Dziennik Ustaw Nr 205 — 13515 — Poz. 1696 1696 ROZPORZÑDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 5 paêdziernika 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materia∏ów, umieszczania na nich klauzul tajnoÊci, a tak˝e zmiany nadanej klauzuli tajnoÊci Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zarzàdza si´, co nast´puje:
- d)w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci oraz numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego pisma, § 1. 1. Oznaczenie materia∏u klauzulà tajnoÊci polega na umieszczeniu na nim klauzuli tajnoÊci.
- e)w przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny dodatkowo: 2. Przyznanà klauzul´ tajnoÊci nanosi si´ w sposób wyraêny i w pe∏nym jej brzmieniu. 3. Wprowadza si´ nast´pujàce oznaczenia klauzul tajnoÊci: 1) „00” — dla klauzuli „ÊciÊle tajne”; 2) „0” — dla klauzuli „tajne”; 3) „Pf” — dla klauzuli „poufne”; 4) „Z” — dla klauzuli „zastrze˝one”. § 2. 1. Materia∏y zawierajàce informacje niejawne utrwalone na piÊmie, dalej zwane „pismem”, oznacza si´ w nast´pujàcy sposób: 1) na pierwszej stronie pisma umieszcza si´:
- a)w lewym górnym rogu nazw´ jednostki lub komórki organizacyjnej,
- b)w prawym górnym rogu, w kolejnoÊci pionowej: — nazw´ miejscowoÊci i dat´ podpisania pisma, — klauzul´ tajnoÊci, — numer egzemplarza pisma, a w przypadku gdy pismo sporzàdzono w jednym egzemplarzu napis „Egz. pojedynczy”, — w lewym górnym rogu pod nazwà jednostki lub komórki organizacyjnej sygnatur´ literowo-cyfrowà, na którà sk∏adajà si´: literowe oznaczenia jednostki lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym pismo zosta∏o zarejestrowane w odpowiednim dzienniku, ∏amany przez rok lub dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zosta∏o sporzàdzone, poprzedzone cyframi: „00” — w przypadku pisma oznaczonego klauzulà „ÊciÊle tajne”, cyfrà „0” — w przypadku pisma oznaczonego klauzulà „tajne”, literami „Pf” — w przypadku pisma oznaczonego klauzulà „poufne”, literà „Z” — w przypadku pisma oznaczonego klauzulà „zastrze˝one”, oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myÊlnikiem, a tak˝e w zale˝noÊci od potrzeb — inne oznaczenia u∏atwiajàce ustalenie miejsca jego sporzàdzenia w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub te˝ przynale˝noÊç pisma do okreÊlonej sprawy, — w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza w kolejnoÊci pionowej: nazw´ stanowiska adresata, imi´ i nazwisko oraz nazw´ miejscowoÊci, jednak˝e w przypadku wielu adresatów dopuszcza si´ umieszczenie jedynie adnotacji „adresaci wed∏ug rozdzielnika”; 2) na kolejnych stronach pisma umieszcza si´:
- a)w prawym górnym rogu w kolejnoÊci pionowej: — klauzul´ tajnoÊci, — numer egzemplarza pisma, a w przypadku sporzàdzenia go w jednym egzemplarzu napis „Egz. pojedynczy”, — napis o treÊci: „podlega ochronie do ...”, je˝eli zosta∏ okreÊlony krótszy ni˝ wskazany w art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych okres ochrony informacji niejawnych stanowiàcych tajemnic´ s∏u˝bowà,
- b)w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo zosta∏o zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
- c)w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo zosta∏o zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
- c)w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci, numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego pisma; Dziennik Ustaw Nr 205 — 13516 — 3) na ostatniej stronie pisma umieszcza si´:
- a)w prawym górnym rogu w kolejnoÊci pionowej: — klauzul´ tajnoÊci, — numer egzemplarza pisma, a w przypadku sporzàdzenia go w jednym egzemplarzu napis „Egz. pojedynczy”,
- b)z lewej strony pod treÊcià: — liczb´ za∏àczników, je˝eli sà do∏àczone do pisma, — klauzule tajnoÊci za∏àczników wraz z numerami, pod jakimi zosta∏y zarejestrowane w odpowiednim dzienniku, — liczb´ stron ka˝dego za∏àcznika, — w przypadku gdy adresatowi wysy∏a si´ innà liczb´ za∏àczników, ni˝ pozostawia w aktach, dodatkowo napis „tylko adresat” — je˝eli za∏àczniki majà byç przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, oraz napis „do zwrotu” — je˝eli za∏àczniki majà zostaç zwrócone osobie podpisujàcej pismo,
