ANEXA*) din 10 octombrie 2001

(2)CR 1266/99 privind coordonarea asistenţei în cadrul strategiei de pre-aderare, cheltuielile privind monitorizarea sunt eligibile pentru asistenţa din bugetul Comunităţii. Comitetul de Management şi-a dat avizul favorabil referitor la prevederile privind eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele finanţate prin ISPA. Comitetul de Monitorizare, responsabil de monitorizarea proiectelor, prin prezentul Memorandum, va dispune de resursele financiare necesare în vederea derulării activităţilor sale, în conformitate cu cele specificate în Anexa III şi în documentul privind Asistenţa Tehnica în 2001, aprobat pentru acţiuni întreprinse la iniţiativa şi în numele Comisiei. Anexa 2 Condiţii generale aplicabile Memorandumurilor de finanţare nerambursabilă din partea Comunităţii Europene, încheiate în cadrul programelor descentralizate de ajutor extern Cuprins Dispoziţii generale şi administrative

1. Obligaţii generale
2. Obligaţii privind informarea şi rapoartele tehnice şi financiare
3. Responsabilitate
4. Conflict de interese
5. Confidenţialitate
6. Publicitate
7. Dreptul de proprietate/de utilizare a rezultatelor şi echipamentelor
8. Evaluarea Proiectului
9. Modificarea Memorandumului
10. Cesionarea
11. Rezilierea Memorandumului
12. Durata de desfăşurare a Proiectului, prelungirea, suspendarea şi data limita
13. Legea aplicabilă şi instanţele competente Prevederi financiare
14. Costuri eligibile
15. Plati şi dobânzi de întârziere a plăţii
16. Contabilitate şi control tehnic şi financiar
17. Suma finala a finanţării de către Autoritatea Contractantă
18. Restituirea finanţării nerambursabile Dispoziţii generale şi administrative Articolul 1 Obligaţii generale 1

(1). Beneficiarul se va asigura ca implementarea Proiectului se derulează conform cu Descrierea Proiectului din Anexa I, fie prin mijloace proprii fie în parteneriat cu una sau mai multe organizaţii nonprofit sau alte instituţii. Beneficiarul poate subcontracta, de preferat către întreprinderi locale, o parte limitată a Proiectului (lucrări/servicii). Partea principala a Proiectului trebuie să fie executată de către Beneficiar şi parteneri, unde este cazul. Dacă implementarea Proiectului presupune încheierea de contracte de către Beneficiar, vor fi aplicate procedurile de achiziţie ale Comunităţii Europene. Partenerii, subcontractantii şi bunurile aprovizionate trebuie să provină din Comunitatea Europeană sau din ţara sau ţările eligibile pentru finanţări nerambursabile în cadrul programului din care face parte Proiectul. Autoritatea Contractantă nu recunoaşte nici o legătură contractuală cu partenerul/partenerii Beneficiarului sau cu subcontractorii acestuia. Numai Beneficiarul este singurul care răspunde în faţa Autorităţii Contractante pentru implementarea Proiectului. Beneficiarul se angajează ca condiţiile impuse lui conform contractului se aplică în aceeaşi măsura tuturor partenerilor şi subcontractanţilor implicaţi. 1

(2). Beneficiarul trebuie să implementeze Proiectul cu toată grija, eficienta, transparenta şi cu toate diligenţele necesare, în concordanta cu cele mai bune practici din domeniul de activitate vizat şi în conformitate cu prezentul Memorandum. În acest scop Beneficiarul va mobiliza toate resursele financiare, umane şi materiale necesare pentru finalizarea proiectului, asa cum se specifică în Descrierea Proiectului, şi va acorda o importanţa deosebită utilizării resurselor umane şi materiale locale. 1

(3). Dacă beneficiarul sau unul din partenerii, subcontractantii sau mandatarii acestuia se angajează într-o activitate ilegala în legătură cu acest proiect sau cu oricare alta activitate finanţată de către Comunitatea Europeană sau de către Autoritatea Contractantă, aceasta din urma poate suspenda Proiectul sau rezilia Memorandumul în conformitate cu Art. 11

(3). Articolul 2 Obligaţiile privind informarea şi rapoartele tehnice şi financiare 2

(1). Beneficiarul trebuie să furnizeze Autorităţii Contractante toate informaţiile legate de implementarea Proiectului. În acest scop Beneficiarul trebuie să întocmească rapoarte intermediare şi un raport final. Aceste rapoarte trebuie să conţină o parte tehnica şi una financiară. Autoritatea Contractantă poate solicita informaţii suplimentare în orice moment; aceste informaţii trebuie să-i fie furnizate în maxim 30 zile de la solicitare. 2

(2). Beneficiarul trebuie să trimită Autorităţii Contractante rapoarte intermediare în conformitate cu modalităţile prevăzute mai jos. Fiecare raport trebuie să furnizeze justificări complete asupra tuturor aspectelor implementarii, pentru perioada pentru care este întocmit. Rapoartele trebuie întocmite în asa fel încât să permită compararea între obiective, mijloacele prevăzute sau angajate, rezultatele asteptate şi cele obţinute şi detaliile bugetului Proiectului. Raportul trebuie să conţină un plan de acţiune pentru următoarea etapa a implementarii proiectului. 2

