do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym . Natomiast art.
stanowi, że o świadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej konieczne są zatem dwa elementy. Po pierwsze: złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej, po drugie : opatrzenie takiego oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z art. 3 pkt 10 rozporządzenia eIDAS podpis elektroniczny należy rozumieć jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej i które są użyte przez podpisującego jako podpis. W rozporządzeniu eIDAS wyróżniono również zaawansowany podpis elektroniczny (art. 3 pkt 11 w zw. z art. 26 rozporządzenia eIDAS), który stanowi podstawę kwalifikowanego podpisu elektronicznego (zob. art. 3 pkt 12 rozporządzenia eIDAS). Zgodnie z art. 26 rozporządzenia eIDAS o zaawansowanym podpisie elektronicznym możemy mówić, gdy spełnia on następujące warunki: 1) jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu; 2) umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego; 3) jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod swoją wyłączną kontrolą; 4) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna. Kwalifikowany podpis elektroniczny zaś to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego ( M. Stachowiak [w:] W. Dzierżanowski, Ł. Jaźwiński, J. Jerzykowski, M. Kittel, M. Stachowiak, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Warszawa 2021, art. 63. ). Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku wydanym w dniu 13 czerwca 2024 roku w sprawie o sygn. akt XXIII Zs 58/24 uznał, iż oczywistym jest, że poświadczenie za zgodność przez notariusza dokumentu w postaci scanu i opatrzenia tego podpisem elektronicznym nie czyniło pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej pełnomocnictwem w formie elektronicznej. Poświadczenie za zgodność z okazanym dokumentem przez notariusza nie konwaliduje bowiem braków co do formy pierwotnego dokumentu i nie czyni z pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej pełnomocnictwa w formie elektronicznej (…). W kontekście skutków braku zachowania formy elektronicznej zwrócić należy uwagę na treść § 2 art.
k.c. , który stanowi, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. W przepisie tym uregulowano kwestię stosunku formy elektronicznej do formy pisemnej. Zrobiono to jednak w sposób asymetryczny. Z art.
wynika bowiem, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, jednak nie odwrotnie, co oznacza, że wymóg formy elektronicznej nie może być zrealizowany poprzez złożenie oświadczenia woli w formie pisemnej. Przenosząc rozważania te na grunt przedmiotowej sprawy wskazania wymaga, iż także dokument JEDZ sporządzony w formie papierowej i poświadczony kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza nie czyni zadość zachowaniu formy elektronicznej tego dokumentu. Dodatkowo nie należy tracić z pola widzenia, że przepis art. 63 ust. 1 ustawy PZP wymienia oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP, co należy odnosić do JEDZ niezależnie od tego jakiego podmiotu ma on dotyczyć. W związku z tym każdy podmiot zobowiązany do złożenia JEDZ, czy jest to wykonawca, podwykonawca lub podmiot trzeci udostępniający zasoby, powinien złożyć JEDZ w formie przewidzianej w art. 63 ust. 1 ustawy PZP i ze wszystkimi tego skutkami ( Wyrok KIO z dnia 15 marca 2023 roku, sygn. akt KIO (...) ). Oświadczenie na formularzu JEDZ musi zostać należycie wypełnione przez podmiot udostępniający zasoby oraz złożone w formie elektronicznej, tj. w postaci elektronicznej i opatrzone, pod rygorem nieważności, kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby reprezentujące podmioty trzecie, a następnie przekazane zamawiającemu przy użyciu określonych przez niego środków komunikacji elektronicznej. W zachowującym aktualność wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 26 listopada 2019 roku, sygn. akt KIO 2270/19 uznano, że fakt opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza sporządzonego poświadczenia nie przesądza o prawidłowości formy oświadczeń JEDZ podmiotów trzecich, dla których ustawodawca przewidział pod rygorem nieważności postać elektroniczną, opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podobne stanowisko zajęła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 4 marca 2021 roku, sygn. akt KIO (...) wskazując, że notarialne poświadczenie oświadczenia JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby opatrzone przez notariusza kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z art. 97 § 2 ustawy – Prawo o notariacie nie konwaliduje nieprawidłowej formy JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby, bowiem brak jest elektronicznego podpisu wystawcy tego dokumentu ( A. Gawrońska-Baran [w:] E. Wiktorowska, A. Wiktorowski, P. Wójcik, A. Gawrońska-Baran, Prawo zamówień publicznych. