AMENDAMENT din 28 martie 2003

(3)din Regulamentul Comisiei nr. 1.267/1999 care stabileşte Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare, Comitetul de Gestiune ISPA a fost informat, în timpul şedinţei din data de 7 noiembrie 2002, asupra conţinutului noii anexe nr. III.4 la Memorandumul de finanţare ISPA "Sisteme de management şi control pentru asistenţa acordată prin ISPA şi pentru măsurile privind corectiile financiare". Motivul revizuirii acestei anexe este unul bivalent: în primul rând, aliniaza conţinutul anexei la prevederile Regulamentului Comisiei nr. 1.386/2002 privind sistemele de management şi de control pentru asistenţa financiară acordată prin Fondul de coeziune şi procedurile referitoare la corectiile financiare; în al doilea rând, răspunde la angajamentul Comisiei faţă de solicitarea Parlamentului European din anul 2001 privind întărirea capacităţii financiare a Programului ISPA şi managementul iregularitatilor. Principalele prevederi ale acestei anexe se referă la cinci aspecte importante care vizează sistemele de management şi control, certificarea cheltuielilor, controalele prin sondaj, declaraţia de finalizare a proiectelor şi corectiile financiare. Aceasta anexa diferă faţă de conţinutul Regulamentului Comisiei nr. 1.386/2002 din două puncte de vedere: - definiţiile folosite în Memorandumul de înţelegere asupra utilizării Fondului Naţional pentru ISPA se menţin pentru a se evita orice confuzie; şi - prevederile obiectivului şi specificăţiile tehnice preferate pentru transferul computerizat de date către Comisie, asa cum sunt indicate în anexele IV şi V la Regulamentul Comisiei nr. 1.386/2002, nu sunt reţinute pentru ca sunt considerate prea dificile pentru a fi implementate rapid. Împreună cu aceasta anexa revizuită, pe care o vedem ca o oportunitate în procesul de tranzitie către managementul Fondului de coeziune, un număr limitat de ajustari sunt introduse în anexele nr. III.1, III.3 şi III.

1. Aceste schimbări vor fi introduse în toate memorandumurile de finanţare pentru fiecare proiect nou aprobat după data de 1 ianuarie
2. Cu scopul de a avea un set coerent de reguli aplicabile în fiecare memorandum de finanţare în ceea ce priveşte data aprobării proiectelor, propunem ca anexa nr. III.4 revizuită şi toate amendamentele la celelalte anexe să fie incluse în memorandumurile de finanţare pentru toate proiectele aprobate de Comisie în perioada 2000-2002 şi nefinalizate încă. Comisia doreşte sa primească confirmarea agrearii dumneavoastră în scris, până la data de 28 februarie 2003, asupra includerii acestor modificări, asa cum sunt ele prezentate în anexa ataşată, pentru proiectele aprobate în perioada 2000-
3. Prevederile noii anexe nr. III.4 vor deveni aplicabile pentru toate operaţiile de management, plati şi control, de la data confirmării dumneavoastră. Aceasta scrisoare şi agrearea dumneavoastră constituie un amendament oficial la memorandumurile de finanţare menţionate mai sus. Acestea vor fi adăugate la memorandumurile de finanţare agreate în perioada 2000-2002, în special la cele prezentate în anexa la aceasta scrisoare, şi vor constitui parte integrantă a acestora. Va multumesc anticipat. Cu respect, Guy Crauser Copie: Domnului Jonathan Scheele, şeful Delegaţiei Comisiei Europene în România Doamnei Hildegard Carola Puwak Coordonator naţional ISPA Ministru Ministerul Integrării Europene Str. Apolodor nr. 17 RO-71201, Bucureşti, sectorul 5 Anexa MODIFICĂRI LA ANEXA Nr. III (ALTELE DECÂT ANEXA Nr. III.4) ● În anexa nr. III.1 la secţiunea a III-a

(6), se înlocuieşte anexa nr. III.4 apendicele B cu anexa nr. III.4.C. ● În anexa nr. III.1 la secţiunea a III-a

(9), propozitia "Acest termen nu se aplică pentru plata în avans" se elimina. ● În anexa nr. III.1 se modifica secţiunea a VII-a (pentru a înlocui secţiunile VII, VIII şi IX) astfel: "SECŢIUNEA a VII-a Managementul şi controlul financiar

(1)Statele beneficiare trebuie: ...

