Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2009 r. w sprawie kontroli wewnętrznej, ewidencji zawartych transakcji, zapobiegania występowaniu konf

Dziennik Ustaw Nr 45 Mariusz Lachowski 2009.03.20 10:19:40 +01'00' Poz. 364 — 4184 — 364 ROZPORZÑDZENIE MINISTRA FINANSÓW1) z dnia 4 marca 2009 r. w sprawie kontroli wewn´trznej, ewidencji zawartych transakcji, zapobiegania wyst´powaniu konfliktów interesów oraz dokumentowania êróde∏ b´dàcych podstawà decyzji inwestycyjnych w towarzystwie funduszy inwestycyjnych Na podstawie art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych (Dz. U. Nr 146, poz. 1546, z póên. zm.2)) zarzàdza si´, co nast´puje: Rozdzia∏ 1 Przepisy ogólne § 1. Rozporzàdzenie okreÊla: 1) tryb, warunki i szczegó∏owy zakres dzia∏ania kontroli wewn´trznej w towarzystwie; 2) sposób prowadzenia ewidencji zawartych transakcji przez fundusze inwestycyjne oraz transakcji zawartych na rachunek w∏asny towarzystwa lub zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych; 3) sposoby zapobiegania wyst´powaniu konfliktów interesów, w tym zasady zawierania transakcji przez pracowników, cz∏onków zarzàdu oraz rady nadzorczej towarzystwa albo przez inne osoby fizyczne pozostajàce z towarzystwem w stosunku zlecenia albo w innym stosunku o podobnym charakterze, które majà dost´p do informacji dotyczàcych obecnych i planowanych lokat funduszy inwestycyjnych oraz aktywów nabywanych do portfeli klientów, dla których towarzystwo wykonuje us∏ugi doradztwa inwestycyjnego albo zarzàdzania portfelami, w sk∏ad których wchodzi jeden lub wi´ksza liczba instrumentów finansowych; 4) sposób dokumentowania êróde∏ b´dàcych podstawà decyzji inwestycyjnych oraz przechowywania i archiwizowania dokumentów i innych noÊników informacji zwiàzanych z dzia∏alnoÊcià funduszy inwestycyjnych i towarzystwa. § 2. Ilekroç w rozporzàdzeniu jest mowa o: 1) ustawie — rozumie si´ przez to ustaw´ z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych; 2) ustawie o obrocie instrumentami finansowymi — rozumie si´ przez to ustaw´ z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. Nr 183, poz. 1538, z póên. zm.3)); ——————— 1) Minister Finansów kieruje dzia∏em administracji rzàdowej — instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporzàdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegó∏owego zakresu dzia∏ania Ministra Finansów (Dz. U. Nr 216, poz. 1592). 2) Zmiany wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 83, poz. 719, Nr 183, poz. 1537 i 1538 i Nr 184, poz. 1539, z 2006 r. Nr 157, poz. 1119, z 2007 r. Nr 112, poz. 769, z 2008 r. Nr 231, poz. 1546 oraz z 2009 r. Nr 18, poz. 97 i Nr 42, poz. 341. 3) Zmiany wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U. z 2006 r. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i Nr 157, poz. 1119, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056 oraz z 2009 r. Nr 13, poz. 69 i Nr 42, poz. 341. 3) towarzystwie — rozumie si´ przez to towarzystwo, o którym mowa w art. 2 pkt 3 ustawy; 4) osobach obowiàzanych — rozumie si´ przez to osoby, o których mowa w art. 48 ust. 2 ustawy; 5) informacji poufnej — rozumie si´ przez to informacj´ poufnà, o której mowa w art. 154 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi; 6) tajemnicy zawodowej — rozumie si´ przez to tajemnic´ zawodowà, o której mowa w art. 280 ust. 2 i 3 ustawy; 7) zarzàdzajàcym — rozumie si´ przez to osob´ fizycznà podejmujàcà decyzje inwestycyjne na rachunek funduszu lub zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych lub zarzàdzajàcà portfelem instrumentów finansowych; 8) podmiocie zarzàdzajàcym — rozumie si´ przez to podmiot, o którym mowa w art. 46 ustawy, któremu towarzystwo zleci∏o zarzàdzanie portfelem inwestycyjnym funduszu lub jego cz´Êcià; 9) zarzàdzaniu portfelami instrumentów finansowych — rozumie si´ przez to zarzàdzanie portfelami, w sk∏ad których wchodzi jeden lub wi´ksza liczba instrumentów finansowych; 10) kliencie — rozumie si´ przez to osob´ fizycznà, osob´ prawnà lub jednostk´ organizacyjnà nieposiadajàcà osobowoÊci prawnej, która zawar∏a z towarzystwem umow´ o Êwiadczenie us∏ug zarzàdzania portfelami instrumentów finansowych lub doradztwa inwestycyjnego; 11) transakcji w∏asnej — rozumie si´ przez to transakcj´, której przedmiotem sà instrumenty finansowe, zawieranà przez osob´ obowiàzanà lub na jej rachunek, pod warunkiem ˝e:

1. a)zawarcie tej transakcji wykracza poza normalny tryb wykonywania przez t´ osob´ czynnoÊci w ramach jej zatrudnienia lub obowiàzków wynikajàcych z dzia∏alnoÊci prowadzonej przez towarzystwo albo
