku o wpis dokumentu, który ma stanowić podstawę wpisu, a przede wszystkim kwalifikacji niedołączenia dokumentu jako braku formalnego bądź materialnego wniosku. Rygorystyczne podejście w tej kwestii nie jest powszechną praktyką orzeczniczą. Podobnie niejednolite jest w tej kwestii orzecznictwo Sądu Najwyższego (zob. postanowienie Sądu Najwyższego z 16.12.2016 r., I CSK 10/16, LEX nr 2240404; postanowienie Sądu Najwyższego z 17.06.2009 r., IV CSK 68/09, LEX nr 518173; postanowienie Sądu Najwyższego z 10.10.2007 r., I CSK 230/07, LEX nr 517977; postanowienie Sądu Najwyższego z 9.03.2004 r., V CK 448/03, LEX nr 183791; postanowienie Sądu Najwyższego z 15.03.2007 r., II CSK 517/06, LEX nr 966809). Trzeba też zaakcentować, że w postępowaniu wieczystoksięgowym może znaleźć zastosowanie regulacja art. 5 k.c. Zgodnie z treścią tego przepisu w razie uzasadnionej potrzeby sąd może udzielić stronom i uczestnikom postępowania występującym w sprawie bez adwokata, radcy prawnego, rzecznika patentowego lub radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej niezbędnych pouczeń co do czynności procesowych. Z możliwości tej zresztą referendarz skorzystał, z tym wszakże zastrzeżeniem, że pouczając wnioskodawcę o podstawie wpisu, nie pouczał go jednocześnie, że w przypadku przedłożenia kopii decyzji poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do tego przez organ, konieczne jest także przedłożenie tego upoważnienia. Być może referendarz wyszedł z założenia, że przedstawienie takiego dokumentu nie jest niezbędne. W każdym razie, mając na uwadze przebieg niniejszego postępowania, a w szczególności czynione przez wnioskodawcę starania o uzyskanie poświadczonej kopii decyzji administracyjnej wydanej w postaci dokumentu elektronicznego w formie, jakiej żądał referendarz, udzieloną przez Wojewodę (...) wnioskodawcy odpowiedź na skierowany przez niego wniosek (k. 15), dostrzeżony wyżej brak synchronizacji między przepisami kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami regulującymi postępowanie wieczystoksięgowe, wnioskodawca – który występował w sprawie samodzielnie – winien uzyskać odpowiedniej treści pouczenie – bez którego realizacjia prawa do sądu doznaje istotnego ograniczenia. Warto odnotować, że nawet w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia Sąd Rejonowy nie wyjaśnił, na czym polegają braki dokumentu, który przedstawił wnioskodawca, a ściślej dlaczego nie może on stanowić podstawy wpisu. Sąd Rejonowy po długim wywodzie prawnym ograniczył się do wskazania, że «„Co prawda na ostatniej stronie przedłożonego dokumentu znajduje się adnotacja „Potwierdzam zgodność kopii z dokumentem elektronicznym” oraz identyfikator dokumentu. Należy jednak stwierdzić, że są to standardowe informacje umieszczane na wydruku dokumentu elektronicznego.» W rezultacie zaskarżone postanowienie podlegało uchyleniu, a sprawa została przekazana Sądowi pierwszej instancji do ponownego rozpoznana. Istota sprawy nie została rozpoznana, gdyż Sąd Rejonowy wadliwie przyjął, że przedstawiony przez wnioskodawcę wydruk decyzji Wojewody (...) (...), wydanej w dniu 30 marca 2023 r. w formie dokumentu elektronicznego, przedstawiony wraz z identyfikatorem pisma oraz informacją, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ze wskazaniem imienia i nazwiska osoby, która je podpisała, którego to zgodność z dokumentem elektronicznym potwierdził Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale (...) z powołaniem na upoważnienie Wojewody (...), nie może stanowić podstawy wpisu. Kwestia przedłożenia dokumentu, wykazującego upoważnione do poświadczania odpisów dokumentów znajdujących się w aktach organu, ani też wykazującego upoważnianie osoby, która podpisała decyzję kwalifikowanym podpisem elektronicznym do działania w imieniu organu, stanowi zagadnienie odrębne od wyżej rozważanego i nie została dotychczas przez Sąd Rejonowy podjęta. W razie stwierdzenie konieczności przedstawienia takich dokumentów Sąd Rejonowy dysponuje odpowiednim narzędziem procesowym (art. 5 k.c.), przy użyciu którego może spowodować uzupełnienie wskazanych braków. Może również zobowiązać wnioskodawcę do przedłożenia tych dokumentów. W świetle dotychczasowych relacji pomiędzy wnioskodawcą a Wojewodą (...) jest bowiem wątpliwe, czy bez stosowanego zobowiązania ze strony Sądu, wnioskodawca uzyskałby od organu dokumenty wykazujące upoważnienie udzielone w trybie art. 268 a k.p.a. Ukształtowane w sposób odbiegający od ogólnych zasad postępowania dowodowego reguły dowodowe postępowania wieczystoksięgowego, nie pozwalają na przeprowadzenie innych dowodów niż z dokumentów (art. 626 8 § 2 k.p.c. - z wyjątkami wynikającymi z art. 626 8 § 2 1 -4 k.p.c.), z uwzględnieniem treści art. 31 ust. 1 u.k.w.h., co ogranicza środki dowodowe, którymi można wykazać podstawę wpisu w znaczeniu materialnym. Przyjęte zasady służą zapewnieniu wiarygodności ksiąg wieczystych w sposób maksymalnie możliwy do uzyskania w uproszczonym postępowaniu sądowym, jakim jest postępowanie wieczystoksięgowe. Nie stoi to natomiast na przeszkodzie wyjaśnianiu i sprawdzaniu poprawności danych, na które powołuje się strona, załączając stosowne dokumenty oraz badaniu skuteczności materialnej czynności stanowiącej podstawę wpisu (postanowienie SN z 30.11.2022 r., I CSK 3383/22, LEX nr 3561865 i tam powołane orzeczenia). Z naprowadzonych względów, orzeczono jak we wstępie, na zasadzie art. 386 § 4 k.p.c. w zw. z art. 13 § 2 k.p.c. Sędzia Joanna Czernecka