Rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów,

Dziennik Ustaw Nr 211 — 14570 — Poz. 2071 2071 ROZPORZÑDZENIE MINISTRÓW SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1) ORAZ OBRONY NARODOWEJ z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie sposobu oznaczania materia∏ów, w tym klauzulami tajnoÊci, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materia∏ach Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, z póên. zm.2)) zarzàdza si´, co nast´puje: § 1. 1. Rozporzàdzenie okreÊla sposób oznaczania materia∏ów, w tym klauzulami tajnoÊci, oraz sposób umieszczania klauzul na materia∏ach b´dàcych w posiadaniu jednostek organizacyjnych, okreÊlonych w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej „ustawà”. 2. Przez oznaczenie materia∏ów klauzulami tajnoÊci nale˝y rozumieç umieszczenie tych klauzul na materia∏ach. § 2. 1. Nadanà klauzul´ tajnoÊci nanosi si´ w sposób wyraêny, w pe∏nym brzmieniu. 2. Zmiany nadanej klauzuli lub jej zniesienia dokonuje si´ przez jej skreÊlenie i wpisanie obok niej nowej klauzuli z podaniem daty, imienia i nazwiska oraz podpisem dokonujàcego zmiany lub zniesienia, uwierzytelnionym piecz´cià do tuszu z napisem „Do pakietów”. Zmian´ klauzuli lub jej zniesienie bez wpisania daty, imienia i nazwiska oraz podpisu dokonujàcego zmiany lub zniesienia, uwierzytelnionego piecz´cià, uwa˝a si´ za niedokonane. SkreÊlenia oraz pozosta∏ych wpisów dokonuje si´ kolorem czerwonym. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli, która podlega zmianie lub zniesieniu, i dokonanych zmian jest niedozwolone. 3. Zmian´ lub zniesienie klauzuli dokumentu lub przedmiotu nale˝y odnotowaç w odpowiednich dziennikach ewidencyjnych lub rejestrach materia∏ów niejawnych, z podaniem podstawy zmiany lub zniesienia klauzuli. 4. Zmiany lub zniesienia klauzuli tajnoÊci dokumentu lub przedmiotu, w sposób okreÊlony w ust. 2 i 3, dokonujà: 1) kierownik kancelarii tajnej lub pracownik kancelarii — w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w kancelarii tajnej, 2) kierownik archiwum — w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w archiwum — na pisemne polecenie osoby, o której mowa w art. 21 ust. 1 lub art. 25 ust. 5 ustawy, oraz po up∏y——————— 1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — sprawy wewn´trzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 marca 2002 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 35, poz. 325 i Nr 58, poz. 533). 2) Zmiany wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U. z 2000 r. Nr 12, poz. 136 i Nr 39, poz. 462, z 2001 r. Nr 22, poz. 247, Nr 27, poz. 298, Nr 56, poz. 580, Nr 110, poz. 1189, Nr 123, poz. 1353 i Nr 154, poz. 1800, z 2002 r. Nr 74, poz. 676, Nr 89, poz. 804 i Nr 153, poz. 1271 oraz z 2003 r. Nr 17, poz. 155. wie okresów ochrony, o których mowa w art. 25 ust. 1, 3 i 4. § 3. Materia∏om w postaci dokumentów zawierajàcych informacje niejawne nadaje si´ odpowiednià klauzul´ tajnoÊci oraz oznacza si´ w nast´pujàcy sposób: 1) na pierwszej stronie dokumentu umieszcza si´:

1. a)w lewym górnym rogu nazw´ jednostki lub komórki organizacyjnej,
2. b)w prawym górnym rogu, od góry w kolejnoÊci pionowej: — nazw´ miejscowoÊci i dat´ sporzàdzenia dokumentu, — klauzul´ tajnoÊci, — numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku, gdy dokument sporzàdzono w jednym egzemplarzu, napis: „Egzemplarz pojedynczy”,
3. c)w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument zosta∏ zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
4. d)w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci oraz numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego dokumentu,
