Dziennik Ustaw Nr 18 1095 - 8) zastępca kierownika urzędu, 9) naczelnik wydziału, 10) kierownik oddziału w urzędzie wojewódzkim, 11) zastępca naczelnika wydziału, 12) informatyk wojewódzki, 13) kierownik kancelarii tajnej. Poz. 155 i 156 V. Inne stanowiska, z których wykonywan iem wiąże się dostęp do informacji niejawnych wymien ion ych w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnycll (Dz. U. Nr 11 , poz. 95), a określonych w zakresie czynności na kon kretnym stanowisku. Załącz n i k nr :2 RODZAJE PRAC ZLECONYCH W ORGANACH ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ, KTÓRYCH WYKONYWANIE MOŻE ŁĄCZYĆ SIĘ Z DOSTĘPEM DO INFORMACJI NIEJAWNYCH STANOWIĄCYCH TAJEMNICĘ PAŃSTWOWĄ
- Prace pomocnicze, techniczne, obsługowe, realizowane na rzecz osób zajmujących stanowiska wymienione w pkt 1,111, IV, V załącznika nr 1 do rozporządzenia.
- Prace polegające na wykonywaniu ekspertyz, analiz, opinii, tłumaczeń, badań naukowych, archiwizacji, szkoleń oraz udzielaniu konsultacji, jeżeli do ich wykonania potrzebny jest dostęp do infor- macji niejawnych stanowiących tajemnicę pa ń stwową lub w wyniku których powstałyby takie informacje.
- Inne prace, których wykonanie wiąże się z dostę· pem do informacji niejawnych, określon ych w za· łączniku nr 1 do ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95). 156 ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych. Na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95) zarządza się, co następuje:
- Wyznaczony do prowadzenia oddz i ału kancelarii pracownik pionu ochrony wykonuje obowiązk i kiero\N nika kancelarii. §
- Rozporządzenie określa wymagania w zakresie: §
- Do obowiązków kierownika kancela rii nale ż\' w szczególności: 1) organizacji kancelarii tajnych, 2) stosowania środków ochrony fizycznej, 3) trybu obiegu informacji niejawnych, 4) wzoru karty zapoznania się z dokumentem, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych wymienionych wart. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95). §
- Ki~rownik jednostki organizacyjnej, w której występują dokumenty zawierające informacje niejaw- ne oznaczone klauzulami "ściśle tajne", "tajne" lub "poufne", jest obowiązany do utworzenia kancelarii tajnej, zwanej dalej "kancelarią". 1) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentó\/If niejawnych w jednostce organizacyjnej, 2) udostępnianie lub wydawanie dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 1, osobom posiadającym st o- sowne poświadczenie bezpieczeństwa, 3) egzekwowanie zwrotu dokumentów za w ie ra j ący ci, informacje niejawne, przestrzegania właściwego ozn3cza nia i rejestrowania dokumentów w kancelarii tajn ej oraz jednostce organizacyjnej, 4) kontrola 5) wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony, 6) prowadzenie bieżącej kontroli postęp ow a nia z d o
- Kancelarią kieruje kierownik kancelarii, wyznaczany przez kierownika jednostki organizacyjnej na wn·iosek pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, zwanego dalej "pełnomocnikiem ochrony".
- W uzasadnionych przypadkach w jednostce organizacyjnej można utworzyć oddziały kancelarii; kierownik kancelarii jest obowiązany do koordynowania prac tych oddziałów. kumentami zawierającymi informacje niejawn e. które zostały udostępnione pracownikom. §
- W przypadku zmiany na stanowisku kie rov\.fnika kancelarii sporządza się, w dwóch egzempla rzach. protokół zdawczo-odbiorczy w obecności pełno moc n i: ka ochrony, kierownika zdającego obowiązki oraz 'osoby przejmującej obowiązki kierownika. Protokół przechowywany jest w kancelarii, drugi egzempla rz zaś u pełnomocnika ochrony. Dziennik Ustaw Nr 18 - 1096 -
- W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki przejmuje upoważniony pracownik kancelarii, a w razie braku stałego pracownika w kancelarii, kancelarię przejmuje protokolarnie, posiadający stosowne poświadczenie bezpieczeństwa, inny pracownik wyznaczony przez pełnomocnika ochrony.