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2025, art. 125. ). W obliczu powyższych rozważań oświadczenie JEDZ dotyczące podmiotu udostępniającego skarżącemu (...) sp. z o.o. wiedzę i doświadczenie, uzupełnione na wezwanie skierowane w trybie art. 128 ust. 1 ustawy PZP, należy uznać za niezgodne z art. 63 ust. 1 ustawy PZP. Skan dokumentu sporządzonego w formie pisemnej, opatrzony podpisem kwalifikowanym przez notariusza, nie może być też uznany za spełniający wymagania określone w tym przepisie. JEDZ w takiej formie nie został bowiem podpisany podpisem kwalifikowanym przez osoby uprawnione do działania w imieniu podmiotu udostępniającego skarżącemu swoje zasoby. Notariusz natomiast poświadczył jedynie jego zgodność z okazanym dokumentem. Oznacza to, że JEDZ podmiotu (...) d.o.o. nie został złożony jako oryginalny dokument elektroniczny, tj. nie został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez jego wystawcę. Należy wskazać także na § 6 ust. 4 rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452), zgodnie z którym poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w § 6 ust. 2 tegoż rozporządzenia, może dokonać również notariusz. Chodzi o oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy PZP (oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy), oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy PZP (oświadczenia wykonawców, których głównym celem jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych), niewystawione przez upoważnione podmioty lub pełnomocnictwo, zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Wykaz ten nie obejmuje oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP (JEDZ), co wyklucza możliwość jego skutecznego przedłożenia w formie elektronicznego poświadczenia notarialnego. Przede wszystkim zaś to unormowanie w tej kwestii w akcie rangi ustawowej (art. 63 ust. 1 ustawy PZP) przesądza o braku takiej możliwości. Niedopełnienie przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (...) sp. z o. (...) sp. k., (...) sp. z o.o. obowiązku złożenia oświadczenia JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby (...) d. o. o. we właściwej formie skutkowało zatem na podstawie art. 63 ust. 1 ustawy PZP – nieważnością tego oświadczenia. W konsekwencji należy uznać, że dokument ten w ogóle nie został złożony w postępowaniu. Stanowisko to znajduje pełne oparcie w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej, m.in. w wyroku z dnia 23 listopada 2021 roku (sygn. akt (...) ), w którym podano, że przepis art. 63 ust. 1 ustawy PZP wskazuje, że m. in. oferty oraz JEDZ sporządza się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Warto także zwrócić uwagę, że ww. przepis w sposób wyraźny przewiduje również sankcję za niedochowanie wskazanej w nim formy, stąd też brak zachowania tej formy jest sankcjonowany nieważnością czynności. Skoro zatem wykonawca nie zachował wymaganej przepisami formy dokumentu JEDZ dla podmiotu udostępniającego zasoby ( (...) d. o. o.), stanowiło to podstawę do zastosowania art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy PZP. Przywołany przepis obliguje natomiast zamawiającego do odrzucenia oferty w przypadku niezłożenia JEDZ w przewidzianym terminie („ Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń.” ). Wobec poczynionych powyżej rozważań należało zatem uznać, że także niedochowania właściwej formy dokumentu traktowane jako jego niezłożenie, mieści się w dyspozycji wskazanej normy prawnej. W analizowanym stanie faktycznym, mimo wezwania do uzupełnienia, brak ten nie został naprawiony. Wykonawca przedłożył jedynie skan dokumentu sporządzonego pierwotnie w formie pisemnej, który został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza (potwierdzającym zgodność z oryginałem). Taka forma nie spełnia jednak wymogów prawnych, gdyż dokument nie został podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. W konsekwencji, z uwagi na wadliwość formy dokumentów, wyrok Krajowej Izby