NORME METODOLOGICE din 13 decembrie 2016

(1)În sistemul penitenciar se urmărește atingerea obiectivelor și cerințelor controlului intern/managerial prevăzute la art. 3 și art. 4 alin.

(2)din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

(2)Sistemul de control intern managerial în sistemul penitenciar se organizează astfel încât să asigure realizarea următoarelor trei categorii de obiective permanente:

1. a)eficacitatea și eficiența funcționării; ...
2. b)fiabilitatea informațiilor interne și externe; ...
3. c)conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne ...

(3)Controlul intern managerial se organizează în cadrul sistemului penitenciar pe baza următoarelor principii:

1. a)principiul legalității - respectarea prevederilor Constituției și ale actelor normative în vigoare; ...
2. b)principiul adaptabilității - adaptarea la dimensiunea, complexitatea, mediul specific și misiunilor Administrației Naționale a Penitenciarelor și unităților subordonate; ...
3. c)principiul integralității - aplicarea la toate nivelurile de management și cuprinderea tuturor activităților/acțiunilor/operațiilor acestora; ...
4. d)principiul uniformității - utilizarea acelorași instrumente de control intern managerial în toate entitățile publice ale sistemului penitenciar; ...
5. e)principiul finalității - asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite; ...
6. f)principiul eficienței - obținerea celor mai bune rezultate cu resursele avute la dispoziție; ...
7. g)principiul eficacității - îndeplinirea obiectivelor planificate pentru fiecare dintre activități și raportul dintre efectul proiectat și rezultatul efectiv al activității respective; ...
8. h)principiul economicității - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate. ... Articolul 4 În sensul prezentelor norme, definițiile unor termeni și expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1. Capitolul II Organizarea sistemului de control intern managerial Secţiunea 1 Comisii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial Articolul 5 În sistemul penitenciar se constituie și funcționează, în funcție de nivelul ierarhic, respectiv la nivelul entităților publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, comisii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare comisii. Articolul 6

(1)Comisiile de la nivelul entităților publice din sistemul penitenciar se înscriu prin Decizie de zi pe unitate și se constituie din: A. La nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor

1. a)Președinte - director general adjunct; ...
2. b)Președinte supleant - director general adjunct; ...
3. c)Membrii - funcții de conducere/coordonare sau funcții de execuție din cadrul tuturor structurilor ANP; ...
4. d)Secretar - șeful Serviciului Cabinet din cadrul ANP; ... ... B. La nivelul unității subordonate
5. a)Președinte - director adjunct (siguranța deținerii și regim, economico- administrativ/educație și intervenție psihosocială/medical); ...
6. b)Președinte supleant - director adjunct (siguranța deținerii și regim penitenciar/economico-administrativ/educație și intervenție psihosocială/medical). În situația în care unitatea are prevăzută doar o funcție de director adjunct, se desemnează o persoană cu funcție de conducere din cadrul structurilor unității; ...
7. c)Membrii - funcții de conducere/coordonare sau funcții de execuție din cadrul tuturor structurilor din cadrul unității subordonate; ...
8. d)Secretar - funcție de conducere/coordonare sau funcție de execuție din cadrul unității subordonate. ... ...

(2)La nivelul componentelor structurale din cadrul ANP/entitate publică subordonată se numesc prin DZU responsabili cu gestionarea riscurilor - funcții de conducere/execuție desemnate la nivelul fiecărei structuri ANP/ANP;

(3)La nivelul componentelor structurale din cadrul ANP/entitate publică subordonată se numesc prin DZU responsabili de elaborarea documentației SCM (unde se consideră necesar) - funcție de execuție de la nivelul structurilor ANP/entitate publică subordonată.

(4)Șefii de structuri care au reprezentanți în comisii, își vor asuma integral documentația avizată/aprobată în cadrul comisiilor.

(5)Actul normativ prevăzut la alin.

(1)se întocmește conform modelului prevăzut în anexa nr. 2. Articolul 7

(1)Pentru o mai bună administrare a riscurilor de la toate nivelurile manageriale, șefii structurilor entităților publice desemnează, prin Decizie de zi pe unitate, câte un responsabil cu riscurile, care îi asistă în procesul de administrare a riscurilor.

(2)La structurile care nu au decât un singur angajat în componență/funcțiile unice, personalul care le încadrează este responsabilul cu riscurile.

(3)Responsabilii cu riscurile de la nivelul structurilor entităților publice participă la cursuri de pregătire în domeniul managementului riscurilor și consiliază, acolo unde este cazul, personalul din cadrul acestora, pentru elaborarea registrelor de riscuri pe structuri.

(4)Actul normativ prevăzut la alin.

(1)se întocmește potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3. Articolul 8 Secretariatele comisiilor sunt asigurate de un serviciu/birou/compartiment sau de către o persoană stabilită de președintele comisiei. Articolul 9

(1)Persoanele desemnate în cadrul comisiilor își vor însuși prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial și vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională.

(2)Persoanele desemnate în cadrul comisiilor răspund, conform legii, pentru realitatea, legalitatea și respectarea condițiilor de conținut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfășurată, precum și de termenul de efectuare a înscrierilor.

(3)Modul de organizare și de lucru al Comisiei de monitorizare se află în responsabilitatea președintelui acesteia și se stabilește în funcție de volumul și de complexitatea proceselor și activităților, pe baza Regulamentului comisiei.

(4)Regulamentul este stabilit prin prezenta Decizie și este prevăzut în anexa nr. 4. Articolul 10

(1)Comisia are următoarele atribuții:

1. a)coordonează inventarierea activităților din cadrul entității publice pe domenii de activitate, precum și elaborarea procedurilor de sistem/operaționale; ...
2. b)coordonează activitatea de stabilire a măsurilor de management al riscurilor; ...
3. c)analizează, avizează și supune spre aprobare directorului general/directorului Registrul de riscuri; ...
4. d)monitorizează și coordonează permanent activitățile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor; ...
5. e)propune directorului general/directorului noi acțiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncții în implementarea măsurilor de management al riscurilor; ...
6. f)analizează, avizează și supune spre aprobare directorului general/directorului raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu; ...
7. g)analizează, avizează și supune spre aprobare directorului general/directorului Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial. ...

(2)Secretariatul comisiei are următoarele atribuții:

1. a)centralizează, ține evidența procedurilor de sistem/operaționale în format electronic și le pune la dispoziția personalului în rețelele informatice locale existente; ...
2. b)elaborează Inventarul activităților entității publice, pe baza propunerilor șefilor structurilor entității; ...
3. c)elaborează Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale, în format electronic; ...
4. d)elaborează Registrul de riscuri al entității publice, prin centralizarea Registrelor de riscuri de la nivelul structurilor entității; ...
5. e)elaborează procesul-verbal de analiză a riscurilor de la nivelul entității publice, prin centralizarea proceselor-verbale de analiză a riscurilor de la nivelul structurilor entității; ...
6. f)elaborează și actualizează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial pe baza propunerilor șefilor structurilor entității; ...
7. g)elaborează raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului Controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare; ...
8. h)pregătește documentele de lucru pentru ședințele comisiei. ... Articolul 11 Pe linia implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, directorul general/directorul entității publice, au următoarele atribuții:
9. a)aplică principiile controlului intern managerial în actul de conducere; ...
10. b)asigură cadrul organizațional și procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea și dezvoltarea continuă a sistemului propriu de control intern managerial; ...
11. c)decid măsurile adecvate de management al riscurilor; ...
12. d)aprobă Registrul de riscuri și Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial; ...
13. e)dispun măsurile necesare pentru convocarea comisiei în vederea realizării activității de autoevaluare a sistemului de control intern managerial; ...
14. f)aprobă rapoartele și informările/situațiile prevăzute de legislația în domeniu și dispun transmiterea acestora, ierarhic, la termenele stabilite; ...
15. g)analizează în cadrul autoevaluării anuale a entității proprii, stadiul implementării și dezvoltării sistemului propriu de control intern managerial; ...
16. h)stabilesc structurile entității responsabile de implementarea standardelor de control intern managerial, în conformitate cu atribuțiile ce le revin. ... Articolul 12

(1)Șefii/coordonatorii structurilor entităților publice au următoarele atribuții:

1. a)pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea continuă a sistemului de control intern managerial; ...
2. b)stabilesc obiectivele structurilor entităților publice, activitățile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităților și ai indicatorilor de performanță asociați; ...
3. c)identifică, analizează, evaluează și prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/specifice ale structurilor entităților publice și formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor; ...
4. d)transmit secretariatului comisiei propuneri pentru Registrul de riscuri și pentru revizia procedurilor de sistem/operaționale; ...
5. e)reevaluează riscurile semestrial/anual sau ori de câte ori situația o impune, semnalează apariția unor noi riscuri și fac propuneri în sensul diminuării acestora sau a exploatării oportunităților. ...

(2)Personalul implicat pune în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial. Secţiunea 2 Structuri/grupuri tehnice cu atribuții de implementare și dezvoltare a sistemelor proprii de control intern managerial Articolul 13

(1)În sistemul penitenciar se constituie și funcționează la nivelul entităților publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, structuri cu atribuții pe linia implementării și dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare grupuri tehnice.

(2)Grupul tehnic se constituie numai în situația în care președintele comisiei consideră că este necesară această structură pentru sprijinirea implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial. Articolul 14

(1)Grupurile tehnice de la nivelul entităților publice din sistemul penitenciar se înscriu prin Decizie de zi pe unitate și se constituie din 3-5 persoane stabilite de directorul entității, la propunerea președintelui Comisiei de monitorizare, care au, de regulă, studii superioare.

