Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu.

Dziennik Ustaw Nr 160 - Poz. 1074 6365- 1074 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu. Na podstawie art. 39 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. Nr 91, poz. 578 i Nr 155, poz. 1014) zarządza się, co następuje: ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem, lub utratą, stanowiącą załącznik do rozporządzenia. § 1. Ustala się instrukcję kancelaryjną dla organów powiatu, określającą zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w starostwach powiatowych, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, § 2. Rozporządzenie wchodzi w 1 stycznia 1999 r. życie z dniem Prezes Rady Ministrów: J. Buzek Załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. (poz. 1074) INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ORGANÓW POWIATU Spis treści Rozdział I Rozdział II Rozdział III Rozdział IV Rozdział V Rozdział VI Rozdział VII Rozdział VIII Rozdział IX Rozdział X Rozdział XI Rozdział XII Rozdział XIII Rozdział XIV Rozdział XV Rozdział XVI Rozdział XVII Postanowienia ogólne Przyjmowanie i obieg korespondencji Przekazywanie korespondencji członkom zarządu Czynności kancelaryjne sekretariatów Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Wewnętrzny obieg akt System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt Załatwianie spraw Wysyłanie i doręczanie pism Przechowywanie akt Przekazywanie akt do archiwum zakładowego Opłaty skarbowe Postępowanie z aktami rady powiatu, jej organów oraz zarządu powiatu Powielanie i publikowanie Zbiory wspomagające Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Załączniki Rozdział I Postanowienia ogólne sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędach. § 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "In- 3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi strukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynno- tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję, z uwzględnieniem przepisów w sprawie ści kancelaryjnych w starostwach powiatowych. szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wia- 2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity domościami i służbową. stanowiącymi tajemnicę państwową Dziennik Ustaw Nr 160 - 6366- 4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy. § 2. 1. Instrukcja kancelaryjna może być stosowana w jednostkach organizacyjnych powiatu tworzących Poz. 1074 bu z polem nie wypełnionym) i nazwą urzędu wotoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym, 17) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp., 18) paragrafy bez bliższego określenia - powiatową administrację zespoloną. paragrafy ni- niejszej instrukcji, 2. O wprowadzeniu instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, rozstrzyga starosta. § 3. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają : 1) urząd - starostwo powiatowe, 2) kierownik urzędu - wydział, biuro, oddział, referat lub inną komórkę organizacyjną, 5) referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, wewnętrzną komórkę organizacyjną 6) kancelaria - 20) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny, zespół symboli określających przynależ­ ność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, 21) znak akt - starostę, 3) kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie, 4) wydział - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie, 19) spis spraw - właściwego urzędu lub st~nowisko.. pracy załatwia- o jąc;e sprawy obsługi kancelaryjnej. 22) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw, każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej 23) punkt zatrzymania załatwieniem, 24) nośnik papierowy"':"- arkusz papieru zgodny z Pol-· skimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., 7) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna starosty, wicestarosty i pozostałych członków zarządu lub kierowników wydziałów starostwa powiatowego, 25) nośnik informatyczny - 8) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i pod- 26) teczka aktowa (spraw) - jęcia czynności służbowych, 9) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp .) zawierającą dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie, 10) poprzedniki - 11) korespondencja - każde pismo wpływające urzędu lub wysyłane przez urząd , do wyrażenie zgody na treść i sposób za- 12) aprobata - łatwienia sprawy, 13) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednic­ twem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy, 14) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odno- szący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.), 15) dokument - akt mający znaczenie dowodu, usta- nawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świa­ dectwo itp.). 16) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu powiatu pośrodku (do czasu ustanowienia her- dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, 27) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowe­ go w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę, 28) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. § 4. Przez Kodeks należy rozumieć - ustawę z dnia Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, poz. 228, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186, z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201, z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r. Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496 oraz z 1997 r. Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926 i Nr 141, poz. 944). 14 czerwca 1960 r. - § 5. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, 2) prowadzenie ewidencji i wartościowych, wpływów specjalnych Dziennik Ustaw Nr 160 - 6367- 3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, 4) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefono- gramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp., 6) udzielanie informacji interesantom, a w razie po- trzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy. 2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują: 1) kancelaria, Poz. 1074 ra wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją ·w zamkniętej kopercie wła­ ściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyj - nej, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty. 6. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach nie oznaczonych jako wartościowe pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, skła­ da się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem. 7 . Po otwarciu koperty sprawdza się: 2) sekretariaty, 3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwie ­ nie danej sprawy, 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 4) pracownicy sporządzaj ący czystopisy. Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji § 6. 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, reje strując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym , a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału. 2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej . 3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościo­

1. we)kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczę ­ ci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmują­ cego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1. 4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem : 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, 2) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresa tom, 3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. 5. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem "poufne" okaże się, że przesyłka zawie- 8. Brak załączników lub otrzymanie samych załącz­ ników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku . 9. Koperty z nie naruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) poufnych , wartościowych, poleconych, ekspreso- wych, za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocz- towego), np. skargi, odwołania itp., 3) w których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodnie- go, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością· 10. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo . 11. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji. 12. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) piecząt­ kę wpływu określającą datę otrzymania. 13. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-12, kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom. 14. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednic­ twem swoich pracowników bez pokwitowań. Rozdział III Przekazywanie korespondencji członkom zarządu § 7.1. Staroście kancelaria przekazuje za pośrednic­ twem sekretariatu następującą korespondencję: Dziennik Ustaw Nr 160 - 6368- Poz. 1074 Rozdział V 1) adresowaną do starosty, 2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym, Przeglądanie i przydzielanie korespondencji 3) od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, 4) zastrzeżoną dla starosty, 5) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu, 6) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników, 7) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli prze- prowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne, 8) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli prze- prowadzonych przez organy kontrolne w jednostkach organizacyjnych powiatu . 2. Wicestaroście kancelaria przekazuje, poprzez sekretariat, korespondencję: 1) imiennie do niego adresowaną, 2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podzia łem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pooraz pozostałymi między starostą, wicestarostą członkami zarządu, 3) zastrzeżoną dla wicestarosty. 3. Pozostałym członkom zarządu kancelaria przekazuje korespondencję: § 10. 1. Starosta, wicestarosta lub członek zarządu, przeglądając korespondencję: 1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam, 2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwie­ nia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń starosty określa za łącznik nr 3. 2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące: 1) sposobu załatwienia sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czy- stopisu. 3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty. 4. Kierownicy wydziałów przeglądają korespon- dencję: 1) mającą dyspozycję starosty, wicestarosty lub pozostałych członków zarządu, 2) adresowaną do nich imiennie, 1) imiennie do nich adresowaną, 3) zawierającą ponaglenie i interwencje, 2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podzia- 4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, łem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy starostą, wicestarostą oraz pozostałymi członkami zarządu, 3) zastrzeżoną dla członka zarządu. Rozdział IV zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych pole- ceń, dotyczących sposobu ich załatwienia. 5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzą­ cych w zakres działania (czynności) różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. Czynności kancelaryjne sekretariatów § 8.1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz - jeżeli nie została wprowadzona do żad­ nego z rejestrów - rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: staroście, wicestaroście lub pozostałym członkom zarządu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym. 2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr 2. § 9. 