1. a)sa stabilească de la 1 ianuarie 2000 şi în nici un caz mai târziu de 1 ianuarie 2002 sisteme de management şi control care să asigure: ... - implementarea adecvată a asistenţei acordate în virtutea acestui memorandum, în conformitate cu principiile unui management financiar solid; - separarea funcţiilor de management şi control; - ca declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi provin de la sisteme de contabilitate fundamentate pe documente justificative deschise oricăror verificări;
2. b)sa verifice periodic ca măsurile finanţate de Comunitate sunt derulate în mod adecvat; ...
3. c)sa prevină iregularitatile şi sa acţioneze împotriva lor; ...
4. d)sa recupereze orice suma pierdută ca rezultat al iregularitatilor sau neglijentei. ...

(2)Controale interne şi externe adecvate trebuie derulate, în conformitate cu standardele internaţionale acceptate de audit, de către organele naţionale competente, care trebuie să fie independente pentru a îndeplini aceasta funcţie. În fiecare an un plan de audit şi un rezumat al rezultatelor misiunilor de audit derulate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit se vor afla la dispoziţia Comisiei. ...

(3)Fără a aduce prejudicii verificărilor realizate de statele beneficiare, serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Conturi pot, prin intermediul personalului propriu sau al unor reprezentanţi autorizaţi, să efectueze audituri financiare şi tehnice la faţa locului, inclusiv verificări prin sondaj şi audituri finale. ...

(4)Statul beneficiar trebuie să se asigure ca, atunci când personalul Comisiei sau reprezentanţii săi autorizaţi ori când Curtea Europeană de Conturi efectuează verificări, aceste persoane să aibă dreptul de a inspecta la faţa locului toată documentaţia relevanta şi conturile corespunzătoare articolelor finanţate în conformitate cu memorandumul de finanţare. Statele beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei şi Curtea Europeană de Conturi în derularea auditurilor privind utilizarea fondurilor acordate în cadrul Programului ISPA. ... Prevederile anexei nr. III.5 vor fi aplicabile verificărilor efectuate de Comisie la faţa locului.

(5)Prevederile detaliate asupra controlului şi managementului financiar sunt stabilite în anexa nr. III.4." ... ● Anexa nr. III.3.a este eliminata. ● În anexa nr. III.5, secţiunea a 3-a va fi modificată după cum urmează: "Iregularitate trebuie să semnifice orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finanţare sau a unui act normativ naţional, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are sau ar avea ca rezultat prejudicierea bugetului general al Comunităţilor datorită unei cheltuieli nejustificate." Anexa III. 4 ────────────── SISTEME DE MANAGEMENT ŞI CONTROL al asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corectii financiare Secţiunea 1 Aceasta anexa stabileşte reguli detaliate privind sistemele de management şi control al asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi în ceea ce priveşte procedura de a aduce corectii financiare acestei asistente. Secţiunea a 2-a Sisteme de management şi control 1. Fiecare stat beneficiar se va asigura ca: (

1. i)coordonatorul naţional ISPA, (îi) Fondul Naţional şi responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, (iii) agenţiile de implementare şi responsabilii sectoriali cu autorizarea şi (
2. iv)beneficiarii finali, asa cum sunt definiţi în Memorandumul de înţelegere ISPA asupra utilizării Fondului Naţional pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvată privind crearea unor sisteme de management şi control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA, în conformitate cu principiile şi standardele general acceptate, şi în special pentru asigurarea corectitudinii, regularitatii şi eligibilităţii solicitărilor pentru asistenţa ISPA, dar de asemenea trebuie să asigure ca aceste măsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii. 2. Pentru obiectivele acestei anexe, agenţiile de implementare vor include organe, altele decât beneficiarii finali, cărora le este delegată de către agenţia de implementare sau responsabilul sectorial cu implementarea (denumite în continuare organe delegate) implementarea măsurilor finanţate de ISPA. 3. Pentru obiectivele acestei anexe, cu excepţia cazurilor în care măsurile înseamnă proiecte individuale, etapele de proiect sau grupurile de proiecte se regăsesc în anexa nr. III.2 secţiunea a II-a

