← Polska

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa.

- Dziennik Ustaw Nr 160 6343 - Poz. 1073 1073 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa. Na podstawie art. 46 ust. 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. Nr 91, poz.576 i Nr 155, poz. 1014) zarządza się, co następuje : § 1. Ustala się instrukcję kancelaryjną dla organów samorządu województwa, określającą zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie marszałkowskim, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, stanowiącą załącznik do rozporządzenia . § 2. Rozporządzenie wchodzi w 1 styczn i a 1999 r. życie z dniem Prezes Rady Ministrów: J. Buzek Załącznik do rozporządzenia Prezesa Ra- dy Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. (poz. 1073) INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ORGANÓW SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA Spis treści Rozdział I Rozdział II Rozdział III Rozdział IV Rozdział V Rozdział VI Rozdział VII Rozdział VIII Rozdział IX Rozdział X Rozdział XI Rozdział XII Rozdział XIII Rozdział XIV Rozdział XV Rozdział XVI Rozdział XVII Postanowienia ogólne Przyjmowanie i obieg korespondencji Przekazywanie korespondencji członkom zarządu Czynności kancelaryjne sekretariatów Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Wewnętrzny obieg akt System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt Załatwianie spraw Wysyłanie i doręczanie pism Przechowywanie akt Przekazywanie akt do archiwum zakładowego Opłaty skarbowe Postępowanie z aktami sejmiku, jego organów oraz zarządu województwa Powielanie i publikowanie Zbiory wspomagające Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Załączniki Rozdział I nia oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądż utratą dokumentów w urzędach. Postanowienia ogólne 3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi § 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "In- tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą in- strukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynno- strukcję z uwzględnieniem przepisów w sprawie szcze- ści kancelaryjnych w urzędach marszałkowskich. 2. Określony w instrukcj i tryb i zasady wykonywa nia czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywa- gółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową. 4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy. Dziennik Ustaw Nr 160 - 6344 - § 2. 1. Instrukcja kancelaryjna może być stosowana w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych i wojewódzkich osobach prawnych. 2. O wprowadzeniu instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, rozstrzyga marszałek. § 3. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) urząd - urząd marszałkowski, 2) kierownik urzędu - marszałka województwa, 3) kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie, 4) wydział - wydział, biuro, oddział, referat lub inną komórkę organizacyjną, 5) referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, 6) kancelaria - wewnętrzną komórkę organ (;zacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pra~y załatwia­ jące sprawy obsługi kancelaryjnej, 7) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna marszałka i pozostałych członków zarządu lub kierowników wydziałów urzędu marszałkowskiego, 8) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 9) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 10) poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie, 11) korespondencja - każde pismo wpływające urzędu lub wysyłane przez urząd, do 12) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób za łatwienia sprawy, 13) przesyłka pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednic­ twem poczty, gońca, wożnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy, 14) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.), 15) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świa ­ dectwo itp.), 16) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu województwa pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym, Poz. 1073 17) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe , imienne do podpisu itp., 18) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie, 19) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny, 20) znak akt - zespół symboli określających przynależ­ ność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, 21) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw, 22) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem, 23) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., 24) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., 25) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną , 26) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowe­ go w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę, 27) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, 28) paragrafy bez bliższego określenia niejszej instrukcji. paragrafy ni- § 4. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, poz. 228, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186, z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201, z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r. Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496 oraz z 1997 r. Nr 75, poz. 471 , Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926 i Nr 141, poz. 944) . § 5. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, 2) prowadzenie ewidencji i wartościowych, wpływów specjalnych Dziennik Ustaw Nr 160 - 6345 - 3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powiela nie, ! 4) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefono- gramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp., 6) udzielanie informacji interesantom, a w razie po- trzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy. 2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują: 1) kancelaria, Poz. 1073 bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie wła ­ ściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyj nej - z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty. 6. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe , pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowa­ nie z depozytem. 7. Po otwarciu koperty sprawdza się: 2) sekretariaty, 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwie­ 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. nie danej sprawy, 4) pracownicy sporządzający czystopisy. Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji § 6. 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału. 2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościo­

