NORME METODOLOGICE din 6 februarie 2001

NORME METODOLOGICE din 6 februarie 2001 privind cadrul general al atribuţiilor şi exercitării controlului financiar preventiv propriu Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 79 din 15 februarie 2001 În temeiul Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern şi controlul financiar preventiv, cu modificările ulterioare, se emit următoarele norme metodologice: 1. Cadrul general 1.1. Controlul financiar preventiv propriu se organizează şi se exercită în mod unitar, potrivit prezentelor norme metodologice, la următoarele entităţi publice: - instituţiile publice cuprinzând Administraţia Prezidentiala, Parlamentul, Guvernul, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale, alte autorităţi publice, instituţiile publice autonome, precum şi instituţiile publice de subordonare centrala sau locală, indiferent de modul de finanţare a acestora; - Ministerul Finanţelor Publice, pentru operaţiunile Fondului naţional de preaderare, pentru operaţiunile privind bugetul trezoreriei statului, datoria publică, precum şi pentru alte operaţiuni specifice; - companiile naţionale, regiile autonome, societăţile comerciale, organizaţiile neguvernamentale, precum şi orice alte persoane juridice care gestionează fonduri publice cu orice titlu şi/sau care administrează patrimoniul public referitor la gestionarea fondurilor publice şi administrarea patrimoniului public în cauza; - agenţiile de gestionare a fondurilor publice provenite din finanţări externe, rambursabile şi nerambursabile, precum: unităţi de management al proiectelor (UMP), unităţi de coordonare a proiectelor (UCP), Oficiul de Plati şi Contractare PHARE (OPCP), Agenţia SAPARD şi alte agenţii de implementare a fondurilor comunitare. 1.2. Cadrul general al proiectelor de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv propriu este cel prevăzut în anexa nr. 1 la prezentele norme metodologice. 1.3. În funcţie de specificul entităţii publice conducătorul acesteia poate aproba în mod expres printr-un act de decizie interna exercitarea controlului financiar preventiv propriu şi asupra altor tipuri de proiecte de operaţiuni, completând cadrul acestora. 2. Conţinutul controlului financiar preventiv propriu Controlul financiar preventiv propriu consta în verificarea sistematica a proiectelor de operaţiuni care fac obiectul acestuia, potrivit anexei nr. 1 la prezentele norme metodologice, din punct de vedere al:

1. a)legalităţii - operaţiunea trebuie să respecte toate prevederile legale care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării sale; ...
2. b)regularitatii - operaţiunea trebuie să respecte sub toate aspectele ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriei de operaţiuni din care face parte; ...
3. c)încadrării în limitele angajamentelor bugetare stabilite potrivit legii. ... Obiectivele şi conţinutul controlului exercitat se detaliază în coloana a 4-a a anexei nr. 1 la prezentele norme metodologice. 3. Organizarea controlului financiar preventiv propriu 3.1. Entităţile publice au obligaţia de a organiza controlul financiar preventiv propriu în cadrul compartimentului contabil. Conducătorul entităţii publice poate să dispună organizarea controlului financiar preventiv propriu şi la nivel de subunitati, secţii, ateliere etc., în concordanta cu modul de descentralizare a compartimentului contabil. 3.2. Controlul financiar preventiv propriu se exercită de către contabilul-şef sau de şeful compartimentului contabil cu atribuţii de ţinere a contabilităţii, de exercitare a controlului financiar preventiv şi de evidenta a angajamentelor sau, după caz, de către una dintre persoanele desemnate sa îndeplinească aceste atribuţii în cadrul unei instituţii publice care nu are în structura sa un compartiment contabil, sau de către persoana care îndeplineşte aceste atribuţii pe bază de contract, în condiţiile legii. În funcţie de volumul şi de complexitatea activităţii, contabilul-şef poate imputernici precizând limitele împuternicirii, conform modelului prezentat în anexa nr. 2 la prezentele norme metodologice -, cu aprobarea conducătorului entităţii publice, şi alte persoane din subordine care să exercite controlul financiar preventiv propriu. 3.3. Viza de control financiar preventiv propriu se exercită prin semnătura persoanei împuternicite în acest sens sau a înlocuitorului desemnat, precum şi prin aplicarea sigiliului personal. Sigiliul va cuprinde următoarele informaţii: - denumirea entităţii publice; - menţiunea "Vizat pentru control financiar preventiv propriu"; - numărul sigiliului (cel de identificare a titularului acestuia); - elementele de identificare a datei acordării vizei (an, luna, zi). 