2. b)transakcja zawierana jest na rachunek tej osoby obowiàzanej lub: — ma∏˝onka osoby obowiàzanej, — dziecka osoby obowiàzanej pozostajàcego na jej utrzymaniu, — osoby zwiàzanej z osobà obowiàzanà z tytu∏u przysposobienia, opieki lub kurateli, — osoby b´dàcej krewnà lub powinowatà osoby obowiàzanej pozostajàcej z nià we wspól- Dziennik Ustaw Nr 45 — 4185 — nym gospodarstwie domowym przez okres co najmniej roku przed datà zawarcia transakcji lub — innej osoby pozostajàcej z osobà obowiàzanà w stosunkach powodujàcych, ˝e ta osoba obowiàzana ma istotny interes w zawarciu danej transakcji na rzecz tej innej osoby, z wy∏àczeniem normalnych op∏at i prowizji nale˝nych z tytu∏u zawarcia transakcji; 12) dokumencie strategii inwestycyjnej — rozumie si´ przez to dokument wskazujàcy kryteria podejmowania decyzji inwestycyjnych, w tym kryteria doboru papierów wartoÊciowych i innych instrumentów finansowych, zakres dozwolonych inwestycji w poszczególne rodzaje instrumentów, limity inwestycyjne, inne limity odnoszàce si´ do ryzyka rynkowego, ryzyka kredytowego, ryzyka p∏ynnoÊci oraz innych ryzyk dotyczàcych portfeli/funduszy, a tak˝e benchmark, o ile zosta∏ przyj´ty, sporzàdzony zgodnie z politykà inwestycyjnà:
3. a)funduszu albo
4. b)subfunduszu — w przypadku funduszu z wydzielonymi subfunduszami, albo
5. c)zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych albo dotyczàcà us∏ugi zarzàdzania portfelami instrumentów finansowych, albo
6. d)klasy aktywów grupy funduszy lub subfunduszy, gdzie przez klasy rozumie si´ aktywa funduszy pogrupowane wed∏ug zasad przyj´tych zgodnie z politykà inwestycyjnà funduszy, w szczególnoÊci z uwzgl´dnieniem podzia∏u na instrumenty d∏u˝ne i udzia∏owe, w podziale na poszczególne fundusze i subfundusze. Poz. 364 5) terminowoÊci, kompletnoÊci, prawid∏owoÊci i jakoÊci raportów i informacji przekazywanych przez towarzystwo i zarzàdzane przez nie fundusze inwestycyjne innych ni˝ wskazane w pkt 4; 6) nadzoru nad przestrzeganiem regu∏ post´powania w celu przeciwdzia∏ania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartoÊci majàtkowych pochodzàcych z nielegalnych lub nieujawnionych êróde∏. 3. Przyj´ty przez towarzystwo system kontroli wewn´trznej powinien uwzgl´dniaç rodzaj i zakres dzia∏alnoÊci prowadzonej przez towarzystwo, w tym w szczególnoÊci rodzaj i wielkoÊç zarzàdzanych przez nie funduszy inwestycyjnych. 4. W ramach systemu kontroli wewn´trznej w towarzystwie jest prowadzona i aktualizowana ksià˝ka procedur zawierajàca wszystkie procedury i regulaminy zwiàzane z prowadzonà dzia∏alnoÊcià towarzystwa. Ksià˝ka procedur mo˝e byç prowadzona w formie zapisu elektronicznego. 5. Zasady przyj´tego przez towarzystwo systemu kontroli wewn´trznej okreÊla regulamin kontroli wewn´trznej, uchwalany przez w∏aÊciwe organy towarzystwa. 6. Regulamin kontroli wewn´trznej powinien okreÊlaç w szczególnoÊci: 1) zakres kompetencji inspektora nadzoru oraz funkcjonowanie komórki kontroli wewn´trznej, w tym zasady wyznaczania osoby wykonujàcej obowiàzki inspektora nadzoru w przypadku jego czasowej nieobecnoÊci; Rozdzia∏ 2 2) zakres przeprowadzanych kontroli wewn´trznych; Kontrola wewn´trzna w towarzystwie § 3. 1. Towarzystwo jest obowiàzane opracowaç i wdro˝yç system kontroli wewn´trznej s∏u˝àcy zapobieganiu przypadkom dzia∏ania niezgodnego z prawem i procedurami wewn´trznymi przyj´tymi przez towarzystwo, z zastrze˝eniem § 4 ust. 8. 2. Celem systemu kontroli wewn´trznej jest zapewnienie: 1) nadzoru nad przep∏ywem informacji poufnych i informacji stanowiàcych tajemnic´ zawodowà, zabezpieczenia dost´pu do nich oraz przeciwdzia∏anie wykorzystywaniu ich przez osoby obowiàzane; 2) kontrolowania przestrzegania procedur i regulaminów wewn´trznych obowiàzujàcych w towarzystwie; 3) kontrolowania prawid∏owoÊci dokumentowania êróde∏ b´dàcych podstawà decyzji inwestycyjnych; 4) terminowoÊci i kompletnoÊci przekazywanych sprawozdaƒ finansowych sporzàdzanych przez towarzystwo i zarzàdzane przez nie fundusze inwestycyjne; 3) tryb i zasady przeprowadzania kontroli wewn´trznej; 4) zasady sporzàdzania raportów z kontroli; 5) zasady raportowania o wynikach kontroli. § 4. 1. Towarzystwo jest obowiàzane wydzieliç w swojej strukturze sta∏à komórk´ kontroli wewn´trznej, którà kieruje inspektor nadzoru. W przypadku gdy uzasadnia to rodzaj i zakres dzia∏alnoÊci prowadzonej przez towarzystwo oraz jeÊli nie zagra˝a to interesom klientów i uczestników funduszu, czynnoÊci kontroli wewn´trznej mogà byç wykonywane przez inspektora nadzoru w ramach stanowiska jednoosobowego. W takim przypadku do stanowiska jednoosobowego stosuje si´ przepisy rozporzàdzenia dotyczàce komórki kontroli wewn´trznej. 