Uchwała nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego "Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w

MONITOR POLSKI DZIENNIK URZĘDOWY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ Warszawa, dnia 21 listopada 2023 r. Poz. 1270 UCHWAŁA NR 206 RADY MINISTRÓW z dnia 24 października 2023 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego” Na podstawie art. 136 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.1)) Rada Ministrów uchwala, co następuje: § 1. Ustanawia się program wieloletni „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, zwany dalej „Programem”, stanowiący załącznik do uchwały. § 2. Okres realizacji Programu ustala się na lata 2023–2052. § 3. 1. Program jest finansowany ze środków budżetu państwa. 2. Ogólna kwota środków z budżetu państwa w całym okresie realizacji Programu wyniesie 2 679 777 511 zł. 3. Środki z budżetu państwa, o których mowa w ust. 2, w poszczególnych latach wyniosą: 1) 2023 r. – 400 000 zł; 2) 2024 r. – 1 718 910 zł; 3) 2025 r. – 1 785 947 zł; 4) 2026 r. – 1 841 312 zł; 5) 2027 r. – 206 906 887 zł; 6) 2028 r. – 104 796 383 zł; 7) 2029 r. – 100 118 457 zł; 8) 2030 r. – 100 880 634 zł; 9) 2031 r. – 98 634 633 zł; 10) 2032 r. – 96 461 460 zł; 11) 2033 r. – 95 715 132 zł; 12) 2034 r. – 120 155 157 zł; 13) 2035 r. – 127 351 253 zł; 14) 2036 r. – 121 079 290 zł; 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 1273, 1407, 1429, 1641, 1693 i 1872.  Monitor Polski – 2 – Poz. 1270 15) 2037 r. – 97 394 615 zł; 16) 2038 r. – 98 082 025 zł; 17) 2039 r. – 112 451 916 zł; 18) 2040 r. – 104 758 805 zł; 19) 2041 r. – 90 284 207 zł; 20) 2042 r. – 71 420 677 zł; 21) 2043 r. – 77 959 932 zł; 22) 2044 r. – 120 330 745 zł; 23) 2045 r. – 116 766 851 zł; 24) 2046 r. – 108 355 334 zł; 25) 2047 r. – 39 282 715 zł; 26) 2048 r. – 55 400 821 zł; 27) 2049 r. – 130 310 587 zł; 28) 2050 r. – 131 350 262 zł; 29) 2051 r. – 117 184 550 zł; 30) 2052 r. – 30 598 014 zł. § 4. Realizację Programu nadzoruje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. § 5. Program realizuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, centralny organ administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego, nad którym nadzór sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego na podstawie art. 18 ust. 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), w zakresie następujących części: 1) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie (Priorytet 1), 2) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi (Priorytet 2), 3) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim (Priorytet 3), 4) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu (Priorytet 4), 5) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie (Priorytet 5) – za pośrednictwem właściwych archiwów państwowych, których dotyczy dana część. § 6. Uchwała wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia. Prezes Rady Ministrów: M. Morawiecki  Monitor Polski – 3 – do uchwały nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. (poz. ) Poz. 1270 Załącznik do uchwały nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. (M.P. poz. 1270) PROGRAM WIELOLETNI „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”  Monitor Polski – 4 – Poz. 1270 Spis treści Wstęp.............................................................................................................................. 6 Informacje o Programie Wieloletnim Rady Ministrów pt. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego” ............. 7 2.1. Okres obowiązywania Programu „Archiwa” .................................................................. 9 2.2. Powiązanie Programu „Archiwa” z dokumentami wyższego rzędu ............................ 10 2.3. Powiązanie Programu „Archiwa” ze strategiami regionalnymi ................................... 11 3. Partnerstwo publiczno-prywatne jako formuła właściwa do realizacji Programu „Archiwa” ................................................................................................. 11 4. Wnioski z diagnozy: wyzwania rozwojowe dla Archiwów Państwowych w Polsce w świetle przeprowadzonych analiz .......................................................................... 18 4.1. Wyzwanie 1: Zapewnienie adekwatnej do potrzeb powierzchni magazynowej i stworzenie rezerwy magazynowej dla państwowego zasobu archiwalnego .............. 18 4.2. Wyzwanie 2: Zapewnienie właściwych warunków do udostępniania zasobów archiwalnych ................................................................................................................. 21 4.3. Wyzwanie 3: Zapewnienie ciągłości funkcjonowania archiwów objętych Programem „Archiwa” w oparciu o odpowiedni standard, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów ich utrzymania ................................................................................................ 22 4.4. Wyzwanie 4: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Koszalinie. ................................................................................................................ 23 4.5. Wyzwanie 5: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Łodzi. . 23 4.6. Wyzwanie 6: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim.......................................................................................... 24 4.7. Wyzwanie 7: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Poznaniu. ................................................................................................................... 25 4.8. Wyzwanie 8: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Szczecinie. ................................................................................................................ 26 5. Analiza SWOT ............................................................................................................ 27 6. Analiza ryzyk dla Programu „Archiwa” .................................................................. 30 6.1. Ryzyka Etapu Inwestycyjnego...................................................................................... 32 6.2. Ryzyka Etapu Operacyjnego ........................................................................................ 41 6.3. Ryzyka ogólnorynkowe ................................................................................................ 47 7. Cele i struktura Programu „Archiwa” ..................................................................... 50 7.1. Struktura Programu „Archiwa” .................................................................................... 50 7.2. Cel główny: Zapewnienie możliwości gromadzenia, zabezpieczania, udostępniania oraz optymalizacja warunków przechowywania materiałów archiwalnych, poprzez inwestycje w nowoczesne, wielofunkcyjne, specjalistyczne siedziby archiwów państwowych w pięciu lokalizacjach. ........................................................................... 51 7.2.1.Cel szczegółowy 1: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Koszalinie. .................................................. 54 7.2.2.Cel szczegółowy 2: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Łodzi........................................................... 54 1. 2. 2  Monitor Polski – 5 – Poz. 1270 7.2.3.Cel szczegółowy 3: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim. .......................... 55 7.2.4.Cel szczegółowy 4: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Poznaniu. .................................................... 56 7.2.5.Cel szczegółowy 5: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Szczecinie. .................................................. 56 7.3. Cele Programu „Archiwa” z uwzględnieniem aspektów terytorializacji. .................... 57 8. Opis Priorytetów ......................................................................................................... 63 8.1. Priorytet 1: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie: ....................................................................... 63 8.2. Priorytet 2: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi: .......... 64 8.3. Priorytet 3: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim: ........................................................................................ 66 8.4. Priorytet 4: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu:................................................................................................................... 68 8.5. Priorytet 5: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie: .. 69 9. System Realizacji Programu „Archiwa” .................................................................. 71 9.1. Podmioty zaangażowane w realizację Programu „Archiwa” ....................................... 71 9.2. Przygotowanie do realizacji Programu „Archiwa” z uwzględnieniem formuły PPP ... 72 9.3. Funkcjonalne poziomy wdrażania Programu „Archiwa”: ............................................ 72 9.4. Zasady aktualizacji Programu „Archiwa” .................................................................... 81 10. Założenia przyjęte dla umów o PPP, instrumentów wykonawczych dla Programu „Archiwa”, których zawarcie jest planowane w związku z wdrażaniem Programu „Archiwa” ................................................................................................. 82 10.1. Założenia przyjęte w odniesieniu do umów o PPP z Partnerem Prywatnym, na potrzeby realizacji Program „Archiwa”:....................................................................... 83 10.1.1.Umowy ubezpieczenia przedsięwzięcia: .................................................................... 84 10.1.2.Procedura rozstrzygania sporu: .................................................................................. 85 10.1.3.Polecenie zmiany i tryb uzgodnienia zmiany: ............................................................ 85 10.1.4.Poufność, zasady udostępniania, prawa autorskie, ochrona danych osobowych ....... 85 10.2. Obowiązki Partnera Prywatnego: ................................................................................. 85 10.3. Obowiązki Podmiotu Publicznego: .............................................................................. 88 10.4. Zdarzenia nadzwyczajne: .............................................................................................. 88 10.5. Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP: ................................................................. 88 10.5.1.Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP przez Partnera Publicznego: .................. 88 10.5.2.Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP przez Partnera Prywatnego: ................... 89 10.6. Skutki rozwiązania umów o PPP: ................................................................................. 90 10.7. Rozliczenie stron umów o PPP po ich rozwiązaniu albo po ich wykonaniu: ............... 90 10.8. Zwrot infrastruktury:..................................................................................................... 90 10.8.1.Odbiór infrastruktury:................................................................................................. 90 10.8.2.Rękojmia Partnera Prywatnego: ................................................................................. 91 3  Monitor Polski – 6 – Poz. 1270 11. Źródła finansowania ...................................................................................................... 91 11.1. Miejsce Programu „Archiwa” ....................................................................................... 91 11.2. Założenia finansowe przyjęte dla Programu „Archiwa” ............................................... 92 11.3. Przepływy finansowe .................................................................................................... 94 11.4. Plan finansowy Programu „Archiwa” ........................................................................... 94 11.5. Etapy realizacji Programu „Archiwa” ......................................................................... 102 12. Sprawozdawczość i monitorowanie Programu „Archiwa” ...................................... 102 12.1. Sprawozdawczość ....................................................................................................... 102 12.2. Monitorowanie ............................................................................................................ 104 12.3. Założenia przyjęte dla wskaźników Programu „Archiwa”: ........................................ 105 13. Pomoc publiczna a Program „Archiwa” .................................................................... 138 Załącznik nr 1 ..................................................................................................................... 141 Etapy realizacji programu w formule PPP ........................................................................... 141 Spis wykresów Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021 w metrach bieżących. ............................................................................................................. 20 Spis schematów Schemat 1 Schemat organizacyjny Sieci Archiwów Państwowych......................................... 7 Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa” ................................................................ 50 Schemat 3 Schemat poziomów wdrażania Programu „Archiwa” .......................................... 73 Spis tabel Tabela 1 Podsumowanie analizy Value for Money dla Projektu w latach 2023–2052 (tys. PLN) ............................................................................................................................... 15 Tabela 2 Ryzyka Etapu Inwestycyjnego ................................................................................ 32 Tabela 3 Ryzyka Etapu Operacyjnego ................................................................................... 42 Tabela 4 Ryzyka ogólnorynkowe ........................................................................................... 47 Tabela 5 Schemat terytorializacji przyjęty w Programie „Archiwa”. .................................... 58 Tabela 6 Zakres prac nad aktualizacją Programu „Archiwa” ................................................ 81 Tabela 7 Koszty opłaty za dostępność łącznie w okresie realizacji Programu „Archiwa” (w złotych) ........................................................................................................... 95 Tabela 8 Wartość Programu „Archiwa” w podziale na lata realizacji Programu „Archiwa” .............................................................................................................. 96 Tabela 9 Rozkład środków Programu „Archiwa” między Priorytety Programu „Archiwa”. 