- W przypadku likwidacji kancelarii ust. 1 stosuje Poz. 156
- Przedmioty lub urządzenia o dużych wymiarach, stanowiące bądź zawierające informacje tajne, przechowuje się w oddzielnych pomieszczeniach spełniają cych wymogi kancelarii. §
- Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf pancernych, a następnie zamyka i plombuje pomieszczenia kancelarii. się odpowiednio.
- Kancelaria powinna być zlokalizowana w strefie bezpieczeństwa na piętrze, z wyłączeniem poddaszy. §
- Kancelaria powinna być oddzielona od innych pomieszczeń trwałymi, niepalnymi, o dużej wytrzymałości ścianami i stropami.
- Drzwi kancelarii powinny być metalowe lub obite blachą stalową o grubości 2 mm, z zabezpieczeniem antywłamaniowym, oraz wyposażone w dwa zamki o skomplikowanym mechanizmie.
- Okna kancelarii powinny być zabezpieczone stalowymi kratami oraz przed obserwacją kancelarii z zewnątrz.
- Wyposażenie kancelarii powinny stanowić szafy pancerne z zamkami o skomplikowanym mechanizmie.
- W kancelarii można zainstalować system nadzoru wizyjnego wyłącznie w celu kontroli dostępu do pomieszczeń.
- W kancelarii można wydzielić pomieszczenie, w którym osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa mogą zapoznawać się z dokumentami na miejscu. §
- Zabrania się przechowywania w kancelarii dokumentów nie zawierających informacji niejawnych, chyba że wchodzą one w skład zbioru dokumentów.
- Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne" muszą być przechowywane oddzielnie w odrębnych szafach pancernych bądź ich częściach, jeżeli pozwalają one na osobne zamknięcie dokumentów.
- Dokumenty oznaczone klauzulą "zastrzeżone" innych pomieszczeniach jednostki organizacyjnej, jeżeli będą umieszczane w meblach biurowych zamykanych na klucz. . mogą być przechowywane poza kancelarią, w
- Kierownik jednostki organizacyjnej może wyrazić zgodę na przechowywanie dokumentów zawierają cych informacje niejawne poza kancelarią, pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczeństwa odpowiednich do ich klauzul tajności, na czas niezbędny dp realizacji zadań związanych z dostępem do tych informacji.
- Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich duplikatów do kancelarii oraz szaf pancernych określa plan ochrony.
- Zasady ustalania, zmiany i deponowania haseł lub szyfrów, w przypadku stosowania zamków szyfrowych, określa także plan ochrony.
- Wszelkie nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w ust. 1-3, należy niezwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi ochrony. §
- Kancelaria przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty zawierające informacje niejawne, oznaczone klauzulami "ściśle tajne", "tajne" i "poufne", oraz prowadzi rejestry dokumentów: 1) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia, 2) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "tajne", którego wzór określa załącz nik nr 2 do rozporządzenia, 3) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "poufne", którego wzór określa załącznik nr 3 do rozporządzenia, 4) karty zapoznania się z dokumentami oznaczonymi klauzulami "ściśle tajne i tajne", których wzór określa załącznik nr 4 do rozporządzenia, 5) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia, 6) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne", którego wzór określa załącznik nr 6 do rozporządzenia, 7) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 7 do rozporządzenia, 8) rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych, którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia. §
- Przesyłki lub dokumenty zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową przyjmuje się za pokwitowaniem i odciska na nich pieczęć oraz datę wpływu do jednostki organizacyjnej.
- Przy przyjmowaniu przesyłki sprawdza się: 1) prawidłowość adresu, 2) całość pieczęci i opakowania, Dziennik Ustaw Nr 18 - 1097 - Poz. 156 3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy, niku korespondencji oraz ze stosowną adnotacją w karcie zapoznania się z dokumentem. zgodność numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek nadanych lub w książce dorę §
- Kancelaria nie otwiera przesyłek oznaczonych "do rąk własnych", wpisując do dziennika korespondencji z opakowania nadawcę, numer i datę wpły wu pisma; w rubryce "Uwagi" odnotowuje się, że przesyłka była oznaczona "do rąk własnych". 4) czeń.