2. Inspektor nadzoru nieb´dàcy cz∏onkiem zarzàdu podlega bezpoÊrednio prezesowi zarzàdu towarzystwa, a w przypadku gdy prezes nie zosta∏ powo∏any — zarzàdowi towarzystwa, który zapewnia komórce niezale˝noÊç organizacyjnà umo˝liwiajàcà prawid∏owe wykonywanie obowiàzków. Dziennik Ustaw Nr 45 — 4186 — 3. Do zakresu dzia∏ania komórki kontroli wewn´trznej nale˝y: 1) ujawnianie i zapobieganie naruszaniu przez towarzystwo i zarzàdzane przez nie fundusze inwestycyjne obowiàzków wynikajàcych z przepisów prawa regulujàcych dzia∏alnoÊç towarzystwa i funduszy inwestycyjnych; 2) kontrolowanie przestrzegania procedur i regulaminów wewn´trznych obowiàzujàcych w towarzystwie; 3) nadzór nad przep∏ywem informacji poufnych i informacji stanowiàcych tajemnic´ zawodowà, zabezpieczenie dost´pu do nich oraz przeciwdzia∏anie wykorzystywaniu ich przez osoby obowiàzane w sposób niezgodny z prawem lub obowiàzujàcymi w towarzystwie procedurami wewn´trznymi; 4) nadzorowanie rozpatrywania skarg uczestników zarzàdzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych oraz klientów towarzystwa, a tak˝e nadzorowanie prowadzenia rejestru skarg; 5) kontrolowanie sposobu prowadzenia ewidencji zawartych transakcji, o której mowa w § 7; 6) kontrolowanie prawid∏owoÊci dokumentowania êróde∏ b´dàcych podstawà decyzji inwestycyjnych; 7) sta∏e monitorowanie dokonanych przez fundusze inwestycyjne zarzàdzane przez towarzystwo przekroczeƒ i dostosowaƒ ograniczeƒ inwestycyjnych wynikajàcych z ustawy lub statutu funduszu, spowodowanych przez:
7. a)zmiany cen sk∏adników lokat posiadanych przez fundusz,
8. b)zmiany wartoÊci aktywów funduszy, wyst´pujàce w okresie pomi´dzy zawarciem transakcji nabycia sk∏adnika lokat a jej rozliczeniem, zwiàzane z obowiàzkiem jej uj´cia w ksi´gach rachunkowych w dacie zawarcia umowy,
9. c)zmiany wartoÊci aktywów funduszy wynikajàce z transakcji przy zobowiàzaniu si´ funduszu do odkupu,
10. d)zmiany wartoÊci aktywów funduszu zwiàzane ze zbywaniem lub odkupywaniem jednostek uczestnictwa funduszy albo emisjà lub wykupywaniem certyfikatów inwestycyjnych — a tak˝e analiza przyczyn ich wyst´powania; 8) badanie i regularna ocena adekwatnoÊci i skutecznoÊci przyj´tego systemu nadzoru wewn´trznego, jak równie˝ dzia∏aƒ podejmowanych w celu wype∏niania przez towarzystwo i zarzàdzane przez nie fundusze inwestycyjne obowiàzków wynikajàcych z przepisów prawa; 9) przeprowadzanie systematycznych kontroli w zakresie, o którym mowa w pkt 1—7. 4. Towarzystwo zapewnia osobom wykonujàcym zadania z zakresu kontroli wewn´trznej stosowne uprawnienia, Êrodki i dost´p do wszelkich niezb´dnych informacji i pomieszczeƒ. Osoby te powinny posiadaç odpowiednie kwalifikacje w zakresie niezb´dnym do wykonywania tych zadaƒ. Poz. 364 5. Towarzystwo zapewnia, aby osoby wykonujàce zadania kontroli wewn´trznej nie bra∏y udzia∏u w wykonywaniu czynnoÊci z zakresu dzia∏alnoÊci, która jest przedmiotem sprawowanej przez nie kontroli wewn´trznej, a sposób wynagradzania tych osób umo˝liwia∏ zapewnienie ich obiektywizmu. 6. Inspektor nadzoru, nie rzadziej ni˝ raz do roku, sporzàdza i przekazuje zarzàdowi i radzie nadzorczej towarzystwa raport z funkcjonowania nadzoru wewn´trznego. Raport powinien w szczególnoÊci zawieraç zestawienie wyników przeprowadzonych kontroli wewn´trznych oraz ocen´ adekwatnoÊci, o której mowa w ust. 3 pkt 8. 7. Inspektor nadzoru odbiera od podmiotu uprawnionego do badania sprawozdaƒ finansowych dokonujàcego badania lub przeglàdu sprawozdaƒ finansowych funduszy inwestycyjnych zarzàdzanych przez towarzystwo: 1) coroczne oÊwiadczenie potwierdzajàce jego niezale˝noÊç i niezale˝noÊç bieg∏ych rewidentów dokonujàcych badania lub przeglàdu; 2) coroczne informacje dotyczàce innych us∏ug Êwiadczonych przez podmiot uprawniony do badania sprawozdaƒ finansowych na rzecz funduszy inwestycyjnych zarzàdzanych przez towarzystwo; 3) informacje o zagro˝eniach niezale˝noÊci podmiotu uprawnionego do badania sprawozdaƒ finansowych oraz czynnoÊciach zastosowanych w celu ograniczenia tych zagro˝eƒ. 8. Towarzystwo prowadzàce dzia∏alnoÊç w zakresie zarzàdzania portfelami lub doradztwa inwestycyjnego, w odniesieniu do systemu kontroli wewn´trznej, powinno dodatkowo uwzgl´dniaç warunki okreÊlone w przepisach wydanych na podstawie art. 47 ust. 7 ustawy. § 5. 1. W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli naruszenia przepisów prawa lub istotnych postanowieƒ obowiàzujàcych w towarzystwie regulaminów lub procedur wewn´trznych, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 2, inspektor nadzoru lub upowa˝niony pracownik komórki nadzoru wewn´trznego sporzàdza raport i przekazuje go niezw∏ocznie zarzàdowi towarzystwa. 