(2)În activitatea desfășurată grupurile tehnice colaborează îndeaproape cu membrii comisiilor și se subordonează direct președintelui Comisiei de monitorizare. Articolul 15

(1)Numărul și complexitatea activităților corespunzătoare funcției publice pe care o dețin funcționarii publici care au calitatea de membri în grupuri tehnice se stabilesc proporțional cu complexitatea activității desfășurate în cadrul structurilor.

(2)Stabilirea atribuțiilor de serviciu ale funcționarilor publici care au calitatea de membri în grupurile tehnice se face avându-se în vedere prevederile alin.

(1). Articolul 16

(1)Persoanele desemnate în cadrul grupurilor tehnice își vor însuși prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial și vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională.

(2)Persoanele desemnate în cadrul grupurilor tehnice au obligația de a parcurge legislația pe domeniul încredințat în mod exhaustiv și au semnalat toate situațiile neacoperite în practică de activitatea curentă. Articolul 17

(1)Grupul tehnic are următoarele atribuții:

1. a)identificarea/studierea prevederilor legislației, în baza cărora se exercită atribuțiile entității publice, pe domeniile de activitate; ...
2. b)semnalarea către șeful entității a faptului că pe un anumit domeniu de activitate, nu se aplică în totalitate legislația națională și UE, cu indicarea exactă a reglementărilor neacoperite în practica internă; ...
3. c)colaborează îndeaproape cu personalul din cadrul structurilor de specialitate, în vederea înțelegerii în detaliu a aspectelor legislative și a modului în care acestea se transpun în practică; ...
4. d)prezintă concluziile activității de analiză a reglementărilor la termenele stabilite de directorul entității, în funcție de complexitatea activității desfășurate. ... Capitolul III Implementarea standardelor de control intern managerial Secţiunea 1 Direcții generale de acțiune privind implementarea standardelor de control intern managerial Articolul 18

(1)Standardele de control intern managerial definesc în cadrul sistemului penitenciar un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia.

(2)Implementarea standardelor de control intern managerial se realizează în conformitate cu prevederile Codului controlului intern managerial al entităților publice aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare.

(3)Principalele cerințe privind implementarea standardelor de control intern managerial sunt prevăzute în anexa nr. 5. Articolul 19

(1)Entitățile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/directori au calitatea de ordonatori de credite elaborează și actualizează anual sau ori de câte ori este necesar Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al entității, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 6, și îl postează pe portalul intern al Administrației Naționale a Penitenciarelor la secțiunea SCM, pentru informare și armonizare, la datele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 10 ianuarie a fiecărui an.

(2)În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al entității se evidențiază, în mod distinct, acțiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern managerial, a personalului de conducere și execuție, în cadrul instituțiilor de învățământ ale sistemului penitenciar, precum și în instituții de specialitate din afara sistemului penitenciar. Secţiunea a 2-a Reguli privind implementarea standardelor de control intern managerial

1. Standardul 1 - Etica și integritatea Articolul 20 Directorul general/directorii entităților publice din sistemul penitenciar desemnează un ofițer să îndeplinească atribuții de consilier pentru integritate, în vederea sprijinirii activităților de prevenire a corupției, precum și pentru consiliere etică și monitorizarea respectării normelor de conduită (Anexa nr. 8 la Norme). Articolul 21 Directorul general/directorii entităților publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de protecție a identității persoanelor care au sesizat nereguli, fraude sau fapte de corupție, conform legislației privind avertizorul de integritate. ...
2. Standardul 2 - Atribuții, funcții, sarcini Articolul 22 Directorul general/directorii entităților publice din sistemul penitenciar dispun actualizarea documentelor privind misiunea entității, regulamentele interne și fișele posturilor, pentru atingerea obiectivelor și luarea la cunoștință a conținutului acestora de către întregul personal. Articolul 23

(1)Funcțiile considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile sunt acele funcții care prezintă risc semnificativ în îndeplinirea obiectivelor entității.

(2)La stabilirea funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile se au în vedere atribuțiile funcționale care implică, de regulă:

1. a)accesul la informațiile clasificate sau informațiile neclasificate exceptate, potrivit legii, de la liberul acces al cetățenilor; ...
2. b)gestionarea resurselor; ...
3. c)nivelul de decizie și consecințele actului de decizie; ...
4. d)competența decizională exclusivă; ...
5. e)derularea procedurilor de achiziții publice; ...
6. f)relațiile directe cu cetățenii și/sau instituțiile publice și/sau private. ...

(3)În vederea inventarierii și gestionării funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile, entitățile sistemului penitenciar parcurg, în principal următoarele etape:

1. a)convocarea comisiei în vederea identificării, ordonării, clasificării și reevaluării funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile; ...
2. b)întocmirea Inventarului funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile, conform modelului prevăzut în anexa nr. 7. ... ... 3. Standardul 3 - Competența, performanța Articolul 24

(1)Directorul general/directorii entităților publice din sistemul penitenciar dispun măsuri pentru întocmirea proiectelor planurilor de pregătire profesională a personalului nou încadrat, încă din timpul procesului de selecție.

(2)Directorul general/directorii entităților publice din sistemul penitenciar dispun măsuri legale pentru organizarea și desfășurarea pregătirii profesionale continue a personalului, adaptată atât schimbărilor legislative cât și nevoilor identificate, în baza unei analize diagnostic. ... 4. Standardul 4 - Structura organizatorică Articolul 25 Pentru proiectarea structurii organizatorice, personalul implicat parcurge, în principal, următoarele etape:

1. a)analiza obiectivelor entității publice; ...
2. b)definirea activităților necesare și stabilirea conținutului acestora; ...
3. c)crearea structurilor; ...
4. d)stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice. ... Articolul 26 Actul de delegare este conform atunci când:
5. a)este întocmit potrivit prevederilor actelor normative în domeniu; ...
6. b)respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuțiilor delegate și cunoștințele, experiența și capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredințat; ...
7. c)sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele limită de realizare și criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuțiilor delegate; ...
8. d)sunt furnizate toate informațiile asupra responsabilității ce va fi delegată; ...
9. e)sunt stabilite limitele competențelor, atribuțiilor și responsabilităților care se deleagă. ... Articolul 27 Persoana delegată răspunde de realizarea sarcinii, iar directorul general/directorul de entitate publică/șeful structurii care a delegat își menține în fața superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia. ... 5. Standardul 5 - Obiective Articolul 28 Directorul general/directorii entităților publice din sistemul penitenciar definesc obiectivele legate de scopurile entităților publice pe care le conduc, precum și pe cele complementare, legate de fiabilitatea informațiilor, conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne. Articolul 29

(1)Stabilirea obiectivelor entităților publice din sistemul penitenciar constituie un proces în cadrul căruia se reflectă prioritățile sistemului penitenciar în concordanță cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziție și domeniile de responsabilitate.

(2)Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicați a unor ipoteze/premise.

(3)Entitățile publice din sistemul penitenciar reevaluează obiectivele ori de câte ori se modifică ipotezele/premisele care au stat la baza stabilirii acestora.

(4)Ipotezele/premisele și obiectivele sunt formulate respectând metodologia prezentată în anexa nr. 9. ... 6. Standardul 6 - Planificarea Articolul 30

(1)Entitățile publice din sistemul penitenciar întocmesc planuri, potrivit reglementărilor în domeniu, prin care se pun în concordanță activitățile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile care ar putea afecta realizarea obiectivelor entităților publice din sistemului penitenciar să fie minime.

(2)Planurile anuale de management ale entităților publice, precum și orice alte documente de planificare întocmite potrivit reglementărilor în domeniu, trebuie să cuprindă ipoteze/premise, obiective și activități cărora li se asociază indicatori de performanță.

(3)Pentru îndeplinirea obiectivelor, directorul general/directorii entităților publice din sistemul penitenciar asigură coordonarea deciziilor și acțiunilor structurilor entităților publice. ... 7. Standardul 7 - Monitorizarea performanțelor Articolul 31

(1)În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor, se elaborează indicatori de performanță pentru fiecare activitate utilizând indicatori cantitativi și calitativi relevanți, inclusiv cu privire la economicitate, eficiență și eficacitate.

(2)Indicatorii de performanță sunt formulați respectând metodologia prezentată în anexa nr. 10. ... 8. Standardul 8 - Managementul riscului Articolul 32 Entitățile publice din sistemul penitenciar analizează anual riscurile legate de desfășurarea activităților sale, elaborează planuri corespunzătoare în direcția limitării posibilelor consecințe ale acestor riscuri și stabilesc responsabilități și termene pentru aplicarea planurilor respective. Articolul 33 În managementul riscului entitățile publice din sistemul penitenciar sunt obligate să parcurgă următoarele etape:

1. a)identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale și specifice care au rol hotărâtor în realizarea misiunii entității; ...
2. b)stabilirea activităților principale necesare îndeplinirii obiectivelor generale și specifice identificate; ...
3. c)identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale și specifice; ...
4. d)evaluarea riscurilor identificate; ...
5. e)stabilirea măsurilor de management al riscurilor și punerea lor în aplicare; ...
6. f)analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscurilor; ...
7. g)reevaluarea procesului de management al riscurilor. ... Articolul 34 Implementarea managementului riscului se realizează potrivit Diagramei de proces prevăzute în anexa nr. 11, având în vedere Procedura de sistem privind managementul riscului, asumată la nivelul sistemului penitenciar. Articolul 35

(1)Registrul de riscuri al entității publice din sistemul penitenciar se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 12, având în vedere Procedura de sistem privind managementul riscului, asumată la nivelul sistemului penitenciar.

