Uchwała nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego "Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w

MONITOR POLSKI DZIENNIK URZĘDOWY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ Warszawa, dnia 21 listopada 2023 r. Poz. 1270 UCHWAŁA NR 206 RADY MINISTRÓW z dnia 24 października 2023 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego” Na podstawie art. 136 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.1)) Rada Ministrów uchwala, co następuje: § 1. Ustanawia się program wieloletni „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, zwany dalej „Programem”, stanowiący załącznik do uchwały. § 2. Okres realizacji Programu ustala się na lata 2023–2052. § 3. 1. Program jest finansowany ze środków budżetu państwa. 2. Ogólna kwota środków z budżetu państwa w całym okresie realizacji Programu wyniesie 2 679 777 511 zł. 3. Środki z budżetu państwa, o których mowa w ust. 2, w poszczególnych latach wyniosą: 1) 2023 r. – 400 000 zł; 2) 2024 r. – 1 718 910 zł; 3) 2025 r. – 1 785 947 zł; 4) 2026 r. – 1 841 312 zł; 5) 2027 r. – 206 906 887 zł; 6) 2028 r. – 104 796 383 zł; 7) 2029 r. – 100 118 457 zł; 8) 2030 r. – 100 880 634 zł; 9) 2031 r. – 98 634 633 zł; 10) 2032 r. – 96 461 460 zł; 11) 2033 r. – 95 715 132 zł; 12) 2034 r. – 120 155 157 zł; 13) 2035 r. – 127 351 253 zł; 14) 2036 r. – 121 079 290 zł; 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 1273, 1407, 1429, 1641, 1693 i 1872.  Monitor Polski – 2 – Poz. 1270 15) 2037 r. – 97 394 615 zł; 16) 2038 r. – 98 082 025 zł; 17) 2039 r. – 112 451 916 zł; 18) 2040 r. – 104 758 805 zł; 19) 2041 r. – 90 284 207 zł; 20) 2042 r. – 71 420 677 zł; 21) 2043 r. – 77 959 932 zł; 22) 2044 r. – 120 330 745 zł; 23) 2045 r. – 116 766 851 zł; 24) 2046 r. – 108 355 334 zł; 25) 2047 r. – 39 282 715 zł; 26) 2048 r. – 55 400 821 zł; 27) 2049 r. – 130 310 587 zł; 28) 2050 r. – 131 350 262 zł; 29) 2051 r. – 117 184 550 zł; 30) 2052 r. – 30 598 014 zł. § 4. Realizację Programu nadzoruje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. § 5. Program realizuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, centralny organ administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego, nad którym nadzór sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego na podstawie art. 18 ust. 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), w zakresie następujących części: 1) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie (Priorytet 1), 2) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi (Priorytet 2), 3) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim (Priorytet 3), 4) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu (Priorytet 4), 5) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie (Priorytet 5) – za pośrednictwem właściwych archiwów państwowych, których dotyczy dana część. § 6. Uchwała wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia. Prezes Rady Ministrów: M. Morawiecki  Monitor Polski – 3 – do uchwały nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. (poz. ) Poz. 1270 Załącznik do uchwały nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. (M.P. poz. 1270) PROGRAM WIELOLETNI „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”  Monitor Polski – 4 – Poz. 1270 Spis treści Wstęp.............................................................................................................................. 6 Informacje o Programie Wieloletnim Rady Ministrów pt. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego” ............. 7 2.1. Okres obowiązywania Programu „Archiwa” .................................................................. 9 2.2. Powiązanie Programu „Archiwa” z dokumentami wyższego rzędu ............................ 10 2.3. Powiązanie Programu „Archiwa” ze strategiami regionalnymi ................................... 11 3. Partnerstwo publiczno-prywatne jako formuła właściwa do realizacji Programu „Archiwa” ................................................................................................. 11 4. Wnioski z diagnozy: wyzwania rozwojowe dla Archiwów Państwowych w Polsce w świetle przeprowadzonych analiz .......................................................................... 18 4.1. Wyzwanie 1: Zapewnienie adekwatnej do potrzeb powierzchni magazynowej i stworzenie rezerwy magazynowej dla państwowego zasobu archiwalnego .............. 18 4.2. Wyzwanie 2: Zapewnienie właściwych warunków do udostępniania zasobów archiwalnych ................................................................................................................. 21 4.3. Wyzwanie 3: Zapewnienie ciągłości funkcjonowania archiwów objętych Programem „Archiwa” w oparciu o odpowiedni standard, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów ich utrzymania ................................................................................................ 22 4.4. Wyzwanie 4: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Koszalinie. ................................................................................................................ 23 4.5. Wyzwanie 5: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Łodzi. . 23 4.6. Wyzwanie 6: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim.......................................................................................... 24 4.7. Wyzwanie 7: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Poznaniu. ................................................................................................................... 25 4.8. Wyzwanie 8: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Szczecinie. ................................................................................................................ 26 5. Analiza SWOT ............................................................................................................ 27 6. Analiza ryzyk dla Programu „Archiwa” .................................................................. 30 6.1. Ryzyka Etapu Inwestycyjnego...................................................................................... 32 6.2. Ryzyka Etapu Operacyjnego ........................................................................................ 41 6.3. Ryzyka ogólnorynkowe ................................................................................................ 47 7. Cele i struktura Programu „Archiwa” ..................................................................... 50 7.1. Struktura Programu „Archiwa” .................................................................................... 50 7.2. Cel główny: Zapewnienie możliwości gromadzenia, zabezpieczania, udostępniania oraz optymalizacja warunków przechowywania materiałów archiwalnych, poprzez inwestycje w nowoczesne, wielofunkcyjne, specjalistyczne siedziby archiwów państwowych w pięciu lokalizacjach. ........................................................................... 51 7.2.1.Cel szczegółowy 1: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Koszalinie. .................................................. 54 7.2.2.Cel szczegółowy 2: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Łodzi........................................................... 54 1. 2. 