98 Tabela 10 Podział środków przypisanych do poszczególnych Priorytetów Programu „Archiwa”, w podziale na wydatki inwestycyjne oraz wydatki bieżące (w złotych) .......... 100 Tabela 11 Tabela wskaźników dla Programu „Archiwa”, zestawienie danych za lata 2023–2035................................................................................................................. 108 4  Monitor Polski – 7 – Poz. 1270 Tabela 12 Tabela wskaźników dla Programu „Archiwa” − kontynuacja, zestawienie danych za lata 2036–2052................................................................................................................. 122 Spis opisów alternatywnych Opis 1 Schemat 1 Schemat organizacyjny Archiwów Państwowych (opis alternatywny). .... 7 Opis 2 Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021 w metrach bieżących (opis alternatywny). ............................................................................. 20 Opis 3 Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa” (opis alternatywny). ................... 51 Opis 4 Schemat 3 Schemat poziomów wdrażania Programu „Archiwa” (opis alternatywny). ................................................................................................................................................ 74 5  Monitor Polski 1. – 8 – Poz. 1270 Wstęp Archiwa Państwowe działają na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), zwanej dalej „ustawą o archiwach”. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym, składającym się z państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego, sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, zwanego dalej „Naczelnym Dyrektorem”. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o archiwach Naczelny Dyrektor jest centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego1). 1) Ustawa o archiwach (wraz z wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi) reguluje organizację Archiwów Państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych oraz zasady postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną oraz ich przechowywania w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Archiwa Państwowe tworzy, łączy i likwiduje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia (art. 24 ust. 1 ustawy o archiwach), kierując się potrzebą zapewnienia prawidłowej organizacji Archiwów Państwowych przez dostosowanie ich liczby, charakteru, wielkości i właściwości miejscowej do ilości przechowywanych materiałów archiwalnych, a także biorąc pod uwagę racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi oraz mieniem Archiwów Państwowych. Sieć Archiwów Państwowych obejmuje trzy archiwa o charakterze centralnym (Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Narodowe Archiwum Cyfrowe) oraz trzydzieści archiwów o charakterze regionalnym, przy czym zasięg działania archiwów regionalnych nie pokrywa się z podziałem administracyjnym kraju. Działalność finansową Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, zwanej dalej „NDAP”, i Archiwów Państwowych reguluje ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.), zwana dalej „ustawą o finansach publicznych”. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych pełni rolę dysponenta drugiego stopnia względem Archiwów Państwowych. Archiwa Państwowe w ramach działalności archiwalnej realizują określone zadania publiczne: gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej (art. 23 ustawy o archiwach). Archiwa Państwowe wykonują również szereg obowiązków z zakresu ochrony dokumentów, które nakłada na nie ustawa o archiwach. Zgodnie z przepisem art. 16 tej ustawy, Archiwa Państwowe wykonują usługi związane z wyszukiwaniem informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych, ich przetwarzaniem i sporządzaniem ich kopii (wyciągów, wypisów, etc.). Archiwa Państwowe jako urzędy wiary publicznej są instytucjami, w których przechowywane zbiory posiadają wartość dowodową w zakresie potwierdzania lub zaprzeczania zgodności z prawem, udowadniania praw, starania się o zadośćuczynienie (np. przy ubieganiu się o odszkodowania za roboty przymusowe na terenie III Rzeszy). Ponadto Archiwa Państwowe są prawnie zobowiązane do zabezpieczania dokumentacji osobowej i płacowej służącej do realizacji świadczeń emerytalno-rentowych w sytuacjach wymienionych w ustawie o archiwach, szczególnie grożących ich zniszczeniem. Jednocześnie dokumenty zgromadzone w Archiwach Państwowych są świadectwem dorobku cywilizacyjnego i kulturowego państwa polskiego. Dotyczą między innymi działalności władz państwowych, samorządowych i innych instytucji publicznych, funkcjonowania organizacji gospodarczych, samorządowych, prywatnych oraz życia wybitnych osobistości. W posiadaniu archiwów są też bogate zbiory dokumentujące dzieje najważniejszych polskich rodów i rodzin. Najstarsze zgromadzone dokumenty pochodzą z XII wieku, najnowsze zaś z początków XXI wieku. W Archiwach Państwowych jest zgromadzona dokumentacja wszelkiego rodzaju: aktowa, dokumenty pergaminowe i papierowe, dokumentacja techniczna, geodezyjno-kartograficzna i fotograficzna, dokumenty filmowe i dźwiękowe (czyli audiowizualna) oraz materiały ulotne i sfragistyczne. Część wymienionych rodzajów dokumentacji występuje także w postaci elektronicznej. Wszystkie materiały archiwalne są unikatowe. Ich ewentualne zniszczenie lub utrata, spowodowane niewłaściwymi warunkami przechowywania, oznaczałoby nieodwracalną stratę dla dziedzictwa kulturowego. 6  Monitor Polski – 9 – Poz. 1270 Schemat 1 Schemat organizacyjny Sieci Archiwów Państwowych Źródło: opracowanie NDAP. Opis 1 Schemat 1 Schemat organizacyjny Archiwów Państwowych (opis alternatywny). Schemat przedstawia schemat organizacyjny Archiwów Państwowych. Na schemacie na górze znajduje się oznaczony czerwonym kolorem prostokąt. Tekst w prostokącie minister kultury i dziedzictwa narodowego, nadzorujący dział kultura i ochrona dziedzictwa narodowego. Prostokąt z oznaczeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego jest połączony kreską z szarym prostokątem oznaczający Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Od prostokąta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych biegną kreski do pięciu prostokątów, w których wymienione są: Rada Archiwalna, Centralna Komisja Metodyczna, Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych oraz 33 Archiwa Państwowe. Od prostokąta z 33 archiwami państwowymi biegną kreski do podziału na dwa prostokąty – jeden to 30 archiwów państwowych o charakterze regionalnym i drugi opisuje 3 archiwa państwowe o charakterze centralnym. Źródło: opracowanie NDAP. 2. Informacje o Programie Wieloletnim Rady Ministrów pt. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego” Program Wieloletni Rady Ministrów pt. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, zwany dalej „Programem ‹‹Archiwa››”, obejmuje inwestycje w pięciu Archiwach Państwowych o regionalnym zasięgu działania (w: Koszalinie, Łodzi, Poznaniu, Szczecinie i Piotrkowie Trybunalskim). 7  Monitor Polski – 10 – Poz. 1270 Realizację Programu „Archiwa” nadzoruje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, a Program „Archiwa” realizuje Naczelny Dyrektor, centralny organ administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego, nad którym nadzór sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego na podstawie art. 18 ust. 5 ustawy o archiwach, w zakresie następujących części: 1) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie (Priorytet 1), 2) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi (Priorytet 2), 3) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim (Priorytet 3), 4) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu (Priorytet 4), 5) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie (Priorytet 5) – za pośrednictwem właściwych archiwów państwowych, których dotyczy dana część. Program „Archiwa” jest realizowany w formule partnerstwa publiczno-prywatnego2), zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1637), zwanej dalej „ustawą o partnerstwie publiczno-prywatnym”. Dla Programu „Archiwa” nie jest wymagana opinia ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w przedmiocie sposobu realizacji inwestycji, zgodnie z postanowieniami art. 133b ustawy o finansach publicznych. Program „Archiwa” jest programem wieloletnim, w rozumieniu art. 136 ustawy o finansach publicznych i jest jednocześnie programem rozwoju, zgodnie z postanowieniami art. 15 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2023 r. poz. 1259, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o polityce rozwoju”. Zgodnie z art. 19 ustawy o polityce rozwoju dla Programu „Archiwa” jest wymagana opinia o zgodności ze średniookresową strategią rozwoju kraju oraz z zakresem określonym w art. 17 ust. 1 tej ustawy. Należy podkreślić, iż realizacja Programu „Archiwa”, z uwzględnieniem wymogów ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, jak i wskazanych powyżej: ustawy o polityce rozwoju i ustawy o finansach publicznych oraz innych ustaw niewymienionych 3 ), jest zadaniem pionierskim i nowatorskim w obszarze kultury i ochrony dziedzictwa narodowego4). 2) 3) 4) Na potrzeby przygotowania Programu „Archiwa” sporządzono Raport z Oceny Efektywności dla przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”. Na tej podstawie (w trybie art. 18 ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, za pośrednictwem ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, skierował do ministra właściwego do spraw finansów publicznych wniosek w sprawie wyrażenia zgody na sfinansowanie z budżetu państwa przedsięwzięcia pn. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, w kwocie przekraczającej 100 000 000 zł, oraz o zgodę na sfinansowanie z budżetu państwa kosztów funkcjonowania ww. przedsięwzięcia. 12 maja 2021 r. zgoda została wydana, a po aktualizacji modelu finansowego ponowna zgoda została wydana 14 czerwca 2023 r. M.in. ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720). Struktura wdrażania Programu „Archiwa” jest zatem złożona tak pod względem zakresu interwencji (wdrażanie Programu „Archiwa” oznacza równoległe prowadzenie pięciu dużych inwestycji, a korzystanie z powstałej infrastruktury wiąże się ze stałym monitorowaniem procesu realizacji umów zawartych z Partnerem Prywatnym do 2052 r.), jak również z uwagi na szeroko zakreślone ramy przepisów prawa, które muszą zostać spełnione w ramach realizacji przedsięwzięcia. Oznacza to większe obciążenie administracyjne po stronie podmiotów odpowiedzialnych za realizację Programu „Archiwa”. 8  Monitor Polski – 11 – Poz. 1270 Realizacja Programu „Archiwa” oznacza także wdrożenie zaleceń Najwyższej Izby Kontroli, zwanej dalej „NIK”, z kontroli z 2019 r. pt. „Ochrona narodowego zasobu archiwalnego”5), która została przeprowadzona między innymi w Archiwach Państwowych i w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (szersze informacje w tym zakresie zostały przedstawione we wnioskach z diagnozy Programu „Archiwa”). W odniesieniu do dwóch wybranych lokalizacji inwestycji, tj. w przypadku Piotrkowa Trybunalskiego oraz Koszalina można mówić o lokalizacji zadań Programu „Archiwa” w miastach średniej wielkości, tracących funkcje społeczno-gospodarcze, wskazanych jako kluczowe obszary strategicznej interwencji w Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR)6). Ponadto z uwagi na lokalizację inwestycji w pięciu miastach oraz charakter usług świadczonych przez Archiwa Państwowe należy wskazać także ich pozytywne oddziaływanie na znajdujące się w sąsiedztwie tych ośrodków obszary zmarginalizowane (małe miasta i obszary wiejskie), które także zostały wskazane jako obszary strategicznej interwencji SOR. 2.1. Okres obowiązywania Programu „Archiwa” Program „Archiwa” przygotowano na lata 2023–2052, co jest zgodne z założeniami „Polityki Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, przyjętej uchwałą nr 116/2017 Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2017 r., zwanej dalej „Polityką Rządu” 7 ). 5) 6) 7) Wytypowane do realizacji w ramach Przedsięwzięcia PPP Archiwa Państwowe są przygotowane do rozpoczęcia projektu. Wszystkie posiadają stosowne nieruchomości, trzy z nich dokumentację projektową wraz z pozwoleniami na budowę, a pozostałe dokumentację koncepcyjną. Na podstawie posiadanej dokumentacji w toku dialogu konkurencyjnego zostanie wypracowany Program Funkcjonalno-Użytkowy dla projektu, mający na celu optymalizację kosztów budowy i utrzymania infrastruktury. Partner prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania, a istniejąca dokumentacja wymaga aktualizacji i dostosowania do zmieniających się wymogów w zakresie budownictwa ekologicznego. Program Funkcjonalno-Użytkowy będzie pełnić rolę nadrzędną wobec dokumentacji projektowej posiadanej przez Podmiot Publiczny stanowiącej załącznik do PFU. Przekazana dokumentacja projektowa stanowi wytyczne kierunkowe dla projektanta, a Partner Prywatny jest zobowiązany do opracowania dokumentacji projektowej i wprowadzenia do niej niezbędnych zmian według oczekiwań Podmiotu Publicznego wskazanych w PFU, jeśli takie będą konieczne. Podkreślenia wymaga również fakt, że część archiwów, w decyzjach przekazujących działki, ma zawarty warunek dotyczący terminu zagospodarowania nieruchomości. Niepodjęcie działań w określonym terminie może skutkować ich utratą. Archiwum Państwowe w Łodzi otrzymało działkę w centrum miasta pod warunkiem zagospodarowania jej do końca 2025 roku (zapis w Porozumieniu z władzami Miasta Łodzi z dnia 20 marca 2019 r. o zamianie nieruchomości). W skrajnej sytuacji lokalowej jest Archiwum w Piotrkowie Trybunalskim, które do 31 grudnia 2025 roku będzie musiało opuścić swoją tymczasową lokalizację, bez perspektywy znalezienia nowej siedziby. Ponadto celem zabezpieczenia zgromadzonego zasobu AP Piotrków Trybunalski wynajmuje dodatkowo od Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim magazyn w suterenie głównego skrzydła budynku o powierzchni 266,04 m2. Wygaśnięcie umowy nastąpi 31 grudnia 2026 r. Podczas prac nad oceną efektywności (służącej ocenie zasadności realizacji projektu w formule partnerstwa publiczno-prywatnego) na podstawie analizy popytu po stronie Archiwów Państwowych na nowe powierzchnie, obowiązujących przepisów prawa oraz dostępnych możliwości zaspokojenia potrzeb archiwów w zakresie przechowywania archiwaliów oceniono, że istnieje obiektywnie uzasadnione zapotrzebowanie na przeprowadzenie inwestycji dla wymienionych wyżej archiwów. Informacja o wynikach kontroli nr: KNO.430.013.2019, Nr ewid. 184/2019/P/19/024/KNO pt. „Ochrona narodowego zasobu archiwalnego”, została opublikowana 29 kwietnia 2020 r., por. https://www.nik.gov.pl/kontrole/wyniki-kontrolinik/kontrole,19915.html (dostęp z dnia 10.06.2022 r.). Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.) została przyjęta uchwałą nr 8 Rady Ministrów z dnia 14 lutego 2017 r. (M.P. poz. 260). Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20170000260 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). „Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-i rozporzadzenia/ (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). 9  Monitor Polski – 12 – Poz. 1270 W dokumencie tym wskazano, iż kontrakty partnerstwa publiczno-prywatnego są zawierane na okres od 10 do 30 lat8). Tym samym okres, w jakim została zaplanowana realizacja Programu „Archiwa”, jest właściwy. Założeniem projektu jest realizacja budów do roku 2027 i utrzymanie obiektów w okresie 25 lat od rozpoczęcia użytkowania budynku, z zastrzeżeniem, że dla lokalizacji Poznania i Koszalina czas prac budowlanych dla istniejącej infrastruktury będzie dłuższy z uwagi na charakter prac. 2.2. Powiązanie Programu „Archiwa” z dokumentami wyższego rzędu Realizacja Programu „Archiwa” jest zgodna z systemem zarządzania rozwojem Polski, który opiera się na zhierarchizowanej grupie dokumentów planistycznych. W Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR) 9 ), w której w rozdziale VIII pt. Obszary wpływające na osiągnięcie celów Strategii, podrozdział „Kapitał ludzki i społeczny”, punkt 4 „Wzmocnienie roli kultury dla rozwoju gospodarczego i spójności społecznej” wskazano wagę inwestycji w dziedzinie kultury10). Program „Archiwa” wpisuje się więc we wskazane powyżej założenia SOR i przyczynia się do osiągnięcia celów tej strategii. Program „Archiwa” jest instrumentem wykonawczym Strategii Rozwoju Kapitału Społecznego (współdziałanie, kultura, kreatywność) 2030, zwanej dalej „SRKS 2030” 11 ), gdzie w celu szczegółowym 2. SRKS 2030 pt. „Wzmacnianie roli kultury w budowaniu tożsamości i postaw obywatelskich”, Kierunek interwencji 2.2. „Ochrona dziedzictwa kulturowego oraz gromadzenie i zachowywanie dóbr kultury” wskazano potrzebę prowadzenia inwestycji w archiwach, mających m.in. na celu poprawę ich infrastruktury12). „Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, s.12: „Współpraca podmiotu publicznego i prywatnego w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego powinna być, co do zasady, długoletnia, gdyż tylko wówczas możliwe będzie osiągnięcie spodziewanych korzyści wynikających z formuły PPP. W praktyce najczęściej kontrakty PPP są zawierane na okres od 10 do 30 lat. Długość kontraktu nie może być jednak krótsza niż okres zwrotu nakładów partnera prywatnego.” 9) Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.) została przyjęta uchwałą nr 8 Rady Ministrów z dnia 14 lutego 2017 r. (M.P. poz. 260). Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20170000260 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). 10) Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.), s. 216: „Inwestycje w kulturę wpływają nie tylko na ekonomiczny rozwój i wzrost konkurencyjności, ale także na wzmocnienie kapitału społecznego. Inwestowanie w ochronę dziedzictwa, rozwój i modernizację infrastruktury kultury oraz edukację kulturalną – kształcenie odbiorcy i jego kulturowych kompetencji przyczynia się do rozwijania kultury i innowacyjności”. 11) Strategia Rozwoju Kapitału Społecznego (współdziałanie, kultura, kreatywność) 2030 została przyjęta uchwałą nr 155 Rady Ministrów z dnia 27 października 2020 r. (M.P. poz. 1060). Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20200001060 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.) s. 35: W diagnozie tej strategii wskazano, iż „Zasadniczą barierą dla efektywnego funkcjonowania archiwów państwowych są niedostatki infrastrukturalne. Konieczne jest dostosowanie infrastruktury archiwów państwowych w sposób, który zagwarantuje bezpieczeństwo i sprawną obsługę gromadzonej dokumentacji. Powierzchnie magazynowe archiwów stają się niewystarczające, a infrastruktura przestarzała. Rozbudowę lub modernizację siedzib w wielu przypadkach uniemożliwia zabytkowy charakter budynków, w których lokowane były archiwa. (…) Z punktu widzenia polityki państwa najważniejsze jest inwestowanie w rozwój dużych i średnich archiwów, gdyż tam dopływ materiałów archiwalnych będzie największy i najbardziej intensywny.”. 12) Ibidem, s. 78. 8) 10  Monitor Polski – 13 – Poz. 1270 Jednocześnie realizacja Programu „Archiwa” wynika z postanowień Polityki Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, przyjętej uchwałą nr 116/2017 Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2017 r.”13). 2.3. Powiązanie Programu „Archiwa” ze strategiami regionalnymi Realizacja inwestycji w pięciu miastach, tj. w Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie jest także zgodna ze strategiami regionalnymi, przyjętymi dla poszczególnych województw oraz strategiami rozwoju wskazanych miast. 3. Partnerstwo publiczno-prywatne jako formuła właściwa do realizacji Programu „Archiwa” Przygotowanie Programu „Archiwa” zostało poprzedzone przygotowaniem Oceny Efektywności, zgodnie z art. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, której celem jest porównanie efektywności realizacji przedsięwzięcia w modelu tradycyjnym oraz przy zastosowaniu formuły partnerstwa publiczno-prywatnego. Zadanie zostało zrealizowane w ramach wsparcia doradczego Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. Podstawą współpracy w ramach przygotowania Oceny Efektywności dla realizacji Programu „Archiwa” jest porozumienie zawarte między Ministrem Funduszy i Polityki Regionalnej, Polskim Funduszem Rozwoju, zwanym dalej „PFR” oraz Naczelnym Dyrektorem, jako Promotorem Projektu14). „Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-irozporzadzenia/ (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). Nadrzędnym celem wskazanym w tym dokumencie jest rozwój partnerstwa publiczno-prywatnego [zwanego dalej: PPP] poprzez zwiększenie skali i efektywności inwestycji w formule PPP, przy założeniu, że wybór tej formuły realizacji zadań i usług publicznych powinien prowadzić do uzyskania maksymalnych korzyści ekonomiczno-społecznych, zapewnienia lepszej jakości usług oraz dostarczanej infrastruktury publicznej. Zgodne z raportem z rynku PPP 2009 – II kw. 2023 opublikowanym 3 sierpnia 2023 r. w 2022 r., zawarto 11 umów o PPP, a w 2021 r. zawarto 10 umów o PPP. Do końca II kwartału 2023 r. zawarto 2 umowy o PPP. W Polsce w okresie 2009 – II kwartał 2023 wszczęto 647 postępowań PPP. Łączna liczba umów PPP zawartych w tym okresie wynosi 177. Partnerstwo publiczno-prywatne staje się coraz popularniejszym i skuteczniejszym sposobem realizacji inwestycji, a tym samym wypełnienia funkcji stojących przed jednostkami sektora finansów publicznych w zakresie wypełnienia przez nie ich ustawowych obowiązków względem obywateli. por. http://www.ppp.gov.pl/akualizacja-bazy-zamierzeninwestycyjnych-ppp-i-raportu-o-rynku-ppp-1/ (dostęp w dniu 19.04.2023 r.). 14) Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego, przyjęta uchwałą Rady Ministrów nr 116/2017 z dnia 26 lipca 2017 r. (RM-111-83-17), por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-i-rozporzadzenia/ (dostęp z dnia 26.01.2023 r.). Zgodnie ze Strategią na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR) oraz przyjętą na jej podstawie Polityką Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego model ten jest w pełni równoważny wobec innych modeli realizacji inwestycji publicznych. Projekt budowy i rozbudowy Archiwów Państwowych jest jednym z największych tego typu projektów w formule partnerstwa publiczno-prywatnego w administracji rządowej. Przedstawiona analiza wskazała także na realizację budowy, jako pakietowego projektu partnerstwa publiczno-prywatnego. Przyjęte rozwiązanie odnosi się do projektu, który polega na połączeniu kilku niezależnych przedsięwzięć (realizowanych przez różne podmioty publiczne) w jedno większe, jakim jest – inwestycja w infrastrukturę pięciu Archiwów Państwowych. Partner Prywatny zostanie wyłoniony w trybie dialogu konkurencyjnego we wspólnym postępowaniu, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą PZP”. Komisja Europejska traktuje dialog konkurencyjny jako instrument skonstruowany z myślą o udzielaniu złożonych zamówień, w tym zawierania umów o partnerstwie publiczno-prywatnym. W ramach Zielonej Księgi „Partnerstwo publiczno-prywatne, prawo wspólnotowe, zamówienia publiczne i koncesje” z 30 kwietnia 2004 r., Komisja Europejska uznała, że procedura dialogu konkurencyjnego może mieć zastosowanie również w przypadku partnerstwa publiczno-prywatnego. Potwierdza to Komunikat Wyjaśniający Komisji w sprawie stosowania prawa wspólnotowego dotyczącego zamówień publicznych i koncesji w odniesieniu do zinstytucjonalizowanych partnerstw publiczno-prywatnych (ZPPP) (2008/C91/02). Z myślą o takich właśnie sytuacjach w dyrektywie 2004/18/WE wprowadzono innowacyjną procedurę, tzw. dialog konkurencyjny, która ma za zadanie chronić konkurencję między wykonawcami i jednocześnie umożliwiać podmiotom zamawiającym omówienie wszystkich aspektów danego zamówienia z każdym kandydatem. Tryb dialogu konkurencyjnego został wdrożony w zdecydowanej większości państw członkowskich UE i jest w nich wykorzystywany 13) 11  Monitor Polski – 14 – Poz. 1270 W ocenie efektywności wskazano fazy realizacji inwestycji i opisano mechanizm wynagradzania. W szacunkach uwzględniono: 1) koszty cyklu życia Programu „Archiwa” (zarówno na etapie wykonywania robót budowlanych, jak również na etapie utrzymania infrastruktury w założonym okresie trwania umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, zwanych dalej „umowami o PPP”); 2) wysokość wynagrodzenia (opłata za dostępność) należnego Partnerowi Prywatnemu. W ramach realizacji Programu „Archiwa” przewiduje się po wybudowaniu obiektów 25-letni okres utrzymania infrastruktury w ramach umów o PPP, przy czym wynagrodzenie Partnera Prywatnego będzie wypłacane w okresie 25 lat od oddania obiektu do użytkowania (do 2052 r.). Końcowym wynikiem przeprowadzonych analiz było obliczenie „Value for Money”, które w przypadku tego przedsięwzięcia wskazuje na partnerstwo publiczno-prywatne jako na wariant korzystniejszy od formuły tradycyjnej. Porównywalny wariant tradycyjny realizacji Przedsięwzięcia (tj. skorygowany o efekt neutralności konkurencyjnej/fiskalnej – CIT oraz o wartość pieniężną ryzyk alokowanych do partnera prywatnego) jest o 53 508 tys. zł (wg bieżącej wartości pieniądza) bardziej kosztowny niż suma opłat za dostępność, które w dużej mierze w ramach projektów partnerstwa publiczno-prywatnego i selekcji partnerów prywatnych. Również Polityka Partnerstwa Publiczno-Prywatnego wskazuje, że „chociaż do zawarcia umów o PPP mogą być stosowane różne tryby ustawy PZP, to z punktu widzenia specyfiki i kompleksowości trybem najbardziej odpowiednim do wyboru partnera prywatnego jest dialog konkurencyjny.”. Wybrano konkretną przesłankę do zastosowania trybu dialogu konkurencyjnego, tj. art. 170 w związku z art. 153 ustawy PZP (np. art. 153 pkt 3 PZP). Wybór dialogu konkurencyjnego został potwierdzony w Ocenie efektywności, w której wskazano na:

1. a)specyfikę Projektu, wielość lokalizacji i charakter Zamówienia Wspólnego;
2. b)(art. 38 PZP);
3. c)specyficzne zobowiązania i wymogi techniczne zarówno w zakresie robót budowlanych, jak i w zakresie utrzymania infrastruktury, które mogą się różnić w zależności od lokalizacji;
4. d)fakt, iż projekt jest pionierski, precedensowy w zakresie przechowywania danych wrażliwych i związane z tym wymogi technologiczne;
5. e)konieczność ustalenia zakresu podziału zadań i obowiązków stron;
6. f)konieczność zidentyfikowania oraz ustalenia podziału ryzyk oraz treści poszczególnych ryzyk związanych z realizacją Projektu w okresie obowiązywania umowy o PPP lub umów o PPP;
7. g)konieczność ustalenia zasad pozyskiwania finansowania i jego zabezpieczenia;
8. h)konieczność ustalenia umownych klauzul adaptacyjnych w przypadku wystąpienia okoliczności zewnętrznych wobec stron Umów o PPP, które mogą wymagać korekty wzajemnych obowiązków i zobowiązań stron, w świetle również długiego okresu obowiązywania umów o PPP. W zakresie realizacji Programu „Archiwa” do udziału w dialogu konkurencyjnym z warunkami postępowania zostało dopuszczonych pięciu partnerów prywatnych – czołowych firm budowlanych działających w Polsce i mających doświadczenie w zakresie realizacji projektów PPP. Należy podkreślić, że partnerzy prywatni wykazali się doświadczeniem w budowie specjalistycznych budynków kubaturowych nie tylko na terenie Polski, ale także za granicą. Do 28 czerwca br. odbyły się trzy rundy dialogu konkurencyjnego – poświęcone zarówno kwestiom technicznym, jak i finansowym. Z uwagi na zakres przedsięwzięcia postępowanie cieszy się dużym zainteresowaniem partnerów prywatnych, jednakże dla sukcesu przedsięwzięcia niezmiernie istotna jest gwarancja finansowania, którą zapewni Wieloletni Program Rady Ministrów. Realizowane w oparciu o Program „Archiwa” partnerstwo publiczno-prywatne ma charakter kompleksowy, gdyż na podstawie umów partner prywatny będzie odpowiadał za przeprowadzenie inwestycji, uzyskanie niezbędnych zgód i pozwoleń (etap inwestycyjny) oraz techniczne utrzymanie wszystkich obiektów przez okres 25 lat od wybudowania, z zachowaniem pełnej sprawności instalacji i urządzeń z uwzględnieniem cyklu życia obiektu oraz utrzymaniem prawidłowych parametrów wilgotności i temperatury dla przechowywanych materiałów archiwalnych (etap operacyjny). Partner prywatny zapewni również sfinansowanie niezbędnych nakładów inwestycyjnych w fazie inwestycyjnej. Wynagrodzeniem Partnera Prywatnego będzie cyklicznie wypłacana opłata za dostępność przez poszczególne archiwa, będące dysponentami III stopnia, która zostanie uruchomiona dopiero po oddaniu obiektów do użytkowania. W przypadku, gdy Partner Prywatny nie wykona przyjętych na siebie obowiązków, opłata za dostępność zostanie odpowiednio pomniejszona, co będą regulowały umowy z Partnerem Prywatnym. Oznacza to, że wszelkie błędy etapu inwestycyjnego oraz brak zapewnienia właściwych parametrów dla przechowywania materiałów archiwalnych na etapie użytkowania obiektów nie będą obciążać Skarbu Państwa. Strona publiczna będzie ponosiła ryzyko związane z efektywnym wykorzystaniem obiektów (ryzyko popytu). 12  Monitor Polski – 15 – Poz. 1270 Archiwa Państwowe zapłacą Partnerowi Prywatnemu przez 25-letni okres dostępności infrastruktury Projektu. Porównanie wariantów zostało przeprowadzone w oparciu o wartości zdyskontowane stopą dyskontową rekomendowaną do stosowania przez podmioty publiczne w ramach dokumentu pt. „Wytyczne PPP. Tom I – Przygotowanie projektów”15), opublikowanego przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej. Takie podejście gwarantuje uwzględnienie kwestii zmiany wartości pieniądza w czasie. Z przygotowanej w 2021 r. i aktualizowanej w 2022 r. oraz w 2023 r. analizy ekonomiczno-finansowej wynika, że z uwagi na charakter i funkcje Projektu, a także zakładany podział zadań i ryzyk między podmiot publiczny a partnera prywatnego, Program „Archiwa” powinien zostać zrealizowany w modelu PPP kontraktowego w formule DBFM (Projektuj16), Buduj, Sfinansuj, Utrzymuj). Całkowita łączna wartość Opłaty za Dostępność dla 5 obiektów, przy założonym 25-letnim okresie utrzymania infrastruktury wyniesie 2 606 064 837 zł brutto. Opłata za dostępność została obliczona zgodnie z formułą „koszt plus minimalny zwrot z kapitału”, tj. w sposób zapewniający pokrycie łącznych początkowych nakładów inwestycyjnych netto (655 976 549 zł), kosztów operacyjnych wraz z odtworzeniowymi nakładami inwestycyjnymi (752 682 038 zł), łącznych kosztów finansowania dłużnego (472 859 577 zł) oraz osiągnięcie przez Partnera Prywatnego minimalnej wewnętrznej stopy zwrotu z kapitału własnego na poziomie 14,5% (co przekłada się na dodatkowe wydatki podmiotu publicznego w wysokości 325 654 632 zł ujęte w opłacie za dostępność). Dodatkowo należy doliczyć VAT z tytułu usługi budowlanej w kwocie 150 874 606 zł oraz VAT z tytułu usługi utrzymania i usługi finansowej w łącznej kwocie 248 017 434 zł, co przekłada się na podaną powyżej łączną wysokość Opłaty za Dostępność w wysokości 2 606 064 837 zł brutto (2 207 172 797 zł netto). Założono, że początkowe nakłady inwestycyjne Projektu zostaną sfinansowane w 80% przez dług bankowy, a w pozostałych 20% przez dług podporządkowany typu mezzanine i wkład własny pieniężny Partnera Prywatnego w proporcji 49 : 51. Struktura finansowania Projektu przez Partnera Prywatnego odznacza się wysokim bezpieczeństwem, co powinno zapewnić jego bankowalność17) – wskaźnik pokrycia obsługi zadłużenia DSCR, rozumiany jako iloraz (
