Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów el

Dziennik Ustaw Nr 227 — 11328 — Poz. 1664 1664 ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1) z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporzàdzania i dor´czania pism w formie dokumentów elektronicznych Na podstawie art. 391 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks post´powania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z póên. zm.2)) zarzàdza si´, co nast´puje: §

1. Rozporzàdzenie okreÊla: 1) struktur´ i sposób sporzàdzania pism w formie dokumentów elektronicznych; 2) warunki organizacyjno-techniczne dor´czania pism w formie dokumentów elektronicznych, w tym form´ urz´dowego poÊwiadczania odbioru tych pism przez ich adresata; 3) sposób udost´pniania kopii dokumentów elektronicznych. §
2. OkreÊlenia u˝yte w rozporzàdzeniu oznaczajà: 1) struktura logiczna dokumentu elektronicznego — sposób u∏o˝enia informacji w dokumencie elektronicznym zdefiniowany poprzez okreÊlenie elementów informacyjnych tego dokumentu oraz powiàzaƒ mi´dzy nimi; wynikajàcymi z przepisów prawa oraz rodzaju spraw za∏atwianych przez podmiot publiczny; 5) urz´dowe poÊwiadczenie odbioru — dane elektroniczne do∏àczone do dor´czanego pisma w formie dokumentu elektronicznego lub po∏àczone z tym dokumentem w taki sposób, ˝e jakakolwiek póêniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna. §
4. Pisma w formie dokumentów elektronicznych oraz urz´dowe poÊwiadczenie odbioru sporzàdza si´ w strukturach fizycznych dokumentów elektronicznych w formie zgodnej z formatami danych okreÊlonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dzia∏alnoÊci podmiotów realizujàcych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501), zwanej dalej „ustawà o informatyzacji”, i podpisuje bezpiecznym podpisem elektronicznym. 2) struktura fizyczna dokumentu elektronicznego — wynik przetworzenia, w tym kodowania i szyfrowania, informacji zawartych w dokumencie elektronicznym na dane w uk∏adzie bitowym (format danych);
5. Sporzàdzone przez organy administracji publicznej pisma w formie dokumentów elektronicznych powinny zostaç opatrzone danymi pozwalajàcymi na ustalenie wa˝noÊci certyfikatów kwalifikowanych w momencie z∏o˝enia bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji zgodnie ze specyfikacjà technicznà ETSI TS 101 903 1.3.2 lub nowszà. 3) wyró˝nik — element struktury logicznej dokumentu elektronicznego s∏u˝àcy do automatyzacji obs∏ugi pism w formie elektronicznej, a w szczególnoÊci pozwalajàcy na automatyczne ich przekazywanie wed∏ug kompetencji w∏aÊciwym organom;
6. Przy sporzàdzaniu pism w formie dokumentu elektronicznego wykorzystuje si´ wzory dokumentów elektronicznych, które zawierajà wyró˝nik okreÊlajàcy szczegó∏owo zakres u˝ytkowy dokumentu elektronicznego. 4) zakres u˝ytkowy dokumentu elektronicznego — zawartoÊç dokumentu elektronicznego zdefiniowanà przez okreÊlenie struktury logicznej dokumentu elektronicznego zgodnie z wymaganiami
7. Minister w∏aÊciwy do spraw informatyzacji tworzy i udost´pnia organom administracji publicznej centralne repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych. W centralnym repozytorium umieszcza si´, przechowuje i udost´pnia wzory pism, które: ——————— 1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919). 2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 49, poz. 509, z 2002 r. Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 169, poz. 1387, z 2003 r. Nr 130, poz. 1188 i Nr 170, poz. 1660, z 2004 r. Nr 162, poz. 1692 oraz z 2005 r. Nr 64, poz. 565, Nr 78, poz. 682 i Nr 181, poz.
8. 1) spe∏niajà wymagania okreÊlone w przepisach wydanych na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji; 2) spe∏niajà wymagania okreÊlone w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji; 3) uwzgl´dniajà niezb´dne elementy struktury dokumentów elektronicznych okreÊlone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy Dziennik Ustaw Nr 227 — 11329 — z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600).
9. Organy administracji publicznej przekazujà do centralnego repozytorium oraz udost´pniajà w Biuletynie Informacji Publicznej wzory pism w formie dokumentów elektronicznych. Przy sporzàdzaniu wzorów pism stosuje si´ mi´dzynarodowe standardy dotyczàce sporzàdzania dokumentów elektronicznych przez organy administracji publicznej, z uwzgl´dnieniem koniecznoÊci podpisywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym. Minister w∏aÊciwy do spraw informatyzacji udost´pnia w Biuletynie Informacji Publicznej zasady tworzenia wyró˝ników, o których mowa w ust.
11. Niezale˝nie od obowiàzku wynikajàcego z ust. 5 organy administracji publicznej mogà prowadziç w∏asne lub wspólnie z innymi organami administracji publicznej repozytoria wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych.
