ORDIN nr. 563 din 12 iunie 2017

(4)al articolului unic din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 41/2017 privind unele măsuri pentru asigurarea participării României la procesul de relocare a instituțiilor/agențiilor Uniunii Europene și ale art. 6 alin.

(5)din Hotărârea Guvernului nr. 21/2017 privind organizarea, funcționarea și atribuțiile Secretariatului General al Guvernului, secretarul general al Guvernului emite prezentul ordin. Capitolul I Dispoziții generale Articolul 1

(1)Prezentul ordin reglementează procedura de selecție a imobilului necesar pregătirii și participării României la procesul demarat la solicitarea instituțiilor Uniunii Europene, în vederea relocării unor instituții/agenții ale Uniunii Europene.

(2)În sensul prevederilor alin.

(1)Articolul 2

(1)În vederea selectării imobilului se promovează concurența între participanții la selecție și se garantează nediscriminarea, recunoașterea reciprocă și tratamentul egal al ofertanților care participă la selecția imobilului într-o manieră transparentă și proporțională.

(2)Pe parcursul procesului de selecție a imobilului se iau toate măsurile necesare pentru evitarea apariției unor situații de natură să determine existența unui conflict de interese și/sau împiedicarea, restrângerea sau denaturarea concurenței.

(3)În cazul în care se constată apariția unei situații dintre cele prevăzute la alin.

(2)Articolul 3

(1)Prin ordin al secretarului general al Guvernului se desemnează o comisie de selecție pentru selectarea imobilului (denumită în continuare comisia), formată din membri și membri supleanți, din cadrul Secretariatului General al Guvernului, precum și desemnați de instituțiile cu atribuții în domeniu, condusă de un președinte, care deține rolul de coordonare a lucrărilor comisiei.

(2)Deciziile comisiei se adoptă cu votul a cel puțin două treimi din numărul membrilor săi.

(3)În cazul în care, indiferent de motive, nu se poate asigura respectarea prevederilor alin.

(4)În sensul prevederilor alin.

(5)Pe parcursul desfășurării procesului de selecție, membrii comisiei au obligația de a păstra confidențialitatea asupra conținutului ofertelor, precum și asupra oricăror altor informații prezentate de către ofertanți, a căror dezvăluire ar putea aduce atingere principiului concurenței loiale între ofertanți, al nediscriminării și tratamentului egal.

(6)Membrii comisiei au obligația de a semna pe propria răspundere o declarație de confidențialitate și imparțialitate prin care se angajează să respecte prevederile articolului anterior și prin care confirmă că nu se află într-o situație care implică existența unui conflict de interese. Declarația trebuie semnată înainte de începerea etapei de deschidere a ofertelor.

(7)În cazul în care unul dintre membrii comisiei constată că se află într-o situație de incompatibilitate, atunci acesta are obligația de a solicita, de îndată, înlocuirea sa din componența comisiei cu o altă persoană. Capitolul II Fundamentarea deciziei de selecție a imobilului Articolul 4

(1)Secretariatul General al Guvernului, alături de organele de specialitate ale administrației publice centrale cu atribuții în domeniu și pe baza informațiilor certificate de acestea, supune aprobării Guvernului un memorandum privind decizia de selecție a unui imobil care să servească relocării unei instituții/agenții europene.

(2)Memorandumul cuprinde cel puțin următoarele elemente:

1. a)aspectele generale care determină necesitatea obiectivă de selecție a unui imobil ca urmare a procesului demarat la solicitarea instituțiilor Uniunii Europene, în vederea relocării unor instituții/agenții ale Uniunii Europene; ...
2. b)fundamentarea necesarului de spațiu, împreună cu caracteristicile tehnico-funcționale minimale care satisfac nevoile obiective ale instituției/agenției europene; ...
3. c)un studiu al pieței de profil. ... Articolul 5 Fundamentarea necesarului de spațiu și/sau a suprafeței necesare de teren care stă la baza elaborării memorandumului are în vedere exclusiv cerințele instituției/agenției europene și se raportează, fără a se limita, la:
4. a)numărul de personal existent și numărul de personal previzionat necesar pentru desfășurarea activității pentru care se închiriază spațiul; ...
5. b)necesarul de spațiu pentru lucru; ...
6. c)necesarul de spațiu pentru: arhive, săli de ședință/cursuri, holuri, scări, grupuri sanitare, depozite, precum și pentru alte anexe; ...
7. d)suprafețele necesare parcării unui număr de autoturisme raportat la numărul autoturismelor din parcul propriu și, după caz, la cele aferente „publicului“ previzionat care va apela la serviciile autorității europene; ...
8. e)spații tehnice, cum ar fi spații necesare pentru: instalarea echipamentelor de comunicații/rețelistică, lifturi, utilități. ... Articolul 6

