Obsah (4)

§ 6§ 11§ 17§ 15

Dziennik Ustaw Nr 206 — 10353 — § 3. 1. Dla ka˝dego dokumentu elektronicznego podaje si´ wartoÊci metadanych okreÊlonych w § 2 ust. 2 pkt 1—7. 2. WartoÊci metadanych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 8

§ 6

, i zwane sà dalej „dokumenta——————— 1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919). mi ewidencjonowanymi”. Podmioty prowadzà wykaz rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.

1. Dokumenty ewidencjonowane dzielà si´ na: 1) materia∏y archiwalne; 2) inne dokumenty niestanowiàce materia∏ów archiwalnych, które mogà podlegaç brakowaniu po up∏ywie okresu ich przechowywania, zwane dalej „dokumentacjà niearchiwalnà”.
2. Dyrektor archiwum paƒstwowego mo˝e do materia∏ów archiwalnych przekwalifikowaç dokumentacj´ niearchiwalnà, która zyska∏a znaczenie jako êród∏o informacji o wartoÊci historycznej, z zastrze˝eniem ust.
4. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione, dokumentacj´ niearchiwalnà, o której mowa w ust. 3, mo˝e przekwalifikowaç do materia∏ów archiwalnych organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu — kierownik tego podmiotu.
5. Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych ze wzgl´du na d∏ugoÊç okresu ich przechowywania okreÊla za∏àcznik do rozporzàdzenia. §
6. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegajà ewidencjonowaniu, sà usuwane w sposób przyj´ty w danym podmiocie. §
8. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje si´ ich metadane, o których mowa Dziennik Ustaw Nr 206 — 10354 — w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawà”, lub wskazanie na te metadane, je˝eli wskazanie to zapewnia sta∏e przyporzàdkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu.
9. Przechowywanie dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum paƒstwowego albo brakowania wymaga w szczególnoÊci: 1) opracowania i aktualizowania szczegó∏owych procedur przechowywania w czasie nie krótszym ni˝ 10 lat, z uwzgl´dnieniem bie˝àcego stanu wiedzy i technologii; 2) przeprowadzania corocznych przeglàdów okreÊlonych w procedurach, o których mowa w pkt 1, próbki dokumentów ewidencjonowanych; 3) przygotowania i realizacji planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na nowe informatyczne noÊniki danych, z uwzgl´dnieniem wyników przeglàdów, o których mowa w pkt
10. §
12. Rzeczowà klasyfikacj´ oraz kwalifikacj´ dokumentów ewidencjonowanych ze wzgl´du na okresy ich przechowywania zawierajà w∏aÊciwe dla danych podmiotów jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej „wykazami akt”.
13. Wykazy akt stanowià podstaw´ rejestracji i grupowania dokumentów w akta spraw. Poz. 1518 5) umo˝liwia odczytanie metadanych dla ka˝dego dokumentu; 6) identyfikuje u˝ytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych; 7) zapewnia kontrol´ dost´pu poszczególnych u˝ytkowników do dokumentów i metadanych; 8) umo˝liwia odczytanie bez zniekszta∏ceƒ treÊci dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym dzia∏a system; 9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze okreÊlonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, ∏àcznie z mo˝liwoÊcià prezentacji tej struktury; 10) zapewnia odtworzenie przebiegu za∏atwiania i rozstrzygania spraw; 11) wspomaga czynnoÊci zwiàzane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt; 12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiàcych dokumentacj´ niearchiwalnà, w tym: a) wyodr´bnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania, b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej,

§ 11ust.

1 pkt 2; § 6. Post´powanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi si´ przy u˝yciu systemu teleinformatycznego, który: 13) wspomaga czynnoÊci zwiàzane z przygotowaniem dokumentów stanowiàcych materia∏y archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum paƒstwowego, w tym: 1) zapewnia integralnoÊç treÊci dokumentów i metadanych polegajàcà na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjàtkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

1. a)wyodr´bnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania, 2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw za∏atwionych;
2. c)eksportuje dokumenty i ich metadane, 3) zabezpiecza przed usuni´ciem dokumentów z systemu, z wyjàtkiem udokumentowanych czynnoÊci dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:
3. a)dla których up∏ynà∏ okres przechowywania ustalony w wykazie akt,
4. b)mylnie zapisanych,
5. c)mogàcych stanowiç zagro˝enie dla prawid∏owego funkcjonowania systemu,
6. d)których usuni´cie wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sàdu lub ostatecznej decyzji organu administracji; 4) zapewnia sta∏y i skuteczny dost´p do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;
7. b)przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy,

§ 17ust.

