METODOLOGIE din 13 decembrie 2010 de monitorizare şi evaluare a documentelor de planificare strategică şi planificare bugetară pe programe în cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 869 din 27 decembrie 2010 I. Introducere Procesul de planificare strategică şi planificare bugetară pe programe în cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor se desfăşoară în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 1.807/2006 pentru aprobarea Componentei de management din cadrul Metodologiei privind sistemul de planificare strategică pe termen mediu al instituţiilor administraţiei publice de la nivel central, ale Hotărârii Guvernului nr. 158/2008 pentru aprobarea Componentei de programare bugetară din cadrul Metodologiei privind sistemul de planificare strategică pe termen mediu al instituţiilor administraţiei publice de la nivel central, ale Legii nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Ordinului ministrului administraţiei şi internelor nr. 285/2009 pentru aprobarea Metodologiei de lucru privind planificarea strategică şi planificarea bugetară pe programe în cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor. Pentru a răspunde necesităţii transformării Planului Strategic al Ministerului Administraţiei şi Internelor pentru perioada 2010-2013 într-un instrument real de management pentru factorii de decizie ai ministerului, menit să asigure standardul necesar de calitate a serviciilor în domeniu, în perioada ianuarie-iunie 2010 au fost elaborate şi aprobate la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor 7 planuri strategice pe fiecare sector de activitate gestionat de minister, respectiv: ● Planul strategic pe sectorul de activitate - Reforma administraţiei publice; ● Planul strategic pe sectorul de activitate - Instituţia prefectului şi servicii deconcentrate; ● Planul strategic pe sectorul de activitate - Comunităţi locale; ● Planul strategic pe sectorul de activitate - Ordine publică şi siguranţa cetăţeanului; ● Planul strategic pe sectorul de activitate - Schengen şi cooperare europeană; ● Planul strategic pe sectorul de activitate - Prevenire şi combatere corupţie, protecţie internă, control şi audit intern; ● Planul strategic pe sectorul de activitate - Suport. Informaţiile fundamentale identificate de către structurile de specialitate prin planurile strategice sectoriale ale Ministerului Administraţiei şi Internelor au fost reunite într-o manieră integrată, de către Unitatea de politici publice, în cadrul Planului Strategic al Ministerului Administraţiei şi Internelor pentru perioada 2010-
- În vederea îmbunătăţirii calităţii serviciilor publice din domeniul de activitate al Ministerului Administraţiei şi Internelor, Unităţii de politici publice îi revine rolul de a monitoriza implementarea sarcinilor asumate prin planurile strategice sectoriale de către fiecare structură de specialitate a ministerului, de a evalua progresul şi de a raporta rezultatele constatate către conducerea Ministerului Administraţiei şi Internelor. II. Scop Metodologia de monitorizare şi evaluare a documentelor de planificare strategică şi planificare bugetară pe programe în cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor are ca scop eficientizarea activităţilor de monitorizare şi evaluare a documentelor de planificare strategică şi bugetară, pe de o parte, şi dezvoltarea proceselor de monitorizare şi evaluare ca instrumente de management în cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, pe de altă parte. Monitorizarea şi evaluarea sunt procese conexe. Evaluarea înglobează procesele de implementare şi gestionare, precum şi constatarea rezultatelor, beneficiilor şi progreselor obţinute. Procesul de implementare şi gestionare trebuie dublat de cele de monitorizare şi raportare. Beneficiile abordării acestor procese sunt vizibile şi cuantificabile, întrucât permit compararea a ceea ce a fost stabilit iniţial că trebuie realizat cu ce şi cum a fost realizat la termenul propus. Mai mult, se asigură astfel analizarea resurselor alocate şi utilizate prin raportare la beneficiile obţinute, identificarea dificultăţilor sau erorilor apărute în procesul de implementare, precum şi a modului de depăşire/corectare a acestora. Datele şi informaţiile obţinute sunt valoroase întrucât reprezintă suportul necesar identificării ariilor de îmbunătăţire şi prioritizării domeniilor viitoare de dezvoltare. III. Procedura de monitorizare şi evaluare a planurilor strategice sectoriale Unitatea de politici publice va gestiona procesul de monitorizare şi evaluare a planurilor strategice sectoriale ale Ministerului Administraţiei şi Internelor, prin parcurgerea următoarelor etape: A. Monitorizare În cadrul acestei etape se va proceda la întocmirea rapoartelor de progres şi monitorizarea propriu-zisă a planurilor strategice sectoriale, astfel: A.
