Dziennik Ustaw Nr 167 — 10614 — Poz. 1374 i 1375 1375 ROZPORZÑDZENIE MINISTRA KULTURY z dnia 16 wrzeÊnia 2002 r. w sprawie post´powania z dokumentacjà, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz z

§ 1, ze wzgl´du na okresy jej przechowywania okre

Êla za∏àcznik nr 1 do rozporzàdzenia. §

2. Rzeczowà klasyfikacj´ oraz kwalifikacj´ dokumentacji ze wzgl´du na okresy jej przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, Dziennik Ustaw Nr 167 — 10615 — zawierajà jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej „wykazami akt”.
3. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowià podstaw´ rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.
4. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, wprowadzajà: 1) ministrowie i inne centralne organy paƒstwowe dla urz´dów ich obs∏ugujàcych oraz kierownicy centralnych paƒstwowych jednostek organizacyjnych — w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Paƒstwowych; 2) niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierownicy niewymienionych w pkt 1 jednostek organizacyjnych — w porozumieniu z dyrektorem w∏aÊciwego miejscowo archiwum paƒstwowego.
5. W uzasadnionych przypadkach podmioty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, mogà wprowadziç wykaz akt dla nadzorowanych i podleg∏ych jednostek organizacyjnych, w trybie okreÊlonym w ust. 3 pkt
7. Przyk∏adowy wykaz akt typowych dla organów paƒstwowych i paƒstwowych jednostek organizacyjnych, s∏u˝àcy za podstaw´ ustalenia wykazu akt, stanowi za∏àcznik nr 2 do rozporzàdzenia.
8. Jednostki organizacyjne inne ni˝ paƒstwowe, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stosujà przyk∏adowy wykaz akt typowych, o których mowa w ust. 5, odpowiednio oraz wprowadzajà w trybie, o którym mowa w ust. 3 i
9. §
11. Dokumentacja niearchiwalna,

§ 1, podlega brakowaniu po up∏ywie okresu przechowywania okre

Êlonego we w∏aÊciwym wykazie akt.

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatnoÊci do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulatur´.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, nast´puje na podstawie zgody. §
4. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

§ 4ust.

3, mo˝e byç: 1) jednorazowa; 2) generalna — dla ca∏ej dokumentacji niearchiwalnej lub jej cz´Êci. Poz. 1375 nostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w których dzia∏ajà archiwa zak∏adowe, mo˝e byç wyra˝ona wówczas, gdy materia∏y archiwalne tam przechowywane sà uporzàdkowane zgodnie z instrukcjà kancelaryjnà,

art. 6 ust. 2 ustawy. §

2. Wnioski o wyra˝enie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, sk∏adajà dyrektorowi miejscowo w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego.
3. Miejscowo w∏aÊciwym archiwum paƒstwowym, o którym mowa w ust. 1, jest: 1) dla paƒstwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujàcych dzia∏alnoÊcià obszar ca∏ego kraju, majàcych swojà siedzib´ w Warszawie — w∏aÊciwe archiwum paƒstwowe o charakterze centralnym; 2) dla paƒstwowych jednostek organizacyjnych oraz organów i jednostek organizacyjnych samorzàdu terytorialnego niewymienionych w pkt 1 — archiwum paƒstwowe w∏aÊciwe ze wzgl´du na ich siedzib´. §
5. Do wniosku o zgod´ jednorazowà do∏àcza si´: 1) protokó∏ oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi za∏àcznik nr 3 do rozporzàdzenia; 2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulatur´ lub zniszczenie, którego wzór stanowi za∏àcznik nr 4 do rozporzàdzenia, albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulatur´ lub zniszczenie, którego wzór stanowi za∏àcznik nr 5 do rozporzàdzenia.
6. Protokó∏ oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporzàdza komisja powo∏ana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w której sk∏ad wchodzà: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zak∏adowe lub sk∏adnica akt, osoba kierujàca lub prowadzàca archiwum zak∏adowe albo sk∏adnic´ akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.
7. W przypadku trudnoÊci w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, organ lub kierownik jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 2, zwraca si´ do miejscowo w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.
8. Zgod´,

ust. 1 pkt 2, wyra˝a Naczelny Dyrektor Archiwów Paƒstwowych. §

2. Wniosek o wyra˝enie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinien zawieraç uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, w szczególnoÊci stwierdzenie prawid∏owego uporzàdkowania materia∏ów archiwalnych oraz okreÊlenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu w ramach uzyskanej zgody.
3. Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przechowywanej przez organy i jed-
4. Jednostki organizacyjne, które uzyska∏y zgod´ generalnà na brakowanie dokumentacji niearchiwal-
5. Zgod´,

ust. 1 pkt 1, wyra˝a dyrektor miejscowo w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego. Dziennik Ustaw Nr 167 — 10616 — nej, przeprowadzajà czynnoÊci brakowania w trybie okreÊlonym w § 7 ust.

