Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wy

Dziennik Ustaw Nr 107 — 5787 — Poz. 679 679 ROZPORZÑDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu udost´pniania materia∏ów archiwalnych znajdujàcych si´ w archiwach wyodr´bnionych Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z póên. zm.1)) zarzàdza si´, co nast´puje: §

1. Rozporzàdzenie okreÊla sposób i tryb udost´pniania materia∏ów archiwalnych znajdujàcych si´ w archiwach wyodr´bnionych, z wy∏àczeniem archiwum wyodr´bnionego Instytutu Pami´ci Narodowej — Komisji Âcigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu. §
2. Materia∏y archiwalne zgromadzone w archiwach wyodr´bnionych sà udost´pniane przez: 1) umo˝liwienie zainteresowanym albo ich upowa˝nionym przedstawicielom osobistego zapoznania si´ z oryginalnymi materia∏ami lub ich kopiami, w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materia∏ów; 2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materia∏ach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie albo w postaci reprodukcji materia∏ów. §
4. Materia∏y archiwalne udost´pnia si´ na podstawie pisemnego zg∏oszenia zainteresowanego podmiotu, zwanego dalej „zg∏aszajàcym”.
5. Zg∏oszenie sk∏ada si´ do organu, któremu jest podporzàdkowane archiwum wyodr´bnione, zwane dalej „archiwum”. Zg∏oszenie powinno zawieraç: 1) imi´ i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu to˝samoÊci oraz adres do korespondencji — je˝eli zg∏oszenie sk∏ada osoba fizyczna lub jej upowa˝niony przedstawiciel; 2) nazw´ i siedzib´ osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadajàcej osobowoÊci prawnej oraz imi´ i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu to˝samoÊci osoby upowa˝nionej, której majà byç udost´pnione materia∏y archiwalne — je˝eli zg∏oszenie sk∏ada osoba prawna lub jednostka organizacyjna; 3) wskazanie materia∏ów archiwalnych lub okreÊlenie tematu, którego one dotyczà; 4) okreÊlenie celu udost´pnienia materia∏ów archiwalnych; ——————— 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 64, poz.
6. 5) proponowany sposób udost´pnienia materia∏ów archiwalnych.
7. Do zg∏oszenia za∏àcza si´ upowa˝nienie dla osoby, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i
8. §
10. Materia∏y archiwalne dotyczàce osób fizycznych udost´pnia si´ w pe∏nym zakresie tym osobom do celów w∏asnych, je˝eli nie narusza to prawnie chronionych interesów paƒstwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materia∏ach lub innych informacji podlegajàcych ograniczonemu dost´powi.
11. Materia∏y archiwalne, o których mowa w ust. 1, zawierajàce chronione dane osobowe osób trzecich, sà udost´pniane po anonimizacji tych danych. §
13. Udost´pnienie materia∏ów archiwalnych zawierajàcych informacje niejawne stanowiàce tajemnic´ paƒstwowà lub s∏u˝bowà wymaga pisemnej zgody organu, któremu jest podporzàdkowane archiwum.
14. Zgod´ na udost´pnienie materia∏ów, o których mowa w ust. 1, wydaje si´ na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu, zwanego dalej „wnioskodawcà”.
15. Wniosek powinien zawieraç: 1) imi´ i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu to˝samoÊci oraz adres do korespondencji — je˝eli o udost´pnienie materia∏ów archiwalnych zawierajàcych informacje niejawne ubiega si´ osoba fizyczna lub jej upowa˝niony przedstawiciel; 2) nazw´ i siedzib´ osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadajàcej osobowoÊci prawnej oraz imi´ i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu to˝samoÊci jej upowa˝nionego przedstawiciela, któremu majà byç udost´pnione materia∏y archiwalne — je˝eli o udost´pnienie materia∏ów archiwalnych zawierajàcych informacje niejawne ubiega si´ osoba prawna lub jednostka organizacyjna; 3) wskazanie materia∏ów archiwalnych lub okreÊlenie tematu, którego one dotyczà; 4) okreÊlenie celu i uzasadnienie wykorzystania materia∏ów archiwalnych; 5) tytu∏ uprawniajàcy do uzyskania dost´pu do informacji niejawnych. Dziennik Ustaw Nr 107 — 5788 — Poz. 679
16. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, za∏àcza 2) zaznacza brak zastrze˝eƒ odpowiednià adnotacjà na zg∏oszeniu lub na wniosku. 1) kopi´ wa˝nego poÊwiadczenia bezpieczeƒstwa wydanego przez w∏aÊciwà s∏u˝b´ ochrony paƒstwa lub pe∏nomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z póên. zm.2)), odpowiedniego do klauzuli tajnoÊci materia∏u archiwalnego, o którego udost´pnienie ubiega si´ wnioskodawca;
17. Je˝eli przepisy prawa ograniczajà dost´p do informacji wskazanych w zg∏oszeniu lub wniosku, czynnoÊci, o których mowa w ust. 1, mogà byç poprzedzone z∏o˝eniem przez zg∏aszajàcego lub wnioskodawc´ wyjaÊnieƒ lub oÊwiadczeƒ albo udokumentowaniem uprawnieƒ do zapoznania si´ z treÊcià ˝àdanych materia∏ów archiwalnych. si´: 2) upowa˝nienie dla osoby, o której mowa w ust. 3 pkt 1 i
19. Materia∏y archiwalne zawierajàce informacje niejawne mogà byç udost´pnione wnioskodawcy w zakresie niezb´dnym do osiàgni´cia celu wyra˝onego we wniosku, o którym mowa w ust. 3 pkt
21. Materia∏y, o których mowa w ust. 1, udost´pnia si´ w archiwach, w których sà one przechowywane, wy∏àcznie przez bezpoÊredni wglàd w orygina∏y dokumentów lub ich kopie.