(1)la memorandumul de finanţare. Secţiunea a 3-a 1. Sistemele de management şi control ale coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agentiilor de implementare, organelor delegate şi beneficiarilor finali vor prevedea, cu respectarea proportionalitatii în raport cu volumul asistenţei administrate:

1. a)o definiţie clara, o alocare clara şi, în măsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvată a funcţiilor în cadrul organizaţiei implicate; ...
2. b)sisteme eficace pentru a asigura ca funcţiile sunt îndeplinite de o maniera satisfăcătoare; ...
3. c)în cazul organelor delegate şi beneficiarilor finali, raportarea către autoritatea responsabilă privind îndeplinirea sarcinilor şi mijloacele folosite. ... Secţiunea a 4-a 1. Sistemele de management şi control la care se face referire în secţiunea a 3-a vor include procedurile de verificare a autenticităţii cheltuielilor reclamate şi execuţia măsurii, începând de la etapa pregătitoare până la intrarea în funcţiune a investiţiei finanţate, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare relevant, cu obiectivele stabilite ale măsurii şi cu regulile naţionale şi comunitare aplicabile, în ceea ce priveşte, în special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţele transeuropene), concurenta şi adjudecarea contractelor publice. Verificările vor acoperi toate aspectele, de natura financiară, tehnica sau administrativă, care să determine utilizarea efectivă a asistenţei angajate. 2. Procedurile vor necesita înregistrarea verificării măsurilor la faţa locului. Înregistrările vor atesta lucrările executate, rezultatele verificării şi măsurile luate în ceea ce priveşte discrepantele descoperite. Acolo unde verificările administrative sau tehnice nu sunt exhaustive, ci realizate pe un esantion de lucrări şi tranzacţii, înregistrările vor identifica lucrările sau tranzacţiile selectate şi vor descrie metoda de selectare. Secţiunea a 5-a 1. Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3 luni de la intrarea în vigoare a memorandumului de finanţare, asupra organizării coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agentiilor de implementare şi organelor delegate responsabile pentru măsurile ISPA, asa cum au fost identificate în secţiunea a 2-a, asupra sistemelor de management şi control existente în cadrul acestor autorităţi sau organe şi asupra imbunatatirilor planificate ca urmare a îndrumării la care se face referire în secţiunea a 2-a

(1). 2. Comunicarea va conţine următoarele informaţii în legătură cu coordonatorul naţional ISPA, Fondul Naţional, agenţiile de implementare şi organele delegate:

1. a)funcţiile create în cadrul acestora; ...
2. b)alocarile de funcţii între sau în departamentele componente; ...
3. c)procedurile de inspecţie şi recepţie a lucrărilor şi cele prin care sunt primite, verificate şi validate solicitarile de rambursare a cheltuielilor, precum şi procedurile prin care sunt autorizate, executate şi contabilizate plăţile către beneficiari; şi ...
4. d)prevederile pentru auditul sistemelor de management şi control. ... 3. Comisia, în cooperare cu statul beneficiar, se va convinge ca sistemele de management şi control prezentate în paragrafele 1 şi 2 îndeplinesc standardele stabilite de aceasta anexa şi va face cunoscut orice impediment în ceea ce priveşte transparenta verificărilor asupra operaţiilor ISPA şi descărcarea de responsabilităţi a Comisiei. Revederi ale operarii sistemelor se vor realiza periodic. Secţiunea a 6-a 1. Sistemele de management şi control pentru măsuri vor prevedea un sistem de audit corespunzător. 2. Un sistem de audit va fi considerat corespunzător atunci când permite:
5. a)conformitatea sumelor certificate către Comisie cu înregistrările cheltuielilor individuale şi documentele justificative deţinute la diferite niveluri administrative de către agenţiile de implementare şi beneficiarii finali; ...
6. b)verificarea alocării şi transferului fondurilor comunitare şi naţionale disponibile; ...
7. c)verificarea corectitudinii informaţiilor furnizate asupra executării măsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se acordă asistenţa şi obiectivele stabilite pentru măsura. ... 3. O descriere indicativa a necesarului de informaţii pentru un sistem de audit corespunzător este redata în anexa nr. III.4.A. 4. Statul beneficiar se va convinge asupra următoarelor:
8. a)ca exista proceduri pentru a se asigura ca documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile realizate, plăţile făcute, lucrările realizate şi verificările acestora, făcute în legătură cu măsura şi care sunt necesare pentru un sistem de audit corespunzător, sunt deţinute în conformitate cu cerinţele secţiunii a XII-a a anexei nr. II.1 şi cu anexa nr. III.4.A; ...
9. b)ca o înregistrare este menţinută de organul care o deţine şi localizarea sa; ...
10. c)ca documentele sunt disponibile pentru inspectarea de către persoanele sau organele care au în mod normal dreptul de a inspecta asemenea documente. ... 5. Persoanele şi organele la care se face referire în paragraful 4
11. c)vor fi:
12. a)personalul coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agentiilor de implementare şi al organelor delegate care operează solicitarile de plată; ...
13. b)serviciile care auditeaza sistemele de management şi control; ...
14. c)responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, în calitate de persoana responsabilă cu certificarea solicitărilor de plată intermediare şi finale, conform secţiunii a III-a

