Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalne

Dziennik Ustaw Nr 229 — 12810 — Poz. 1536 1536 ROZPORZÑDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1) z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zg∏oszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych Na podstawie art. 46a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z póên. zm.2)) zarzàdza si´, co nast´puje: ——————— 1) Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — administracja publiczna, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji (Dz. U. Nr 216, poz. 1604). 2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711 oraz z 2007 r. Nr 165, poz. 1170 i Nr 176, poz. 1238. § 1. OkreÊla si´ wzór zg∏oszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, stanowiàcy za∏àcznik do rozporzàdzenia. § 2. Traci moc rozporzàdzenie Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie wzoru zg∏oszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1025). § 3. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie 6 tygodni od dnia og∏oszenia. Minister Spraw Wewn´trznych i Administracji: G. Schetyna Dziennik Ustaw Nr 229 — 12811 — Poz. 1536 Za∏àcznik do rozporzàdzenia Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. (poz. 1536) WZÓR ZG¸OSZENIE ZBIORU DANYCH DO REJESTRACJI GENERALNEMU INSPEKTOROWI OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH *  — zg∏oszenie zbioru na podstawie art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z póên. zm.), *  — zg∏oszenie zmian na podstawie art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, *  — zg∏oszenie zbioru, w którym b´dà przetwarzane dane okreÊlone w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Nr ........................................... (nadaje urz´dnik Biura GIODO) Cz´Êç A. Wniosek Wnosz´ o wpisanie zbioru danych osobowych o nazwie: ................................................................................................................ do Rejestru Zbiorów Danych Osobowych. Cz´Êç B. Charakterystyka administratora danych 1. Wnioskodawca (administrator danych): .................................................................................................................. ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... (nazwa administratora danych i adres jego siedziby lub nazwisko, imi´ i adres miejsca zamieszkania wnioskodawcy oraz nr REGON) 2. Przedstawiciel wnioskodawcy, o którym mowa w art. 31a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych: ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... (nazwa przedstawiciela administratora danych i adres jego siedziby lub nazwisko, imi´ i adres miejsca zamieszkania) 3. Powierzenie przetwarzania danych osobowych: *  — administrator danych powierzy∏ w drodze umowy zawartej na piÊmie przetwarzanie danych innemu podmiotowi (art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych), *  — administrator danych przewiduje powierzenie przetwarzania danych innemu podmiotowi. W przypadku powierzenia przetwarzania danych innemu podmiotowi, nale˝y podaç nazw´ i adres siedziby lub nazwisko, imi´ i adres miejsca zamieszkania podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych: ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... .......................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................ 4. Podstawa prawna upowa˝niajàca do prowadzenia zbioru danych: *  — zgoda osoby, której dane dotyczà, na przetwarzanie danych jej dotyczàcych, *  — przetwarzanie jest niezb´dne do zrealizowania uprawnienia lub spe∏nienia obowiàzku wynikajàcego z przepisu prawa — ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... .......................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................ Dziennik Ustaw Nr 229 — 12812 — Poz. 1536 *  — przetwarzanie jest konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczà, jest jej stronà lub gdy jest to niezb´dne do podj´cia dzia∏aƒ przed zawarciem umowy na ˝àdanie osoby, której dane dotyczà, *  — przetwarzanie jest niezb´dne do wykonania okreÊlonych prawem zadaƒ realizowanych dla dobra publicznego — w przypadku odpowiedzi twierdzàcej, nale˝y opisaç te zadania: ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... .......................