3.4. Documentele prezentate la viza se înscriu în Registrul proiectelor de operaţiuni prevăzute să fie prezentate la viza de control financiar preventiv propriu. Modelul registrului este prezentat în anexa nr. 3 la prezentele norme metodologice. 3.5. Termenul în care se acordă/se refuza viza de control financiar preventiv propriu se va stabili printr-un act de decizie interna al conducătorului entităţii publice. 4. Procedura de control 4.1. În vederea acordării vizei de control financiar preventiv propriu proiectele de operaţiuni emise de compartimentele de specialitate şi însoţite de documentele justificative corespunzătoare se transmit, la compartimentul contabil, persoanei împuternicite sa exercite controlul financiar preventiv propriu. 4.2. Proiectele de operaţiuni vor fi prezentate la viza însoţite de note justificative (de fundamentare sau de oportunitate), prevăzute în coloana a 3-a din anexa nr. 1 la prezentele norme metodologice, care vor cuprinde în mod obligatoriu şi următoarele menţiuni: sintagma "certificat în privinţa realităţii, regularitatii şi legalităţii", numele în clar, data şi semnăturile conducătorilor compartimentelor de specialitate. De asemenea, proiectele de operaţiuni trebuie înregistrate şi datate în registrele de evidenta a documentelor de la compartimentele respective. 4.3. Proiectele de operaţiuni vor fi înregistrate în Registrul proiectelor de operaţiuni prevăzute să fie prezentate la viza de control financiar preventiv propriu, în conformitate cu cerinţele coloanelor 1-6 din anexa nr. 3 la prezentele norme metodologice. 4.4. Persoana imputernicita cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu va prelua documentele şi le va verifica formal cu privire la: - cuprinderea în "Cadrul general al proiectelor de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv propriu" a operaţiunii prezentate la viza; - completarea documentelor în stricta concordanta cu rubricile acestora; - existenta semnăturilor persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate; - existenta documentelor justificative solicitate conform anexei nr. 1 la prezentele norme metodologice. 4.5. Dacă nu sunt respectate cerinţele pct. 4.4, documentele se restituie emitentului, iar în coloana a 11-a din anexa nr. 3 la prezentele norme metodologice se va menţiona "Restituit", urmat de motivele returnarii. 4.6. După efectuarea controlului formal persoana imputernicita sa exercite controlul financiar preventiv propriu trece la verificarea de fond, prin parcurgerea condiţiilor de verificare stabilite în anexa nr. 1 la prezentele norme metodologice, precum şi a cerinţelor stabilite la pct. 2. Cadrul legal prevăzut în coloana a 2-a din anexa nr. 1 la prezentele norme metodologice va fi actualizat cu alte acte normative specifice, precum şi cu cele care vor completa şi modifica legislaţia existenta, astfel încât acesta sa cuprindă totalitatea reglementărilor legale pentru operaţiunea în cauza la data efectuării acesteia. 4.7. În cazuri deosebite, pentru edificare persoana imputernicita cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu poate solicita şi alte documente justificative, precum şi, în mod expres, avizul compartimentului juridic. 4.8. Dacă în urma verificării documentele prezentate corespund cerinţelor controlului financiar preventiv propriu, persoana imputernicita acorda viza prin aplicarea sigiliului personal şi a semnăturii. Sigiliul urmează să fie aplicat într-un loc vizibil, pe exemplarul documentului care va fi arhivat de entitatea publică. 4.9. În cazul în care, datorită circuitului documentului, nici un exemplar al acestuia nu rămâne la entitatea publică, viza de control financiar preventiv propriu se va aplica pe o copie special realizată de pe documentul în cauza. 4.10. După parcurgerea procedurii de verificare a documentelor şi după acordarea vizei sau, după caz, a refuzului de viza persoana imputernicita va completa în mod corespunzător coloanele din anexa nr. 3 la prezentele norme metodologice. Proiectele de operaţiuni vizate, însoţite de toate documentele justificative, se restituie sub semnătura compartimentelor de specialitate care le-au emis, pentru continuarea circuitului acestora. 4.11. Conducătorii compartimentelor de specialitate răspund pentru realitatea, regularitatea şi legalitatea operaţiunilor ale căror documente justificative le-au certificat. Obţinerea vizei de control financiar preventiv propriu pe documente care cuprind date nereale şi/sau care se dovedesc ulterior nelegale nu îi exonerează de răspundere pe şefii compartimentelor de specialitate care le-au întocmit. 4.12. Persoanele în drept sa exercite controlul financiar preventiv propriu răspund solidar pentru legalitatea, regularitatea şi încadrarea în limitele angajamentelor bugetare aprobate, în ceea ce priveşte operaţiunile pentru care au acordat viza de control financiar preventiv propriu. 