1, w postaci dokumentu elektronicznego,

1. d)oznacza dokumenty przekazane do archiwum paƒstwowego w sposób umo˝liwiajàcy ich odró˝nienie od dokumentów nieprzekazanych; 14) umo˝liwia przesy∏anie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych, w szczególnoÊci przez:
2. a)eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazaƒ na te metadane oraz danych dokumentujàcych dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z zachowaniem powiàzaƒ pomi´dzy tymi dokumentami i metadanymi,
3. b)zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML. § 7. System teleinformatyczny,

§ 6

, spe∏nia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcj´ archiwum zak∏adowego lub sk∏adnicy akt. Dziennik Ustaw Nr 206 — 10355 — §

2. Dokumentacja niearchiwalna mo˝e podlegaç brakowaniu po up∏ywie okresu przechowywania okreÊlonego w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji, je˝eli utraci∏a praktyczne znaczenie dla potrzeb danego podmiotu oraz dla celów kontrolnych.
3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatnoÊci do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i jej zniszczeniu w sposób w∏aÊciwy dla danej technologii zapisu. Poz. 1518 2) dla organów i jednostek organizacyjnych niewymienionych w pkt 1 — archiwum paƒstwowe miejscowo w∏aÊciwe ze wzgl´du na ich siedzib´.
4. Przepisów ust. 1 nie stosuje si´ do podmiotów, w których utworzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione. §
6. Do wniosku o zgod´ jednorazowà do∏àcza si´: 1) protokó∏ oceny dokumentacji niearchiwalnej; §
8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej nast´puje na podstawie zgody, z zastrze˝eniem ust.
10. Dokumentacja niearchiwalna kategorii Bc, o której mowa w za∏àczniku do rozporzàdzenia, mo˝e byç brakowana bez uzyskiwania zgody.
11. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej mo˝e byç: 1) jednorazowa; 2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.
12. Protokó∏ oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporzàdza komisja powo∏ana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w §
14. W sk∏ad komisji wchodzà w szczególnoÊci: 2) generalna. 1) osoby sprawujàce nadzór w zakresie okreÊlonym w § 22;
15. Zgod´ jednorazowà wyra˝a dyrektor w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego. 2) przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.
16. Zgod´ generalnà wyra˝a Naczelny Dyrektor Archiwów Paƒstwowych.
17. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa paƒstwowe wyodr´bnione, zgod´ na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wyra˝a organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu — kierownik tego podmiotu.
18. W zgodzie generalnej ustala si´: 1) czas, na jaki zosta∏a wydana; 2) dokumentacj´ niearchiwalnà, której dotyczy.
19. Podmiotom, je˝eli wytwarzajà one materia∏y archiwalne, zgoda generalna na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej mo˝e byç wyra˝ona, gdy dokumenty ewidencjonowane sà grupowane w akta spraw zgodnie z wykazem akt. §
21. Podmioty sk∏adajà wniosek o wyra˝enie zgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej do dyrektora w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego.
22. W∏aÊciwym archiwum paƒstwowym,

ust. 1, jest: 1) dla paƒstwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujàcych dzia∏alnoÊcià obszar ca∏ego kraju, majàcych swojà siedzib´ w Warszawie — w∏aÊciwe archiwum paƒstwowe o charakterze centralnym;

1. W przypadku trudnoÊci w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej podmioty zwracajà si´ do w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego o przeprowadzenie ekspertyzy. §
3. Wniosek o wyra˝enie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, okreÊlenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlegaç b´dzie brakowaniu, oraz informacj´, ˝e do post´powania z dokumentami ewidencjonowanymi u˝ywany jest system teleinformatyczny spe∏niajàcy wymagania okreÊlone w §
5. W podmiotach, które uzyska∏y zgod´ generalnà na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, czynnoÊci brakowania przeprowadza komisja w sk∏adzie okreÊlonym w § 11 ust.
7. Z czynnoÊci brakowania sporzàdza si´ protokó∏ oraz spis, o których mowa w § 11 ust.
8. §
10. Protokó∏ oceny dokumentacji niearchiwalnej zawiera: 1) nazw´ i adres podmiotu przeprowadzajàcego brakowanie; 2) imiona i nazwiska cz∏onków komisji, która dokona∏a oceny dokumentacji, oraz ich stanowiska s∏u˝bowe; 3) ocen´ komisji wskazujàcà, ˝e dla dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia up∏ynà∏ okres przechowywania okreÊlony w przepisach prawa, Dziennik Ustaw Nr 206 — 10356 — wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji oraz ˝e dokumentacja nie jest ju˝ przydatna do celów praktycznych; 4) liczb´ pozycji w za∏àczonym do protoko∏u spisie,

