Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji r

Dziennik Ustaw Nr 161 - Poz. 1108 i 1109 6453- 1) wymianie informacji o powstałych zagrożeniach, 2) wprowadzaniu na teren chronionych obszarów i obiektów jednostek ratowniczych, 3) współdziałaniu przy przeprowadzaniu bezpiecznej ewakuacji ludzi i mienia, 4) zabezpieczaniu miejsc po pożarze, klęsce żywioło­ wej lub innym miejscowym zagrożeniu, w tym uratowanego mienia. §

1. Do współpracy formacji ochronnych z obroną cywilną przepis § 5 pkt 1 stosuje się odpowiednio. §
2. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: J. Tomaszewski 1109 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie. Na podstawie art. 38 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 91, poz. 577) zarządza się, co następuje : §
3. Ustala się instrukcję kancelaryjną, określającą zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych przez zespoloną administrację rządową, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, stanowiącą załącznik do rozporządzenia. §
4. Rozporządzenie wchodzi w 1 stycznia 1999 r. życie z dniem Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji : J. Tomaszewski Załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. (poz. 1109) INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE Spis treści Rozdział I Rozdział II Rozdział III Rozdział IV Rozdział V Rozdział VI Rozdział VII Rozdział VIII Rozdział IX Rozdział X Rozdział XI Rozdział XII Rozdział XIII Rozdział XIV Rozdział XV Rozdział XVI Załączniki. Postanowienia ogólne Przyjmowanie i obieg korespondencji Przekazywanie korespondencji wojewodzie, wicewojewodom i kierownikowi urzędu Czynności kancelaryjne sekretariatów Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Wewnętrzny obieg akt System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt Załatwianie spraw Wysyłanie i doręczanie pism Przechowywanie akt Przekazywanie akt do archiwum zakładowego Opłaty skarbowe Powielanie i publikowanie Zbiory wspomagające Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych - Dziennik Ustaw Nr 161 12) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy, Rozdział I Postanowienia ogólne §
6. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynno- ści kancelaryjnych w urzędach zespolonej administracji rządowej w województwie .
7. Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędach.
8. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję, z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wia- tajemnicę służbową domościami stanowiącymi tajemnicę państwową
9. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepi- sy. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) urząd - 13) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.). 14) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdzi wość określonych w nim zdarzeń bądź danych (od pis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świa ­ dectwo itp.). 15) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym, 16) pieczęć ---, stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, wpływu, do podpisu itp., 17) paragrafy bez bliższego określenia niejszej instrukcji, i służbową. §
10. Poz. 1109 6454 - urząd wojewódzki lub jednostkę organiza- cyjną stanowiącą paragrafy ni- 18) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie, 19) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny, aparat pomocniczy odpowiednich kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich, 20) znak akt - zespół symboli określających przynależ­ ność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, 2) kierownik urzędu - dyrektora generalnego urzędu wojewódzkiego lub kierownika zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich, 21) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw, 3) kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie, 22) punkt zatrzymania każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej 4) wydział - wydział, biuro, oddział. referat lub inną komórkę organizacyjną, załatwieniem, 5) referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, 23) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Pol skimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., 6) kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwia­ jące sprawy obsługi kancelaryjnej, 24) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., 7) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna wojewody, wicewojewodów, kierownika urzędu oraz kierowników wydzia- 25) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp ., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie łów, 8) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 9) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 10) poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie, 11) korespondencja - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd, odrębną jednostkę archiwalną, 26) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp ., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy, 27) czystopis· - tekst dokumentu lub pisma urzędowe­ go w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpi su przez wystawcę, 28) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archi walną akt. - l Dziennik Ustaw Nr 161 - 6455- §
11. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, poz. 228, z 1987 r. Nr 21 , poz. 123 i Nr 33, poz. 186, z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201, z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r. Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496 oraz z 1997 r. Nr 75, poz. 471 , Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926 i Nr 141, poz. 944) . Poz. 1109 kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie , sporządza o tym adnotację w ob rębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem . Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach, oprócz daty wpływu, zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącz­ nik nr
13. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrze- §
15. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, żeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, specjalnych 2) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom , 3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, 3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem . 2) prowadzenie ewidencji i wartościowych, wpływów 4) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp., 6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.
16. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują: 1) kancelaria, 2) sekretariaty, 3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwie­ nie danej sprawy, 4) pracownicy sporządzający czystopisy.
17. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem "poufne" okaże się , że zawiera ona wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej koperc ie wła ­ ściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej - z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.
18. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach , nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządz i dalsze postępowa ­ nie z depozytem.
19. Po otwarciu koperty sprawdza się : 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji §
21. Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a poda nia składane do protokołu przyjmują właściwi referen- ci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.
22. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzen iu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
23. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów nadrzędnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
24. Brak załączników lub otrzymanie samych załąc z­ ników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
25. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism : 1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia , 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp., 3) w których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich za wartością·
26. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo. Dziennik Ustaw Nr 161 - 6456- 11 . Korespondencję mylnie doręczoną (adresowa do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji. Poz. 1109 Rozdział IV ną
27. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwieran ia - na przedniej stronie koperty) piecząt­ kę wpływu określającą datę otrzymania.
28. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-12 kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom.
29. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki wymagające natychmiastowego doręczenia wydziały przekazują sobie za pośrednic­ twem swoich pracowników bez pokwitowań. Rozdział III Czynności kancelaryjne sekretariatów §
31. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespon dencję oraz - jeżeli nie została wprowadzona do żad ­ nego z rejestrów - rejestruje ją w dzienniku korespon dencji i przekazuje odpowiednio : wojewodzie, wicewojewodom lub kierownikowi urzędu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym .
32. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr
33. §
35. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez wojewodę , wicewojewodów lub kierownika urzędu pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na : 1) podlegającą załatwieniu przez wojewodę, wicewojewodów lub kierownika urzędu , 2) podlegającą załatwieniu przez wydziały. Przekazywanie korespondencji wojewodzie, wicewojewodom i kierownikowi urzędu §
37. Wojewodzie kancelaria przekazuje za pośred-
38. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydzia łom . nictwem sekretariatu następującą korespondencję : Rozdział V 1) adresowaną do wojewody, Przeglądanie i przydzielanie korespondencji 2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym, §
40. Wojewoda, wicewojewodowie lub kierownik 3) od organów naczelnych i centralnych, urzędu, przeglądając korespondencję: 4) zastrzeżoną dla wojewody, 1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam, 5) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy nadrzędne lub inne właściwe organy w zespolonych służbach , inspekcjach lub strażach wojewódzkich. 2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwie­ nia przez właściwe wydziały bądż stanowiska pra cy. Wzór formularza poleceń wojewody określa załącznik nr
42. Wicewojewodom kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję:
43. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące: 1) imiennie do nich adresowaną, 2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podzia łem zadań , kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy wojewodą a wicewojewodami, 3) zastrzeżoną dla wicewojewodów.
44. Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za sekretariatu następującą korespon- pośrednictwem 1) sposobu załatwienia sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.
45. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty. dencję:
46. Kierownicy wydz i ałów 1) adresowaną imiennie do kierownika urzędu , 2) dotyczącą korpusu służby cywilnej oraz spraw kadrowych, 3) dotyczącą organizacji , zakresu funkcjonowania urzędu , działania i zasad 4) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników, 5) protokoły kontroli i zalecen ia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy nadrzędne lub inne organy kontrolne . przeglądają korespon- dencję: 1) mającą dyspozycję wojewody, wicewojewodów lub kierownika urzędu , 2) adresowaną do nich imiennie, 3) zawierającą ponaglenie i interwencje, 4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.
47. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzą­ cych w zakres działania (czynności) różnych wydziałów Dziennik Ustaw Nr 161 - 6457 lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pra cownikowi , do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie . Rozdział VI Wewnętrzny obieg akt §
48. Obieg akt między wydziałami odbywa się, z zastrzeżeniem § 5 ust. 14 zdan ie drugie, za pośrednic­ twem kancelarii lub poczty elektronicznej. §
49. Obieg akt odbywa się bez pokwitowan ia. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów. Rozdział VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt §
51. W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednol itym rzeczowym wykazie akt.
52. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależ­ ną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną . Obejmuje on wszystkie za gadnienia z zakresu dz i ałalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami , hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
53. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od O do
55. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od O do 9, co daje: 00- 99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzę­ du oznaczone symbolami trzycyfrowymi , to jest: 000999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-
57. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym zna kiem akt co klasy końcowe w wykazie.
58. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organ izacyjnej .
59. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. Poz. 1109
60. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.
61. Do materiałów archiwalnych oznaczonych sym bolem " A " zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość h i storyczną, przewidzianą do przekazan ia do archiwum państwowego .
62. Do dokumentacji niearchiwalnej ozna czonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwu m zakładowym , zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne. 11 . Do dokumentacji oznaczonej symbolem " Bc " zalicza się dokumentację manipulacyjną mając ą krótkotrwałe znaczenie praktyczne . Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystan iu, bez przekazywa nia jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
63. Dokumentacja zaliczana do kategorii " BE ", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji arch iwalnej tej dokumentacj i. § 13.1 . Komórki organizacyjne mogą sporząd z ać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierającyodpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występuj ące w działalności tych komórek.
64. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać : 1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu ozna cz eń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej, 2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolam i wyż­ szego rzędu, z ustaleniem właściwej kategor ii archiwalnej z klas komasowanych .
65. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch eg zemplarzach , z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego . §
66. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archi wum państwowym. §
68. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożl i wiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Dziennik Ustaw Nr 161 - Poz. 1109 6458-
69. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. każdy
70. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określo ­ nych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się pod teczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej . Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w ukła­ dzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym .
71. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje s i ę tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or. 1-0258-10-6/98).
72. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach, zało­ żonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej " Spisy spraw do teczek symbol ... ". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt. § 16.
73. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pi sma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założo ­ nego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego. 3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczę: to.
74. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, przecinkiem, kreskami poziomymi oraz kre- ską poprzeczną, np. Or.1.0012-15/98, gdzie "Or.l" oznacza symbol wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale), ,,0012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, ,,15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, ,,98" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
75. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli takie zostały ustalone w regulaminach wevy'nętrznych wydziałów. Symbol litery umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałó-At i wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin organizacyjny urzędu.
76. Spra~y nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnyrri bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
77. W przypadku konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "przeniesiono do teczki hasło ... ". §
79. Nie podlegają rejestracji: 1) publikacje (gazety, czasopisma, ogłoszenia, prospekty itp.), książki, afisze,
80. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formula rzach lub w rejestrach elektronicznych. 2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
81. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porząd ­ ku chronologicznym . Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr
82. 3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,
83. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwie­ nia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu . Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. § 17.
84. Znak sprawy (akt) jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
85. Znak sprawy zawiera: 1) symbol literowy komórki organizacyjnej, 2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
86. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do Odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt. §
88. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających zamiast spisów spraw, o których mowa w § 15, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.
89. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).
90. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik urzędu bądź kierownik wydziału.
91. Rejestry prowadzą referenci spraw.
92. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka, oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru. Dziennik Ustaw Nr 161 - 6459-
93. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr
95. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze. §
97. W urzędach organów administracji zespolonej prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne: Poz. 1109 rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata) . Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwie­ nia i w spisie spraw zamieszcza się znak: "Oz.", który oznacza "ostatecznie załatwione". §
98. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu , notatki służbo­ we lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt wła­ ściwej sprawy. 1) rejestr skarg i wniosków, §
99. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzu lę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem " , a także datę , podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej 2) rejestr aktów prawnych wojewody, zgodność treści. 3) rejestr aktÓw wewnętrznych kierownika urzędu, 4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.
100. Sekretariat wojewody może prowadzić dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym rejestrowane będą wszystkie pisma kierowane do wojewody według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału.