9. i)wpływów z tyt. Opłaty za Dostępność oraz (
10. ii)wydatków z tytułu zaciągniętego długu bankowego (rat kapitałowo-odsetkowych), w żadnym okresie nie spada poniżej poziomu 1,46. Przyjęto jednolitą stopę dyskontową w analizie PSC (zarówno dla wariantu PPP, jak i wariantu „tradycyjnego”), którą obliczono dla danego roku jako sumę Społecznej Stopy Dyskontowej w ujęciu realnym (równej 5,00%) i prognozowanego wskaźnika inflacji CPI dla tego roku. Od 2027 r. (tj. czwartego roku okresu prognozy) do 2052 r. (tj. do wygaśnięcia umów o PPP) stopa dyskontowa wynosi 7,50%, co odpowiada Społecznej Stopie Por. https://www.ppp.gov.pl/przygotowanie-projektow-ppp/ (dostęp z dnia 06.09.2022 r.). W odniesieniu do Archiwów, dla których nie powstała dokumentacja projektowa. W odniesieniu do istniejącej dokumentacji przyjęto, że Partner Prywatny dokona jej optymalizacji i aktualizacji. 17) „Bankowalność Projektu − oznacza zdolność do pozyskania finasowania zewnętrznego dla Projektu PPP”, definicja wskazana w dokumencie pt. „Wytyczne PPP, Tom I: Przygotowanie projektów” (s. 3), por. https://www.ppp.gov.pl/wytyczne/ (dostęp z dnia 26.01.2023 r.). 15) 16) 13  Monitor Polski – 16 – Poz. 1270 Dyskontowej w ujęciu nominalnym (zgodnie z opracowanie MFiPR pt. „Wytyczne. Tom I – przygotowanie projektów PPP”). Ponadto z analizy kosztów i korzyści społecznych Projektu, mimo problemów związanych z kwantyfikacją tych ostatnich, wynika, że realizacja Projektu jest uzasadniona z uwagi na wartość naukową, kulturową i gospodarczą materiałów archiwalnych, które wymagają przechowywania w odpowiednich warunkach. Szczegółowe założenia i wyliczenia w powyższym zakresie przedstawia Model Finansowy. Model został zaktualizowany w maju 2023 r. Aktualizacja uwzględniała zmianę Wytycznych dotyczących jednolitych wskaźników makroekonomicznych będących podstawą oszacowania skutków finansowych projektowanych ustaw18). Podwyższona została prognoza WIBOR w latach 2022–2026. Aktualizacji dokonali eksperci Polskiego Funduszu Rozwoju. W Programie „Archiwa” przyjęto zapłatę VAT należnego w latach oddania inwestycji do użytkowania dla wszystkich obiektów. Jednocześnie przychód z podatku VAT stanowi przychód Skarbu Państwa. Szczegółowy podział ryzyk oraz szczegółowe parametry dostępności infrastruktury, zasady wypłaty przez podmiot publiczny wynagrodzenia dla Partnera Prywatnego oraz zasady naliczania kar umownych za brak dostępności infrastruktury Projektu, które o tym zadecydują, zostaną odzwierciedlone w umowach o PPP na etapie dialogu konkurencyjnego. Ponadto zgodnie z art. 18a ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym przyjęto taki podział ryzyk, aby ewentualne zobowiązania wynikające z zawarcia umów o PPP, w celu realizacji Programu „Archiwa” co do zasady nie miały wpływu na poziom państwowego długu publicznego oraz deficyt sektora finansów publicznych 19 ). W ocenie efektywności określono, że ryzyko budowy i dostępności zostanie przeniesione na Partnera Prywatnego. Ostateczny podział ryzyk zostanie wypracowany w dialogu konkurencyjnym z Partnerem Prywatnym. „Wytyczne dotyczące stosowania jednolitych wskaźników makroekonomicznych będących podstawą oszacowania skutków finansowych projektów ustaw Aktualizacja – maj 2023 r.” por. https://www.gov.pl/web/finanse/wytycznesytuacja-makroekonomiczna (dostęp w dniu 14.06.2023 r.). Z uwagi na wydaną 14 czerwca 2023 r. zgodę Ministra Finansów na sfinansowanie Programu „Archiwa” ze środków publicznych w oparciu o art. 18 ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym i zakończenie przygotowania analiz, na potrzeby Oceny Skutków Regulacji nie aktualizowano danych o kolejne wersje wytycznych. 19) Umowy o PPP klasyfikuje się według zasad ESA 2010 (tj. wg zasad Europejskiego Systemu Rachunków Narodowych i Regionalnych, por. https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/rachunki-narodowe/). Klasyfikacja ta jest prowadzona na podstawie szczegółowej oceny wielu czynników, np. podziału ryzyka, sposobu finansowania umowy (sektor prywatny versus sektor publiczny), ewentualnych gwarancji Skarbu Państwa. Jest to proces złożony, który wymaga szeregu szczegółowych informacji. Ostateczna decyzja co do klasyfikacji danej umowy o PPP, a tym samym jej wpływu na sektor instytucji rządowych i samorządowych jest podejmowana przez Główny Urząd Statystyczny (który odpowiada w Polsce za interpretację zasad ESA), na podstawie umowy zawartej między Partnerem Prywatnym a Podmiotem Publicznym. 18) 14  Monitor Polski – 17 – Poz. 1270 Tabela 1 Podsumowanie analizy Value for Money dla Projektu w latach 2023–2052 (tys. PLN) lp. 1 Kategoria kosztów Kwoty (tys. PLN) PPP Net Price Cost / wartość bieżąca netto Model PPP 676 351 2 Opłata za dostępność brutto 2 606 065 3 Opłata za dostępność netto 2 207 173 VAT z tyt. usługi budowlanej 150 875 VAT z tyt. usługi utrzymania 173 117 VAT z tyt. usługi finansowania 74 901 Koszty operacyjne ponoszone przez Podmiot Publiczny poza umowami o PPP 317 498 Wartość rezydualna aktywów (624 057) PSC Net Price Cost / wartość bieżąca netto Model Tradycyjny 729 859 PSC 2 513 683 Koszty realizacji Projektu netto 1 645 719 Nakłady początkowe 575 539 Koszty operacyjne 511 873 Nakłady odtworzeniowe 558 307 Neutralność konkurencyjna 469 839 CIT 70 947 VAT z tyt. usługi budowlanej 150 875 VAT z tyt. usługi utrzymania 173 117 VAT z tyt. usługi finansowania 74 091 15  Monitor Polski lp. – 18 – Kategoria kosztów Poz. 1270 Kwoty (tys. PLN) Ryzyka, które w przypadku wariantu PPP są przenoszone na Partnera Prywatnego 398 125 Wartość rezydualna aktywów (624 057) Value for Money 53 508 Źródło: Raport z Oceny Efektywności dla Przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, Warszawa 2021 r., s. 158, z późn. zm. Przeniesienie na Partnera Prywatnego ryzyk na etapie inwestycyjnym20) i utrzymania obiektów w zdefiniowanym standardzie dodatkowo zmotywuje wykonawcę do zapewnienia odpowiedniej jakości całej inwestycji, a wieloletni charakter umów o PPP oraz konkurencyjny sposób wyboru partnera będzie zachęcał oferentów do zastosowania w nowych obiektach najnowocześniejszych rozwiązań technicznych i technologicznych zapewniających najwyższe standardy w zakresie efektywności energetycznej, co przełoży się na optymalizację kosztów w długim okresie utrzymania obiektów. Po zakończeniu realizacji etapu inwestycyjnego infrastruktura publiczna będzie utrzymywana/zarządzana przez Partnera Prywatnego, a następnie, po zakończeniu umów o PPP, zostanie zwrócona Podmiotowi Publicznemu, na warunkach określonych w umowach o PPP. Infrastruktura publiczna, będąca własnością podmiotu publicznego przed rozpoczęciem projektu PPP, zostanie wniesiona do przedsięwzięcia przez podmiot publiczny w jednej z form przewidzianych w ustawie o partnerstwie publiczno-prywatnym, przy czym żadna z tych form nie przewiduje przeniesienia własności na Partnera Prywatnego. Dzięki zastosowaniu partnerstwa publiczno-prywatnego będzie możliwa realizacja inwestycji objętych Programem „Archiwa” bez konieczności angażowania i kumulacji środków publicznych na etapie inwestycyjnym (lata 2024–2027), a jednocześnie nastąpi możliwość odroczenia i rozłożenia proporcjonalnie w czasie wydatków państwa z tytułu wynagrodzenia dla wykonawcy w okresie realizacji umów o PPP, które są do poniesienia niezależnie od przyjętej formuły inwestycji (tradycyjnej czy poprzez partnerstwo publiczno-prywatne). Zakres przeprowadzonych analiz stanowi kluczowy element oceny efektywności projektów partnerstwa publiczno-prywatnego, która z kolei pozwala spełnić wymagania określone w ustawie PZP, wprowadzającej w art. 83 obowiązek dokonania przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań, jako czynności poprzedzającej wszczęcie postępowania o wartości powyżej progów unijnych. W ramach analizy zostały zweryfikowane alternatywne możliwości realizacji przedsięwzięcia. Pod rozwagę była brana m.in. możliwość wynajęcia budynków, jednakże z doświadczeń archiwów wynika, że ze względu na określone wymogi lokalizacyjne, instalacje 20) Etap inwestycyjny – etap na który Partner Prywatny zgodnie z postanowieniami umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym projektuje, buduje, przebudowuje lub remontuje określoną w umowie infrastrukturę https://www.ppp.gov.pl/przygotowanie-projektow-ppp/. 16  Monitor Polski – 19 – Poz. 1270 specjalistyczne (np. czujniki wykrywania cieczy) oraz techniczne (np. nośność stropów budynków archiwów – min. 1200 kg/m2) wynajęcie odpowiednich budynków jest niemożliwe, a ewentualne prace dostosowawcze, które należałoby wykonać, wiążą się z wysokimi nakładami. Ponadto budynki archiwów podlegają pod wymogi określone w ustawie z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2021 r. poz. 1995), a rynek obiektów spełniających specyficzne standardy w tym zakresie praktycznie nie istnieje – w przeciwieństwie do rynku powierzchni biurowych. Jak wynika z rekomendacji oceny efektywności projektu przygotowanej zgodnie z przepisami ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, biorąc pod uwagę wieloletni charakter projektu, aby zapewnić jego finasowanie niezbędne jest przygotowanie Programu „Archiwa” zgodnie z dyspozycją art. 136 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Uchwalenie Programu „Archiwa” przez Radę Ministrów, a dzięki temu zabezpieczenie środków finansowych na jego realizację, jest niezbędne do prowadzenia dalszych prac nad wyborem Partnera Prywatnego zgodnie z ustawą o partnerstwie publiczno-prywatnym, prawem zamówień publicznych i ustawą o finansach publicznych. Należy zwrócić uwagę, iż dla dysponentów (NDAP i Archiwa Państwowe) uchwalenie Programu „Archiwa” stanowi niezbędną podstawę do zaciągania zobowiązań na okres objęty uchwałą. Ponadto złożenie przez partnerów prywatnych ofert wymaga wstępnej oceny „bankowalności” projektu przez podmioty finansujące oraz potencjalnego poziomu ich zaangażowania w finansowanie Przedsięwzięcia. Ujęcie środków przewidzianych do realizacji Przedsięwzięcia w dokumencie o długim horyzoncie czasowym, pozwoli podmiotom finansującym na ocenę czy podmiot publiczny jest w stanie zrealizować swoje zobowiązania finansowe wynikające z umów o PPP. Dlatego też, również dla zapewnienia tzw. ”bankowalności” projektu i zgodności z przepisami prawa, planowane wydatki w ramach umów o PPP powinny być zabezpieczone w Programie „Archiwa” . Program „Archiwa” stanowi dla Archiwów Państwowych jedyne skuteczne rozwiązanie wyeliminowania zagrożeń związanych ze złym stanem infrastruktury. Zaplanowane do realizacji w formule PPP inwestycje obejmują budowę nowych obiektów archiwów lub rozbudowę i przebudowę obecnych, dzięki czemu zapewnią możliwość realizacji ustawowych zadań, m.in. w zakresie gromadzenia, przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, zarówno tych już zgromadzonych w dotychczasowych magazynach przez archiwa ujęte w Programie „Archiwa”, jak i tych, które do nich trafią w najbliższych latach. Wybudowanie specjalistycznych budynków, dysponujących powierzchniami magazynowymi, w oparciu o nowoczesne technologie wykorzystujące ekologiczne rozwiązania, np. w zakresie pozyskiwania ciepła i energii elektrycznej, spowoduje, że koszty długoterminowego przechowywania dokumentów zostaną zoptymalizowane przy zapewnieniu wysokiej efektywności energetycznej budynków. Obiekty będą wyposażone w instalacje zwiększające bezpieczeństwo przechowywanych zbiorów (w tym: systemy przeciwpożarowe, antywłamaniowe, kontrola dostępu, telewizja przemysłowa), a ich infrastruktura zapewni odpowiednie, stabilne warunki klimatyczne i 17  Monitor Polski – 20 – Poz. 1270 mikrobiologiczne niezbędne w procesie długotrwałego, bezpiecznego przechowywania dokumentów 21). 4. Wnioski z diagnozy: wyzwania rozwojowe dla Archiwów Państwowych w Polsce w świetle przeprowadzonych analiz 4.1. Wyzwanie 1: Zapewnienie adekwatnej do potrzeb powierzchni magazynowej i stworzenie rezerwy magazynowej dla państwowego zasobu archiwalnego. Wynikający z ustawy o archiwach zakres zadań Archiwów Państwowych oraz ograniczenia wynikające ze sposobu wykonywania tych zadań mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie i organizację sieci Archiwów Państwowych w Polsce oraz ich potrzeby infrastrukturalne. Archiwa Państwowe muszą dbać o to, aby dostęp do materiałów archiwalnych odbywał się z uwzględnieniem przepisów ww. ustawy22). Zasób archiwalny systematycznie wzrasta. W latach 2000–2021 przejęto ponad 130 km dokumentacji aktowej, co znacznie wyczerpało rezerwy magazynowe w niektórych archiwach. W magazynach archiwów zakładowych 10 tys. państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych przekazujących akta do archiwów znajduje się (według stanu na koniec grudnia 2021 r.) ponad 665 km materiałów archiwalnych. Jest to 1,8 razy tyle co aktualnie znajduje się w magazynach (ponad 368 km). Materiały te zostały już wytworzone. Mimo cyfryzacji pracy jednostek nadzorowanych dokumentacja w postaci papierowej jest ciągle wytwarzana i musi być systematycznie zabezpieczana przez archiwa23). Z uwagi na brak miejsca w części Archiwów Państwowych akta pozostają nie przekazane w jednostkach, które je wytworzyły, co generuje dla nich dodatkowe koszty funkcjonowania, związane z przechowywaniem i obsługą dokumentacji. Zapewnienie Archiwom Państwowym odpowiedniej bazy magazynowej dałoby możliwość przejmowania dokumentacji szybciej niż po 25 latach, co przełożyłoby się na Raport o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu, Warszawa 2012, pod red. A. Biernata, W. Stępniaka, V. Urbaniak s. 210 – „Zachowanie dokumentów i materiałów archiwalnych oraz zapobieganie ich zniszczeniom rozpoczyna się od budynków, w których są magazynowane. Osiągnięcie dobrych warunków przechowywania może oznaczać adaptację istniejących budynków do użytku w charakterze magazynów archiwalnych lub wybudowanie nowych magazynów. W obu przypadkach służby archiwalne i odpowiednie władze administracyjne winny przestrzegać określonych zasad. Choć zastosowanie tych zasad pociąga za sobą zwiększenie kosztów w krótkim czasie, to w dłuższej perspektywie stanowi rozwiązanie bardziej korzystne finansowo, ponieważ dokumenty i materiały archiwalne wymagają ciągłej opieki. Ponadto właściwe warunki przechowywania materiałów archiwalnych oznaczają mniejsze nakłady na ich przechowywanie i konserwację. Dlatego budowa nowych, specjalnie zaprojektowanych budynków przeznaczonych dla archiwów jest uważana za inwestycję konieczną