§ 11ust. 1 pkt 2; Poz. 1518 ∏alno

Êç usta∏a, przekazuje si´ temu organowi lub jednostce; 2) dokumentacj´ niearchiwalnà przekazuje si´ organowi lub jednostce organizacyjnej przejmujàcej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której dzia∏alnoÊç usta∏a. 5) podpisy cz∏onków komisji; 6) dat´ sporzàdzenia protoko∏u. 2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zawiera dla ka˝dej pozycji spisu: 1) liczb´ porzàdkowà; 2) symbol klasy z wykazu akt; 3) has∏o klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadajàce symbolowi,

pkt 2; 4) daty skrajne w obr´bie pozycji spisu; 5) ewentualne uwagi. 3. Je˝eli brakowaniu podlega dokumentacja zawierajàca informacje niejawne, do spisu,

ust. 2, za∏àcza si´ wykaz dokumentów obj´tych spisem wraz z przypisanymi im numerami rejestracyjnymi. §

1. Podmioty przechowujà dokumenty brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz protoko∏y jej zniszczenia przez okres ustalony w wykazie akt. §
3. Materia∏y archiwalne sà przekazywane do archiwum paƒstwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych po up∏ywie 10 lat od ich wytworzenia, z zastrze˝eniem ust. 2 i
5. W porozumieniu z dyrektorem archiwum paƒstwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych podmioty mogà przekazaç materia∏y archiwalne do tego archiwum w terminie innym ni˝ okreÊlony w ust.
7. W przypadku braku nast´pcy prawnego dokumentacj´ niearchiwalnà wytworzonà i zgromadzonà przez organ paƒstwowy lub paƒstwowà jednostk´ organizacyjnà, której okres przechowywania nie up∏ynà∏, przekazuje si´ rzeczowo w∏aÊciwemu organowi administracji rzàdowej.
8. Dokumentacj´ niearchiwalnà wytworzonà i zgromadzonà przez organy jednostek samorzàdu terytorialnego i samorzàdowe jednostki organizacyjne w przypadku braku nast´pcy prawnego przekazuje si´ odp∏atnie na przechowanie na podstawie umowy podmiotom prowadzàcym dzia∏alnoÊç w zakresie przechowywania dokumentów elektronicznych. Umowa przechowania powinna byç zawarta do koƒca okresu przechowywania dokumentacji. Likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie Êrodki finansowe niezb´dne do realizacji umowy przechowania. §
10. Podmioty wyst´pujà do dyrektora archiwum paƒstwowego, o którym mowa odpowiednio w § 10 ust. 2 pkt 1 lub 2, z wnioskiem dotyczàcym przekazania materia∏ów archiwalnych do archiwum paƒstwowego. Do wniosku do∏àcza si´ spis zdawczo-odbiorczy tych materia∏ów.
11. Wniosek,

ust. 1, zawiera: 1) nazw´ i adres podmiotu przekazujàcego materia∏y archiwalne; 2) dat´ sporzàdzenia wniosku; 3) nazw´ archiwum paƒstwowego, do którego kierowany jest wniosek; 4) dat´ sporzàdzenia spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów archiwalnych;

1. Termin okreÊlony w ust. 1 nie dotyczy materia∏ów archiwalnych: 5) nazw´ podmiotu, który wytworzy∏ materia∏y archiwalne; 1) których okres przechowywania przez podmioty okreÊlony jest odr´bnymi przepisami; 6) okreÊlenie liczby pozycji spisu zdawczo-odbiorczego; 2) których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów Paƒstwowych powierzy∏ jednostkom organizacyjnym. 7) wskazanie przewidywanej iloÊci materia∏ów archiwalnych b´dàcych przedmiotem spisu zdawczo-odbiorczego, okreÊlonej w megabajtach; §
3. W przypadku ustania dzia∏alnoÊci podmiotów: 8) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu przekazujàcego materia∏y archiwalne. 1) materia∏y archiwalne przekazuje si´ do archiwum paƒstwowego,

§ 15ust.