(8)a anexei nr. III.1, şi persoana sau departamentul care emite declaraţiile de finalizare a măsurilor, asa cum sunt prevăzute în anexa nr. III.4.C; ... d) oficiali mandataţi ai instituţiilor naţionale de audit şi ai Comunităţii. ... Ei pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrărilor contabile la care se face referire în paragraful

1. Secţiunea a 7-a Fondul Naţional va tine un registru al sumelor recuperabile din plăţile deja făcute în cadrul asistenţei ISPA şi se va asigura ca sumele să fie recuperate fără nici o întârziere nejustificată. După recuperare, acesta va replati sumele recuperate care fuseseră plătite neregulamentar, împreună cu dobânda primită în contul plăţii întârziate, prin deducerea sumelor respective din următoarea declaraţie de cheltuiala şi cerere de plată către Comisie în legătură cu măsura respectiva. Dacă aceasta este insuficienta, Comisia poate solicita ca sumele în exces sa îi fie înapoiate. Fondul Naţional va transmite Comisiei anual, în anexa la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperarilor realizate conform anexei nr. III.5, o declaraţie asupra sumelor ce vor fi recuperate din măsura ISPA la acea data, clasificate pe an al iniţierii procedurilor de recuperare. Secţiunea a 8-a Certificarea cheltuielilor
2. Certificatele şi declaraţia cheltuielilor intermediare şi finale la care se face referire în anexa nr. III.1 secţiunea a III-a

(6)al cincilea alineat şi

(8)vor fi emise în forma stabilită în anexa nr. III.4.B de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, care este independent din punct de vedere funcţional de orice serviciu care aproba solicitarile. 2. Înainte de certificarea unei declaraţii de cheltuieli, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării se va convinge ca următoarele condiţii sunt îndeplinite: a) coordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali au îndeplinit cerinţele secţiunilor a III-a

(3)şi

(6)şi a VII-a ale anexei nr. III.1 şi au respectat termenii memorandumului de finanţare; ...