(2)Registrul de riscuri al entității publice din sistemul penitenciar se actualizează anual până la data de 20 ianuarie, sau ori de câte ori situația o impune. ... 9. Standardul 9 - Proceduri Articolul 36 Pentru îndeplinirea obiectivelor, entitățile publice din sistemul penitenciar stabilesc activități care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaționale. Articolul 37

(1)Pentru elaborarea și actualizarea procedurilor de sistem/operaționale entitățile publice din sistemul penitenciar parcurg, în principal, următoarele etape:

1. a)stabilirea activităților care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaționale și a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora, precum și termenul limită până la care trebuie elaborate procedurile; ...
2. b)studierea prevederilor legislației naționale și UE, în baza cărora se exercită atribuțiile entității publice, potrivit domeniilor de activitate; ...
3. c)întocmirea Inventarului activităților entității, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13; ...
4. d)elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operaționale; ...
5. e)analizarea, în cadrul comisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/operaționale, precum și a codurilor de identificare ale acestora; ...
6. f)efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/operaționale; ...
7. g)aprobarea procedurilor de sistem/operaționale; ...
8. h)postarea procedurilor de sistem/operaționale pe portalul intern la entităților publice din sistemul penitenciar; ...
9. i)centralizarea procedurilor de sistem/operaționale, în format electronic; ...
10. j)executarea reviziei procedurilor de sistem/operaționale în funcție de evoluția reglementărilor în materie ...

(2)La elaborarea procedurilor de sistem/operaționale se ține seama de următoarele:

1. a)se întocmesc procedurile de sistem/operaționale necesare îndeplinirii atribuțiilor funcționale; ...
2. b)se concep procedurile de sistem/operaționale pentru a reflecta și a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite; ...
3. c)se întocmesc procedurile de sistem/operaționale după stabilirea corelațiilor dintre diverse activități/tipuri de activități; ...
4. d)se analizează procedurile de sistem/operaționale pentru evitarea suprapunerii acestora. ...

(3)Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaționale de către entitățile publice din sistemul penitenciar este prevăzută în anexa nr. 14, având în vedere Procedura privind elaborarea procedurilor formalizate pe activități, asumată la nivelul sistemului penitenciar.

(4)La nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor, codificarea procedurilor de sistem și operaționale se realizează potrivit "Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem aferente domeniilor de activitate din Administrația Națională a Penitenciarelor", aprobată de către directorul general adjunct care este desemnat la propunerea președintelui comisiei.

(5)La nivelul entităților publice din sistemul penitenciar, codificarea procedurilor de sistem și operaționale se realizează potrivit "Listei codurilor de identificare ale procedurilor operaționale aferente domeniilor de activitate din sistemul penitenciar", aprobate la nivelul fiecărei entități publice de către directorul acesteia, la propunerea președintelui comisiei. Articolul 38

(1)Procedura de sistem/operațională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare, se înregistrează la compartimentul secretariat, se păstrează la structura emitentă și se transmite, în format electronic, secretariatului comisiei și entităților/structurilor/persoanelor implicate/interesate.

(2)Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale al entităților publice, se elaborează și se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 15.

(3)Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale al entităților publice din sistemul penitenciar se tipărește și se înregistrează la sfârșitul anului calendaristic sau la solicitarea comisiilor de control. ... 10. Standardul 10 - Supravegherea Articolul 39 Directorul general/directorii entităților publice din sistemul penitenciar/șefii structurilor dispun planificarea, organizarea și executarea controalelor activităților, operațiunilor și tranzacțiilor, în scopul realizării eficace a acestora, în baza unor proceduri prestabilite. Articolul 40 Supravegherea activităților presupune: a) comunicarea către personal a atribuțiilor, responsabilităților și limitelor de competență atribuite, ... b) evaluarea sistematică a activității personalului. ... Articolul 41

(1)Controlul este un proces continuu și se desfășoară, în principal, sub următoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, avizarea, autorizarea și aprobarea.

(2)Controalele specializate, efectuate de structurile*1) anume constituite în sistemul penitenciar, se desfășoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor. Notă ... *1) Serviciul Inspecție Penitenciară, Serviciul Audit, etc. Articolul 42 Controlul se desfășoară potrivit actelor normative specifice și presupune:

1. a)integrarea acestuia în componentele procesuale și structurale ale sistemului penitenciar; ...
2. b)stabilirea unor obiective de control clare și precise; ...
3. c)stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor și procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacității controlului sub raportul costuri/beneficii; ...
4. d)pregătirea și instruirea personalului cu atribuții de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuții; ...
5. e)stabilirea modalităților de evaluare și valorificare a rezultatelor controlului. ... ... 11. Standardul 11 - Continuarea activității Articolul 43 Directorul general/directorii entităților publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de identificare a principalelor riscuri cu privire la continuitatea derulării activităților și de asigurare a continuității activității prin măsuri/planuri care să prevină apariția situațiilor de discontinuitate. ... 12. Standardul 12 - Informarea și comunicarea Articolul 44 Directorul general/directorii entităților publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de stabilire a metodelor și căilor de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informațiilor și deciziilor necesare desfășurării activităților și să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă și externă. ... 13. Standardul 13 - Gestionarea documentelor Articolul 45

(1)Directorul general al Administrației Naționale a Penitenciarelor dispune măsuri de elaborare și implementare a procedurilor operaționale privind primirea, expedierea, înregistrarea și arhivarea documentelor, care să ofere control asupra ciclului complet de viață a acestora, precum și accesibilitatea personalului și terților abilitați.

(2)Procedurile operaționale de la pct. 1 sunt transmise în celelalte entități publice din sistemul penitenciar prin grija Serviciului Cabinet, pentru adaptare și aprobare de către directorii acestora. ...

1. Standardul 14 - Raportarea contabilă și financiară Articolul 46 Directorul general/directorii entităților publice din sistemul penitenciar au calitatea de ordonatori de credite și sunt responsabili de organizarea și ținerea la zi a contabilității, de prezentarea la termen a situațiilor financiare asupra situației patrimoniului aflat în administrare, precum și a execuției bugetare, în vederea asigurării exactității tuturor informațiilor contabile aflate sub control. Articolul 47 Șeful serviciului financiar/contabilul șef/șeful structurii financiar-contabile asigură calitatea informațiilor și datelor contabile utilizate la realizarea situațiilor contabile, care reflectă în mod real activele și pasivele. ...
2. Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern managerial Articolul 48 Entitățile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/directori au calitatea de ordonatori de credite postează pe portalul intern al sistemului penitenciar, până la data de 10 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat, Situația centralizatoare semestrială privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. I, Informații generale, potrivit modelului din anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare. Articolul 49 Pentru autoevaluarea sistemului de control intern managerial entitățile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/directori au calitatea de ordonatori de credite parcurg, în principal, următoarele etape: a) convocarea comisiei în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de control intern managerial; ... b) completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, prevăzut în anexa nr. 4.
3. la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare; ... c) întocmirea Situației sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.
4. la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, și aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, în conformitate cu prevederile pct. 1 subpct. 1.
5. alin.

(3)lit.

1. d)din Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare; ...
2. d)întocmirea Situației centralizatoare anuale privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. II, Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20..., prevăzută în anexa nr. 3 la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, și a Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20..., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare; ...
3. e)postarea pe portalul intern a sistemului penitenciar a acestor documente până la data de 10 ianuarie a anului următor pentru anul precedent; ...
4. f)înaintarea către structurile ierarhic superioare, odată cu situația financiară anuală, a documentelor prevăzute la lit.
5. c)și d), la termenele stabilite de acestea, în cadrul termenului prevăzut de lege. ... ... 16. Standardul 16 - Auditul intern Articolul 50 Structura de audit public intern din cadrul Administrației Naționale a Penitenciarelor asigură evaluarea independentă și obiectivă a sistemului de control intern managerial al entităților publice din sistemul penitenciar. Articolul 51 Pentru fundamentarea Raportului anual elaborat la nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor se stabilesc următoarele responsabilități:
6. a)entitățile publice din sistemul penitenciar auditate de către structura de audit public intern/extern în domeniul controlului intern managerial, transmit la secretariatul comisiei constituită la nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul de audit public, precum și principalele măsuri dispuse în vederea implementării acestora; ...
7. b)Serviciul audit public intern transmite la secretariatul comisiei constituită la nivelul Administrației Naționale a Penitenciarelor, o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern managerial, precum și elementele considerate relevante în programul și activitatea structurii de audit, până la data de 5 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent. ... ... Capitolul IV Dispoziții finale și tranzitorii Articolul 52

(1)Entitățile publice din sistemul penitenciar completează și transmit pe cale ierarhică la secretariatul Comisiei din Administrația Națională a Penitenciarelor, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme, informațiile din tabelul prevăzut la anexa nr. 16.

(2)Entitățile sistemului penitenciar transmit pe cale ierarhică la secretariatul Comisiei din Administrația Națională a Penitenciarelor orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin.