(3). Raportul final trebuie să conţină o descriere detaliată a condiţiilor în care a fost realizat proiectul, informaţii asupra măsurilor luate pentru identificarea Comunităţii Europene ca sursa a finanţării şi asupra elementelor care să permită evaluarea impactului Proiectului, un decont final al tuturor costurilor eligibile ale Operaţiunii, plus o recapitulatie completa a veniturilor şi a cheltuielilor proiectului precum şi a plăţilor primite. 2

(4). Rapoartele trebuie prezentate, în aceeaşi limba ca şi contractul, la termenele următoare: A. Dacă plata se efectuează conform optiunilor 1 sau 3 din Art. 15

(1): un raport unic şi final va fi transmis Autorităţii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la terminarea duratei de desfăşurare asa cum este definită în Art. 2 al Condiţiilor Speciale. B. Dacă plata se efectuează conform opţiunii 2 din Art. 15

(1): - un raport intermediar trebuie să însoţească fiecare cerere de plată; - raportul final va fi transmis Autorităţii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la terminarea duratei de desfăşurare asa cum este definită în Art. 2 al Condiţiilor Speciale. 2

(5). Condiţiile Speciale pot stipula ca Beneficiarul trebuie să furnizeze un exemplar suplimentar al rapoartelor pentru Delegaţia Comisiei Europene responsabilă cu monitorizarea Proiectului. 2

(6). Dacă Beneficiarul nu furnizează Autorităţii Contractante un raport final în termenul prevăzut de Art. 2

(4)şi nu furnizează o explicaţie scrisă acceptabilă şi suficienta asupra motivelor care l-au împiedicat să-şi îndeplinească aceasta obligaţie, Autoritatea Contractantă poate rezilia Memorandumul conform primului alineat al Art. 11

(3)şi poate recupera sumele deja plătite Beneficiarului. De asemenea, dacă plăţile se efectuează conform opţiunii 2 din Art. 15

(1)şi Beneficiarul nu a prezentat un raport intermediar şi o cerere de plată la sfârşitul fiecărei perioade de 12 luni după data prevăzută la Art. 2

(1)din Condiţiile Speciale, Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă asupra motivelor din cauza cărora nu a putut să se conformeze acestei obligaţii şi sa indice stadiul în care se afla Proiectul. Dacă Beneficiarul nu se achită de aceste obligaţii, Autoritatea Contractantă poate rezilia Memorandumul conform primului alineat din Art. 11

(3)şi poate proceda la recuperarea sumelor deja plătite beneficiarului. Articolul 3 Responsabilitate 3

(1). Autoritatea Contractantă nu poate fi facuta responsabilă, în nici o circumstanţă şi din nici un motiv, pentru daune aduse personalului sau bunurilor Beneficiarului pe durata desfăşurării proiectului, în consecinţa, Autoritatea Contractantă nu va admite nici o cerere de despăgubire sau plati suplimentare în legătură cu astfel de daune. 3

(2). Beneficiarul îşi va asuma întreaga responsabilitate în raport cu terţe părţi, inclusiv pentru daune de orice natura aduse terţelor părţi pe perioada desfăşurării proiectului. Beneficiarul va exonera Autoritatea Contractantă de orice răspundere asociata cu orice cerere de despăgubire sau acţiune aparuta ca urmare a încălcării reglementărilor legale de către Beneficiar, de angajaţii săi sau de persoanele pentru care aceştia răspund, sau ca rezultat al încălcării drepturilor unei terţe părţi. Articolul 4 Conflict de interese Beneficiarul se angajează sa ia toate măsurile necesare pentru a evita orice conflicte de interese şi va informa Autoritatea Contractantă fără întârziere de orice situaţie care ar determina sau ar putea sa determine apariţia oricărui asemenea conflict de interese. Articolul 5 Confidenţialitate Autoritatea Contractantă şi Beneficiarul se angajează sa păstreze confidenţialitatea rapoartelor prevăzute la art. 2 şi asupra oricărui document, informaţie sau alt material comunicate lor sub clauza de confidenţialitate. Articolul 6 Publicitate 6

(1). Cu excepţia cazurilor în care Autoritatea Contractantă solicita altfel, orice notificare sau publicaţie a Beneficiarului referitoare la proiect, inclusiv la conferinţe şi seminarii, trebuie să specifice ca Proiectul a primit finanţare din partea Comunităţii Europene. Beneficiarul trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a face publică finanţarea sau co-finanţarea proiectului de către Comunitatea Europeană. În acest scop, Beneficiarul se va referi la proiect şi la contribuţia financiară a Comunităţii Europene în toate informaţiile date beneficiarilor finali ai Proiectului, în raportarile interne şi anuale şi în orice relaţii cu media. 6