- Întocmirea rapoartelor de progres Structurile de specialitate ale Ministerului Administraţiei şi Internelor care contribuie la îndeplinirea obiectivelor stabilite pe fiecare sector de activitate gestionat de minister sunt obligate să întocmească rapoarte de progres în care vor prezenta modul de îndeplinire a sarcinilor asumate prin planurile de acţiuni pentru implementarea planurilor strategice sectoriale elaborate la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor. Rapoartele de progres se întocmesc conform anexei nr. 1 la prezenta metodologie, pe baza următoarelor coordonate: - date privind activitatea structurii de specialitate (analiza mediului intern, actele normative şi documentele de politici publice iniţiate/modificate/completate); - date privind planul de acţiuni pentru implementarea planului strategic sectorial (obiectivele atinse sau în curs de îndeplinire, activităţile desfăşurate pentru realizarea obiectivelor, indicatorii de performanţă, rezultatele preconizate şi cele obţinute pentru fiecare obiectiv specific stabilit prin planurile strategice sectoriale, termenul de realizare); - probleme întâmpinate în procesul de implementare, propuneri de modificare/completare a informaţiilor prezentate în planul strategic sectorial şi planul de acţiuni pentru implementarea acestuia. În plus, structurile de specialitate ai căror conducători au calitatea de ordonatori de credite, secundari sau terţiari, trebuie să întocmească semestrial raportul privind gradul de realizare a indicatorilor de performanţă şi raportul privind execuţia financiară, prin completarea modelelor de raportare prevăzute în anexelor nr. 2 şi 3 la prezenta metodologie, iar, anual, să îşi actualizeze subprogramele bugetare, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4 la prezenta metodologie. Rapoartele de progres şi, după caz, rapoartele privind gradul de realizare a indicatorilor de performanţă şi rapoartele privind execuţia financiară se transmit Unităţii de politici publice, la solicitare, semestrial, în perioadele ianuarie-februarie şi iulie-august ale fiecărui an, începând cu anul
- Subprogramele bugetare aferente anului următor raportării, actualizate, se transmit Unităţii de politici publice, la solicitare, anual, în perioada iulie-august. A.
- Monitorizarea propriu-zisă Datele furnizate de către fiecare structură de specialitate prin intermediul rapoartelor de progres se colectează de către Unitatea de politici publice, care va întocmi, semestrial, în lunile martie şi septembrie ale fiecărui an, începând cu anul 2011, rapoarte de monitorizare ale fiecărui plan strategic sectorial, utilizând instrumentul de monitorizare integrată prevăzut în anexa nr. 5 la prezenta metodologie. Monitorizarea propriu-zisă se realizează prin înregistrarea rezultatelor concrete obţinute în activitatea fiecărei structuri de specialitate a Ministerului Administraţiei şi Internelor. În acest sens, rezultatele monitorizării vor consta în identificarea stadiului îndeplinirii obiectivelor, rezultatelor fiecărei activităţi măsurate cu ajutorul indicatorilor de performanţă stabiliţi şi descrişi în planul de acţiuni pentru implementarea fiecărui plan strategic sectorial, compararea rezultatelor obţinute cu estimările făcute de fiecare structură în parte, precum şi încadrarea în termenele stabilite. Pe baza subprogramelor bugetare actualizate de fiecare structură de specialitate al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite, secundar sau terţiar, în luna septembrie a fiecărui an, începând cu anul 2011, Unitatea de politici publice va actualiza programele bugetare aprobate prin Planul Strategic al Ministerului Administraţiei şi Internelor pentru perioada 2010-