2  Monitor Polski – 5 – Poz. 1270 7.2.3.Cel szczegółowy 3: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim. .......................... 55 7.2.4.Cel szczegółowy 4: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Poznaniu. .................................................... 56 7.2.5.Cel szczegółowy 5: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Szczecinie. .................................................. 56 7.3. Cele Programu „Archiwa” z uwzględnieniem aspektów terytorializacji. .................... 57 8. Opis Priorytetów ......................................................................................................... 63 8.1. Priorytet 1: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie: ....................................................................... 63 8.2. Priorytet 2: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi: .......... 64 8.3. Priorytet 3: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim: ........................................................................................ 66 8.4. Priorytet 4: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu:................................................................................................................... 68 8.5. Priorytet 5: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie: .. 69 9. System Realizacji Programu „Archiwa” .................................................................. 71 9.1. Podmioty zaangażowane w realizację Programu „Archiwa” ....................................... 71 9.2. Przygotowanie do realizacji Programu „Archiwa” z uwzględnieniem formuły PPP ... 72 9.3. Funkcjonalne poziomy wdrażania Programu „Archiwa”: ............................................ 72 9.4. Zasady aktualizacji Programu „Archiwa” .................................................................... 81 10. Założenia przyjęte dla umów o PPP, instrumentów wykonawczych dla Programu „Archiwa”, których zawarcie jest planowane w związku z wdrażaniem Programu „Archiwa” ................................................................................................. 82 10.1. Założenia przyjęte w odniesieniu do umów o PPP z Partnerem Prywatnym, na potrzeby realizacji Program „Archiwa”:....................................................................... 83 10.1.1.Umowy ubezpieczenia przedsięwzięcia: .................................................................... 84 10.1.2.Procedura rozstrzygania sporu: .................................................................................. 85 10.1.3.Polecenie zmiany i tryb uzgodnienia zmiany: ............................................................ 85 10.1.4.Poufność, zasady udostępniania, prawa autorskie, ochrona danych osobowych ....... 85 10.2. Obowiązki Partnera Prywatnego: ................................................................................. 85 10.3. Obowiązki Podmiotu Publicznego: .............................................................................. 88 10.4. Zdarzenia nadzwyczajne: .............................................................................................. 88 10.5. Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP: ................................................................. 88 10.5.1.Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP przez Partnera Publicznego: .................. 88 10.5.2.Przedterminowe rozwiązanie umów o PPP przez Partnera Prywatnego: ................... 89 10.6. Skutki rozwiązania umów o PPP: ................................................................................. 90 10.7. Rozliczenie stron umów o PPP po ich rozwiązaniu albo po ich wykonaniu: ............... 90 10.8. Zwrot infrastruktury:..................................................................................................... 90 10.8.1.Odbiór infrastruktury:................................................................................................. 90 10.8.2.Rękojmia Partnera Prywatnego: ................................................................................. 91 3  Monitor Polski – 6 – Poz. 1270 11. Źródła finansowania ...................................................................................................... 91 11.1. Miejsce Programu „Archiwa” ....................................................................................... 91 11.2. Założenia finansowe przyjęte dla Programu „Archiwa” ............................................... 92 11.3. Przepływy finansowe .................................................................................................... 94 11.4. Plan finansowy Programu „Archiwa” ........................................................................... 94 11.5. Etapy realizacji Programu „Archiwa” ......................................................................... 102 12. Sprawozdawczość i monitorowanie Programu „Archiwa” ...................................... 102 12.1. Sprawozdawczość ....................................................................................................... 102 12.2. Monitorowanie ............................................................................................................ 104 12.3. Założenia przyjęte dla wskaźników Programu „Archiwa”: ........................................ 105 13. Pomoc publiczna a Program „Archiwa” .................................................................... 138 Załącznik nr 1 ..................................................................................................................... 141 Etapy realizacji programu w formule PPP ........................................................................... 141 Spis wykresów Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021 w metrach bieżących. ............................................................................................................. 20 Spis schematów Schemat 1 Schemat organizacyjny Sieci Archiwów Państwowych......................................... 7 Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa” ................................................................ 50 Schemat 3 Schemat poziomów wdrażania Programu „Archiwa” .......................................... 73 Spis tabel Tabela 1 Podsumowanie analizy Value for Money dla Projektu w latach 2023–2052 (tys. PLN) ............................................................................................................................... 15 Tabela 2 Ryzyka Etapu Inwestycyjnego ................................................................................ 32 Tabela 3 Ryzyka Etapu Operacyjnego ................................................................................... 42 Tabela 4 Ryzyka ogólnorynkowe ........................................................................................... 47 Tabela 5 Schemat terytorializacji przyjęty w Programie „Archiwa”. .................................... 58 Tabela 6 Zakres prac nad aktualizacją Programu „Archiwa” ................................................ 81 Tabela 7 Koszty opłaty za dostępność łącznie w okresie realizacji Programu „Archiwa” (w złotych) ........................................................................................................... 