ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności Na podstawie art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010

art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanych dalej „materiałami”, umieszczania na nich klauzul tajności, a także tryb i sposób zmiany lub znoszenia nadanej klauzuli. § 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: § 3. 1. Materiał oznacza się klauzulą tajności w sposób wyraźny i w pełnym brzmieniu. 2. W przypadku gdy poszczególnym częściom materiału zostały nadane różne klauzule tajności bądź gdy niektóre z tych części są jawne, wyodrębnione części oddziela się oznaczeniem odpowiedniej klauzuli tajności wskazanej w pełnym brzmieniu lub określeniem „jawne”. Części materiału zawierające tekst lub obraz oddziela się przez odpowiednie ich oznaczenie przed rozpoczęciem i po zakończeniu tekstu lub obrazu. 1) oznaczaniu — należy przez to rozumieć czynność techniczną nanoszenia na materiał informacji określonych w rozporządzeniu, w tym umieszczania na nim klauzuli tajności, oraz nanoszenia informacji o zmianie lub zniesieniu nadanej klauzuli, a także umieszczania informacji w metryce dokumentu elektronicznego; 3. Jeżeli poszczególnym częściom materiału zostały nadane różne klauzule tajności, materiał oznacza się klauzulą tajności co najmniej równą najwyższej klauzuli tajności, jaką nadano części materiału. 2) informatycznym nośniku danych — należy przez to rozumieć materiał lub urządzenie w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.1)); 1) „00” — dla klauzuli „ściśle tajne”; 3) dokumencie elektronicznym — należy przez to rozumieć dokument utrwalony na informatycznym nośniku danych lub przetwarzany w systemie teleinformatycznym, o ile ze względu na organizację obiegu informacji niejawnych podlega rejestracji; § 5. 1. Dokument nieelektroniczny utrwalony w formie pisma oznacza się w następujący sposób: § 4. Wprowadza się następujące symbole oznaczenia klauzul tajności: rcl 2) „0” — dla klauzuli „tajne”; w. 4) dokumencie nieelektronicznym — należy przez to rozumieć dokument utrwalony na nośniku innym niż informatyczny nośnik danych, o ile ze względu na organizację obiegu informacji niejawnych podlega rejestracji; 5) metryce dokumentu elektronicznego — należy przez to rozumieć zestaw informacji o dokumencie elektronicznym, powiązanych z dokumentem lub umieszczonych na nim, stanowiących jego oznaczenie w rozumieniu rozporządzenia; ww 6) odwzorowaniu cyfrowym — należy przez to rozumieć przekształcenie dokumentu nieelektronicznego w dokument elektroniczny dokonywane w szczególności przez jego zeskanowanie; 7) kopiowaniu — należy przez to rozumieć w szczególności również wykonywanie odpisu, wypisu, wyciągu, wydruku, odwzorowania cyfrowego lub nagrania. 1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204, poz. 1195. 3) „Pf” — dla klauzuli „poufne”; 4) „Z” — dla klauzuli „zastrzeżone”. 1) na każdej stronie umieszcza się:

1. a)na środku, jako pierwszy element w nagłówku strony, klauzulę tajności,
2. b)numer egzemplarza, a w przypadku gdy dokument wykonano w jednym egzemplarzu, napis „egz. pojedynczy”,
3. c)sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej, symbol oznaczenia klauzuli tajności, numer, pod którym ten dokument został zarejestrowany, i rok, w którym dokonano rejestracji, a także, w zależności od potrzeb, inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca wykonania dokumentu w jednostce lub komórce organizacyjnej lub też jego przynależność do określonej sprawy,
4. d)numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,
5. e)na środku, jako ostatni element w stopce strony, klauzulę tajności; 2) na pierwszej stronie umieszcza się również:
6. a)nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,
7. b)nazwę miejscowości i datę podpisania dokumentu, Dziennik Ustaw Nr 288 — 16759 — 3) na ostatniej stronie pod treścią umieszcza się również:
8. a)liczbę załączników, 8) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące wykonawcę; .go v.p l
9. c)w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg korespondencyjny, imię i nazwisko lub nazwę stanowiska adresata; w przypadku wielu adresatów dokumentu, któremu nadano bieg korespondencyjny, dopuszcza się możliwość umieszczenia jedynie adnotacji „adresaci według rozdzielnika”; Poz. 1692 9) nazwę nadaną dokumentowi lub określenie, czego dokument dotyczy. 2. Pełną nazwę klauzuli tajności nanosi się, o ile to możliwe, na dokumencie elektronicznym. 3. W przypadku dokumentu elektronicznego o klauzuli „zastrzeżone” § 5 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
10. b)liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią jednostkę miary, § 7. 1. Na dokumencie nieelektronicznym można zamieścić dyspozycję dotyczącą:
11. c)klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane, oraz liczbę stron każdego załącznika lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią jednostkę miary, 2) braku zgody na udzielanie informacji o treści dokumentu;
12. d)w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis „tylko adresat” — jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, lub napis „do zwrotu” — jeżeli załączniki mają zostać zwrócone nadawcy, 3) określenia daty lub wydarzenia, po którym nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności całości lub części dokumentu. 2. W przypadku dokumentu elektronicznego dyspozycję, o której mowa w ust. 1, można zamieścić w jego metryce. § 8. W przypadkach uzasadnionych organizacją ochrony informacji niejawnych, na materiałach zawierających informacje niejawne można nanosić w sposób czytelny, widoczny i trwały dodatkowe oznaczenia, inne niż te,