22. Fakt udost´pnienia materia∏u archiwalnego zawierajàcego informacje niejawne stanowiàce tajemnic´ paƒstwowà podlega odnotowaniu w karcie zapoznania si´ z dokumentem. §
24. Udost´pnianiu podlegajà materia∏y archiwalne zewidencjonowane, dla których sporzàdzono Êrodki ewidencyjno-informacyjne.
25. Oryginalne materia∏y archiwalne udost´pnia si´ po nadaniu im paginacji lub foliacji.
26. Wymogi, o których mowa w ust. 2, stosuje si´ równie˝ do kserokopii i fotokopii dokumentów, je˝eli archiwum nie dysponuje oryginalnymi materia∏ami.
27. Do udost´pniania posiadanych przez archiwum Êrodków ewidencyjno-informacyjnych oraz ograniczenia lub odmowy ich udost´pnienia stosuje si´: 1) § 2, 4, 5, 7—9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2 i 3 oraz § 11—13, je˝eli sà udost´pniane Êrodki ewidencyjno-informacyjne dotyczàce materia∏ów archiwalnych zawierajàcych informacje niejawne stanowiàce tajemnic´ paƒstwowà lub s∏u˝bowà; 2) § 2—4, § 7—9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2 i 3 oraz § 11—13, je˝eli sà udost´pniane Êrodki ewidencyjno-informacyjne dotyczàce materia∏ów archiwalnych innych ni˝ wymienione w pkt
28. §
30. Osoba kierujàca archiwum: 1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych w zg∏oszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopuszczalnoÊci udost´pniania materia∏ów archiwalnych; ——————— 2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 25, poz.
32. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych, zg∏aszajàcy lub wnioskodawca sk∏ada pisemne oÊwiadczenie dotyczàce sposobu i zakresu ich wykorzystania.
33. Je˝eli w korzystaniu z materia∏ów archiwalnych, udost´pnianych odpowiednio do okreÊlonego zg∏oszenia lub wniosku, nastàpi przerwa przekraczajàca 6 miesi´cy, ponowne wykorzystanie wymaga z∏o˝enia nowego zg∏oszenia lub wniosku. §
34. Organ, któremu jest podporzàdkowane archiwum, lub osoba przez niego upowa˝niona mo˝e: 1) uzale˝niç udost´pnienie ˝àdanych materia∏ów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od przed∏o˝enia przez zg∏aszajàcego lub wnioskodawc´ pisma polecajàcego w∏aÊciwej w tym zakresie instytucji lub osoby; 2) udost´pniç materia∏y archiwalne, z wy∏àczeniem lub ograniczeniem mo˝liwoÊci ich reprodukowania ze wzgl´du na: a) z∏y stan fizyczny materia∏ów archiwalnych, b) ˝àdanie przez zg∏aszajàcego lub wnioskodawc´ materia∏ów archiwalnych zb´dnych do prowadzenia prac, o których mowa w pkt 1; 3) ustaliç maksymalnà liczb´ jednostek archiwalnych, jaka mo˝e byç udost´pniona jednej osobie w ciàgu dnia, z uwzgl´dnieniem wymogów bezpieczeƒstwa zasobu archiwalnego. §
35. Organ, któremu jest podporzàdkowane archiwum, lub osoba przez niego upowa˝niona mo˝e wyraziç pisemnà zgod´ na udost´pnienie materia∏ów archiwalnych, od których wytworzenia nie up∏yn´∏o 30 lat: 1) do celów badaƒ naukowych; 2) na potrzeby tworzenia: a) materia∏ów prasowych przez czasopisma w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. — Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z póên. zm.3)), ——————— 3) Zmiany wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U. z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 34, poz. 187, z 1990 r. Nr 29, poz. 173, z 1991 r. Nr 100, poz. 442, z 1996 r. Nr 114, poz. 542, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 121, poz. 770, z 1999 r. Nr 90, poz. 999, z 2001 r. Nr 112, poz. 1198, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 111, poz. 1181, z 2005 r. Nr 39, poz. 377 oraz z 2007 r. Nr 89, poz.