(2). Orice publicaţie a Beneficiarului, în orice formă şi pe orice suport, inclusiv Internet, trebuie să aibă următoarea menţiune: "Acest document a fost realizat cu asistenţa financiară a Comunităţii Europene. Părerile exprimate aici reprezintă opinia <numele Beneficiarului> şi în concluzie, nu pot fi considerate în nici un caz punctul de vedere oficial al Comunităţii Europene". Articolul 7 Dreptul de proprietate/de utilizare a rezultatelor şi echipamentelor 7

(1). Proprietatea, titlurile şi drepturile de proprietate industriala şi intelectuală rezultate în urma proiectului precum şi raportarile şi alte documente legate de proiect vor rămâne Beneficiarului. 7

(2). Prin derogare de la prevederile primului paragraf, Beneficiarul va acorda Autorităţii Contractante dreptul de a utiliza gratuit şi după cum considera necesar toate documentele rezultate în urma Proiectului, oricare ar fi forma acestora. 7

(3). Echipamentele, vehiculele şi materiile prime finanţate din finanţarea nerambursabilă a Autorităţii Contractante vor fi transferate, cel mai târziu la sfârşitul perioadei de implementare a proiectului, beneficiarilor finali ai proiectului. Copii ale titlurilor de transfer trebuie să fie anexate raportului final. Articolul 8 Evaluarea proiectului 8

(1). Dacă Autoritatea Contractantă sau Comisia Europeană fac o evaluare intermediara sau ulterioară (ex-post), Beneficiarul se angajează sa pună la dispoziţia Autorităţii Contractante, Comisiei Europene şi/sau agenţilor autorizaţi de acestea toate documentele sau informaţiile care să permită ca evaluarea respectiva să fie dusa la bun sfârşit şi le va acorda drepturile de acces prevăzute la art. 16

(2). 8

(2). Dacă oricare din părţi (sau Comisia Europeană) face sau mandatează o evaluare în cadrul proiectului, trebuie să comunice o copie din raportul de evaluare celeilalte părţi şi Comisiei Europene (sau celorlalte părţi, după caz). Articolul 9 Modificarea Memorandumului 9

(1). Orice modificare a Memorandumului, inclusiv a anexelor, trebuie facuta în scris şi va face obiectul unui act adiţional. Dacă cererea de modificare a Memorandumului vine din partea beneficiarului, acesta trebuie să adreseze aceasta cerere Autorităţii Contractante cu 30 de zile înaintea momentului la care doreşte ca aceasta modificare să între în vigoare, cu excepţia cazurilor bine justificate de beneficiar şi acceptate de Autoritatea Contractantă. 9

(2). Cu toate acestea, dacă modificarea Memorandumului nu afectează scopul principal al proiectului şi impactul financiar se limitează la un transfer în cadrul unei singure rubrici a bugetului sau la un transfer rubricile bugetului implicând o variatie de mai puţin de 10% a sumei iniţial înscrise la o rubrica pentru o categorie de cheltuieli eligibile, beneficiarul va aplica modificarea şi va anunta Autoritatea Contractantă fără întârziere. Aceasta metoda nu poate fi utilizata pentru a modifica rubricile pentru cheltuieli administrative şi rezerve pentru cheltuieli neprevăzute. Schimbarea adresei, modificarea contului bancar şi a auditorului fac de asemenea obiectul simplei notificări, însă acest lucru nu va afecta opţiunea Autorităţii Contractante de a se opune alegerii făcute de Beneficiar în privinta contului bancar sau auditorului. Schimbarea contului bancar trebuie specificată în cererea de plată care trebuie să fie conformă cu modelul prezentat ca Anexa V. Autoritatea Contractantă îşi rezerva dreptul de a solicita schimbarea auditorului menţionat în Art. 7

(1)din "Condiţiile speciale" dacă elemente care nu erau cunoscute la încheierea Memorandumului, ridica îndoieli asupra independentei sau profesionalismului auditorului. Articolul 10 Cesionarea Memorandumul şi plăţile aferente acestuia nu pot fi transferate sau cedate unei terţe părţi în nici un fel, fără acordul scris prealabil al Autorităţii Contractante. Articolul 11 Rezilierea Memorandumului 11

(1). Beneficiarul poate rezilia Memorandumul în orice moment, cu un preaviz, în scris, de 2 luni. În acest caz, Beneficiarul nu va fi îndreptăţit decât la plata finanţării nerambursabile doar pentru partea proiectului executată, fără a afecta dreptul Autorităţii Contractante de a solicita restituirea/rambursarea integrală sau parţială a sumelor deja plătite în caz de reziliere a Memorandumului înainte de termen. 11

(2). În cazuri excepţionale şi bine justificate, Autoritatea Contractantă poate decide rezilierea Memorandumului, cu un preaviz în scris de 2 luni, fără să fie obligată la plata de compensaţii. În acest caz, Beneficiarul va fi îndreptăţit la plata din finanţarea nerambursabilă doar a sumelor aferente părţii proiectului pe care a realizat-o efectiv. 11