(1)Studiul de piață prevăzut la art. 4 alin.

(2)lit. c)

(2)În realizarea studiului pieței de profil se iau în considerare orice informații disponibile, cum ar fi, dar fără a se limita la acestea: informații de specialitate publicate în presă și/sau dobândite în urma sondării pieței. Capitolul III Reguli privind elaborarea documentației de selecție Articolul 7

(1)Documentația de selecție cuprinde cerințele, criteriile, regulile și alte informații necesare pentru a asigura ofertanților o informare completă, corectă și explicită cu privire la cerințe sau elemente ale selecției, obiectul acesteia și modul de desfășurare a procedurii de selectare, inclusiv specificațiile tehnice, condițiile propuse dacă acestea nu sunt supuse negocierilor, formatele de prezentare a documentelor de către ofertanți, informațiile privind obligațiile generale aplicabile cu privire la modul de aplicare a procedurii de selecție a imobilului.

(2)Documentația de selecție trebuie să cuprindă, fără a se limita la cele ce urmează, cel puțin:

1. a)fișa de date a selecției; ...
2. b)caietul de sarcini care cuprinde specificații tehnice și avizele/autorizațiile necesare construcției; ...
3. c)modele de formulare aplicabile; ...
4. d)declarații pe propria răspundere ale ofertanților privind disponibilitatea rezervării gratuite a spațiului deținut până la decizia instituțiilor europene privind relocarea. ...

(3)Specificațiile tehnice se definesc astfel încât să corespundă, atunci când este posibil, necesităților/exigențelor oricărui utilizator, inclusiv ale persoanelor cu dizabilități. Articolul 8 Criteriile de calificare trebuie să aibă o legătură evidentă cu obiectul selecției și se aplică doar referitor la: a) motive de excludere; ... b) capacitatea de exercitare a activității profesionale; ... c) situația economică și financiară; ... d) capacitatea tehnică și profesională. ... Articolul 9

(1)Criteriile de selecție sunt în directă concordanță cu cerințele instituțiilor/agențiilor Uniunii Europene.

(2)În sensul alin.

(3)Factorii de evaluare trebuie să aibă o legătură directă cu natura și obiectul selecției, iar ponderea acestora să reflecte avantajele calitative pe care instituțiile/agențiile europene le pot dobândi prin utilizarea acestora. În acest sens, alături de preț se pot utiliza factori de evaluare vizând caracteristici privind nivelul calitativ, tehnic sau funcțional al serviciilor solicitate. Capitolul IV Procedura de selecție a imobilului Secţiunea 1 Reguli generale aplicabile privind procedura de selecție Articolul 10 Procedura de selecție se desfășoară în mai multe etape care presupun atât selecția candidaților, cât și evaluarea ofertelor, după cum urmează:

1. a)etapa de deschidere a ofertelor; ...
2. b)etapa de vizitare a imobilelor ofertate; ...
3. c)etapa de evaluare a ofertelor; ...
4. d)finalizarea procedurii de selecție. ... Articolul 11 Orice operator economic care deține și dorește să închirieze un imobil care satisface cerințele din specificațiile tehnice și care deține un titlu valabil asupra acestuia poate participa, în condițiile prezentului ordin, la procedura de selecție a imobilului. Articolul 12

(1)Perioada pentru elaborarea ofertelor este cuprinsă între inițierea procedurii de selecție și data-limită pentru depunerea ofertelor, astfel încât persoanele interesate să participe la procedura de selecție să beneficieze de un interval de timp adecvat și suficient pentru elaborarea ofertelor și pentru pregătirea documentelor de calificare care sunt solicitate prin documentația de selecție.