Odwoławczej musiał ulec zmianie. Reasumując, należało uwzględnić zarzut numer 7 odwołania (...) sp. z o.o., a więc zarzut zaniechania odrzucenia w części 2 postępowania oferty złożonej przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia : (...) sp. z o.o. (...) sp. k., (...) sp. z o.o. w związku z nieprzedłożeniem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP dla podmiotu udostępniającego zasoby – (...) d. o. o., pomimo wezwania przez zamawiającego zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy (...) co w konsekwencji stanowiło naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy PZP w zw. z art. 63 ust. 1 ustawy PZP w zw. z art. 125 ustawy PZP w zw. z art. 118 ustawy PZP w zw. z § 6 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452) w zw. z art. 99 § 1 k.c. w zw. z art. 781 k.c. w zw. z art. 8 ustawy PZP w zw. z art. 16 ustawy PZP w zw. z ustawą z 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1001 z późn. zm.). Ponadto wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (...) sp. z o.o. (...) sp. k., (...) sp. z o.o. w ramach części 2 postępowania powołali się na zasoby podmiotu trzeciego – (...) sp. z o.o. z siedzibą w T. . W zobowiązaniu tego podmiotu do oddania zasobów z 6 marca 2025 roku wskazano m. in.: „Zobowiązuje się do: udostępnienia (...) sp. z o.o. z siedzibą w P. , ul. (...) , (...) P. oraz (...) spółka komandytowa z siedzibą w P. , ul. (...) , (...) - (...) P. , zwanych dalej Wykonawcą, posiadanych przez nas zasobów niezbędnych do realizacji zamówienia.” Odwołujący wskazuje, że z treści oferty wynika, że została ona złożona przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (...) sp. z o.o. (...) sp. k. - lider, (...) sp. z o.o. - partner. Z kolei w zobowiązaniu mowa o udostępnieniu zasobów dla innego podmiotu - (...) spółka komandytowa", którego nazwa nie pokrywa się z nazwą lidera konsorcjum. Rację miał zatem skarżący, że takie sformułowanie oświadczenia rodzi istotne wątpliwości, czy zobowiązanie zostało skutecznie udzielone również na rzecz lidera. Dyspozycja art. 118 ust. 4 ustawy PZP wymaga, aby wykonawca powołujący się na zasoby innego podmiotu udowodnił, że stosunek łączący wykonawcę z tym podmiotem gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów. Dysponowanie zasobami innego podmiotu musi wynikać z przedstawionych dowodów w sposób jednoznaczny i nie może być przedmiotem dedukcji czy domniemania. Na podstawie dokumentów przedstawionych w celu potwierdzenia rzeczywistego dostępu do zasobów innego podmiotu zamawiający musi mieć możliwość jednoznacznego ustalenia, że określony zasób podmiotu trzeciego zostanie realnie udostępniony ( Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 19 kwietnia 2022 roku, sygn. akt KIO (...) ). Tym samym także zarzut oznaczony numerem 8 w odwołaniu (...) sp. z o.o. należało ocenić jako zasadny, albowiem doszło do zaniechania odrzucenia oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (...) sp. z o.o. (...) sp. k., (...) sp. z o.o., pomimo że konsorcjum nie potwierdziło spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej oraz zawodowej dotyczącym posiadania wymaganego doświadczenia – co w konsekwencji stanowiło naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy PZP w zw. z art. 57 pkt 2 ustawy PZP w zw. z art. 118 ust. 1, 2, 3 ustawy PZP, art. 119 ustawy PZP oraz art. 122 ustawy PZP w zw. z art. 128 ustawy PZP w zw. z art. 16 ustawy PZP. Wobec powyższych rozważań zastosowanie znalazł art. 588 ust. 2 ustawy PZP w zw. z art. 553 ustawy PZP, a Sąd Okręgowy obowiązany był do uwzględnienia skargi i orzeczenia wyrokiem co do istoty sprawy poprzez zmianę zaskarżonego wyroku w punkcie 2 i uwzględnienia odwołania w części dotyczącej zarzutów podniesionych w punktach 7 i 8 odwołania oraz nakazania zamawiającemu (...) S.A. w K. unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty w części 2 zamówienia, ponowne badanie i ocenę ofert w tej części zamówienia oraz odrzucenie oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w części 2 (...) sp. z o.o. (...) sp. k., (...) sp. z o.o. ( punkt 1 wyroku ). Zmiana merytoryczna wyroku skutkowała zmianą orzeczenia w zakresie kosztów postępowania przed Krajową Izbą Odwoławczą, albowiem obowiązkiem sądu przy określaniu wysokości kosztów w treści orzeczenia jest też uwzględnienie kosztów poniesionych przez strony w związku z rozpoznaniem odwołania (art. 589 ust. 2 