12. Je˝eli wzór podania okreÊlajà odr´bne przepisy, to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego przez organy administracji publicznej w centralnym repozytorium jest równoznaczne z okreÊleniem wzoru wnoszenia podaƒ — pism w postaci dokumentu elektronicznego, o którym mowa w art. 63 § 3a pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks post´powania administracyjnego. §
14. W celu dor´czenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesy∏a na adres elektroniczny adresata informacj´ zawierajàcà: 1) wskazanie, ˝e adresat mo˝e odebraç pismo w formie dokumentu elektronicznego; 2) wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z którego adresat mo˝e pobraç pismo i pod którym powinien dokonaç potwierdzenia dor´czenia pisma; 3) pouczenie dotyczàce sposobu odbioru pisma, a w szczególnoÊci sposobu autoryzacji pod wskazanym adresem elektronicznym oraz informacji o wymogu podpisania urz´dowego poÊwiadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.
15. Autoryzacja pod wskazanym adresem elektronicznym nast´puje poprzez podanie kodu dost´pu, którym mo˝e byç w szczególnoÊci indywidualny identyfikator, has∏o lub certyfikat cyfrowy, autoryzowane przez organ administracji publicznej, lub za pomocà bezpiecznego podpisu elektronicznego i zwiàzanego z nim certyfikatu kwalifikowanego adresata pisma.
16. Po prawid∏owo zakoƒczonym procesie autoryzacji adresat pisma potwierdza odebranie pisma poprzez opatrzenie urz´dowego poÊwiadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym. Poz. 1664
17. Urz´dowe poÊwiadczenie odbioru okreÊla: 1) pe∏nà nazw´ podmiotu wystawiajàcego poÊwiadczenie; 2) pe∏nà nazw´ podmiotu, któremu dor´cza si´ dokument elektroniczny (adresata); 3) dat´ i czas podpisania bezpiecznym podpisem elektronicznym urz´dowego poÊwiadczenia odbioru oraz datà odbioru wpisanà przez adresata; 4) oznaczenie sprawy; 5) oznaczenie pisma, którego dotyczy.
18. Po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym system teleinformatyczny s∏u˝àcy do obs∏ugi dor´czeƒ pism udost´pnia do pobrania pismo wraz z urz´dowym poÊwiadczeniem odbioru, nie póêniej ni˝ w ciàgu 10 sekund od zakoƒczenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata.
19. System teleinformatyczny s∏u˝àcy do obs∏ugi dor´czeƒ pism zapisuje dane niezb´dne do okreÊlenia czasu wystawienia urz´dowego poÊwiadczenia odbioru oraz odbioru pism.
20. Do przesy∏ania kodów dost´pu, pism oraz potwierdzania dor´czeƒ organy administracji publicznej wykorzystujà bezpieczny kana∏ komunikacji oparty na jednym z protoko∏ów okreÊlonych przepisami wydanymi na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji albo na protokole https oraz zapisujà dane niezb´dne do okreÊlenia czasu wys∏ania oraz dotarcia pisma do komputera adresata.
21. System teleinformatyczny s∏u˝àcy do obs∏ugi dor´czeƒ pism zapewnia oznaczanie pism w postaci dokumentów elektronicznych danymi stwierdzajàcymi wa˝noÊç kwalifikowanych certyfikatów i czas ich weryfikacji. Przy dokonywaniu oznaczeƒ za pomocà systemu teleinformatycznego nale˝y: 1) spe∏niaç, co najmniej, wymagania zgodnie z normà Europejskiego Instytutu Standaryzacyjnego CEN-CWA 14167-1 (marzec 2003) lub nowszà; 2) wykorzystywaç bezpieczne modu∏y kryptograficzne (HSM), spe∏niajàce wymagania normy FIPS 140-2 poziom 3 lub CEN-CWA 14167-2 lub nowszà, w szczególnoÊci poprzez: a) zapewnienie generowania i przechowywania materia∏u kryptograficznego s∏u˝àcego do oznaczania danymi stwierdzajàcymi wa˝noÊç certyfikatów kwalifikowanych, b) ochron´ przed nieuprawnionym dost´pem, w bezpiecznej obudowie odpornej na nieuprawnionà ingerencj´ z zewnàtrz, c) zabezpieczenie przed nieuprawnionà ingerencjà przez zniszczenie materia∏u kryptograficznego w przypadku jej wykrycia; Dziennik Ustaw Nr 227 — 11330 — 3) wykorzystywaç urzàdzenia udost´pniajàce urz´dowy koordynowany czas UTC(PL) zgodnie z rozporzàdzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Spo∏ecznej z dnia 19 marca 2004 r. w sprawie sposobów rozpowszechniania sygna∏ów czasu urz´dowego i uniwersalnego czasu koordynowanego UTC(PL) (Dz. U. Nr 56, poz. 548); 4) wykorzystywaç algorytmy szyfrowe z d∏ugoÊcià klucza co najmniej 2040 bitów. §
23. Organ administracji publicznej wykorzystuje do dor´czania pism w formie dokumentu elektronicznego system teleinformatyczny spe∏niajàcy wymagania techniczne i organizacyjne okreÊlone w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji. System ten w szczególnoÊci uzale˝nia zapoznanie si´ przez odbiorc´ z treÊcià pisma od z∏o˝enia bezpiecznego podpisu elektronicznego na urz´dowym poÊwiadczeniu odbioru.