36. Dziennik Ustaw Nr 107 — 5789 — b) programów radiowych i telewizyjnych przez nadawców radiowych i telewizyjnych; 3) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych; 4) do celów w∏asnych osób fizycznych, je˝eli udost´pnienie materia∏ów archiwalnych dotyczàcych tych osób nie narusza prawnie chronionych interesów paƒstwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materia∏ach lub innych informacji podlegajàcych ograniczonemu dost´powi. §
38. Udost´pnianie materia∏ów archiwalnych mo˝e zostaç ograniczone ze wzgl´du na: 1) ich z∏y stan fizyczny; 2) brak Êrodków ewidencyjno-informacyjnych; 3) potrzeb´ wykorzystania materia∏ów archiwalnych przez jednostk´ organizacyjnà przy wykonywaniu jej ustawowych zadaƒ.
39. W przypadku ograniczenia, o którym mowa w ust. 1, organ, któremu jest podporzàdkowane archiwum, lub osoba przez niego upowa˝niona informuje o przyczynach ograniczenia zg∏aszajàcego lub wnioskodawc´, wskazujàc równoczeÊnie przybli˝ony termin udost´pnienia materia∏ów archiwalnych.
40. Udost´pnienie materia∏ów archiwalnych nie uprawnia zg∏aszajàcego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania. §
41. Materia∏y archiwalne udost´pnia si´ po okazaniu przez zg∏aszajàcego lub wnioskodawc´ dokumentu potwierdzajàcego to˝samoÊç. §
42. Je˝eli zg∏aszajàcy lub wnioskodawca podjà∏ lub podejmuje czynnoÊci zagra˝ajàce bezpieczeƒstwu i integralnoÊci udost´pnionych materia∏ów archiwal- Poz. 679 nych, organ, któremu jest podporzàdkowane archiwum, lub osoba przez niego upowa˝niona mo˝e pisemnie: 1) wy∏àczyç mo˝liwoÊç korzystania z materia∏ów archiwalnych przez zg∏aszajàcego; 2) cofnàç wnioskodawcy zgod´ na korzystanie z materia∏ów archiwalnych. §
44. Udost´pnianie materia∏ów archiwalnych jest bezp∏atne, z zastrze˝eniem ust.
46. W przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów zwiàzanych z udost´pnianiem materia∏ów archiwalnych w postaci reprodukcji, archiwa pobierajà od zg∏aszajàcego lub wnioskodawcy op∏at´ w wysokoÊci okreÊlonej w za∏àczniku do rozporzàdzenia.
47. Zg∏aszajàcy lub wnioskodawca wnosi op∏at´, o której mowa w ust. 2, przed udost´pnieniem mu materia∏ów archiwalnych lub przed wydaniem zamówionych reprodukcji materia∏ów. §
48. Traci moc rozporzàdzenie Rady Ministrów z dnia 25 paêdziernika 2005 r. w sprawie sposobu i trybu udost´pniania materia∏ów archiwalnych znajdujàcych si´ w archiwach wyodr´bnionych, podporzàdkowanych Ministrowi Obrony Narodowej, ministrowi w∏aÊciwemu do spraw wewn´trznych, ministrowi w∏aÊciwemu do spraw zagranicznych, ministrowi w∏aÊciwemu do spraw finansów publicznych, Szefowi Agencji Bezpieczeƒstwa Wewn´trznego, Szefowi Agencji Wywiadu, Szefowi Kancelarii Sejmu, Szefowi Kancelarii Senatu i Szefowi Kancelarii Prezydenta (Dz. U. Nr 219, poz. 1847). §
49. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie 14 dni od dnia og∏oszenia. Prezes Rady Ministrów: D. Tusk Dziennik Ustaw Nr 107 — 5790 — Poz. 679 Za∏àcznik do rozporzàdzenia Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. (poz. 679) OP¸ATY ZA UDOST¢PNIANIE MATERIA¸ÓW ARCHIWALNYCH W POSTACI REPRODUKCJI
50. Op∏aty za dwuwymiarowe kopie z materia∏ów p∏askich
51. Op∏aty za inne czynnoÊci zwiàzane z wykonywaniem reprodukcji