  1. we)kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczę­ ci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach -także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmują­ cego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1. 4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, 2) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom, 3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem . 5. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem "poufne" okaże się, że przesyłka zawie- ' ra wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy 8. Brak załączników lub otrzymanie samych załącz­ ników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 9. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspreso- wych, za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocz- towego), np. skargi, odwołania, 3) w których brak nadawcy lub daty pisma , 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodnie- go, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością· 10. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo. 11. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji. 12. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) piecząt­ kę wpływu określającą datę otrzymania. 13. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-12 kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom . 14. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednic­ twem swoich pracowników bez pokwitowań. Rozdział III Przekazywanie korespondencji członkom zarządu § 7. 1. Marszałkowi kancelaria przekazuje za pośred ­ nictwem sekretariatu następującą korespondencję: - Dziennik Ustaw Nr 160 Poz. 1073 6346Rozdział V 1) adresowaną do marszałka, 2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym, Przeglądanie i przydzielanie korespondencji 3) od organów naczelnych i centralnych, § 10. 1. Marszałek, wiceprzewodniczący lub członek 4) zastrzeżoną dla marszałka, 5) dotyczącą organizacji, zakresu funkcjonowania urzędu, zarządu, przeglądając korespondencję: działania i zasad 6) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników, 7) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne, 8) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych. 2. Wiceprzewodniczącym zarządu kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję : 1) imiennie do nich adresowaną, 2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy marszałkiem, wiceprzewodniczącymi oraz pozostałymi członkami zarządu, 3) zastrzeżoną dla wiceprzewodniczących zarządu. 1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam, 2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwie­ nia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń marszałka określa załącznik nr 3. 2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące: 1) spo sobu załatwienia sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu. 3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty. 4. Kierownicy wydziałów przeglądają korespon- dencję: 1) mającą dyspozycję marszałka, wiceprzewodniczących lub pozostałych członków zarządu, 3. Pozostałym członkom zarządu kancelaria przeka zuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję: 2) adresowaną do nich imiennie, 1) imiennie do nich adresowaną, 3) zawierającą ponaglenie i interwencje, 2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy marszałkiem, wiceprzewodniczącymi oraz 4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia. pozostałymi członkam i zarządu, 3) zastrzeżoną dla członka zarządu. Rozdział IV 5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzą­ cych w zakres działania (czynności) różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi , do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. Czynności kancelaryjne sekretariatów § 8. 1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespon dencję oraz - jeżeli nie została wprowadzona do żad ­ nego z rejestrów - rejestruje ją w dzienniku korespon dencji i przekazuje odpowiednio: marszałkowi, wiceprzewodniczącym lub pozostałym członkom zarządu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym . 2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr 2. § 9. 1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez marszałka, wiceprzewodniczących lub pozostałych pracownik sekretariatu dzieli zgod nie z dyspozycjami na: Rozdział VI Wewnętrzny obieg akt § 11. Obieg akt między wydziałami odbywa się, z zastrzeżeniem § 6 ust. 14 zdanie drugie, za pośrednic­ twem kancelarii lub poczty elektronicznej. § 12. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów. Rozdział VII członków zarządu 1) podlegającą załatwieniu przez marszałka, wiceprzewodniczących lub pozostałych członków zarządu, 2) podlegającą załatwieniu przez wydziały. 2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydziałom. System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt § 13. 1. W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależ­ ną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt Dziennik Ustaw Nr 160 - 6347 - powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną . Obejmuje on wszystkie za gadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami , hasłami i ka tegorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego ~zędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolam i od O do 9. 4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od O do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzę ­ du oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na kla sy czwartego rzędu oznaczone symbolami czte rocyfrowymi, to jest: 0000- 9999 . 