(1), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acestora. Articolul 53 Documentele privind controlul intern managerial se arhivează într-un dosar separat la serviciul cabinet/compartimentul secretariat, potrivit termenelor stabilite de legislația în domeniu. Articolul 54 Reglementări specifice privind elementele de noutate/bună practică în domeniul controlului intern managerial se stabilesc prin precizări ale președintelui comisiei din Administrația Națională a Penitenciarelor. Articolul 55 Anexele nr. 1-15 fac parte integrantă din prezentele norme. Anexa nr. 1 la norme metodologice GLOSAR DE TERMENI Abatere = încălcarea unei dispoziții cu caracter administrativ și disciplinar. Activitate = totalitatea atribuțiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de omogenitate și similaritate ridicat; cunoștințele necesare realizării activității sunt din domenii limitate, personalul utilizat putând avea astfel o pregătire profesională sensibil unitară; activitatea cuprinde atribuții omogene ce revin compartimentelor entității publice. Activitate procedurabilă = totalitatea atribuțiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de complexitate și omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli și modalități de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiții de regularitate, eficacitate, economicitate și eficiență, a obiectivelor compartimentului/entității publice. Atribuție = un ansamblu de sarcini de același tip, necesare pentru realizarea unei anumite activități sau unei părți a acesteia, care se execută periodic sau continuu și care implică cunoștințe specializate pentru realizarea unui obiectiv specific. Autoevaluarea controlului intern = un proces în care eficacitatea controlului intern este examinată și evaluată, în scopul furnizării unei asigurări rezonabile că toate obiectivele entității publice vor fi realizate. Competența = capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea sarcinii. Competența profesională = capacitatea de a aplica, a transfera și a combina cunoștințe și deprinderi în situații și medii de muncă diverse, pentru a realiza activitățile cerute la locul de muncă, la nivelul calitativ specificat în standardul ocupațional. Comunicare = transmiterea și schimbul de informații (mesaje) între persoane; proces prin care un emițător transmite o informație receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte. Coordonare = armonizarea deciziilor și a acțiunilor componentelor structurale ale entității publice pentru a se asigura realizarea obiectivelor acesteia. Control intern managerial = ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele și procedurile. Sintagma "control intern managerial" subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ținerea sub control a tuturor proceselor interne desfășurate pentru realizarea obiectivelor generale și a celor specifice. Cultura entității publice = formă de cultură organizațională, ce reprezintă armonizarea valorilor individuale, în vederea orientării lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entității publice. Cultura reflectă atitudinea pe care o are entitatea publică față de schimbare. Într-o entitate publică cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise și prin standarde de etică socială și de comportare. Acestea sunt relativ stabile în timp. În entitățile publice există, în general, o cultură de tip normativ, în care accentul se pune pe urmărirea corectă a procedurilor, care sunt mai importante decât rezultatele. De asemenea, în acest tip de cultură organizațională, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate. Deficiență = o situație care afectează capacitatea entității publice de a-și atinge obiectivele generale. Conform documentului Liniile directoare privind standardele de control intern în sectorul public emise de INTOSAI, o deficiență poate fi un defect perceput, potențial sau real care odată îndepărtat consolidează controlul intern și contribuie la creșterea probabilității ca obiectivele generale ale entității publice să fie atinse. Delegare = procesul de atribuire de către un manager, pe o perioadă limitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competențele și responsabilitățile aferente. Disfuncționalitate = orice lipsă de funcționalitate sau nerespectare în implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial. Economicitate = minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate. Eficacitate = gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activități și raportul dintre efectul proiectat și rezultatul efectiv al activității respective. Eficiența = maximizarea rezultatelor unei activități în relație cu resursele utilizate. Entitate publică - autoritate publică, instituție publică, companie/societate națională, regie autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acționar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice și/sau patrimoniu public. Etica = etica în sectorul public acoperă patru mari domenii: stabilirea rolului și a valorilor serviciului public, precum și a răspunderii și nivelului de autoritate și responsabilitate; măsuri de prevenire a conflictelor de interese și modalități de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduită a funcționarilor publici; stabilirea regulilor care se referă la neregularități grave și fraudă. Evaluare = funcție managerială care constă în compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzală a principalelor abateri (pozitive și negative) în vederea luării unor măsuri cu caracter corectiv sau preventiv. Fișa postului = document care definește locul și contribuția postului în atingerea obiectivelor individuale și organizaționale, caracteristic atât individului, cât și entității și care precizează sarcinile și responsabilitățile care îi revin titularului unui post. În general, fișa postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competențele, responsabilitățile, relațiile cu alte posturi, cerințele specifice privind pregătirea, calitățile, aptitudinile și deprinderile necesare realizării obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv. Flux informațional = totalitatea tipurilor de informații transmise într-un interval de timp determinat, asamblate într-un circuit logic pe care datele îl parcurg din momentul colectării lor de la sursa de informare și până în momentul furnizării la un receptor sub formă de informații, prin canale informaționale adecvate destinației acestora. Funcție = totalitatea posturilor care au caracteristici asemănătoare din punctul de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competențelor, responsabilităților și procedurilor. Funcție publică = ansamblul atribuțiilor și responsabilităților, stabilite în temeiul legii, în scopul realizării prerogativelor de putere publică de către administrația publică centrală, administrația publică locală și autoritățile administrative autonome. Gestionarea documentelor = procesul de administrare a documentelor unei entități publice, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viață, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, și până la distrugerea lor. Indicator - expresie numerică ce caracterizează din punct de vedere cantitativ un fenomen sau un proces economic, social, financiar etc. sau îi definește evoluția în funcție de condițiile concrete de loc și timp și legătura reciprocă cu alte fenomene. Indicatorii se pot exprima în mărime absolută, medie sau relativă. Impactul = consecința (efectul) asupra rezultatelor (obiectivelor), dacă riscul s-ar materializa. Integritate = caracter integru; sentiment al demnității, dreptății și conștiinciozității, care servește drept călăuză în conduita omului; onestitate, cinste, probitate. Îndrumare metodologică = activitatea de consiliere în procesul de implementare și dezvoltare a sistemului de control intern managerial în entitățile publice și acordarea de consultanță de specialitate de către echipa de îndrumare metodologică, la solicitarea entității publice. Managementul riscului = metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce permite menținerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publică, cu costuri minime. Managementul riscului cuprinde o gamă largă de activități riguros definite și organizate, plecând de la condițiile de existență și obiectivele fundamentale ale entității publice, precum și analiza factorilor de risc într-o concepție de funcționare optimă și eficientă. Măsuri de control = stabilirea unor acțiuni în vederea monitorizării și verificării permanente sau periodice a unei activități, a unei situații ș.a., pentru a evidenția progresele și pentru a asigura îmbunătățirea activității. Misiunea entității = precizează scopul entității și legitimitatea existenței sale în mediul înconjurător, contribuind la crearea imaginii interne și externe a entității. Monitorizare = activitatea continuă de colectare a informațiilor relevante despre modul de desfășurare a procesului sau a activității. Monitorizarea performanțelor = supravegherea, urmărirea, de către conducerea entității publice, prin intermediul unor indicatori relevanți, a performanțelor activităților aflate în coordonare. Neregulă = orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile naționale și/sau europene, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, ce rezultă dintr-o acțiune sau inacțiune a beneficiarului ori a autorității cu competențe în gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internaționali și/sau fondurile publice naționale aferente acestora printr-o sumă plătită necuvenit. Obiective = efectele pozitive pe care conducerea entității publice încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite. Obiective generale = ținte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la nivelul global al entității publice și/sau al funcțiunilor acesteia, enunțate în actul normativ de organizare și funcționare al entității sau stabilite de conducere în planul strategic și documentele de politici publice. Obiective individuale = exprimări cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost creat și funcționează postul respectiv. Aceste obiective se realizează prin intermediul sarcinilor, ca urmare a competenței profesionale, a autonomiei decizionale și a autorității formale de care dispune persoana angajată pe postul respectiv. Obiective specifice = obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale și care constituie, de regulă, ținte intermediare ale unor activități care trebuie atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit. Acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate și se stabilesc la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entității publice. Planificare = ansamblul proceselor de muncă prin care se stabilesc principalele obiective ale organizației și ale componentelor sale, resursele și mijloacele necesare realizării obiectivelor. Politici = politicile decurg din obiectivele și strategia entității publice, orientează deciziile managerilor și permit implementarea planurilor strategice ale organizației. Post = ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competențelor și responsabilităților desemnate pe un interval de timp unui membru al organizației, reprezentând în același timp elementul primar al structurii organizatorice. Probabilitatea = posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se realizeze. Procedură formalizată = totalitatea pașilor ce trebuie urmați, a modalităților de lucru stabilite și a regulilor de aplicat, în vederea executării activității, atribuției sau sarcinii și editate pe suport hârtie și/sau electronic. Procedurile formalizate pot fi proceduri de sistem și proceduri operaționale. Procedură operațională = procedură care reglementează/descrie procese de activitate care se inițiază, aprobă, desfășoară, verifică și controlează la nivelul unuia sau mai multor compartimente/structuri dintr-o entitate publică al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite. Procedură de sistem = procedură care reglementează/descrie procese de activitate care se inițiază, aprobă, desfășoară, verifică și controlează la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică al cărei conducător au calitatea de ordonator de credite. Proces = un flux de activități sau o succesiune de activități logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare. Responsabilitate = obligația de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei neîndeplinire atrage sancțiunea corespunzătoare tipului de răspundere juridică. Responsabilitate managerială = definește un raport juridic de obligație a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entității publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne și externe, în scopul realizării eficace, eficiente și în conformitate cu dispozițiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice și să răspundă pentru neîndeplinirea obligațiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele cinci componente ale controlului intern managerial în sectorul public: mediul de control; performanțe și managementul riscului; activități de control; informarea și comunicarea; evaluare și audit. Resurse = totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informațională și financiară, necesare ca input pentru ca strategiile să fie operaționale. Risc = o problemă (situație, eveniment etc.) care nu a apărut încă, dar care poate apărea în viitor, caz în care obținerea rezultatelor prealabil fixate este amenințată sau potențată. În prima situație, riscul reprezintă o amenințare, iar în cea de-a doua, riscul reprezintă o oportunitate. Riscul reprezintă incertitudinea în obținerea rezultatelor dorite și trebuie privit ca o combinație între probabilitate și impact. Riscul inerent = expunerea la un anumit risc înainte să fie luată vreo măsură de tratare (atenuare) a lui. Risc rezidual = expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsuri de tratare (atenuare) a lui, presupunând că măsurile sunt eficace. Risc semnificativ = risc major, reprezentativ care poate afecta capacitatea entității de a-și atinge obiectivele. Sarcina = cea mai mică unitate de muncă individuală și care reprezintă acțiunea ce trebuie efectuată pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fără atribuirea de competențe adecvate nu este posibilă; atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabilități. Strategie = ansamblul obiectivelor majore ale organizației pe termen lung, principalele modalități de realizare, împreună cu resursele alocate, în vederea obținerii avantajului competitiv potrivit misiunii organizației. Strategia presupune stabilirea obiectivelor și priorităților organizaționale (pe baza previziunilor privind mediul extern și capacitățile organizației) și desemnarea planurilor operaționale prin intermediul cărora aceste obiective pot fi atinse. Strategie de risc = abordarea generală pe care o are entitatea în privința riscurilor. Aceasta trebuie să fie documentată și ușor accesibilă în entitatea publică. În cadrul strategiei de risc se definește toleranța la risc. Supervizare = o activitate care transferă cunoștințe, abilități și atitudini de la o persoană cu mai multă experiență într-o anumită profesie către una cu mai puțină experiență în profesia respectivă. Această relație este evaluativă, se întinde în timp și are, în principal, scopul de a îmbunătăți funcția profesională a persoanei supervizate. Toleranța la risc = cantitatea de risc pe care entitatea este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat Valori etice = valori ce fac parte din cultura entității publice și constituie un cod nescris, pe baza căruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea publică trebuie să aibă un cod de conduită oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice tuturor salariaților. Codul etic stabilește care sunt obligațiile rezultate din lege cărora trebuie să li se supună salariații, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de muncă: depunerea declarației de avere, a declarației pentru prevenirea conflictului de interese. Există și cazuri în care legea prevede incompatibilități pentru ocuparea unor funcții publice Viziune = definește modul în care o organizație se vede sau se transpune în viitor. Anexa nr. 2 la norme metodologice - MODEL - ANEXA LA DECIZIA ZILNICĂ PE UNITATE Directorul general al Administrației Naționale a Penitenciarelor/ Directorul .......... (denumirea instituției penitenciare) din Administrația Națională a Penitenciarelor Nr. __ din __ .__. 20__ Având în vedere prevederile Deciziei directorului general al ANP nr. 599 din 29.12.2009 privind emiterea deciziei zilnice pe unitate în format electronic; art. 3 și 4 din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare; art. 2 și 3 din Ordinul secretariatului general al guvernului nr. 400/12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare; art. 6 din Normele metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate, aprobate prin Decizia directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor nr. _ din _. _.20 . Emite prezenta DECIZIE Articolul 1 Cu data prezentei decizii se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a implementării și/sau dezvoltării sistemului de control intern managerial în .......... (denumirea instituției penitenciare), denumită în continuare Comisie. Articolul 2

