Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektro

Dziennik Ustaw Nr 206 — 10352 — §

1. Dokumentacja u˝ytkowa budowli morskiej u˝ytkowanej przed dniem wejÊcia w ˝ycie rozporzàdzenia powinna zostaç dostosowana do wymogów okreÊlonych w niniejszym rozporzàdzeniu w terminie 3 lat od dnia wejÊcia w ˝ycie niniejszego rozporzàdzenia. Poz. 1516 i 1517 §
2. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie 3 miesi´cy od dnia og∏oszenia. Minister Gospodarki Morskiej: R. Wiechecki 1517 ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1) z dnia 30 paêdziernika 2006 r. w sprawie niezb´dnych elementów struktury dokumentów elektronicznych Na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarzàdza si´, co nast´puje: §
3. Rozporzàdzenie okreÊla niezb´dne elementy struktury dokumentów elektronicznych powsta∏ych i gromadzonych w organach paƒstwowych i paƒstwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorzàdu terytorialnego i samorzàdowych jednostkach organizacyjnych. §
5. Metadanymi w rozumieniu rozporzàdzenia jest zestaw logicznie powiàzanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujàcych ten dokument, u∏atwiajàcych jego wyszukiwanie, kontrol´, zrozumienie i d∏ugotrwa∏e przechowanie oraz zarzàdzanie.
6. Niezb´dnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych sà nast´pujàce metadane: 1) identyfikator — jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umo˝liwia jego identyfikacj´; 2) twórca — podmiot odpowiedzialny za treÊç dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu; 3) tytu∏ — nazwa nadana dokumentowi; 4) data — data zdarzenia zwiàzanego z tworzeniem dokumentu; 5) format — nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu; ——————— 1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919). 6) dost´p — okreÊlenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie mo˝na udost´pniç dokument; 7) typ — okreÊlenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dêwi´k, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o list´ typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreÊlenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporzàdzenie, pismo); 8) relacja — okreÊlenie bezpoÊredniego powiàzania z innym dokumentem i rodzaju tego powiàzania; 9) odbiorca — podmiot, do którego dokument jest adresowany; 10) grupowanie — wskazanie przynale˝noÊci do zbioru dokumentów; 11) kwalifikacja — kategoria archiwalna dokumentu; 12) j´zyk — kod j´zyka naturalnego zgodnie z normà ISO-639-2 lub inne okreÊlenie j´zyka, o ile nie wyst´puje w normie; 13) opis — streszczenie, spis treÊci lub krótki opis treÊci dokumentu; 14) uprawnienia — wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.
7. Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesy∏ania za pomocà Êrodków komunikacji elektronicznej sporzàdza si´ w formacie XML.
8. Dokumenty elektroniczne zapisuje si´ w strukturze umo˝liwiajàcej automatyczne wyodr´bnienie treÊci dokumentu oraz poszczególnych metadanych.
9. W przypadku gdy metadane, o których mowa w ust. 2, odpowiadajà elementom informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów publicznych, ich wartoÊci podaje si´ zgodnie z zasadami tam okreÊlonymi. Dziennik Ustaw Nr 206 — 10353 — §
11. Dla ka˝dego dokumentu elektronicznego podaje si´ wartoÊci metadanych okreÊlonych w § 2 ust. 2 pkt 1—
13. WartoÊci metadanych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 8—14, podaje si´, je˝eli zosta∏y przypisane do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania. §
14. Dodatkowe objaÊnienia niezb´dne do prawid∏owego uporzàdkowania metadanych oraz wynikajàce z najlepszej praktyki przyk∏ady prawid∏owego uporzàdkowania metadanych zamieszcza si´ na stronie Poz. 1517 i 1518 podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra w∏aÊciwego do spraw informatyzacji. §
15. Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych ni˝ okreÊlone w § 2 ust. 2 nie mo˝e wp∏ywaç na zmian´ wartoÊci niezb´dnych metadanych ani utrudniaç ich automatycznego wyodr´bniania. §
16. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie 6 miesi´cy od dnia og∏oszenia. Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji: L. Dorn 1518 ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1) z dnia 30 paêdziernika 2006 r. w sprawie szczegó∏owego sposobu post´powania z dokumentami elektronicznymi Na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarzàdza si´, co nast´puje: §
17. Rozporzàdzenie okreÊla: 1) sposób post´powania z dokumentami elektronicznymi powstajàcymi w organach paƒstwowych i paƒstwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorzàdu terytorialnego i samorzàdowych jednostkach organizacyjnych, zwanych dalej „podmiotami”, oraz nap∏ywajàcymi do nich; 2) zasady ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz ich zabezpieczania przed utratà i nieuprawnionymi zmianami; 3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zasady i tryb przekazywania materia∏ów archiwalnych do archiwów paƒstwowych. §
19. Dokumenty elektroniczne Êwiadczàce o wykonywaniu dzia∏alnoÊci podmiotów, powstajàce w nich lub nap∏ywajàce do nich, je˝eli odzwierciedlajà przebieg za∏atwiania i rozstrzygania spraw, podlegajà ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w § 6, i zwane sà dalej „dokumenta——————— 1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919). mi ewidencjonowanymi”. Podmioty prowadzà wykaz rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.
20. Dokumenty ewidencjonowane dzielà si´ na: 1) materia∏y archiwalne; 2) inne dokumenty niestanowiàce materia∏ów archiwalnych, które mogà podlegaç brakowaniu po up∏ywie okresu ich przechowywania, zwane dalej „dokumentacjà niearchiwalnà”.
21. Dyrektor archiwum paƒstwowego mo˝e do materia∏ów archiwalnych przekwalifikowaç dokumentacj´ niearchiwalnà, która zyska∏a znaczenie jako êród∏o informacji o wartoÊci historycznej, z zastrze˝eniem ust.
23. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione, dokumentacj´ niearchiwalnà, o której mowa w ust. 3, mo˝e przekwalifikowaç do materia∏ów archiwalnych organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu — kierownik tego podmiotu.
24. Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych ze wzgl´du na d∏ugoÊç okresu ich przechowywania okreÊla za∏àcznik do rozporzàdzenia. §
25. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegajà ewidencjonowaniu, sà usuwane w sposób przyj´ty w danym podmiocie. §
27. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje si´ ich metadane, o których mowa