5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kate gorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie. 6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej. 7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ra mach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. 8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 9. Do materiałów arch iwalnych oznaczonych sym bolem"A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego . 10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zali cza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne. 11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne . Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywa nia jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach ckreślonych przez właściwe archiwum państwowe . 12. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla Poz. 1073 ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji. § 14.1 . Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierającyodpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek. 2. Wyciąg z wykazu akt dla ko'm órki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać: 1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej, 2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyż­ szego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych. 3. Wyc i ąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego. § 15. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządze­ nia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym. § 16.1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych . Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczą­ ce jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. każdy 3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakła­ da się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądż w układzie numerowym. 4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem spravyy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or. 1-0258-10-6/98). Dziennik Ustaw Nr 160 - 6348- 5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założo­ nych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol. .. ". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właści­ wych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt. § 17.1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założo­ nego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego. Poz. 1073 stępnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 6. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzę­ du, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożo na do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "prze niesiono do teczki hasło ... ". § 19. 1. Nie podlegają rejestracji : książki, afisze, dołącza się do akt 1) publikacje (gazety, czasopisma, ogłoszenia, prospekty itp .), 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych. 2) potwierdzenia odbioru , które właściwej sprawy, 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porząd­ ku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 4. 3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe, 4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwie­ nia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. § 18.1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: 1) symbol literowy komórki organizacyjnej, 2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczę­ to. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. Or.1.0012-15/98, gdzie "Or.l" - oznacza symbol wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale), ,,0012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, ,,15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, ,,98" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku . 4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli takie zostały ustalone w regulaminach wewnętrznych wydziałów. Symbol litery umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałów i wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin organizacyjny urzędu. 5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku na- 4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt. § 20.1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w § 16, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej. 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak) . 3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik wydziału właśc iwe go w sprawach organizacyjnych. 4. Rejestry prowadzą referenci spraw. 5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru. 6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kil- ka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić . Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1. 7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze. § 21 . 1. W urzędzie marszałkowskim prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne: 1) rejestr skarg i wniosków, 2) rejestr uchwał organów samorządu województwa, Dziennik Ustaw Nr 160 - 6349 - 3) rejestr aktów wewnętrznych, 4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw. 2. Sekretariat marszałka może prowadzić dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr inform atyczny), w którym rejestrowane będą wszystkie pism a kierowane do marszałka według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawa ch organizacyjnych . 3. Prowad zenie innych centralnych rejestrów kan celaryjnych niż wymienion e w ust. 1 dozwolone jest za zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych. Rozdział VIII Załatwianie spraw § 22. 1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy : 1) odręczną, 2) koresponden cyjną, 3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu) . 2. Forma odręczn a jest skróconym sposobem zała­ twienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referen ta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiają­ cej sprawę lub na sporząd zeniu na nim odręcznej notatki wska zującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjn a polega na sporządze­ niu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę · § 23. 1. Załatwien ie sp raw może być: 1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowa dzenia postępowania wyjaśniającego, gdy odpowiedż udziel ona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 2) ostateczne - 2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata) . Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopi i załatwie­ nia i w spisie spraw zamieszcza się znak "Oz.", który oznacza "ostatecznie załatwione ". § 24. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbo­ we lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie . Notatki dołącza się do akt wła­ ściwej sprawy. § 25. Przy sporządza niu kopii pisma lub dokumentu należy umieśc ić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę, Poz. 1073 podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. § 26. 1. Referenci załatwiają sprawy według kolejnoś ci ich wpływu i stopnia pilno śc i . Każdą sprawę za- łatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Referent opracowuje projekt pisma , który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobują­ cy sprawdza prawidłowość projektowanego załatwie­ nia sprawy i po zaapro bowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporzą­ dzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pism o ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnota cji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją. 3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, moż­ na mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania. § 27 . 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówko ­ wą, 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedż dotyczy, 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważ nioną, 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 6) treść pisma, 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe) . 2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać: 1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma), 2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołącze­ nia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej czę­ ści arkusza. 3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia: 1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony", "ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczenia", "pilne", "poufne" itp., 2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych za łączników (Zał .... ) lub wy- Dziennik Ustaw Nr 160 - 6350 - mienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma Poz. 1073 stronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta . znak ... l, 3) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pi sma, 4) pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dn ia ... ); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10,20,30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysła­ niu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy, 5) ewentualne wskazówki dla kancelarii . 4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi. § 28. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnie ­ niem przepisów Kodeksu. § 29. 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 5. 2. Zakres kompetencji marszałka, wiceprzewodni i pozostałych członków zarządu w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin organizacyjny urzędu. czących 3. Na blankietach korespondencyjnych stosowa nych przez marszałka zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb województwa . § 30. 1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wi zerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świa ­ dectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej . 2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy. § 31.1. Czystopisy pism sporządza się ściśle we dług ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami pism . Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta. dotyczącymi układu 2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwu- Rozdział IX Wysyłanie i doręczanie pism § 32. 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego : 1) przesyłką listową, 2) faksem, 3) teleksem lub dalekopisem, 4) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, 5) pocztą elektroniczną. 2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii : 1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia, 2) stwierdza swoją pa rafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania, 3) zwraca referentom kopie wysłanych pism, 4) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych, 5) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej czę­ ści zamieszcza adres odbiorcy składający się z: 1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji, 2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości. 4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła . § 33. Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór . książki doręczeń określa załącznik nr 6. Dziennik Ustaw Nr 160 - 6351 - Rozdział X Poz. 1073 akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik proarchiwum zakładowe . Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 8. wadzący Przechowywanie akt § 34. 1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym. 2. W wydziałach przechowuje się akta spraw zała­ twianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego. 3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącz­ nik nr 7. Rozdział XI Przekazywanie akt do archiwum zakładowego § 35. 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakła ­ dowe. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych . 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kom pletnymi rocznikam i, pracownik wyznaczony do tych spraw. 4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego przez poszczególne wydziały. § 36. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbio rczego , po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie spra wy pisma ukła ­ da się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę , 2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategor ii Bc, 3) ułożenie teczek, ksiąg , rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt, 4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środ­ kówewidencyjnych , 5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, 6) w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce . 2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania 3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt. 4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent i pracownik prowadzący archiwum przekazujący akta zakładowe. § 37 . 