1. §
2. Jednostki organizacyjne przechowujà w archiwum zak∏adowym lub w sk∏adnicy akt dokumenty brakowania, o których mowa w § 7 ust. 1, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulatur´ bàdê protokó∏ami jej zniszczenia. §
4. Jednostki organizacyjne przekazujà materia∏y archiwalne do w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego nie póêniej ni˝ po up∏ywie 25 lat od ich wytworzenia, z zastrze˝eniem ust.
6. Termin okreÊlony w ust. 1 nie dotyczy: 1) ksiàg stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiàg, akt i innych dokumentów stanu cywilnego, akt sàdowych oraz innych materia∏ów archiwalnych, których okres przechowywania w archiwach zak∏adowych okreÊlony jest odr´bnymi przepisami; 2) materia∏ów archiwalnych, których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów Paƒstwowych powierzy∏ w∏aÊciwym jednostkom organizacyjnym; 3) materia∏ów archiwalnych, o których mowa w art. 32 ustawy. §
8. W przypadku ustania dzia∏alnoÊci organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy: 1) materia∏y archiwalne przekazuje si´ do w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego, z tym ˝e materia∏y archiwalne, dla których nie up∏ynà∏ 25-letni okres od ich wytworzenia, a które sà niezb´dne do dzia∏alnoÊci organu lub jednostki organizacyjnej przejmujàcej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której dzia∏alnoÊç usta∏a, przekazuje si´ temu organowi lub jednostce; 2) dokumentacj´ niearchiwalnà przekazuje si´ organowi lub jednostce organizacyjnej przejmujàcej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której dzia∏alnoÊç usta∏a.
9. W przypadku braku nast´pcy prawnego, dokumentacj´ niearchiwalnà wytworzonà i zgromadzonà przez organ paƒstwowy lub paƒstwowà jednostk´ organizacyjnà, której okres przechowywania nie up∏ynà∏, przekazuje si´ rzeczowo w∏aÊciwemu organowi administracji rzàdowej. Poz. 1375
10. Archiwa paƒstwowe niemajàce charakteru centralnego przejmujà materia∏y archiwalne jednostek organizacyjnych majàcych siedzib´ na obszarze dzia∏ania archiwum paƒstwowego, z wy∏àczeniem jednostek, o których mowa w ust.
11. §
13. Kierownik jednostki organizacyjnej,

art. 5 ust. 1 ustawy, powiadamia o zamiarze przekazania materia∏ów archiwalnych dyrektora w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego, przedstawiajàc wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego, sporzàdzonego wed∏ug wzoru okreÊlonego w za∏àczniku nr 6 do rozporzàdzenia, podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej.