24. System teleinformatyczny umo˝liwia automatyczne generowanie informacji wskazujàcych pisma dor´czane za pomocà Êrodków komunikacji elektronicznej, co do których nie wp∏yn´∏o potwierdzone urz´dowe poÊwiadczenie odbioru w terminie okreÊlonym w art. 46 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks post´powania administracyjnego.
25. System teleinformatyczny umo˝liwia udost´pnianie pism i urz´dowych poÊwiadczeƒ odbioru oraz ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych dor´czonych poszczególnym adresatom oraz urz´dowych poÊwiadczeƒ odbioru, a tak˝e czasu podpisania urz´dowego poÊwiadczenia odbioru oraz dotarcia wys∏anego pisma do komputera adresata.
26. Organ administracji publicznej przechowuje otrzymane i potwierdzone urz´dowe poÊwiadczenia odbioru przez co najmniej taki okres, przez jaki obowiàzany jest przechowywaç pismo, którego dotyczy to poÊwiadczenie.
27. Za dat´ dor´czenia pisma w formie dokumentu elektronicznego wysy∏anego przez organ administracji publicznej uwa˝a si´ dzieƒ podpisania urz´dowego poÊwiadczenia odbioru.
28. Organ administracji publicznej nieodp∏atnie udost´pnia oprogramowanie, które umo˝liwia: 1) prezentacj´ umo˝liwiajàcà odczytanie przesy∏anego pisma wraz z weryfikacjà bezpiecznego podpisu osoby, która podpisa∏a pismo; Poz. 1664 wiajàcà obs∏ug´ systemu teleinformatycznego do dor´czeƒ dla organów administracji rzàdowej. Inne organy administracji publicznej mogà upowa˝niç, w drodze porozumienia, ministra w∏aÊciwego do spraw informatyzacji do obs∏ugi dor´czeƒ dotyczàcych tych organów.
29. Dor´czenia dokonywane za pomocà upowa˝nionej elektronicznej skrzynki podawczej uwa˝a si´ za dokonywane przez organ administracji publicznej, który wystawi∏ upowa˝nienie.
30. Elektroniczna skrzynka podawcza, nie póêniej ni˝ w czasie 2 godzin od dor´czenia dokumentu, przekazuje w∏aÊciwym organom administracji publicznej urz´dowe poÊwiadczenia odbioru. §
31. Je˝eli adresatem pisma w formie dokumentu elektronicznego jest organ administracji publicznej, dor´czenie nast´puje na warunkach i w formie okreÊlonych w przepisach wydanych na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji. §
33. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych sporzàdza si´ i udost´pnia w postaci dokumentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby sporzàdzajàcej kopi´, a sk∏adajàcego si´ z treÊci udost´pnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych okreÊlajàcych co najmniej informacj´, kto sporzàdzi∏ kopi´, dat´ jej sporzàdzenia oraz nazw´ urz´du i jego adres. Elementy informacyjne dokumentu muszà byç zgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym certyfikacie osoby sporzàdzajàcej kopie.
34. Pisma w formie dokumentów elektronicznych mogà byç tak˝e udost´pniane w postaci elektronicznej kopii dokumentu oryginalnego, o ile zosta∏y podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym, a okres wa˝noÊci kwalifikowanego certyfikatu pozwoli na jego weryfikacj´ przez odbiorc´.
35. Kopia pisma w formie dokumentu elektronicznego mo˝e byç sporzàdzona w postaci uwierzytelnionego wydruku komputerowego.
36. Do sporzàdzania kopii pism w formie dokumentów elektronicznych stosuje si´ odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks post´powania administracyjnego dotyczàce uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. 2) weryfikacj´ autentycznoÊci urz´dowego poÊwiadczenia odbioru i prezentacj´ czasu podpisania potwierdzenia;
37. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych, o których mowa w ust. 1 i 2, mogà byç udost´pnione za poÊrednictwem Êrodków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych noÊnikach danych. 3) weryfikacj´ bezpiecznego podpisu elektronicznego osoby odbierajàcej pismo, która podpisa∏a urz´dowe poÊwiadczenie odbioru. §
38. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie 6 miesi´cy od dnia og∏oszenia.
39. Minister w∏aÊciwy do spraw informatyzacji mo˝e utworzyç elektronicznà skrzynk´ podawczà umo˝li- Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji: L. Dorn