5. e)w przypadku pism korespondencyjnych dodatkowo: — w lewym górnym rogu pod nazwà jednostki lub komórki organizacyjnej sygnatur´ literowo-cyfrowà, na którà sk∏adajà si´: literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym dokument zosta∏ zarejestrowany w odpowiednim dzienniku, ∏amany przez dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zosta∏o sporzàdzone, poprzedzony cyframi: „00” — w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulà „ÊciÊle tajne”, cyfrà „0” — w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulà „tajne”, literami „Pf” — w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulà „poufne”, literà „Z” — w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulà „zastrze˝one”, oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myÊlnikiem, a tak˝e w zale˝noÊci od potrzeb — inne oznaczenia u∏atwiajàce ustalenie miejsca sporzàdzenia dokumentu w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub te˝ przynale˝noÊç dokumentu do okreÊlonej sprawy, — w prawym górnym rogu od góry pod numerem egzemplarza w kolejnoÊci pionowej: nazw´ stanowiska adresata, imi´ i nazwisko oraz nazw´ miejscowoÊci, jednak˝e w przypadku wielu adresatów dopuszcza si´ umieszczenie jedynie adnotacji „adresaci wed∏ug rozdzielnika”; 2) na kolejnych stronach dokumentu umieszcza si´: Dziennik Ustaw Nr 211 — 14571 —
6. a)w prawym górnym rogu w kolejnoÊci pionowej: — klauzul´ tajnoÊci, — numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku sporzàdzenia dokumentu w jednym egzemplarzu napis: „Egzemplarz pojedynczy”,
7. b)w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument zosta∏ zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, ∏amany przez dwie ostatnie cyfry roku, w którym dokument zosta∏ wykonany, poprzedzony cyframi lub literami oznaczajàcymi klauzul´ tajnoÊci, o których mowa w pkt 1 lit. e tiret pierwsze, oddzielonymi od tego numeru myÊlnikiem,
8. c)w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci, numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego dokumentu; 3) na ostatniej stronie dokumentu umieszcza si´:
9. a)w prawym górnym rogu w kolejnoÊci pionowej: — klauzul´ tajnoÊci, — numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku sporzàdzenia dokumentu w jednym egzemplarzu napis: „Egzemplarz pojedynczy”,
10. b)z lewej strony pod treÊcià: — liczb´ za∏àczników, je˝eli sà do∏àczone do dokumentu, — klauzule tajnoÊci za∏àczników wraz z numerami, pod jakimi zosta∏y zarejestrowane w odpowiednim dzienniku, — liczb´ stron lub kart ka˝dego za∏àcznika, — w przypadku gdy adresatowi wysy∏a si´ innà liczb´ za∏àczników, ni˝ pozostawia w aktach, dodatkowo napis „tylko adresat” — je˝eli za∏àczniki majà byç przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, oraz napis „do zwrotu” — je˝eli za∏àczniki majà zostaç zwrócone do osoby podpisujàcej dokument,
11. c)z prawej strony pod treÊcià dokumentu i adnotacjà o za∏àcznikach w kolejnoÊci pionowej: stanowisko oraz imi´ i nazwisko osoby podpisujàcej dokument,
12. d)w lewym dolnym rogu w kolejnoÊci pionowej: — liczb´ wykonanych egzemplarzy, — adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu lub adnotacj´: „Adresaci wed∏ug rozdzielnika”, — nazwisko osoby, która sporzàdzi∏a dokument, oraz nazwisko osoby, która wykona∏a dokument, — numer, pod jakim dokument zosta∏ zewidencjonowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
13. e)w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci oraz numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego dokumentu; 4) w trwale oprawionych ksià˝kach, dziennikach korespondencyjnych, broszurach, reprodukcjach oraz innych zbiorach dokumentów klauzule tajnoÊci umieszcza si´:
14. a)po prawej stronie na górze i dole zewn´trznych Êcianek ok∏adki oraz na stronie tytu∏owej, je˝eli dokument jà posiada, Poz. 2071
15. b)po prawej stronie na górze i na dole pozosta∏ych stron, w przypadku dokumentów drukowanych jednostronnie,
