Rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów ba

Dziennik Ustaw Nr 115 — 6989 — Elektronicznie podpisany przez Jaroslaw Deminet Data: 2011.06.07 14:43:50 +02'00' Poz. 671 671 w. rcl .go v.p l ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1) z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych Na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618 i Nr 112, poz. 654) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne §

1. Rozporządzenie określa sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych, w tym: 1) sposób wykonywania i dokumentowania czynności kontrolnych oraz sporządzania protokołu kontroli; 2) tryb rozpatrywania uwag i zastrzeżeń instytutów badawczych. §
2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
3. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje badanie obszarów: 1) zgodności działania organów instytutu z przepisami prawa lub statutem; 2) prawidłowości wydatkowania środków publicznych.
4. Kontrolę instytutu zarządza minister, wydając imienne upoważnienie do dokonania kontroli.
5. Imienne upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności: 1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj i numer dokumentu tożsamości dokonującego kontroli; 2) nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych, w których będzie dokonywana kontrola; 1) ustawie — rozumie się przez to ustawę z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych; 3) zakres przedmiotowy i czasowy kontroli; 2) instytucie — rozumie się przez to instytut badawczy w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;
6. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. 3) ministrze — rozumie się przez to Ministra Spraw Zagranicznych; 4) audytorze — rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do przeprowadzenia audytu instytutu; 5) kontrolerze — rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do przeprowadzenia kontroli instytutu; ww 6) organach instytutu — rozumie się przez to dyrektora instytutu i radę naukową reprezentowaną przez jej przewodniczącego; 7) ostatecznych zaleceniach pokontrolnych — rozumie się przez to zalecenia pokontrolne po rozpatrzeniu zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego zgłoszonych do ministra. §
8. Kontrola instytutu ma charakter problemo- wy. 1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej — sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220, poz. 1725). 4) termin ważności upoważnienia. §
10. Audytu instytutu dokonuje się co najmniej raz na trzy lata.
11. Audyt, o którym mowa w ust. 1, polega na ocenie: 1) działalności finansowej instytutu; 2) organizacji i jakości pracy instytutu; 3) jakości zarządzania instytutem.
12. Audyt instytutu zarządza minister, powołując zespół w składzie od trzech do pięciu osób, zwany dalej „zespołem”, oraz wydając imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu.
13. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności: 1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj i numer dokumentu tożsamości przeprowadzającego audyt; 2) nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych, w których będzie przeprowadzany audyt; 3) temat audytu; 4) termin ważności upoważnienia.
14. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia. Dziennik Ustaw Nr 115 — 6990 — Rozdział 2 6) dane organizacyjne, jak diagramy struktury organizacji i opisy stanowisk pracy; w. rcl .go v.p l Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów Poz. 671 §
16. Przed rozpoczęciem audytu w instytucie zespół opracowuje program audytu.
17. W programie audytu zamieszcza się w szczególności: 1) cel audytu; 2) analizę obszarów ryzyka; 3) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; 4) wskazówki metodyczne; 5) założenia organizacyjne; 6) harmonogram przeprowadzania audytu.
18. W siedzibie instytutu zespół przeprowadza z organami instytutu naradę otwierającą i dokumentuje to protokołem z narady otwierającej. 7) kopie istotnych kontraktów i umów; 8) informacje na temat polityk operacyjnych i finansowych instytutu; 9) oświadczenia organów instytutu; 10) analizy i testy transakcji, procesów i sald kont; 11) wyniki analitycznych procedur audytowych; 12) korespondencję związaną z audytem; 13) protokół z narady zamykającej; 14) sprawozdanie z audytu. §
20. Po zakończeniu audytu wyniki prac zespołu są przedstawiane organom instytutu i ministrowi w formie sprawozdania z audytu.
21. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:
22. W trakcie narady otwierającej, o której mowa w ust. 3, porusza się następujące tematy: 1) opis stanu faktycznego; 1) tematykę i cel audytu; 2) kryteria, na podstawie których ocenia się stan faktyczny; 2) założenia organizacyjne; 3) zasady współpracy administracyjnej.