1. b)declaraţia de cheltuieli include numai cheltuielile: ... (
2. i)care au fost efectiv făcute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţa şi care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativa echivalenta; (îi) legate de lucrările care nu fuseseră încheiate la data când aplicatia pentru asistenţa a fost depusa; (iii) care sunt justificate prin progresele sau încheierea măsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se acordă asistenţa şi cu obiectivele atribuite măsurii. 3. Pentru ca eficienta sistemelor de control şi auditul să poată fi luată întotdeauna în considerare înainte ca o declaraţie de cheltuieli să fie prezentată Comisiei, statul beneficiar se va asigura ca Fondul Naţional să fie ţinut la curent cu procedurile urmate de coordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare şi organele delegate, pentru:
3. a)a verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate şi executarea măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi obiectivele atribuite măsurii; ...
4. b)a asigura conformitatea cu regulile aplicabile; şi ...
5. c)a menţine sistemul de audit. ... Secţiunea a 9-a Verificarea selectiva 1. Statul beneficiar va organiza verificările asupra măsurilor pe o baza selectiva adecvată, cu scopul:
6. a)de a verifica eficienta sistemelor de management şi control existente; ...
7. b)de a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declaraţiile de cheltuieli făcute la diverse niveluri implicate. ... 2. Verificările efectuate pe perioada derulării asistenţei ISPA vor acoperi cel puţin 15% din totalul cheltuielilor eligibile realizate în cadrul măsurii aprobate în timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporţional cu cheltuielile realizate înainte de 1 ianuarie 2003. Verificările se vor baza pe un esantion reprezentativ de tranzacţii, ţinând cont de cerinţele paragrafului 3. Statul beneficiar va incerca sa extindă implementarea verificărilor chiar dincolo de perioada respectiva. Se va asigura o separare adecvată a sarcinilor între asemenea verificări şi procedurile de implementare sau plata privind masurile. 3. Selectarea esantionului de tranzacţii ce vor fi verificate va tine cont de:
8. a)necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de măsuri, din punct de vedere al tipului şi dimensiunii; ...
9. b)orice factor de risc identificat cu ocazia verificărilor naţionale sau comunitare; ...
10. c)necesitatea de a asigura ca diferitele tipuri de organe implicate în managementul şi implementarea măsurilor şi cele doua sectoare de activitate (transport şi mediu) sunt verificate în mod corespunzător. ... Secţiunea a 10-a În cadrul controalelor statul beneficiar va incerca sa verifice următoarele:
11. a)aplicarea practica şi eficienta sistemelor de management şi control; ...
12. b)executarea măsurii în conformitate cu memorandumul de finanţare prin care s-a acordat asistenţa şi cu obiectivele stabilite pentru măsura; ...
13. c)pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, conformitatea acelor înregistrări cu documentele justificative deţinute de agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali; ...
14. d)prezenta unui sistem de audit corespunzător; ...
15. e)pentru un număr adecvat de tipuri de cheltuieli, ca natura şi calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare şi corespund specificatiilor aprobate ale măsurii şi lucrărilor executate în realitate; ...
16. f)cofinantarea naţionala corespunzătoare a fost într-adevăr disponibilizata; ...
17. g)ca măsurile cofinantate au fost implementate în conformitate cu regulile şi politicile Comunităţii, conform art. 5 din memorandumul de finanţare. ... Secţiunea a 11-a Verificările vor stabili dacă problemele intampinate au un caracter sistemic, ridicand un risc pentru alte măsuri sau pentru toate măsurile operate de către aceleaşi agenţii de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor asemenea situaţii, orice examinare suplimentară considerată necesară, măsurile de corectie şi acţiunile preventive necesare. Secţiunea a 12-a Fiecare stat beneficiar şi Comisia se vor consulta cel puţin o dată pe an în vederea coordonării programelor lor de control, astfel încât să se maximizeze efectul util al resurselor alocate controalelor la nivel naţional şi comunitar. Aceste consultări vor aborda tehnicile de analiza a riscului ce trebuie aplicate şi vor tine cont de controalele recente, rapoartele şi comunicările autorităţilor naţionale, ale Comisiei şi Curţii Europene de Conturi. Secţiunea a 13-a În conformitate cu secţiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia, până la data de 30 iunie a fiecărui an şi pentru prima data până la data de 30 iunie 2002, asupra aplicării secţiunilor 9-11 ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent şi, în plus, va furniza orice completare sau actualizare necesară a descrierii sistemelor de management şi control, comunicate conform secţiunii a 5-a

(1). Secţiunea a 14-a Declaraţia de finalizare a proiectelor Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declaraţii de finalizare a măsurilor, conform anexei nr. III.4.C, va avea o funcţie independenta de coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali. Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internaţional acceptate. I se vor furniza de către coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali toate informaţiile solicitate şi va avea acces la înregistrările şi documentele justificative necesare pentru elaborarea declaraţiei. Secţiunea a 15-a Declaraţiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management şi control, pe rezultatele verificărilor deja făcute şi, unde este necesar, pe o verificare selectiva suplimentară a tranzacţiilor şi a raportului final elaborat conform secţiunii a V-a a anexei nr. III.