95 Tabela 8 Wartość Programu „Archiwa” w podziale na lata realizacji Programu „Archiwa” .............................................................................................................. 96 Tabela 9 Rozkład środków Programu „Archiwa” między Priorytety Programu „Archiwa”. 98 Tabela 10 Podział środków przypisanych do poszczególnych Priorytetów Programu „Archiwa”, w podziale na wydatki inwestycyjne oraz wydatki bieżące (w złotych) .......... 100 Tabela 11 Tabela wskaźników dla Programu „Archiwa”, zestawienie danych za lata 2023–2035................................................................................................................. 108 4  Monitor Polski – 7 – Poz. 1270 Tabela 12 Tabela wskaźników dla Programu „Archiwa” − kontynuacja, zestawienie danych za lata 2036–2052................................................................................................................. 122 Spis opisów alternatywnych Opis 1 Schemat 1 Schemat organizacyjny Archiwów Państwowych (opis alternatywny). .... 7 Opis 2 Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021 w metrach bieżących (opis alternatywny). ............................................................................. 20 Opis 3 Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa” (opis alternatywny). ................... 51 Opis 4 Schemat 3 Schemat poziomów wdrażania Programu „Archiwa” (opis alternatywny). ................................................................................................................................................ 74 5  Monitor Polski 1. – 8 – Poz. 1270 Wstęp Archiwa Państwowe działają na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), zwanej dalej „ustawą o archiwach”. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym, składającym się z państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego, sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, zwanego dalej „Naczelnym Dyrektorem”. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o archiwach Naczelny Dyrektor jest centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego1). 1) Ustawa o archiwach (wraz z wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi) reguluje organizację Archiwów Państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych oraz zasady postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną oraz ich przechowywania w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Archiwa Państwowe tworzy, łączy i likwiduje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia (art. 24 ust. 1 ustawy o archiwach), kierując się potrzebą zapewnienia prawidłowej organizacji Archiwów Państwowych przez dostosowanie ich liczby, charakteru, wielkości i właściwości miejscowej do ilości przechowywanych materiałów archiwalnych, a także biorąc pod uwagę racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi oraz mieniem Archiwów Państwowych. Sieć Archiwów Państwowych obejmuje trzy archiwa o charakterze centralnym (Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Narodowe Archiwum Cyfrowe) oraz trzydzieści archiwów o charakterze regionalnym, przy czym zasięg działania archiwów regionalnych nie pokrywa się z podziałem administracyjnym kraju. Działalność finansową Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, zwanej dalej „NDAP”, i Archiwów Państwowych reguluje ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.), zwana dalej „ustawą o finansach publicznych”. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych pełni rolę dysponenta drugiego stopnia względem Archiwów Państwowych. Archiwa Państwowe w ramach działalności archiwalnej realizują określone zadania publiczne: gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej (art. 23 ustawy o archiwach). Archiwa Państwowe wykonują również szereg obowiązków z zakresu ochrony dokumentów, które nakłada na nie ustawa o archiwach. Zgodnie z przepisem art. 16 tej ustawy, Archiwa Państwowe wykonują usługi związane z wyszukiwaniem informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych, ich przetwarzaniem i sporządzaniem ich kopii (wyciągów, wypisów, etc.). Archiwa Państwowe jako urzędy wiary publicznej są instytucjami, w których przechowywane zbiory posiadają wartość dowodową w zakresie potwierdzania lub zaprzeczania zgodności z prawem, udowadniania praw, starania się o zadośćuczynienie (np. przy ubieganiu się o odszkodowania za roboty przymusowe na terenie III Rzeszy). Ponadto Archiwa Państwowe są prawnie zobowiązane do zabezpieczania dokumentacji osobowej i płacowej służącej do realizacji świadczeń emerytalno-rentowych w sytuacjach wymienionych w ustawie o archiwach, szczególnie grożących ich zniszczeniem. Jednocześnie dokumenty zgromadzone w Archiwach Państwowych są świadectwem dorobku cywilizacyjnego i kulturowego państwa polskiego. Dotyczą między innymi działalności władz państwowych, samorządowych i innych instytucji publicznych, funkcjonowania organizacji gospodarczych, samorządowych, prywatnych oraz życia wybitnych osobistości. W posiadaniu archiwów są też bogate zbiory dokumentujące dzieje najważniejszych polskich rodów i rodzin. Najstarsze zgromadzone dokumenty pochodzą z XII wieku, najnowsze zaś z początków XXI wieku. W Archiwach Państwowych jest zgromadzona dokumentacja wszelkiego rodzaju: aktowa, dokumenty pergaminowe i papierowe, dokumentacja techniczna, geodezyjno-kartograficzna i fotograficzna, dokumenty filmowe i dźwiękowe (czyli audiowizualna) oraz materiały ulotne i sfragistyczne. Część wymienionych rodzajów dokumentacji występuje także w postaci elektronicznej. Wszystkie materiały archiwalne są unikatowe. Ich ewentualne zniszczenie lub utrata, spowodowane niewłaściwymi warunkami przechowywania, oznaczałoby nieodwracalną stratę dla dziedzictwa kulturowego. 6  Monitor Polski – 9 – Poz. 1270 Schemat 1 Schemat organizacyjny Sieci Archiwów Państwowych Źródło: opracowanie NDAP. Opis 1 Schemat 1 Schemat organizacyjny Archiwów Państwowych (opis alternatywny). Schemat przedstawia schemat organizacyjny Archiwów Państwowych. Na schemacie na górze znajduje się oznaczony czerwonym kolorem prostokąt. Tekst w prostokącie minister kultury i dziedzictwa narodowego, nadzorujący dział kultura i ochrona dziedzictwa narodowego. Prostokąt z oznaczeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego jest połączony kreską z szarym prostokątem oznaczający Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Od prostokąta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych biegną kreski do pięciu prostokątów, w których wymienione są: Rada Archiwalna, Centralna Komisja Metodyczna, Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych oraz 33 Archiwa Państwowe. Od prostokąta z 33 archiwami państwowymi biegną kreski do podziału na dwa prostokąty – jeden to 30 archiwów państwowych o charakterze regionalnym i drugi opisuje 3 archiwa państwowe o charakterze centralnym. Źródło: opracowanie NDAP. 2. Informacje o Programie Wieloletnim Rady Ministrów pt. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego” Program Wieloletni Rady Ministrów pt. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, zwany dalej „Programem ‹‹Archiwa››”, obejmuje inwestycje w pięciu Archiwach Państwowych o regionalnym zasięgu działania (w: Koszalinie, Łodzi, Poznaniu, Szczecinie i Piotrkowie Trybunalskim). 