23. Audyt dokonywany jest w sposób określony w programie audytu, o którym mowa w ust.
25. W trakcie dokonywania audytu wszelkie zmiany w programie audytu, o którym mowa w ust. 1, powinny być udokumentowane. Zmiany mogą wynikać w szczególności z przekwalifikowania ryzyka towarzyszącego obszarowi audytu, w wyniku poczynionych ustaleń.
26. Zespół rozpoznaje, analizuje, ocenia oraz dokumentuje informacje wiarygodne, istotne oraz przydatne do osiągnięcia celów danego audytu. Do rozpoznawania i sprawdzania informacji stosuje się analityczne procedury audytowe. ww
27. Po zakończeniu audytu zespół przedstawia organom instytutu zasadnicze ustalenia oraz wnioski dotyczące zakresu przedmiotowego audytu i dokumentuje to protokołem z narady zamykającej. §
28. Zespół dokumentuje przeprowadzane czynności w aktach audytu, które zawierają dokumenty niezbędne do ustalenia stanu faktycznego i sformułowania zaleceń, w szczególności: 3) ocenę stanu faktycznego; 4) w przypadku ujawnienia nieprawidłowości — przyczyny ich zaistnienia oraz konsekwencje; 5) rekomendacje.
29. Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń do sprawozdania z audytu.
30. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie do ministra w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania z audytu. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt audytu.
31. Minister jest zobowiązany w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się organom instytutu, drugi zaś dołącza się do akt audytu.
32. W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń minister poleca zespołowi dokonać zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części sprawozdania z audytu. Zmienione sprawozdanie przekazuje się organom instytutu. 1) upoważnienie do dokonania audytu; 2) program audytu; 3) protokół z narady otwierającej; 4) ankiety, diagramy sekwencji działań, listy kontrolne; 5) uwagi i notatki służbowe wynikające z rozmów;
33. Minister może zalecić pisemnie dyrektorowi instytutu dokonanie czynności naprawczych lub usprawniających działalność instytutu w określonym terminie.
34. Projekt zaleceń, o których mowa w ust. 7, w dwóch egzemplarzach przygotowuje zespół. Jeden egzemplarz dołącza się do akt audytu. Dziennik Ustaw Nr 115 — 6991 — Rozdział 3 Poz. 671 §
36. Dokonane w wyniku czynności kontrolnych ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli. w. rcl .go v.p l Sposób i tryb dokonywania kontroli instytutów
37. Protokół kontroli zawiera w szczególności: §
39. Przed przystąpieniem do kontroli, o której mowa w § 3, kontroler sporządza program kontroli i przedstawia go do akceptacji ministrowi.
40. Program kontroli w szczególności określa cel oraz szczegółowy zakres kontroli. §
42. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych w instytucie kontroler pisemnie zawiadamia organy instytutu o zakresie i terminie kontroli.
43. Kontroler jest zobowiązany do okazania upoważnienia na każde wezwanie w siedzibie instytutu. §
45. Kontroler jest odpowiedzialny za rzetelne ustalenie i udokumentowanie w aktach kontroli stanu faktycznego, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień, wskazanie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.
46. Kontroler niezwłoczne informuje ministra o przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny finansów publicznych. 1) nazwę i adres kontrolowanego instytutu; 2) określenie podmiotowego zakresu kontroli; 3) podstawę przeprowadzenia kontroli; 4) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera, numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli; 5) określenie przedmiotowego i okresu objętego kontrolą; zakresu kontroli 6) opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, ujawnionych nieprawidłowości i uchybień, ich zakresu, w tym przepisów prawa, które zostały naruszone oraz osób za nie odpowiedzialnych; 7) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli; 8) wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu adresatom.
47. Protokół kontroli sporządza się w jednobrzmiących egzemplarzach, w ilości zależnej od zakresu podmiotowego kontroli; dodatkowo jeden egzemplarz umieszcza się w aktach kontroli.
