GHID din 13 decembrie 2004

(2002)privind dosarul de baza al studiului clinic şi arhivarea acestuia. Articolul 2 Prezentul Ghid ofera instrucţiuni pentru sponsori şi investigatori referitoare la cerinţele privind dosarul de baza al studiului clinic. Capitolul II Baza legala Articolul 3 Ordinul nr. 615/21.05.2004 pentru aprobarea Reglementarilor privind implementarea regulilor de buna practica în desfăşurarea studiilor clinice efectuate cu medicamente de uz uman prevede la art. 57 elaborarea de ghiduri privind dosarul de baza al studiului clinic şi arhivarea acestuia. Articolul 4 Dosarul de baza al studiului clinic trebuie întocmit în conformitate cu Capitolul IX din Regulile de buna practica în studiul clinic, aprobate prin Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 1.236/04.10.2004. Articolul 5 Arhivarea dosarului de baza al studiului clinic trebuie să fie efectuata în conformitate cu pct. IV.4, art. 82-85, 112, 113, 114, 117, 118, 121, 126 şi pct. VI.15 din Regulile de buna practica în studiul clinic, aprobate prin Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 1236/04.10.2004, precum şi cu secţiunea C din Reglementarile privind autorizarea de punere pe piaţa şi supraveghere a produselor medicamentoase de uz uman aprobate prin Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 263/2003. Articolul 6 Fabricatia medicamentelor investigate trebuie să fie efectuata în conformitate cu Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 1.058/2003, Anexa 11. Capitolul III Principii generale Articolul 7 Documentele care permit, individual şi în comun, evaluarea modului de desfăşurare a studiilor clinice şi a calităţii datelor obtinute, sunt definite ca documente esentiale în conformitate cu Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 1236/04.10.2004 pentru aprobarea Regulilor de buna practica în studiul clinic; aceste documente sunt utile pentru a demonstra complianta investigatorului, sponsorului şi monitorului cu standardele «Regulilor de buna practica în studiul clinic» (RBPSC) şi cu cerinţele reglementarilor în vigoare; ele trebuie înregistrate într-un mod organizat care va facilita managementul studiului clinic, auditului şi inspecţiei studiului clinic. Articolul 8 Documentele esentiale trebuie pastrate (arhivate) pe perioade suficiente de timp pentru a permite auditul, inspecţia de către autorităţile competente şi trebuie să fie disponibile la cerere. Articolul 9 Acest ghid ofera detalii despre:

1. a)setul minim de documente care trebuie pastrate; ...
2. b)calitatea documentelor ce trebuie arhivate; ...
3. c)standardele minime privind condiţiile de depozitare; suportul de transfer şi copiile certificate; ...
4. d)perioadele de pastrare a documentelor. ... Capitolul IV Documentele care trebuie arhivate Articolul 10 Capitolul IX al Regulilor de buna practica în studiul clinic, aprobate prin Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 1236/04.10.2004 defineste setul minim de documente care trebuie arhivate. Articolul 11 În completare Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 1236/04.10.2004, se referă la:
5. a)Lista cu persoanele calificate cărora investigatorul le-a delegat atribuţii semnificative privind studiul (art. 41); ...
6. b)Inregistrarile controlului calităţii (art. 98); ...
7. c)Declaratiile din care să rezulte ca, Comisiile independente de etica sunt organizate şi funcţionează conform Regulilor de buna practica în studiul clinic, aprobate prin Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 1236/04.10.2004 (art. 128 pct. b). ... Articolul 12 Responsabilitatile pentru asigurarea faptului ca aceste documente sunt arhivate se gasesc în Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 1.236/04.10.2004 pentru aprobarea Regulilor de buna practica în studiul clinic, capitolele/articolele: IV.4. Inregistrarile Comisiilor de etica, art. 82-85 Investigator/Institutie, art. 112, 113, 114, 117, 118, 121, 126 şi pct. VI.15. Capitolul V Calitatea documentelor esentiale Articolul 13 Documentele esentiale trebuie să fie complete, lizibile, precise, fără ambiguitati, autentice şi, după caz, certificate după verificare. Articolul 14 Regulile de buna practica în studiul clinic, aprobate prin Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 1236/04.10.2004, art. 96 şi 98 precizeaza responsabilitatile sponsorului pentru punerea în aplicare a sistemului de asigurare a calităţii şi de control al calităţii pentru a garanta calitatea documentelor esentiale. Capitolul VI Suportul (de depozitare) ce trebuie folosit Articolul 15 Suportul folosit pentru depozitarea documentelor esentiale trebuie să asigure ca aceste documente vor fi disponibile imediat şi ca vor fi complete şi lizibile pe întreaga perioadă de pastrare. Articolul 16 Orice deteriorare a înregistrărilor trebuie să fie detectabila, o atenţie speciala fiind necesară în cazul înregistrărilor facute pe suport electronic, magnetic, optic sau orice alt suport de nesters, caz în care trebuie aplicat un control corespunzător pentru a se asigura ca aceste înregistrări nu pot fi modificate fără autorizatia corespunzătoare şi organizarea unui audit pentru verificarea acestui aspect. Articolul 17 Când inregistrarile originale sunt copiate şi transferate pe un alt suport pentru arhivare, sistemul de copiere sau transfer trebuie să fie validat pentru a se asigura ca informatia nu va fi pierduta sau modificata; asemenea copii sau transferuri trebuie să fie certificate în ceea ce priveste acuratetea şi integralitatea lor de către persoane autorizate, în cadrul procedurii de control de calitate. Articolul 18 Pentru suporturi care necesita procesare pentru transformarea înregistrării într-un suport lizibil, trebuie asigurat un echipament corespunzător pentru realizarea procesarii respective. Capitolul VII Condiţii de depozitare Articolul 19