1, z tym ˝e materia∏y archiwalne, dla których nie up∏ynà∏ 10-letni okres od ich wytworzenia, a które sà niezb´dne do dzia∏alnoÊci organu lub jednostki organizacyjnej przejmujàcej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której dzia-

1. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym powinna odpowiadaç jednej sprawie.
2. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawieraç dla ka˝dej pozycji: 1) liczb´ porzàdkowà; Dziennik Ustaw Nr 206 — 10357 — 2) znak sprawy; 3) has∏o klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadajàce znakowi sprawy,

pkt 2; 4) tytu∏ sprawy; 5) dat´ wszcz´cia sprawy; 6) dat´ zakoƒczenia sprawy; 7) liczb´ dokumentów w sprawie. §

2. Przygotowanie materia∏ów archiwalnych do przekazania do archiwum paƒstwowego polega na: 1) zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporzàdkowany, w strukturze okreÊlonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, na noÊniku przeznaczonym do przekazania danych do archiwum paƒstwowego w formacie zapisu zgodnym z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy; 2) przygotowaniu spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów archiwalnych w postaci dokumentu elektronicznego zapisanego w jednym z formatów okreÊlonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dzia∏alnoÊci podmiotów realizujàcych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501); format spisu zdawczo-odbiorczego i sposób przekazania spisu wskazuje dyrektor w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego w porozumieniu z podmiotem przekazujàcym.
3. Uporzàdkowanie materia∏ów archiwalnych polega na przypisaniu do ka˝dego dokumentu ewidencjonowanego metadanych, których podanie jest obowiàzkowe zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy.
4. Do spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum paƒstwowego do∏àcza si´ w postaci dokumentu elektronicznego informacj´ zawierajàcà podstawowe dane dotyczàce zmian organizacyjnych, jakie nastàpi∏y w okresie, z którego pochodzà przekazywane materia∏y archiwalne. Format tego dokumentu i sposób jego przekazania wskazuje dyrektor w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego w porozumieniu z podmiotem przekazujàcym. Poz. 1518 na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy lub za pomocà Êrodków komunikacji elektronicznej do archiwum paƒstwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych.
5. Dyrektor w∏aÊciwego archiwum paƒstwowego mo˝e, w przypadku nieuporzàdkowania materia∏ów archiwalnych w sposób okreÊlony w § 18 ust. 2, wstrzymaç ich przekazanie do archiwum paƒstwowego,

ust. 1, do czasu dokonania odpowiednich zmian, okreÊlajàc termin ich wykonania. 3. Przekazanie materia∏ów archiwalnych odbywa si´ na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego,

§ 17ust.

2. Dyrektor archiwum paƒstwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych ustala, w porozumieniu z zainteresowanym podmiotem, termin i sposób przekazania materia∏ów archiwalnych.
3. Koszty zwiàzane z przygotowaniem materia∏ów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi podmiot przekazujàcy materia∏y. §
4. Materia∏y archiwalne zgrupowane inaczej ni˝ w akta spraw przekazuje si´ w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum paƒstwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Paƒstwowych. §
6. Archiwum paƒstwowe potwierdza w formie pisemnej przej´cie prawid∏owo uporzàdkowanych materia∏ów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie d∏u˝szym ni˝ 12 miesi´cy od daty przekazania materia∏ów.
7. Do czasu uzyskania potwierdzenia,

ust. 1, podmioty obowiàzane sà przechowywaç przekazane materia∏y archiwalne wraz z ich metadanymi. § 22. Podmioty zapewniajà nadzór nad prawid∏owoÊcià: 1) funkcjonowania systemu

§ 6

; teleinformatycznego, 2) grupowania dokumentacji w sprawy zgodnie z wykazem akt; 3) procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materia∏ów archiwalnych do archiwów paƒstwowych;