(1)Comisia are următoarea componență:

1. a).......... (grad profesional, nume și prenume) - .......... (funcție) - președinte; ...
2. b).......... (grad profesional, nume și prenume) - .......... (funcție) - președinte supleant; ...
3. c).......... (grad profesional, nume și prenume) - .......... (funcție) - membru; ...
4. d).......... (grad profesional, nume și prenume) - .......... (funcție) - membru; ...
5. e).......... (grad profesional, nume și prenume) - .......... (funcție) - membru; ...
6. f).......... (grad profesional, nume și prenume) - .......... (funcție) - membru; ...
7. g).......... (grad profesional, nume și prenume) - .......... (funcție) - secretar; ...
8. h).......... (grad profesional, nume și prenume) - .......... (funcție) - secretar supleant. ... Articolul 3

(1)Pe durata lipsei motivate din cadrul unității a responsabililor desemnați la articolul 2, sarcinile specifice ce le revin de drept acestora vor fi preluate de către înlocuitorii legali ai acestora.

(2)Persoanele responsabile nominalizate la articolul 2 din prezenta decizie, precum și înlocuitorii legali ai acestora răspund conform legii pentru realitatea, legalitatea și respectarea condițiilor de conținut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfășurată în cadrul Comisiei, precum și de termenul de efectuare a înscrierilor. Articolul 5 Prezenta decizie va fi comunicată prin e-mail membrilor Comisiei nominalizați în cuprinsul acesteia și va fi postată pe portalul intern al sistemului penitenciar la secțiunea SCM, subsecțiunea unități penitenciare (în folderul destinat unității creatoare). Articolul 6 Orice schimbare structurală și, implicit, a personalului nominalizat la art. 2 va fi comunicată de îndată de către șefii structurilor funcționale, în scris, secretariatului Comisiei, pentru a se putea efectua modificările ce se impun. Articolul 7 Persoanele nominalizate în prezenta decizie și structurile funcționale ale .......... (denumirea entității publice) vor duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii. Articolul 8 Orice alte prevederi interne contrare prezentei decizii se abrogă. ................... (grad profesional, nume și prenume) Director general/director .................. (denumirea entității publice) Anexa nr. 3 la norme metodologice - MODEL - ANEXA LA DECIZIA ZILNICĂ PE UNITATE Directorul general al Administrației Naționale a Penitenciarelor/ Directorul .......... (denumirea entității publice) din Administrația Națională a Penitenciarelor Nr. __ din __.__ .20__ Având în vedere prevederile Deciziei directorului general al ANP nr. 599 din 29.12.2009 privind emiterea deciziei zilnice pe unitate în format electronic; art. 3 și 4 din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare; art. 2 și 3 din Ordinul secretariatului general al guvernului nr. 400/12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare; art. 7 din Normele metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate, aprobate prin Decizia directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor nr. __ din __.__.20__. Emite prezenta DECIZIE Articolul 1 Cu data prezentei decizii se desemnează Responsabilii cu riscurile de la nivelul structurilor funcționale ale ........../(denumirea entității publice), după cum urmează:

1. a)SDRP*2) - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul siguranța deținerii; Notă ... *2) Siguranța deținerii și regim penitenciar ...
2. b)SDRP - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul regim penitenciar; ...
3. c)EAPS*3) - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul educație; Notă ... *3) Educație și asistență psihosocială ...
4. d)EAPS - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul asistență psihosocială; ...
5. e)EA*4) - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul logistică; Notă ... *4) Economico-administrativ ...
6. f)EA - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul financiar; ...
7. g)Medical - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul medical; ...
8. h)RUFP*5) - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul RUFP; Notă ... *5) Resurse umane și formare profesională ...
9. i)PCMP*6) - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul PCMP; Notă ... *6) Prevenirea criminalității în mediul penitenciar ...
10. j)Informatică - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul informatică; ...
11. k)IC*7) - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul informații clasificate; Notă ... *7) Informații clasificate ...
12. l)CJ*8) - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul juridic; Notă ... *8) Consilier juridic ...
13. m)AIP*9) - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul accesare și implementare programe; Notă ... *9) Accesare și implementare programe ...
14. n)Secretariat - ........../(grad profesional, nume și prenume) - pentru sectorul secretariat. ... Articolul 2

(1)Pe durata lipsei motivate din cadrul unității a responsabililor desemnați la articolul 1, sarcinile specifice ce le revin de drept acestora vor fi preluate de către înlocuitorii legali ai acestora.

(2)Persoanele responsabile nominalizate la articolul 1 din prezenta decizie, precum și înlocuitorii legali ai acestora răspund conform legii pentru realitatea, legalitatea și respectarea condițiilor de conținut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfășurată, precum și de termenul de efectuare a înscrierilor. Articolul 3

(1)Activitatea Responsabililor cu riscurile se concretizează, în principal, în:

1. a)Colectează, înregistrează, analizează, selectează și clasează formularele "Alertă la risc" și propune tipul de răspuns (strategia) pentru fiecare risc nou identificat ...
2. b)Elaborează o informare scrisă despre rezultatele analizei datelor/informațiilor cuprinse în formularele "Alertă la risc" ...
3. c)Transmite ori de câte ori este cazul, conducătorului CS, spre analiză, dosarul cu riscurile nou-identificate, precum și informările scrise cu privire la rezultatele analizei datelor/informațiilor cuprinse în formularele "Alertă la risc" și la stadiul implementării măsurilor de control intern ...
4. d)Organizează ședințele EGR ...
5. e)Consemnează în procesul-verbal al ședinței EGR, întocmit pe formularul prevăzut de procedură, toate hotărârile luate ...
6. f)Supune procesul-verbal al ședinței EGR aprobării conducătorului CS ...
7. g)Transmite formularele "Alertă la risc" și documentația aferentă pentru riscurile escaladate, către nivelele de competență stabilite ...
8. h)Completează, actualizează, după caz, Registrul riscurilor cu datele/informațiile despre riscurile care sunt gestionate sau care urmează a fi gestionate la nivelul CS ...
9. i)Transmite Registrul riscurilor actualizat către secretariatul Comisiei ...
10. j)Întocmește Planul pentru implementarea măsurilor de control, conform formularului prevăzut de procedură și îl supune aprobării și avizării ...
11. k)Completează "Fișa de urmărire a riscului", conform formular prevăzut de procedură ...
12. l)Transmite, exclusiv în format electronic, responsabililor cu monitorizarea implementării acțiunilor de ținere sub control a riscurilor, formularele de urmărire a riscurilor ...

