ACORD din 20 iunie 2003 între Guvernul României şi Uniunea Poştală Universala privind organizarea la Bucureşti a celui de-al 23-lea Congres poştal universal Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 849 din 28 noiembrie 2003 Având în vedere invitaţia Guvernului României, denumit în continuare Guvernul statului gazda, adresată Uniunii Poştale Universale de a organiza cel de-al 23-lea Congres poştal universal, având în vedere ca Uniunea Poştală Universala, denumita în continuare Uniune, a acceptat aceasta invitaţie, prin prezentul acord părţile convin sa reglementeze organizarea celui de-al 23-lea Congres poştal universal şi obligaţiile care revin celor două părţi în legătură cu acesta. Articolul 1 Sediul şi durata congresului Cel de-al 23-lea Congres poştal universal se va desfăşura la Bucureşti. Acest congres se va deschide la 15 septembrie 2004 şi se va încheia la 5 octombrie 2004. Articolul 2 Invitaţiile şi înscrierile la congres 2.1. Organizarea materială a congresului revine Guvernului statului gazda, reprezentat de secretariatul român. 2.2. Secretariatul român va asigura legătură dintre Secretariatul congresului şi Guvernul statului gazda. 2.3. Guvernul statului gazda va trimite invitaţiile direct guvernelor statelor membre ale Uniunii, în principiu cu un an înainte de data deschiderii congresului, stabilită la art. 1 (asa cum prevede art. 101.5 din Regulamentul general al UPU). 2.4. Directorul general al Biroului Internaţional al Uniunii va trimite celelalte invitaţii, în principiu cu un an înainte de data deschiderii congresului, stabilită la art. 1. 2.5. Înscrierile la congres vor fi administrate de Guvernul statului gazda. Articolul 3 Secretariatul congresului Secretariatul congresului va fi asigurat de personalul Uniunii (Secretariatul internaţional), în colaborare cu Guvernul statului gazda (secretariatul român). Articolul 4 Contribuţia Guvernului statului gazda 4.1. În colaborare cu Secretariatul internaţional, Guvernul statului gazda va pune la dispoziţie congresului facilităţi adecvate, incluzând personal, spaţiu, mobilier, echipamente, accesorii pentru birou şi servicii necesare, conform dispoziţiilor de mai jos şi anexei nr. 1. 4.2. Guvernul statului gazda va suporta cheltuielile care îi incumba, inclusiv salariile şi indemnizaţiile personalului pe care îl va furniza, şi va vira la buget impozitul aferent acestor drepturi. Articolul 5 Contribuţia Uniunii 5.1. Uniunea va pune la dispoziţie Secretariatului congresului personalul Secretariatului internaţional şi va suporta cheltuielile pentru acesta. 5.2. Uniunea va suporta cheltuielile privind contravaloarea prestaţiilor interpreţilor, precum şi utilizarea echipamentului tehnic pentru traducere simultană şi pentru înregistrarea dezbaterilor, asa cum sunt descrise în anexa nr. 2. Articolul 6 Sali 6.1. Guvernul statului gazda va pune la dispoziţie sălile necesare, în special sălile de conferinţa, birourile, sălile de lucru şi alte utilităţi necesare (inclusiv mobilier). 6.2. Punerea la dispoziţie de către Guvernul statului gazda a tuturor încăperilor prevăzute pentru desfăşurarea congresului se va efectua cu începere de la data deschiderii congresului până la închiderea acestuia, conform celor indicate la art. 1. Încăperile necesare bunei funcţionari a Secretariatului congresului vor trebui să fie disponibile cu 10 zile înainte de data deschiderii congresului, menţionată mai sus, şi vor rămâne astfel 3 zile după închiderea lucrărilor congresului. 6.3. Membrii Secretariatului congresului vor avea acces la încăperile Secretariatului congresului oricând, zi şi noapte, dacă este necesar, exceptând cazurile în care este necesară luarea unor măsuri de securitate. Articolul 7 Traducerea simultană, înregistrarea dezbaterilor, sistemul de vot electronic şi sistemul audiovizual 7.1. În timpul lucrărilor congresului se va asigura traducerea simultană a dezbaterilor în 8 limbi - franceza, engleza, arabă, chineza, spaniola, japoneza, portugheză şi rusa, conform aranjamentului menţionat la art. 16. 