HOTĂRÂRE nr. 905 din 14 decembrie 2017

(7)din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare, Guvernul României adoptă prezenta hotărâre. Articolul 1 Prezenta hotărâre stabilește metodologia de înființare a registrului general de evidență a salariaților, denumit în continuare registru, și de completare și transmitere în registru a elementelor raportului de muncă, denumite în continuare date, de către următoarele categorii de angajatori: a) persoane fizice sau juridice de drept privat, indiferent dacă au sau nu statutul de utilitate publică; ... b) instituții/autorități publice/alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă. ... Articolul 2

(1)În registru se înregistrează, anterior începerii activității, datele menționate la art. 1

(2)Fiecare dintre angajatorii prevăzuți la art. 1

(3)Angajatorii care au înființat sucursale, agenții, reprezentanțe sau alte asemenea unități fără personalitate juridică, cărora le-au delegat competența încadrării personalului, pot delega acestora și competența înființării registrului, completării și transmiterii datelor în registru, în numele angajatorului, cu respectarea prevederilor legale în vigoare.

(4)Au obligația de a înființa registrul, completa și transmite datele în registru la inspectoratul teritorial de muncă și misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanțele organizațiilor internaționale acreditate în România, institutele culturale și reprezentanțele comerciale și economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetățenia română sau reședința permanentă în România.

(5)Angajatorii prevăzuți la art. 1 lit. a)

(6)Completarea și transmiterea datelor în registru se realizează de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajatorii prevăzuți la art. 1 lit. a) art. 1 lit. b) alin.

(7)Prestatorii prevăzuți la alin.

(8)Angajatorii prevăzuți la art. 1 lit. a) alin.

(9)Contractarea serviciului de completare și transmitere a datelor în registru nu exonerează angajatorul de obligațiile stabilite de prezenta hotărâre.

(10)Angajatorii sau, după caz, prestatorii care completează și transmit datele în registru au obligația să prelucreze datele cu caracter personal ale salariaților, cu respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.

(11)Procedura și actele pe care angajatorii sunt obligați să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obținerea parolei necesare pentru completarea și transmiterea datelor se stabilesc prin ordin comun al ministrului muncii și justiției sociale și al ministrului comunicațiilor și societății informaționale. Articolul 3

(1)Registrul se întocmește în formă electronică.

(2)Angajatorii prevăzuți la art. 1

1. a)datele de identificare ale angajatorului persoană fizică sau juridică de drept privat, respectiv instituție/autoritate publică/altă entitate juridică care angajează personal în baza unui contract individual de muncă, cum ar fi: denumire, cod unic de identificare - CUI, codul de identificare fiscală - CIF, sediul social și numele și prenumele reprezentantului legal - pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, domiciliul - pentru persoanele fizice; ...
2. b)datele de identificare ale salariaților, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetățenia și țara de proveniență - Uniunea Europeană - UE, non-UE, Spațiul Economic European - SEE; ...
3. c)data încheierii contractului individual de muncă și data începerii activității; ...
4. d)funcția/ocupația conform specificației Clasificării ocupațiilor din România (COR) sau altor acte normative; ...
5. e)tipul contractului individual de muncă; ...
6. f)durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinată; ...
7. g)durata timpului de muncă și repartizarea acestuia, în cazul contractelor individuale de muncă cu timp parțial; ...
8. h)salariul de bază lunar brut, indemnizațiile, sporurile, precum și alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă; ...
9. i)datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară; ...
10. j)data transferului astfel cum este prevăzut la art. 90 alin.

(9)din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările și completările ulterioare, precum și datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul; ... k) data preluării prin transfer, astfel cum este prevăzut la art. 90 alin.

(9)din Legea nr. 188/1999, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și art. 32 din Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările și completările ulterioare, precum și datele de identificare ale angajatorului de la care se face transferul; ...