2. Inspektor nadzoru przekazuje zarzàdowi oraz radzie nadzorczej towarzystwa informacj´ o naruszeniu przez cz∏onka zarzàdu lub rady nadzorczej towarzystwa przepisów prawa lub istotnych postanowieƒ obowiàzujàcych w towarzystwie regulaminów lub procedur wewn´trznych, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 2. § 6. 1. Inspektor nadzoru prowadzi dziennik kontroli zawierajàcy dane dotyczàce kontroli wewn´trznych przeprowadzanych w towarzystwie w ciàgu danego roku kalendarzowego. 2. W dzienniku kontroli umieszcza si´ nast´pujàce dane: 1) oznaczenie podmiotu kontrolujàcego; Dziennik Ustaw Nr 45 — 4187 — 2) zakres kontroli; 3) dat´ rozpocz´cia kontroli; Poz. 364 2) fundusz inwestycyjny z wydzielonymi subfunduszami na rzecz ka˝dego z subfunduszy; 4) dat´ zakoƒczenia kontroli; 3) towarzystwo na rachunek w∏asny; 5) wnioski z kontroli lub zalecenia pokontrolne. 4) towarzystwo na rachunek zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych. 3. Dane, o których mowa w ust. 2 pkt 1—3, podlegajà wpisowi do dziennika kontroli, nie póêniej ni˝ w dniu rozpocz´cia kontroli, a dane, o których mowa w ust. 2 pkt 4 i 5 — niezw∏ocznie po zakoƒczeniu kontroli. Rozdzia∏ 3 Ewidencja zawartych transakcji § 7. 1. Towarzystwo prowadzi ewidencj´ zawartych transakcji przez fundusz inwestycyjny oraz transakcji zawartych na rachunek w∏asny towarzystwa lub zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych. 2. Z zastrze˝eniem ust. 3, wykaz informacji obj´tych ewidencjonowaniem w ewidencji zawartych transakcji zawiera za∏àcznik nr 1 do rozporzàdzenia. 3. W przypadku zawartych transakcji majàcych za przedmiot instrumenty pochodne, w tym niewystandaryzowane instrumenty pochodne, wykaz informacji obj´tych ewidencjonowaniem w ewidencji zawartych transakcji majàcych za przedmiot instrumenty pochodne zawiera za∏àcznik nr 2 do rozporzàdzenia. 4. Ewidencj´ zawartych transakcji prowadzi si´ w formie elektronicznej lub papierowej. 5. Ewidencjonowanie zawartych transakcji mo˝e byç prowadzone za pomocà systemu teleinformatycznego s∏u˝àcego do zarzàdzania aktywami lub prowadzenia ksi´gowoÊci i powinno umo˝liwiaç uzyskanie informacji o zawartych transakcjach, w zakresie wskazanym w za∏àcznikach do rozporzàdzenia, oraz umo˝liwiaç ich niezw∏oczny odczyt i wydruk. System informatyczny wykorzystywany do prowadzenia ewidencji powinien uniemo˝liwiaç likwidacj´ lub zmian´ wprowadzonych zapisów elektronicznych oraz umo˝liwiaç identyfikacj´ osoby, która dokona∏a wpisu w ewidencji. Stwierdzone b∏´dy powinny byç poprawiane za pomocà zapisów korygujàcych, niezmieniajàcych i nielikwidujàcych zapisów wczeÊniejszych. 6. Ewidencjonowanie zawartych transakcji w formie papierowej powinno byç prowadzone w sposób czytelny i trwa∏y, umo˝liwiajàcy identyfikacj´ osoby, która dokona∏a wpisu w ewidencji. Stwierdzone b∏´dy powinny byç poprawiane z zachowaniem czytelnoÊci b∏´dnego zapisu oraz umieszczeniem daty i czytelnego podpisu osoby dokonujàcej poprawki. 7. Towarzystwo dokonuje wpisów do ewidencji zawartych transakcji nie póêniej ni˝ nast´pnego dnia roboczego po dniu, w którym towarzystwo otrzyma∏o potwierdzenie zawarcia transakcji obj´tej ewidencjonowaniem. 8. Ewidencj´ zawartych transakcji prowadzi si´ odr´bnie dla transakcji zawartych przez: 1) fundusz inwestycyjny — z wyjàtkiem funduszu inwestycyjnego z wydzielonymi subfunduszami; 9. W przypadku gdy towarzystwo zleci∏o zarzàdzanie portfelem lub jego cz´Êcià podmiotowi zewn´trznemu, ewidencja zawartych transakcji jest prowadzona przez towarzystwo lub przez ten podmiot. Prowadzenie ewidencji zawartych transakcji mo˝e byç tak˝e powierzone przez towarzystwo podmiotowi prowadzàcemu ksi´gi rachunkowe funduszu. W przypadku zlecenia prowadzenia ewidencji zawartych transakcji ewidencja ta powinna byç prowadzona na zasadach okreÊlonych w ust. 4—6 oraz w sposób zapewniajàcy sta∏y dost´p towarzystwa do informacji, o których mowa w ust. 1. 10. Zlecenie prowadzenia ewidencji zawartych transakcji podmiotom, o których mowa w ust. 9, nie zwalnia towarzystwa z odpowiedzialnoÊci za prawid∏owe wykonywanie obowiàzków, o których mowa w niniejszym rozdziale. Rozdzia∏ 4 Zapobieganie wyst´powaniu konfliktów interesów § 8. 1. Wewn´trzna struktura organizacyjna towarzystwa powinna zapobiegaç powstawaniu konfliktów interesów, a w przypadku powstania takiego konfliktu zapewniç ochron´ interesów uczestników funduszy inwestycyjnych lub zbiorczych portfeli papierów wartoÊciowych oraz klientów towarzystwa przed szkodliwym wp∏ywem tego konfliktu. 