11. a)dla przechowywania w długim czasie autentycznych dokumentów i materiałów archiwalnych;
12. b)przejrzystości i lepszej jakości informacji dla obywateli.”. 22) Przepis art. 16a ustawy o archiwach określa zasady i cele udostępniania materiałów archiwalnych, do których generalnie każdy ma dostęp. W przepisie art. 16b ww. ustawy zostały natomiast sformułowane ograniczenia dostępu do tych danych – po pierwsze ze względu na przepisy o ochronie informacji niejawnych i o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, po drugie ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych, a po trzecie – ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Poza tym ust. 2 omawianego artykułu wskazuje niektóre szczególne typy dokumentów, które mogą być udostępniane dopiero po upływie określonego czasu od ich utworzenia. 23) Problemu braku powierzchni magazynowych archiwów na dokumentację papierową w najbliższych latach nie rozwiąże stosowanie EZD i digitalizacja zbiorów. Przyspieszenie procesu informatyzacji może w perspektywie wieloletniej spowolnić tempo wytwarzania dokumentacji papierowej. E-administracja jest w trakcie wdrażania, natomiast digitalizacja dokumentacji papierowej, choć umożliwia szybki dostęp do informacji, nie zdejmuje z archiwów obowiązku zabezpieczenia już powstałych materiałów w postaci papierowej. 21) 18  Monitor Polski – 21 – zmniejszenie kosztów jej przechowywania administracyjnych w tych jednostkach. Poz. 1270 oraz zmniejszenie obciążeń W protokole NIK z 2019 r. pt. „Ochrona narodowego zasobu archiwalnego” NIK stwierdziła, że podstawowym problemem archiwów jest wyczerpywanie się powierzchni magazynowych przeznaczonych na przejmowanie dokumentacji archiwalnej oraz że „kwestie narodowego zasobu archiwalnego i jego ochrony powinny zajmować ważne miejsce wśród priorytetów działania państwa i jego organów”24). Zadaniem NIK w pojęciu ochrony narodowego zasobu archiwalnego kryje się dbałość o sposób jego gromadzenia, ewidencjonowania i przechowywania, ale także przysługującemu każdemu prawa dostępu do materiałów archiwalnych, znajdujących się w Archiwach Państwowych. Dalej NIK podkreśla, że zakres przedmiotowy materiałów stanowiący narodowy zasób archiwalny dotyka wszystkich sfer funkcjonowania państwa i obywateli. To sytuacja życiowa konkretnego obywatela, skutkująca potrzebą dotarcia do dokumentów znajdujących się w archiwum, ukazuje jak ważne dla każdego jest to, aby zgromadzony zasób był należycie przechowywany. Za główne problemy i wyzwania wskazuje brak powierzchni przechowalniczej, niedostosowanie budynków archiwów i niedostosowanie budynków archiwów do ich zadań. NIK podkreśla również potrzebę związaną z zapewnieniem właściwej konserwacji zbiorów, a także potrzebę digitalizacji zbiorów, aby były one łatwiej dostępne, a także zapewnienia zabezpieczenia dla elektronicznych wersji materiałów archiwalnych. Kwestie narodowego zasobu archiwalnego i jego ochrony, zdaniem NIK, powinny zajmować ważne miejsce wśród priorytetów działania państwa i jego organów. Archiwa Państwowe w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie zostały wybrane do realizacji inwestycji w ramach Programu „Archiwa” ze względu na najbardziej krytyczną sytuację lokalową, która wymaga pilnych rozwiązań w najbliższych latach. Najważniejsze problemy, z jakimi zmagają się te archiwa to: 1) brak powierzchni magazynowej w obecnych siedzibach; 2) nieodpowiednie warunki klimatyczne i mikrobiologiczne w magazynach – duże wahania temperatury i wilgotności. Podwyższona wilgotność powietrza powoduje przyspieszenie zarówno chemicznych, jak i mechanicznych procesów degradacji papieru, a także dokumentacji na innych nośnikach, np. audiowizualnej czy fotografii; 3) brak odpowiednich warunków do udostępniania archiwaliów, w tym zbiorów kartograficznych i audiowizualnych, które często ze względu na wielkoformatowość i specyficzne nośniki wymagają wyspecjalizowanych stanowisk; 4) brak odpowiednich systemów i instalacji zabezpieczających zbiory przed kradzieżą, pożarem, zniszczeniem, zalaniem. 24) Ibidem, s. 6. 19  Monitor Polski – 22 – Poz. 1270 W obecnych budynkach archiwów ujętych w Programie „Archiwa” nie jest możliwa realizacja zadań związanych z zabezpieczaniem materiałów archiwalnych wytwarzanych przez jednostki znajdujące się pod ich nadzorem25). Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021 w metrach bieżących Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych ǁůĂƚĂĐŚϮϬϭϬͲ 2021 w metrach bieżących ϰϬϬϬϬϬ ϯϱϬϬϬϬ ϯϬϬϬϬϬ ϮϱϬϬϬϬ ϮϵϴϬϬϱ ϯϬϯϳϲϭ ϯϬϵϵϮϮ ϯϯϳϭϬϮ ϯϮϬϳϮϵ ϯϮϱϴϵϴ ϯϯϭϰϱϰ ϯϰϯϰϳϲ ϯϱϬϬϲϯ ϯϱϳϬϱϱ ϯϲϭϭϵϱ ϯϲϴϲϯϭ ϮϬϬϬϬϬ ϭϱϬϬϬϬ ϭϬϬϬϬϬ ϱϬϬϬϬ Ϭ ϭ ϭ ϮϬϭϬ ϮϬϭϭ ϮϬϭϮ ϮϬϭϯ ϮϬϭϰ ϮϬϭϱ ϮϬϭϲ ϮϬϭϳ ϮϬϭϴ ϮϬϭϵ ϮϬϮϬ ϮϬϮϭ ŵďnjŐƌŽŵĂĚnjŽŶĞŐŽnjĂƐŽďƵ Źródło: opracowanie NDAP, na podstawie sprawozdań z działalności Archiwów Państwowych za lata 2010–2021 Opis 2 Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021 w metrach bieżących (opis alternatywny). Wykres przedstawia przyrost zasobu archiwalnego w postaci papierowej od 2010 r. do 2021 r. w postaci słupkowej. Na osi pionowej zaznaczono przedziały co 50 tysięcy metrów bieżących, na osi poziomej zaznaczono lata od 2010 do 2021. Wartość dla roku 2010 to 298 005 mb, wartość dla roku 2011 to 303 761 mb, wartość dla roku 2012 to 309 922 mb, wartość dla roku 2013 to 320 729 mb, wartość dla roku 2014 to 325 898 mb, wartość dla roku 2015 to 331 454 mb, wartość dla roku 2016 to 337 102 mb, wartość dla roku 2017 to 343476 mb, wartość dla roku 2018 to 350 063 mb, wartość dla roku 2019 to 357 055 mb, 25) Obiekty w: Koszalinie, Poznaniu i Szczecinie już nie dysponują miejscem na gromadzenie dokumentacji. Archiwum w Łodzi i Piotrkowie Trybunalskim dysponuje, jak na swoje potrzeby, niewielką rezerwą. Archiwum w Łodzi prowadzi działalność w kilku budynkach oddalonych od siebie, podobnie Archiwum Państwowe w Poznaniu. Rozproszenie zasobu archiwum w oddalonych od siebie obiektach stanowi znaczne utrudnienie zarówno dla użytkowników zewnętrznych zasobu, jak i dla pracowników, a także generuje zwiększone koszty utrzymania, czy przemieszczania zasobu. Budynki archiwów, np. w Łodzi i Szczecinie nie spełniają wymaganych standardów przechowywania zbiorów, co niekorzystnie wpływa na stan zachowania już zgromadzonych archiwaliów. 20  Monitor Polski – 23 – Poz. 1270 wartość dla roku 2020 to 361 195 mb, wartość dla roku 2021 to 368 631 mb. Źródło: opracowanie NDAP. Każdy rodzaj przechowywanych przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych wymaga indywidualnych warunków klimatycznych i technicznych, a są one różne dla dokumentacji aktowej, fotografii czy materiałów audiowizualnych. Archiwalia czekające na przejęcie są niejednokrotnie przechowywane w nieodpowiednich warunkach klimatycznych, co może doprowadzić do znacznych zniszczeń, zanim trafią one do Archiwów Państwowych. Skutkiem pozostawania tych materiałów u wytwórców jest ograniczenie ich udostępniania i użytkowania. Szybkie i sprawne przejmowanie materiałów archiwalnych do zasobu Archiwów Państwowych (szybciej niż po 25 latach) powinno stać się jednym z ważniejszych celów w ich działalności. Ponadto ustawa o archiwach określa przypadki, w których Archiwa Państwowe są zobowiązane do przejęcia dokumentacji osobowo-płacowej po upadłych i likwidowanych zakładach pracy oraz prywatnych przechowawcach takiej dokumentacji, stanowiącej podstawę naliczania świadczeń emerytalnych i rentowych. W związku z tym archiwa muszą dysponować stałą i odpowiednio przygotowaną rezerwą wolnego miejsca magazynowego wraz z odpowiednimi warunkami dostępności zbiorów. Analiza obecnego stanu Archiwów Państwowych wskazała na problemy lokalowe jako najważniejszą słabość w ich działalności. Niewystarczająca jest infrastruktura sieci archiwów – nie zaspokaja ona potrzeb w zakresie bieżącego i płynnego przejmowania materiałów archiwalnych od twórców państwowego zasobu archiwalnego. Sprawozdania z działalności Archiwów Państwowych w 2021 r. wykazują wyczerpanie powierzchni magazynowej w 12 obiektach, a w ciągu najbliższych 4 lat kolejne 31 utraci rezerwę26). 4.2. Wyzwanie 2: Zapewnienie właściwych warunków do udostępniania zasobów archiwalnych. Zasób archiwalny stanowi podstawowe źródło do badań naukowych, w szczególności w zakresie historii państwa i społeczeństwa. W skali całej sieci archiwalnej największy odsetek użytkowników stanowią właśnie osoby prowadzące badania naukowe, a dopiero drugą pod względem liczebności grupę – użytkownicy prowadzący poszukiwania o charakterze genealogicznym. Ponadto Archiwa Państwowe w 2021 r. zrealizowały ponad 80 tys. kwerend o różnej strukturze: genealogiczne, naukowe, własnościowej, socjalne, publicystyczne, co pokazuje szeroki krąg odbiorców i użytkowników w archiwach. Archiwa Państwowe aktywnie uczestniczą w procesie edukacji historycznej, w szczególności wśród społeczności lokalnych i popularyzacji dziedzictwa kulturowego. W 2021 r. archiwa przygotowały 979 wystaw, w tym ponad 214 wystaw tradycyjnych i 764 wystaw wirtualnych. W 493 lekcjach archiwalnych łącznie uczestniczyło 9,5 tys. uczestników. 26) Sprawozdanie z działalności Archiwów Państwowych w 2021 roku https://www.gov.pl/web/archiwa/rok-20223. 21  Monitor Polski – 24 – Poz. 1270 Szerokie spektrum działania Archiwów Państwowych to również opracowanie i udostępnianie materiałów archiwalnych. Prawidłowo sporządzone pomoce ewidencyjne oraz opracowanie archiwaliów są podstawą do ich skutecznego i szerokiego udostępniania, także w Internecie. W 2021 r. (w warunkach ograniczenia działań czytelni podczas pandemii) w czytelniach Archiwów Państwowych badania prowadziło ponad 12 tys. osób (ponad 29 tys. wizyt – wzrost do 2020 r. o 2 tys.), które skorzystały z ponad 466 tys. jednostek archiwalnych. Dla właściwego zobrazowania skali udostępniania w archiwach należy jednak podać dane sprzed pandemii, z roku 2019 r., kiedy czytelnie pracowały bez ograniczeń: odnotowano wtedy ponad 26 tys. osób oraz ponad 71,5 tys. wizyt w czytelniach, którym udostępniono 724 tys. jednostek archiwalnych. W 2021 r. na portalu szukajwarchiwach.gov.pl było dostępne ponad 48 216 tys. skanów i fotografii cyfrowych (ponad 3 600 tys. więcej niż w roku poprzedzającym). Odpowiada to liczbie 630 951 zdigitalizowanych jednostek archiwalnych (ponad 146 tys. j.a. przybyło w 2021 r.). W ciągu roku serwis zarejestrował 1 162 931 unikalnych użytkowników oraz 37 490 077 odsłon. Jednocześnie są obserwowane wzrastające oczekiwania użytkowników dotyczące łatwiejszego dostępu do zasobu archiwalnego, rozwijanie systemu informacji o zasobie archiwalnym zarówno online, jak i działań edukacyjno-popularyzacyjnych stacjonarnie, a także doskonalenia jakości świadczonych przez archiwa usług. Kwestia ta została dostrzeżona także podczas prac nad Strategią rozwoju Archiwów Państwowych na lata 2021–2030, gdzie wskazano: „W ostatnich latach, (…) uległ rozszerzeniu krąg użytkowników korzystających z zasobu Archiwów Państwowych. Współcześnie są wśród nich nie tylko historycy i edukatorzy, ale także dziennikarze, twórcy (działalność kreatywna), przedsiębiorcy (ponowne wykorzystanie informacji publicznej), regionaliści, genealodzy czy osoby zainteresowane historią własnej rodziny”27). 4.3. Wyzwanie 3: Zapewnienie ciągłości funkcjonowania archiwów objętych Programem „Archiwa” w oparciu o odpowiedni standard, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów ich utrzymania. Dla zachowania dziedzictwa dokumentacyjnego jest ważne także zapewnienie nowoczesnych pracowni digitalizacji i profilaktyki konserwatorskiej, które powinny znaleźć się w projektowanych nowych budynkach archiwów, oraz zapewnienie nadzoru nad zasobem. Przestarzała infrastruktura budowlana nie pozwala na wyposażenie obecnych budynków archiwalnych w omawianych pięciu lokalizacjach w odpowiednią do nowych potrzeb infrastrukturę , niezbędną do zapewnienia bezpieczeństwa i dostępności zbiorom archiwalnym. Jednocześnie niskiej jakości infrastruktura budowlana i technologiczna części lokalizacji Archiwów Państwowych uniemożliwia właściwe wyposażenie i działanie pracowni digitalizacji i konserwacji, poprawy warunków pracy wykwalifikowanego personelu, pracującego przy konserwacji i digitalizacji zasobu archiwalnego, wzmocnienie nadzoru nad zasobem archiwalnym oraz podniesienie jakości świadczonych usług (w tym rozwój usług online) oraz wprowadzenie nowoczesnych metod zarządzania przechowywaniem zasobu i jego użytkowaniem. 27) Strategia rozwoju Archiwów Państwowych na lata 2021–2030, s. 19, por. https://www.archiwa.gov.pl/o-nas/archiwapanstwowe/strategia/ (dostęp w dniu 04.08.2022 r.). 22  Monitor Polski – 25 – Poz. 1270 Zapewnienie realizacji ustawowych obowiązków nie jest możliwe bez inwestycji w infrastrukturę Archiwów Państwowych, zwłaszcza w najbardziej zagrożonych pięciu lokalizacjach. 