1. Przed przej´ciem materia∏ów archiwalnych dyrektor archiwum paƒstwowego sprawdza stan oraz prawid∏owoÊç uporzàdkowania materia∏ów archiwalnych.
2. Dyrektor archiwum paƒstwowego mo˝e, w przypadku nieuporzàdkowania materia∏ów archiwalnych w sposób okreÊlony w § 15, odmówiç ich przej´cia do czasu dokonania odpowiednich zmian i poprawek, okreÊlajàc termin ich wykonania.
3. Przekazanie materia∏ów archiwalnych odbywa si´ na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust.
5. Dyrektor archiwum paƒstwowego okreÊla w porozumieniu z zainteresowanà jednostkà organizacyjnà termin i miejsce przej´cia materia∏ów archiwalnych.
6. Koszty zwiàzane z przygotowaniem i konserwacjà materia∏ów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi jednostka organizacyjna przekazujàca materia∏y. §
8. Uporzàdkowanie materia∏ów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek i prawid∏owym u∏o˝eniu materia∏ów wewnàtrz teczek, ich opisaniu, nadaniu w∏aÊciwego uk∏adu, sporzàdzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.
9. Materia∏y archiwalne powinny byç u∏o˝one wewnàtrz teczek w kolejnoÊci spraw, a w ramach sprawy — chronologicznie, poczynajàc od pierwszego pisma wszczynajàcego spraw´. Poszczególne strony akt znajdujàcych si´ w teczce powinny byç opatrzone kolejnà numeracjà.
10. Opisanie materia∏ów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie ka˝dej teczki:
11. Dokumentacj´ niearchiwalnà, wytworzonà i zgromadzonà przez pozosta∏e jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, przekazuje si´ odp∏atnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniàcym si´ przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie Êrodki finansowe. Umowa przechowania powinna byç zawarta do koƒca okresu przechowywania dokumentacji. 1) nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materia∏y powsta∏y; §
13. Archiwa paƒstwowe o charakterze centralnym przejmujà materia∏y archiwalne jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 25 ust. 2 ustawy. 4) rocznych dat kraƒcowych, to jest dat najwczeÊniejszego i najpóêniejszego materia∏u archiwalnego w teczce; 2) znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego wed∏ug wykazu akt, obowiàzujàcego w jednostce organizacyjnej; 3) tytu∏u teczki, to jest nazwy has∏a klasyfikacyjnego wed∏ug wykazu akt, obowiàzujàcego w danej jednostce organizacyjnej, i informacji o rodzaju materia∏ów archiwalnych, znajdujàcych si´ w teczce; Dziennik Ustaw Nr 167 — 10617 — Poz. 1375 5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym; 1) podstawowe dane dotyczàce organizacji i zakresu dzia∏ania jednostki organizacyjnej w uj´ciu chronologicznym; 6) symbolu kwalifikacyjnego materia∏ów archiwalnych (kategoria A); 2) spis materia∏ów archiwalnych, dla których nie up∏ynà∏ 25-letni okres od ich wytworzenia, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmujàcej zadania i funkcje jednostki organizacyjnej, której dzia∏alnoÊç usta∏a. 7) liczby stron w teczce.
14. Nadanie materia∏om archiwalnym w∏aÊciwego uk∏adu polega na u∏o˝eniu teczek zgodnie ze strukturà organizacyjnà jednostki organizacyjnej, obowiàzujàcà w czasie, w którym materia∏y te powsta∏y, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych wed∏ug kolejnoÊci symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jednostki organizacyjnej.
15. Sporzàdzenie ewidencji materia∏ów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 13 ust. 1, wype∏nionym pismem maszynowym lub technikà elektronicznà, w kolejnoÊci zgodnej z nadanym im uk∏adem. W przypadku sporzàdzenia spisu zdawczo-odbiorczego technikà elektronicznà, jego zapis przekazuje si´ archiwum paƒstwowemu w postaci wydruku i na noÊniku elektronicznym w formacie okreÊlonym przez dyrektora archiwum paƒstwowego. §
17. Spis zdawczo-odbiorczy sporzàdza si´ w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone sà dla archiwum paƒstwowego, a jeden dla jednostki organizacyjnej przekazujàcej materia∏y archiwalne.
18. W przypadku koniecznoÊci sporzàdzenia dodatkowej ewidencji, dyrektor archiwum paƒstwowego okreÊla jej form´. W szczególnoÊci ewidencja mo˝e byç sporzàdzona w formie inwentarza lub skorowidza i wykonana tak˝e technikà elektronicznà.
19. Do spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów archiwalnych przeznaczonych do przekazania nale˝y do∏àczyç informacj´ zawierajàcà podstawowe dane dotyczàce zmian organizacyjnych, jakie nastàpi∏y w czasie, z którego pochodzà przekazywane materia∏y archiwalne.
20. W przypadku przekazywania materia∏ów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której dzia∏alnoÊç usta∏a, do spisu zdawczo-odbiorczego nale˝y do∏àczyç: §
21. Przekazywane materia∏y nale˝y: 1) przesznurowaç w teczkach po usuni´ciu spinaczy i innych elementów metalowych; 2) umieÊciç w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materia∏ów chroniàcych przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym; 3) zapakowaç w pud∏a lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego, w zale˝noÊci od rodzaju materia∏ów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwà jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materia∏ów archiwalnych. §
22. Materia∏y archiwalne stanowiàce dokumentacj´ technicznà, statystycznà, geologicznà, kartograficznà i geodezyjnà, fonograficznà i fotograficznà oraz utrwalonà na innych noÊnikach nale˝y uporzàdkowaç i przygotowaç do przekazania w sposób uzgodniony z dyrektorem w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego. §
23. Przepisy § 13—17 stosuje si´ odpowiednio przy przejmowaniu przez archiwa paƒstwowe materia∏ów archiwalnych, o których mowa w art. 44 ustawy. §
24. Traci moc rozporzàdzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wy˝szego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materia∏ów archiwalnych do archiwów paƒstwowych (Dz. U. z 1984 r. Nr 41, poz. 216). §
25. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie 14 dni od dnia og∏oszenia. Minister Kultury: W. Dàbrowski Za∏àczniki do rozporzàdzenia Ministra Kultury z dnia 16 wrzeÊnia 2002 r. (poz. 1375) Za∏àcznik nr 1 SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI
26. Symbolem „A” oznacza si´ kategori´ archiwalnà dokumentacji stanowiàcej materia∏y archiwalne.
27. Symbolem „B” oznacza si´ kategori´ archiwalnà dokumentacji niearchiwalnej, z tym ˝e: 1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza si´ kategori´ dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po up∏ywie obowiàzujàcego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy si´ w pe∏nych latach kalendarzowych, poczynajàc od dnia 1 stycznia roku nast´pnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentacj´ praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych; Dziennik Ustaw Nr 167 — 10618 — Poz. 1375 2) symbolem „Bc” oznacza si´ dokumentacj´ majàcà krótkotrwa∏e znaczenie praktyczne, która po pe∏nym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulatur´; stwowe, które mo˝e dokonaç zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii mo˝e wiàzaç si´ z uznaniem dokumentacji za materia∏y archiwalne. 3) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza si´ dokumentacj´, która po up∏ywie obowiàzujàcego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze wzgl´du na jej charakter, treÊç i znaczenie. Ekspertyz´ przeprowadza archiwum paƒ-
28. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum paƒstwowe mo˝e dokonaç zmiany kategorii dokumentacji,