1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez starostę, wicestarostę lub pozostałych członków zarzą­ du pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na : 1) podlegającą załatwieniu przez starostę, wicestarostę lub pozostałych członków zarządu, 2) podlegającą załatwieniu przez wydziały. 2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydziałom. Rozdział VI Wewnętrzny obieg akt § 11. Obieg akt między wydziałami odbywa się, z zastrzeżeniem § 6 ust. 14 zdanie drugie, za pośrednic­ twem kancelarii lub poczty elektronicznej. § 12. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów. Rozdział VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt § 13. 1. W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależ­ ną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt Dziennik Ustaw Nr 160 - Poz. 1074 6369- powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną . Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od O do 9. 4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy dr.ugiego rzę.qu (hasła . barc:jziej szczegółowe) oznaczone symbólami dwucyfrowymi· ·powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od O do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzę­ du oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999. 5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie. 6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej . 7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w 8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych sym bolem"A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. 10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zali cza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne. 11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe. 12. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji. § 14.1. Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, za- wierającyodpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek. 2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać: 1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas tr~eciegQ j Hwattego.rz.ędU w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej, 2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyż­ szego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych. 3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego. § 15. Zmiany w wykazie akt polegające na prze- kształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasy- fikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archi wum państwowym . § 16.1 . Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczą­ ce jednej sprawy należy gromadzić w sposób umożli ­ wiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji , prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. każdy 3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określo ­ nych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się pod teczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, za łożonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w ukła ­ dzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym . 4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej , kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or. 1-0258-10-6/98). 5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założo- Dziennik Ustaw Nr 160 - 6370 - nych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol. .. ". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właści ­ wych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt. § 17.1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założo ­ nego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego. 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formula ·rzach lub IN rejes~ri3~~ elektr:oJlicp)Ycl;1 ., .. ' . " " " . '. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu . Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porząd­ ku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 4. 4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy p ismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim , przed przystąpieniem do załatwienia rej estruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Na noś n iku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci Poz. 1074 stępnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 6. W razie ko niecznośc i wznowienia sprawy z urzę­ du, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki , przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: " przeniesiono do teczki hasło ... " . § 19. 1. Nie podlegają rej estracji : 1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, pros'pekty. itp. ), .. : 2) p 6twj'e rdzerii~ '~ dbi~ru , 'które oołącza ' się do akt właściwej sprawy, 3) rachunki , faktury i inne dokumenty księgowe, 4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po yvykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt. § 20. 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających , zamiast spisów spraw, o których mowa w § 16, zakłada się rejestry kancela ryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formu la rzach albo w postaci informatycznej . wpływu. 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje symbol (znak) . § 18.1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 3. Decyzję w sprawie wprowadzen ia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych. 2. Znak sprawy zawiera : 1) symbol literowy komó rki organizacyjn ej , 2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczę ­ to. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzecz- ną, np. Or.1.0012-15/98, gdzie "Or.!" - oznacza symbol i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale) , ,, 0012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyj nej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, " 15" - ozna cza liczbę kolejną ze spisu spraw, ,,98" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku. wydziału 4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli takie zostały ustalone w regulaminach wewnętrznych wydziałów. Symbol litery umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałów i wewnętrznych komórek organizacyj nych określa regulamin organizacyjny urzędu . 5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku na- własny 4. Rejestry prowad z ą referenci sp raw. 5. Każdemu rejest rowi od powiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywa nia akt spraw ostatecznie załatw i onych i wpisanych do danego rejestru . 6. Rejestry kancelaryjne m ogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kil - ka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latam i całej nie zapisanej strony, którą należy przekreśl i ć . Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1. 7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spis:u spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuj e kolejny numer zapisu w rejestrze. § 21.1. W urzędzie starosty prowadzone są nastę pujące centralne rejestry kancelaryjne : 1) rejestr uchwał organów samorządu powiatowego, 2) rejestr skarg i wniosków, 3) rejestr aktów wewnętrznych , 4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw. Dziennik Ustaw Nr 160 - 2. Sekretariat starosty może prowadzić dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym rejestrowane będą wszystkie pisma kierowane do starosty według wzoru ustalonego przez kierownika wydziatu właściwego w sprawach organizacyjnych. 3. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych. Rozdział VIII Załatwianie spraw § 22.1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną, 2) korespondencyjną, 3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu) . 2. Forma odręczna jest skróconym sposobem zała­ twienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiają­ cej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządze­ niu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę· łatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobują­ cy sprawdza prawidłowość projektowanego załatwie ­ nia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporzą­ dzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączni ­ ki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi . Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowm egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją . 3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, moż­ na mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania . § 27 . 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówko­ wą, 2) znak sprawy, § 23. 1. Załatwienie spraw może być: 1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowa dzenia postępowania wyjaśniającego, 2) ostateczne - Poz. 1074 6371 - gdy odpowiedź udzielona stronie za - łatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji . 2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwie­ nia i w spisie spraw zamieszcza się znak "Oz.", który oznacza "ostatecznie załatwione". § 24. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbo­ we lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt wła­ ściwej sprawy. § 25. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. § 26.1. Referenci załatwiają sprawy według kolej ności ich wpływu i stopnia pilności . Każdą sprawę za - 3) powołanie się na znak i datę pisma , którego odpowiedź dotyczy, 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 6) treść pisma , 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). 2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać: 1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma) , 2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołącze ­ nia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej czę­ ści arkusza. 3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia : 1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony", "ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczenia", "pilne", "poufne" itp., 2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (Zał. .. . ) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak .. . ), . Dziennik Ustaw Nr 160 - Poz. 1074 6372 - 3) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma, 4) pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ... ); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek organizacyjnych powiatu; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin , w którym możliwe jest załatwienie sprawy; term iny należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie terminu wyzna czonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy, 5) ewentualne wskazówki dla kancelarii. 4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi. § 28. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe , należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnie ­ niem przepisów Kodeksu . § 29. 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 5. 2. Zakres kompetencji starosty, wicestarosty i pozostałych członków zarządu w sprawie aprobaty, podpi sywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin organizacyjny urzędu. 3. Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez starostę zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb powiatu. § 30. 