(2)Atribuțiile Responsabililor cu riscurile se completează cu cele prevăzute în Procedura de sistem privind Managementul riscului asumată la nivelul sistemului penitenciar. Articolul 5 Prezenta decizie va fi comunicată prin e-mail persoanelor nominalizate și șefilor profesionali ai acestora și va fi postată pe portalul intern al sistemului penitenciar la secțiunea SCM, subsecțiunea unități penitenciare (în folderul destinat unității creatoare). Articolul 6 Orice schimbare structurală și, implicit, a personalului nominalizat la art. 1 va fi comunicată de îndată de către șefii structurilor funcționale, în scris, secretariatului Comisiei, pentru a se putea efectua modificările ce se impun. Articolul 7 Persoanele nominalizate în prezenta decizie și structurile funcționale ale ..........(denumirea entității publice) vor duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii. Articolul 8 Orice alte prevederi interne contrare prezentei decizii se abrogă. ....................... (grad profesional, nume și prenume) Director general/director ..................... (denumirea entității publice) Anexa nr. 4 la norme metodologice REGULAMENT al Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate acesteia Capitolul I Dispoziții generale Articolul 1 În conformitate cu prevederile OSGG nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, în sistemul penitenciar se constituie și funcționează, în funcție de nivelul ierarhic, respectiv la nivelul entităților publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, Comisii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare Comisia. Articolul 2 Obiectul prezentului Regulament îl constituie modul de organizare și funcționare a Comisiei cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemelor de control intern managerial de la nivelul ANP/unității subordonate. Capitolul II Structura organizatorică a Comisiei Articolul 3 Organizarea Comisiilor SCIM a ANP și ale unităților subordonate este prevăzută la art. 6-12, din Normele metodologice. Articolul 4 După caz, Comisia va fi sprijinită de grupuri tehnice, prevăzute la 13-18 din Normele metodologice. Articolul 5 Componența Comisiei va fi reglementată prin Decizie de zi pe unitate, funcție de schimbările organizatorice sau funcționale care intervin. Articolul 6 Șefi de structuri care au reprezentanți în Comisie funcții de execuție își vor asuma integral documentația avizată în cadrul Comisiei. Capitolul III Organizarea ședințelor și mecanismul de luare a deciziilor Articolul 7 Organizarea ședințelor:

(1)Comisia se întrunește, la convocarea președintelui, trimestrial sau ori de câte ori este necesar pentru atingerea scopului pentru care a luat ființă.

(2)Ședințele sunt conduse de președintele Comisiei. În caz de indisponibilitate a președintelui Comisiei, acesta va fi suplinit de președintele supleant iar în caz de indisponibilitate a supleantului, va fi suplinit de către un membru desemnat de către președinte. În caz de indisponibilitate a unui membru, acesta poate fi suplinit de o persoană desemnată de către acesta, din cadrul structurii pe care o conduce sau din care face parte.

(3)Activitatea Comisiei se desfășoară în plen. În cazul în care titularul nu poate participa din motive obiective, are obligația de a desemna un înlocuitor. Un domeniu de activitate poate rămâne nereprezentat în cadrul lucrărilor cu aprobarea expresă a președintelui, care se consemnează în procesul-verbal.

(4)În cadrul Comisiei pot funcționa unul sau mai multe grupuri de lucru pentru activități specifice. Componența grupurilor de lucru se stabilește prin nominalizarea persoanelor de către managerii/reprezentanții, membri ai Comisiei; persoanele desemnate pot face parte din unul sau mai multe grupuri de lucru.

(5)La solicitarea Comisiei, la ședințele sale sau în grupurile de lucru pe care aceasta le constituie, pot participa și alți reprezentanți din compartimentele Administrației Naționale a Penitenciarelor/unităților subordonate acesteia, a căror contribuție este necesară în vederea realizării atribuțiilor Comisiei și a celorlalte cerințe.

(6)Solicitările Comisiei adresate conducătorilor și/sau subordonaților acestora, în contextul prevederilor de la alin.

(4), reprezintă sarcini de serviciu.

(7)Punctele aflate pe ordinea de zi care nu sunt discutate în ședința în care au fost propuse pot, după caz, la dispoziția președintelui Comisiei, să fie amânate pentru ședința următoare sau adoptate pe loc Articolul 8 Mecanismul de luare a deciziilor:

(1)Deciziile Comisiei se iau prin consensul membrilor prezenți.

(2)În situația în care consensul nu poate fi obținut, președintele Comisiei poate propune luarea deciziei prin votul a jumătate plus unul din totalul membrilor prezenți.

(3)În cazul în care se constată inegalitate de voturi, votul președintelui Comisiei este decisiv. Capitolul IV Atribuțiile Comisiei Articolul 9 Comisia are următoarele atribuții:

(1)Elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al Administrației Naționale a Penitenciarelor/entităților publice subordonate, pe baza Programelor SCM ale structurilor, program care cuprinde obiective, acțiuni, responsabilități, termene, precum și alte măsuri necesare dezvoltării acestuia, cum ar fi actualizarea și aplicarea procedurilor formalizate pe activități, perfecționarea profesională etc. La elaborarea programului se vor avea în vedere regulile minimale de management, conținute în standardele de control intern, aprobate prin Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, personalul și structura acesteia, cu modificările și completările ulterioare, alte reglementări și condiții specifice;

(2)Supune aprobării directorului general/directorului entității publice subordonate Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al Administrației Naționale a Penitenciarelor/entității publice subordonate, în termen de 30 zile de la data elaborării sale;

(3)Urmărește realizarea obiectivelor și acțiunilor propuse prin program și asigură actualizarea periodică a acestuia, ori de câte ori este necesar; acordă alte termene de realizare la solicitarea compartimentelor

(4)Urmărește dezvoltarea subsistemelor de control intern managerial din cadrul aparatului propriu al ANP/entității publice subordonate;

(5)Comisia de la nivelul ANP urmărește constituirea comisiilor pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică, precum și elaborarea programelor de dezvoltare a sistemelor proprii de control intern managerial ale unităților subordonate;

(6)Primește de la componentele structurale din Administrația Națională a Penitenciarelor și/sau entitățile publice subordonate informări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor/subsistemelor proprii de control intern managerial, în raport cu programele adoptate, precum și referiri la situațiile deosebite și la acțiunile de monitorizare, coordonare și îndrumare, întreprinse în cadrul acestora;

(7)Acolo unde este oportun, îndrumă componentele structurale din Administrația Națională a Penitenciarelor și/sau entitățile publice subordonate în elaborarea programelor proprii, în realizarea și actualizarea acestora și/sau în alte activități legate de controlul intern managerial;

(8)Asigură armonizarea procedurilor utilizate, în sistemul de control intern managerial, la nivelul structurilor Administrației Naționale a Penitenciarelor/unității subordonate, în situația operațiunilor/activităților comune acestor structuri;

(9)Verifică, în cadrul ședințelor, procedurile generale ale sistemului de control intern managerial și le transmite spre aprobare directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor/directorului de entitate publică subordonată;

(10)Prezintă directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor/directorului entitate publică subordonată, ori de câte ori consideră necesar sau la cererea acestuia, informări referitoare la sistemul de control intern managerial proiectat și implementat, la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea acestuia, la acțiunile de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică întreprinse, rapoarte de autoevaluare a activității, precum și la alte probleme apărute în legătură cu acest domeniu. Capitolul V Atribuțiile președintelui Comisiei Articolul 10 Președintele Comisiei are următoarele atribuții:

(1)Asigură desfășurarea lucrărilor Comisiei și ale Secretariatului acesteia în bune condiții.

(2)Monitorizează, coordonează și îndrumă metodologic dezvoltarea sistemului de control intern managerial.

(3)Aprobă documentele Comisiei, informările și raportările întocmite de Comisie.

(4)Aprobă și asigură transmiterea în termenele stabilite a informărilor/raportărilor întocmite în cadrul Comisiei către părțile interesate: directorul general al Administrației Naționale a Penitenciarelor/director entitate publică subordonată și Ministerul Justiției/Administrației Naționale a Penitenciarelor.

(5)Propune ordinea de zi a ședințelor și conduce ședințele Comisiei.

(6)Decide asupra participării la ședințele Comisiei și a altor participanți din direcțiile/serviciile/compartimentele Administrației Naționale a Penitenciarelor/entității publice subordonate a căror participare este necesară pentru clarificarea și soluționarea unor probleme specifice.

(7)Decide asupra constituirii de subcomisii sau grupuri de lucru pentru desfășurarea de activități cu caracter specific în cadrul Comisiei. Capitolul VI Atribuțiile secretariatului Comisiei Articolul 11 Secretariatul Comisiei are următoarele atribuții:

(1)Organizează desfășurarea ședințelor Comisiei la solicitarea președintelui acesteia, întocmește minutele întâlnirilor și alte documente specifice.

(2)Întocmește, centralizează și diseminează documentele necesare bunei desfășurări a activităților Comisiei.

(3)Recepționează documentele ce urmează a fi analizate și discutate în cadrul Comisiei/grupului de lucru și le pune la dispoziția celor interesați în timp util.

(4)Întocmește raportări în baza dispozițiilor președintelui Comisiei și le supune spre aprobare Comisiei.

(5)Servește drept punct de contact în vederea bunei comunicări dintre direcțiile/serviciile/compartimentele Administrației Naționale a Penitenciarelor și entitățile publice subordonate și în cadrul acestora, de o parte și Comisia și acestea, pe de altă parte.

(6)Semnalează Comisiei situațiile de nerespectare a dispozițiilor acesteia.