(2)În sensul prevederilor alin.

(1)Secţiunea a 2-a Inițierea procedurii de selecție Articolul 13 După aprobarea documentului prevăzut la art. 4 alin.

(1)Articolul 14

(1)În scopul de a asigura un grad de publicitate adecvat selecției, procedura se inițiază prin publicarea unui anunț de publicitate pe pagina proprie de internet. Ofertele se pot depune prin mijloace alternative la sediul Secretariatului General al Guvernului.

(2)Anunțul de publicitate cuprinde cel puțin următoarele informații:

1. a)datele de identificare ale Secretariatului General al Guvernului; ...
2. b)o scurtă descriere a obiectului selecției și a imobilului ce urmează să fie închiriat de către autoritatea europeană; ...
3. c)termenul-limită (data și ora) de depunere a ofertelor; ...
4. d)criteriile de selecție; ...
5. e)modul de obținere a documentației de selecție. ... Articolul 15 Perioada necesară pentru elaborarea ofertelor este de cel puțin 10 zile de la data publicării anunțului de participare, astfel încât persoanele interesate de participarea la procedura de selecție să beneficieze de un interval de timp adecvat și suficient pentru elaborarea ofertelor și pentru pregătirea documentelor solicitate prin documentația de selecție. Articolul 16 Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări privind documentația de selecție. Articolul 17

(1)Răspunsul la orice clarificare solicitată se transmite în termen de 3 zile lucrătoare de la înregistrarea solicitării operatorului economic, dar nu mai târziu de două zile înainte de data-limită stabilită pentru depunerea ofertelor.

(2)Răspunsurile la clarificări se transmit tuturor operatorilor economici care au intrat în posesia documentației de selecție și au furnizat datele de contact necesare comunicării, luând măsuri pentru a nu dezvălui identitatea celui care a solicitat clarificările respective.

(3)La solicitarea motivată a unui operator economic care intenționează să participe la procedura de selecție sau din proprie inițiativă se poate prelungi perioada de elaborare a ofertelor stabilită potrivit prevederilor prezentului articol, cu condiția comunicării noului termen de depunere a ofertelor tuturor ofertanților care și-au manifestat intenția de a participa la procedura de selecție. Secţiunea a 3-a Reguli de participare la procedura de selecție Articolul 18 Orice operator economic, care deține cu titlu valabil un imobil care îndeplinește condițiile cerute, poate participa la procedura de selecție. Articolul 19

(1)Ofertantul are obligația de a elabora oferta în conformitate cu prevederile documentației de selecție.

(2)Oferta însoțită de declarația privind rezervarea cu titlu gratuit are caracter obligatoriu, din punctul de vedere al conținutului, pe toată perioada de valabilitate stabilită de către Secretariatul General al Guvernului, respectiv până la decizia autorităților europene privind relocarea sediului.

(3)Riscurile transmiterii ofertei, inclusiv forța majoră, cad în sarcina operatorului economic. Articolul 20

(1)Operatorul economic are obligația de a depune oferta la sediul Secretariatul General al Guvernului până la data și ora-limită pentru depunere stabilite în anunțul de publicitate.

(2)Nu se acceptă oferte depuse după expirarea datei-limită stabilite pentru depunerea ofertelor și/sau printr-o altă modalitate de depunere/la o altă adresă decât cele stabilite în documentația de selecție. Secţiunea a 4-a Deschiderea/Vizualizarea ofertelor Articolul 21

(1)După împlinirea datei-limită stabilite pentru depunerea ofertelor, Comisia va proceda la deschiderea/ vizualizarea ofertelor transmise de ofertanți.

(2)La deschiderea ofertelor au dreptul să participe toți ofertanții care se prezintă la data, locul și ora de deschidere a ofertelor indicate în anunțul de publicitate și în alte documente ale selecției.

(3)În cadrul ședinței de deschidere a ofertelor Comisia deschide plicurile cu ofertele și anunță numele/denumirea ofertanților, amplasamentul imobilelor ofertate, suprafețele ofertate, valoarea de închiriere a imobilelor, precum și alte condiții impuse de autoritatea europeană.