ust. 2 pkt 1, uznajàc jà za materia∏y archiwalne. Za∏àcznik nr 2 PRZYK¸ADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH Tytu∏ klas I i II rz´du 0 Zarzàdzanie 00 01 02 03 04 05 06 08 09 Organy kolegialne Organizacja Akty normatywne. Pomoc prawna Planowanie i sprawozdawczoÊç. Statystyka Informatyka Skargi i wnioski Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja Wspó∏praca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi Wspó∏praca z zagranicà Kontrole 1 Kadry 10 11 12 13 14 Ogólne zasady pracy i p∏ac Zatrudnienie Ewidencja osobowa Bezpieczeƒstwo i higiena pracy Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Metody pracy Dyscyplina pracy Sprawy socjalno-bytowe Ubezpieczenia osobowe 07 15 16 17 18 2 Ârodki rzeczowe 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Podstawowe zasady gospodarowania Êrodkami trwa∏ymi Typizacja i normalizacja Inwestycje i remonty (kapitalne) Administracja nieruchomoÊci Gospodarka materia∏owa èród∏a zaopatrzenia Transport i ∏àcznoÊç Gospodarka energetyczna Ochrona zak∏adu pracy (mienia) Ochrona Êrodowiska 3 Ekonomika 30 31 32 33 34 35 36 37 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe Finanse, ksi´gowoÊç Ksi´gowoÊç finansowa Rozliczenia p∏ac Ksi´gowoÊç materia∏owo-towarowa Koszty i ceny Fundusze specjalne Inwentaryzacja Dziennik Ustaw Nr 167 — 10619 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10620 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10621 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10622 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10623 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10624 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10625 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10626 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10627 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10628 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10629 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10630 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10631 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10632 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10633 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10634 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10635 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10636 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10637 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10638 — Poz. 1375 Za∏àcznik nr 3 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10639 — Poz. 1375 Za∏àcznik nr 4 Za∏àcznik nr 5 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10640 — Poz. 1375 Dziennik Ustaw Nr 167 — 10641 — Poz. 1375 Za∏àcznik nr 6