4.13. Dacă în urma verificării documentele prezentate la viza nu corespund cerinţelor controlului financiar preventiv propriu, persoana imputernicita va emite refuzul de viza, conform modelelor cuprinse în anexele nr. 4a), 4b) şi 4c) la prezentele norme metodologice, destinat conducătorului entităţii publice, însoţit de toate documentele justificative care au fost analizate. Refuzul de viza va fi transmis spre ştiinţa şi compartimentului de audit intern al entităţii publice. 4.14. În toate cazurile în care, ca urmare a unui refuz de viza de control financiar preventiv propriu, conducătorul entităţii publice dispune efectuarea operaţiunii pe propria răspundere, contabilul-şef are obligaţia sa informeze în scris Ministerul Finanţelor Publice şi, după caz, organul ierarhic superior. Astfel, în cazul entităţilor publice la care se exercită calitatea de ordonator principal de credite va fi informată Inspecţia pentru auditul intern din cadrul Ministerului Finanţelor Publice, iar în cazul celorlalte entităţi publice vor fi informate inspectiile de audit din cadrul direcţiilor generale ale finanţelor publice şi controlului financiar de stat. 4.15. Structurile menţionate din cadrul Ministerului Finanţelor Publice vor efectua inspecţia de audit în toate cazurile în care sunt sesizate de către un contabil-şef în legătura cu efectuarea de operaţiuni pe propria răspundere a conducătorului entităţii publice fără acordarea vizei de control financiar preventiv propriu. 5. Regimul refuzului de viza 5.1. La ordonatorii de credite din cadrul administraţiei publice centrale, inclusiv din cadrul instituţiilor publice şi unităţilor care au calitatea de agenţie de implementare pentru fondurile comunitare A. Pentru operaţiunile care se supun şi controlului financiar preventiv delegat al Ministerului Finanţelor Publice refuzul vizei de control financiar preventiv propriu face ca proiectul de operaţiune sa nu poată fi supus controlului financiar preventiv delegat, iar operaţiunea sa nu fie executată. Contabilul-şef va transmite ordonatorului de credite refuzul de viza, utilizând modelul cuprins în anexa nr. 4a) la prezentele norme metodologice. În aceste condiţii ordonatorul de credite poate solicita controlorului delegat formularea unui aviz consultativ. Atât compartimentul de specialitate, cat şi persoana care exercită controlul financiar preventiv propriu vor analiza avizul consultativ. Argumentele prezentate pot fi avute în vedere în cazul unor eventuale reformulari atât în ceea ce priveşte condiţiile în care se propune să fie executată operaţiunea în cauza, cat şi în ceea ce priveşte modul în care trebuie aplicate prevederile cadrului legal. B. Pentru operaţiunile care nu se supun controlului financiar preventiv delegat al Ministerului Finanţelor Publice ordonatorii de credite pot dispune pe propria răspundere efectuarea operaţiunii pentru care s-a refuzat viza de control financiar preventiv propriu numai dacă prin aceasta nu se depăşeşte angajamentul bugetar aprobat. Contabilul-şef va transmite ordonatorului de credite refuzul de viza, utilizând modelul cuprins în anexa nr. 4b) la prezentele norme metodologice. Ordonatorul de credite poate decide efectuarea operaţiunii numai în baza unui act de decizie interna prin care dispune pe propria răspundere efectuarea operaţiunii. 5.2. La ordonatorii de credite din cadrul altor autorităţi publice şi la persoanele juridice de drept privat care gestionează fonduri publice şi/sau administrează patrimoniu public Ordonatorul de credite sau conducătorul entităţii publice poate decide efectuarea operaţiunii pentru care s-a refuzat viza de control financiar preventiv propriu numai dacă prin aceasta nu se depăşeşte angajamentul bugetar aprobat şi numai în baza unui act de decizie interna prin care dispune pe propria răspundere efectuarea operaţiunii. Contabilul-şef va transmite ordonatorului de credite refuzul de viza, utilizând modelul cuprins în anexa nr. 4c) la prezentele norme metodologice. 6. Alte dispoziţii 6.1. Ordonatorii de credite şi conducătorii celorlalte entităţi publice vor stabili prin decizie interna circuitul documentelor, compartimentele şi personalul implicat, precum şi responsabilităţile acestora. 6.2. Prezentele norme metodologice vor putea fi accesate din pagina de Internet a Ministerului Finanţelor Publice, la adresa www.mfinante.ro (Control preventiv propriu). Anexa 1 la normele metodologice CADRUL GENERAL al proiectelor de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv propriu A. Angajamente bugetare B. Proiecte de angajamente legale din care deriva direct sau indirect obligaţii de plată C. Concesionarea, închirierea şi vânzarea bunurilor prin patrimoniul entităţilor publice D. Plati din credite bugetare şi din alte fonduri publice E. Alte documente şi operaţiuni supuse controlului financiar preventiv propriu