(4)Comisia nu are dreptul de a descalifica un ofertant în cadrul ședinței de deschidere a ofertelor, cu excepția celor care se încadrează în una dintre situațiile prevăzute la art. 20 din prezentul ordin.

(5)Orice decizie cu privire la declararea ca admisibile/inacceptabile sau, după caz, cu privire la evaluarea ofertelor se adoptă de către comisie în cadrul unei/unor ședințe ulterioare ședinței de deschidere a ofertelor.

(6)În cadrul ședinței de deschidere/vizualizare a ofertelor se stabilește ziua și ora în care se va efectua vizitarea imobilelor incluse în cadrul ofertelor.

(7)Ședința de deschidere a ofertelor se finalizează printr-un proces-verbal semnat de membrii comisiei, precum și de ofertanții prezenți, în care se consemnează modul de desfășurare a ședinței respective, aspectele formale constatate cu această ocazie, consemnându-se totodată lista documentelor depuse de fiecare ofertant în parte.

(8)Comisia are obligația de a transmite un exemplar al procesului-verbal de deschidere tuturor ofertanților participanți la procedura de selecție, indiferent dacă aceștia au fost sau nu prezenți la ședința de deschidere. Secţiunea a 5-a Vizitarea imobilelor Articolul 22

(1)În cadrul etapei de vizitare a imobilelor, membrii comisiei au obligația de a vizita fiecare imobil aferent unui ofertant care a fost declarat calificat și de a colecta orice fel de informație suplimentară care se poate dovedi relevantă în procesul de evaluare a ofertelor.

(2)Etapa de vizitare a imobilelor se finalizează prin întocmirea unui proces-verbal de vizitare semnat de către fiecare membru al comisiei în care va consemna toate informațiile considerate relevante. Secţiunea a 6-a Evaluarea ofertelor Articolul 23 Etapa de evaluare a ofertelor se derulează în mod succesiv sau, după caz, concomitent, după cum urmează:

1. a)verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanți, astfel cum au fost solicitate prin documentația de selecție; ...
2. b)verificarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanți din punctul de vedere al modului în care acestea corespund cerințelor stabilite prin documentația de selecție; ...
3. c)evaluarea ofertelor prin aplicarea factorilor de evaluare stabiliți cu luarea în considerare și a informațiilor colectate ca urmare a vizitei imobilelor și întocmirea clasamentului în ordinea descrescătoare a punctajului obținut de fiecare ofertă; ...
4. d)stabilirea ofertelor inacceptabile sau neconforme și a motivelor care stau la baza încadrării ofertelor respective în această categorie, precum și a ofertelor admisibile; ...
5. e)aplicarea criteriului de selecție astfel cum a fost prevăzut în documentația de selecție și stabilirea clasamentului; ...
6. f)comunicarea deciziilor privind rezultatul procedurii de selecție către toți operatorii economici care au depus oferta. ... Articolul 24

(1)Pe parcursul analizei și verificării ofertelor, în cazul în care există incertitudini sau neclarități în ceea ce privește anumite documente prezentate de ofertanți, comisia are dreptul de a solicita detalii, precizări și/sau clarificări/completări formale ori de confirmare privind documentele prezentate pentru demonstrarea îndeplinirii cerințelor stabilite prin criteriile de calificare sau pentru demonstrarea conformității ofertei cu cerințele solicitate, cu respectarea principiilor tratamentului egal și transparenței.

(2)În sensul prevederilor alin.

(1)Articolul 25 În sensul prevederilor art. 23 lit. f) Articolul 26

(1)În cazul în care ofertantul nu transmite în perioada precizată de comisie clarificările/răspunsurile solicitate sau în cazul în care explicațiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta se consideră inacceptabilă.

(2)În cazul în care ofertantul modifică prin răspunsurile pe care le prezintă comisiei conținutul ofertei, aceasta este considerată neconformă.

(3)Prin excepție de la dispozițiile alin.

