PROCEDURI din 19 aprilie 2007

PROCEDURI din 19 aprilie 2007 privind cadrul general de desfăşurare a misiunilor de audit intern Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 416 din 21 iunie 2007 1. PROCEDURA PLAN DE AUDIT INTERN Scopul: Întocmirea planului de audit intern în conformitate cu cerinţele Standardelor de audit intern Premise: Planul de audit intern reprezintă cadrul de acţiune pentru Departamentul de audit intern şi se întocmeşte de către şeful acestui departament Procedura: NOTĂ: Planul anual de audit intern poate fi modificat în cursul anului în condiţiile reiterării procedurii. Anexa 1 ─────── la proceduri ──────────── PLAN DE AUDIT INTERN PLAN DE AUDIT INTERN pe anul ....... Şeful Departamentului de audit intern, ..................................... 2. PROCEDURA ORDIN DE MISIUNE Scopul: Declanşarea misiunilor de audit intern în conformitate cu planul de audit aprobat Premise: Ordinul de misiune reprezintă mandatul dat de Comitetul de audit Departamentului de audit intern pentru demararea misiunilor de audit intern în conformitate cu planul de audit intern aprobat. Ordinul de misiune are rolul de a preciza clar obiectivele misiunii de audit intern Procedura: Anexa 2 ─────── la proceduri ──────────── ORDIN DE MISIUNE Data ...... ORDIN DE MISIUNE Comitetul de audit .................. 3. PROCEDURA ORDINUL DE SERVICIU Scopul: Repartizarea sarcinilor de serviciu pe auditorii interni, astfel încât să se poată demara misiunea de audit intern Premise: Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de misiune dat de către Departamentul de audit intern şi se întocmeşte de către şeful acestui departament, pe baza planului anual de audit intern şi a ordinului de misiune Procedura: Anexa 3 ─────── la proceduri ──────────── ORDIN DE SERVICIU Nr. ....... Data .......... ORDIN DE SERVICIU În conformitate cu prevederile Ordinului de misiune nr. ...... şi cu planul anual de audit intern, se va efectua o misiune de audit intern la ........... (locaţia, unitatea), în perioada ......... . Scopul misiunii de audit intern este ........., iar obiectivele acesteia sunt .......................... . Menţionăm că se va efectua un audit de ................. (se precizează tipul de audit). Echipa misiunii de audit intern este formată din următorii auditori ...... (şeful misiunii), ......................... (auditori). Şeful Departamentului de audit intern, ...................................... 4. PROCEDURA NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Scopul: Informarea şefului activităţii ce urmează a fi auditată, în baza ordinului de misiune semnat de Comitetul de audit, cu privire la declanşarea misiunii de audit intern Premise: Prin această notificare se urmăreşte să se asigure desfăşurarea în condiţii corespunzătoare a misiunii de audit Procedura: Anexa 4 ─────── la proceduri ───────────── NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Nr. ............ Data ............ NOTIFICARE privind declanşarea misiunii de audit intern În conformitate cu Planul anual de audit intern, urmează ca în perioada ........... să se efectueze o misiune de audit intern cu tema .............. la (numele activităţii/structurii auditate). Misiunea de audit se va desfăşura sub coordonarea dlui/dnei ....................... . Vă vom contacta ulterior pentru a stabili, de comun acord, o şedinţă de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, şi anume: - prezentarea auditorilor; - scopul misiunii de audit; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit intern; - programul misiunii de audit; - alte aspecte. Pentru pregătirea misiunii de audit intern, vă rugăm să ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie: ..................................................................... . Dacă aveţi întrebări privind această misiune de audit sau aveţi domenii care aţi dori să facă obiectul investigaţiei noastre, vă rog să mă contactaţi pe mine sau să luaţi legătura cu dl/dna ............................. (numele şefului misiunii de audit). Şeful Departamentului de audit intern, ...................................... Data .............. 5. PROCEDURA COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR Scopul: Colectarea de informaţii privitoare la structura/ activitatea auditată, astfel încât auditorul să se familiarizeze cu domeniul ce urmează a fi auditat, şi identificarea factorilor de reuşită a misiunii de audit Premise: Colectarea informaţiilor în această etapă va permite ulterior divizarea proceselor sau activităţilor auditate în sarcini elementare, identificarea riscurilor proprii fiecărei sarcini şi evaluarea lor. Colectarea informaţiilor presupune: - identificarea principalelor elemente ale contextului economic în care entitatea/activitatea auditată îşi desfăşoară activitatea; - cunoaşterea cadrului legislativ-normativ care reglementează activitatea entităţii/activităţii