16. c)po prawej stronie na górze i na dole przy zewn´trznym marginesie na stronach nieparzystych oraz po lewej stronie na górze i na dole przy zewn´trznym marginesie na stronach parzystych, w przypadku dokumentów drukowanych dwustronnie; 5) pod numerem egzemplarza, o którym mowa w pkt 1 lit. b tiret trzecie, mo˝na zamieÊciç dyspozycj´ dla adresata o treÊci:
17. a)„udzielanie informacji zawartej w dokumencie bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,
18. b)„wykonanie kopii bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,
19. c)„wykonanie odpisu bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,
20. d)„wykonanie kopii stron od ....... do ....... oraz od ....... do ....... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,
21. e)„wykonanie odpisu od ....... do ....... oraz od ....... do ....... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,
22. f)„wykonanie wypisu (wyciàgu) od ....... do ....... oraz od ....... do ....... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”; 6) w uzasadnionych przypadkach na dokumentach zawierajàcych informacje niejawne pod numerem egzemplarza, o którym mowa w pkt 1 lit. b tiret trzecie, mo˝na zamieszczaç dyspozycj´ dla adresata o treÊci: „do zapoznania w trybie obiegowym” lub zapis o treÊci „dokument podlega ochronie do .......”, je˝eli dokument podlega krótszemu okresowi ochrony, ni˝ przewiduje ustawa. § 4. Na materia∏ach w postaci wykresów, map, rysunków i innych dokumentów graficznych klauzul´ tajnoÊci umieszcza si´ pod legendà, blokiem tytu∏owym lub skalà oraz na stronach zewn´trznych w miejscach widocznych po z∏o˝eniu. Na materia∏ach tych umieszcza si´ w zale˝noÊci od klauzuli tajnoÊci oznaczenia: 1) sygnatur´ literowo-cyfrowà, poprzedzonà cyframi lub literami oznaczajàcymi klauzul´ tajnoÊci, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. e tiret pierwsze, a w przypadku za∏àczników — sygnatur´ literowo-cyfrowà materia∏u macierzystego; 2) numer egzemplarza materia∏u, a w przypadku za∏àczników — numer kolejny za∏àcznika; 3) adresatów poszczególnych egzemplarzy materia∏u, a w przypadku za∏àczników — ∏àcznà iloÊç egzemplarzy za∏àczników. § 5. 1. Na dokumentach stanowiàcych za∏àczniki, na pierwszej stronie w ich górnej prawej cz´Êci, umieszcza si´ dodatkowo napis: „Za∏àcznik nr ....... do pisma nr ....... z dnia ...................”. 2. Je˝eli przy piÊmie przewodnim lub dokumencie przesy∏a si´ za∏àczniki oznaczone ró˝nymi klauzulami tajnoÊci, to: 1) klauzula pisma przewodniego lub dokumentu uwzgl´dnia klauzul´ za∏àcznika o najwy˝szym stopniu tajnoÊci; Dziennik Ustaw Nr 211 — 14572 — 2) na piÊmie przewodnim lub dokumencie mo˝na zamieÊciç, w sposób okreÊlony w § 3 pkt 5, dyspozycj´ wskazujàcà klauzul´ tajnoÊci tego dokumentu po trwa∏ym od∏àczeniu od niego za∏àczników; 3) umieszczony na dokumencie numer wed∏ug dziennika ewidencji wykonanych dokumentów poprzedza si´ cyframi lub literami odpowiadajàcymi klauzuli tajnoÊci wskazanej w dyspozycji, o której mowa w pkt 2. 3. Na piÊmie przewodnim, o którym mowa w ust. 2, je˝eli jego treÊç jest jawna, nie umieszcza si´ numeru wed∏ug dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, a przy jego ewidencjonowaniu, w rubryce „uwagi” dziennika korespondencji, nale˝y wpisaç adnotacj´: „pismo przewodnie jawne”. § 6. Na materia∏ach zawierajàcych informacje niejawne w formie mikrofilmów, negatywów, fotografii, noÊników do zapisów informacji w postaci cyfrowej i taÊm magnetycznych, a tak˝e na odbitkach, kliszach, matrycach i dyskach optycznych, w sprz´cie elektronicznym z wbudowanà pami´cià lub na innych noÊnikach danych elektronicznych klauzul´ tajnoÊci umieszcza si´ w sposób widoczny na obudowie lub opakowaniu, nanoszàc jednoczeÊnie oznaczenia zgodnie z § 3 pkt 1 lit. a i lit. e tiret pierwsze. § 7. Zapis na taÊmach magnetycznych lub filmowych zawierajàcych informacje niejawne rozpoczyna si´ i koƒczy informacjà o klauzuli tajnoÊci. § 8. 