(3). Autoritatea Contractantă poate rezilia contractul, fără preaviz şi fără sa plătească compensaţii de orice fel, atunci când Beneficiarul: - nu îşi îndeplineşte, fără justificare, oricare din obligaţiile care îi revin şi, după ce a fost înştiinţat în scris să îşi îndeplinească aceste obligaţii, persista încă în neonorarea lor sau nu furnizează explicaţii satisfăcătoare în 30 zile de la trimiterea notificării; - este declarat falit, este supus unei proceduri de lichidare judiciară sau oricărei alte proceduri asemănătoare; - îşi schimba personalitatea juridică, cu excepţia cazurilor în care se încheie un act adiţional în acest sens; - nu respecta prevederile art. 4 sau 10, sau se afla într-una din situaţiile prevăzute la art. 1

(3)sau 16

(6); - face declaraţii false sau incomplete pentru, a obţine finanţarea nerambursabilă prevăzută în Memorandum sau furnizează raportări care nu corespund realităţii; - comite neregularităţi financiare. În aceste cazuri Autoritatea Contractantă poate solicita rambursarea totală sau parţială a sumelor deja plătite în cadrul Memorandumului. Înainte de sau în loc de rezilierea contractului conform dispoziţiilor acestui articol, Autoritatea Contractantă poate suspenda plăţile ca o măsura preventivă, fără notificare prealabilă. Articolul 12 Durata de executare a Proiectului, prelungirea, suspendarea şi data limita 12

(1). Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere asupra oricăror circumstanţe în măsura sa afecteze sau sa întârzie implementarea proiectului. Beneficiarul poate solicita cu cel puţin o luna de zile înainte de terminarea duratei de executare a proiectului, prelungirea acesteia. Solicitarea trebuie însoţită de toate dovezile necesare evaluării acesteia. 12

(2). Beneficiarul poate suspenda implementarea tuturor sau a unora din părţile Proiectului dacă circumstanţele (îndeosebi forta majoră) fac prea dificila sau periculoasa continuarea acestuia. Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere şi să-i pună la dispoziţie toate detaliile necesare. Autoritatea Contractantă poate rezilia Memorandumul conform art. 11

(2). În cazul în care Memorandumul nu este reziliat, Beneficiarul se va strădui sa minimizeze durata întreruperii şi poate relua implementarea de îndată ce condiţiile o permit şi după ce informează Autoritatea Contractantă despre acest fapt. Durata de execuţie a proiectului se va prelungi cu o perioadă de timp egala cu cea în care executarea a fost întreruptă. Aceasta se va face fără a prejudicia orice amendamente la Memorandum, care pot fi cerute în scopul adaptării proiectului la noile circumstanţe ale implementarii. 12

(3). Memorandumul încetează după 24 de luni de la încheierea duratei de execuţie a proiectului, asa cum este aceasta definită la Art. 2 din Condiţii Speciale. Autoritatea Contractantă va notifica Beneficiarului orice amânare a datei de încheiere a Memorandumului. Articolul 13 Legea aplicabilă şi instanţele competente 13

(1). Prezentul Memorandum va fi supus legii Autorităţii Contractante. 13

(2). În cazul unui litigiu între Autoritatea Contractantă şi Beneficiar, care ar putea aparea în executarea prezentului Memorandum şi care nu poate fi soluţionat pe cale amiabila, litigiul va putea fi supus concilierii Comisiei Europene, cu consimţământul ambelor părţi. Dacă nu intervine nici o reglementare în termen de 120 de zile de la lansarea procedurii de reconciliere, oricare parte se poate adresa instanţelor din ţara Autorităţii Contractante. Prevederi financiare Articolul 14 Costuri eligibile 14

(1). Pentru a fi considerate eligibile pentru Proiect, costurile trebuie să fie: - necesare pentru realizarea proiectului, să fie prevăzute în Memorandum şi să respecte principiile unei gestiuni financiare sanatoase, mai ales în privinta eficientei economice şi a raportului cost/beneficii; - angajate în cursul duratei de execuţie a Proiectului, asa cum este aceasta definită în Art. 2 din Condiţiile Speciale, fără a prejudicia eligibilitatea costurilor la auditul final; - efectiv angajate, înregistrate în contabilitatea Beneficiarului sau partenerilor, să fie identificabile şi verificabile şi să fie susţinute de documente justificative în original. 14

(2). Următoarele costuri directe sunt eligibile: - cheltuielile cu personalul aferent proiectului, corespunzând salariilor nete la care se adauga cheltuielile sociale şi alte cheltuieli care intră în remuneraţie; salariile şi costurile nu trebuie să depăşească salariile şi costurile suportate în mod normal de beneficiar, şi nici valorile în mod general acceptate pe piaţa în cauza; - cheltuielile pentru transportul şi cazarea personalului care ia parte la activitate, pentru sume care corespund cu preţurile pieţei şi nu depăşesc plafoanele general acceptate de Autoritatea Contractantă (incluzând bilete de avion - clasa economică); - cheltuielile de achizitionare echipamente (noi sau uzate) şi servicii (transport, închiriere etc.), cu condiţia ca acestea sa corespundă preţurilor pieţei; - cheltuieli cu bunuri şi consumabile; - cheltuieli cu sub-contractarea sau cele efectuate de partenerii beneficiarului; - cheltuieli care deriva în mod direct din cerinţele contractului (difuzare informaţii, evaluarea specifică a Proiectului, audit, traduceri, copiere, asigurări, instruirea specifică a personalului implicat în Proiect) inclusiv cheltuielile cu serviciile financiare (în special referitoare la transferuri şi garanţii financiare); - cheltuieli cu taxele, care să nu vina în contradictie cu prevederile art. 14