- c)z prawej strony pod treÊcià pisma i adnotacjà o za∏àcznikach w kolejnoÊci pionowej: stanowisko oraz imi´ i nazwisko osoby je podpisujàcej,
- d)w lewym dolnym rogu w kolejnoÊci pionowej: — liczb´ wykonanych egzemplarzy, — adresatów poszczególnych egzemplarzy pisma lub adnotacj´ „Adresaci wed∏ug rozdzielnika”, — nazwisko lub inne dane identyfikujàce sporzàdzajàcego i wykonawc´, — numer, pod jakim pismo zosta∏o zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
- e)w prawym dolnym rogu klauzul´ tajnoÊci oraz numer strony ∏amany przez liczb´ stron ca∏ego pisma. 2. W przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza mo˝na zamieÊciç dyspozycj´ dla adresata o treÊci: Poz. 1696 6) „wypis (wyciàg) od ... do ... tylko za pisemnà zgodà nadawcy”. § 3. 1. Na pismach stanowiàcych za∏àczniki, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu umieszcza si´ dodatkowo napis: „Za∏àcznik nr ... do pisma nr ... z dnia ...”. 2. Napis, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza si´ — w miar´ mo˝liwoÊci — na innych ni˝ pismo materia∏ach. 3. Je˝eli przy piÊmie przewodnim przesy∏a si´ za∏àczniki oznaczone ró˝nymi klauzulami tajnoÊci, to: 1) klauzula pisma przewodniego lub dokumentu uwzgl´dnia klauzul´ za∏àcznika o najwy˝szym stopniu tajnoÊci; 2) na piÊmie przewodnim zamieszcza si´ dyspozycj´ co do klauzuli tajnoÊci pisma po trwa∏ym od∏àczeniu za∏àczników; na ka˝dej stronie pod numerem egzemplarza zamieszcza si´ napis: „... (nazwa klauzuli tajnoÊci) po od∏àczeniu za∏àczników” lub „jawne po od∏àczeniu za∏àczników”. 4. Na piÊmie przewodnim, o którym mowa w ust. 3, je˝eli jego treÊç jest jawna, nie umieszcza si´ numeru wed∏ug dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, a przy jego rejestracji, w rubryce „Informacje uzupe∏niajàce/Uwagi” dziennika korespondencyjnego, nale˝y wpisaç adnotacj´ „pismo przewodnie jawne”. § 4. 1. Na materia∏ach innych ni˝ pismo, klauzul´ tajnoÊci i sygnatur´ literowo-cyfrowà umieszcza si´ przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odr´czne, trwa∏e do∏àczenie metek, nalepek, kalkomanii lub w inny widoczny sposób, bezpoÊrednio, a je˝eli to nie jest mo˝liwe — na ich obudowie lub opakowaniu. 2. Utrwalanie informacji niejawnych w formie dêwi´ku lub obrazu powinno byç poprzedzone i koƒczyç si´ informacjà o nadanej klauzuli tajnoÊci, o ile istniejà takie mo˝liwoÊci techniczne. § 5. Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, ksià˝kach, broszurach i reprodukcjach klauzule tajnoÊci umieszcza si´ po prawej stronie na górze i dole zewn´trznych Êcianek ok∏adki oraz — je˝eli jest — na stronie tytu∏owej. 3) „odpis tylko za pisemnà zgodà nadawcy”; § 6. 1. Na pismach zawierajàcych informacje niejawne, wobec których zniesiono przyznanà klauzul´ tajnoÊci lub minà∏ ustawowy okres ochrony lub ustanowiony przez osob´, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych: 4) „kopiowanie stron ... tylko za pisemnà zgodà nadawcy”; 1) skreÊla si´ klauzul´ tajnoÊci na ka˝dej stronie w prawym górnym i dolnym rogu; 5) „odpis od ... do ... tylko za pisemnà zgodà nadawcy”; 2) na pierwszej stronie nad skreÊlonà klauzulà tajnoÊci w prawym górnym rogu umieszcza si´ dodat- 1) „udzielanie informacji tylko za pisemnà zgodà nadawcy”; 2) „kopiowanie tylko za pisemnà zgodà nadawcy”; Dziennik Ustaw Nr 205 — 13517 — kowo napis „Jawne” oraz dat´, imi´, nazwisko i podpis osoby dokonujàcej tych adnotacji. 2. Na pismach zawierajàcych informacje niejawne, wobec których zmieniono przyznanà klauzul´ tajnoÊci: 1) na ka˝dej stronie w prawym górnym i dolnym rogu skreÊla si´ dotychczasowe klauzule tajnoÊci; 2) nad skreÊlonymi klauzulami tajnoÊci umieszcza si´ nowe klauzule tajnoÊci; 3) na pierwszej stronie nad skreÊlonà klauzulà tajnoÊci w prawym górnym rogu umieszcza si´ dat´, imi´, nazwisko i podpis osoby dokonujàcej tych adnotacji. 