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................ *  — przetwarzanie jest niezb´dne do wype∏nienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolnoÊci osoby, której dane dotyczà. Cz´Êç C. Cel przetwarzania danych, opis kategorii osób, których dane dotyczà, oraz zakres przetwarzanych danych 5. Cel przetwarzania danych w zbiorze: ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... ...........................................................................................................*  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................ 6. Opis kategorii osób, których dane dotyczà: ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... 7. Zakres przetwarzanych w zbiorze danych o osobach: *  — nazwiska i imiona, *  — imiona rodziców, *  — data urodzenia, *  — miejsce urodzenia, *  — adres zamieszkania lub pobytu, *  — numer ewidencyjny PESEL, *  — Numer Identyfikacji Podatkowej, *  — miejsce pracy, *  — zawód, *  — wykszta∏cenie, *  — seria i numer dowodu osobistego, *  — numer telefonu. 8. Inne dane osobowe, oprócz wymienionych w pkt 7, przetwarzane w zbiorze — nale˝y podaç, jakie: ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... .......................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................ 9. Dane przetwarzane w zbiorze:

1. a)ujawniajà bezpoÊrednio lub w kontekÊcie: *  — pochodzenie rasowe, *  — pochodzenie etniczne, *  — poglàdy polityczne, *  — przekonania religijne, *  — przekonania filozoficzne, *  — przynale˝noÊç wyznaniowà, *  — przynale˝noÊç partyjnà, *  — przynale˝noÊç zwiàzkowà, *  — stan zdrowia, *  — kod genetyczny, *  — na∏ogi, *  — ˝ycie seksualne,
2. b)dotyczà: *  — skazaƒ, *  — mandatów karnych, *  — orzeczeƒ o ukaraniu, *  — innych orzeczeƒ wydanych w post´powaniu sàdowym lub administracyjnym. JeÊli nie zakreÊlono ˝adnej odpowiedzi, nale˝y przejÊç do pkt 11. Dziennik Ustaw Nr 229 — 12813 — Poz. 1536 10. Podstawa prawna przetwarzania danych wskazanych w pkt 9: *  — osoby, których dane dotyczà, b´dà wyra˝aç na to zgod´ na piÊmie, *  — przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie bez zgody osoby, której dane dotyczà, jej danych osobowych — w przypadku odpowiedzi twierdzàcej, nale˝y podaç odniesienie do przepisu tej ustawy: ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................ *  — przetwarzanie danych jest niezb´dne do ochrony ˝ywotnych interesów osoby, której dane dotyczà, lub innej osoby, gdy osoba, której dane dotyczà, nie jest fizycznie lub prawnie zdolna do wyra˝enia zgody, do czasu ustanowienia opiekuna prawnego lub kuratora, *  — przetwarzanie jest niezb´dne do wykonania statutowych zadaƒ koÊcio∏a, innego zwiàzku wyznaniowego, stowarzyszenia, fundacji lub innej niezarobkowej organizacji lub instytucji o celach politycznych, naukowych, religijnych, filozoficznych lub zwiàzkowych, a przetwarzanie danych dotyczy wy∏àcznie cz∏onków tej organizacji lub instytucji albo osób utrzymujàcych z nià sta∏e kontakty w zwiàzku z jej dzia∏alnoÊcià i zapewnione sà pe∏ne gwarancje ochrony przetwarzanych danych — w przypadku odpowiedzi twierdzàcej, nale˝y podaç, jakich: ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................ *  — przetwarzanie dotyczy danych, które sà niezb´dne do dochodzenia praw przed sàdem, *  — przetwarzanie jest niezb´dne do wykonania zadaƒ administratora danych odnoszàcych si´ do zatrudnienia pracowników i innych osób, a zakres przetwarzanych danych jest okreÊlony w ustawie, *  — przetwarzanie jest prowadzone w celu ochrony stanu zdrowia, Êwiadczenia us∏ug medycznych lub leczenia pacjentów przez osoby trudniàce si´ zawodowo leczeniem lub Êwiadczeniem innych us∏ug medycznych, zarzàdzania udzielaniem us∏ug medycznych i sà stworzone pe∏ne gwarancje ochrony danych osobowych, *  — przetwarzanie dotyczy danych, które zosta∏y podane do wiadomoÊci publicznej przez osob´, której dane dotyczà, *  — przetwarzanie jest niezb´dne do prowadzenia badaƒ naukowych, w tym do przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukoƒczenia szko∏y wy˝szej lub stopnia naukowego, a publikowanie wyników badaƒ naukowych uniemo˝liwia identyfikacj´ osób, których dane zosta∏y przetworzone, *  — przetwarzanie danych jest prowadzone przez stron´ w celu realizacji praw i obowiàzków wynikajàcych z orzeczenia wydanego w post´powaniu sàdowym lub administracyjnym. Cz´Êç D. Sposób zbierania oraz udost´pniania danych 11. Dane do zbioru b´dà zbierane: *  — od osób, których dotyczà, *  — z innych êróde∏ ni˝ osoba, której dane dotyczà. 