(1)... ... c) prin abateri tehnice minore se înțeleg acele omisiuni/abateri din propunerea tehnică care pot fi completate/corectate într-un mod care nu conduce la depunerea unei noi oferte. ... Articolul 28 În cazul în care ofertantul nu este de acord cu îndreptarea erorilor aritmetice oferta sa este considerată neconformă. Articolul 29

(1)Comisia are dreptul de a solicita ofertantului corectarea viciilor de formă și/sau abaterile tehnice minore identificate în oferta acestuia.

(2)În cazul în care ofertantul nu este de acord cu îndreptarea viciilor de formă și/sau a abaterilor tehnice minore, oferta sa este considerată neconformă. Articolul 30

(1)Comisia are obligația de a respinge ofertele inacceptabile și ofertele neconforme.

(2)Oferta este considerată inacceptabilă și este respinsă în următoarele situații: a) se încadrează în categoria celor prevăzute la art. 20 alin.

(2)...

1. b)a fost depusă de un ofertant care nu îndeplinește una sau mai multe dintre cerințele de calificare stabilite în documentația de selecție; ...
2. c)oferta este depusă cu nerespectarea prevederilor legale privind conflictul de interese, raportat la data-limită stabilită pentru depunerea cererilor de participare/ofertelor și/sau oricând pe parcursul evaluării acestora; ...
3. d)ofertantul refuză să prelungească perioada de valabilitate a ofertei. ...

(3)Oferta este considerată neconformă în următoarele situații:

1. a)nu satisface în mod corespunzător cerințele stabilite prin documentația de selecție cu privire la modul de elaborare a propunerii tehnice și/sau financiare; ...
2. b)clădirea este construită înainte de anul 1977 și nu are efectuată expertizarea tehnică sau, deși aceasta este efectuată, nu s-au efectuat încă lucrările de consolidare; ...
3. c)imobilul este revendicat sau există informații privind posibila revendicare; ...
4. d)dacă proprietarul are constituită ipotecă pe imobilul respectiv și nu prezintă un document prin care creditorul declară că acceptă închirierea bunului imobil; ...
5. e)când ofertantul nu răspunde la solicitările scrise ale comisiei, în termenul precizat de acesta, când explicațiile furnizate de acesta nu sunt concludente sau în cazul în care ofertantul modifică, prin răspunsurile pe care le prezintă, conținutul ofertei; ...
6. f)în cazul în care ofertantul nu acceptă corecția unor erori de natură tehnică/aritmetică identificate în ofertă de către comisie. ... Articolul 31

(1)Ofertele care nu se încadrează în niciuna dintre situațiile prevăzute la art. 30 sunt singurele oferte care sunt considerate admisibile.

(2)Oferta câștigătoare se stabilește doar dintre ofertele admisibile prin aplicarea criteriului de selecție. Articolul 32

(1)Evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj ca urmare a aplicării unui sistem de factori de evaluare care pot face referire la preț, caracteristici privind nivelul tehnic, caracteristici privind nivelul funcțional, inclusiv amplasarea zonală a imobilului, caracteristici privind nivelul calitativ, caracteristici facultative sau alte elemente considerate semnificative pentru evaluarea ofertelor.

(2)La stabilirea factorilor de evaluare se are în vedere ca aceștia să aibă legătură cu natura/obiectul contractului și cu avantajele reale/evidente pe care autoritatea europeană le poate obține prin utilizarea factorilor de evaluare respectivi.

(3)Evaluarea ofertelor din punctul de vedere al valorii ofertate se realizează prin luarea în considerare a prețurilor în lei, fără TVA.

(4)Punctajul final obținut de o ofertă este dat de media aritmetică a punctelor acordate de fiecare membru al comisiei pentru respectiva ofertă. Articolul 33 Etapa de evaluare a ofertelor se finalizează prin întocmirea unui clasament al ofertelor semnat de toți membrii comisiei. Articolul 34

(1)Raportul de evaluare al ofertelor conține, pentru fiecare ofertă respinsă, motivele concrete pentru care aceasta a fost declarată inacceptabilă și/sau neconformă, detaliindu-se elementele care nu au corespuns caracteristicilor minimale solicitate prevăzute în criteriile de calificare și/sau specificațiile tehnice. De asemenea, raportul de evaluare conține, pentru fiecare ofertă admisibilă, dar care nu s-a clasat pe primul loc, caracteristicile și avantajele relative ale ofertei clasate pe primul loc în raport cu respectiva ofertă.