1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wi zerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczegól nej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określo­ nych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach doku mentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 2. Wzór pieczęci urzędowej , o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy. § 31.1 . Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczą­ cymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedyn ie w porozumieniu i za zgodą referenta . 2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwu stronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta . Rozdz i ał IX Wysyłanie i doręczanie pism § 32 . 1. Korespondencja może być przekazywana odb iorcy w postaci pisma wysyłanego : 1) przesyłką listową , 2) faksem , 3) teleksem lub dalekopisem , 4) na nośniku info rmatycznym wysyłanym przesyłką listową , 5) pocztą elektronic z ną · 2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kan celarii : 1) sprawdza, czy są pod pisa ne, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki ; w razie stwie rdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia , 2) stwierdza swoją pa rafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania , 3) zwraca referentom kopie wysłanych pism , 4) wpisuje p rzesył ki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych, 5) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje kope rty, na których w prawej dolnej czę ­ ści zamieszcza adres odbiorcy składający się z: 1) imien ia i nazwiska bąd ź nazwy instytucji, 2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości. 4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie . 5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpi sania . 6. Pismo wysyła się zgodn ie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.) . Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. § 33. Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośredn i o ad resatom służy książka doręczeń , w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb do ręczan i a pisma w indywidualnych sprawach z zakresu admin istracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór książki doręczeń określa załącznik nr 6. Rozdział X Przechowywanie akt § 34. 1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym. - Dziennik Ustaw Nr 160 Poz. 1074 6373 - 2. W wydziałach przechowuje się akta spraw zała­ twianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego. 3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącz­ nik nr 7. 4. Spi sy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe . § 37. 1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami. Rozdział XI 2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu Przekazywanie akt do archiwum zakładowego dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, reje- stry i kartoteki. § 35. 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakładowe. 2. Akta spraw ostatecznie przechowują na nośnikach załatwionych urzędy papierowych w archiwach zakładowych. 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw. 4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego. § 36. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma ukła­ da si ę chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, 2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, 3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt, 4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środ ­ kówewidencyjnych, 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum za kładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne . § 38. Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego, układ akt, tryb korzystania z tych akt, organizację pracy w archiwum zakładowym oraz zasady przekazywania mater iałów archiwalnych do archiwum państwowego określa instrukcja stanowi ąca za łącznik do zarządzenia nr 7 Ministra- Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 13 marca 1991 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w urzędach terenowych organów rzą­ dowej administracji ogólnej. § 39. 1. W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwi dacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do wła ­ ściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) urzędowi przejmujące ­ mu sprawy jednostki. 2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urz ąd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowe go. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym. Rozdział XII 5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, 6) w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowa nie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce. 2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowa dzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 8. 3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według wykazu akt. Opłaty skarbowe § 40 . 1. Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączni ­ ków nakleja się na podaniu lub protokole . Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i załączników do niego . Jeżeli załącz niki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach. 2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i załącznikach kasuj e wstępnie pracownik, który je przyjął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby część odcisku piecz ęci , kasownika lub kreski skasowania znajdowała się równ i eż na dokumencie poza znakami. Dziennik Ustaw Nr 160 - 6374 - 3. W przypadku złożenia dokumentów w postaci poczty elektronicznej, znak opłaty skarbowej nakleja się na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze prowadzonym na nośniku informatycznym prowadzonym przez referenta załatwiającego sprawę. 4. Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy oraz umieszczając swój podpis w ten sposób, aby część daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono. § 41. 1. Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwole- nia, podlegających opłacie skarbowej, należy uzależnić od uiszczenia tej opłaty. 2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej opłaty skarbowej, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku podanie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność podlegająca opłacie nie zostanie dokonana. O wysła­ niu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację na podaniu. 3. W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym terminie znaki opłaty skarbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i kasuje w sposób określony w § 40 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opła­ ty skarbowej na otrzymanym wezwaniu i doręczy je organowi , który wysłał wezwanie, znaki opłaty skarbowej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania, na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty i datę doręczenia wezwania. 4. Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach, gdy: 1) za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają wzglę­ dy społeczne lub ważny interes strony, 2) wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin wniesienia, 3) podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą bez pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego. 5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie jej nieuiszczenia, po załatwieniu sprawy przekazać podanie urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobrania należnej opłaty skarbowej. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, odpowiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzę­ Poz. 1074 ści lub protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasuje w sposób określony w § 40 ust. 2. 2. Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu, kasuje się w sposób określony w § 40 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się odpowiednią adnotację . Jeżeli wydanie świadectwa lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie i kasuje pieczęcią. 3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz nu- mer pokwitowania lub numer rachunku bankowego umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu . § 43. 1: Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo jeżeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej, referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opła ­ ty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądź z pokwitowaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty. 2. Jeżeli podanie, świadectwo , zezwolenie lub czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej, na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy praw- nej. Rozdział XIII Postępowanie z aktami rady powiatu, jej organów oraz zarządu powiatu § 44. Ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej mają również zastosowanie przy załatwian : u spraw związa­ nych z działalnością rady powiatu, jej organów, zarzą­ du oraz innych organów kolegialnych powołanych przez radę powiatu, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej. § 45. 1. Ustala się wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla przewodniczące­ go rady powiatu i jego zastępców oraz pieczęci do podpisu według załącznika nr 5. 2. Na blankietach korespondencyjnych dla rady powiatu oraz przewodniczącego rady zamieszcza się herb powiatu. Rada powiatu może ustanowić dodatkowe oznaczenia na blankietach korespondencyjnych . dowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia i pobrania należnych opłat. § 46. 1. Sprawy związane z organizacją sesji rady powiatu, posiedzeń komisji i zarządu powiatu rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. § 42. 1. Znaki opłaty skarbowej od czynności urzę­ dowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynno- posiedzeń zarządu, a także akty tych organów (uchwa- 2. Protokoły sesji rady powiatu, posiedzeń komisji, - Dziennik Ustaw Nr 160 6375 - Poz. 1074 ły, postanowienia, opinie itp.) sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez radę powiatu. du o Zbiory podlegają wydziałom załatwiającym sprawy budżetowe i gospodarcze. § 47. 1. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolej ne numery, począwszy od numeru jeden. 2. Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów, organizację i zasady prowadzenia zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają kierownicy wydziałów wła­ ściwi w sprawach gospodarczych. 2. Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymski mi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjąt­ kiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr XXXI1/2000 itp .), protokoły zaś komisji (zarzą­