(7)Secretariatul Comisiei este asigurat de către persoane desemnate de președintele Comisiei. Capitolul VII Atribuțiile conducătorilor structurilor entității publice Articolul 12 În exercitarea atribuțiilor ce le revin în calitatea de conducători de compartimente, șefii structurilor din Administrația Națională a Penitenciarelor/entității publice subordonate au obligația de a asigura implementarea sistemul de control intern managerial urmărind, fără a se limita la: (

1. a)identificarea obiectivelor specifice ale componentelor structurale din Administrația Națională a Penitenciarelor/entității publice subordonate, obiective derivate din obiectivele generale ale Administrației Naționale a Penitenciarelor/entității publice subordonate; ... (
2. b)identificarea acțiunilor și activităților pentru realizarea obiectivelor specifice; ... (
3. c)stabilirea procedurilor ce trebuie urmate/aplicate în vederea realizării sarcinilor de serviciu de către executanți, în limita competențelor și responsabilităților specifice, așa cum decurg din atribuțiile compartimentului respectiv; ... (
4. d)identificarea riscurilor inerente activităților din compartiment și întreprind acțiuni care să mențină riscurile în limite acceptabile; ... (
5. e)monitorizarea activităților ce se desfășoară în cadrul compartimentului (evaluează, măsoară și înregistrează rezultatele, le compară cu obiectivele, identifică neconformitățile, inițiază corecții/acțiuni corective și preventive etc.); ... (
6. f)inventarierea documentelor și a fluxurilor de informații care intră/ies din compartimente, respectiv Administrația Națională a Penitenciarelor/entității publice subordonate, procesările care au loc, destinațiile documentelor, fluxurile de comunicare între componentele structurale din Administrația Națională a Penitenciarelor/entitate publică subordonată, cu nivelele ierarhic superioare de management și cu alte entități publice; ... (
7. g)autoevaluarea realizării obiectivelor specifice; ... (
8. h)informarea promptă a șeful ierarhic cu privire la rezultatele verificărilor și altor acțiuni derulate în cadrul compartimentului; ... (
9. i)luarea măsurilor pentru îmbunătățirea sistemului de control intern managerial din cadrul compartimentelor pe care le coordonează; ... (
10. j)participarea, după caz, la ședințele Comisiei, a subcomisiilor sau grupurilor de lucru constituite în cadrul acesteia, la data, ora și locul unde acestea au fost stabilite; ... (
11. k)nominalizarea participanților la diferite subcomisii sau grupuri de lucru pentru activități specifice ale Comisiei; ... (
12. l)în caz de indisponibilitate, desemnarea unei alte persoane din cadrul structurii pe care o conduce/coordonează sau din care face parte, pentru participarea la ședințe; ... (
13. m)asigurarea aprobării și transmiterea la termenele stabilite a informărilor/rapoartelor referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern managerial, în raport cu programul adoptat, la nivelul compartimentului pe care îl conduce. ... Capitolul VIII Dispoziții finale Articolul 13 Comisia cooperează cu structurile implicate din cadrul Administrației Naționale a Penitenciarelor și din cadrul entităților publice subordonate acesteia pentru atingerea scopului creării unui sistem integrat de control intern managerial. Articolul 14 Comisia dezvoltă relații funcționale cu organisme similare din alte ministere/autorități ale statului și poate dezvolta relații de cooperare cu organisme guvernamentale și non-guvernamentale, din țară și din străinătate, în vederea îndeplinirii scopului pentru care a fost înființată, în limita mandatului acordat de conducătorul entității publice. Articolul 15 Persoanele desemnate în cadrul Comisiei își vor însuși prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial și vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională. Articolul 16 Persoanele responsabile nominalizate în Comisie răspund, conform legii pentru realitatea, legalitatea și respectarea condițiilor de conținut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfășurată, precum și de termenul de efectuare a înscrierilor. ***** Diagrama de proces referitoare la activitatea Comisiei SCIM ┌───────────┐ │ Intrări │ └───────────┘ 1. Constituirea Comisiei SCIM ┌───────────────────────────────────────────────┐ │DIRECTORUL GENERAL/DIRECTORUL ENTITĂȚII PUBLICE│ └───────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────────┐ │ ● Nominalizează președintele Comisiei │ │ ● Emite Decizia de zi pe unitate, care │ │ cuprinde: președintele, vicepreședintele, │ │ membrii, secretarul și înlocuitorul │ │ (secretarul supleant) │ └───────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────────┐ │ PREȘEDINTELE ȘI SECRETARUL COMISIEI SCIM │ └───────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────────┐ │ Elaborează Regulamentul Comisiei SCIM │ └───────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌────────────────────────────────────────────────┐ │DIRECTORUL GENERAL/ DIRECTORUL ENTITĂȚII PUBLICE│ └────────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────────┐ │ Aprobare Regulamentul Comisiei SCIM │ └───────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────────┐ │ Regulamentul Comisiei SCIM │ └───────────────────────────────────────────────┘ ... 2. Organizarea ședințelor Comisiei SCIM ┌───────────────────────────────────────────────┐ │ SECRETARUL COMISIEI SCIM │ └───────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────────┐ │ ● Stabilește ordinea de zi a ședinței │ │ ● Informează membrii Comisiei SCIM │ │ ● Elaborează convocatorul ședinței │ └───────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────────┐ │ PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM │ └───────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────────┐ │Aprobă ordinea de zi a ședinței și convocatorul│ └───────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────────┐ │ SECRETARUL COMISIEI SCIM │ └───────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────────┐ │ ● Supune dezbaterii temele propuse în ordinea │ │ de zi a ședinței │ │ ● Elaborează minutele și hotărârile ședințelor│ │ Comisiei SCIM │ └───────────────────────────────────────────────┘ │ ┌─────────────────┐ v ┌─────────────────┐ │Minutele ședinței│ <───────> │Hotărârile │ │Comisiei SCIM │ │ședinței Comisiei│ │ │ │SCIM │ └─────────────────┘ └─────────────────┘ │ v ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ┌───────────────────────────────────┐ │ Transmite copii ale Hotărârilor │ │ ședințelor Comisiei SCIM, tuturor │ │ structurilor vizate │ └───────────────────────────────────┘ ... 3. Desfășurarea activității Comisiei SCIM 3.1. Actualizare etape SCIM ┌───────────────────────────────────┐ │ SECRETARUL COMISIEI SCIM │ └───────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────┐ ┌──────────┐ │ Solicită de la toate structurile entității│ │ Liste și │ │ publice listele și situațiile pentru │ <── │ situații │ │ actualizarea SCIM │ │ │ └───────────────────────────────────────────┘ └──────────┘ │ v ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Listele și situațiile SCIM, elaborate de secretarul Comisiei SCIM: │ │ ● Lista obiectivelor generale și specifice (din Planul anual de management)│ │ ● Lista obiectivelor, activităților și acțiunilor (din Planul anual de │ │ management) │ │ ● Lista obiectivelor, activităților și riscurilor │ │ ● Registrul de riscuri pe entitate │ │ ● Lista obiectivelor, activităților și procedurilor │ │ ● Inventarierea documentelor de intrare și de ieșire │ │ ● Stabilirea unui sistem de monitorizare │ │ ● Autoevaluarea │ │ ● Elaborarea și actualizarea procedurilor │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────┐ │ PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM │ └───────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────────────┐ │ Aprobă listele și situațiile SCIM pe │ │ entitatea publică │ └───────────────────────────────────────────┘ ... 3.2. Aprobarea programului de dezvoltare al entității ┌───────────────────────────────────────────┐ ┌───────────────────────┐ │ SECRETARUL COMISIEI SCIM │ │ STRUCTURILE ENTITĂȚII │ └───────────────────────────────────────────┘ │ ───────────────────── │ │ │ ● Transmit │ v │ Chestionarele de │ ┌────────────────────────────────────────────┐ │ autoevaluare pe │ │ ● Centralizează activitățile și acțiunile │ │ structuri │ │ pentru atingerea criteriilor de referință│ │ ● Transmit propunerile│ │ aferente standardelor de control intern │< ────│ pentru elaborarea │ │ managerial │ │ Programului de │ │ ● Atașează responsabilitățile și termenele │ │ dezvoltare SCIM │ │ transmise de structurile entității │ │ │ └────────────────────────────────────────────┘ └───────────────────────┘ │ v ┌────────────────────────────────────────────┐ │ Elaborează Programul de dezvoltare SCIM pe │ │ entitatea publică │ └────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌────────────────────────────────────────────┐ │ PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM │ └────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌────────────────────────────────────────────┐ │ Avizează Programul de dezvoltare SCIM pe │ │ entitatea publică │ └────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌────────────────────────────────────────────┐ │ DIRECTORUL GENERAL/ │ │ DIRECTORUL ENTITĂȚII PUBLICE │ └────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌────────────────────────────────────────────┐ │ Aprobă Programul de dezvoltare SCIM pe │ │ entitatea publică │ └────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌──────────────────────────────┐ │ Programul de dezvoltare SCIM │ └──────────────────────────────┘ ... 