(5); 14

(3). Un procent fix din costurile administrative directe ale Beneficiarului, care pot fi considerate ca fiind alocate Proiectului, care nu depăşeşte 7% din costurile eligibile directe, va fi eligibil ca şi costuri indirecte. Costurile indirecte vor fi eligibile atât timp cat nu includ costuri care se regăsesc în cadrul altui capitol al bugetului contractului. Costurile indirecte nu vor fi eligibile dacă Memorandumul priveşte finanţarea unui proiect condus de un organism care deja primeşte finanţare nerambursabilă din partea Comisiei Europene. 14(4.) O rezerva pentru cheltuieli neprevăzute de nu mai mult de 5% din valoarea totală a costurilor eligibile poate fi inclusă în Bugetul Proiectului. Ea poate fi utilizata numai cu acordul prealabil (prin scrisoare) al Autorităţii Contractante. 14

(5). Următoarele costuri nu vor fi considerate eligibile: - provizioane pentru pierderi sau datorii viitoare; - dobânzi datorate de Beneficiar unei terţe părţi; - cheltuieli cu achiziţionarea de terenuri sau clădiri, excepţie făcând cele necesare pentru implementarea Proiectului, caz în care proprietatea trebuie transferata beneficiarilor finali ai Proiectului la sfârşitul acestuia; - pierderile de schimb valutar; - taxa pe valoarea adăugată pe care beneficiarul o poate recupera. 14

(6). Orice contribuţie în natura a beneficiarului şi menţionată separat în Anexa III nu va fi considerată drept costuri eligibile pentru finanţare de către Autoritatea Contractantă. Cu toate acestea, Beneficiarul trebuie să se angajeze să facă aceste contribuţii în condiţiile prevăzute în prezentul Memorandum. Articolul 15 Plati şi dobânzi de întârziere a plăţii 15

(1). Procedurile de plată sunt stabilite în Art. 4 al Condiţiilor Speciale după una din cele trei optiuni de mai jos: Opţiunea 1: Proiecte a căror durata nu depăşeşte 12 luni sau a căror finanţare de către Autoritatea Contractantă este mai mica decât 100.000 EURO Autoritatea Contractantă va face plati beneficiarului după cum urmează: . un avans de 80% din suma menţionată la Art. 3

(2)al Condiţiilor Speciale, plătit în termen de 60 zile de la primirea de către Comisie a Memorandumului semnat de ambele părţi şi, unde e cazul, a unei garanţii financiare, . restul de plată (soldul) în termen de 60 de zile de la înregistrarea de către Autoritatea Contractantă a unei cereri pentru plata finala, însoţită de un raport final, sub rezerva aprobării raportului conform Art. 15

(2). Opţiunea 2: Proiecte a căror durata depăşeşte 12 luni şi în care finanţarea furnizată de Autoritatea Contractantă este de 100.000 EURO sau mai mult Autoritatea Contractantă va face plati beneficiarului după cum urmează: . un avans de maxim 80% din partea de buget previzionat finanţată de Autoritatea Contractantă pentru primele 12 luni ale Proiectului (exclusiv rezerva pentru cheltuieli neprevăzute), asa cum este specificat în Art. 4 al Condiţiilor Speciale, în termen de 60 de zile zile de la primirea de către Autoritatea Contractantă a următoarelor documente: - contractul semnat de cele doua părţi, - o cerere de plată şi, - o garanţie financiară dacă este cerută pe baza Art. 15

(4); . plati intermediare anuale în sumele prevăzute la Art. 4 din Condiţii Speciale, în termen de 60 zile de la înregistrarea de către Autoritatea Contractantă a unei cereri de plată însoţită de un raport intermediar, sub rezerva aprobării acelui raport conform Art. 15

(2); . soldul (restul de plată) în termen de 60 zile de la înregistrarea de către Autoritatea Contractantă a cererii de plată finala însoţită de raportul final, sub rezerva aprobării acelui raport conform Art. 15

(2). Plăţile intermediare nu pot fi făcute decât dacă cheltuielile efective angajate reprezintă cel puţin 70% din suma plăţii anterioare, după cum trebuie arătat în raportul intermediar corespunzător. Suma avansului şi a plăţilor intermediare nu poate să depăşească 90% din suma prevăzută la Art. 3

(2)din Condiţii Speciale. Opţiunea 3: Pentru toate Proiectele Beneficiarul va primi finanţarea nerambursabilă de la Autoritatea Contractantă sub forma unei plati unice, în termen de 60 de zile de la înregistrarea de către Autoritatea Contractantă a unei cereri de plată finala, însoţită de raportul final, sub rezerva aprobării acelui raport de către Autoritatea Contractantă. Rapoartele trebuie prezentate în concordanta cu prevederile Art. 2. 15