- B. Evaluare Scopul procesului de evaluare este ca pe fiecare sector de activitate al Ministerului Administraţiei şi Internelor, cel puţin la anumite momente în timp, să fie cunoscute rezultatele obţinute şi modul în care acestea au fost obţinute, pentru a înţelege cum se poate eficientiza activitatea pe aceste sectoare, astfel încât serviciile în domeniu să fie îmbunătăţite. Informaţiile rezultate din monitorizare se analizează de către Unitatea de politici publice, care va întocmi rapoarte de evaluare pentru fiecare sector de activitate gestionat de Ministerul Administraţiei şi Internelor. Rapoartele de evaluare trebuie să reflecte în ce măsură activităţile stabilite prin fiecare plan strategic sectorial îşi ating obiectivele specifice, dacă s-a reuşit atingerea obiectivelor generale şi dacă managementul intervenţiei poate fi îmbunătăţit (în cazul evaluării intermediare) sau să stabilească ce a fost realizat, ce diferenţe au produs activităţile realizate şi cum pot fi acestea îmbunătăţite în viitor (în cazul evaluării ex-post). Rapoartele de evaluare trebuie să evidenţieze progresul înregistrat în îndeplinirea obiectivelor stabilite pe fiecare sector de activitate în parte şi, după caz, motivele îndeplinirii parţiale sau neîndeplinirii obiectivelor, respectiv să cuprindă concluzii şi recomandări privind posibile măsuri de îmbunătăţire a procesului de implementare (propuneri de îmbunătăţire/revizuire a obiectivelor propuse, propuneri de soluţii pentru remedierea situaţiilor constatate, măsuri de corecţie astfel încât evoluţia indicatorilor să fie cea scontată). Rapoartele de evaluare se întocmesc anual, în perioada octombrie-noiembrie a fiecărui an, începând cu anul
- C. Raportare Rezultatele procesului de monitorizare şi evaluare se prezintă de către Unitatea de politici publice fiecărui factor de decizie pentru sectorul de activitate pe care îl coordonează, care va decide cu privire la implementarea recomandărilor propuse prin rapoartele de evaluare. Conform dispoziţiilor secretarilor de stat, respectiv secretarului general, Unitatea de politici publice va efectua, în perioada decembrie-ianuarie, eventualele ajustări/actualizări ale planurilor strategice sectoriale elaborate la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor. Pe baza rapoartelor de monitorizare şi evaluare întocmite pentru fiecare plan strategic sectorial, anual, în perioada noiembrie-decembrie, începând cu anul 2011, se va întocmi raportul de monitorizare şi evaluare a Planului Strategic al Ministerului Administraţiei şi Internelor pentru anul 2010-2013, care va fi prezentat de către Unitatea de politici publice ministrului administraţiei şi internelor. Planul Strategic al Ministerului Administraţiei şi Internelor se actualizează anual, în perioada ianuarie-februarie, pe baza modificărilor survenite în cadrul planurilor strategice sectoriale. Anexa 1 la metodologie RAPORT DE PROGRES Semestrul ........ anul ........ A. Date privind activitatea structurii de specialitate - Analiza mediului intern - Acte normative iniţiate/modificate/completate - Documente de politici publice iniţiate/modificate/completate B. Date privind planul de acţiuni pentru implementarea planului strategic sectorial ---------- Notă ... *) Se va completa în cazul în care activitatea este complexă şi se derulează pe o perioadă mai mare de timp. C. Probleme întâmpinate în procesul de implementare D. Propuneri de modificare/completare a informaţiilor prezentate în planul strategic sectorial şi planul de acţiuni pentru implementarea acestuia Anexa 2 la metodologie RAPORT privind gradul de realizare a indicatorilor de performanţă Anexa 3 la metodologie RAPORT privind execuţia financiară Sursa de finanţare: Cod: 01 Denumire: Bugetul de stat Sursa de finanţare: Cod: 06 Denumire: Credite externe Sursa de finanţare: Cod: 08 Denumire: Fonduri externe nerambursabile Sursa de finanţare: Cod: 10 Denumire: Venituri proprii Anexa 4 la metodologie FIŞA SUBPROGRAMULUI BUGETAR
- Prezentarea subprogramului bugetar
- Fişă indicatori subprogram bugetar
- Finanţarea subprogramului bugetar Sursa de finanţare Cod: 01 Denumire: Bugetul de stat - mii lei - Sursa de finanţare: Cod: 06 Denumire: Credite externe - mii lei - Sursa de finanţare Cod: 08 Denumire: Fonduri externe nerambursabile - mii lei - Sursa de finanţare Cod: 10 Denumire: Venituri proprii - mii lei - NOTĂ: Instrucţiuni de completare fişă indicatori subprogram bugetar ----------- *1) Rezultatele acţiunilor sunt servicii sau produse furnizate de o instituţie în funcţie de scopul propus şi pentru care instituţia este pe deplin responsabilă. Rezultatele acţiunilor trebuie să fie măsurabile şi bazate pe surse de date fiabile. Anexa 5 la metodologie INSTRUMENT DE MONITORIZARE INTEGRATĂ ---------- Notă ... *) Numărul de coloane asociate rezultatului intermediar variază în funcţie de complexitatea şi perioada de desfăşurare a activităţii propuse. ------