7.2. Dezbaterile vor fi înregistrate în limba de baza, în franceza şi în engleza. 7.3. Detaliile privind materialul tehnic pentru traducere simultană, pentru înregistrarea dezbaterilor şi pentru vot electronic, precum şi cele privind echipamentul audiovizual sunt stabilite în anexele nr. 1 şi 2. Articolul 8 Material informatic, servicii şi reţele 8.1. Guvernul statului gazda va furniza calculatoare, imprimante, reţeaua informatica interna securizata, conectarea la Internet, precum şi service-ul şi întreţinerea echipamentelor informatice, astfel încât să asigure funcţionarea Secretariatului internaţional. Cantităţile vor fi specificate în aranjamentul menţionat la art. 16. 8.2. Guvernul statului gazda va suporta valoarea a jumătate din cheltuielile de transport (dus-întors) al materialelor informatice pe care Biroul Internaţional al Uniunii le va aduce la sediul congresului. Articolul 9 Importul documentelor Uniunii şi al altor materiale pentru congres 9.1. Guvernul statului gazda va oferi sprijin în ceea ce priveşte procedurile vamale de admitere temporară pentru documentele şi materialele ce vor fi trimise de la Berna, necesare congresului. 9.2. Guvernul statului gazda va lua toate măsurile pentru ca materialul şi accesoriile necesare să fie disponibile cu cel puţin 10 zile înainte de data deschiderii congresului. Articolul 10 Tipărirea hotărârilor congresului După congres, Uniunea va efectua tipărirea hotărârilor celui de-al 23-lea congres. Directorul general al Biroului Internaţional al Uniunii va notifica deciziile luate de către congres tuturor guvernelor statelor membre ale Uniunii, conform art. 110.2.2 din Regulamentul general al UPU. Articolul 11 Scutirea de taxe poştale 11.1. Guvernul statului gazda va suporta şi va asigura prin intermediul biroului de posta special instalat la sediul congresului transportul:
- a)pentru expedierile prin avion şi pachetele prioritare (cu regim internaţional): ... - scrisorile de până la 20 g; - cărţile poştale; - alt gen de expedieri decât scrisorile de până la 20 g, taxele de transport aerian pentru orice alte expedieri fiind suportate de participanţii la congres;
- b)pentru expedierile de la sol: ... - servicii interne: toate categoriile de expedieri prin posta pentru scrisori în limita greutatii autorizate, cat şi ale coletelor poştale până la limita greutatii admise; - servicii internaţionale: toate categoriile de expedieri prin posta pentru scrisori până la limita greutatii admise;
- c)pentru coletele serviciului internaţional transportate prin mijloace de suprafaţa: ... - până la greutatea maxima de 30 kg/sac. Articolul 12 Servicii medicale şi asigurări 12.1. Guvernul statului gazda va pune la dispoziţie participanţilor un serviciu permanent de prim ajutor în cadrul locului de desfăşurare a congresului. Acest serviciu va fi asigurat în timpul orelor de lucru de către personal medical specializat şi dotat cu materiale, servicii şi medicamente necesare. 12.2. Guvernul statului gazda va semna înţelegeri cu unităţi medicale specializate în vederea oferirii asistenţei medicale necesare în caz de urgenta. 12.3. Guvernul statului gazda va lua măsurile necesare pentru ca participanţii să poată încheia o asigurare de boala şi accidente (incluzând medicamente, servicii, îngrijire medicală, cat şi spitalizare), pe toată durata congresului, şi pentru o eventuala prelungire a sejurului acestora în România. Aceasta asigurare va fi facultativă şi suportarea cheltuielilor va reveni participanţilor. Articolul 13 Cazarea 13.1. Guvernul statului gazda va asigura rezervarea la hotel a camerelor necesare pentru primirea participanţilor şi a celor care îi însoţesc. Guvernul statului gazda se va strădui să ofere tuturor participanţilor condiţiile cele mai favorabile şi va comunică statelor membre ale Uniunii, cu 6 luni înainte de deschiderea congresului, o lista cuprinzând hoteluri. 