(2). Termenul de plată de 60 zile calendaristice prevăzut la Art. 15

(1)de mai sus va expira la data la care este debitat contul Autorităţii Contractante. Fără a prejudicia prevederile Art. 11

(3), Autoritatea Contractantă poate opri curgerea acestui termen prin notificarea Beneficiarului ca cererea de plată nu este admisibilă, fie datorită faptului ca suma respectiva nu este exigibilă, fie datorită faptului ca raportul corespunzător nu a putut fi aprobat şi Autoritatea Contractantă considera ca sunt necesare verificări suplimentare. În asemenea cazuri, Autoritatea Contractantă poate cere clarificări, modificări sau informaţii suplimentare care trebuie furnizate în termen de 30 zile de la solicitare. Termenul de plată va continua să curgă de la data la care este înregistrată o cerere de plată corect formulată. 15

(3). La expirarea termenului prevăzut mai sus, Beneficiarul (în afară cazurilor în care beneficiarul este un departament guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunităţii Europene) poate solicita, în termen de 2 luni de la data încasării cu întârziere a plăţii, dobânzi de întârziere la plata, la: - rata scontului aplicată de banca centrala a statului Autorităţii Contractante, în cazul în care plăţile sunt efectuate în moneda statului respectiv; - rata aplicată de Banca Centrala Europeană la principalele operaţiuni de refinantare în EURO dacă plăţile sunt efectuate în EURO. - rata aplicată de Banca Centrala Europeană la principalele operaţiuni de refinantare în EURO dacă plăţile sunt efectuate în EURO, valabilă în prima zi a lunii în care a expirat termenul de plată la care se adauga un punct procentual şi jumătate. Dobânzile de întârziere se vor aplica pentru perioada cuprinsă între data la care expira termenul de plată (inclusiv) şi data la care este debitat contul Autorităţii Contractante (exclusiv). Aceasta dobânda nu este considerată un venit în conformitate cu prevederile Art. 17

(3). 15

(4). Avansurile de 1 milion EURO sau mai mult trebuie să fie acoperite integral de o garanţie financiară care trebuie să rămână valida până când este eliberata de Autoritatea Contractantă după plata finala. Aceasta prevedere nu se aplică dacă Beneficiarul este un departament guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunităţii Europene. 15

(5). Garanţia financiară va fi conformă sau echivalenta cu modelul anexat: Specimen de garanţie financiară pentru rambursarea avansurilor Către: .... <numele şi adresa Autorităţii Contractante> numita în continuare "Autoritate Contractantă", Subiect: Garanţia nr. ....... Garanţie financiară pentru rambursarea avansurilor plătibile în cadrul Contractului de finanţare nerambursabilă ..... [numărul şi titlul Contractului] (a se cita numărul şi titlul în întreaga corespondenta) Noi, subsemnaţii, ................. [numele şi adresa instituţiei financiare] declaram în mod irevocabil ca garantăm în calitate de debitor principal, din partea .......... [numele şi adresa beneficiarului], numit în continuare "Beneficiarul", plata către Autoritatea Contractantă a sumei de ................ [suma avansului exprimată în moneda/valuta în care acesta se acordă], aceasta valoare reprezentând acea parte din costurile Proiectului care este platibila ca un avans conform Memorandumului ............. [numărul şi titlul Memorandumului] încheiat între Beneficiar şi Autoritatea Contractantă. Plata va fi facuta în contul ...... [numărul contului] deţinut de Autoritatea Contractantă, fără alte obiecţiuni sau proceduri legale de orice fel, pe baza primirii primei solicitări scrise din partea dumneavoastră (trimisa prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire) în care se arata ca Beneficiarul nu a rambursat avansul la cerere sau Memorandumul a fost reziliat din diverse motive. Ne angajăm că nu vom întârzia plata şi nici nu ne vom opune plăţii din diverse motive. Ne angajăm sa va informăm în scris imediat despre efectuarea plăţii. Legea aplicabilă prezentei garanţii este legea tarii ............... [ţara în care are sediul instituţia financiară emitenta a garanţiei]. Orice conflict derivând din sau în legătură cu prezenta garanţie se va soluţiona de către instanţele competente din ţara Autorităţii Contractante. Aceasta garanţie intră în vigoare şi va avea efect după semnarea ei. ..................... ..................... [data şi locul] [semnatura]*) ___________ Notă ... *) Numele şi titlul persoanei(lor) care semnează pentru garant trebuie adăugat cu caractere tipărite. 15

(6). Plăţile datorate de Autoritatea Contractantă vor fi făcute în contul bancar numit în Art. 4

(3)din Condiţiile Speciale. Dacă este prevăzut un avans de 1 milion EURO sau mai mult trebuie deschis un cont bancar special pentru proiect. 15