4.4. Wyzwanie 4: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Koszalinie. Budynek Archiwum Państwowego w Koszalinie nie dysponuje wolną powierzchnią przechowalniczą. Tymczasem jednostki nadzorowane zgromadziły prawie 16 km materiałów archiwalnych, które systematycznie powinny trafić do Archiwum. Zasób Archiwum Państwowego w Koszalinie to prawie 6 km akt, z czego 3,7 km28) jest przechowywanych w obiektach Archiwum znajdujących się w Koszalinie. Budynek główny Archiwum Państwowego w Koszalinie nie spełnia wymaganych standardów przechowywania i udostępniania zbiorów. W magazynach nie można utrzymać stałej temperatury i wilgotności, co niekorzystnie wpływa na stan zachowania archiwaliów, powodując ich szybsze fizyczne niszczenie 29). Odczuwalny jest też brak powierzchni umożliwiającej realizację funkcji związanych z udostępnianiem (niewystarczająca liczba miejsc w czytelni akt) oraz popularyzacją zasobu, w tym edukacją historyczną i archiwalną. W kontekście dużego zainteresowania inicjatywami edukacyjnymi, naukowymi i kulturalnymi realizowanymi przez Archiwum Państwowe w Koszalinie, szczególnie dotkliwy jest brak powierzchni konferencyjno-wystawienniczej. Pracownie konserwacji, reprografii, digitalizacji oraz czytelnia nie są dostosowane do obecnych standardów. Obiekt obecnie nie jest też dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Koszalinie jest niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach przez tę jednostkę. 4.5. Wyzwanie 5: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Łodzi. Zasób łódzkiego archiwum to ponad 17,4 km akt. Jednocześnie w jednostkach podległych opracowano 25 km materiałów archiwalnych, które z czasem będą musiały zostać przejęte przez Archiwum. Archiwum Państwowe w Łodzi dysponuje trzema nieruchomościami na terenie Łodzi oraz jedną w Sieradzu. Dwa obiekty w Łodzi stanowią własność Miasta (przy placu Wolności 1 i al. Piłsudskiego 33) i zostały przyznane archiwum na mocy zarządzenia Prezydenta Miasta Łodzi z 10 lutego 2020 r. w odpłatne użytkowanie (jest to wynik skutecznie dokonanej zamiany ww. nieruchomości pozostających dotychczas w trwałym zarządzie archiwum) 30 ). W związku z niedługim terminem opuszczenia budynków, archiwum w najbliższym czasie zmuszone zostanie do opuszczenia ww. dwóch budynków i poszukania nowej przestrzeni magazynowej dla około 4 km akt oraz nowej powierzchni biurowej dla pracowników archiwum. Trzecia nieruchomość (przy al. Kościuszki 121) pozostaje nadal w trwałym zarządzie archiwum. Wszystkie obiekty budowane były z innym przeznaczeniem niż Na podstawie danych częściowych do Sprawozdania działalności Archiwów Państwowych w 2021 r., por. https://www.gov.pl/web/archiwa/sprawozdanie-z-dzialalnosci-archiwow-panstwowych (dostęp w dniu 04.08.2022 r.). 29) Ekspertyza wentylacji (branża instalacje sanitarne). Wykonana w grudniu 2008 roku przez Firmę Polmakon Sp. z o.o. w Koszalinie. 30) Por. https://bip.uml.lodz.pl/samorzad/akty-prawne-i-projekty-aktow-prawnych/aktyprawne/?tx_edgelegalacts_legalacts%5BlegalAct%5D=50532&tx_edgelegalacts_legalacts%5Baction%5D=show&tx_e dgelegalacts_legalacts%5Bcontroller%5D=LegalAct (dostęp w dniu 4.08.2022 r.). 28) 23  Monitor Polski – 26 – Poz. 1270 archiwum, dlatego nie odpowiadają współczesnym potrzebom i standardom archiwalnym, m.in. mimo stosunkowo dużej powierzchni magazynowej ich pojemność jest niewielka. Żaden z zajmowanych budynków nie dysponuje instalacją do aktywnego regulowania warunków klimatycznych w pomieszczeniach magazynowych (klimatyzacja, wentylacja). Na wyczerpaniu jest również rezerwa magazynowa, co wkrótce uniemożliwi przejmowanie dokumentacji z jednostek – wytwórców dokumentacji archiwalnej. Archiwum Państwowe w Łodzi w żadnym ze swoich budynków nie posiada rampy wyładunkowej pomieszczeń przejmowania akt i kwarantanny, czyszczenia, magazynów przejściowych, magazynów, pomieszczenia serwerowni. Pracownie konserwacji i reprografii nie są dostosowane do obecnych standardów. Wszystkie budynki nie są dostosowane dla potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami. Ponadto Archiwum Państwowe w Łodzi nie dysponuje wystarczającą ilością sal wystawienniczo-konferencyjnych. Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Łodzi jest niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach, przez tę jednostkę. 4.6. Wyzwanie 6: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim. Zasób piotrkowskiego archiwum to ponad 6,7 km akt, z czego 3,9 km znajduje się w siedzibie głównej Archiwum. Jednocześnie w jednostkach podległych opracowano ponad 10 km materiałów archiwalnych, które z czasem będą musiały być przejęte przez Archiwum. W związku z koniecznością opuszczenia wynajmowanych pomieszczeń w budynku Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, którymi dysponowało Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim w okresie od czerwca 1939 r. do końca 2020 r., pozyskano tymczasową siedzibę w zabytkowych budynkach piotrkowskiej Synagogi (na podstawie umowy użyczenia z Miastem Piotrków Trybunalski), którą należy opuścić do 4 listopada 2024 r. Obiekt ten stanowi rozwiązanie tymczasowe i nie zapewnia wystarczającej powierzchni przechowalniczej (powierzchnia magazynowa byłej synagogi pomieściła niespełna 2 000 m.b. akt, a więc obiekt użytkowany czasowo nie zapewnia nie tylko rezerwy magazynowej, ale również jest niewystarczający, aby pomieścić zasób już zgromadzony). W związku z powyższym pozostała część zasobu została czasowo przewieziona do Oddziału w Tomaszowie Mazowieckim. Ponadto archiwum wynajmuje od Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim magazyn o powierzchni 266,04 m2. Okres najmu upływa 31 grudnia 2026 r. Zgodnie z aneksem z 17 stycznia 2022 r. do umowy najmu, zmiana terminu najmu wynika z decyzji Sądu Okręgowego. Obecna siedziba Archiwum nie posiada pracowni digitalizacji oraz pracowni konserwacji. Sala konferencyjna jest zbyt mała i może pomieścić maksymalnie do 20 osób. W chwili obecnej przestrzeń wystawiennicza jest niewystarczająca, wystawy są umieszczane w czytelni i nieprzystosowanych do tego celu holach. Budynek jest tylko częściowo dostosowany do osób ze szczególnymi potrzebami (dostęp tylko do parteru ze względu na brak windy) z brakiem możliwości skorzystania z zaplecza sanitarnego. 24  Monitor Polski – 27 – Poz. 1270 Magazyny użytkowane przez Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim w większości nie spełniają wymaganych standardów przechowywania zbiorów. Magazyny o różnej powierzchni i usytuowaniu nie zapewniają spójności komunikacyjnej. Regały są rozmieszczone w taki sposób, aby maksymalnie wykorzystać powierzchnię, nie zapewniają jednak dobrej komunikacji (występują utrudnienia w ciągach dróg ewakuacyjnych). Duża wilgotność wykonanego w starej technologii obiektu wymaga stosowania osuszaczy. Brak urządzeń do klimatyzacji i wentylacji pomieszczeń (wentylacja grawitacyjna). Ze względu na fakt, iż budynek dawnej synagogi jest budynkiem zabytkowym, nie ma możliwości wprowadzania zmian w substancji budynku. Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim, która ma w założeniu rozwiązać wskazane wyżej problemy, jest niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach, przez tę jednostkę. Podkreślenia wymaga fakt, że w decyzji przekazującej działkę został zawarty warunek dotyczący terminu zagospodarowania nieruchomości. Niepodjęcie działań w określonym terminie może skutkować jej utratą. 4.7. Wyzwanie 7: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Poznaniu. Zasób poznańskiego archiwum to ponad 16 km akt, z czego ponad 10 km jest przechowywanych w siedzibie głównej Archiwum w Poznaniu. Jednocześnie w jednostkach nadzorowanych jest już wytworzonych 40 km akt, w tym 5 km gotowych do przejęcia. Archiwum Państwowe w Poznaniu wykorzystuje do swojej działalności trzy obiekty – własny oraz dwa lokale magazynowe wynajmowane od Gminy Żydowskiej (296 m²) oraz miasta Poznania (328,8 m²). Zabytkowy budynek, wybudowany w latach 1879–1882 dla siedziby Wyższego Sądu Krajowego (Oberlandesgericht), odbudowany po zniszczeniach wojennych po 1945 r., nie spełnia wymaganych standardów przechowywania dokumentów z uwagi na ograniczenia techniczne i konserwatorskie, tj. podlega ochronie zgodnie z ustawą z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. z 2022 r. poz. 840, z późn zm.). Obiekt został wpisany indywidualnie do rejestru zabytków pod nr A 220 decyzją z 23 maja 1979 r., a także jest chroniony przez zapisy miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Nr L/763/VI/2013 z dnia 21 maja 2013 r. W magazynach nie ma możliwości wprowadzenia odpowiedniego systemu wentylacyjnego, co utrudnia zapewnienie stałej temperatury i wilgotności. Wynajmowane magazyny nie spełniają podstawowych wymogów bezpieczeństwa, a ich dostosowanie wymagałoby dużych nakładów finansowych. Optymalnym i jedynym rozwiązaniem jest zatem opuszczenie magazynów i przeniesienie zasobu do nowych powierzchni. Nie ma już możliwości dalszego gromadzenia i przechowywania zasobu archiwalnego. Z uwagi na brak wolnej powierzchni część zasobu została przewieziona z gmachu głównego w Poznaniu do innych lokalizacji, co powoduje, że zasób jest rozproszony, a dostęp do akt jest utrudniony. W istniejącej części archiwów pracownie konserwacji mokrej i suchej nie spełniają potrzeb i standardów archiwalnych. Czytelnia nie ma dostępu dla osób z niepełnosprawnością ruchową. Oprócz niedoborów powierzchni przechowalniczej, główny budynek Archiwum Państwowego w Poznaniu nie posiada odpowiedniej przestrzeni na działalność 25  Monitor Polski – 28 – Poz. 1270 wystawienniczą i edukacyjną. Wystawy są organizowane na nieprzystosowanym do tego celu korytarzu, a zajęcia dydaktyczne w niewielkiej salce konferencyjnej. Wszystkie budynki Archiwum znajdujące się w Poznaniu nie są dostosowane dla potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami. Nowa inwestycja zapewni jednostce możliwość realizacji ustawowych zadań, przede wszystkim w zakresie gromadzenia i przechowywania materiałów archiwalnych. Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Poznaniu jest niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach, przez tę jednostkę. 4.8. Wyzwanie 8: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Szczecinie. Obecnie zasób szczecińskiego archiwum to ponad 18 km. W archiwach zakładowych nadzorowanych jednostek zgromadzono dalsze 18 km dokumentacji, która systematycznie powinna być przekazywana na wieczyste przechowywanie przez Archiwum. Budynki użytkowane przez Archiwum Państwowe w Szczecinie w większości nie spełniają wymaganych standardów przechowywania zbiorów. W żadnym magazynie nie ma klimatyzacji i nie jest utrzymywana prawidłowa dla bezpieczeństwa zbiorów temperatura i wilgotność. Magazyny w głównej siedzibie Archiwum, stanowiącej obiekt zabytkowy, są rozmieszczone na 7 kondygnacjach, a do przewozu materiałów archiwalnych służy niewielka wysłużona winda (najstarsza działająca winda towarowa w Szczecinie). Brakuje właściwych ciągów komunikacyjnych umożliwiających łatwe przemieszczanie materiałów archiwalnych, np. do czytelni. Archiwum posiada pracownię digitalizacji, konserwacji oraz czytelnię, ale nie spełniają one standardów zalecanych do tego typu pracowni. Pomieszczenia te są małe i nie są wyposażone w system klimatyzacji. W czytelni brakuje miejsca na umieszczenie stołów do przeglądania materiałów o dużych formatach. Posiadana sala konferencyjna jest niewielka i służy zebraniom własnych pracowników. Sala nie posiada zaplecza technicznego niezbędnego do prowadzenia konferencji, seminariów lub innych spotkań. Archiwum nie posiada strefy wypoczynku, ani przestrzeni wystawienniczej. W przypadku organizacji wystaw Archiwum opiera się na współpracy z innymi instytucjami. Obiekt nie jest dostosowany do osób ze szczególnymi potrzebami. Ze względu na uwarunkowania architektoniczne, a także zabytkowy charakter budynku nie jest możliwe przeprowadzenie takich remontów, które zapewniłyby obecnie obowiązujące standardy w tym zakresie. W magazynie głównym Archiwum Państwowego w Szczecinie oraz w oddziale zamiejscowym w Stargardzie nie ma już wolnych powierzchni magazynowych pozwalających na przejmowanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych z archiwów zakładowych. Magazyny w Strzmielu nie mają również możliwości dalszego składowania akt. Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Szczecinie jest niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach, przez ten podmiot. 26  Monitor Polski – 29 – Poz. 1270 5. Analiza SWOT Mocne strony − dokumenty zgromadzone w Archiwach Państwowych są świadectwem dorobku cywilizacyjnego i kulturowego państwa polskiego; − dokumenty zgromadzone w Archiwach Państwowych są źródłem wiedzy eksperckiej; − projekt jest realizowany w oparciu o Wytyczne PPP Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej i przy wsparciu pracowników Ministerstwa. Zawarte porozumienie między Ministerstwem Funduszy a Naczelnym Dyrektorem i Polskim Funduszem rozwoju jest gwarancją profesjonalizacji procesu wyboru Partnera Prywatnego; − znane są wymogi odnośnie do przechowywania, zabezpieczania i udostępniania materiałów archiwalnych; − Archiwa Państwowe realizują czytelnie zdefiniowane zadania publiczne (w ramach określonej w ustawie o archiwach), co obejmuje: gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych (m.in. dokumentacji aktowej, dokumentów pergaminowych i papierowych, dokumentacji fotograficznej, filmowej i dźwiękowej) oraz prowadzenie działalności informacyjnej (art. 23 oraz art. 16 ustawy o archiwach); − Archiwa Państwowe konsekwentnie prowadzą digitalizację zbiorów (dyrektywa z dnia 10 listopada 2021 r. w sprawie wspólnej europejskiej przestrzeni danych na potrzeby dziedzictwa 31) kulturowego ); 31) Słabe strony − brak precyzyjnego określenia pozycji i funkcji Archiwów Państwowych we współczesnej administracji publicznej i społeczeństwie informacyjnym; − zróżnicowana pozycja poszczególnych Archiwów Państwowych: silna w mniejszych ośrodkach, słaba w dużych miastach z poważną konkurencją instytucji kultury i nauki; − ustawa o archiwach nakłada na Archiwa Państwowe obowiązek gromadzenia, zabezpieczenia i udostępniania materiałów archiwalnych już wytworzonych i wytwarzanych przez ponad 10 tys. państwowych i samorządowych, powyższe zadania muszą być realizowane przez stworzenie odpowiedniej infrastruktury, co generuje za sobą koszty zarówno w zakresie jej powstania, jak i utrzymania zgromadzonego w niej dziedzictwa narodowego; − brak możliwości najmu powierzchni magazynowych dostosowanych do przechowywania materiałów archiwalnych, a adaptacja powierzchni jest kosztochłonna; − brak profesjonalnych pracowni konserwacji mokrej i suchej oraz pracowni digitalizacji odpowiadających nowoczesnym standardom; − brak wystarczających powierzchni magazynowych do przejęcia zasobu archiwalnego, który został już wytworzony; − koszty budowy nowej infrastruktury lub rozbudowy/przebudowy dotychczasowych obiektów archiwów państwowych są wyższe z uwagi na wymogi techniczne jakie muszą spełniać budynki, w których są przechowywane i Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 401, 12 listopada 2021 r., por. https://eur-lex.europa.eu/legalcontent/PL/TXT/?uri=OJ:L:2021:401:TOC (dostęp w dniu 30.06.2022 r.). 