7  Monitor Polski – 10 – Poz. 1270 Realizację Programu „Archiwa” nadzoruje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, a Program „Archiwa” realizuje Naczelny Dyrektor, centralny organ administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego, nad którym nadzór sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego na podstawie art. 18 ust. 5 ustawy o archiwach, w zakresie następujących części: 1) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie (Priorytet 1), 2) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi (Priorytet 2), 3) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim (Priorytet 3), 4) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu (Priorytet 4), 5) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie (Priorytet 5) – za pośrednictwem właściwych archiwów państwowych, których dotyczy dana część. Program „Archiwa” jest realizowany w formule partnerstwa publiczno-prywatnego2), zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1637), zwanej dalej „ustawą o partnerstwie publiczno-prywatnym”. Dla Programu „Archiwa” nie jest wymagana opinia ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w przedmiocie sposobu realizacji inwestycji, zgodnie z postanowieniami art. 133b ustawy o finansach publicznych. Program „Archiwa” jest programem wieloletnim, w rozumieniu art. 136 ustawy o finansach publicznych i jest jednocześnie programem rozwoju, zgodnie z postanowieniami art. 15 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2023 r. poz. 1259, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o polityce rozwoju”. Zgodnie z art. 19 ustawy o polityce rozwoju dla Programu „Archiwa” jest wymagana opinia o zgodności ze średniookresową strategią rozwoju kraju oraz z zakresem określonym w art. 17 ust. 1 tej ustawy. Należy podkreślić, iż realizacja Programu „Archiwa”, z uwzględnieniem wymogów ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, jak i wskazanych powyżej: ustawy o polityce rozwoju i ustawy o finansach publicznych oraz innych ustaw niewymienionych 3 ), jest zadaniem pionierskim i nowatorskim w obszarze kultury i ochrony dziedzictwa narodowego4). 2) 3) 4) Na potrzeby przygotowania Programu „Archiwa” sporządzono Raport z Oceny Efektywności dla przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”. Na tej podstawie (w trybie art. 18 ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, za pośrednictwem ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, skierował do ministra właściwego do spraw finansów publicznych wniosek w sprawie wyrażenia zgody na sfinansowanie z budżetu państwa przedsięwzięcia pn. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, w kwocie przekraczającej 100 000 000 zł, oraz o zgodę na sfinansowanie z budżetu państwa kosztów funkcjonowania ww. przedsięwzięcia. 12 maja 2021 r. zgoda została wydana, a po aktualizacji modelu finansowego ponowna zgoda została wydana 14 czerwca 2023 r. M.in. ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720). Struktura wdrażania Programu „Archiwa” jest zatem złożona tak pod względem zakresu interwencji (wdrażanie Programu „Archiwa” oznacza równoległe prowadzenie pięciu dużych inwestycji, a korzystanie z powstałej infrastruktury wiąże się ze stałym monitorowaniem procesu realizacji umów zawartych z Partnerem Prywatnym do 2052 r.), jak również z uwagi na szeroko zakreślone ramy przepisów prawa, które muszą zostać spełnione w ramach realizacji przedsięwzięcia. Oznacza to większe obciążenie administracyjne po stronie podmiotów odpowiedzialnych za realizację Programu „Archiwa”. 8  Monitor Polski – 11 – Poz. 1270 Realizacja Programu „Archiwa” oznacza także wdrożenie zaleceń Najwyższej Izby Kontroli, zwanej dalej „NIK”, z kontroli z 2019 r. pt. „Ochrona narodowego zasobu archiwalnego”5), która została przeprowadzona między innymi w Archiwach Państwowych i w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (szersze informacje w tym zakresie zostały przedstawione we wnioskach z diagnozy Programu „Archiwa”). W odniesieniu do dwóch wybranych lokalizacji inwestycji, tj. w przypadku Piotrkowa Trybunalskiego oraz Koszalina można mówić o lokalizacji zadań Programu „Archiwa” w miastach średniej wielkości, tracących funkcje społeczno-gospodarcze, wskazanych jako kluczowe obszary strategicznej interwencji w Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR)6). Ponadto z uwagi na lokalizację inwestycji w pięciu miastach oraz charakter usług świadczonych przez Archiwa Państwowe należy wskazać także ich pozytywne oddziaływanie na znajdujące się w sąsiedztwie tych ośrodków obszary zmarginalizowane (małe miasta i obszary wiejskie), które także zostały wskazane jako obszary strategicznej interwencji SOR. 2.1. Okres obowiązywania Programu „Archiwa” Program „Archiwa” przygotowano na lata 2023–2052, co jest zgodne z założeniami „Polityki Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, przyjętej uchwałą nr 116/2017 Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2017 r., zwanej dalej „Polityką Rządu” 7 ). 5) 6) 7) Wytypowane do realizacji w ramach Przedsięwzięcia PPP Archiwa Państwowe są przygotowane do rozpoczęcia projektu. Wszystkie posiadają stosowne nieruchomości, trzy z nich dokumentację projektową wraz z pozwoleniami na budowę, a pozostałe dokumentację koncepcyjną. Na podstawie posiadanej dokumentacji w toku dialogu konkurencyjnego zostanie wypracowany Program Funkcjonalno-Użytkowy dla projektu, mający na celu optymalizację kosztów budowy i utrzymania infrastruktury. Partner prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania, a istniejąca dokumentacja wymaga aktualizacji i dostosowania do zmieniających się wymogów w zakresie budownictwa ekologicznego. Program Funkcjonalno-Użytkowy będzie pełnić rolę nadrzędną wobec dokumentacji projektowej posiadanej przez Podmiot Publiczny stanowiącej załącznik do PFU. Przekazana dokumentacja projektowa stanowi wytyczne kierunkowe dla projektanta, a Partner Prywatny jest zobowiązany do opracowania dokumentacji projektowej i wprowadzenia do niej niezbędnych zmian według oczekiwań Podmiotu Publicznego wskazanych w PFU, jeśli takie będą konieczne. Podkreślenia wymaga również fakt, że część archiwów, w decyzjach przekazujących działki, ma zawarty warunek dotyczący terminu zagospodarowania nieruchomości. Niepodjęcie działań w określonym terminie może skutkować ich utratą. Archiwum Państwowe w Łodzi otrzymało działkę w centrum miasta pod warunkiem zagospodarowania jej do końca 2025 roku (zapis w Porozumieniu z władzami Miasta Łodzi z dnia 20 marca 2019 r. o zamianie nieruchomości). W skrajnej sytuacji lokalowej jest Archiwum w Piotrkowie Trybunalskim, które do 31 grudnia 2025 roku będzie musiało opuścić swoją tymczasową lokalizację, bez perspektywy znalezienia nowej siedziby. Ponadto celem zabezpieczenia zgromadzonego zasobu AP Piotrków Trybunalski wynajmuje dodatkowo od Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim magazyn w suterenie głównego skrzydła budynku o powierzchni 266,04 m2. Wygaśnięcie umowy nastąpi 31 grudnia 2026 r. Podczas prac nad oceną efektywności (służącej ocenie zasadności realizacji projektu w formule partnerstwa publiczno-prywatnego) na podstawie analizy popytu po stronie Archiwów Państwowych na nowe powierzchnie, obowiązujących przepisów prawa oraz dostępnych możliwości zaspokojenia potrzeb archiwów w zakresie przechowywania archiwaliów oceniono, że istnieje obiektywnie uzasadnione zapotrzebowanie na przeprowadzenie inwestycji dla wymienionych wyżej archiwów. Informacja o wynikach kontroli nr: KNO.430.013.2019, Nr ewid. 184/2019/P/19/024/KNO pt. „Ochrona narodowego zasobu archiwalnego”, została opublikowana 29 kwietnia 2020 r., por. https://www.nik.gov.pl/kontrole/wyniki-kontrolinik/kontrole,19915.html (dostęp z dnia 10.06.2022 r.). Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.) została przyjęta uchwałą nr 8 Rady Ministrów z dnia 14 lutego 2017 r. (M.P. poz. 260). Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20170000260 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). „Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-i rozporzadzenia/ (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). 9  Monitor Polski – 12 – Poz. 1270 W dokumencie tym wskazano, iż kontrakty partnerstwa publiczno-prywatnego są zawierane na okres od 10 do 30 lat8). Tym samym okres, w jakim została zaplanowana realizacja Programu „Archiwa”, jest właściwy. Założeniem projektu jest realizacja budów do roku 2027 i utrzymanie obiektów w okresie 25 lat od rozpoczęcia użytkowania budynku, z zastrzeżeniem, że dla lokalizacji Poznania i Koszalina czas prac budowlanych dla istniejącej infrastruktury będzie dłuższy z uwagi na charakter prac. 2.2. Powiązanie Programu „Archiwa” z dokumentami wyższego rzędu Realizacja Programu „Archiwa” jest zgodna z systemem zarządzania rozwojem Polski, który opiera się na zhierarchizowanej grupie dokumentów planistycznych. W Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR) 9 ), w której w rozdziale VIII pt. Obszary wpływające na osiągnięcie celów Strategii, podrozdział „Kapitał ludzki i społeczny”, punkt 4 „Wzmocnienie roli kultury dla rozwoju gospodarczego i spójności społecznej” wskazano wagę inwestycji w dziedzinie kultury10). Program „Archiwa” wpisuje się więc we wskazane powyżej założenia SOR i przyczynia się do osiągnięcia celów tej strategii. Program „Archiwa” jest instrumentem wykonawczym Strategii Rozwoju Kapitału Społecznego (współdziałanie, kultura, kreatywność) 2030, zwanej dalej „SRKS 2030” 11 ), gdzie w celu szczegółowym 2. SRKS 2030 pt. „Wzmacnianie roli kultury w budowaniu tożsamości i postaw obywatelskich”, Kierunek interwencji 2.2. „Ochrona dziedzictwa kulturowego oraz gromadzenie i zachowywanie dóbr kultury” wskazano potrzebę prowadzenia inwestycji w archiwach, mających m.in. na celu poprawę ich infrastruktury12). „Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, s.12: „Współpraca podmiotu publicznego i prywatnego w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego powinna być, co do zasady, długoletnia, gdyż tylko wówczas możliwe będzie osiągnięcie spodziewanych korzyści wynikających z formuły PPP. W praktyce najczęściej kontrakty PPP są zawierane na okres od 10 do 30 lat. Długość kontraktu nie może być jednak krótsza niż okres zwrotu nakładów partnera prywatnego.” 9) Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.) została przyjęta uchwałą nr 8 Rady Ministrów z dnia 14 lutego 2017 r. (M.P. poz. 260). Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20170000260 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). 10) Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.), s. 216: „Inwestycje w kulturę wpływają nie tylko na ekonomiczny rozwój i wzrost konkurencyjności, ale także na wzmocnienie kapitału społecznego. Inwestowanie w ochronę dziedzictwa, rozwój i modernizację infrastruktury kultury oraz edukację kulturalną – kształcenie odbiorcy i jego kulturowych kompetencji przyczynia się do rozwijania kultury i innowacyjności”. 11) Strategia Rozwoju Kapitału Społecznego (współdziałanie, kultura, kreatywność) 2030 została przyjęta uchwałą nr 155 Rady Ministrów z dnia 27 października 2020 r. (M.P. poz. 1060). Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20200001060 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.) s. 35: W diagnozie tej strategii wskazano, iż „Zasadniczą barierą dla efektywnego funkcjonowania archiwów państwowych są niedostatki infrastrukturalne. Konieczne jest dostosowanie infrastruktury archiwów państwowych w sposób, który zagwarantuje bezpieczeństwo i sprawną obsługę gromadzonej dokumentacji. Powierzchnie magazynowe archiwów stają się niewystarczające, a infrastruktura przestarzała. Rozbudowę lub modernizację siedzib w wielu przypadkach uniemożliwia zabytkowy charakter budynków, w których lokowane były archiwa. (…) Z punktu widzenia polityki państwa najważniejsze jest inwestowanie w rozwój dużych i średnich archiwów, gdyż tam dopływ materiałów archiwalnych będzie największy i najbardziej intensywny.”. 12) Ibidem, s. 78. 8) 10  Monitor Polski – 13 – Poz. 1270 Jednocześnie realizacja Programu „Archiwa” wynika z postanowień Polityki Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, przyjętej uchwałą nr 116/2017 Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2017 r.”13). 2.3. Powiązanie Programu „Archiwa” ze strategiami regionalnymi Realizacja inwestycji w pięciu miastach, tj. w Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie jest także zgodna ze strategiami regionalnymi, przyjętymi dla poszczególnych województw oraz strategiami rozwoju wskazanych miast. 3. Partnerstwo publiczno-prywatne jako formuła właściwa do realizacji Programu „Archiwa” Przygotowanie Programu „Archiwa” zostało poprzedzone przygotowaniem Oceny Efektywności, zgodnie z art. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, której celem jest porównanie efektywności realizacji przedsięwzięcia w modelu tradycyjnym oraz przy zastosowaniu formuły partnerstwa publiczno-prywatnego. Zadanie zostało zrealizowane w ramach wsparcia doradczego Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. Podstawą współpracy w ramach przygotowania Oceny Efektywności dla realizacji Programu „Archiwa” jest porozumienie zawarte między Ministrem Funduszy i Polityki Regionalnej, Polskim Funduszem Rozwoju, zwanym dalej „PFR” oraz Naczelnym Dyrektorem, jako Promotorem Projektu14). „Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-irozporzadzenia/ (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). Nadrzędnym celem wskazanym w tym dokumencie jest rozwój partnerstwa publiczno-prywatnego [zwanego dalej: PPP] poprzez zwiększenie skali i efektywności inwestycji w formule PPP, przy założeniu, że wybór tej formuły realizacji zadań i usług publicznych powinien prowadzić do uzyskania maksymalnych korzyści ekonomiczno-społecznych, zapewnienia lepszej jakości usług oraz dostarczanej infrastruktury publicznej. Zgodne z raportem z rynku PPP 2009 – II kw. 2023 opublikowanym 3 sierpnia 2023 r. w 2022 r., zawarto 11 umów o PPP, a w 2021 r. zawarto 10 umów o PPP. Do końca II kwartału 2023 r. zawarto 2 umowy o PPP. W Polsce w okresie 2009 – II kwartał 2023 wszczęto 647 postępowań PPP. Łączna liczba umów PPP zawartych w tym okresie wynosi 177. Partnerstwo publiczno-prywatne staje się coraz popularniejszym i skuteczniejszym sposobem realizacji inwestycji, a tym samym wypełnienia funkcji stojących przed jednostkami sektora finansów publicznych w zakresie wypełnienia przez nie ich ustawowych obowiązków względem obywateli. por. http://www.ppp.gov.pl/akualizacja-bazy-zamierzeninwestycyjnych-ppp-i-raportu-o-rynku-ppp-1/ (dostęp w dniu 19.04.2023 r.). 14) Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego, przyjęta uchwałą Rady Ministrów nr 116/2017 z dnia 26 lipca 2017 r. (RM-111-83-17), por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-i-rozporzadzenia/ (dostęp z dnia 26.01.2023 r.). Zgodnie ze Strategią na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR) oraz przyjętą na jej podstawie Polityką Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego model ten jest w pełni równoważny wobec innych modeli realizacji inwestycji publicznych. Projekt budowy i rozbudowy Archiwów Państwowych jest jednym z największych tego typu projektów w formule partnerstwa publiczno-prywatnego w administracji rządowej. Przedstawiona analiza wskazała także na realizację budowy, jako pakietowego projektu partnerstwa publiczno-prywatnego. Przyjęte rozwiązanie odnosi się do projektu, który polega na połączeniu kilku niezależnych przedsięwzięć (realizowanych przez różne podmioty publiczne) w jedno większe, jakim jest – inwestycja w infrastrukturę pięciu Archiwów Państwowych. Partner Prywatny zostanie wyłoniony w trybie dialogu konkurencyjnego we wspólnym postępowaniu, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą PZP”. Komisja Europejska traktuje dialog konkurencyjny jako instrument skonstruowany z myślą o udzielaniu złożonych zamówień, w tym zawierania umów o partnerstwie publiczno-prywatnym. W ramach Zielonej Księgi „Partnerstwo publiczno-prywatne, prawo wspólnotowe, zamówienia publiczne i koncesje” z 30 kwietnia 2004 r., Komisja Europejska uznała, że procedura dialogu konkurencyjnego może mieć zastosowanie również w przypadku partnerstwa publiczno-prywatnego. Potwierdza to Komunikat Wyjaśniający Komisji w sprawie stosowania prawa wspólnotowego dotyczącego zamówień publicznych i koncesji w odniesieniu do zinstytucjonalizowanych partnerstw publiczno-prywatnych (ZPPP) (2008/C91/02). Z myślą o takich właśnie sytuacjach w dyrektywie 2004/18/WE wprowadzono innowacyjną procedurę, tzw. dialog konkurencyjny, która ma za zadanie chronić konkurencję między wykonawcami i jednocześnie umożliwiać podmiotom zamawiającym omówienie wszystkich aspektów danego zamówienia z każdym kandydatem. Tryb dialogu konkurencyjnego został wdrożony w zdecydowanej większości państw członkowskich UE i jest w nich wykorzystywany 13) 11  Monitor Polski – 14 – Poz. 1270 W ocenie efektywności wskazano fazy realizacji inwestycji i opisano mechanizm wynagradzania. W szacunkach uwzględniono: 1) koszty cyklu życia Programu „Archiwa” (zarówno na etapie wykonywania robót budowlanych, jak również na etapie utrzymania infrastruktury w założonym okresie trwania umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, zwanych dalej „umowami o PPP”); 2) wysokość wynagrodzenia (opłata za dostępność) należnego Partnerowi Prywatnemu. W ramach realizacji Programu „Archiwa” przewiduje się po wybudowaniu obiektów 25-letni okres utrzymania infrastruktury w ramach umów o PPP, przy czym wynagrodzenie Partnera Prywatnego będzie wypłacane w okresie 25 lat od oddania obiektu do użytkowania (do 2052 r.). Końcowym wynikiem przeprowadzonych analiz było obliczenie „Value for Money”, które w przypadku tego przedsięwzięcia wskazuje na partnerstwo publiczno-prywatne jako na wariant korzystniejszy od formuły tradycyjnej. Porównywalny wariant tradycyjny realizacji Przedsięwzięcia (tj. skorygowany o efekt neutralności konkurencyjnej/fiskalnej – CIT oraz o wartość pieniężną ryzyk alokowanych do partnera prywatnego) jest o 53 508 tys. zł (wg bieżącej wartości pieniądza) bardziej kosztowny niż suma opłat za dostępność, które w dużej mierze w ramach projektów partnerstwa publiczno-prywatnego i selekcji partnerów prywatnych. Również Polityka Partnerstwa Publiczno-Prywatnego wskazuje, że „chociaż do zawarcia umów o PPP mogą być stosowane różne tryby ustawy PZP, to z punktu widzenia specyfiki i kompleksowości trybem najbardziej odpowiednim do wyboru partnera prywatnego jest dialog konkurencyjny.”. Wybrano konkretną przesłankę do zastosowania trybu dialogu konkurencyjnego, tj. art. 170 w związku z art. 153 ustawy PZP (np. art. 153 pkt 3 PZP). Wybór dialogu konkurencyjnego został potwierdzony w Ocenie efektywności, w której wskazano na: a) specyfikę Projektu, wielość lokalizacji i charakter Zamówienia Wspólnego; b) (art. 38 PZP); c) specyficzne zobowiązania i wymogi techniczne zarówno w zakresie robót budowlanych, jak i w zakresie utrzymania infrastruktury, które mogą się różnić w zależności od lokalizacji; d) fakt, iż projekt jest pionierski, precedensowy w zakresie przechowywania danych wrażliwych i związane z tym wymogi technologiczne; e) konieczność ustalenia zakresu podziału zadań i obowiązków stron; f) konieczność zidentyfikowania oraz ustalenia podziału ryzyk oraz treści poszczególnych ryzyk związanych z realizacją Projektu w okresie obowiązywania umowy o PPP lub umów o PPP; g) konieczność ustalenia zasad pozyskiwania finansowania i jego zabezpieczenia; h) konieczność ustalenia umownych klauzul adaptacyjnych w przypadku wystąpienia okoliczności zewnętrznych wobec stron Umów o PPP, które mogą wymagać korekty wzajemnych obowiązków i zobowiązań stron, w świetle również długiego okresu obowiązywania umów o PPP. W zakresie realizacji Programu „Archiwa” do udziału w dialogu konkurencyjnym z warunkami postępowania zostało dopuszczonych pięciu partnerów prywatnych – czołowych firm budowlanych działających w Polsce i mających doświadczenie w zakresie realizacji projektów PPP. Należy podkreślić, że partnerzy prywatni wykazali się doświadczeniem w budowie specjalistycznych budynków kubaturowych nie tylko na terenie Polski, ale także za granicą. Do 28 czerwca br. odbyły się trzy rundy dialogu konkurencyjnego – poświęcone zarówno kwestiom technicznym, jak i finansowym. Z uwagi na zakres przedsięwzięcia postępowanie cieszy się dużym zainteresowaniem partnerów prywatnych, jednakże dla sukcesu przedsięwzięcia niezmiernie istotna jest gwarancja finansowania, którą zapewni Wieloletni Program Rady Ministrów. Realizowane w oparciu o Program „Archiwa” partnerstwo publiczno-prywatne ma charakter kompleksowy, gdyż na podstawie umów partner prywatny będzie odpowiadał za przeprowadzenie inwestycji, uzyskanie niezbędnych zgód i pozwoleń (etap inwestycyjny) oraz techniczne utrzymanie wszystkich obiektów przez okres 25 lat od wybudowania, z zachowaniem pełnej sprawności instalacji i urządzeń z uwzględnieniem cyklu życia obiektu oraz utrzymaniem prawidłowych parametrów wilgotności i temperatury dla przechowywanych materiałów archiwalnych (etap operacyjny). Partner prywatny zapewni również sfinansowanie niezbędnych nakładów inwestycyjnych w fazie inwestycyjnej. Wynagrodzeniem Partnera Prywatnego będzie cyklicznie wypłacana opłata za dostępność przez poszczególne archiwa, będące dysponentami III stopnia, która zostanie uruchomiona dopiero po oddaniu obiektów do użytkowania. W przypadku, gdy Partner Prywatny nie wykona przyjętych na siebie obowiązków, opłata za dostępność zostanie odpowiednio pomniejszona, co będą regulowały umowy z Partnerem Prywatnym. Oznacza to, że wszelkie błędy etapu inwestycyjnego oraz brak zapewnienia właściwych parametrów dla przechowywania materiałów archiwalnych na etapie użytkowania obiektów nie będą obciążać Skarbu Państwa. Strona publiczna będzie ponosiła ryzyko związane z efektywnym wykorzystaniem obiektów (ryzyko popytu). 