48. Kontroler w ramach udzielonego upoważnienia ma prawo do:
49. Dokumenty wymienione w protokole kontroli załącza się tylko do egzemplarza protokołu kontroli pozostającego w aktach kontroli. 1) żądania informacji, w tym na informatycznych nośnikach danych, niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań oraz udostępnienia dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą; §
51. Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli. 2) pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych, związanych z prowadzoną kontrolą;
52. Zastrzeżenia i uwagi należy zgłosić na piśmie kontrolerowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt kontroli. 3) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów będących przedmiotem kontroli, w tym na nośnikach elektronicznych; 4) żądania wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń; 5) kontaktowania się z wszystkimi pracownikami bez pośrednictwa i udziału ich przełożonych; ww 6) zasięgania opinii ekspertów w sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy zawodowej; 7) przeprowadzania oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności; 8) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą; 9) wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów związanych z kontrolą.
53. W przypadku odmowy udostępnienia materiałów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń i obiektów, odmowa wraz z uzasadnieniem musi zostać przedstawiona kontrolerowi na piśmie. Odmowa jest włączana do akt kontroli.
54. Kontroler jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń i uwag, o których mowa w ust. 2, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się dyrektorowi instytutu, drugi zaś dołącza się do akt kontroli.
55. W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń i uwag kontroler dokonuje zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części protokołu kontroli. Zmieniony protokół kontroli dystrybuuje się zgodnie z zasadą określoną w § 11 ust.
56. §
58. Po zakończeniu kontroli kontroler sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego i przedkłada go do podpisu ministrowi.
59. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działalności organów instytutu, polegających na naruszeniu prawa lub statutu oraz nieprawidłowości w wydatkowaniu środków publicznych, także zalecenia w sprawie ich usunięcia i zobowiązanie organów instytutu do ich realizacji w określonym terminie. Dziennik Ustaw Nr 115 — 6992 —
60. Od ostatecznych zaleceń pokontrolnych odwołanie nie przysługuje. w. rcl .go v.p l
61. Wystąpienie pokontrolne sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden jest przekazywany dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy. Poz. 671 §
63. Dyrektor instytutu, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić do ministra, na piśmie, zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.
64. Minister rozpatruje zastrzeżenia w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania. Jeden egzemplarz podpisanych przez ministra ostatecznych zaleceń pokontrolnych przekazywany jest dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy. ww
65. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, termin wykonania zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 13 ust. 2, biegnie od dnia otrzymania ostatecznych zaleceń pokontrolnych. §
67. Minister może zarządzić czynności sprawdzające i ocenę stopnia realizacji wydanych instytutowi zaleceń.
68. Na potrzeby czynności, o których mowa w ust. 1, minister może żądać informacji i wyjaśnień od organów instytutu.
69. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających zamieszcza się w notatce informacyjnej. §
70. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Minister Spraw Zagranicznych: R. Sikorski Dziennik Ustaw Nr 115 — 6993 — Poz. 671 w. rcl .go v.p l Załączniki do rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. (poz. 671) Załącznik nr 1 WZÓR .............................................................. (pieczęć nagłówkowa Ministerstwa Spraw Zagranicznych) Warszawa, dn. ............................................ Upoważnienie nr ................ Na podstawie § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671) upoważniam Panią/Pana .......................................................................................................................................................................................... (imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości) do dokonania kontroli .......................................................................................... za okres ........................................... (zakres przedmiotowy kontroli) w terminie: ...................................................................................................................................................................... w ...................................................................................................................................................................................... (nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych) Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości kontrolera. Ważność upoważnienia upływa z dniem ............................................................. ........................................................ ww (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie) Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia .................................................... ........................................................ (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie) Dziennik Ustaw Nr 115 — 6994 — Poz. 671 Załącznik nr 2 w. rcl .go v.p l WZÓR .............................................................. (pieczęć nagłówkowa Ministerstwa Spraw Zagranicznych) Warszawa, dn. ............................................ Upoważnienie nr ................ Na podstawie § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671) upoważniam Panią/Pana .......................................................................................................................................................................................... (imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości) do dokonania audytu (temat audytu) ................................................................................................................................ w terminie: ...................................................................................................................................................................... w ...................................................................................................................................................................................... (nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych) Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości audytora. Ważność upoważnienia upływa z dniem ............................................................. ........................................................ ww (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie) Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia .................................................... ........................................................ (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)