ustawy PZP). Wobec powyższego w razie uwzględnienia skargi i zmiany orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej Sąd zmieni także rozliczenie kosztów zapadłe przed Krajową Izbą Odwoławczą ( P. Wiśniewski [w:] J. E. Nowicki, P. Wiśniewski, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. V, Warszawa 2023, art. 589 ). W wyroku oraz w postanowieniu kończącym postępowanie odwoławcze Izba rozstrzyga o kosztach postępowania odwoławczego (art. 557 ustawy PZP). Strony oraz uczestnik postępowania odwoławczego wnoszący sprzeciw ponoszą koszty postępowania odwoławczego stosownie do jego wyniku (art. 575 ustawy PZP). W przypadku uwzględnienia odwołania przez Izbę w części, koszty ponoszą odwołujący i zamawiający, jeżeli w postępowaniu odwoławczym po stronie zamawiającego nie przystąpił żaden wykonawca albo uczestnik postępowania odwoławczego, który przystąpił do postępowania po stronie zamawiającego, nie wniósł sprzeciwu wobec uwzględnienia przez zamawiającego zarzutów przedstawionych w odwołaniu w całości albo w części. Izba może w uzasadnionych przypadkach odstąpić od rozdzielenia kosztów we wskazany sposób, w szczególności jeżeli przemawia za tym rodzaj zarzutów uwzględnionych przez Izbę lub ich waga dla rozstrzygnięcia odwołania (§ 7 ust. 2 pkt 1 i ust. 5 z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania). W ocenie Sądu Okręgowego, odnośnie przedmiotowego postępowania odwoławczego należało też uznać, że w sprawie KIO (...) waga zarzutów uwzględnionych, a najdalej idących, przemawia za obciążeniem kosztami postępowania odwoławczego zamawiającego w całości. Do kosztów postępowania odwoławczego zalicza się wpis, a także uzasadnione koszty stron postępowania odwoławczego obejmujące wynagrodzenie i wydatki jednego pełnomocnika, jednak nieprzekraczające łącznie kwoty 3 600 zł. Wpis wnoszony w postępowaniu o udzielenie zamówienia na roboty budowlane o wartości równej progom unijnym, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy PZP, lub przekraczającej te progi wynosi 20 000,00 zł (§ 2 ust. 2 pkt 2, § 5 pkt 1 i 2 lit. b Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania). Odwołujący poniósł zatem łącznie koszty w wysokości 23 600 zł. W rezultacie Sąd Okręgowy zmienił zaskarżony wyrok Krajowej Izby Odwoławczej także w punkcie 3 i kosztami postępowania obciążył w całości zamawiającego (...) spółkę akcyjną w K. , a w punkcie 3.2 zasądził od (...) spółki akcyjnej w K. na rzecz (...) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w (...) 23 600 zł tytułem kosztów postepowania odwoławczego ( punkt 2 wyroku ). Sąd Okręgowy o kosztach postępowania skargowego orzekł stosownie do treści art. 589 ust. 1 ustawy PZP statuującego zasadę odpowiedzialności za wynik sporu i tym samym obciążył zamawiającego, jako stronę przegrywającą, kosztami postępowania w całości. Koszty postępowania wywołanego wniesieniem skargi poniesione przez skarżącego (...) sp. z o.o. sprowadzały się do wynagrodzenia reprezentującego go radcy prawnego w kwocie 3 600 zł ustalonej na podstawie § 14 ust. 2a pkt 1 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 roku w sprawie opłat za czynności radców prawnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1935 z późn. zm.) oraz opłaty od skargi w kwocie 60 000zł. Wysokość opłaty od skargi została ustalona na podstawie art. 34 ustawy z dnia 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1228 z późn. zm.) w związku z § 2 ust. 2 pkt 2 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r., poz. 2437) czyli jako opłata stała w wysokości trzykrotności wpisu wniesionego od odwołania w sprawie, której dotyczy skarga. Wpis wnoszony w postępowaniu o udzielenie zamówienia na roboty budowlane o wartości równej progom unijnym, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy PZP, lub przekraczającej te progi wynosi 20 000 zł, zatem opłata od skargi w przedmiotowej sprawie wyniosła 60 000 zł. Łącznie dało to kwotę kosztów postępowania skargowego poniesionych przez skarżącego (...) sp. z o.o. 63 600zł. W konsekwencji Sąd Okręgowy zasądził od (...) sp. z o.o. na rzecz (...) sp. z o.o. tytułem kosztów postępowania skargowego 63 600 zł ( punkt 3 wyroku ). Mając powyższe na względzie Sąd Zamówień Publicznych orzekł jak w sentencji wyroku. Andrzej Sobieszczański Alicja Dziekańska Monika Skalska
Wyjaśnienie AI na podstawie urzędowego tekstu ustawy. Orientacyjne, nie zastępuje porady prawnej.