(7). Autoritatea Contractantă va face plăţile în moneda statului de care aparţine sau în EURO, conform modalităţilor stabilite în Condiţiile Speciale. Când plăţile se fac în EURO, eventualele conversii în EURO ale costurilor reale suportate în alte monede se vor face la rata publicată de Banca Centrala Europeană în fascicolul "C" al Jurnalului Oficial din prima zi lucrătoare a lunii în care a fost facuta cererea de plată. În cazul valutelor care nu sunt cotate în Jurnalul Oficial, conversia se va face pe baza ratelor publicate în Financial Times din prima zi de marti a lunii în care este facuta cererea de plată. 15

(8). Orice dobânda obţinută asupra avansului plătit de Autoritatea Contractantă beneficiarului va fi considerată venit conform Art. 17

(3). Acesta va putea fi utilizat pentru finanţarea costurilor eligibile ale Proiectului. Articolul 16 Contabilitate şi controale tehnice şi financiare 16

(1). Beneficiarul trebuie să ţină înregistrări contabile sistematice şi precise referitoare la implementarea Proiectului folosind un sistem contabil specific cu dubla intrare, ca parte din sau suplimentar faţă de propriul sistem contabil. Acest sistem contabil specific va urma procedurile dictate de uzanţele profesionale. Pentru fiecare proiect trebuie ţinuta o contabilitate separată, evidentiind toate veniturile şi cheltuielile. Aceste conturi trebuie de asemenea sa indice cu exactitate dobânzile obţinute asupra fondurilor plătite de Autoritatea Contractantă. 16

(2). Beneficiarul trebuie să consimtă la inspecţiile pe bază de documente sau la faţa locului efectuate de Autoritatea Contractantă, Comisia Europeană şi Curtea de Conturi a Comunităţii Europene asupra modului de utilizare a finanţării nerambursabile, în conformitate cu reglementările financiare aplicabile bugetului Autorităţii Contractante (sau acolo unde este cazul aplicabile bugetului general al Comunităţii Europene sau al cooperării Comunităţii Europene cu Africa, ţările din Caraibe şi Pacific) pentru o perioadă de 5 ani de la data terminării proiectului. În acest scop, Beneficiarul se angajează sa acorde personalului Autorităţii Contractante, Comisiei Europene şi al Curţii de Conturi, precum şi persoanelor mandatate de aceştia, drept de acces la locurile şi spaţiile unde se implementeaza proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnica şi financiară a Proiectului. Accesul persoanelor mandatate de Autoritatea Contractantă, Comisia Europeană şi Curtea de Conturi se face sub condiţia confidenţialităţii stricte faţă de terţi, fără a prejudicia obligaţiile de drept public la care se supun acestea. Documentele trebuie să fie uşor accesibile şi arhivate astfel încât să permită o verificare uşoară; Beneficiarul este obligat sa informeze Autoritatea Contractantă de locul unde sunt arhivate documentele. 16

(3). Documentele menţionate la art. 16

(2)includ: A. Lucrări, bunuri şi servicii: - oferte de la furnizori; - contracte sau ordine de achiziţie; - facturi şi dovezi ale plăţii sau facturi plătite; dacă bunurile provin din stocurile Beneficiarului facturile trebuie să reflecte preţul plătit la momentul achiziţiei; o copie a facturii de achiziţie trebuie să fie ataşată; - în privinta cheltuielilor cu combustibili şi lubrifianţi, Beneficiarul va tine o lista recapitulativa conţinând numărul de kilometri parcursi, consumul mediu al vehiculelor utilizate, preţul carburantilor şi cheltuielile de întreţinere. B. Cheltuieli de personal: - situaţia cheltuielilor cu personalul angajat local pe o perioadă determinata, menţionând suma remuneraţiei plătite în numerar sau în natura, certificate de responsabilul local şi descompuse în salariu brut, cheltuieli sociale, asigurări şi salariu net; - situaţia cheltuielilor privind personalul expatriat sau/şi personalul din Europa (dacă proiectul se desfăşoară în Europa), pe luni de lucru efectiv; cheltuielile se vor evalua pe bază de preţuri unitare pe unităţi de timp lucrat verificabile şi vor fi descompuse în salariu brut, cheltuieli sociale, asigurări şi salariu net. 16

(4). Dacă suma finanţării nerambursabile este de 100.000 EURO sau mai mult, la sfârşitul Proiectului va fi făcut un audit final. Dacă, în plus, durata proiectului este mai mare de 18 luni va fi făcut un audit anual pentru fiecare perioada de 12 luni de la începutul proiectului. Fiecare Raport de audit va trebui sa cuprindă: - analiza şi controlul asupra naturii, legalităţii şi regularitatii cheltuielilor; - controlul utilizării avansurilor; - auditul conturilor de terţi; - confruntarea cheltuielilor cu conturile specifice la care se face referire la art. 16

(1)şi cu Bugetul proiectului; - verificarea veniturilor din proiect (incluzând avansurile comunitare, dobânzile la avansuri, co-finantarile şi alte venituri generate de proiect); - informaţii asupra locului precis unde sunt arhivate documentele justificative originale care trebuie accesate în cazul unui control al Comisiei Europene sau Curţii de Conturi. În plus, Auditorul va efectua, prin sondaj, controale la faţa locului (existenta, conformitate) privind Proiectul. Fără a aduce atingere prevederilor art. 11