13.2. Rezervari ferme se vor face cu 3 luni înaintea datei de deschidere a congresului, stabilită la art. 1. Participanţii îşi vor achită fiecare cazarea la hotel. Articolul 14 Privilegii şi imunităţi Funcţionarilor Uniunii şi reprezentanţilor membrilor Uniunii acreditaţi la congres li se aplică regimul prevăzut, pentru fiecare dintre aceste categorii, de Convenţia privind privilegiile şi imunităţile instituţiilor specializate ale O.N.U., adoptată la 21 noiembrie 1947, la care România este parte, cu respectarea rezervelor formulate de România la aceasta convenţie. Aspectele care nu sunt acoperite de aceasta convenţie vor face obiectul unor clarificări ulterioare sau al unor aranjamente între părţi. Articolul 15 Taxe şi drepturi Bunurile şi serviciile pentru activitatea oficială a congresului, suportate din contribuţia Uniunii, se vor scuti de taxa pe valoarea adăugată prin restituire de la buget conform procedurii special aprobate. Articolul 16 Dispoziţii privind punerea în aplicare 16.1. Ministerul român al Comunicaţiilor şi Tehnologiei Informatiei este responsabil de aplicarea acestui acord. 16.2. O înţelegere specială între Compania Naţionala "Posta Română", la care Ministerul Comunicaţiilor şi Tehnologiei Informatiei îndeplineşte atribuţiile pe care statul român le are în calitate de acţionar, şi Biroul Internaţional al Uniunii va cuprinde dispoziţiile de aplicare, în special în ceea ce priveşte încăperile necesare, materialul şi echipamentul de birou. Articolul 17 Anexele şi amendamentele aduse acordului 17.1. Prezentul acord poate fi amendat prin acordul părţilor. Amendamentele vor intra în vigoare în conformitate cu art. 18. 17.2. Toate amendamentele aduse prezentului acord vor fi anexate la acesta, din care vor face parte integrantă. 17.3. Anexele la prezentul acord fac parte integrantă din acesta. Articolul 18 Intrarea în vigoare 18.1. Prezentul acord va intra în vigoare la data comunicării de către partea română a îndeplinirii procedurilor interne necesare pentru intrarea sa în vigoare. 18.2. Acordul va rămâne în vigoare până la finalizarea lucrărilor congresului şi ulterior acestuia cat va fi necesar pentru desfăşurarea activităţilor prevăzute în dispoziţiile prezentului acord. Drept care, subsemnaţii, împuterniciţi corespunzător în acest scop, au semnat prezentul acord. Semnat la Bucureşti la 20 iunie 2003, în doua exemplare originale, fiecare dintre ele în limbile română şi franceza, textul în limba franceza fiind de referinţa. Pentru Guvernul României, Dan Nica Pentru Uniunea Poştală Universala, Thomas Leavey Anexa 1 ────── la acord ──────── CONTRIBUŢIA Guvernului statului gazda pentru organizarea celui de-al 23-lea Congres al Uniunii Poştale Universale Bucureşti (România), 15 septembrie - 5 octombrie 2004 Nefiind exhaustiva, aceasta enumerare va fi completată în aranjamentul stipulat la art. 16 din acord. 1. Facilităţi de spaţiu: - sali de conferinţa pentru desfăşurarea lucrărilor congresului; - sali pentru desfăşurarea activităţii Secretariatului congresului; - birouri pentru preşedintele congresului, secretarul general şi secretarul general adjunct; - sali pentru reuniuni restrânse, dacă este cazul; - sala pentru serviciul religios. 2. Echipamente şi accesorii pentru birou: - casute poştale pentru fiecare participant, delegat şi membru al Secretariatului congresului; - echipament audiovizual necesar pentru sonorizare (microfoane, difuzoare) şi pentru prezentările audiovizuale (retroproiector, diapozitive, video, proiectie asistată de calculator) şi pentru afisaj în sălile de conferinţa; - echipament pentru votul electronic; - reţea informatica şi de telecomunicaţii; - mobilier şi echipament de birou; - puncte de lucru, respectiv calculatoare pentru membrii Secretariatului congresului (numărul calculatoarelor se va stabili în aranjamentul stipulat la art. 16 din acord); - Guvernul statului gazda va furniza 50 de calculatoare conectate la Internet pentru uzul participanţilor şi acces la imprimanta, fax şi fotocopiere. 