1. l)data la care începe și data la care încetează detașarea, precum și datele de identificare ale angajatorului la care se face detașarea; ...
2. m)data la care începe și data la care încetează detașarea transnațională, definită de Legea nr. 16/2017 privind detașarea salariaților în cadrul prestării de servicii transnaționale, statul în care urmează să se realizeze detașarea transnațională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detașat, precum și natura acestei activități; ...
3. n)data la care începe și data la care încetează detașarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spațiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detașarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detașat, precum și natura acestei activități; ...
4. o)perioada, cauzele de suspendare și data încetării suspendării contractului individual de muncă, cu excepția cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale; ...
5. p)data și temeiul legal al încetării contractului individual de muncă. ... Articolul 4

(1)Transmiterea registrului către inspectoratul teritorial de muncă, cu datele prevăzute la art. 3 alin.

(2)a) datele prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. a)-

1. i)...
2. b)datele prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. j)-

1. k)...
2. c)datele prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit.

1. l)...
2. d)datele prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit.

1. m)
2. n)...
3. e)datele prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit.

1. o)...
2. f)datele prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. p) ...

(2)Orice modificare a datelor prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. d)-g)

(3)Orice modificare a datelor prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. h)

(4)Orice modificare privind perioada de detașare prevăzută la art. 3 alin.

(2)lit. l)-n)

(5)Orice modificare a datelor prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. a) b)

(6)Orice corecție a erorilor survenite în completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunoștință de acestea. Articolul 5

(1)Datele în registru se completează și se transmit on-line pe portalul Inspecției Muncii.

(2)Evidența datelor din registru, transmise de angajatorii prevăzuți la art. 1

(3)Inspecția Muncii, în calitate de operator de date cu caracter personal, administrează baza de date cu respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.

(4)Procedura privind transmiterea datelor în registrul în format electronic se stabilește prin ordinul comun al ministrului muncii și justiției sociale și al ministrului comunicațiilor și societății informaționale prevăzut la art. 2 alin.

(11)Articolul 6

(1)Angajatorii sau, după caz, prestatorii de servicii au obligația de a transmite datele în registru la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială se află sediul/domiciliul angajatorului, cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat.

(2)Sucursalele, agențiile, reprezentanțele sau alte asemenea unități fără personalitate juridică, precum și unitățile fără personalitate juridică ale instituțiilor/autorităților publice/altor entități juridice, cărora le-au fost delegate competențele prevăzute la art. 2 alin.

(3)art. 3 art. 4 Articolul 7

(1)Angajatorii prevăzuți la art. 1

(2)Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puțin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru.

(3)La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării.

(4)Documentele sunt eliberate în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator.

(5)La încetarea activității salariatului, angajatorii au obligația să îi elibereze acestuia o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, precum și un extras din registru.

(6)La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia un extras din registru, datat și certificat pentru conformitate, sau o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, astfel cum rezultă din registru și din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

(7)Datele din registru și dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal și ale art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, referitoare la statele de plată. Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiții, precum și pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligații.

(8)În situația în care angajatorul se află în imposibilitatea de a elibera un extras din registru, astfel cum este prevăzut la alin.

(9)La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, inspectoratul teritorial de muncă asigură accesul individual la datele personale din registru. Condițiile, procedura de lucru și limitele accesului la informații se stabilesc cu respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal, prin ordin comun al ministrului muncii și justiției sociale și al ministrului comunicațiilor și societății informaționale. Articolul 8

(1)Constituie contravenție netransmiterea datelor prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. a) - i)

(2)Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei următoarele fapte: a) transmiterea datelor în registru cu elementele contractului individual de muncă, pentru care există dovada executării acestuia, respectiv prestarea muncii și plata salariului, cu încălcarea termenului prevăzut la art. 4 alin.

(1)lit.

1. a)...
2. b)refuzul de a pune la dispoziția inspectorului de muncă documentele care au stat la baza înscrierilor efectuate în registru; ...
3. c)netransmiterea datelor prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. j)-k) art. 4 alin.

(1)lit.

1. b)...
2. d)netransmiterea datelor prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. l)-p) art. 4 alin.

(1)lit. c)-

1. f)...
2. e)netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. d)-h) art. 4 alin.

(3)... f) netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. l)-n) art. 4 alin.

(4)... g) netransmiterea modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit.

1. a)
2. b)art. 4 alin.

(5)...

(3)Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3.000 lei la 6.000 lei următoarele fapte: a) completarea registrului de către alte persoane decât cele prevăzute la art. 2 alin.

(6)...