1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami. 2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki. 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne. § 38. Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego, układ akt, tryb korzystania z tych akt, organizację pracy w archiwum zakładowym oraz zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego określa instrukcja stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 7 Ministra - Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 13 marca 1991 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w urzędach terenowych organów rzą­ dowej administracji ogólnej . § 39. 1. W razie zniesienia urzędu , w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) urzędowi przejmu jącemu sprawy jednostki . 2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwo­ wego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym. Rozdział XII Opłaty skarbowe § 40. 1. Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączni­ ków nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i za łączników do niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach . 2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je przy- Dziennik Ustaw Nr 160 - 6352 - jął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami. 3. W przypadku złożenia dokumentów w postaci poczty elektronicznej, znak opłaty skarbowej nakleja się na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze prowadzonym na nośniku informatycznym prowadzonym przez referenta załatwiającego sprawę. 4. Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy oraz umieszczając swój podpis wten sposób, aby część daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono. § 41. 1. Rozpatrzenie podania , dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwole- nia podlegających opłacie skarbowej należy uzależnić od uiszczenia tej opłaty. kania osoby wnoszącej podanie, w celu i pobrania należnych opłat. że w razie niewykonania tego obowiązku, podanie zo- stanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność podlegająca opłacie nie zostanie dokonana . O wysła ­ niu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację na podaniu . 3. W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym terminie znaki opłaty ska rbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i ·kasuje w sposób określony w § 40 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opła ­ ty skarbowej na otrzym anym wezwaniu i doręczy je organowi, który wysłał wezwanie, znaki opłaty skarbo wej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania, na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty i datę doręczenia wezwania. 4. Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach , gdy: 1) za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają wzglę­ dy społeczne lub ważny interes strony, 2) wniesienie podania stan()wi czynność, dla której jest ustanowiony termin wniesienia, 3) podanie wniosła' osoba zamieszkała za granicą bez pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego. 5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie jej nieuiszczenia, po załatwieniu sprawy przekazać podanie urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobrania należnej opłaty skarbowej. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, od - doręczenia § 42. 1. Znaki opłaty skarbowej od czynności urzę ­ dowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynności lub protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasuje w sposób określony w § 40 ust. 2. 2. Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu , kasuje się w sposób określony w § 40 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie świadectwa lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie i kasuje pieczęcią. 3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, ad notację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz nu- mer pokwitowania lub numer rachunku bankowego umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu. 2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej opłaty skarbowej , należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem, Poz. 1073 § 43. 1. Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo jeżeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej, referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opła­ ty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądź z pokwi towaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty. 2. Jeżeli podanie, świadectwo , zezwolenie lub czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej, na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy praw- nej. Rozdział XIII Postępowanie z aktami sejmiku, jego organów oraz zarządu województwa § 44. Ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związa ­ nych z działalnością sejmiku, jego organów, zarządu oraz innych organów kolegialnych powołanych przez sejmik, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej. § 45. 1. Ustala się wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla przewodniczą­ cych sejmiku i ich zastępców oraz pieczęci do podpisu według załącznika nr 5. 2. Na blankietach korespondencyjnych dla przezamieszcza się herb województwa . Sejmik moźe ustanowić dodatkowe oznaczenia na blankietach korespondencyjnych. wodniczącego sejmiku powiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzę­ § 46. 1. Sprawy związane z organizacją sesji sejmiku, dowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamiesz- posiedzeń komisji i zarządu województwa rejestruje się Dziennik Ustaw Nr 160 - 6353 - Poz. 1073 Rozdział XV w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 2. Protokoły sesji sejmiku, posiedzeń komisji, posiedzeń zarządu, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez sejmik. Zbiory wspomagające § 51 . 1. W urzędach prowadzone są zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników urzędu. 2. Zasady gromadzenia § 47.1. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolej- ne numery, począwszy od numeru jeden. 2. Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjąt­ kiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr XXXI1/2000 itp.), protokoły zaś komisji (zarzą­