12  Monitor Polski – 15 – Poz. 1270 Archiwa Państwowe zapłacą Partnerowi Prywatnemu przez 25-letni okres dostępności infrastruktury Projektu. Porównanie wariantów zostało przeprowadzone w oparciu o wartości zdyskontowane stopą dyskontową rekomendowaną do stosowania przez podmioty publiczne w ramach dokumentu pt. „Wytyczne PPP. Tom I – Przygotowanie projektów”15), opublikowanego przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej. Takie podejście gwarantuje uwzględnienie kwestii zmiany wartości pieniądza w czasie. Z przygotowanej w 2021 r. i aktualizowanej w 2022 r. oraz w 2023 r. analizy ekonomiczno-finansowej wynika, że z uwagi na charakter i funkcje Projektu, a także zakładany podział zadań i ryzyk między podmiot publiczny a partnera prywatnego, Program „Archiwa” powinien zostać zrealizowany w modelu PPP kontraktowego w formule DBFM (Projektuj16), Buduj, Sfinansuj, Utrzymuj). Całkowita łączna wartość Opłaty za Dostępność dla 5 obiektów, przy założonym 25-letnim okresie utrzymania infrastruktury wyniesie 2 606 064 837 zł brutto. Opłata za dostępność została obliczona zgodnie z formułą „koszt plus minimalny zwrot z kapitału”, tj. w sposób zapewniający pokrycie łącznych początkowych nakładów inwestycyjnych netto (655 976 549 zł), kosztów operacyjnych wraz z odtworzeniowymi nakładami inwestycyjnymi (752 682 038 zł), łącznych kosztów finansowania dłużnego (472 859 577 zł) oraz osiągnięcie przez Partnera Prywatnego minimalnej wewnętrznej stopy zwrotu z kapitału własnego na poziomie 14,5% (co przekłada się na dodatkowe wydatki podmiotu publicznego w wysokości 325 654 632 zł ujęte w opłacie za dostępność). Dodatkowo należy doliczyć VAT z tytułu usługi budowlanej w kwocie 150 874 606 zł oraz VAT z tytułu usługi utrzymania i usługi finansowej w łącznej kwocie 248 017 434 zł, co przekłada się na podaną powyżej łączną wysokość Opłaty za Dostępność w wysokości 2 606 064 837 zł brutto (2 207 172 797 zł netto). Założono, że początkowe nakłady inwestycyjne Projektu zostaną sfinansowane w 80% przez dług bankowy, a w pozostałych 20% przez dług podporządkowany typu mezzanine i wkład własny pieniężny Partnera Prywatnego w proporcji 49 : 51. Struktura finansowania Projektu przez Partnera Prywatnego odznacza się wysokim bezpieczeństwem, co powinno zapewnić jego bankowalność17) – wskaźnik pokrycia obsługi zadłużenia DSCR, rozumiany jako iloraz (i) wpływów z tyt. Opłaty za Dostępność oraz (ii) wydatków z tytułu zaciągniętego długu bankowego (rat kapitałowo-odsetkowych), w żadnym okresie nie spada poniżej poziomu 1,46. Przyjęto jednolitą stopę dyskontową w analizie PSC (zarówno dla wariantu PPP, jak i wariantu „tradycyjnego”), którą obliczono dla danego roku jako sumę Społecznej Stopy Dyskontowej w ujęciu realnym (równej 5,00%) i prognozowanego wskaźnika inflacji CPI dla tego roku. Od 2027 r. (tj. czwartego roku okresu prognozy) do 2052 r. (tj. do wygaśnięcia umów o PPP) stopa dyskontowa wynosi 7,50%, co odpowiada Społecznej Stopie Por. https://www.ppp.gov.pl/przygotowanie-projektow-ppp/ (dostęp z dnia 06.09.2022 r.). W odniesieniu do Archiwów, dla których nie powstała dokumentacja projektowa. W odniesieniu do istniejącej dokumentacji przyjęto, że Partner Prywatny dokona jej optymalizacji i aktualizacji. 17) „Bankowalność Projektu − oznacza zdolność do pozyskania finasowania zewnętrznego dla Projektu PPP”, definicja wskazana w dokumencie pt. „Wytyczne PPP, Tom I: Przygotowanie projektów” (s. 3), por. https://www.ppp.gov.pl/wytyczne/ (dostęp z dnia 26.01.2023 r.). 15) 16) 13  Monitor Polski – 16 – Poz. 1270 Dyskontowej w ujęciu nominalnym (zgodnie z opracowanie MFiPR pt. „Wytyczne. Tom I – przygotowanie projektów PPP”). Ponadto z analizy kosztów i korzyści społecznych Projektu, mimo problemów związanych z kwantyfikacją tych ostatnich, wynika, że realizacja Projektu jest uzasadniona z uwagi na wartość naukową, kulturową i gospodarczą materiałów archiwalnych, które wymagają przechowywania w odpowiednich warunkach. Szczegółowe założenia i wyliczenia w powyższym zakresie przedstawia Model Finansowy. Model został zaktualizowany w maju 2023 r. Aktualizacja uwzględniała zmianę Wytycznych dotyczących jednolitych wskaźników makroekonomicznych będących podstawą oszacowania skutków finansowych projektowanych ustaw18). Podwyższona została prognoza WIBOR w latach 2022–2026. Aktualizacji dokonali eksperci Polskiego Funduszu Rozwoju. W Programie „Archiwa” przyjęto zapłatę VAT należnego w latach oddania inwestycji do użytkowania dla wszystkich obiektów. Jednocześnie przychód z podatku VAT stanowi przychód Skarbu Państwa. Szczegółowy podział ryzyk oraz szczegółowe parametry dostępności infrastruktury, zasady wypłaty przez podmiot publiczny wynagrodzenia dla Partnera Prywatnego oraz zasady naliczania kar umownych za brak dostępności infrastruktury Projektu, które o tym zadecydują, zostaną odzwierciedlone w umowach o PPP na etapie dialogu konkurencyjnego. Ponadto zgodnie z art. 18a ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym przyjęto taki podział ryzyk, aby ewentualne zobowiązania wynikające z zawarcia umów o PPP, w celu realizacji Programu „Archiwa” co do zasady nie miały wpływu na poziom państwowego długu publicznego oraz deficyt sektora finansów publicznych 19 ). W ocenie efektywności określono, że ryzyko budowy i dostępności zostanie przeniesione na Partnera Prywatnego. Ostateczny podział ryzyk zostanie wypracowany w dialogu konkurencyjnym z Partnerem Prywatnym. „Wytyczne dotyczące stosowania jednolitych wskaźników makroekonomicznych będących podstawą oszacowania skutków finansowych projektów ustaw Aktualizacja – maj 2023 r.” por. https://www.gov.pl/web/finanse/wytycznesytuacja-makroekonomiczna (dostęp w dniu 14.06.2023 r.). Z uwagi na wydaną 14 czerwca 2023 r. zgodę Ministra Finansów na sfinansowanie Programu „Archiwa” ze środków publicznych w oparciu o art. 18 ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym i zakończenie przygotowania analiz, na potrzeby Oceny Skutków Regulacji nie aktualizowano danych o kolejne wersje wytycznych. 19) Umowy o PPP klasyfikuje się według zasad ESA 2010 (tj. wg zasad Europejskiego Systemu Rachunków Narodowych i Regionalnych, por. https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/rachunki-narodowe/). Klasyfikacja ta jest prowadzona na podstawie szczegółowej oceny wielu czynników, np. podziału ryzyka, sposobu finansowania umowy (sektor prywatny versus sektor publiczny), ewentualnych gwarancji Skarbu Państwa. Jest to proces złożony, który wymaga szeregu szczegółowych informacji. Ostateczna decyzja co do klasyfikacji danej umowy o PPP, a tym samym jej wpływu na sektor instytucji rządowych i samorządowych jest podejmowana przez Główny Urząd Statystyczny (który odpowiada w Polsce za interpretację zasad ESA), na podstawie umowy zawartej między Partnerem Prywatnym a Podmiotem Publicznym. 