do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Natomiast art.
stanowi, że o świadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej konieczne są zatem dwa elementy. Po pierwsze: złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej, po drugie : opatrzenie takiego oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z art. 3 pkt 10 rozporządzenia eIDAS podpis elektroniczny należy rozumieć jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej i które są użyte przez podpisującego jako podpis. W rozporządzeniu eIDAS wyróżniono również zaawansowany podpis elektroniczny (art. 3 pkt 11 w zw. z art. 26 rozporządzenia eIDAS), który stanowi podstawę kwalifikowanego podpisu elektronicznego (zob. art. 3 pkt 12 rozporządzenia eIDAS). Zgodnie z art. 26 rozporządzenia eIDAS o zaawansowanym podpisie elektronicznym możemy mówić, gdy spełnia on następujące warunki: 1) jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu; 2) umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego; 3) jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod swoją wyłączną kontrolą; 4) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna. Kwalifikowany podpis elektroniczny zaś to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego ( M. Stachowiak [w:] W. Dzierżanowski, Ł. Jaźwiński, J. Jerzykowski, M. Kittel, M. Stachowiak, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Warszawa 2021, art. 63.). Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku wydanym w dniu 13 czerwca 2024 roku w sprawie o sygn. akt XXIII Zs 58/24 uznał, iż oczywistym jest, że poświadczenie za zgodność przez notariusza dokumentu w postaci scanu i opatrzenia tego podpisem elektronicznym nie czyniło pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej pełnomocnictwem w formie elektronicznej. Poświadczenie za zgodność z okazanym dokumentem przez notariusza nie konwaliduje bowiem braków co do formy pierwotnego dokumentu i nie czyni z pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej pełnomocnictwa w formie elektronicznej (…). W kontekście skutków braku zachowania formy elektronicznej zwrócić należy uwagę na treść § 2 art.
k.c., który stanowi, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. W przepisie tym uregulowano kwestię stosunku formy elektronicznej do formy pisemnej. Zrobiono to jednak w sposób asymetryczny. Z art.
wynika bowiem, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, jednak nie odwrotnie, co oznacza, że wymóg formy elektronicznej nie może być zrealizowany poprzez złożenie oświadczenia woli w formie pisemnej. Przenosząc rozważania te na grunt przedmiotowej sprawy wskazania wymaga, iż także dokument JEDZ sporządzony w formie papierowej i poświadczony kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza nie czyni zadość zachowaniu formy elektronicznej tego dokumentu. Dodatkowo nie należy tracić z pola widzenia, że przepis art. 63 ust. 1 ustawy PZP wymienia oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP, co należy odnosić do JEDZ niezależnie od tego jakiego podmiotu ma on dotyczyć. W związku z tym każdy podmiot zobowiązany do złożenia JEDZ, czy jest to wykonawca, podwykonawca lub podmiot trzeci udostępniający zasoby, powinien złożyć JEDZ w formie przewidzianej w art. 63 ust. 1 ustawy PZP i ze wszystkimi tego skutkami ( Wyrok KIO z dnia 15 marca 2023 roku, sygn. akt KIO (...) ). Oświadczenie na formularzu JEDZ musi zostać należycie wypełnione przez podmiot udostępniający zasoby oraz złożone w formie elektronicznej, tj. w postaci elektronicznej i opatrzone, pod rygorem nieważności, kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby reprezentujące podmioty trzecie, a następnie przekazane zamawiającemu przy użyciu określonych przez niego środków komunikacji elektronicznej. W zachowującym aktualność wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 26 listopada 2019 roku, sygn. akt KIO 2270/19 uznano, że fakt opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza sporządzonego poświadczenia nie przesądza o prawidłowości formy oświadczeń JEDZ podmiotów trzecich, dla których ustawodawca przewidział pod rygorem nieważności postać elektroniczną, opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podobne stanowisko zajęła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 4 marca 2021 roku, sygn. akt KIO (...) wskazując, że notarialne poświadczenie oświadczenia JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby opatrzone przez notariusza kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z art. 97 § 2 ustawy – Prawo o notariacie nie konwaliduje nieprawidłowej formy JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby, bowiem brak jest elektronicznego podpisu wystawcy tego dokumentu ( A. Gawrońska-Baran [w:] E. Wiktorowska, A. Wiktorowski, P. Wójcik, A. Gawrońska-Baran, Prawo zamówień publicznych. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2025, art. 125.). W obliczu powyższych rozważań oświadczenie JEDZ dotyczące podmiotu udostępniającego skarżącemu (...) sp. z o.o. wiedzę i doświadczenie, uzupełnione na wezwanie skierowane w trybie art. 128 ust. 1 ustawy PZP, należy uznać za niezgodne z art. 63 ust. 1 ustawy PZP. Skan dokumentu sporządzonego w formie pisemnej, opatrzony podpisem kwalifikowanym przez notariusza, nie może być też uznany za spełniający wymagania określone w tym przepisie. JEDZ w takiej formie nie został bowiem podpisany podpisem kwalifikowanym przez osoby uprawnione do działania w imieniu podmiotu udostępniającego skarżącemu swoje zasoby. Notariusz natomiast poświadczył jedynie jego zgodność z okazanym dokumentem. Oznacza to, że JEDZ podmiotu (...) d.o.o. nie został złożony jako oryginalny dokument elektroniczny, tj. nie został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez jego wystawcę. Należy wskazać także na § 6 ust. 4 rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452), zgodnie z którym poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w § 6 ust. 2 tegoż rozporządzenia, może dokonać również notariusz. Chodzi o oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy PZP (oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy), oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy PZP (oświadczenia wykonawców, których głównym celem jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych), niewystawione przez upoważnione podmioty lub pełnomocnictwo, zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Wykaz ten nie obejmuje oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP (JEDZ), co wyklucza możliwość jego skutecznego przedłożenia w formie elektronicznego poświadczenia notarialnego. Przede wszystkim zaś to unormowanie w tej kwestii w akcie rangi ustawowej (art. 63 ust. 1 ustawy PZP) przesądza o braku takiej możliwości. Niedopełnienie przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (...) sp. z o.(...) sp. k., (...) sp. z o.o. obowiązku złożenia oświadczenia JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby (...) d. o. o. we właściwej formie skutkowało zatem na podstawie art. 63 ust. 1 ustawy PZP – nieważnością tego oświadczenia. W konsekwencji należy uznać, że dokument ten w ogóle nie został złożony w postępowaniu. Stanowisko to znajduje pełne oparcie w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej, m.in. w wyroku z dnia 23 listopada 2021 roku (sygn. akt (...)), w którym podano, że przepis art. 63 ust. 1 ustawy PZP wskazuje, że m. in. oferty oraz JEDZ sporządza się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Warto także zwrócić uwagę, że ww. przepis w sposób wyraźny przewiduje również sankcję za niedochowanie wskazanej w nim formy, stąd też brak zachowania tej formy jest sankcjonowany nieważnością czynności. Skoro zatem wykonawca nie zachował wymaganej przepisami formy dokumentu JEDZ dla podmiotu udostępniającego zasoby ((...) d. o. o.), stanowiło to podstawę do zastosowania art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy PZP. Przywołany przepis obliguje natomiast zamawiającego do odrzucenia oferty w przypadku niezłożenia JEDZ w przewidzianym terminie („ Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń.”). Wobec poczynionych powyżej rozważań należało zatem uznać, że także niedochowania właściwej formy dokumentu traktowane jako jego niezłożenie, mieści się w dyspozycji wskazanej normy prawnej. W analizowanym stanie faktycznym, mimo wezwania do uzupełnienia, brak ten nie został naprawiony. Wykonawca przedłożył jedynie skan dokumentu sporządzonego pierwotnie w formie pisemnej, który został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza (potwierdzającym zgodność z oryginałem). Taka forma nie spełnia jednak wymogów prawnych, gdyż dokument nie został podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. W konsekwencji, z uwagi na wadliwość formy dokumentów, wyrok Krajowej Izby