§ 5—7.

rcl

1. e)stanowisko oraz imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę uprawnioną do jego podpisania, 1) braku zgody na kopiowanie lub tłumaczenie części albo całości dokumentu;
2. f)liczbę wykonanych egzemplarzy,
3. h)dyspozycję „ad acta” w przypadku egzemplarza pozostającego w aktach nadawcy, § 9. 1. Na dokumencie nieelektronicznym stanowiącym załącznik na pierwszej stronie umieszcza się dodatkowo informację: „Załącznik nr ... do dokumentu nr ... z dnia ...”.
4. i)imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące wykonawcę. 2. Jeżeli wraz z dokumentem przesyła się załączniki zawierające informacje niejawne, to: w.
5. g)adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu albo adnotację „adresaci według rozdzielnika”, 1) dokument oznacza się klauzulą tajności nie niższą niż najwyższa klauzula tajności załączników; 2. W przypadku dokumentu, o którym mowa w ust. 1, o klauzuli „zastrzeżone” dopuszcza się odstąpienie od umieszczania oznaczeń,

ust. 1 pkt 1 lit. b oraz pkt 3 lit. f—i. §

2. Dokument elektroniczny oznacza się w ten sposób, że jego metryka zawiera następujące informacje: ww 1) klauzulę tajności; 2) sygnaturę literowo-cyfrową, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. c; 3) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej; 4) datę rejestracji dokumentu; 5) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg korespondencyjny, wskazanie adresatów przez podanie imion i nazwisk lub nazw ich stanowisk; 6) klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane; 7) stanowisko, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę uprawnioną do podpisania dokumentu; 2) na dokumencie — jeżeli po trwałym odłączeniu załączników dokument jest jawny albo jego klauzula tajności jest inna niż określona zgodnie z pkt 1 — na każdej stronie pod numerem egzemplarza umieszcza się adnotację o jawności albo klauzuli tajności dokumentu po odłączeniu załączników.
3. W przypadku dokumentu elektronicznego informacje,

ust. 1 i 2, umieszcza się odpowiednio w jego metryce.

1. Informację, o której mowa w ust. 1, umieszcza się, w miarę możliwości, na materiałach innych niż dokumenty. §
3. Na materiałach innych niż dokumenty,

§ 5

i 6, klauzulę tajności i sygnaturę literowo-cyfrową umieszcza się przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręczne, trwałe dołączenie metek, nalepek, kalkomanii lub w inny widoczny sposób, w szczególności na ich obudowie lub opakowaniu. Dziennik Ustaw Nr 288 — 16760 — Poz. 1692

1. Oznaczenie zmiany lub zniesienia klauzuli tajności dokumentu elektronicznego umieszcza się w jego metryce. W przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 2, oznaczenie umieszcza się, o ile to możliwe, na dokumencie.
2. Utrwalanie informacji niejawnych w formie dźwięku lub obrazu poprzedza się i kończy informacją o nadanej klauzuli tajności, o ile istnieją takie możliwości. §
3. W przypadku materiałów,

§ 10

i 11, przepis § 13 stosuje się odpowiednio, z uwzględnieniem sposobu oznakowania tych materiałów. .go v.p l

1. Materiał, który ze względu na organizację obiegu informacji niejawnych nie podlega rejestracji, oznacza się w sposób zapewniający jednoznaczną identyfikację jego klauzuli tajności, w szczególności przez jej umieszczenie na materiale. §
2. Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, książkach, broszurach i reprodukcjach klauzule tajności umieszcza się pośrodku, na górze i na dole zewnętrznych ścianek okładki oraz — jeżeli jest — na stronie tytułowej. §
3. Zgody na zniesienie lub zmianę klauzuli tajności udziela się w odrębnym dokumencie podlegającym rejestracji lub przez oznaczenie w postaci umieszczenia informacji: 1) na dokumencie — w przypadku dokumentu nieelektronicznego; 2) w metryce dokumentu — w przypadku dokumentu elektronicznego. §
5. Oznaczenia zniesienia klauzuli tajności na dokumencie nieelektronicznym utrwalonym w formie pisma dokonuje się następująco: 1) w przypadku kopii — na pierwszej stronie sygnaturę, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. c; 2) w pozostałych przypadkach — odpowiednio oznaczenia,