3. Na pismach zawierajàcych informacje niejawne, których okres ochrony uleg∏ skróceniu lub przed∏u˝eniu, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu nad klauzulà tajnoÊci umieszcza si´ odpowiednio napis: „Skrócono okres ochrony do dnia ...” albo „Przed∏u˝ono okres ochrony do dnia ...”, a tak˝e dat´, imi´ i nazwisko oraz podpis osoby dokonujàcej tych adnotacji. Poz. 1696 zwà jednostki lub komórki organizacyjnej (numerem jednostki wojskowej), w której sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub t∏umaczenie. 2. ZgodnoÊç z orygina∏em kopii, odpisu, wypisu lub wyciàgu potwierdza podpisem kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej albo inna osoba przez niego upowa˝niona, a t∏umaczenia — osoba dokonujàca t∏umaczenia. 3. Fakt sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia odnotowuje si´ na dokumencie, z którego sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub t∏umaczenie, przez odcisk piecz´ci lub umieszczenie adnotacji informujàcej o: 1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której sporzàdzono kopi´, odpis, wypis, wyciàg lub t∏umaczenie; 2) liczbie egzemplarzy sporzàdzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciàgów lub t∏umaczeƒ; 3) dacie sporzàdzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia; 4. SkreÊleƒ i adnotacji, o których mowa w ust. 1—3, dokonuje odpowiednio kierownik kancelarii lub kierownik archiwum lub inne upowa˝nione osoby. 4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciàg lub t∏umaczenie zosta∏y zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów. 5. SkreÊlenia klauzul tajnoÊci oraz adnotacji, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje si´ kolorem czerwonym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajnoÊci i dokonanych zmian jest niedozwolone. 4. Adnotacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1—3, wpisuje si´ przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia, natomiast numer, pod jakim zosta∏y zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nanosi si´ po wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia. 6. W stosunku do pism znajdujàcych si´ w zbiorach dokumentów zawierajàcych informacje niejawne, wobec których minà∏ ustanowiony okres ochrony, czynnoÊci, o których mowa w ust. 1—5, mo˝na dokonaç najpóêniej w przypadku ich udost´pniania lub przekazywania osobom spoza jednostki lub komórki organizacyjnej. 7. W stosunku do materia∏ów, o których mowa w § 4 i 5, przepisy ust. 1—5 stosuje si´ odpowiednio, uwzgl´dniajàc sposób oznakowania tych materia∏ów. 5. W przypadku wykonywania kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia materia∏ów archiwalnych zgromadzonych w archiwach paƒstwowych oraz archiwach paƒstwowych wyodr´bnionych, nie dokonuje si´ czynnoÊci, o których mowa w ust. 3, z tym ˝e do materia∏ów do∏àcza si´ kart´ informacyjnà, na której ka˝dorazowo umieszcza si´ informacj´ o wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia. Napis na karcie powinien zawieraç adnotacje, o których mowa w ust. 3. § 7. 1. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciàgach lub t∏umaczeniach pism umieszcza si´: § 8. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie 14 dni od dnia og∏oszenia.1) 1) na wszystkich stronach w prawym górnym rogu odpowiednio napis: „Kopia”, „Odpis”, „Wypis”, „Wyciàg” lub „T∏umaczenie z j´zyka — (nazwa j´zyka) — (imi´ i nazwisko t∏umacza)”; 2) na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim zosta∏y zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciàgu lub t∏umaczenia; 3) na ostatniej stronie dodatkowo napis „Za zgodnoÊç” i odcisk tuszowej piecz´ci urz´dowej z na- Prezes Rady Ministrów: M. Belka ——————— 1) Niniejsze rozporzàdzenie by∏o poprzedzone rozporzàdze- niem Ministrów Spraw Wewn´trznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie sposobu oznaczania materia∏ów, w tym klauzulami tajnoÊci, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materia∏ach (Dz. U. Nr 211, poz. 2071), utrzymanym w mocy na podstawie art. 10 ustawy z dnia 15 kwietnia 2005 r. o zmianie ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 85, poz. 727), które utraci∏o moc z dniem wejÊcia w ˝ycie niniejszego rozporzàdzenia.