1. Persoana sau departamentul ce emite declaraţia va face toate investigaţiile necesare pentru a obţine o asigurare rezonabila ca declaraţia certificată a cheltuielilor este corecta, ca tranzacţiile sunt legale şi reale şi ca măsura a fost realizată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii. Declaraţiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din anexa nr. III.4.C şi vor fi însoţite de un raport care va include toate informaţiile relevante pentru justificarea declaraţiei, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificărilor realizate de organele naţionale şi comunitare la care declarantul a avut acces. Secţiunea a 16-a Dacă prezenta unor lipsuri majore în ceea ce priveşte managementul şi controlul sau frecventa ridicată a iregularitatilor descoperite ori unele îndoieli privind implementarea adecvată a măsurii nu permit o asigurare generală pozitiva în ceea ce priveşte validitatea cererii finale de plată şi a certificatului final de cheltuieli, declaraţia se va referi la aceste circumstanţe şi va estima amploarea problemei şi impactul financiar al acesteia. Într-un asemenea caz Comisia poate cere o verificare suplimentară în vederea identificarii şi corectării iregularitatilor într-un interval specificat de timp. Secţiunea a 17-a Informaţiile contabile ce trebuie deţinute şi comunicate Comisiei la cerere
2. Înregistrările contabile asupra măsurilor la care se face referire în anexa nr. III.4.A vor trebui ţinute, pe cat posibil, în format electronic. Asemenea înregistrări vor fi făcute disponibile Comisiei la cerere, în scopul verificării documentelor şi verificărilor la faţa locului, fără a se aduce prejudicii cerinței de a se furniza rapoarte de progres conform secţiunii a X-a a anexei nr. III.
4. La cererea scrisă a Comisiei, statul beneficiar va transmite acesteia înregistrările la care se face referire în paragraful 1, într-un interval de 10 zile lucrătoare de la primirea cererii. O perioada diferita poate fi agreată între Comisie şi statul beneficiar, în special în cazul în care înregistrările nu sunt disponibile în format electronic.
5. Comisia se va asigura ca informaţiile înaintate de statul beneficiar sau colectate în cursul inspecţiilor la faţa locului rămân confidenţiale şi în siguranţa.
6. Cu respectarea legilor naţionale, oficialii Comisiei vor avea acces la toate documentele pregătite în vederea sau în cursul controalelor desfăşurate conform acestei anexe şi la datele deţinute, inclusiv cele din sistemele computerizate. Secţiunea a 18-a Corectii finale
7. Dacă, după finalizarea verificărilor necesare, Comisia ajunge la concluzia ca: a) implementarea unei măsuri nu justifica o parte sau întreaga asistenţa acordată, incluzând esecul îndeplinirii uneia dintre condiţiile din memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţa şi, în special, orice schimbare semnificativă afectand natura sau condiţiile de implementare a măsurii, pentru care aprobarea Comisiei nu a fost cerută; sau ... b) exista o iregularitate cu privire la asistenţa ISPA şi ca statul beneficiar nu a luat nici măsurile corective necesare, ... Comisia va suspenda asistenţa în ceea ce priveşte măsura respectiva, declarand motivele, şi solicita statului beneficiar sa expuna comentariile sale într-o perioadă specificată de timp. Dacă statul beneficiar are obiecţii în ceea ce priveşte observaţiile făcute de Comisie, acesta va fi invitat la o audiere de către Comisie, în care ambele părţi vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privinta observaţiilor şi concluziilor finale.
8. La sfârşitul perioadei stabilite de Comisie, aceasta, cu respectarea procedurilor existente şi dacă nu se ajunge la un acord în termen de 3 luni, luând în considerare orice comentariu făcut de statul beneficiar, va decide: a) sa reducă plata în avans la care se face referire în secţiunea a III-a

(2)a anexei nr. III.1; sau ... b) sa opereze corectiile financiare cerute. Aceasta va insemna anularea întregii asistente acordate pentru măsura sau unei părţi din aceasta. ... Aceste decizii vor respecta principiul proportionalitatii. Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corectiei, va tine cont de tipul iregularitatii sau schimbării şi de amploarea impactului financiar potenţial al oricărei deficiente a sistemelor de management şi control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plătite. 3. Orice suma primită nejustificat şi care trebuie recuperată va fi plătită Comisiei. Dobânda asupra contului cu sumele rambursate cu întârziere va fi atribuită în conformitate cu regulile stabilite în secţiunea a 21-a. Secţiunea a 19-a 1. Totalul corectiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile secţiunii a 18-a

(2)pentru iregularitati individuale sau sistemice vor fi evaluate oriunde este posibil şi practic, pe baza dosarelor individuale, şi va fi egal cu totalul cheltuielilor atribuite greşit ISPA, ţinându-se cont de principiul proportionalitatii. 2. Când nu este posibil sau practic să se cuantifice totalul exact al cheltuielilor incorecte sau când ar fi disproportionat să se anuleze în întregime cheltuielile respective şi Comisia îşi bazează corectiile financiare pe o extrapolare ori o rata fixa, va proceda după cum urmează:

1. a)în cazul extrapolarii, va folosi un esantion reprezentativ de tranzacţii asemănătoare; ...
2. b)în cazul ratei fixe, va evalua importanţa încălcării regulilor, amploarea şi implicatiile financiare ale deficienţelor sistemului de management şi control care au condus la iregularitatile stabilite. ... 3. Acolo unde Comisia îşi fundamentează poziţia pe datele stabilite de auditori, alţii decât cei ai propriilor servicii, aceasta îşi va elabora propriile concluzii privind consecinţele financiare, după examinarea măsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secţiunii a VII-a a anexei nr. III.1, secţiunii a 18-a

(1)şi

(2)din aceasta anexa, rapoartelor transmise conform anexei nr. III.5 şi raspunsurilor statului beneficiar. Secţiunea a 20-a 1. Perioada în care statul beneficiar respectiv poate răspunde la o cerere conform secţiunii a 18-a

(1), poate inainta comentariile sale şi, unde este cazul, poate face corectii va fi de doua luni, cu excepţia cazurilor pe deplin justificate în care o perioadă mai lungă poate fi agreată de Comisie.

1. Acolo unde Comisia propune corectii financiare pe baza extrapolarii sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul unei examinari a dosarelor respective, ca amploarea reală a iregularitatilor a fost mai mica decât aceea evaluată de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinării la o proporţie adecvată sau la un esantion de dosare. Cu excepţia cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru aceasta examinare nu va depăşi o perioadă suplimentară de doua luni, după cele doua luni la care se face referire în paragraful
2. Rezultatele unei asemenea examinari vor fi analizate în maniera specificată în al doilea subparagraf al secţiunii a 18-a

(1). Comisia va lua în considerare orice dovada înaintată de statul beneficiar în perioada stabilită. 3. Oricând statul beneficiar obiecteaza faţă de observaţiile făcute de Comisie şi are loc o audiere conform subparagrafului al doilea al secţiunii a 18-a

(1), perioada de 3 luni în care Comisia poate lua o decizie va începe să curgă de la data audierii. Secţiunea a 21-a 1. Orice rambursare ce trebuie facuta către Comisie, conform secţiunii a 18-a

(3), va fi efectuată înaintea datei indicate în cererea transmisă responsabilului naţional cu autorizarea finanţării. Aceasta data va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare.

1. Orice întârziere în efectuarea rambursarii va da naştere la dobânda la plăţile efectuate cu întârziere, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 şi sfârşind cu data plăţii efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5% mai mare decât rata aplicată de Banca Centrala Europeană în operaţiile sale de refinantare în prima zi lucrătoare a lunii în care data respectiva cade.
2. O corectie financiară conform secţiunii a 18-a

(2)nu va aduce prejudicii obligaţiei statului beneficiar de a urmări recuperarea conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.

2. Atunci când trebuie recuperate sume ca urmare a corectiilor financiare, serviciul sau organul competent va iniţia procedurile de recuperare şi va notifica aceasta coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional şi agentiilor de implementare. Secţiunea a 22-a Nici o prevedere a acestei anexe nu va împiedica statul beneficiar să aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici. Anexa III.4.A DESCRIEREA SUCCINTĂ a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru un sistem de audit corespunzător (secţiunea a 6-a) Un sistem de audit corespunzător, descris în secţiunea a 6-a

(2), este îndeplinit, pentru o măsura data, inclusiv proiecte individuale în cadrul grupurilor de proiecte, atunci când:

1. Evidentele contabile ţinute la nivelul de management corespunzător furnizează informaţii detaliate despre cheltuielile reale făcute în cadrul măsurii cofinantate de către agenţia de implementare, inclusiv atunci când aceasta din urma nu este destinatarul final al finanţării, organele şi firmele implicate în implementarea măsurii, fie ca sunt concesionari, delegaţi sau alt tip. Înregistrările contabile arata data în care au fost făcute, valoarea fiecărui articol de cheltuiala, natura documentelor justificative, data şi metoda de plată. Documentaţia justificativă necesară (de exemplu, facturile) se anexează.
2. În cazul cheltuielilor legate doar parţial de măsura cofinantata, este demonstrata corectitudinea cheltuielilor între măsura cofinantata şi restul operaţiunilor. Aceeaşi regula se aplică tipurilor de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai în cadrul unor anumite limite sau în raport cu alte costuri.
3. Specificaţiile tehnice şi planul financiar al măsurii, rapoartele de progres, documentele privind licitaţiile şi procedurile de contractare, precum şi rapoartele inspecţiilor asupra executării măsurii, în conformitate cu secţiunea a 4-a, sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat.
4. Pentru declararea cheltuielilor reale făcute în cadrul măsurii către Fondul Naţional, informaţiile menţionate în paragraful 1 sunt adunate într-o declaraţie de cheltuieli detaliată pe categorii. Declaraţiile detaliate ale cheltuielilor constituie documente justificative pentru înregistrările contabile ale Fondului Naţional şi reprezintă baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli către Comisie.
5. În cazul în care exista unul sau mai multe organe delegate la un nivel intermediar între agenţia de implementare sau organele ori firmele implicate în implementarea măsurii şi Fondul Naţional, fiecare organ delegat solicita declaraţii detaliate de cheltuieli, pentru aria sa de responsabilitate, de la organul de la nivelul inferior, ca documente justificative pentru propriile înregistrări contabile, din care transmite cel puţin un rezumat al cheltuielilor făcute în cadrul măsurii către organul de la nivelul superior.
6. În cazul transferurilor computerizate de date, toate autorităţile şi organele implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a-şi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzător al sumelor totale raportate Comisiei pentru fiecare cheltuiala şi pentru documentele justificative la nivelul agenţiei de implementare şi al celorlalte organe şi firme care sunt implicate în implementarea măsurii. Anexa III.4.B CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECLARAŢIE DE CHELTUIELI ŞI CERERE DE PLATA COMISIA EUROPEANĂ - ISPA Certificat intermediar/final şi declaraţie de cheltuieli şi cerere de plată (de transmis la Unitatea .... a DG REGIO pe canale oficiale) Anexa III.4.C MODEL INDICATIV AL DECLARAŢIEI LA FINALIZAREA MĂSURII*6) (secţiunea a 14-a) În vederea alinierii conţinutului anexei nr. III.4 la Memorandumul de finanţare ISPA "Sisteme de management şi control pentru asistenţa acordată prin ISPA şi pentru măsurile privind corectiile financiare" la prevederile Regulamentului Comisiei nr. 1.386/2002 privind sistemele de management şi control pentru asistenţa financiară acordată prin Fondul de coeziune şi procedurile referitoare la corectiile financiare, aliniere care răspunde, de asemenea, angajamentului Comisiei faţă de solicitarea Parlamentului European din anul 2001 privind întărirea capacităţii financiare a Programului ISPA şi managementul iregularitatilor, am fost informati prin scrisoarea dumneavoastră nr. 101.116/2003 ca anexele menţionate în adresa dumneavoastră trebuie amendate pentru toate memorandumurile ISPA încheiate în perioada 2000-
7. Pentru a aplica aceasta modificare la memorandumurile de finanţare ISPA încheiate în această perioadă, la data de 27 martie 2003 Guvernul României a împuternicit ministrul integrării europene, în calitate de coordonator naţional ISPA, să semneze scrisoarea de amendare pentru măsurile ISPA prezentate în scrisoarea dumneavoastră. Ca urmare, pentru a include şi a aplica prevederile noii anexe nr. III.4 pentru toate proiectele ISPA deja încheiate în aceşti 3 ani şi nefinalizate încă, toate memorandumurile de finanţare ISPA sunt amendate. În conformitate cu procedurile de amendare, aceasta scrisoare şi scrisoarea CE nr. 101.116 din 30 ianuarie 2003 constituie un amendament oficial la memorandumurile de finanţare la care se face referire în scrisoarea menţionată mai sus, care va fi adăugat la respectivele memorandumuri de finanţare şi va constitui parte integrantă a acestora. A dumneavoastră, Hildegard Carola Puwak, ministrul integrării europene, coordonator naţional ISPA Copie: Domnului Jonathan Scheele, şeful Delegaţiei Comisiei Europene în România Domnului Guy Crauser Director general DG Politica Regionala Comisia Europeană ---------