12. Dane ze zbioru b´dà udost´pniane: *  — podmiotom innym ni˝ upowa˝nione na podstawie przepisów prawa. 13. Odbiorcy lub kategorie odbiorców, którym dane mogà byç przekazywane — nale˝y podaç nazw´ i adres siedziby lub nazwisko, imi´ i adres miejsca zamieszkania odbiorcy danych: ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................ 14. Informacja dotyczàca ewentualnego przekazywania danych do paƒstwa trzeciego — nale˝y podaç nazw´ paƒstwa: ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................ Dziennik Ustaw Nr 229 — 12814 — Poz. 1536 Cz´Êç E. Opis Êrodków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach okreÊlonych w art. 36—39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych 15. Zbiór danych osobowych jest prowadzony:
3. a)*  — centralnie, *  — w architekturze rozproszonej,
4. b)*  — wy∏àcznie w postaci papierowej, *  — z u˝yciem systemu informatycznego,
5. c)*  — z u˝yciem co najmniej jednego urzàdzenia systemu informatycznego s∏u˝àcego do przetwarza– nia danych osobowych po∏àczonego z siecià publicznà (np. Internetem), *  — bez u˝ycia ˝adnego z urzàdzeƒ systemu informatycznego s∏u˝àcego do przetwarzania danych osobowych po∏àczonego z siecià publicznà (np. Internetem). 16. Zosta∏y spe∏nione wymogi okreÊlone w art. 36—39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych1):
6. a)*  — zosta∏ wyznaczony administrator bezpieczeƒstwa informacji nadzorujàcy przestrzeganie zasad ochrony przetwarzanych danych osobowych, *  — administrator danych sam wykonuje czynnoÊci administratora bezpieczeƒstwa informacji,
7. b)*  — do przetwarzania danych zosta∏y dopuszczone wy∏àcznie osoby posiadajàce upowa˝nienie nadane przez administratora danych,
8. c)*  — prowadzona jest ewidencja osób upowa˝nionych do przetwarzania danych,
9. d)*  — zosta∏a opracowana i wdro˝ona polityka bezpieczeƒstwa,
10. e)*  — zosta∏a opracowana i wdro˝ona instrukcja zarzàdzania systemem informatycznym,
11. f)inne Êrodki, oprócz wymienionych w ppkt a—e, zastosowane w celu zabezpieczenia danych: ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................... *  ew. cd. w za∏àczniku nr ............................ Cz´Êç F. Informacja o sposobie wype∏nienia warunków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w rozporzàdzeniu Ministra Spraw Wewn´trznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadaç urzàdzenia i systemy informatyczne s∏u˝àce do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) 17. Zastosowano Êrodki bezpieczeƒstwa na poziomie2): *  — podstawowym, *  — podwy˝szonym, *  — wysokim. .............................................................. (data, podpis i piecz´ç wnioskodawcy) ObjaÊnienia: * W przypadku odpowiedzi twierdzàcej nale˝y zakreÊliç kwadrat literà „X”. 1) Administrator danych prowadzàcy zbiór w systemie tradycyjnym (papierowym) zobowiàzany jest do zastosowania Êrodków okreÊlonych w pkt 16 ppkt a—d, a w przypadku prowadzenia zbioru w systemie informatycznym, ponadto Êrodka okreÊlonego w pkt 16 ppkt e. 2) Nale˝y wskazaç odpowiedni poziom bezpieczeƒstwa okreÊlony w § 6 ww. rozporzàdzenia (UWAGA! Dotyczy wy∏àcznie administratorów przetwarzajàcych dane w systemie informatycznym): — je˝eli wnioskodawca przetwarza dane wymienione w pkt 9 zg∏oszenia, nale˝y zastosowaç Êrodki bezpieczeƒstwa przynajmniej na poziomie podwy˝szonym; — w przypadku gdy przynajmniej jedno urzàdzenie systemu informatycznego s∏u˝àcego do przetwarzania danych osobowych po∏àczone jest z siecià publicznà, nale˝y zastosowaç Êrodki bezpieczeƒstwa na poziomie wysokim; — w pozosta∏ych przypadkach wystarczajàce jest zastosowanie Êrodków bezpieczeƒstwa na poziomie podstawowym. Zg∏oszenia mo˝na dokonaç drogà elektronicznà, za pomocà programu komputerowego umo˝liwiajàcego jego prawid∏owe wype∏nienie, dost´pnego na stronie internetowej Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.