3. Personalul local: Personalul (logistic şi tehnic) ce va fi pus la dispoziţia Secretariatului congresului va fi plătit de Guvernul statului gazda. Numărul de persoane reprezentând personal pus la dispoziţia Secretariatului congresului de către Guvernul statului gazda şi perioada de folosire a acestuia se vor stabili de comun acord între Guvernul statului gazda şi directorul general al Biroului Internaţional al Uniunii. Personalul local trebuie să posede cunoştinţe lingvistice suficiente. Orele de lucru se vor stabili în funcţie de nevoia asigurării unei desfăşurări optime a congresului. Acestea vor putea, doar în mod excepţional, să se extindă şi sambetele, duminicile şi în zilele de sărbătoare. 4. Servicii puse la dispoziţie de Guvernul statului gazda: - serviciul telefonic intern va fi pus la dispoziţia participanţilor congresului împreună cu o lista a numerelor de telefon necesare; - pentru toţi participanţii comunicaţiile locale prin fax sau telefon se vor face gratuit din interiorul sediului congresului. De asemenea, Guvernul statului gazda nu va plati convorbirile telefonice internaţionale şi interurbane efectuate prin reţeaua fixa. Acestea vor fi suportate de cei interesaţi; - pentru toţi participanţii accesul şi folosirea Internetului vor fi gratuite; - 50 de telefoane mobile cu cartela cu număr limitat de minute vor fi puse la dispoziţia Secretariatului internaţional; - serviciul de paza şi securitate; - transportul participanţilor la congres, între hoteluri şi locul de desfăşurare a congresului, şi, pentru VIP, transferul cu limuzine între aeroport şi hotel; - doua maşini cu sofer vor fi puse la dispoziţia secretarului general şi a secretarului general adjunct; - un serviciu de informaţii şi primire; - serviciul de înregistrare a delegaţilor şi rezervarea centralizata la hotel; - serviciul tehnic în sălile de conferinţa, precum şi serviciul de întreţinere a echipamentelor informatice şi a celorlalte echipamente; - serviciul de casute poştale (distribuirea poştei, cadourilor etc.) şi de transport intern (logistica); - curăţenia şi întreţinerea salilor. Anexa 2 ──────── la acord ──────── CONTRIBUŢIA Uniunii pentru organizarea celui de-al 23-lea Congres al Uniunii Poştale Universale Bucureşti (România), 15 septembrie - 5 octombrie 2004 Nefiind exhaustiva, aceasta enumerare va fi completată în aranjamentul stipulat la art. 16 din acord. 1. Personalul Uniunii: Perioada de folosire a personalului pus la dispoziţie de către Uniune se va stabili de către directorul general al Biroului Internaţional al Uniunii. Orele de lucru se vor stabili în funcţie de nevoia asigurării unei desfăşurări optime a congresului. Acestea vor putea, doar în mod excepţional, să se extindă şi sambetele, duminicile şi în zilele de sărbătoare. Interpreţii necesari pentru serviciul de traducere simultană din sălile de conferinţa vor fi recrutati de Uniune pe cheltuiala acesteia. 2. Echipamente şi accesorii: Uniunea îşi va asuma cheltuielile referitoare la utilizarea, pe durata congresului, a echipamentului tehnic de traducere simultană (instrumentele necesare interpreţilor şi cele de transmisie, receptoarele şi difuzoarele), echipamentul necesar pentru înregistrarea dezbaterilor. Alegerea definitivă a furnizorului se va face de către Uniune pe bază de licitaţie sau cerere de oferte. Uniunea va suporta costurile hârtiei şi accesoriilor necesare pentru tipărirea documentelor. Uniunea va suporta cheltuielile ocazionate de închirierea aparaturii necesare fotocopierii documentelor la tipografia congresului şi în cadrul Secretariatului internaţional. Alegerea definitivă a furnizorului se va face de către Uniune pe bază de licitaţie sau cerere de oferte. 3. Servicii puse la dispoziţia Uniunii: - centru de documentare (punerea la dispoziţie a documentelor de lucru şi a documentelor de referinţa). Personalul va fi pus la dispoziţie parţial de Uniune, parţial de Guvernul statului gazda. ────────────────