(3), auditul nu trebuie să intrerupa derularea proiectului. Auditul trebuie să fie condus conform standardelor internaţionale în domeniu. 16

(5). Beneficiarul poate îndeplini obligaţiile de la art. 16

(4)depunând fie rapoarte de audit ale Proiectului, fie propriile rapoarte anuale de audit cu condiţia ca auditul să fie asigurat de auditorul independent şi agreat de Autoritatea Contractantă. 16

(6). Dacă Beneficiarul nu îndeplineşte obligaţiile fundamentale prevăzute în acest articol 16, Autoritatea Contractantă poate rezilia Memorandumul conform art. 11

(3). În plus Beneficiarul poate fi declarat neeligibil pentru viitoare finanţări de la Comunitate pentru o perioadă stabilită de Autoritatea Contractantă, cu acordul Comisiei Europene. Articolul 17 Suma finala a finanţării acordată de către Autoritatea Contractantă 17

(1). Suma totală care urmează a fi plătită de Autoritatea Contractantă Beneficiarului nu poate depăşi suma finanţării nerambursabile prevăzută la art. 3

(2)din Condiţii Speciale, chiar dacă cheltuielile totale suportate depăşesc bugetul total estimat stabilit în Anexa III. 17

(2). În cazul în care costurile eligibile la sfârşitul Proiectului sunt mai mici decât costul total estimat menţionat la art. 3

(1)al Condiţiilor Speciale, contribuţia Autorităţii Contractante se va limita la suma rezultată din aplicarea la costurile reale a procentului fixat la art. 3

(2)al Condiţiilor Speciale. 17

(3). Beneficiarul accepta faptul ca finanţarea nerambursabilă nu trebuie în nici un caz să rezulte într-un profit pentru el şi ca trebuie să se limiteze la suma necesară pentru echilibrarea veniturilor şi cheltuieli Proiectului. Articolul 18 Restituirea finanţării nerambursabile 18

(1). În cazurile de la art. 11

(1)(cu excepţia rezilierii Memorandumului înainte de termen), 11

(2)şi 17, Beneficiarul se angajează sa plătească Autorităţii Contractante sumele care i-au fost plătite suplimentar faţă de suma finala totală datorată, în termen de 60 de zile de la primirea cererii de restituire de la Autoritatea Contractantă. 18

(2). În cazul rezilierii contractului de către Beneficiar, menţionată la art. 11

(1), şi în cazurile definite la art. 11

(3), Autoritatea Contractantă poate solicita restituirea totală sau parţială a sumelor plătite Beneficiarului. Autoritatea Contractantă fixează condiţiile şi termenul în care trebuie efectuată restituirea totală sau parţială. 18

(3). Dacă Beneficiarul nu plăteşte aceste sume în termenul fixat de Autoritatea Contractantă, aceasta din urma poate (cu excepţia cazurilor în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau organism public al unui stat membru al Comunităţii Europene) sa majoreze sumele datorate cu o dobânda la: - rata de scont aplicată de banca centrala a statului Autorităţii Contractante dacă plăţile sunt efectuate în moneda statului Autorităţii Contractante; - rata aplicată de Banca Centrala Europeană la principalele sale operaţii de refinantare în EURO, dacă plăţile au fost efectuate în EURO, valabilă în prima zi a lunii în care a expirat termenul, la care se adauga un punct procentual şi jumătate. Dobânda de întârziere se aplică pe perioada cuprinsă între data expirării termenului fixat de Autoritatea Contractantă (inclusiv) şi data plăţii efective (exclusiv). 18

(4). Comisioanele bancare ocazionate de rambursarea sumelor datorate Autorităţii Contractante cad în sarcina exclusiva a Beneficiarului. 18

(5). Sumele datorate Autorităţii Contractante pot fi compensate cu sumele datorate Beneficiarului de Autoritatea Contractantă cu orice titlu (din orice motiv). Aceasta nu va prejudicia o eventuala opţiune a părţilor de a esalona plăţile, de comun acord. Anexa 3 Bugetul şi cheltuielile eligibile ale operaţiunii Costul total estimat pentru Operaţiune, eligibil pentru finanţare comunitara în cadrul Memorandumului este, după cum e prezentat în art 3.1. al Condiţiilor Speciale, de 160.000 euro. Cheltuielile pentru organizarea Comitetelor de Monitorizare sunt eligibile cu condiţia prezentării documentaţiei justificative. Costurile eligibile pot include: - servicii de interpretariat şi, dacă e cazul, traducere scrisă - închirierea sălii de reuniune - echipamente audio-vizuale şi alte echipamente electronice necesare - asigurarea documentaţiei precum şi cheltuielile de publicare sau cheltuieli adiţionale - diurna pentru participarea experţilor - cheltuieli de deplasare pentru participanţii care vin din alte localităţi - organizarea de bufete în timpul Comitetelor de monitorizare - sprijin în elaborarea normelor de monitorizare şi operaţiunilor de control. ------------