1. Na materia∏ach w postaci przedmiotów zawierajàcych informacje niejawne stanowiàce tajemnic´ paƒstwowà lub s∏u˝bowà albo przedmiotach stanowiàcych tajemnic´, niewymienionych w rozporzàdzeniu, klauzul´ tajnoÊci nanosi si´ w widocznym miejscu przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odr´czne, trwa∏e do∏àczenie metek, nalepek, kalkomanii lub podobnych oznaczeƒ, nanoszàc na nie oznaczenia zgodnie z § 3 pkt 1 lit. a i lit. e tiret pierwsze. 2. Obudowy lub opakowania, w których znajdujà si´ materia∏y zawierajàce informacje niejawne, oznacza si´ takà klauzulà, jakà posiada materia∏ o najwy˝szym stopniu tajnoÊci. § 9. 1. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciàgach lub t∏umaczeniach dokumentu zawierajàcego informacje niejawne umieszcza si´ numer, pod którym zosta∏y zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów. 2. Na kopii, odpisie, wypisie, wyciàgu lub t∏umaczeniu: Poz. 2071 1) umieszcza si´ w prawym górnym rogu na wszystkich stronach napis: „Kopia”, „Odpis”, „Wypis”, „Wyciàg” lub „T∏umaczenie z j´zyka — ....... (nazwa j´zyka) ....... — (imi´ i nazwisko t∏umacza)” oraz dodatkowo na pierwszej stronie numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia; 2) pod podpisem osoby, o której mowa w § 3 pkt 3 lit. c, umieszcza si´ napis: „Za zgodnoÊç” i odcisk tuszowej piecz´ci urz´dowej z nazwà jednostki lub komórki organizacyjnej (numerem jednostki wojskowej), w której sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub t∏umaczenie. 3. ZgodnoÊç z orygina∏em kopii, odpisu, wypisu lub wyciàgu potwierdza podpisem kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej albo osoba upowa˝niona, a t∏umaczenia — osoba dokonujàca t∏umaczenia. 4. Fakt sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia odnotowuje si´ na dokumencie, z którego sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub t∏umaczenie, poprzez odcisk piecz´ci lub umieszczenie adnotacji informujàcej o: 1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub t∏umaczenie; 2) liczbie egzemplarzy sporzàdzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciàgów lub t∏umaczeƒ; 3) dacie sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia; 4) pozycji dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, pod którà zarejestrowano kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub t∏umaczenie. 5. Odcisk piecz´ci lub informacj´, o której mowa w ust. 4, zamieszcza si´ na dokumencie przed sporzàdzeniem jego kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia. § 10. Traci moc rozporzàdzenie Ministrów Spraw Wewn´trznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999 r. w sprawie sposobu oznaczania materia∏ów, w tym klauzulami tajnoÊci, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materia∏ach (Dz. U. Nr 18, poz. 167 oraz z 2001 r. Nr 121, poz. 1305). § 11. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie 30 dni od dnia og∏oszenia. Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji: K. Janik Minister Obrony Narodowej: J. Szmajdziƒski Dziennik Ustaw i Monitor Polski dost´pne sà w Internecie pod adresem www.cokprm.gov.pl Wydawca: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów Redakcja: Rzàdowe Centrum Legislacji — Redakcja Dziennika Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej oraz Dziennika Urz´dowego Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, Al. Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa, tel. 622-66-56 Sk∏ad, druk i kolporta˝: Zak∏ad Wydawnictw i Poligrafii Centrum Obs∏ugi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów ul. Powsiƒska 69/71, 02-903 Warszawa, tel.: 694-67-50, 694-67-52; faks 694-62-06 Bezp∏atna infolinia: 0-800-287-581 www.cokprm.gov.pl e-mail: dziust@cokprm.gov.pl '8    Z\G    ! T∏oczono z polecenia Prezesa Rady Ministrów w Zak∏adzie Wydawnictw i Poligrafii Centrum Obs∏ugi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ul. Powsiƒska 69/71, 02-903 Warszawa Zam. 1494/W/C/2003 ISSN 0867-3411 Cena 4,70 z∏ (w tym 7% VAT)