(1)Localurile de depozitare şi întreţinerea lor trebuie să respecte standardele naţionale şi ale Uniunii Europene (UE); ele trebuie să asigure ca inregistrarile esentiale sunt mentinute într-un format lizibil şi trebuie să fie permanent disponibil. ...

(2)Orice modificare a proprietăţii sau a locatiei documentatiei trebuie să fie înregistrată pentru a permite urmarirea înregistrărilor depozitate. ... Articolul 20

(1)Trebuie să se asigure spatii adecvate pentru o depozitare sigura a tuturor înregistrărilor esentiale obtinute din studiile finalizate. ...

(2)Locatiile de depozitare trebuie să fie securizate, cu un mediu controlat corespunzător şi protejat adecvat împotriva incendiilor, a inundaţiilor şi a accesului neautorizat. ... Articolul 21 Depozitarea documentatiei sponsorului poate fi transferata unui subcontractor (de exemplu, o arhiva comerciala), dar sponsorului îi revine responsabilitatea finala pentru calitatea, integritatea, confidentialitatea, posibilitatea de accesare a documentelor (art. 100 din Regulile de buna practica în studiul clinic, aprobate prin Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 1.236/04.10.2004). Articolul 22

(1)Functionarea depozitului şi arhivarea trebuie să fie specificate şi acest rol trebuie atribuit unui arhivar desemnat. ...

(2)Accesul la arhive trebuie restrictionat fiind permis numai personalului autorizat. ... Articolul 23 Arhivarul trebuie să pastreze un index de arhivare/jurnal al arhivei pentru a inregistra toate documentele esentiale care au intrat în arhiva şi pentru a urmări circulatia documentelor imprumutate din arhiva. Articolul 24

(1)Investigatorul trebuie să instiinteze sponsorul asupra aranjamentelor de depozitare a documentelor. ...

(2)Dacă investigatorul nu mai poate depozita documentele sale esentiale, sponsorul trebuie instiintat în scris pentru a se putea conveni asupra unor aranjamente alternative de depozitare. ...

(3)Dacă investigatorul nu mai are posibilitatea sa menţină custodia documentelor sale esentiale, sponsorul trebuie instiintat în scris şi investigatorul/institutia trebuie să stabileasca cu sponsorul modul în care pot fi facute aranjamentele corespunzătoare. ... Articolul 25 Documentele care trebuie reţinute de către investigator pot fi depozitate intr-o arhiva comerciala; aceasta poate fi o optiune pentru documentele sursa atunci când spitalul/institutia nu poate pastra inregistrarile pacientilor din studiile clinice, în relaţie cu studiile clinice, pentru o perioadă de timp suficient de lunga. Articolul 26 Depozitarea datelor personale se efectueaza în conformitate cu legislatia în vigoare. Capitolul VIII Durata de pastrare a documentelor esentiale VIII.