2. Przez konflikt interesów rozumie si´ znane towarzystwu okolicznoÊci mogàce doprowadziç do powstania sprzecznoÊci mi´dzy interesem towarzystwa lub osoby obowiàzanej a obowiàzkiem dzia∏ania przez towarzystwo w sposób rzetelny, z uwzgl´dnieniem najlepiej poj´tego interesu uczestników funduszu inwestycyjnego lub zbiorczych portfeli papierów wartoÊciowych oraz klientów towarzystwa, jak równie˝ znane towarzystwu okolicznoÊci mogàce doprowadziç do sprzecznoÊci pomi´dzy interesami uczestników funduszy inwestycyjnych lub zbiorczych portfeli papierów wartoÊciowych, lub klientów towarzystwa. 3. Konflikt interesów mo˝e powstaç w szczególnoÊci, gdy: 1) towarzystwo lub osoba obowiàzana mo˝e uzyskaç korzyÊç lub uniknàç straty wskutek poniesienia straty lub nieuzyskania korzyÊci przez co najmniej jednego klienta tego towarzystwa, fundusz inwestycyjny lub zbiorczy portfel papierów wartoÊciowych; 2) towarzystwo lub osoba obowiàzana posiada obiektywny powód, aby preferowaç klienta, grup´ klientów, fundusz inwestycyjny lub zbiorczy portfel papierów wartoÊciowych w stosunku do innego klienta, funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych; Dziennik Ustaw Nr 45 — 4188 — 3) towarzystwo lub osoba obowiàzana posiada interes rozbie˝ny z interesem klienta, funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych; 4) towarzystwo lub osoba obowiàzana prowadzi takà samà dzia∏alnoÊç jak dzia∏alnoÊç prowadzona przez klienta towarzystwa; 5) towarzystwo lub osoba obowiàzana otrzyma od osoby innej ni˝ klient, fundusz inwestycyjny lub zbiorczy portfel papierów wartoÊciowych korzyÊç majàtkowà, innà ni˝ standardowe prowizje i op∏aty, w zwiàzku z us∏ugà Êwiadczonà na rzecz klienta lub zarzàdzaniem funduszem inwestycyjnym lub zbiorczym portfelem papierów wartoÊciowych. § 9. 1. Towarzystwo jest obowiàzane opracowaç i wdro˝yç regulamin zarzàdzania konfliktami interesów, okreÊlajàcy sposób post´powania towarzystwa w celu przeciwdzia∏ania powstawaniu konfliktów interesów, uwzgl´dniajàcy organizacj´ wewn´trznà towarzystwa, jak równie˝ rodzaj i zakres prowadzonej przez towarzystwo dzia∏alnoÊci. W przypadku towarzystwa, które wchodzi w sk∏ad grupy kapita∏owej, regulamin zarzàdzania konfliktami interesów powinien okreÊlaç sposób post´powania towarzystwa w celu przeciwdzia∏ania powstawaniu konfliktów interesów, dostosowany równie˝ do struktury grupy kapita∏owej oraz rodzaju dzia∏alnoÊci innych cz∏onków tej grupy kapita∏owej. 2. Regulamin zarzàdzania konfliktami interesów uchwalany jest przez w∏aÊciwe organy towarzystwa. 3. Regulamin zarzàdzania konfliktami interesów powinien okreÊlaç w szczególnoÊci: 1) okolicznoÊci, które w odniesieniu do poszczególnych czynnoÊci z zakresu dzia∏alnoÊci towarzystwa powodujà lub mogà powodowaç powstanie konfliktu interesów, zwiàzanego z istotnym ryzykiem naruszenia interesów klientów i uczestników funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych, oraz 2) sposób zarzàdzania konfliktami interesów. 4. Sposób zarzàdzania konfliktami interesów, o ile jest to uzasadnione rodzajem i rozmiarem prowadzonej dzia∏alnoÊci oraz poziomem ryzyka naruszenia interesów klientów i uczestników funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych, powinien w szczególnoÊci: 1) zapobiegaç przep∏ywowi informacji pomi´dzy osobami wykonujàcymi poszczególne czynnoÊci z zakresu dzia∏alnoÊci towarzystwa, które mogà powodowaç powstanie konfliktu interesów, lub zapewniaç nadzór nad takim przep∏ywem informacji, je˝eli jest on konieczny; 2) zapewniaç nadzór nad osobami wykonujàcymi czynnoÊci w ramach dzia∏alnoÊci prowadzonej przez towarzystwo, których interesy sà sprzeczne z interesem klientów, uczestników funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych lub które mogà reprezentowaç interesy sprzeczne z interesem klientów, uczestników funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych; Poz. 364 3) zapobiegaç istnieniu bezpoÊrednich zale˝noÊci wysokoÊci wynagrodzenia osób wykonujàcych okreÊlone czynnoÊci w ramach dzia∏alnoÊci prowadzonej przez towarzystwo od wynagrodzenia lub zysków osiàganych przez osoby wykonujàce czynnoÊci innego rodzaju, które powodujà lub mog∏yby spowodowaç powstanie konfliktu interesów; 4) zapobiegaç mo˝liwoÊci wywierania niekorzystnego wp∏ywu na sposób wykonywania przez osob´ obowiàzanà czynnoÊci w ramach dzia∏alnoÊci prowadzonej przez towarzystwo; 5) zapobiegaç przypadkom jednoczesnego lub nast´pujàcego bezpoÊrednio po sobie wykonywania przez t´ samà osob´ obowiàzanà czynnoÊci z zakresu dzia∏alnoÊci towarzystwa, je˝eli mog∏oby to wywrzeç niekorzystny wp∏yw na prawid∏owe zarzàdzanie konfliktami interesów, lub zapewniaç nadzór nad takim sposobem wykonywania czynnoÊci, je˝eli jest on konieczny; 6) zapewniç osobom obowiàzanym zaanga˝owanym w wykonywanie dzia∏alnoÊci towarzystwa niezale˝noÊç wykonywania ich czynnoÊci; 7) okreÊlaç zasady zawierania transakcji pomi´dzy:
11. a)funduszami inwestycyjnymi zarzàdzanymi przez towarzystwo,
12. b)towarzystwem dzia∏ajàcym na rachunek w∏asny a zarzàdzanym przez niego funduszem,
13. c)towarzystwem dzia∏ajàcym na rachunek w∏asny albo zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych a klientami towarzystwa,
14. d)funduszem zarzàdzanym przez towarzystwo a klientami towarzystwa,
15. e)towarzystwem dzia∏ajàcym na rachunek w∏asny albo zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych a funduszem zarzàdzanym przez towarzystwo; 8) zapobiegaç wykorzystaniu lub ujawnianiu posiadanych informacji przez osoby obowiàzane uczestniczàce w wykonywaniu czynnoÊci z zakresu dzia∏alnoÊci towarzystwa, powodujàcych lub mogàcych spowodowaç powstanie konfliktu interesów, lub osoby obowiàzane majàce dost´p do informacji poufnych lub stanowiàcych tajemnic´ zawodowà, poprzez:
16. a)zawieranie transakcji w∏asnych, które: — stanowià manipulacj´ lub zwiàzane sà z wykorzystaniem informacji poufnej, — zwiàzane sà z ujawnieniem lub wykorzystaniem informacji stanowiàcej tajemnic´ zawodowà lub — stanowià naruszenie przepisów regulujàcych prowadzenie dzia∏alnoÊci przez towarzystwo lub fundusze inwestycyjne,
17. b)doradzanie lub nak∏anianie innej osoby do zawarcia transakcji spe∏niajàcej warunki okreÊlone w lit. a lub do zawarcia transakcji z wykorzy- Dziennik Ustaw Nr 45 — 4189 — Poz. 364 staniem b´dàcych w posiadaniu tej osoby obowiàzanej informacji dotyczàcych zleceƒ sk∏adanych przez klientów towarzystwa, 1) okreÊlenie dokumentu strategii inwestycyjnej, o ile transakcja zosta∏a zawarta w ramach tej strategii, lub
18. c)ujawnianie innej osobie informacji, których wynikiem jest lub mo˝e byç podj´cie przez t´ osob´ decyzji o zawarciu transakcji, o której mowa w lit. b, lub doradzanie przez t´ osob´ lub nak∏anianie do zawarcia transakcji, o której mowa w lit. b. 2) przechowywanie wszelkich decyzji jednostek organizacyjnych dzia∏ajàcych w towarzystwie, które biorà udzia∏ w procesie podejmowania decyzji inwestycyjnych, wraz z wszelkimi innymi dokumentami s∏u˝àcymi podj´ciu tych decyzji, jak analizy, dane o ratingach, raporty, w tym sporzàdzone przez towarzystwo lub na jego zlecenie. 5. Regulamin, o którym mowa w ust. 1, obejmuje tak˝e: 1) zasady informowania osób obowiàzanych o istniejàcych ograniczeniach w zawieraniu transakcji w∏asnych oraz o sposobie post´powania w zwiàzku z zawieraniem takich transakcji przez osoby obowiàzane; 2) wymóg informowania towarzystwa przez osoby obowiàzane o zawieranych transakcjach w∏asnych; 3) zasady prowadzenia rejestru zawieranych przez osoby obowiàzane transakcji w∏asnych oraz rejestru zgód udzielonych na zawarcie takich transakcji. 6. Ograniczenia w zawieraniu transakcji w∏asnych nie dotyczà zawieranych przez osoby obowiàzane transakcji w∏asnych lub transakcji na rachunek innych osób, je˝eli: 1) zawierane sà przez podmiot prowadzàcy dzia∏alnoÊç maklerskà, któremu ta osoba obowiàzana zleci∏a zarzàdzanie portfelem instrumentów finansowych w sposób wy∏àczajàcy ingerencj´ tej osoby w podejmowane na jej rachunek decyzje inwestycyjne, lub 2) przedmiotem tych transakcji sà jednostki uczestnictwa funduszy inwestycyjnych otwartych lub tytu∏y uczestnictwa funduszy zagranicznych, o których mowa w art. 2 pkt 9 ustawy. § 10. 1. Towarzystwo jest obowiàzane prowadziç rejestr zawieranych przez osoby obowiàzane transakcji w∏asnych oraz rejestr zgód udzielonych na zawarcie takich transakcji. 2. Towarzystwo jest obowiàzane prowadziç rejestr rodzajów dzia∏alnoÊci wykonywanej przez towarzystwo we w∏asnym imieniu lub wykonywanej przez inny podmiot na rzecz towarzystwa, w zwiàzku z którymi powsta∏ lub mo˝e powstaç konflikt interesów zwiàzany z istotnym ryzykiem naruszenia interesów klienta, funduszu inwestycyjnego lub uczestników funduszu inwestycyjnego. Rozdzia∏ 5 Dokumentowanie êróde∏ b´dàcych podstawà decyzji inwestycyjnych § 11. 1. Towarzystwo ma obowiàzek dokumentowania êróde∏ b´dàcych podstawà decyzji inwestycyjnych dotyczàcych funduszy inwestycyjnych, zbiorczego portfela papierów wartoÊciowych, towarzystwa oraz portfeli klientów, dla których Êwiadczona jest us∏uga zarzàdzania portfelem instrumentów finansowych, w szczególnoÊci poprzez: 2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 2, powinny byç wystarczajàce do wykazania i udokumentowania przez towarzystwo uzasadnienia podj´tych decyzji inwestycyjnych. 