Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców

Dziennik Ustaw Nr 98 — 6629 — Poz. 901 901 ROZPORZÑDZENIE MINISTRA KULTURY1) z dnia 12 maja 2003 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i p∏acowej pracodawców Na podstawie art. 51n ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 i Nr 241, poz. 2074) zarzàdza si´, co nast´puje: § 1. Rozporzàdzenie okreÊla warunki przechowywania dokumentacji osobowej i p∏acowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej „dokumentacjà”, przez podmioty prowadzàce dzia∏alnoÊç w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji. § 2. Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny: 1) byç sytuowane na gruncie:

1. a)suchym,
2. b)niegro˝àcym osuni´ciem,
3. c)po∏o˝onym powy˝ej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych; 2) posiadaç dogodny dojazd dla pojazdów s∏u˝b porzàdkowych i ratowniczych. § 3. Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji: 1) nie mo˝e byç zawilgocone oraz znajdowaç si´ w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku; 2) powinno byç:
4. a)wyposa˝one w ognioodporne drzwi i po˝arowà instalacj´ sygnalizacyjno-alarmowà,
5. b)zabezpieczone przed w∏amaniem za pomocà instalacji antyw∏amaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia. ——————— 1) Minister Kultury kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — § 4. Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogà byç prowadzone instalacje wodociàgowe, kanalizacyjne i gazowe. § 5. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja: 1) nie mogà znajdowaç si´ przedmioty i urzàdzenia inne ni˝ bezpoÊrednio zwiàzane z jej przechowywaniem; 2) nie wolno stosowaç farb i lakierów zawierajàcych formaldehyd, ksylen lub toluen. § 6. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na noÊniku papierowym, nale˝y utrzymywaç warunki wilgotnoÊci i temperatury okreÊlone w za∏àczniku do rozporzàdzenia. 2. Warunki wilgotnoÊci i temperatury powinny byç codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane. 3. Dokumentacja wytworzona na noÊniku papierowym powinna byç chroniona przed kurzem, infekcjà grzybów pleÊniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie. § 7. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako êród∏a Êwiat∏a sztucznego nale˝y u˝ywaç Êwietlówek o obni˝onej emisji promieniowania UV. Maksymalne nat´˝enie Êwiat∏a nie mo˝e przekraczaç 200 luksów. 2. W pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, nale˝y eliminowaç Êwiat∏o s∏oneczne, stosujàc zas∏ony, ˝aluzje, szyby lub folie chroniàce przed promieniowaniem UV. § 8. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie 14 dni od dnia og∏oszenia. kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca 2002 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Kultury (Dz. U. Nr 32, poz. 303). Minister Kultury: W. Dàbrowski Za∏àcznik do rozporzàdzenia Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 r. (poz. 901) WARUNKI WILGOTNOÂCI I TEMPERATURY, JAKIE NALE˚Y UTRZYMYWAå W POMIESZCZENIACH, W KTÓRYCH JEST PRZECHOWYWANA DOKUMENTACJA WYTWORZONA NA NOÂNIKU PAPIEROWYM Temperatura (°C) WilgotnoÊç wzgl´dna poziom (°C) wahania w ciàgu 24 godz. (°C) poziom % wahania w ciàgu 24 godz. (%) 14—20°C ±2°C 45—60% ±5%