§ 5

; 3) na wszystkich stronach:

1. a)w przypadku kopiowania napis „Wydruk”, „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg” albo „Wypis”,
2. b)w przypadku tłumaczenia napis „Tłumaczenie z języka (nazwa języka)” oraz podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tłumaczenia; 4) na ostatniej stronie w przypadku kopiowania dodatkowo potwierdzenie zgodności z oryginałem zawierające: rcl 1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia znoszonej klauzuli tajności; § 15. 1. Na dokumencie nieelektronicznym wytworzonym w wyniku kopiowania lub tłumaczenia umieszcza się: 2) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się napis „Zniesiono klauzulę tajności” oraz datę, podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę dokonania czynności. w. 2. Oznaczenia zmiany klauzuli tajności na dokumencie, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się następująco: 1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia klauzuli tajności; 2) nad skreślonymi oznaczeniami klauzul tajności umieszcza się oznaczenie nowej klauzuli tajności; ww 3) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się datę, podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę dokonania czynności. 3. Skreśleń i adnotacji,

ust. 1 i 2, dokonują: kierownik kancelarii tajnej, kierownik archiwum lub jego zastępca, kierownik innej niż kancelaria tajna komórki, w której są rejestrowane materiały niejawne, albo inne osoby upoważnione przez nich lub przez kierownika jednostki organizacyjnej. 4. Skreśleń i adnotacji,

ust. 1 i 2, dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajności i dokonanych zmian jest niedozwolone.

1. a)napis „Za zgodność”,
2. b)odcisk pieczęci z nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokument,
3. c)podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, w której dokonano kopiowania, albo osobę przez niego upoważnioną. 2. Wytworzenie dokumentu w wyniku kopiowania lub tłumaczenia dokumentu nieelektronicznego odnotowuje się na ostatniej stronie dokumentu kopiowanego lub tłumaczonego przez umieszczenie informacji o: 1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokument; 2) liczbie egzemplarzy dokumentu wytworzonego; 3) dacie wytworzenia dokumentu; 4) numerze, pod jakim wytworzony dokument został zarejestrowany. 3. Informacje,

ust. 2 pkt 1—3, umieszcza się przed wytworzeniem dokumentu w wyniku kopiowania lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim został on zarejestrowany, umieszcza się po wytworzeniu. 4. W przypadku kopiowania lub tłumaczenia dokumentu elektronicznego informacje,

ust. 2 pkt 1—4, umieszcza się w jego metryce. Dziennik Ustaw Nr 288 — 16761 — 1) informacje,

§ 6; § 16.

Materiały zawierające informacje niejawne wykorzystywane w urządzeniach lub systemach przeznaczonych do wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych, w szczególności urządzenia, części urządzeń lub informatyczne nośniki danych, nie podlegają oznaczeniu w sposób określony w przepisach rozporządzenia. .go v.p l

1. W metryce dokumentu elektronicznego wytworzonego w wyniku kopiowania lub tłumaczenia umieszcza się: 2) odpowiednio informację: „Odwzorowanie cyfrowe”, „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg”, „Wypis” albo „Tłumaczenie z języka (nazwa języka)”; 3) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą kopiowania albo tłumaczenia.
2. W przypadku dokumentu o klauzuli „zastrzeżone” dopuszcza się odstąpienie od umieszczenia oznaczeń,

ust. 1 pkt 3 i 4, ust. 2 i 4 oraz ust. 5 pkt 2 i

1. §
2. Formularze dokumentów stosowane dotychczas jako druki stałe mogą być wykorzystywane do wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2012 r. §
3. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2012 r.2) Prezes Rady Ministrów: D. Tusk 2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządze- niem Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 159, poz. 1069), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 189 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228). w. rcl
4. W przypadku wytwarzania dokumentów w wyniku kopiowania lub tłumaczenia materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych albo archiwach wyodrębnionych nie dokonuje się czynności,

ust. 2, z tym że do materiałów archiwalnych dołącza się kartę informacyjną, na której każdorazowo umieszcza się informację o wytworzeniu dokumentów w wyniku kopiowania lub tłumaczenia, z uwzględnieniem informacji,

ust. 2. ww Poz. 1692