auditate; - identificarea sistemelor de control pentru o evaluare prealabilă a punctelor forte şi slabe; - reţinerea constatărilor semnificative şi recomandărilor din dosarul permanent şi rapoartele de audit intern precedente, relevante pentru stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern; - identificarea şi evaluarea riscurilor semnificative; - identificarea surselor potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca probe ale auditului. Activităţi: 6. PROCEDURA IDENTIFICAREA ŞI ANALIZA RISCURILOR Scopul: Procedura urmăreşte identificarea riscurilor specifice structurii/activităţii auditate. Evaluarea controlului intern din cadrul structurii/activităţii auditate Premise: Aprecierea unui risc se realizează în funcţie de: - natura şi specificul activităţii/funcţiei auditate; - calitatea controlului intern; - gravitatea consecinţelor directe şi indirecte ale producerii riscului; - probabilitatea producerii riscului. Riscurile potenţiale impun recomandări de audit, aceste riscuri fiind identificate pe baza concluziilor misiunilor de audit anterioare. Procedura: Anexa 5 ──────── la proceduri ───────────── TABEL ANALIZA RISCURILOR 7. PROCEDURA ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE AUDIT Scopul: Desfăşurarea în bune condiţii a misiunii de audit intern, cu respectarea tuturor etapelor şi procedurilor, în vederea acoperirii tuturor obiectivelor auditabile şi a riscurilor asociate acestora Premise: Programul misiunii de audit este un document de lucru al echipei de audit intern desemnate, întocmit în baza tematicii detaliate. Pentru fiecare obiectiv sunt precizate activităţile concrete de efectuat (studii, cuantificări, teste, controale, analize etc.), precum şi repartizarea acestor activităţi pe membrii echipei de audit intern şi perioadele de timp în care respectivele activităţi vor fi executate Procedura: Anexa 6 ──────── la proceduri ───────────── PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT Componente de bază 1. Definirea obiectivului auditului intern 2. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor cu privire la activitatea auditată 3. Evaluarea riscurilor şi ierarhizarea acestora 4. Elaborarea procedurilor de audit 5. Elaborarea chestionarelor 6. Completarea chestionarelor 7. Prelucrarea rezultatelor 8. Elaborarea foii de identificare şi analiză a problemei 9. Colectarea probelor de audit 10. Revizuirea documentelor 11. Elaborarea proiectului de raport de audit intern 12. Discutarea proiectului de raport de audit intern cu structurile auditate şi soluţionarea contradicţiilor 13. Finalizarea raportului de audit intern 14. Prezentarea raportului de audit intern Comitetului de audit 15. Urmărirea aplicării recomandărilor 8. PROCEDURA ŞEDINŢA DE DESCHIDERE Scopul: Prezentarea, într-un cadru organizat, a membrilor echipei de audit intern, a scopului misiunii, obiectivelor urmărite şi procedurilor de lucru Premise: Participanţii la şedinţa de deschidere sunt membrii echipei de audit şi şefii structurii/activităţii auditate. Locul de desfăşurare este locul de desfăşurare al activităţii auditate Procedura: 9. PROCEDURA COLECTAREA PROBELOR DE AUDIT Scopul: Asigurarea unei baze documentare relevante şi rezonabile pentru formularea constatărilor şi concluziilor auditorilor Premise: Colectarea informaţiilor şi probelor de audit în conformitate cu obiectivele fixate. Se produc astfel probele de audit în baza cărora auditorii vor formula constatări, concluzii şi propuneri pentru înlăturarea deficienţelor identificate. Procedura: Anexa 7a) ───────── la proceduri ──────────── Foi de lucru Conţinut: 1. Scopul 2. Sursa datelor 3. Aria de cuprindere a misiunii 4. Constatări şi rezultate 5. Concluzii Secţiuni principale: 1. Referenţiere 2. Natura şi durata procedurilor 3. Aria de acoperire a procedurilor 4. Judecata profesională aplicată 5. Natura şi implicaţiile excepţiilor identificate 6. Concluzii Anexa 7

1. b)FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI Entitatea/Structura auditată ...................... Tema misiunii de audit intern ..................... Numele auditorului ................................ Data realizării ................................... FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI Nr. .............. Întocmit de Revizuit de ............ .................. 