27  Monitor Polski – 30 – Poz. 1270 − Archiwa Państwowe aktywnie uczestniczą w procesie edukacji historycznej społeczności lokalnych, m.in. umożliwiają użytkownikom zapoznanie się z przechowywanymi źródłami historycznymi przez cykliczne „dni otwarte”, wystawy, publikacje, a także organizację wizyt grup uczniowskich i studenckich; udostępniane zasoby archiwów (m.in. wymogi dotyczą wysokiej nośności stropów (min. 1200 kg/m² 32 )) oraz odpowiedniej lokalizacji budynku (nie może być usytuowany np. na terenach zalewowych ani w pobliżu obiektów strategicznych), ponadto obiekt powinien być przystosowany do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami33); − w odniesieniu do zakresu interwencji Programu „Archiwa” wszystkie wytypowane Archiwa Państwowe, tj. w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie posiadają stosowne nieruchomości: trzy z nich posiadają dokumentację projektową wraz z pozwoleniami na budowę, a pozostałe dwa dokumentację koncepcyjną; − niewystarczająca liczba pracowników Archiwów Państwowych z doświadczeniem w obszarach wykraczających poza doświadczenie kierunkowe (np. w obszarze zarządzania projektami, pracy zespołowej, ze znajomością specyfiki realizacji projektów PPP); − stabilne finansowanie Archiwów Państwowych z budżetu państwa; Szanse − dzięki realizacji Programu „Archiwa” powstanie przestrzeń magazynowa, która w znaczącym stopniu przyspieszy przejmowanie zasobu archiwalnego od wytwórców do archiwów; − zostaną wyeliminowane zagrożenia, m.in.: rozproszenie zasobu, niewłaściwa wilgotność i temperatura, światło widzialne i UV, zanieczyszczenia powietrza, szkodniki, zagrożenia mikrobiologiczne, woda, ogień, kradzieże, niewłaściwy sposób przechowywania, mające źródło w nieodpowiednich warunkach lokalowych, złym stanie lub złej lokalizacji magazynu archiwalnego; − możliwość wdrożenia nowoczesnych metod zarządzania projektowego w Zagrożenia − przedłużający się czas realizacji Programu „Archiwa” może oznaczać czasowe ograniczenie dostępności do zasobów archiwów, w których są prowadzone inwestycje, np. w związku ze zmianą siedziby i relokacją materiałów archiwalnych; − brak dopływu nowych pracowników do archiwów państwowych ze specjalistycznymi kompetencjami w zakresie zarządzania Programem „Archiwa” i znajomością specyfiki PPP; − niepodjęcie działań w ramach Programu „Archiwa” w określonym terminie może skutkować utratą działek dla części zaplanowanych inwestycji, gdyż w decyzjach przekazujących działki są Norma PN-EN 16893:2018 Konserwacja dziedzictwa kulturowego Specyfikacja dotyczące lokalizacji, budowy i modyfikacji budynków lub pomieszczeń przeznaczonych do przechowywania zbiorów i korzystania z nich Załącznik F informacyjny. 33) Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2022 r. poz. 2240). 32) 28  Monitor Polski – 31 – wybranych pięciu Archiwach Państwowych oraz w NDAP, w ramach realizacji Programu „Archiwa”; − dzięki realizacji Programu „Archiwa” będzie miała miejsce poprawa usług dostępu do zasobów archiwów państwowych, w tym rozwój usług niewymagających fizycznej wizyty w siedzibie archiwum; − budowa specjalistycznych gmachów to swoista profilaktyka zabezpieczająca dokumenty przed ich degradacją; − tworzenie atrakcyjnych i funkcjonalnych budynków archiwów państwowych, umożliwiających nie tylko różne formy korzystania z ich zasobów (np. posiadających czytelnie z dostępem do komputerów i treści cyfrowych, czy też przestrzeń dedykowaną pracy indywidualnej oraz strefę odpoczynku dostępną dla użytkowników), ale także pozwalających na prowadzenie działalności edukacyjnej, czy też kulturalnej (np. w formie wystaw zbiorów archiwum); − rozszerzanie tradycyjnego wizerunku archiwów, wzmacnianie ich kompetencji jako miejsca spotkań i aktywności mieszkańców; − w wyniku realizacji Programu „Archiwa” nastąpi również optymalizacja zarządzania zasobami ludzkimi i budynkami; − monitorowanie wskaźnika inflacji, celem przygotowania się do ewentualnych zmian związanych z opłatą za dostępność do pięciu nowych obiektów; − możliwość przygotowania kompleksowych zasad monitoringu oraz nadzoru nad inwestycją na etapie przygotowania i realizacji inwestycji (w tym kontrola zgodności prac z dokumentacją techniczną i projektową na etapie budowy); Poz. 1270 zawarte warunki dotyczące terminu zagospodarowania nieruchomości; − przedłużający się czas przechowywania materiałów archiwalnych u ich wytwórców, skutkujący obciążeniem jednostek, które są ich przechowawcą, a nie mogą być przekazane do Archiwów Państwowych jako właściwego miejsca przechowania; − niestabilna sytuacja ekonomiczna, w szczególności w obszarze inwestycji infrastrukturalnych, w tym wysoka inflacja prowadząca do wzrostu jednostkowych cen materiałów i surowców eksploatacyjnych, a w konsekwencji wyższych niż zakładano kosztów inwestycji prowadzących do wzrostu kosztów eksploatacji obiektów (wzrost opłaty za dostępność); − wystąpienie ryzyk – w każdej z pięciu inwestycji niezależnie, związanych z procesem inwestycyjnym (jak np. kwestie związane z warunkami meteorologicznymi, geologicznymi i geotechnicznymi, czy też wynikające z odkryć archeologicznych), które mogą skutkować przesunięciem terminu oddania inwestycji do użytkowania oraz będą powodowały wzrost kosztów inwestycji; − możliwość pojawienia się, w czasie realizacji inwestycji, nowych przepisów prawnych, które będą nakazywały stosowanie nowoczesnych i kosztownych technologii związanych z normami oraz przepisami BHP i przeciwpożarowymi; − czasowe ograniczenie dostępności do zasobów archiwów, skutkujące obniżeniem odsetka korzystających związane z ewentualnymi, czasowymi ograniczeniami w dostępie do Archiwów Państwowych; − obawa przez zarażeniem chorobami przenoszonymi drogą kropelkową może zniechęcać pewne grupy użytkowników archiwów (np. seniorów) do osobistych 29  Monitor Polski – 32 – − przeniesienie głównych ryzyk budowy na Partnera Prywatnego, odroczenie w czasie płatności w ramach budżetu państwa, oraz obniżenie opłaty za dostępność w przypadku niewywiązania się Partnera Prywatnego ze zobowiązań umownych; − ułatwienie dostępności do zasobu archiwalnego po zakończeniu procesu inwestycyjnego i przeprowadzeniu zasobu; Poz. 1270 odwiedzin i korzystania edukacyjnej lub kulturalnej; z oferty − szczegółowa analiza zagrożeń dla Programu „Archiwa” została przedstawiona w rozdziale pt. Analiza ryzyk dla Programu „Archiwa”; − uzależnienie inwestycji w infrastrukturę od bieżącej polityki i potrzeb państwa w innych sektorach. − zielone budownictwo, energooszczędne, systemy klimatyzacji i wentylacji bazujące na odnawialnych źródłach energii pozwolą zoptymalizować koszty utrzymania obiektów archiwów; − wypracowanie modelu kooperacji z podmiotem prywatnym w realizacji projektów kubaturowych w formule PPP na poziomie rządowym; − wypracowanie standardów i wdrożenie dobrych praktyk w zakresie wymagań środowiskowych, konstrukcyjnych lub modernizowanych budynków archiwalnych. 6. Analiza ryzyk dla Programu „Archiwa” Z uwagi na realizację Programu „Archiwa” w formule partnerstwa publiczno-prywatnego, który obejmuje lata 2023–2052 za zasadne uznano przedstawienie wniosków z analizy ryzyk dla Programu „Archiwa”, z uwzględnieniem podziału ich przyporządkowania na ryzyka po stronie Podmiotu Publicznego i te po stronie Podmiotu Prywatnego. Wyodrębniono trzy kategorie ryzyk34) dla Programu „Archiwa”:
13. a)ryzyka Etapu Inwestycyjnego – występujące na Etapie Inwestycyjnym,
14. b)ryzyka Etapu Utrzymania – występujące na Etapie Operacyjnym i związane są z dostępnością infrastruktury,
15. c)ryzyka ogólnorynkowe – występujące we wszystkich fazach przedsięwzięcia. 34) Ryzykiem jest potencjalne zagrożenie, które może negatywnie wpłynąć na projekt przez spowodowanie przekroczenia budżetu, opóźnienie wdrożenia projektu lub obniżenie jakości produktów projektu. Procedura zarządzania ryzykiem ma za zadanie zorganizować identyfikację zagrożenia, jego ocenę (analizę prawdopodobieństwa i wpływu zagrożenia na projekt), zaplanowanie działań oraz wdrożenie zaplanowanych działań mitygujących ryzyko. 30  Monitor Polski – 33 – Poz. 1270 Do opisu przyjęto następujące stopnie konsekwencji ryzyk:
16. a)konsekwencje niskie – występują, gdy zaistnienie danego ryzyka nie pociąga za sobą znaczącego wzrostu kosztów nakładów budowlanych lub kosztów eksploatacyjnych. Mogą one spowodować nieznaczne przesunięcia w harmonogramie Programu „Archiwa”. Zakłada się, że strony są w pełni przygotowane na pojawienie się danego ryzyka,
17. b)konsekwencje średnie – występują, gdy zaistnienie danego ryzyka pociąga za sobą dość znaczny wzrost kosztów nakładów inwestycyjnych lub kosztów eksploatacyjnych. Powodują one przesunięcia w harmonogramie Programu „Archiwa”, przerwy w eksploatacji inwestycji. Realizacja przedsięwzięcia nie powinna być jednak zagrożona,
18. c)konsekwencje wysokie – występują, gdy zaistnienie danego ryzyka zagraża realizacji całego Programu „Archiwa”. Wiążą się zazwyczaj z niekontrolowanym wzrostem nakładów inwestycyjnych lub kosztów eksploatacyjnych. Skutkują także długimi przerwami w eksploatacji Inwestycji. W tej kategorii mieszczą się także inne konsekwencje, przed którymi strony nie mogą się zabezpieczyć lub ich wyeliminowanie jest zbyt kosztowne. Należy zaznaczyć, iż ostateczny podział ryzyk między Partnerem Prywatnym a Podmiotem Publicznym zostanie określony na etapie dialogu konkurencyjnego, niemniej kluczowe ryzyka Etapu Inwestycyjnego zostaną po stronie Partnera Prywatnego. 31 Konsekwencje − infrastruktura poniżej oczekiwanej jakości − wzrost wydatków inwestycyjnych w celu dostosowania przedmiotu zamówienia do warunków umów − przesunięcie terminu oddania Inwestycji do użytkowania − naliczenie kar umownych przez wykonawcę − wzrost kosztów eksploatacji Przyczyny wystąpienia ryzyka − niedostateczna kontrola postępów wykonywania prac na etapie budowy − zaangażowanie w wykonanie prac budowlanych podwykonawców nieposiadających odpowiednich kwalifikacji lub doświadczenia w realizacji podobnych inwestycji − wzrost jednostkowych cen materiałów i surowców eksploatacyjnych − wzrost ilości zużytych materiałów i surowców eksploatacyjnych − wzrost kosztów siły roboczej Ryzyko Ryzyko niezgodności robót budowlanych z ustalonymi standardami ich wykonania Ryzyko wzrostu kosztów Lp. 1. 2. Tabela 2 Ryzyka Etapu Inwestycyjnego Prawdopodobieństwo wystąpienia: Wysokie Wpływ: Średni − kontrola zgodności prac z dokumentacją techniczną i projektową na etapie budowy − realnie i z odpowiednią starannością oszacowane koszty budowlane − odpowiednia kontrola kosztów na etapie budowy 32 Monitor Polski Prawdopodobieństwo wystąpienia: Średnie Wpływ: Średni − kontrola zgodności prac z dokumentacją techniczną i projektową na etapie budowy − monitorowanie realizacji Programu „Archiwa” przez niezależny zespół − wykwalifikowana kadra pracownicza − postanowienia w umowach o PPP – Kary umowne Wpływ ryzyka/ prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem wystąpienia Poniżej przedstawiono typ danego ryzyka na Etapie Inwestycyjnym, przyczyny jego wystąpienia oraz ewentualne konsekwencje, wpływ na realizację przedsięwzięcia oraz sposób zarządzania ryzykiem. Ryzyka i ich podział są przedmiotem dialogu konkurencyjnego i ostateczny podział znajdzie się w umowach o PPP. 6.1. Ryzyka Etapu Inwestycyjnego:  – 34 – Poz. 1270 − pojawienie się na etapie prac budowlanych znalezisk archeologicznych Ryzyko związane z warunkami geologicznymi, geotechnicznymi Ryzyko związane z wystąpieniem odkryć archeologicznych 3. 4. − jakość wykonanych prac budowlanych − pojawienie się na etapie prac budowlanych znalezisk innych niż archeologiczne lub dotąd niezidentyfikowanych zanieczyszczeń gleby (historyczne zanieczyszczenia) Przyczyny wystąpienia ryzyka Ryzyko Lp. Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie (Poznań: Średnie) Wpływ: Średni Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie Wpływ: Średni – 35 – 33 − przeprowadzenie odpowiednich badań geologicznych i geotechnicznych przed przystąpieniem do robót budowlanych − kontrola zgodności prac z dokumentacją techniczną i projektową na etapie budowy − przeprowadzenie odpowiednich badań archeologicznych przed przystąpieniem do robót budowlanych − identyfikacja terenu inwestycji w celu weryfikacji jego stanu pod względem odkryć archeologicznych i prawdopodobieństwa wystąpienia znalezisk Wpływ ryzyka/ prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem wystąpienia − uwzględnienie środków na nieprzewidziane wydatki Monitor Polski − przesunięcie terminu oddania inwestycji do użytkowania − wzrost kosztów inwestycji w celu prowadzenia dodatkowych badań archeologicznych − przesunięcie terminu oddania inwestycji do użytkowania − wzrost kosztów inwestycji w celu prowadzenia dodatkowych badań geologicznych i geotechnicznych Konsekwencje  Poz. 1270 Konsekwencje − wzrost kosztów inwestycji w celu zapobiegania nietypowym skutkom meteorologicznym − przesunięcie terminu oddania inwestycji do użytkowania − konieczność wypłaty odszkodowań i rekompensat − przesunięcie terminu oddania inwestycji do użytkowania − straty materialne oraz nieobecność pracowników Przyczyny wystąpienia ryzyka − temperatura powietrza – wysoka w miesiącach letnich, niska w miesiącach zimowych − nadzwyczajne zjawiska meteorologiczne, np. długie, nieprzerwane opady deszczu − spór między wykonawcą a zamawiającym, co do jakości robót budowlanych, wykrytych wad fizycznych oraz zgodności wykonanej inwestycji z dokumentacją projektową oraz dokumentacją techniczną − niedostateczna kontrola prac na etapie realizacji Programu „Archiwa” − realizacja Programu „Archiwa” niezgodnie z dokumentacją techniczną − nowe przepisy prawne nakazujące stosowanie nowoczesnych i kosztownych technologii Ryzyko Ryzyko związane z warunkami meteorologicznymi Ryzyko związane z prowadzeniem sporów Ryzyko związane z przepisami BHP i przeciwpożarowymi oraz normami Lp. 5. 6. 7. Monitor Polski – 36 – 34 Wpływ ryzyka/ prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem wystąpienia − ubezpieczenie cywilnoprawne przed anomaliami Wpływ: meteorologicznymi Średni − postanowienia w umowach o PPP – prowadzenie przez Prawdopodobieństwo Partnera Prywatnego wystąpienia: dziennika pogody, okresowo Średnie potwierdzanego przez inżyniera kontraktu − postanowienia w umowach o PPP − kontrola zgodności prac Wpływ: z dokumentacją techniczną Średni i projektową na etapie budowy Prawdopodobieństwo − monitorowanie realizacji wystąpienia: Programu „Archiwa” przez Niskie niezależny zespół − wykwalifikowana kadra pracownicza − postanowienia w umowach o PPP – Partner Prywatny Wpływ: będzie ponosił Niskie odpowiedzialność za ryzyko projektowania Prawdopodobieństwo − wykwalifikowana kadra wystąpienia: pracownicza Niskie − realizacja robót budowlanych zgodnie z dokumentacją  Poz. 1270 − wzrost kosztów Programu „Archiwa” w związku z wymogiem spełnienia roszczeń podniesionych przez strony konfliktu − przerwa w realizacji robót budowlanych, potencjalnie zagrażająca terminowej realizacji inwestycji − komplikacje związane z prawidłową realizacją Programu „Archiwa” (wzrost kosztów, zmiana harmonogramu) − wynagradzanie pracowników poniżej stawek rynkowych − związane jest z małym doświadczeniem wykonawcy lub jego podwykonawców w zakresie budowy podobnych obiektów Ryzyko wystąpienia protestów organizacji społecznych lub strajków Ryzyko związane z brakiem zasobów ludzkich i materialnych 8. 