Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 października 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania d

Dziennik Ustaw Nr 193 — 13033 — Poz. 1889 1889 ROZPORZÑDZENIE MINISTRA FINANSÓW1) z dnia 31 paêdziernika 2003 r. w sprawie szczegó∏owych zasad tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania dokumentów zwiàzanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia Na podstawie art. 26 ust. 2 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o dzia∏alnoÊci ubezpieczeniowej (Dz. U. Nr 124, poz. 1151) zarzàdza si´, co nast´puje: §

1. Rozporzàdzenie okreÊla zasady tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania, w tym przy zastosowaniu podpisu elektronicznego, dokumentów zwiàzanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia, sporzàdzanych na elektronicznych noÊnikach informacji. §
2. Przepisy rozporzàdzenia stosuje si´ do dokumentów zwiàzanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia, sporzàdzanych na elektronicznych noÊnikach informacji, z wyjàtkiem dokumentów: 1) sporzàdzanych na elektronicznych noÊnikach informacji zwiàzanych z operacjami dokonywanymi przy u˝yciu kart p∏atniczych, kart s∏u˝àcych wy∏àcznie do dokonywania wyp∏aty gotówki oraz instrumentów pieniàdza elektronicznego; 2) oznaczonych kategorià A i podlegajàcych trwa∏emu przechowywaniu na mocy odr´bnych przepisów. §
3. Ilekroç w rozporzàdzeniu jest mowa o: 1) dokumencie — nale˝y przez to rozumieç dokument zwiàzany z zawieraniem i wykonywaniem umowy ubezpieczenia, sporzàdzony na elektronicznym noÊniku informacji; 2) podpisaniu — nale˝y przez to rozumieç czynnoÊç polegajàcà na z∏o˝eniu podpisu elektronicznego; 3) podpisie elektronicznym — nale˝y przez to rozumieç podpis okreÊlony w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 wrzeÊnia 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271 oraz z 2003 r. Nr 124, poz. 1152); 4) bezpiecznym podpisie elektronicznym — nale˝y przez to rozumieç podpis okreÊlony w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 wrzeÊnia 2001 r. o podpisie elektronicznym; 5) integralnoÊci dokumentu — nale˝y przez to rozumieç w∏aÊciwoÊç polegajàcà na tym, ˝e zawartoÊç dokumentu nie uleg∏a zmianie od chwili jego utworzenia; ——————— 1) Minister Finansów kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca 2002 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Finansów (Dz. U. Nr 32, poz. 301, Nr 43, poz. 378 i Nr 93, poz. 834). 6) podmiocie — nale˝y przez to rozumieç zak∏ad ubezpieczeƒ, spó∏k´ utworzonà przez zak∏ad ubezpieczeƒ lub inne podmioty Êwiadczàce us∏ugi zwiàzane z zabezpieczaniem dokumentów. §
4. Utworzenie dokumentu polega na zapisaniu sekwencji danych wyra˝ajàcej okreÊlonà czynnoÊç lub czynnoÊci zwiàzane z zawieraniem lub wykonywaniem umów ubezpieczenia na elektronicznym noÊniku informacji i podpisaniu tych danych. §
6. Utrwalenie dokumentu polega na jego zapisaniu na elektronicznym noÊniku informacji w sposób zapewniajàcy zachowanie jego integralnoÊci i mo˝liwoÊç odczytania wszystkich informacji zawartych w tym dokumencie a˝ do zakoƒczenia okresu przechowywania dokumentu. Zachowanie integralnoÊci dokumentu mo˝na zapewniç w szczególnoÊci poprzez zapisanie go na elektronicznym noÊniku informacji, na którym nie mo˝na dokonaç ˝adnej zmiany w zapisie bez zniszczenia noÊnika.
7. W przypadku stosowania podpisu elektronicznego dokument nale˝y utrwaliç wraz z ca∏à Êcie˝kà certyfikacji zawierajàcà certyfikat i zaÊwiadczenia certyfikacyjne oraz ze wszystkimi listami zawieszonych lub uniewa˝nionych certyfikatów u˝ytymi w celu weryfikacji podpisu elektronicznego.
8. Je˝eli przepisy odr´bne nie stanowià inaczej, dopuszczalne jest kopiowanie, pod nadzorem osób uprawnionych, wed∏ug wewn´trznych procedur podmiotu, dokumentów utrwalonych na elektronicznym noÊniku informacji na inny elektroniczny noÊnik informacji wraz z informacjami s∏u˝àcymi do weryfikacji podpisu elektronicznego, o których mowa w ust. 2, w przypadku gdy ten podpis zosta∏ zastosowany.