101. Prowadzenie innych certralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych . Rozdział VIII Załatwianie spraw § 21.
102. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną, 2) korespondencyjną, 3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tek- stem, na formularzu itp.).
103. Forma odręczna jest skróconym sposobem zała ­ twienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiają­ cej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
104. Forma korespondencyjna polega na sporządze­ niu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę· §
106. Załatwienie spraw może być: 1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 2) ostateczne -
107. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej § 25.
108. Referenci załatwiają sprawy według kolej ności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę za- łatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
109. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobują­ cy sprawdza prawidłowość projektowanego załatwie­ nia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporzą­ dzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączn i­ ki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi , a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.
110. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z ap robującym, moż­ na mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania . §
112. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówko ­ wą , 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) datę podpisania pisma przez osobę u poważnioną, 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 6) treść pisma, 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe) . Dziennik Ustaw Nr 161 - 6460 -
113. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać: 1l parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma l, 2l te rmin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołącze­ nia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej czę­ ści arkusza.
114. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia: 1l nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony", " ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczen ia " , "pilne", "poufne" itp., 2l pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza l i czbę przesyłanych załączników (zał .... l lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ...l, 3l adresy tych instytucji lub osób umieszczone pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma, 4l pod treścią pisma z lewej strony - termin wyzna czony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ... l, o k reślenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możli ­ we jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasa dzie wyznaczać dekadowo: 10,20,30 danego mies iąca; po upływie terminu wyznaczonego do zała ­ twienia sprawy referent decyduje o wysłaniu pona glenia lub przesunięciu term inu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy, 5l ewentualne wskazówki dla kancelarii .
115. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi. §"
116. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe: 1l n al eży postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązu j ący­ mi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kod eksu, 2l gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów wymienionych w pkt 1, a sprawa dotyczy organu n a drzędnego, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia. §
118. Wzory blankietów korespondencyjnych lub pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz wzo ry pieczęci do podpisu określa załącznik nr
120. Zakres kompetencji wojewody, wicewojewodów, kierownika urzędu w sprawie aprobaty, podpisy- Poz. 1109 wania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin urzędu.
121. Na blankietach korespondencyjnych stosowa nych przez wojewodę zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu godło Rzeczypospolitej Polskiej . §
123. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określo­ nych czynności prawnych, np . decyzja, świadectwo itp. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanow i ą inaczej.
124. Wzór pieczęci urzędowej , o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy. § 30.
125. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczą­ cymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta.
126. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta . Rozdział IX Wysyłanie i doręczanie pism §
128. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1l przesyłką listową, 2l faksem, 3l teleksem lub dalekopisem, 4l na nośniku informatycznym, wysyłanym przesyłką listową, 5l pocztą e l ektroniczną .
129. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii : 1l sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia, 2l stwierdza swoją pa rafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania, 3l zwraca referentom kopie wysłanych pism, 4l wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych, 5l do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.
130. Dla pism ptrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej czę ­ ści zamieszcza adres odbiorcy składający się z: . • - Dziennik Ustaw Nr 161 6461 1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji, 2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.
131. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie .
132. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.
133. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Poz. 1109 spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma ukła ­ da się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, 2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, 3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt, 4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środ­ kówewidencyjnych, 5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, § 32 . Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór książki doręczeń określa załącznik nr
134. Rozdział X Przechowywanie akt §
136. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym.
137. W wydziałach przechowuje się akta spraw zała­ twianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.
138. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącz­ niknr
139. Rozdział XI
140. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-od biorczego określa załącznik nr
142. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracowni cy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
143. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent i pracownik prowadzący archiwum przekazujący akta zakładowe. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego §
145. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami. §
147. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakłado­ we.
148. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
149. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowują na nośnikach papierowych w dołącza się zbędne w urzędy
150. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze archiwach względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po zakładowych.
151. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku , kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
152. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego przez poszczególne wydziały. §
154. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych fi