(2)Raportul de evaluare a ofertelor se comunică tuturor ofertanților, cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la data întocmirii lui. Secţiunea a 7-a Finalizarea procedurii de selecție. Cazuri de anulare a procedurii Articolul 35

(1)Procedura reglementată prin prezentul ordin se finalizează prin selectarea imobilului necesar și transmiterea către organele de specialitate ale administrației publice centrale cu atribuții în domeniu a datelor necesare includerii acestui imobil în dosarul de candidatură al României.

(2)În situația câștigării de către România a procesului de relocare, contractul de închiriere se negociază și se încheie între autoritatea Uniunii Europene și proprietarul imobilului. Articolul 36

(1)Procedura de selecție se anulează în următoarele situații:

1. a)nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse oferte care, deși pot fi luate în considerare, nu corespund necesităților obiective ale autorității europene; ...
2. b)au fost depuse numai oferte inacceptabile și/sau neconforme; ...
3. c)abateri grave de la prevederile legale sau ale prezentului ordin care afectează procedura de selecție. ...

(2)În sensul prevederilor alin.

(1)lit.

1. c)
2. a)în cadrul documentației de selecție și/sau în modul de aplicare a procedurii de selecție se constată erori sau omisiuni care au ca efect încălcarea dispozițiilor art. 2 alin

(1); ... b) Secretariatul General al Guvernului se află în imposibilitatea de a adopta măsuri corective fără ca acestea să conducă, la rândul lor, la încălcarea dispozițiilor art. 2 alin.

(1)... Articolul 37

(1)Operatorii economici implicați în procedura de selecție sunt informați despre deciziile referitoare la rezultatul procedurii ori, după caz, la anularea procedurii de selecție și eventuala inițiere ulterioară a unei noi proceduri, în scris și cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la emiterea acestora.

(2)Informarea ofertanților cu privire la rezultatul procedurii de selecție se realizează după cum urmează:

1. a)pentru oferta declarată câștigătoare, operatorul economic este înștiințat asupra transmiterii documentației referitoare la imobilul selectat către instituția care pregătește dosarul de candidatură a României la procesul de relocare a instituțiilor/agențiilor Uniunii Europene; ...
2. b)pentru fiecare ofertă respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere, detaliindu-se argumentele în temeiul cărora oferta a fost considerată inacceptabilă și/sau neconformă; ...
3. c)fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă și conformă, prin urmare admisibilă, dar care nu a fost declarată câștigătoare, caracteristicile și avantajele relative ale ofertei câștigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se selecteze imobilul. ... Capitolul V Dispoziții finale Articolul 38 Litigiile privind procedura de selecție a imobilelor care fac obiectul prezentului ordin se soluționează potrivit prevederilor Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările și completările ulterioare. Articolul 39

(1)Comisia va întocmi dosarul selecției pentru imobilul selectat.

(2)Dosarul selecției va cuprinde documentele întocmite/primite de Secretariatul General al Guvernului în cadrul procedurii de selecție (de exemplu, instrucțiunile privind aplicarea procedurii de selecție, anunțul de publicitate, dispoziția de numire a comisiei, declarațiile de confidențialitate și imparțialitate, procesul-verbal al deschiderii ofertelor, procesele-verbale de evaluare, formularele de ofertă, solicitări de clarificări, precum și clarificările transmise/primite de Secretariatul General al Guvernului, raportul procedurii de selecție, precum și anexele la acesta, dovada comunicărilor privind rezultatul procedurii, contestațiile formulate, orice alt document elaborat/primit în legătură cu procedura de selecție). Articolul 40

(1)Prezentul ordin stabilește cadrul general de aplicare a principiilor care derivă din art. 2 alin.

(2)În procesul de aplicare a procedurii de selecție de imobile orice situație pentru care nu există o reglementare explicită se interpretează prin prisma principiilor prevăzute la art. 2 Articolul 41 Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Secretarul general al Guvernului, Mihai Busuioc București, 12 iunie 2017. Nr. 563. -----