2. du)- cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpi sywać w całości) (np . nr 1/99, nr 2/99, nr 35/2000) . § 48. 1. 'Oryg'in~ły ptotoko'łów "prlechowLJ]esię' § 52. 1. W zbiorach wspomagających urzędów mogą być przechowywane: 1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepi- sów, 2) p,ubli,kaGje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowa'ne do zbiorów. ' . w zbiorach protokołów. kadencji protokoły, ułożone chronologicznie, oprawia się w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści (zawierającym: daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę obrad, numer strony zbioru) oraz podpisem: 2. Po zakończeniu 2. Podstawą sy~tematyki i ewidencji zbiorów są ka talogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniają­ 'cy łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji. . Rozdział XVI "Protokoły sesji (posiedzenia Komisji) ........ .. ........ .... . Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Rady Powiatu nr ........ powiat ... ...... ..... .. za rok .. ...... ". 3. Jeżeli jest to możliwe , wszystkie protokoły powinny być dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej starostwa powiatowego oraz w powszechnie dostępnych zbiorach informatycznych . § 49. 1. W wydziale starostwa powiatowego wskazanym przez starostę, niezależnie od spisów spraw prowadzonych na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, powinny być założone na okres kadencji następujące rejestry : 1) uchwał rady powiatu i zarządu powiatu, 2) wniosków i opinii komisji rady powiatu , 3) interpelacji i wniosków radnych. 2. Jeżeli jest to możliwe, rejestry te powinny być również dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej starostwa powiatowego oraz powszechnie dostępnych zbiorach danych. Rozdział XIV Powielanie i publikowanie § 50. 1. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika wydziału lub upoważnionej osoby. 2. Dyspozycja polecenia zawiera : 1) zwięzłe oznaczenie dokumentu, 2) format, § 53. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach powiatowej administracji zespolonej, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeśli ich gromadzenie dopuszcza ustawa. § 54. 1. Zaleca się wykorzystanie informatyki w ce- lu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej, 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną, 3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędów, 4) udostępnienia upoważnionym pracownikom:
3. a)zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: - edytorów tekstów, - arkuszy kalkulacyjnych, - baz danych, - programów graficznych, - oprogramowania antywirusowego,
4. b)zakupionych baz danych, a w szczególności : - prawnych, - baz adresowych, - baz danych statystycznych,
5. c)utworzonych w urzędzie baz danych, a w szcze- 3) nakład, gólności : 4) datę . - Rozdział XV Zbiory wspomagające § 51 . 1. W urzędach mogą być prowadzone zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników urzę- ewidencji prawa miejscowego, ewidencji zarządzeń kierowników urzędu, baz adresowych, baz danych o regionie, 5) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej, Dziennik Ustaw Nr 160 - 6376- 6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, 7) tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza zajęć kierownik 9 urzędu, 8) monitorowania i kontroli realizacji poleceń kierownika urzędu , 9) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu , 10) umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach, 11) informowania illtEHE~Santów.o 'p'rocedurach wyma~ ganych przy załatwianiu wybranych typów spraw. 2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach powiatowej administracji zespolonej osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji urzędu . § 55. 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnio­ nych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośni ­ kach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, 3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych. 3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: 1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:
6. a)operacyjnego,
7. b)narzędziowego ,
8. c)aplikacyjnego, 2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu, 3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodn iowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu, Poz. 1074 4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu. 4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami lantywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym progr~mem antywirusowym). 5. ·Korzystanie z dośtępudo światowych sied·informatycziwch (typu Internet) jest m,ożliwe 'wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych . 6. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Rozdział XVII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych § 56. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków starosty. 2. Obowiązki kierownika wydz i ału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcj i kancelaryjnej przez pracown ików wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, 5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków, 6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 27, 7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego. 3. Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią . Celowe jest prowadzenie przez każ­ dego referenta podręcznych skorowidzów przepisów (skorowidze te powinny być bieżąco aktualizowane). Dziennik Ustaw Nr 160 - 6377 - Poz. 1074 Załączniki do instrukcj i kance laryjnej dla organów powiatu Załącznik nr 1 STE~IPEL WPŁYWU KANCELARII OGÓLNEJ WPŁYNĘŁO Kancełaria Ogółna (datownik) ilość załączników ........•............................... podpis...................................... .................... Załącznik nr 2 o N ro :::J :::J 7':" C ..... Q) (fl .DZIENNIK KORESPONDENCJI ~ z.... Sekrełaria tulPion U NADAWCA Lp . l nazwa jednostki organizacyjnej lub nazwisko interesanta 2 Określenie sprawy plSITIO data znak 3 4 S ..... en o Pismo przydzielono/ załatwienia podpis odbiorcy Termin 6 7 Uwagi o załatwieniu 8 en w '-J 00 . Dziennik Ustaw N r 160 - 6379 - Poz. 1074 Załącznik nr 3 Wzór fonnularza poleceń starosty Starosta Golen/owski Pan/Pani 1. Tennin wykonania: DnatYChmiast DdZiŚ do godz........ . Dpi/ne Dbez tenninu 2. Polecenie - proszę OdO dnia ... .........godz..... . 