3. W przypadku transakcji, które nie zosta∏y zawarte w ramach przyj´tej strategii inwestycyjnej, dokumentowanie êróde∏ b´dàcych podstawà decyzji inwestycyjnej odbywa si´ zgodnie z ust. 1 pkt 2. 4. Dokument strategii inwestycyjnej i ka˝da jego zmiana sà zatwierdzane przez upowa˝nionà jednostk´ organizacyjnà towarzystwa w sposób zgodny z procedurami wewn´trznymi, z zastrze˝eniem ust. 5. 5. Przepis ust. 4 nie ma zastosowania, w przypadku gdy dokument strategii inwestycyjnej zosta∏ sporzàdzony na potrzeby us∏ugi zarzàdzania portfelami instrumentów finansowych i dokument ten oraz ka˝da jego zmiana sà zatwierdzane przez klienta towarzystwa, na rzecz którego Êwiadczona jest ta us∏uga. § 12. W przypadku gdy towarzystwo zleci∏o zarzàdzanie portfelem inwestycyjnym funduszu lub jego cz´Êcià podmiotowi zewn´trznemu, dokumentacja êróde∏ decyzji inwestycyjnych prowadzona jest przez towarzystwo lub przez ten podmiot w sposób zapewniajàcy sta∏y dost´p towarzystwa do powy˝szych informacji. Rozdzia∏ 6 Sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów i innych noÊników informacji zwiàzanych z dzia∏alnoÊcià funduszy inwestycyjnych i towarzystwa § 13. Towarzystwo jest obowiàzane przechowywaç i archiwizowaç wszelkie dokumenty i inne noÊniki informacji dotyczàce dzia∏alnoÊci, o której mowa w art. 69 ustawy. § 14. 1. Dokumenty powinny byç przechowywane na takim noÊniku informacji, na jakim zosta∏y sporzàdzone lub otrzymane przez towarzystwo, z zastrze˝eniem ust. 2. 2. Dokumenty sporzàdzone lub otrzymane przez towarzystwo za pomocà elektronicznych noÊników informacji powinny byç przechowywane na noÊnikach elektronicznych o charakterze trwa∏ym, umo˝liwiajàcych odczytanie treÊci informacji zawartych w tych dokumentach przez ca∏y okres ich przechowywania. § 15. 1. Dokumenty oraz inne noÊniki informacji zawierajàce dane, które towarzystwo ma obowiàzek przechowywaç i archiwizowaç, powinny byç przecho- Dziennik Ustaw Nr 45 — 4190 — wywane w sposób uniemo˝liwiajàcy dost´p do nich osób nieupowa˝nionych oraz umo˝liwiajàcy kontrol´ dost´pu do nich, zapewniajàcà mo˝liwoÊç przeÊledzenia modyfikacji i przetwarzania danych. 2. Towarzystwo jest obowiàzane zapewniç nale˝yte zabezpieczenie pomieszczeƒ, w których jest prowadzone archiwum, prowadziç ewidencj´ korzystania z archiwum oraz wyznaczyç osob´ odpowiedzialnà za prowadzenie archiwum. 3. Towarzystwo jest obowiàzane zapewniç osobom upowa˝nionym niezw∏oczny wglàd do dokumentów oraz danych, o których mowa w ust. 1. Poz. 364 Rozdzia∏ 7 Przepisy przejÊciowe i koƒcowe § 16. Towarzystwa dostosujà prowadzonà dzia∏alnoÊç do wymogów okreÊlonych w niniejszym rozporzàdzeniu, w terminie 6 miesi´cy od dnia jego wejÊcia w ˝ycie. § 17. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie 14 dni od dnia og∏oszenia. Minister Finansów: w z. E. Suchocka-Roguska Za∏àczniki do rozporzàdzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2009 r. (poz. 364) Za∏àcznik nr 1 Wykaz informacji umieszczanych w ewidencji zawartych transakcji: 1) numer transakcji, przy czym w przypadku transakcji przy zobowiàzaniu si´ do odkupu oraz transakcji po˝yczki papierów wartoÊciowych nale˝y numer kolejny rozszerzyç o numer transakcji inicjujàcej; 2) typ transakcji (kupno, sprzeda˝, kupno w transakcji przy zobowiàzaniu si´ do odkupu, sprzeda˝ w transakcji przy zobowiàzaniu si´ do odkupu, po˝yczka papierów wartoÊciowych, inne1)); 3) identyfikator sk∏adnika lokat, zawierajàcy indywidualny kod (w szczególnoÊci kod ISIN), nadany przez w∏aÊciwy organ (jeÊli taki istnieje), identyfikujàcy sk∏adnik lokat b´dàcy przedmiotem transakcji, a w przypadku gdy dany sk∏adnik lokat nie posiada indywidualnego kodu identyfikacyjnego, nale˝y wskazaç nazw´ oraz nazw´ skróconà sk∏adnika; 4) rodzaj sk∏adnika lokat (akcja, obligacja, bon skarbowy, inne2)); 5) nazwa emitenta/wystawcy lub innego podmiotu kreujàcego sk∏adnik lokat odpowiednio do charakteru sk∏adnika lokat; w przypadku walut — oznaczenie waluty, w przypadku lokat bankowych — nazw´ banku; 6) oznaczenie strony transakcji, przy czym w przypadku gdy:
19. a)stronà transakcji jest firma inwestycyjna, nale˝y podaç indywidualny kod tej firmy lub oznaczyç w inny sposób pozwalajàcy na jej jednoznacznà identyfikacj´, ——————— 1) W przypadku wystàpienia przedmiotowej kategorii nale˝y odpowiednio nazwaç typ transakcji, stosujàc nadanà nazw´ jednolicie w odniesieniu do pozosta∏ych transakcji danego typu w ramach prowadzonej ewidencji. 2) Dany sk∏adnik lokat nale˝y oznaczaç w sposób jednolity dla ca∏ej ewidencji.