10. PROCEDURA REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU Scopul: Pregătirea şi organizarea documentelor, astfel încât acestea să reprezinte o bază documentară relevantă, riguroasă şi solidă pentru formarea unei opinii privind obiectivele auditate Premise: Auditorii revăd documentele de lucru din punctul de vedere al conţinutului şi formei, asigurându-se că probele de audit cuprinse în dosarul misiunii de audit intern asigură formarea opiniei. Procedura: 11. PROCEDURA ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN Scopul: Prezentarea cadrului general, a obiectivelor, constatărilor, concluziilor şi recomandărilor făcute de auditorii interni Premise: În elaborarea proiectului de raport de audit intern, auditorii utilizează probele de audit consemnate în fişele de identificare şi analiză a problemelor şi în Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor. Procedura: Anexa 8 ─────── la proceduri ──────────── PROIECT RAPORT DE AUDIT INTERN PROIECT RAPORT DE AUDIT INTERN Pagina de titlu şi cuprinsul Cuprinde denumirea misiunii de audit intern. Introducere Se precizează denumirea misiunii, tipul de audit şi baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale). Se prezintă datele de identificare a misiunii de audit intern (echipa de auditori, structura/activitatea auditată, durata misiunii de audit, perioada auditată, persoanele contactate în timpul misiunii de audit). Se precizează activitatea/activităţile auditată(
2. e)şi sunt prezentate informaţiile sintetice referitoare la aceasta (acestea). Se prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit intern (caracterul misiunii de audit şi tehnicile de audit utilizate: sondaj/verificări exhaustive, documentare; proceduri şi metode utilizate; documente utilizate în cursul misiunii; materiale întocmite în cursul misiunii de audit intern). Sunt sintetizate recomandările misiunilor de audit anterioare şi sunt subliniate acele recomandări care, până în momentul derulării prezentei misiuni de audit intern, nu au fost implementate. Precizarea obiectivelor Obiectivele de audit intern prezentate în raportul de audit intern coincid cu cele înscrise în programul de audit. Precizarea elementelor metodologice Sunt precizate: metodologia, tehnicile şi instrumentele de audit intern folosite în cadrul misiunii de audit intern. Constatările şi recomandările auditorilor Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit intern în ordinea în care sunt înscrise în programul de audit. Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, clar, cu trimiteri la anexele raportului de audit intern unde se află probele de audit reţinute. Se prezintă distinct constatările cu caracter pozitiv (în vederea generalizării) de constatările precizând iregularităţile semnalate, pentru care se precizează căile de eliminare a deficienţelor semnalate. Concluziile auditorilor sunt formulate în baza constatărilor făcute şi a probelor de audit reţinute. Concluziile trebuie să fie pertinente, obiective şi nu trebuie să fie disproporţionate în raport cu constatările pe care se bazează. Constatările care implică răspundere juridică vor fi redactate cu precizarea explicită a actelor normative încălcate şi vor fi consemnate în acte constatative bilaterale anexate raportului de audit intern. Aceste cazuri vor fi comunicate imediat atât conducerii, cât şi celor ce se ocupă cu guvernanţa. 12. PROCEDURA TRANSMITEREA PROIECTULUI RAPORTULUI DE AUDIT INTERN Scopul: Activitatea/structura auditată să aibă posibilitatea de a analiza proiectul raportului de audit intern şi de a formula punctul său de vedere la constatările şi recomandările echipei de audit. Premise: Proiectul raportului de audit transmis la activitatea/structura auditată trebuie să fie complet, bine fundamentat pe baza probelor colectate, cuprinzând toate opiniile şi recomandările echipei de audit. Procedura: 13. PROCEDURA REUNIUNEA DE CONCILIERE Scopul: Discutarea contestaţiei depuse de conducătorul structurii/activităţii auditate şi a constatărilor şi propunerilor formulate în proiectul raportului de audit intern. Stabilirea calendarului de implementare a recomandărilor şi a persoanelor responsabile cu implementarea recomandărilor. Premise: Reuniunea de conciliere este pregătită de auditori, care formulează punctele lor de vedere referitoare la contestaţia depusă de entitatea auditată. Procedura: 14. PROCEDURA MONITORIZAREA MISIUNII Scopul: Asigurarea faptului că în misiunea de audit intern au fost atinse, în condiţii de calitate, toate obiectivele stabilite. Premise: Şeful Departamentului de audit intern răspunde de supervizarea misiunii de audit intern. Procedura: 15. PROCEDURA DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN Scopul: Se urmăreşte trimiterea raportului de audit intern la persoanele cuprinse în lista de difuzare a raportului. Premise: Raportul de audit intern este trimis conducerii structurii/activităţii auditate, managementului societăţii şi celor însărcinaţi cu guvernanţa. Procedura: 16. PROCEDURA MONITORIZAREA IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR Scopul: Verificarea măsurii în care recomandările auditorilor au fost implementate Premise: Urmărirea implementării recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constată caracterul adecvat, eficacitatea şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducerea structurii/activităţii auditate pe baza recomandărilor cuprinse în raportul de audit intern. Procedura: ____________