3. Infonnacja o: Drozmowę Dzreferowanie załączonego materiału DakceptUję Dzreferowanie stanu sprawy Dnie mam uwag DUwagi i wnioski OdO wiadomości []wykonanie prośby OdO wykorzystania Dprzygotowanie pisma na mój podpis Dudzielenie odpowiedzi w moim imieniu 4. Przesyłam w załączeniu materiały, które należy : Dpo zapoznaniu się zwrócić do Sekretariatu Starosty Dpo zapoznaniu się przekazać do .......... ............................................................ r b'le ......... e9z. .I prze kazac. do ......................... .. .......................... D powIe. I"IC w .ICZ Dzachować w aktach wydziału Data:........................... ..... Podpis ...... ....... .... ........ .. ..... . Treść odpowiedzi adresata : Dziennik Ustaw Nr 160 - 6380- Poz. 1074 Załącznik nr 4 19.•.......•. ....................... ..................................... rok (referent) SPRAWA Lp. (krótka treść) I I I I 1 I I I I I I I I Spis spraw _ ....------_......- .........._..........__..... ........................ (oznacz. teczki} (svmbol kom. o~) (tytuł teczki WI wykazu akt) OD KOGO WPŁYNĘŁA DATA UWAGI wszczęcia znak pisma ostatecznego (sposób z dnia sprawy załatwienia załatwienia) Dziennik Ustaw Nr 160 - 6381 - Poz. 1074 Załącznik nr 5 WZORY BLANKIETÓW KORESPONDECYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH I PIECZĘCI DO PODPISU W ORGANACH SAMORZĄDU POWIATU l . Wzory blankietów korespondene~jnych i pieczęci naglówkowy«h oraz pieczęci podpisowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji rady powiatu:
9. l)naglówkowe: RADA POWIATU w Goleniowie (adres) 2) podpisowe: PRZEWODNICZĄCY RADY lub WICEPRZEWODNICZĄCY RADY imię i nazwisko imię i nazwisko 2. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie naglówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji przewodniczącego rady powiatu :
10. l)naglówkowe: PRZEWODNICZĄCY RADY POWIATU w Goleniowie (adres) 2) podpisowe: PRZEWODNICZĄCY RADY imię i nazwisko ------------------------------------------------------------------------------------3. Blankiety korespondencyjne łub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do wiceprzewodniczącego rady powiatu:
11. l)nagłówkowe : RADA POWIATU w Gcłeniowie (lldres) 2) podpisowe: WICEPRZEWODNICZĄCY RADY imię i nazwisko Dziennik Ustaw Nr 160 - 6382- Poz. 1074 --------------------------------------------------------------------------------4. W sprawach należących do kompetencji komisji rady powiatu stosuje się blankiety korespondencyjne lub pieczęcie naglówkowe ustalone dla rady powiatu oraz pieczęcie podpisowe w brzmieniu: PRZEWODNICZĄCY KOMISJI ............................ .. ........................ . imię i nazwisko 5. Blankiet)' podpisowe i pieczęcie nagJówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji zarntdu powiatu: I) nagłówkowe : ZARZĄD POWIATU w Goleniowie (adres) 2) podpisowe: STAROSTA łub wz. STAROSTY imię i nazwisko imię i nazwisko wicestarosta 6. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do starosty:
12. l)nagłówkowe: STAROSTA GOLENIOWSKI (adres) 2) podpisowe: STAROSTA imię i nazwisko 7. ~łankiety korespondencyjne i pieczęcie nagJówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach ncleżących do \\1Cestarosty: I) nagłówkowe : STAROSTWO POWIATOWE w Goleniowie (adres) Dziennik Ustaw Nr 160 2) - 6383 - Poz. 1074 podpisowc: WICESTAROSTA , imię i nazwisko ----------_._ -- 8. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie naglówkowe oraz pieczęcie podpisowe w spraw:)ch 7.alatwianych z upowawienia starosty: I) nagłówkowe : STAROSTWO POWIATOWE w Goleniowie (adres) 2) podpisowe: z up. STAROSTY imię i nazwisko wicestarosta lub: z up. STAROSTY imię i namisko członek Zarządu Lub też:
13. l)nagłówkowe : STAROSTWO POWłATOWE w Gołenio,~ie (adres) 2) \ podpisowe: z up. STAROSTY imię i nazwisko kierownik Wydzialu ................................. . lub: z up. STAROSTY imię i nazwisko starszy Inspektor w Wydziale .... ............ ............. .. ........ . -------------._----------------------------_ _-------------... 9. W sprawach załatwianych z upoważnienia starosty przez pracowników powiatowych służb, inspekcji i straży oraz kierowników jednostek organizacyjnych powiatu stosuje się:
14. a)pieczęć nagłówkową właściwej służby, inspekcji, straży lub innej jednostki organizacyjnej powiatu,
15. b)pieczęć podpisową zawierającą klauzulę "z up. STAROSTY" oraz imię i nazwisko,a także stanowisko osoby upoważnionej . Dziennik Ustaw Nr 160 - Poz. 1074 6384- Załącznik nr 6 KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZYCHODZĄCE Lp. l data otIzymania 2 WYCHODZĄCE data wvslania 3 NAZWA ADRESAT AlPlONU 4 ILOSC PRZESYŁEK 5 POKWITOWANIE ADRESATA 6 UWAGI 7 Dziennik Ustaw Nr 160 - 6385- Poz. 1074 Załącznik nr 7 OPIS TECZKI AKTOWEJ ............................ ............................................. ........................... symbol literowy komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt jednostka i komórka organizacyjna kategoria archiwalna ..................................................................................................."' ........... tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego (roczne daty końcowe :u"1:) Załącznik nr 8 (nazwa jednostki i komórki organizacyjnej) SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr .......... . Lp. Znak teczki Ty tul teczki Daty skrajne od-do Kat. akt Data zniszczenia lub Liczba teczek Miejsce przechowywania przekazania do arch. akt państwowego C') w co C') Przekazujący akta Kierownik komórki organizacyjnej Przyjmujący akta imię i nazwisko imię i nazwisko imię i nazwisko (podpis) (podpis) (podpis)