20. b)stronà transakcji jest rynek regulowany lub alternatywny system obrotu, nale˝y podaç indywidualny, ujednolicony kod identyfikacyjny tego rynku lub alternatywnego systemu obrotu,
21. c)stronà transakcji nie jest ˝aden z podmiotów wskazanych w lit. a i b, podmiot taki nale˝y wskazaç w sposób pozwalajàcy na jego jednoznacznà identyfikacj´; 7) oznaczenie podmiotu poÊredniczàcego w transakcji, pozwalajàce na jego jednoznacznà identyfikacj´; 8) wskazanie imienia, nazwiska i pe∏nionej funkcji osoby fizycznej, która zrealizowa∏a transakcj´ lub która odpowiada za jej realizacj´; 9) data podj´cia decyzji o przekazaniu zlecenia do realizacji; 10) data z∏o˝enia zlecenia; 11) godzina z∏o˝enia zlecenia wed∏ug czasu obowiàzujàcego w Polsce; 12) data zawarcia transakcji; 13) godzina zawarcia transakcji wed∏ug czasu obowiàzujàcego w Polsce; 14) data rozliczenia transakcji; 15) cena jednostkowa bez uwzgl´dnienia kosztów transakcyjnych wyra˝ona w walucie, w której zawarto transakcj´, walucie, w której prowadzone sà ksi´gi rachunkowe funduszu ze wskazaniem kursu, po jakim dokonano przeliczenia; 16) liczba sk∏adników lokat b´dàcych przedmiotem transakcji; 17) ca∏kowita cena transakcji, stanowiàca iloczyn wartoÊci wskazanej w pkt 15 i 16; 18) ca∏kowita wartoÊç transakcji z uwzgl´dnieniem kosztów transakcyjnych; 19) ca∏kowita wartoÊç kosztów transakcyjnych. Dziennik Ustaw Nr 45 — 4191 — Poz. 364 Za∏àcznik nr 2 Wykaz informacji umieszczanych w ewidencji zawartych transakcji majàcych za przedmiot instrumenty pochodne: 1) numer kolejny transakcji, przy czym w przypadku transakcji po˝yczki papierów wartoÊciowych nale˝y numer kolejny rozszerzyç o numer transakcji inicjujàcej; 2) typ transakcji (kupno, sprzeda˝, po˝yczka papierów wartoÊciowych, inne1)); 3) identyfikator instrumentu pochodnego, zawierajàcy indywidualny kod (w szczególnoÊci kod ISIN), identyfikujàcy instrument pochodny b´dàcy przedmiotem transakcji, a w przypadku gdy dany instrument pochodny nie posiada indywidualnego kodu identyfikacyjnego, nale˝y wskazaç jego nazw´ oraz nazw´ skróconà; 4) rodzaj instrumentu pochodnego (opcja, futures, forward, SWAP, inny); 10) oznaczenie strony transakcji, przy czym w przypadku gdy:
22. a)stronà transakcji jest firma inwestycyjna, nale˝y podaç indywidualny kod tej firmy lub oznaczyç w inny sposób pozwalajàcy na jej jednoznacznà identyfikacj´,
23. b)stronà transakcji jest rynek regulowany lub alternatywny system obrotu, nale˝y podaç indywidualny, ujednolicony kod identyfikacyjny tego rynku lub alternatywnego systemu obrotu,
24. c)stronà transakcji nie jest ˝aden z podmiotów wskazanych w lit. a i b, podmiot taki nale˝y wskazaç w sposób pozwalajàcy na jego jednoznacznà identyfikacj´; 11) oznaczenie podmiotu poÊredniczàcego w transakcji, pozwalajàce na jego jednoznacznà identyfikacj´; 12) data podj´cia decyzji o przekazaniu zlecenia do realizacji; 13) data z∏o˝enia zlecenia; 5) oznaczenie instrumentu bazowego, w przypadku gdy instrumentem bazowym jest waluta, nale˝y wskazaç kod ISO waluty; 14) godzina z∏o˝enia zlecenia wed∏ug czasu obowiàzujàcego w Polsce; 6) okreÊlenie pozycji na instrumencie pochodnym: d∏uga (long) bàdê krótka (short), a w przypadku opcji równie˝ pozycji wzgl´dem instrumentu bazowego: kupno (call) bàdê sprzeda˝ (put); 16) godzina zawarcia transakcji wed∏ug czasu obowiàzujàcego w Polsce; 7) cel zawarcia transakcji (SZP — w przypadku gdy transakcja ma na celu zapewnienie sprawnego zarzàdzania portfelem inwestycyjnym; ORI — w przypadku gdy transakcja ma na celu ograniczenie ryzyka inwestycyjnego w zakresie wskazanym w art. 94 ust. 1a pkt 2 ustawy); 8) przedmiot zabezpieczeƒ (wskazanie ze szczegó∏owoÊcià pozwalajàcà na jednoznacznà identyfikacj´ poszczególnych sk∏adników aktywów lub zobowiàzaƒ, dla których ograniczane jest ryzyko inwestycyjne); 9) nazwa emitenta/wystawcy lub innego podmiotu kreujàcego instrument pochodny; ——————— 15) data zawarcia transakcji; 17) cena jednostkowa instrumentu pochodnego bez uwzgl´dnienia kosztów transakcyjnych wyra˝ona w walucie, w której zawarto transakcj´, walucie, w której prowadzone sà ksi´gi rachunkowe funduszu ze wskazaniem kursu, po jakim dokonano przeliczenia; 18) liczba nabytych lub zbytych instrumentów pochodnych; 19) mno˝nik; 20) wartoÊç przysz∏ych strumieni pieni´˝nych, a w przypadku gdy nie mo˝na ich ustaliç — sposób ich wyznaczania; 21) terminy przysz∏ych strumieni pieni´˝nych; 22) koszty transakcyjne; 1) W przypadku wystàpienia przedmiotowej kategorii nale˝y 23) termin zapadalnoÊci, wygaÊni´cia lub wykonania instrumentu; odpowiednio nazwaç typ transakcji, stosujàc nadanà nazw´ jednolicie w odniesieniu do pozosta∏ych transakcji danego typu w ramach prowadzonej ewidencji. 24) wskazanie zabezpieczenia wykonania transakcji z okreÊleniem, czy zosta∏o przyj´te czy udzielone.