9. Konsekwencje Przyczyny wystąpienia ryzyka Ryzyko Lp. Monitor Polski – 37 – 35 Wpływ ryzyka/ prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem wystąpienia projektową uwzględniającą przepisy przeciwpożarowe − przyjęcie w dokumentacji projektowej zastosowania materiałów niepalnych − przestrzeganie przepisów BHP − ubezpieczenie cywilnoprawne przed następstwami katastrof budowlanych, upadkiem drzew i budowli − przeprowadzenie konsultacji społecznych − terminowe regulowanie Wpływ: zobowiązań wobec Niskie pracowników i podwykonawców Prawdopodobieństwo − zapewnienie pracownikom wystąpienia: odpowiednich warunków Niskie wykonywania pracy oraz wynagrodzenia adekwatnego do zakresu wykonywanych obowiązków Wpływ: − wybór podmiotu Średni posiadającego odpowiednie doświadczenie w robotach Prawdopodobieństwo budowlanych podobnej wystąpienia: infrastruktury Średnie  Poz. 1270 − wybór wykonawcy w sposób nierzetelny − brak dokładnej weryfikacji przed rozpoczęciem realizacji Programu „Archiwa” stanu prawnego nieruchomości, na której ma zostać przeprowadzona inwestycja Ryzyko wystąpienia wad fizycznych lub prawnych zmniejszających wartość lub użyteczność środka trwałego 11. − wzrost nakładów inwestycyjnych związanych z realizacją Programu „Archiwa” − konieczność udziału w rozprawach sądowych − naliczenie kar umownych wykonawcy − brak odpowiedniej kontroli na etapie prowadzonych prac budowlanych 10. − naliczenie kar umownych wykonawcy Konsekwencje − wystąpienie kosztów społecznych związanych z zanieczyszczeniem środowiska infrastrukturalnych oraz z poziomem jego wiarygodności finansowej Przyczyny wystąpienia ryzyka Ryzyko związane ze zmianą stanu środowiska naturalnego w związku z wykonywaniem robót budowlanych Ryzyko Lp. Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie – 38 – 36 Monitor Polski Wpływ: Średni Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie Wpływ: Niski − postanowienia w umowach o PPP − wybór podmiotu posiadającego odpowiednie doświadczenie w robotach budowlanych podobnej infrastruktury − zagospodarowanie zużytych materiałów budowlanych i innych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa − wybór podmiotu posiadającego odpowiednie doświadczenie w robotach budowlanych podobnej infrastruktury − odpowiednio zaplanowany proces wyboru wykonawcy − monitorowanie realizacji Programu „Archiwa” przez niezależny zespół − weryfikacja dokumentów, pozwoleń i decyzji zgodnie z którymi realizowany ma być Program „Archiwa” Wpływ ryzyka/ prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem wystąpienia − wybór podmiotu o stabilnej sytuacji finansowej  Poz. 1270 − wzrost nakładów inwestycyjnych związanych z realizacją Programu „Archiwa” z zagrożeniem terminowego oddania inwestycji do użytkowania − wzrost kosztów eksploatacji celem dostosowania infrastruktury do nowych przepisów − wykonanie robót budowlanych niezgodnie z opracowaną dokumentacją projektową i techniczną, obarczonych wadami fizycznymi − wystąpienie problemów z uzyskaniem wymaganych prawem pozwoleń i spełnieniem norm − brak dostatecznej kontroli robót budowlanych − wykonanie dokumentacji przez niedoświadczonego projektanta − zbyt krótki termin na opracowanie projektu budowlanego Ryzyko zmiany prawa Ryzyko związane z odbiorem technicznym środka trwałego Ryzyko związane z wystąpieniem wad w dokumentacji projektowej 12. 13. 14. − konieczność opracowania zmiany do dokumentacji projektowej − możliwy znaczący wzrost nakładów inwestycyjnych w celu usunięcia uchybień powstałych wskutek Prawdopodobieństwo wystąpienia: Średnie Wpływ: Wysoki Prawdopodobieństwo wystąpienia: Średnie Wpływ: Średni Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie Wpływ: Niski − zlecenie wykonania dokumentacji projektowej podmiotowi o odpowiednim doświadczeniu w projektowaniu podobnej infrastruktury − audyt opracowywanej dokumentacji 37 − postanowienia w umowach o PPP − wybór podmiotu posiadającego odpowiednie doświadczenie w robotach budowlanych podobnej infrastruktury − ubezpieczenie cywilnoprawne przed konsekwencjami zaistnienia siły wyższej − postanowienia w umowach o PPP − określenie jasnego, precyzyjnego zakresu Programu „Archiwa” Wpływ ryzyka/ prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem wystąpienia Monitor Polski − wzrost nakładów inwestycyjnych związanych z realizacją Programu „Archiwa” − oddanie inwestycji do użytkowania w okresie późniejszym niż było to przewidziane w umowach o PPP − konieczność zapłaty kar umownych Konsekwencje Przyczyny wystąpienia ryzyka Ryzyko Lp.  – 39 – Poz. 1270 Przyczyny wystąpienia ryzyka − wybór niedoświadczonych podwykonawców o ograniczonej liczbie referencji za wykonanie podobnych projektów − utrata możliwości wykonywania robót budowlanych w związku z upadłością podwykonawcy lub jego kłopotami finansowymi Ryzyko Ryzyko związane z podwykonawcami Lp. 15. − wzrost kosztów realizacji Inwestycji − przesunięcie terminu oddania inwestycji do użytkowania − naliczenie kar umownych wykonawcy błędnie opracowanej dokumentacji projektowej − przesunięcie terminu oddania Inwestycji do użytkowania − naliczenie kar umownych wykonawcy Konsekwencje 38 Monitor Polski Prawdopodobieństwo wystąpienia: Średnie Wpływ: Średni − postanowienia w umowach o PPP − wybór podmiotu posiadającego odpowiednie doświadczenie w robotach budowlanych podobnej infrastruktury − wybór podmiotu o stabilnej sytuacji finansowej Wpływ ryzyka/ prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem wystąpienia − postanowienia w umowach o PPP – Partner Prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania, kary umowne za opóźnienia w oddaniu infrastruktury do użytkowania  – 40 – Poz. 1270 Konsekwencje − opóźnienie w realizacji robót budowlanych lub nawet niepowodzenie Programu „Archiwa” − konieczność zmiany zakresu inwestycji lub niepowodzenie realizacji Programu „Archiwa” Przyczyny wystąpienia ryzyka − brak odpowiedniego doświadczenia oraz zaplecza finansowego i kadrowego − wystąpienie błędów w dokumentacji projektowej i technicznej − protesty społeczne − niedostateczne działania administracji publicznej − wystąpienie kwestii spornych w zakresie aspektów prawnych i środowiskowych dotyczących zakresu Programu „Archiwa” − wystąpienie kwestii spornych w przypadku istnienia na terenie realizacji inwestycji odkryć archeologicznych − zmiany na szczeblach władzy lokalnej lub centralnej, w wyniku których realizowany będzie inny program polityczny Ryzyko Ryzyko niemożliwości uzyskania lub opóźnienia w uzyskaniu decyzji administracyjnych, pozwoleń, zezwoleń lub uzgodnień Ryzyko związane ze zmianą celów politycznych Lp. 16. 17. Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie – 41 – 39 − możliwie jak najkrótszy etap inwestycyjny − zaplanowanie realizacji robót budowlanych (lub zasadniczej ich części) w okresach, w których nie przewiduje się zmian na szczeblach politycznych i zarządczych Monitor Polski Wpływ: Wysoki Prawdopodobieństwo wystąpienia: Średnie Wpływ: Wysokie − wybór podmiotu posiadającego odpowiednie doświadczenie w robotach budowlanych podobnej infrastruktury − współpraca z zespołem specjalistów doświadczonych w procesie inwestycyjnym − wybór podmiotu o stabilnej sytuacji finansowej − starannie przygotowana dokumentacja projektowa − konsultacje społeczne − analiza terenu inwestycyjnego pod kątem archeologicznym − analiza terenu inwestycyjnego pod kątem prawnym Wpływ ryzyka/ prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem wystąpienia  Poz. 1270 − powstanie szkód w powstającym majątku trwałym − zagrożenie dla oddania inwestycji do użytkowania w wyznaczonym terminie lub niepowodzenie realizacji Programu „Archiwa” − przesunięcie oddania inwestycji do użytkowania lub niepowodzenie Programu „Archiwa” − konieczność zapłaty kar umownych przez wykonawcę − udział w rozprawach i procesach sądowych − konieczność wypłaty odszkodowań i rekompensat celem pokrycia powstałych roszczeń przez osoby trzecie − wystąpienie nieprzewidywalnych czynników losowych − brak posiadania przez wykonawcę odpowiedniego zaplecza finansowego, w tym środków pochodzących z kredytu bankowego lub innych źródeł − niedokładna weryfikacja dokumentów regulujących stan prawny nieruchomości, na której ma być realizowana inwestycja Ryzyko związane z wystąpieniem zewnętrznych zdarzeń nadzwyczajnych, niemożliwych do przewidzenia Ryzyko związane z brakiem środków finansowych ze strony wykonawcy Ryzyko stanu prawnego nieruchomości 18. 19. 20. Konsekwencje Przyczyny wystąpienia ryzyka Ryzyko Lp. Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie Wpływ: Średni Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie – 42 – 40 − analiza terenu inwestycyjnego pod kątem prawnym − weryfikacja dokumentów − wybór wykonawcy o wiarygodnej sytuacji, posiadającego gwarancje, poręczenia bankowe innych podmiotów oraz odpowiednią zdolność kredytową − zaplanowanie w budżecie inwestycyjnym rezerwy na nieprzewidziane wydatki Monitor Polski Wpływ: Wysoki Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie Wpływ: Wysoki − postanowienia w umowach o PPP − wykorzystanie materiałów niepalnych − przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych i bhp − ubezpieczenie cywilnoprawne przed konsekwencjami zaistnienia siły wyższej Wpływ ryzyka/ prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem wystąpienia  Poz. 1270 − nieprzewidziane okoliczności, które nie są wynikiem wystąpienia innych ryzyk, o których mowa w powyższej części niniejszej Analizy Ryzyko opóźnień w zakończeniu robót budowlanych w związku z wystąpieniem trudnych do przewidzenia zdarzeń (niezależnych od Stron) w umowach o PPP 21. Wpływ ryzyka/ prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem wystąpienia − postanowienia w umowach o PPP − wybór podmiotu posiadającego odpowiednie − oddanie inwestycji doświadczenie w robotach z opóźnieniem, co wiąże Wpływ: budowlanych podobnej się z koniecznością, Średni infrastruktury poniesienia dodatkowych − monitorowanie realizacji kosztów inwestycyjnych Prawdopodobieństwo Programu „Archiwa” przez wystąpienia: − zapłata kar umownych niezależny zespół Niskie przez wykonawcę − wyznaczanie w harmonogramie kamieni milowych w realizacji Programu „Archiwa” i kontrola ich przestrzegania Konsekwencje – 43 – 41 Poniżej przedstawiono typ danego ryzyka na etapie utrzymania (eksploatacji), przyczyny jego wystąpienia oraz ewentualne konsekwencje i ich wpływ na realizację Przedsięwzięcia oraz sposób zarządzania ryzykiem. 6.2. Ryzyka Etapu Operacyjnego Monitor Polski Źródło: Raport z Oceny Efektywności dla Przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, Warszawa 2021 r. s. 255–266 Przyczyny wystąpienia ryzyka Ryzyko Lp.  Poz. 1270 Przyczyny wystąpienia ryzyka − brak dostatecznego i efektywnego wypełniania zadań z zakresu utrzymania/zarządzania − mniej stabilna sytuacja finansowa wykonawcy lub jego podwykonawców lub nieodpowiednie i małe doświadczenie w utrzymywaniu/zarządzaniu podobną infrastrukturą − zła sytuacja finansowa podwykonawców lub małe ich doświadczenie w utrzymywaniu/zarządzaniu podobną infrastrukturą Lp. Ryzyko Ryzyko dostępności Ryzyko niewłaściwego utrzymania/ zarządzania Ryzyko nieefektywnej współpracy z podwykonawcami 1. 2. 3. Tabela 3 Ryzyka Etapu Operacyjnego Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie Wpływ: Średni Prawdopodobieństwo wystąpienia: Średnie Wpływ: Wysoki Prawdopodobieństwo wystąpienia: Średnie Wpływ: Średni – 44 – 42 − wybór podmiotu posiadającego odpowiednie doświadczenie w utrzymywaniu/zarządzaniu podobną infrastrukturą − postanowienia w umowach o PPP – kary umowne − wybór podmiotu posiadającego odpowiednie doświadczenie w utrzymywaniu/zarządzaniu podobną infrastrukturą − wybór podmiotu o stabilnej sytuacji finansowej − wybór podmiotu posiadającego odpowiednie doświadczenie w utrzymywaniu/zarządzaniu podobną infrastrukturą − postanowienia w umowach o PPP – kary umowne wynikające z nienależytego wykonania umowy Wpływ ryzyka/ prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem wystąpienia Monitor Polski − komplikacje związane z prawidłową realizacją Programu „Archiwa” − naliczenie kar umownych − obniżenie technicznych i użytkowych walorów utrzymywanej/zarządzanej infrastruktury − okresowe obniżenie standardów utrzymania/zarządzania − zwiększenie nakładów na konserwacje i remonty infrastruktury − obniżenie technicznych i użytkowych walorów utrzymywanej/zarządzanej infrastruktury − zwiększenie zużycia energii cieplnej bądź elektrycznej – spadek oszczędności − zwiększenie nakładów na konserwacje i remonty infrastruktury Konsekwencje  Poz. 1270 − komplikacje związane z prawidłową realizacją Programu „Archiwa” − naliczenie kar umownych − realizacja inwestycji w ograniczonym zakresie − mniejsze oszczędności np. w zużyciu energii elektrycznej niż zakładano − naliczenie kar umownych − związane jest z małym doświadczeniem wykonawcy lub jego podwykonawców w zakresie utrzymania/zarządzania podobnymi projektami infrastrukturalnymi oraz z poziomem jego wiarygodności finansowej − opóźnienia wykonawców lub podwykonawców − brak rzetelności wykonawców lub podwykonawców − siła wyższa − sytuacja finansowa wykonawcy wymuszająca ograniczenie zakresu Programu „Archiwa” − ograniczanie wydatków na okresowe remonty, konserwację lub przeglądy instalacji Ryzyko deficytu zasobów ludzkich i materialnych w celu realizacji Programu „Archiwa” Ryzyko niemożliwości świadczenia odpowiedniej ilości usług niż przewidziana w umowach o PPP Ryzyko niemożliwości świadczenia usług o odpowiedniej 4. 5. 6. Wpływ: Wysoki Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie Wpływ: Średni Prawdopodobieństwo wystąpienia: Niskie Wpływ: Średni − monitorowanie realizacji Programu „Archiwa” przez niezależny zespół 43 − wybór podmiotu posiadającego odpowiednie doświadczenie w utrzymywaniu/zarządzaniu podobną infrastrukturą − monitorowanie realizacji Programu „Archiwa” przez niezależny zespół − kontrola zgodności prac z dokumentacją projektową − postanowienia w umowach o PPP – kary umowne wynikające z nienależytego wykonania umowy − wybór podmiotu posiadającego odpowiednie doświ