1. b)completarea registrului cu date eronate sau incomplete; ...
2. c)nerespectarea prevederilor art. 2 alin.

(7)... d) nerespectarea prevederilor art. 2 alin.

(8)...

(4)Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 2.000 lei la 5.000 lei încălcarea obligației de a păstra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, după caz, la sediul secundar, care are delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă.

(5)Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 300 lei la 1.000 lei încălcarea de către angajator a prevederilor art. 7 alin.

(3)-

(6)Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor angajatorilor se fac de către inspectorii de muncă.

(7)Contravenientul poate achita în cel mult 48 de ore de la data încheierii procesului-verbal ori, după caz, de la data comunicării acestuia jumătate din minimul amenzii contravenționale prevăzute la alin.

(2)-

(8)Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor prevăzute la alin.

(1)-

(1)Inspecția Muncii asigură accesul autorităților/instituțiilor publice la informațiile din registru, pe baza unor aplicații de interogare specifice sau prin punerea la dispoziție a unor informații din registru, cu respectarea măsurilor de protecție a datelor cu caracter personal, numai dacă în cuprinsul actului normativ de organizare și funcționare a acestora se prevede că acestea au dreptul de a primi aceste informații în vederea realizării atribuțiilor lor. Condițiile, procedura de lucru și limitele accesului la informații se stabilesc de Inspecția Muncii prin protocoale de colaborare încheiate cu autoritățile/instituțiile publice solicitante, în condițiile legii, care vor fi publicate pe pagina de internet a Inspecției Muncii.

(2)Pentru personalul încadrat în Ministerul Afacerilor Externe cu raport de muncă, prevederile prezentei hotărâri se aplică în condițiile stabilite printr-un protocol de colaborare încheiat între Ministerul Afacerilor Externe și Inspecția Muncii.

(3)În scopul combaterii muncii nedeclarate, Inspecția Muncii beneficiază de accesul la bazele de date deținute de autorități/instituții publice, privind:

1. a)evidența persoanelor, în vederea identificării persoanelor aflate la locul de muncă; ...
2. b)declarații și înregistrări fiscale, în vederea verificării concordanței datelor înregistrate în registru cu cele declarate organelor fiscale; ...
3. c)evidența angajatorilor înregistrați în registrul comerțului sau la Ministerul Finanțelor Publice, în scopul identificării acestora și al dispunerii măsurilor necesare în vederea aplicării prevederilor prezentei hotărâri. ... Articolul 12 Registrele înființate, înregistrate, completate și transmise în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 161/2006 privind întocmirea și completarea registrului general de evidență a salariaților, cu modificările și completările ulterioare, respectiv în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidență a salariaților, cu modificările și completările ulterioare, se păstrează și se arhivează de către angajatori, în condițiile legii. Articolul 13

(1)Prezenta hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I, cu excepția prevederilor art. 8 art. 13 alin.

(2)Prin excepție de la prevederile art. 4 alin.

(3)art. 3 alin.

(2)lit. h)

(3)Constituie contravenție netransmiterea de către angajatori a modificărilor aduse datelor prevăzute la art. 3 alin.

(2)lit. h) art. 13 alin.

(2)Articolul 14

(1)La data intrării în vigoare a prezentei hotărâri se abrogă Hotărârea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidență a salariaților, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 372 din 27 mai 2011, cu modificările și completările ulterioare.

(2)Până la data achiziționării noului sistem informatic, angajatorii prevăzuți la art. 1

(3)Procedura și actele pe care angajatorii sunt obligați să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obținerea parolei, procedura privind transmiterea datelor în registru, precum și procedura privind condițiile și limitele accesului individual la informațiile din registru se stabilesc prin ordin comun al ministrului muncii și justiției sociale și al ministrului comunicațiilor și societății informaționale, în termen de 30 de zile de la data achiziționării noului sistem informatic. PRIM-MINISTRU MIHAI TUDOSE Contrasemnează: Ministrul muncii și justiției sociale, Lia-Olguța Vasilescu Ministrul comunicațiilor și societății informaționale, Lucian Șova Ministrul afacerilor externe, Teodor-Viorel Meleșcanu Ministrul finanțelor publice, Ionuț Mișa București, 14 decembrie 2017. Nr. 905. -----