Odwoławczej musiał ulec zmianie. Reasumując, należało uwzględnić zarzut numer 7 odwołania (...) sp. z o.o., a więc zarzut zaniechania odrzucenia w części 2 postępowania oferty złożonej przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia : (...) sp. z o.o. (...) sp. k., (...) sp. z o.o. w związku z nieprzedłożeniem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP dla podmiotu udostępniającego zasoby – (...) d. o. o., pomimo wezwania przez zamawiającego zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy (...) co w konsekwencji stanowiło naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy PZP w zw. z art. 63 ust. 1 ustawy PZP w zw. z art. 125 ustawy PZP w zw. z art. 118 ustawy PZP w zw. z § 6 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452) w zw. z art. 99 § 1 k.c. w zw. z art. 781 k.c. w zw. z art. 8 ustawy PZP w zw. z art. 16 ustawy PZP w zw. z ustawą z 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1001 z późn. zm.). Ponadto wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (...) sp. z o.o. (...) sp. k., (...) sp. z o.o. w ramach części 2 postępowania powołali się na zasoby podmiotu trzeciego – (...) sp. z o.o. z siedzibą w T.. W zobowiązaniu tego podmiotu do oddania zasobów z 6 marca 2025 roku wskazano m. in.: „Zobowiązuje się do: udostępnienia (...) sp. z o.o. z siedzibą w P., ul. (...), (...) P. oraz (...) spółka komandytowa z siedzibą w P., ul. (...), (...)-(...) P., zwanych dalej Wykonawcą, posiadanych przez nas zasobów niezbędnych do realizacji zamówienia.” Odwołujący wskazuje, że z treści oferty wynika, że została ona złożona przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (...) sp. z o.o. (...) sp. k. - lider, (...) sp. z o.o. - partner. Z kolei w zobowiązaniu mowa o udostępnieniu zasobów dla innego podmiotu - (...) spółka komandytowa", którego nazwa nie pokrywa się z nazwą lidera konsorcjum. Rację miał zatem skarżący, że takie sformułowanie oświadczenia rodzi istotne wątpliwości, czy zobowiązanie zostało skutecznie udzielone również na rzecz lidera. Dyspozycja art. 118 ust. 4 ustawy PZP wymaga, aby wykonawca powołujący się na zasoby innego podmiotu udowodnił, że stosunek łączący wykonawcę z tym podmiotem gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów. Dysponowanie zasobami innego podmiotu musi wynikać z przedstawionych dowodów w sposób jednoznaczny i nie może być przedmiotem dedukcji czy domniemania. Na podstawie dokumentów przedstawionych w celu potwierdzenia rzeczywistego dostępu do zasobów innego podmiotu zamawiający musi mieć możliwość jednoznacznego ustalenia, że określony zasób podmiotu trzeciego zostanie realnie udostępniony ( Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 19 kwietnia 2022 roku, sygn. akt KIO (...) ). Tym samym także zarzut oznaczony numerem 8 w odwołaniu (...) sp. z o.o. należało ocenić jako zasadny, albowiem doszło do zaniechania odrzucenia oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (...) sp. z o.o. (...) sp. k., (...) sp. z o.o., pomimo że konsorcjum nie potwierdziło spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej oraz zawodowej dotyczącym posiadania wymaganego doświadczenia – co w konsekwencji stanowiło naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy PZP w zw. z art. 57 pkt 2 ustawy PZP w zw. z art. 118 ust. 1, 2, 3 ustawy PZP, art. 119 ustawy PZP oraz art. 122 ustawy PZP w zw. z art. 128 ustawy PZP w zw. z art. 16 ustawy PZP. Wobec powyższych rozważań zastosowanie znalazł art. 588 ust. 2 ustawy PZP w zw. z art. 553 ustawy PZP, a Sąd Okręgowy obowiązany był do uwzględnienia skargi i orzeczenia wyrokiem co do istoty sprawy poprzez zmianę zaskarżonego wyroku w punkcie 2 i uwzględnienia odwołania w części dotyczącej zarzutów podniesionych w punktach 7 i 8 odwołania oraz nakazania zamawiającemu (...) S.A. w K. unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty w części 2 zamówienia, ponowne badanie i ocenę ofert w tej części zamówienia oraz odrzucenie oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w części 2 (...) sp. z o.o. (...) sp. k., (...) sp. z o.o. ( punkt 1 wyroku). Zmiana merytoryczna wyroku skutkowała zmianą orzeczenia w zakresie kosztów postępowania przed Krajową Izbą Odwoławczą, albowiem obowiązkiem sądu przy określaniu wysokości kosztów w treści orzeczenia jest też uwzględnienie kosztów poniesionych przez strony w związku z rozpoznaniem odwołania (art. 589 ust. 2 ustawy