  2. du)- cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr 2/99, nr 35/2000) . § 48. 1. Oryginały protokołów przechowuje się i zbiorów i zasady prowadzenia zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają kierownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodarczych. § 52.1. W zbiorach wspomagających urzędów przechowywane są: 1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepi - sów, 2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów. w zbiorach protokołów. kadencji protokoły, ułożone chronologicznie, oprawia się w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści (zawierającym: daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę obrad, numer strony zbioru) oraz podpisem: 2. Po zakończeniu materiałów wspomagających, organizację 2. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniają ­ cy łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądż tytułu pozycji. Rozdział XVI "Protokoły sesji (posiedzenia Komisji) ........................ . Sejmiku nr ..... województwo .............. za rok ..... ... ... ". 3. Jeżeli jest to możliwe, wszystkie protokoły powinny być dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu marszałkowskiego oraz w powszechnie dostępnych zbiorach informatycznych. § 49. 1. W wydziale urzędu marszałkowskiego wskazanym przez marszałka, niezależnie od spisów spraw prowadzonych na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, powinny być założone na okres kadencji następujące rejestry: 1) uchwał sejmiku i zarządu województwa, Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych § 53 . Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach organów administracji zespolonej, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa. § 54. 1. Zaleca się wykorzystanie informatyki w ce- lu: 2) wniosków i opinii komisji sejmiku, 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej, 3) interpelacji i wniosków radnych. 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości 2. Jeżeli jest to możliwe, rejestry te powinny być również dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu marszałkowskiego oraz w powszechnie dostęp ­ nych zbiorach danych. Rozdział XIV Powielanie i publikowanie § 50. 1. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika wydziału lub upoważnionej osoby. 2. Dyspozycja polecenia zawiera: 1) zwięzłe oznaczenie dokumentu, 2) format, 3) nakład, 4) datę. wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną, 3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędów, 4) udostępnienia upoważnionym pracownikom :
  3. a)zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: - edytorów tekstów, - arkuszy kalkulacyjnych, - baz danych, - programów graficznych, - oprogramowania antywirusowego,
  4. b)zakupionych baz danych, a w szczególności: - prawnych, - baz adresowych, - baz danych statystycznych,
  5. c)utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności: - Dziennik Ustaw Nr 160 - 6354 - ewidencji prawa miejscowego, ewidencji zarządzeń kierowników urzędu, baz adresowych, baz danych o regionie, 5) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej, 6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, 7) tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza zajęć kierowników urzędu, 8) monitorowania zaleceń kierownika urzędu , 9) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu, 10) umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach, 11) informowania interesantów o procedurach wyma ganych przy załatwianiu wybranych typów spraw. 2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach organów administracji zespolonej osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji urzędu. Poz. 1073 3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu , 4) archiwizowan ie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu . 4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym). 5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych. 6. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych . Rozdział XVII § 55. 1. Dane przechowywane w pamięci kompute- rów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu nych pracowników, wyłącznie upoważnio ­ 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na kach informatycznych. nośni­ 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w kompu terach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, 3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych. 3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: 1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:
  6. a)operacyjnego,
  7. b)narzędziowego,
  8. c)aplikacyjnego, 2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu, Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych § 56. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancela ryjnych należy do obowiązków marszałka. 2. Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, 5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków, 6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 27, 7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego . 3. Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału , w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią . Dziennik Ustaw Nr 160 - Poz. 1073 6355 - Załączniki do instrukcji kance laryjnej d la organów samo rządu województwa Załącznik nr 1 STEMPEL WPL YWU KANCELARII OGÓLNEJ WPŁYNĘŁO Kancełaria Ogółna (datownik) ilość załączników ........................................ podpis.......................................................... Załącznik nr 2 o N CD ::l ::l A C en ..... C\) DZIENNIK KORESPONDENCJI ~ .,Z Sekretaria tu/Pion U -" en O NADAWCA Lp. l nazwa jednostki organizacyjnej lub nazwisko interesanta 2 Określenie sprawy pIsmo data znak 3 4 5 Pismo przydzielono/ załatwienia podpis odbiorcy Tennin 6 7 Uwagi o zalatwienitl 8 en W (J1 en - - ""O O N ..... O -.J W Dziennik Ustaw Nr 160 - 6357- Poz. 1073 Załącznik nr 3 Wzór formularza poleceń marszałka Marszałek Zachodniopomorski Pan/Pani 1. Termin wykonania: Dnatychmiast DdZiŚ do godz ....... .. Dpiłne Dbez terminu OdO dnia ............godz... .. . 