9. Ka˝da z kopii dokumentu powinna byç identyczna z orygina∏em. §
11. Okres przechowywania dokumentu zwiàzanego z okreÊlonà czynnoÊcià zawarcia lub wykonywania umowy ubezpieczenia nie mo˝e byç krótszy od okresu okreÊlonego w odr´bnych przepisach, przewidzianego dla przechowywania danego rodzaju dokumentu.
12. Je˝eli okres trwa∏oÊci zapisu na elektronicznym noÊniku informacji okreÊlony przez producenta tego noÊnika jest krótszy od wymaganego okresu przechowywania dokumentu, to utrwalone na noÊniku dokumenty nale˝y przenieÊç na inny elektroniczny noÊnik informacji przed up∏ywem gwarantowanego przez producenta okresu trwa∏oÊci zapisu. Elektroniczny noÊnik informacji, z którego przeniesiono zapis, podlega fizycznemu zniszczeniu. Dziennik Ustaw Nr 193 — 13034 —
13. Po up∏ywie wymaganego okresu przechowywania dokument mo˝e zostaç usuni´ty z elektronicznego noÊnika informacji w sposób nieodwracalny. W przypadku up∏ywu wymaganego okresu przechowywania wszystkich dokumentów utrwalonych na elektronicznym noÊniku informacji, noÊnik ten mo˝e zostaç zniszczony. Poz. 1889 i 1890 3) zastosowane sà aktualnie dost´pne metody i Êrodki ochrony integralnoÊci dokumentu.
14. Zabezpieczenie dokumentów wymaga w szczególnoÊci: 1) systematycznego dokonywania analizy zagro˝eƒ;
15. Dokumenty przechowuje si´ co najmniej w dwóch kopiach, ka˝da na innym egzemplarzu lub rodzaju elektronicznego noÊnika informacji. Miejsca przechowywania noÊników wszystkich kopii powinny zapewniaç bezpieczeƒstwo zapisanego na nich dokumentu. 2) opracowania i stosowania procedur zabezpieczania dokumentów i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dost´pu;
16. Ka˝dy elektroniczny noÊnik informacji u˝yty do przechowywania dokumentów powinien mieç swój identyfikator. 4) opracowania sposobów dzia∏ania w celu eliminacji naruszania bezpieczeƒstwa oraz bie˝àcego kontrolowania funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a tak˝e okresowego dokonywania oceny tych sposobów.
17. Podmiot zobowiàzany, na podstawie odr´bnych przepisów lub zawartych umów, do przechowywania dokumentu ma obowiàzek prowadzenia ewidencji elektronicznych noÊników informacji u˝ytych do przechowywania dokumentów. §
19. Dokument uwa˝a si´ za zabezpieczony, je˝eli, w ca∏ym okresie jego istnienia, spe∏nione sà ∏àcznie nast´pujàce warunki: 3) stosowania systemów zabezpieczeƒ ze szczególnym uwzgl´dnieniem zapewnienia kompletnoÊci i szczelnoÊci tych systemów;
20. Ochron´ informacji prawnie chronionych zawartych w dokumencie realizuje si´ z odpowiednim stosowaniem zasad przewidzianych dla ochrony tego rodzaju dokumentu okreÊlonych w odr´bnych przepisach. 1) zapewniona jest jego dost´pnoÊç wy∏àcznie dla osób uprawnionych; §
21. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie z dniem 1 stycznia 2004 r. 2) jest chroniony przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem; Minister Finansów: w z. W. Ciesielski 1890 ROZPORZÑDZENIE MINISTRA GOSPODARKI, PRACY I POLITYKI SPO¸ECZNEJ1) z dnia 29 paêdziernika 2003 r. w sprawie warunków technicznych dozoru technicznego w zakresie eksploatacji niektórych urzàdzeƒ transportu bliskiego Na podstawie art. 8 ust. 4 ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (Dz. U. Nr 122, poz. 1321 oraz z 2002 r. Nr 74, poz. 676) zarzàdza si´, co nast´puje: Rozdzia∏ 1 Przepisy ogólne 1) wciàgarek i wciàgników, 2) suwnic, 3) ˝urawi, 4) uk∏adnic, 5) wyciàgów towarowych, 6) podestów ruchomych, §
22. Rozporzàdzenie okreÊla warunki techniczne dozoru technicznego w zakresie eksploatacji nast´pujàcych urzàdzeƒ transportu bliskiego: ——————— 1) Minister Gospodarki, Pracy i Polityki Spo∏ecznej kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — gospodarka, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2003 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Spo∏ecznej (Dz. U. Nr 1, poz. 5). 7) urzàdzeƒ dla osób niepe∏nosprawnych, 8) schodów i chodników ruchomych, 9) przenoÊników okr´˝nych kabinowych i platformowych, 10) dêwigów, w szczególnoÊci do transportu osób lub ∏adunków, dêwigów budowlanych i dêwigów towarowych ma∏ych,