1. Studii care vor fi incluse în solicitarile adresate autorităţilor competente VIII.1.
2. Responsabilitatile sponsorului Articolul 27 Trebuie să fie respectate cerinţele din secţiunea C din Reglementarile privind autorizarea de punere pe piaţa şi supraveghere a produselor medicamentoase de uz uman aprobate prin Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 263/
3. Articolul 28 Sponsorul trebuie să retina toate documentele sale specifice esentiale în conformitate cu cerinţele reglementarilor în tara (tarile) unde produsul este aprobat şi/sau unde sponsorul intenţionează sa faca cerere pentru aprobare. Articolul 29 Dacă sponsorul intrerupe investigaţiile clinice pentru un medicament investigat (de exemplu, oricare alte indicatii, cai de administrare, formulari), el trebuie să-şi pastreze toate documentele esentiale, pe o perioadă de cel puţin 2 ani de la intreruperea oficiala sau în conformitate cu cerinţele reglementarilor în vigoare. Articolul 30 Sponsorul trebuie să pastreze documentele esentiale specifice timp de cel puţin 2 ani de la ultima aprobare a autorizatiei de punere pe piaţa în UE şi până când nu mai exista cereri de autorizare nerezolvate sau în asteptare în UE/AEE sau până la trecerea a cel puţin 2 ani de la intreruperea oficiala a dezvoltării clinice a produsului investigat; aceste documente trebuie pastrate pe o perioadă mai lunga dacă se prevede astfel în cerinţele reglementarilor aplicabile sau dacă îi sunt necesare sponsorului. Articolul 31 Perioadele de mentinere de către sponsor a înregistrărilor sunt aplicabile şi pentru inregistrarile mentinute prin Organizaţiile de Cercetare prin Contract sau prin alti agenti ai sponsorului, cu excepţia cazului în care s-au facut aranjamente pentru transferul documentelor la sponsor; orice transfer al proprietăţii documentelor trebuie înregistrat. VIII.1.
4. Responsabilitatile investigatorului/institutiei Articolul 32

(1)Documentele esentiale trebuie pastrate cel puţin 7 ani după obtinerea primei autorizaţii de punere pe piaţa a produsului, dar nu mai mult de 15 ani de la închiderea oficiala a studiului pentru produsul investigat; aceste documente trebuie pastrate pe o perioadă mai lunga, dacă este prevăzut în cerinţele reglementarilor aplicabile sau conform înţelegerii cu sponsorul. ...

(2)Sponsorul are responsabilitatea de a informa investigatorul/institutia atunci când aceste documente nu mai trebuie să fie pastrate. ... Articolul 33 Trebuie să fie respectate, de asemenea, cerinţele din secţiunea C a Reglementarilor privind autorizarea de punere pe piaţa şi supraveghere a produselor medicamentoase de uz uman aprobate prin Ordinul Ministrului Sănătăţii nr. 263/

1. VIII.
2. Studii clinice care nu vor fi utilizate în cererile depuse la autorităţile competente Articolul 34 Sponsorul are responsabilitatea de a aprecia dacă rezultatele unui studiu vor fi sau pot fi incluse în cererea de autorizare de punere pe piaţa şi de a lua masurile necesare pentru a asigura pastrarea adecvata a documentelor esentiale. Documentele esentiale ale sponsorului şi investigatorului obtinute din studiile care nu vor fi utilizate în cererile depuse la autorităţile competente trebuie pastrate cel puţin 5 ani după finalizarea studiilor respective; aceste documente se vor pastra pe o perioadă mai lunga dacă asa prevad cerinţele reglementarilor în vigoare sau dacă exista o înţelegere cu sponsorul. VIII.
3. Responsabilitatile comisiilor de etica Articolul 35 Comisia de etica trebuie să pastreze toate inregistrarile relevante pentru o perioadă de cel puţin 3 ani după finalizarea studiilor şi are obligaţia de a le pune oricand la dispoziţia autorităţilor competente; aceste documente trebuie pastrate pe o perioadă mai lunga de timp dacă asa prevad cerinţele reglementarilor în vigoare. Capitolul IX Distrugerea documentelor esentiale Articolul 36 Motivele pentru distrugerea documentelor esentiale trebuie înregistrate şi semnate de o persoană autorizata; aceste înregistrări trebuie pastrate timp de inca 5 ani de la data distrugerii documentelor esentiale. Articolul 37 Sponsorul trebuie să instiinteze în scris investigatorii cu privire la momentul în care inregistrarile studiilor pot fi distruse. ________________