2. Polecenie - proszę o: 3. Infonnacja: Drozmowę Dzreferowanie załączonego materiału Dakceptuję Dzreferowanie stanu sprawy Dnie mam uwag DUWagi i wnioski OdO wiadomości Dwykonanie prośby OdO wykorzystania Oprzygotowanie pisma na mój podpis Dudzielenie odpowiedzi w moim imieniu 4. Przesyłam w załączeniu materiały, które należy: Dpo zapoznaniu się zwrócić do Sekretariatu Marszałka Dpo zapoznaniu się przekazać do .. ....... ............................... ............................. . D powIe. I"Cw I'ICZb'le ......... egz. . prze kazac'do .......... ........ ........................ ...... .... . f I Dzachować w aktach wydziału Data: ..... ....... .................... Podpis ...... ... ..... .. .... ............ . Treść odpowiedzi adresata: Dziennik Ust~w Nr 160 - 6358- Poz. 1073 Załącznik nr 4 19........... ......................... ..................................... ............ _............ ............................................................. rok (referent) (svmbol kom. om.) (oznacz. teczki) (tytuł teczki w~ wykazu akt) OD KOGO WPŁYNĘŁA DATA SPRAWA UWAGI (krótka treść) z dnia wszczęcia ostatecznego znak pisma (sposób Lp. sprawy załatwienia) załatwienia I J I I I I I I I I I I I Spis spraw - Dziennik Ustaw Nr 160 Poz. 1073 6359 - Załącznik nr 5 WZORY BLANKIETÓW KORESPONDECYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH I PIECZĘCI DO PODPISU W ORGANACH SAMORZĄDU WOJEWÓDZTW A l. Wzory blankietów korespondenc~jn ych i pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stoso\''''anych w sprawach należących do kompetencji sejmiku województwa:
  9. l)naglówkowe: SEJMIK WOJEWÓDZlWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO w Szczecinie (adres) 2) podpisowe: PRZEWODNICZĄCY SEJMIKU WICEPRZEWODNICZĄCY SEJMIKU lub imię i nazwisko 2. imię i nazwisko Blankiety korespondencyjne łub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe \V sprawach należących do kompetencji przewodniczącego sejmiku województwa:
  10. l)nagłówkowe : PRZEWODNICZĄCY SEJMIKU WOJEWÓOZ1W A ZACHODNIOPOMORSKIEGO w Szczecinie (adres) 2) podpisowe: PRZEWODNICZĄCY imię 3. SEJMIKU i nazwisko Blankiety korcspondcn~jne lub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do wiccprzewodnicz~cego sejmiku województwa:
  11. l)naglówko\"e: SEJMIK WOJEWÓDZTWA ZACHODNłOPOMORSKIEGO w Szczecinie (adres) Dziennik Ustaw Nr 160 2) - 6360 - Poz. 1073 podpisowe: WICEPRZEWODNICZĄCY SEJMIKU imię i nazwisko 4. W sprawach należących do kompetencji komisji sejmiku województwa stosuje się blankiety korespondencyjne lub pieczęcie naglówkowe ustalone dla sejmiku województwa oraz pieczęcie podpisowe \\. brzmieniu: PRZEWODNICZĄCY KOMISJI ......... ......... ............ ............... ..... .... . imię i nazwisko -----------------------------5. Blankiety podpisowe i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji zarządu województwa:
  12. l)nagłówkowe: ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO w Szczecinie (adres) 2) podpisowe: MARSZAŁEK WOJEWÓDZTWA imię i nazwisko lub WZ. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA imię i nar.....isko . Wiceprzewodniczący Zal7.ądu 6. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podri~o ·.ve w sprawach llaJeżąC)'ch do marszałka województwa:
  13. l)nagłówkowe: MARSZAŁEK WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO w Szczecinie (adres) 2) podpiso\\"e: MARSZAŁEK WOJEWÓDZTWA imię i nazwisko 7. Blankiety korespondenC)jne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach nalc7.ących do \\ iceprzewodniczących zarządu województwa: ł) nagłówkowe: Dziennik Ustaw Nr 160 - Poz. 1073 6361 ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO w Szczecinie (adres) 2) podpisowe: WICEPRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU imi~ i na.misko 8. ------------------------------------oraz podpisowe w sprawach 7.alatwi:mych Blankiety korespondencyjne i picc7.ęcic nagłówkowe piCC7.ęcie upoważnienia marszałka województwa:
  14. l)nagłówkowe : ZARZĄD WOJEWÓDZTW A ZACHODNIOPOMORSKIEGO w Szczecinie (adres) 2) podpisowe: z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA imi~ i nazwisko Wiceprzewodniczący Zarządu lub: z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTW A imi~ i nazwisko członek Zarządu lub leż:
  15. l)nagłówkowe: URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO \V Szczecinie (adres) 2) podpisowe: z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTW A imi~ i nazwisko Dyrektor Wydziału .................................. lub: Z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA iJlli~ i nazwisko stars7.Y inspektor w Wydziale ........... ............................ . 1- Dziennik Ustaw Nr 160 - 6362 - Poz. 1073 Załącznik nr 6 KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZYCHODZĄCE Lp. 1 data otrzymania 2 WYCHODZĄCE data \wslania 3 NAZWA ADRESAT AlPlONU 4 ILOSC PRZESYŁEK S POKWITOWANIE ADRESATA 6 UWAGI 7 - Dziennik Ustaw Nr 160 6363- Poz. 1073 Załącznik nr 7 OPIS TECZKI AKTOWEJ ............................ . .. . . .......................... . ł . .. ............................................. • • II""" • ' symbol literowy komórki organizacyjne j i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt jednostka i komórka organizacyjna kategoria archiwalna ..................................................................................................... ........... tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego (roczne daty końcowe akt) Załącznik nr 8 oN CD ::J ::J " C ~ Ol ~ Z ..., ..... O'l o (nazwa jednostki i komórki organizacyjnej) SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr .......... . Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne od-do Kat. akt Data zniszczenia lub Liczba teczek Miejsce przechowywania przekazania do arch. akt państwowego O'l W O'l ~ Przekazujący akta Kierownik komórki organizacyjnej Przyjmujący akta imię i nazwisko imię i nazwisko imię i nazwisko (podpis) (podpis) (podpis) -u oN ..... o-..,J w

🔗 Do źródła urzędowego

Wyjaśnienie AI na podstawie urzędowego tekstu ustawy. Orientacyjne, nie zastępuje porady prawnej.