1. W przypadku przekazywania materia∏ów archiwalnych podmiotu, którego dzia∏alnoÊç usta∏a, do spisu zdawczo-odbiorczego nale˝y do∏àczyç, w postaci dokumentu elektronicznego, podstawowe dane dotyczàce organizacji i zakresu dzia∏ania tego podmiotu w uj´ciu chronologicznym. §
2. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie 6 miesi´cy od dnia og∏oszenia. §
4. Materia∏y archiwalne przekazuje si´ na informatycznym noÊniku danych spe∏niajàcym wymagania techniczne okreÊlone w przepisach wydanych Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji: L. Dorn 4) dzia∏aƒ, o których mowa w § 4 ust.
5. Dziennik Ustaw Nr 206 — 10358 — Poz. 1518 i 1519 Za∏àcznik do rozporzàdzenia Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji z dnia 30 paêdziernika 2006 r. (poz. 1518) SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNEJ DOKUMENTÓW EWIDENCJONOWANYCH
6. Symbolem „A” oznacza si´ kategori´ archiwalnà dokumentów ewidencjonowanych stanowiàcych materia∏y archiwalne.
7. Symbolem „B” oznacza si´ kategori´ archiwalnà dokumentów ewidencjonowanych stanowiàcych dokumentacj´ niearchiwalnà, z tym ˝e: 1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich (np. B10) oznacza si´ kategori´ dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym, które po up∏ywie obowiàzujàcego okresu przechowywania wyra˝onego tymi cyframi mogà podlegaç brakowaniu; okres przechowywania liczy si´ w pe∏nych latach kalendarzowych, poczynajàc od dnia 1 stycznia roku nast´pnego od daty wytworzenia dokumentów; 2) symbolem „B” z dodaniem ma∏ej litery „c” (Bc) oznacza si´ kategori´ dokumentów majàcych wy∏àcznie krótkotrwa∏e znaczenie praktyczne i z tego wzgl´du podlegajàcych brakowaniu po ich ca∏kowitym wykorzystaniu; 3) symbolem „B” z dodaniem du˝ej litery „E” oraz cyfr arabskich (np. BE5) oznacza si´ kategori´ dokumentów, które po up∏ywie obowiàzujàcego okresu przechowywania wyra˝onego tymi cyframi podlegajà ekspertyzie archiwalnej ze wzgl´du na ich charakter, treÊç i znaczenie. Ekspertyz´ przeprowadza archiwum paƒstwowe, które mo˝e dokonaç zmiany kategorii tych dokumentów. Zmiana kategorii mo˝e wiàzaç si´ z uznaniem dokumentów ewidencjonowanych za materia∏y archiwalne. 1519 ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1) z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagaƒ technicznych formatów zapisu i informatycznych noÊników danych, na których utrwalono materia∏y archiwalne przekazywane do archiwów paƒstwowych Na podstawie art. 5 ust. 2c oraz ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarzàdza si´, co nast´puje: §
8. Rozporzàdzenie okreÊla wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadaç formaty zapisu i informatyczne noÊniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dzia∏alnoÊci podmiotów realizujàcych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501), przekazywanych do archiwów paƒstwowych materia∏ów archiwalnych utrwalonych na informatycznych noÊnikach danych. §
10. Informatyczny noÊnik danych powinien byç: 1) oznakowany w sposób pozwalajàcy na jednoznacznà identyfikacj´; 2) przystosowany do przenoszenia pomi´dzy urzàdzeniami odczytujàcymi; ——————— 1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja oraz sprawy wewn´trzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 i 3 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919). 3) dostosowany do przechowywania w temperaturze 18—22 °C przy wilgotnoÊci wzgl´dnej 40—50 %.
11. Informatyczny noÊnik danych powinien zapewniaç mo˝liwoÊç wiernego odczytywania danych w urzàdzeniach produkowanych przez ró˝nych producentów, w∏aÊciwych dla danego typu noÊnika. §
13. Przekazywane materia∏y archiwalne zapisuje si´ w formacie, w którym by∏y ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujàcy.
14. Materia∏y archiwalne przekazuje si´ razem z odnoszàcymi si´ do nich metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
15. Metadane zapisuje si´ w strukturze okreÊlonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, do∏àczone do dokumentu lub zawarte w nim, w formacie XML.
16. Techniczny sposób zapisu na noÊniku okreÊla za∏àcznik do rozporzàdzenia. §
17. Materia∏y archiwalne przekazuje si´ w postaci niezaszyfrowanej.