18) 14  Monitor Polski – 17 – Poz. 1270 Tabela 1 Podsumowanie analizy Value for Money dla Projektu w latach 2023–2052 (tys. PLN) lp. 1 Kategoria kosztów Kwoty (tys. PLN) PPP Net Price Cost / wartość bieżąca netto Model PPP 676 351 2 Opłata za dostępność brutto 2 606 065 3 Opłata za dostępność netto 2 207 173 VAT z tyt. usługi budowlanej 150 875 VAT z tyt. usługi utrzymania 173 117 VAT z tyt. usługi finansowania 74 901 Koszty operacyjne ponoszone przez Podmiot Publiczny poza umowami o PPP 317 498 Wartość rezydualna aktywów (624 057) PSC Net Price Cost / wartość bieżąca netto Model Tradycyjny 729 859 PSC 2 513 683 Koszty realizacji Projektu netto 1 645 719 Nakłady początkowe 575 539 Koszty operacyjne 511 873 Nakłady odtworzeniowe 558 307 Neutralność konkurencyjna 469 839 CIT 70 947 VAT z tyt. usługi budowlanej 150 875 VAT z tyt. usługi utrzymania 173 117 VAT z tyt. usługi finansowania 74 091 15  Monitor Polski lp. – 18 – Kategoria kosztów Poz. 1270 Kwoty (tys. PLN) Ryzyka, które w przypadku wariantu PPP są przenoszone na Partnera Prywatnego 398 125 Wartość rezydualna aktywów (624 057) Value for Money 53 508 Źródło: Raport z Oceny Efektywności dla Przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, Warszawa 2021 r., s. 158, z późn. zm. Przeniesienie na Partnera Prywatnego ryzyk na etapie inwestycyjnym20) i utrzymania obiektów w zdefiniowanym standardzie dodatkowo zmotywuje wykonawcę do zapewnienia odpowiedniej jakości całej inwestycji, a wieloletni charakter umów o PPP oraz konkurencyjny sposób wyboru partnera będzie zachęcał oferentów do zastosowania w nowych obiektach najnowocześniejszych rozwiązań technicznych i technologicznych zapewniających najwyższe standardy w zakresie efektywności energetycznej, co przełoży się na optymalizację kosztów w długim okresie utrzymania obiektów. Po zakończeniu realizacji etapu inwestycyjnego infrastruktura publiczna będzie utrzymywana/zarządzana przez Partnera Prywatnego, a następnie, po zakończeniu umów o PPP, zostanie zwrócona Podmiotowi Publicznemu, na warunkach określonych w umowach o PPP. Infrastruktura publiczna, będąca własnością podmiotu publicznego przed rozpoczęciem projektu PPP, zostanie wniesiona do przedsięwzięcia przez podmiot publiczny w jednej z form przewidzianych w ustawie o partnerstwie publiczno-prywatnym, przy czym żadna z tych form nie przewiduje przeniesienia własności na Partnera Prywatnego. Dzięki zastosowaniu partnerstwa publiczno-prywatnego będzie możliwa realizacja inwestycji objętych Programem „Archiwa” bez konieczności angażowania i kumulacji środków publicznych na etapie inwestycyjnym (lata 2024–2027), a jednocześnie nastąpi możliwość odroczenia i rozłożenia proporcjonalnie w czasie wydatków państwa z tytułu wynagrodzenia dla wykonawcy w okresie realizacji umów o PPP, które są do poniesienia niezależnie od przyjętej formuły inwestycji (tradycyjnej czy poprzez partnerstwo publiczno-prywatne). Zakres przeprowadzonych analiz stanowi kluczowy element oceny efektywności projektów partnerstwa publiczno-prywatnego, która z kolei pozwala spełnić wymagania określone w ustawie PZP, wprowadzającej w art. 83 obowiązek dokonania przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań, jako czynności poprzedzającej wszczęcie postępowania o wartości powyżej progów unijnych. W ramach analizy zostały zweryfikowane alternatywne możliwości realizacji przedsięwzięcia. Pod rozwagę była brana m.in. możliwość wynajęcia budynków, jednakże z doświadczeń archiwów wynika, że ze względu na określone wymogi lokalizacyjne, instalacje 20) Etap inwestycyjny – etap na który Partner Prywatny zgodnie z postanowieniami umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym projektuje, buduje, przebudowuje lub remontuje określoną w umowie infrastrukturę https://www.ppp.gov.pl/przygotowanie-projektow-ppp/. 16  Monitor Polski – 19 – Poz. 1270 specjalistyczne (np. czujniki wykrywania cieczy) oraz techniczne (np. nośność stropów budynków archiwów – min. 1200 kg/m2) wynajęcie odpowiednich budynków jest niemożliwe, a ewentualne prace dostosowawcze, które należałoby wykonać, wiążą się z wysokimi nakładami. Ponadto budynki archiwów podlegają pod wymogi określone w ustawie z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2021 r. poz. 1995), a rynek obiektów spełniających specyficzne standardy w tym zakresie praktycznie nie istnieje – w przeciwieństwie do rynku powierzchni biurowych. Jak wynika z rekomendacji oceny efektywności projektu przygotowanej zgodnie z przepisami ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, biorąc pod uwagę wieloletni charakter projektu, aby zapewnić jego finasowanie niezbędne jest przygotowanie Programu „Archiwa” zgodnie z dyspozycją art. 136 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Uchwalenie Programu „Archiwa” przez Radę Ministrów, a dzięki temu zabezpieczenie środków finansowych na jego realizację, jest niezbędne do prowadzenia dalszych prac nad wyborem Partnera Prywatnego zgodnie z ustawą o partnerstwie publiczno-prywatnym, prawem zamówień publicznych i ustawą o finansach publicznych. Należy zwrócić uwagę, iż dla dysponentów (NDAP i Archiwa Państwowe) uchwalenie Programu „Archiwa” stanowi niezbędną podstawę do zaciągania zobowiązań na okres objęty uchwałą. Ponadto złożenie przez partnerów prywatnych ofert wymaga wstępnej oceny „bankowalności” projektu przez podmioty finansujące oraz potencjalnego poziomu ich zaangażowania w finansowanie Przedsięwzięcia. Ujęcie środków przewidzianych do realizacji Przedsięwzięcia w dokumencie o długim horyzoncie czasowym, pozwoli podmiotom finansującym na ocenę czy podmiot publiczny jest w stanie zrealizować swoje zobowiązania finansowe wynikające z umów o PPP. Dlatego też, również dla zapewnienia tzw. ”bankowalności” projektu i zgodności z przepisami prawa, planowane wydatki w ramach umów o PPP powinny być zabezpieczone w Programie „Archiwa” . Program „Archiwa” stanowi dla Archiwów Państwowych jedyne skuteczne rozwiązanie wyeliminowania zagrożeń związanych ze złym stanem infrastruktury. Zaplanowane do realizacji w formule PPP inwestycje obejmują budowę nowych obiektów archiwów lub rozbudowę i przebudowę obecnych, dzięki czemu zapewnią możliwość realizacji ustawowych zadań, m.in. w zakresie gromadzenia, przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, zarówno tych już zgromadzonych w dotychczasowych magazynach przez archiwa ujęte w Programie „Archiwa”, jak i tych, które do nich trafią w najbliższych latach. Wybudowanie specjalistycznych budynków, dysponujących powierzchniami magazynowymi, w oparciu o nowoczesne technologie wykorzystujące ekologiczne rozwiązania, np. w zakresie pozyskiwania ciepła i energii elektrycznej, spowoduje, że koszty długoterminowego przechowywania dokumentów zostaną zoptymalizowane przy zapewnieniu wysokiej efektywności energetycznej budynków. Obiekty będą wyposażone w instalacje zwiększające bezpieczeństwo przechowywanych zbiorów (w tym: systemy przeciwpożarowe, antywłamaniowe, kontrola dostępu, telewizja przemysłowa), a ich infrastruktura zapewni odpowiednie, stabilne warunki klimatyczne i 17  Monitor Polski – 20 – Poz. 1270 mikrobiologiczne niezbędne w procesie długotrwałego, bezpiecznego przechowywania dokumentów 21). 4. Wnioski z diagnozy: wyzwania rozwojowe dla Archiwów Państwowych w Polsce w świetle przeprowadzonych analiz 4.1. Wyzwanie 1: Zapewnienie adekwatnej do potrzeb powierzchni magazynowej i stworzenie rezerwy magazynowej dla państwowego zasobu archiwalnego. Wynikający z ustawy o archiwach zakres zad …