PZP). Wobec powyższego w razie uwzględnienia skargi i zmiany orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej Sąd zmieni także rozliczenie kosztów zapadłe przed Krajową Izbą Odwoławczą ( P. Wiśniewski [w:] J. E. Nowicki, P. Wiśniewski, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. V, Warszawa 2023, art. 589). W wyroku oraz w postanowieniu kończącym postępowanie odwoławcze Izba rozstrzyga o kosztach postępowania odwoławczego (art. 557 ustawy PZP). Strony oraz uczestnik postępowania odwoławczego wnoszący sprzeciw ponoszą koszty postępowania odwoławczego stosownie do jego wyniku (art. 575 ustawy PZP). W przypadku uwzględnienia odwołania przez Izbę w części, koszty ponoszą odwołujący i zamawiający, jeżeli w postępowaniu odwoławczym po stronie zamawiającego nie przystąpił żaden wykonawca albo uczestnik postępowania odwoławczego, który przystąpił do postępowania po stronie zamawiającego, nie wniósł sprzeciwu wobec uwzględnienia przez zamawiającego zarzutów przedstawionych w odwołaniu w całości albo w części. Izba może w uzasadnionych przypadkach odstąpić od rozdzielenia kosztów we wskazany sposób, w szczególności jeżeli przemawia za tym rodzaj zarzutów uwzględnionych przez Izbę lub ich waga dla rozstrzygnięcia odwołania (§ 7 ust. 2 pkt 1 i ust. 5 z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania). W ocenie Sądu Okręgowego, odnośnie przedmiotowego postępowania odwoławczego należało też uznać, że w sprawie KIO (...) waga zarzutów uwzględnionych, a najdalej idących, przemawia za obciążeniem kosztami postępowania odwoławczego zamawiającego w całości. Do kosztów postępowania odwoławczego zalicza się wpis, a także uzasadnione koszty stron postępowania odwoławczego obejmujące wynagrodzenie i wydatki jednego pełnomocnika, jednak nieprzekraczające łącznie kwoty 3 600 zł. Wpis wnoszony w postępowaniu o udzielenie zamówienia na roboty budowlane o wartości równej progom unijnym, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy PZP, lub przekraczającej te progi wynosi 20 000,00 zł (§ 2 ust. 2 pkt 2, § 5 pkt 1 i 2 lit. b Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania). Odwołujący poniósł zatem łącznie koszty w wysokości 23 600 zł. W rezultacie Sąd Okręgowy zmienił zaskarżony wyrok Krajowej Izby Odwoławczej także w punkcie 3 i kosztami postępowania obciążył w całości zamawiającego (...) spółkę akcyjną w K., a w punkcie 3.2 zasądził od (...) spółki akcyjnej w K. na rzecz (...) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w (...) 23 600 zł tytułem kosztów postepowania odwoławczego ( punkt 2 wyroku). Sąd Okręgowy o kosztach postępowania skargowego orzekł stosownie do treści art. 589 ust. 1 ustawy PZP statuującego zasadę odpowiedzialności za wynik sporu i tym samym obciążył zamawiającego, jako stronę przegrywającą, kosztami postępowania w całości. Koszty postępowania wywołanego wniesieniem skargi poniesione przez skarżącego (...) sp. z o.o. sprowadzały się do wynagrodzenia reprezentującego go radcy prawnego w kwocie 3 600 zł ustalonej na podstawie § 14 ust. 2a pkt 1 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 roku w sprawie opłat za czynności radców prawnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1935 z późn. zm.) oraz opłaty od skargi w kwocie 60 000zł. Wysokość opłaty od skargi została ustalona na podstawie art. 34 ustawy z dnia 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1228 z późn. zm.) w związku z § 2 ust. 2 pkt 2 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r., poz. 2437) czyli jako opłata stała w wysokości trzykrotności wpisu wniesionego od odwołania w sprawie, której dotyczy skarga. Wpis wnoszony w postępowaniu o udzielenie zamówienia na roboty budowlane o wartości równej progom unijnym, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy PZP, lub przekraczającej te progi wynosi 20 000 zł, zatem opłata od skargi w przedmiotowej sprawie wyniosła 60 000 zł. Łącznie dało to kwotę kosztów postępowania skargowego poniesionych przez skarżącego (...) sp. z o.o. 63 600zł. W konsekwencji Sąd Okręgowy zasądził od (...) sp. z o.o. na rzecz (...) sp. z o.o. tytułem kosztów postępowania skargowego 63 600 zł ( punkt 3 wyroku). Mając powyższe na względzie Sąd Zamówień Publicznych orzekł jak w sentencji wyroku. Andrzej Sobieszczański Alicja Dziekańska Monika Skalska
Wyjaśnienie AI na podstawie urzędowego tekstu ustawy. Orientacyjne, nie zastępuje porady prawnej.