- W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania pracownik kancelarii kwitują cy odbiór przesyłki sporządza wraz z doręczającym protokół uszkodzenia, przekazując go nadawcy, kierownikowi jednostki organizacyjnej i przewoźnikowi jeżeli pośredniczył w obiegu przesyłek.
- Po otwarciu przesyłki: 1) sprawdza się, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym, 2) ustala się, czy liczba załączników i stron jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych pismach.
- Kierownik kancelarii w razie stwierdzenia nieprawidłowości, o których mowa w ust. 3 i 4, odmawia jej przyjęcia. §
- Kierownik kancelarii lub uprawniony pra- cownik rejestruje przyjęte dokumenty: 1) oznaczone klauzulą "ściśle tajne" - w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne"; 2) oznaczone klauzulą "tajne" - w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "tajne"; 3) oznaczone klauzulą "poufne" - w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "poufne" .
- Dla każdego dokumentu zawierającego informacje niejawne oznaczone klauzulami "ściśle tajne" i "tajne", z chwilą zarejestrowania w odpowiednim dzienniku korespondencji, zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem, którą dołącza się do dokumentu.
- Kierownik kancelarii lub osoba upoważniona przekazuje dokumenty oznaczone klauzulą "poufne" właściwemu pracownikowi, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji.
- Dokumenty oznaczone klauzulą "ściśle tajne" i "tajne" kierownik kancelarii udostępnia upoważnio nym pracownikom jednostki organizacyjnej, czyniąc odpowiednią adnotację w dzienniku korespondencji.
- Dokumenty oznaczone klauzulą "ściśle tajne" lub "tajne", które są niezbędne do wykorzystania w celach określonych wart. 49 ustawy o ochronie informacji niejawnych, mogą być wydane poza kancelarię osobie spoza jednostki organizacyjnej posiadającej odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa. Dokument wydaje kierownik kancelarii na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby przez niego upoważnionej za pokwitowaniem w dzien-
- Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w ust. 1, wpisuje się datę wpływu, pozycję i numer, pod którym zarejestrowano przesyłkę w dzienniku korespondencji. Przesyłkę przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności, osobie przez niego upoważnionej do odbioru - za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji.
- Zatrzymanie przez kierownika jednostki organizacyjnej dokumentu, adresowanego "do rąk wła snych", odnotowuje się w dzienniku korespondencji w rubryce "Uwagi".
- Przesyłki oznaczone "do rąk własnych", po wykorzystaniu, zwraca się do kancelarii w stanie otwartym bądź zamkniętym. §
- Przesyłki pilne, telegramy i szyfrogramy dorę cza się adresatom bezzwłocznie. Przy kwitowaniu tych przesyłek w książce doręczeń przesyłek miejscowych odnotowuje się godzinę doręczenia. §
- Każdą otrzymaną i wysyłaną przesyłkę wpisuje się do kolejnej pozycji właściwego dziennika korespondencji.
- Zapisów w dziennikach korespondencji dokonuje się atramentem lub tuszem, a zmiany zapisów w tych dziennikach - kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem dokonującego zmiany.
- Zabrania się wycierania i zamazywania zapisów w dziennikach korespondencji. §
- Dokumenty ostatecznie załatwionej sprawy, z wyjątkiem oznaczonych klauzulą "zastrzeżone", wszywa się do teczki, zgodnie z rzeczowym podziałem akt, i całość kwalifikuje według dokumentu o najwyż szej klauzuli tajności. §
- Do obiegu dokumentów oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" stosuje się przepisy właściwych instrukcji kancelaryjnych. §
- Akta spraw zakończonych przechowuje się w kancelarii tajnej przez okres dwóch lat. Po upływie tego okresu akta przekazuje się do archiwum zakłado wego lub składnicy akt, jeżeli jednostka organizacyjna takim dysponuje.
- Zasady brakowania i archiwizowania dokumentów regulują odrębne przepisy. §
- Rozporządzenie wchodzi w 11 marca 1999 r. życie z dniem Prezes Rady Ministrów: J. Buzek