3.3. Monitorizarea indicatorilor de performanță și de rezultat ┌───────────────────────────────────────────┐ ┌───────────────────────┐ │ SECRETARUL COMISIEI SCIM │ │ STRUCTURILE ENTITĂȚII │ └───────────────────────────────────────────┘ │ ───────────────────── │ │ │ ● Transmit Situația │ v │ indicatorilor de │ ┌────────────────────────────────────────────┐ │ monitorizare pentru │ │ ● Centralizează Rapoartele de monitorizare │ │ fiecare activitate │ │ a performanțelor pe structuri │ │ ● Elaborează Raportul │ │ ● Elaborează Informarea privind │ │ de monitorizare de la │ │ monitorizarea performanțelor anuale │ │ nivelul structurii │ └────────────────────────────────────────────┘ │ ● Autoevaluează │ │ │ îndeplinirea │ v │ activităților în │ ┌────────────────────────────────────────────┐ │ conformitate cu │ │ PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM │ │ indicatorii │ └────────────────────────────────────────────┘ └───────────────────────┘ │ v ┌────────────────────────────────────────────┐ │ Aprobă Informarea privind monitorizarea │ │ performanțelor anuale │ └────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌─────────────────────────────────┐ │ Informarea privind monitorizarea│ │ performanțelor anuale │ └─────────────────────────────────┘ ... 3.4. Raportarea stadiului implementării și dezvoltării SCIM în entitatea publică ┌────────────────────────────────────────────┐ │ SECRETARUL COMISIEI SCIM │ └────────────────────────────────────────────┘ ┌───────────────────────┐ │ │ STRUCTURILE ENTITĂȚII │ v │ ───────────────────── │ ┌────────────────────────────────────────────┐ │ ● Transmit Situația │ │ ● Centralizează datele primite de la toate │ │ centralizatoare │ │ structurile │ │ semestriale și anuale │ │ ● Elaborează Situațiile centralizatoare │ │ │ │ semestriale și anuale │ └───────────────────────┘ └────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌────────────────────────────────────────────┐ │ PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM │ └────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌────────────────────────────────────────────┐ │ Aprobă Situațiile centralizatoare │ └────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌────────────────────────────────────────────┐ v v ┌──────────────────────────┐ ┌─────────────────────────┐ │ Situație centralizatoare│ │ Situație centralizatoare│ │ semestrială │ │ anuală │ └──────────────────────────┘ └─────────────────────────┘ │ │ v v ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │ Postare pe portalul intern al ANP │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │ Postare pe portalul intern al ANP │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │ SECRETARUL COMISIEI SCIM │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │ Elaborează Raportul SCIM la 31 decembrie 20.. │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │ PREȘEDINTELE COMISIEI SCIM │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │ Avizează Raportul SCIM la 31 decembrie 20.. │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │ DIRECTORUL GENERAL/DIRECTORUL ENTITĂȚII PUBLICE │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │ Aprobă Raportul SCIM la 31 decembrie 20.. │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ v ┌───────────────────────────────────┐ │ Raport SCIM la 31 decembrie 20.. ├─┐ └───────────────────────────────────┘ │ │ │ ┌────────────────────────┐ v │ │ Se înaintează către │ ┌────────────────────────────────────┐ │ │ structurile ierarhic │ │ Postare pe portalul intern al ANP │ │ │ superioare, odată cu │ └────────────────────────────────────┘ │ │ situația financiară │ └───>│ anuală, la termenele │ │ stabilite de acestea, │ │ în cadrul termenului │ │ prevăzut de lege │ └────────────────────────┘ ... ... Anexa nr. 5 la norme metodologice CERINȚE PRIVIND IMPLEMENTAREA STANDARDELOR DE CONTROL INTERN MANAGERIAL *Font 7* ┌────┬──────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Standarde │ Principalele cerințe │ Documente/Criterii de implementare │ │crt.│ │ │ │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │1. │Standardul 1 │1.1. Asigurarea condițiilor necesare cunoașterii, │1. Documentele prin care au fost aduse la cunoștința │ │ │ETICA ȘI │ respectării și aplicării de către întregul personal a│ întregului personal reglementările care guvernează │ │ │INTEGRITATEA │ reglementărilor privitoare la etică, integritate, │ comportamentul la locul de muncă │ │ │ │ evitarea conflictelor de interese, prevenirea și │
14. a)notificare e-mail │ │ │ │ raportarea fraudelor, actelor de corupție și │
15. b)tabel nominal de luare la cunoștință │ │ │ │ semnalarea neregularităților: │2. Minute/Procese-verbale de ședință │ │ │ │ 1.1.1. postarea pe rețelele informatice existente │
16. a)din care rezultă prelucrarea Codului deontologic│ │ │ │ (portalul intern/extern al Administrației │ aplicabil │ │ │ │ Naționale a Penitenciarelor) a Codului │3. Cursuri de instruire a căror tematică a vizat etica│ │ │ │ deontologic al personalului din sistemul │ și integritatea, parcurse de personalul structurii │ │ │ │ administrației penitenciare, aprobat prin │ entității publice (menționarea perioadei de │ │ │ │ Ordin al ministrului justiției, precum și a │ participare și a organizatorului) │ │ │ │ altor coduri e conduită aplicabile în cadrul │4. Planul de pregătire continuă a personalului │ │ │ │ structurilor entităților publice, în funcție │
17. a)în care sunt menționate teme în domeniul de │ │ │ │ de domeniul de activitate și/sau de │ referință │ │ │ │ categoriile de personal existente │5. Actul administrativ de numire a consilierului │ │ │ │ 1.1.2. aducerea la cunoștință a reglementărilor care │ pentru integritate (număr de înregistrare și │ │ │ │ guvernează comportamentul la locul de muncă, │ denumire) │ │ │ │ aplicabile entității publice │6. Adresă de transmitere a declarațiilor de avere și │ │ │ │ 1.1.3. prelucrarea actelor normative specifice pentru│ de interese (număr adresă de transmitere a acestor │ │ │ │ respectarea disciplinei în sistemul │ documente) │ │ │ │ penitenciar │7. Registrul constituit în baza Legii nr. 251/2004 │ │ │ │ 1.1.4. desemnarea, potrivit deciziei directorului │ privind unele măsuri referitoare la bunurile │ │ │ │ general al ANP nr. _____ din _____________, a │ primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acțiuni │ │ │ │ unui ofițer care să îndeplinească atribuții de│ de protocol în exercitarea mandatului sau a │ │ │ │ consilier pentru integritate, în vederea │ funcției (număr cadouri primite și înregistrate în │ │ │ │ sprijinirii activităților de prevenire a │ registru) │ │ │ │ corupției, precum și pentru consiliere etică │8. Procedură privind semnalarea neregularităților │ │ │ │ și monitorizarea respectării normelor de │ (număr de înregistrare și denumire) │ │ │ │ conduită │9. Fișele posturilor (unde se regăsesc atribuții în │ │ │ │ 1.1.5. aducerea la cunoștință a problemelor │ ceea ce privește semnalarea neregularităților), cu │ │ │ │ disciplinare apărute la nivelul sistemului │ număr de înregistrare │ │ │ │ penitenciar, evidențiate în Notele de │10. Documente din care rezultă: │ │ │ │ informare transmise unităților subordonate ANP│
18. a)număr de semnalări, numărul și tipul normelor │ │ │ │ 1.1.6. depunerea, publicarea, monitorizarea și │ încălcate │ │ │ │ actualizarea declarațiilor de avere și de │
19. b)număr persoane care au solicitat/au beneficiat │ │ │ │ interese ale personalului │ de protecție în cazul semnalării încălcărilor │ │ │ │ 1.1.7. completarea fișelor posturilor cu atribuții în│ legale │ │ │ │ ceea ce privește semnalarea neregularităților │
20. c)număr cercetări (verificări) dispuse, soluții │ │ │ │ care pot afecta îndeplinirea obiectivelor │ privind cazurile semnalate │ │ │ │ 1.1.8. asigurarea condițiilor necesare personalului │ │ │ │ │ de a semnala neregularitățile apărute, astfel │ │ │ │ │ încât aceste semnalări să nu determine un │ │ │ │ │ tratament discriminatoriu față de persoana în │ │ │ │ │ cauză │ │ │ │ │ 1.1.9. efectuarea de cercetări pentru elucidarea │ │ │ │ │ neregularităților semnalate, stabilirea și │ │ │ │ │ aplicarea măsurilor care se impun (când este │ │ │ │ │ cazul) │ │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │2. │Standardul 2 │2.2. Elaborarea/actualizarea documentelor privind │1. Liste nominale de luare la cunoștință/prelucrare a │ │ │ATRIBUȚII, │ misiunea, atribuțiile și activitățile structurii │ actului normativ de înființare a entității publice,│ │ │FUNCȚII, SARCINI │ entității publice │ a Regulamentului de organizare și funcționare, a │ │ │ │2.3. Aducerea la cunoștința întregului personal a │ modificărilor și completărilor ulterioare, precum │ │ │ │ documentelor actualizate privind misiunea, │ și a reglementărilor interne │ │ │ │ atribuțiile și activitățile structurii entității │2. Fișele posturilor - semnate de către întregul │ │ │ │ publice │ personal │ │ │ │2.4. Stabilirea sarcinilor/atribuțiilor asociate │3. Inventarul activităților structurii entității │ │ │ │ posturilor, în concordanță cu competențele │ publice │ │ │ │ decizionale necesare realizării acestora │4. Inventarul funcțiilor sensibile/expuse la │ │ │ │2.5. Repartizarea tuturor atribuțiilor structurii │ corupție │ │ │ │ entității publice, prevăzute de lege și de normele │5. Precizarea dacă s-a respectat Metodologia privind │ │ │ │ interne, personalului structurii, prin fișele │ managementul riscurilor de corupție în cadrul │ │ │ │ posturilor │ structurilor Administrației Naționale a │ │ │ │2.6. Actualizarea fișelor posturilor în vederea │ Penitenciarelor și unităților subordonate, │ │ │ │ repartizării raționale și echilibrate a │ prevăzută de OMJ nr. 1993/2014 și se indică │ │ │ │ activităților/sarcinilor personalului │ pentru conformitate următoarele înscrisuri │ │ │ │2.7. Întocmirea inventarului cu funcțiile sensibile/ │ (înregistrate): │ │ │ │ expuse la corupție și luarea măsurilor necesare │
21. a)Fișa pentru stabilirea sarcinilor, │ │ │ │ pentru reducerea riscurilor asociate acestora │ responsabilităților și planificarea activității │ │ │ │ │ Grupului de lucru pentru prevenirea corupției │ │ │ │ │
22. b)Chestionar pentru identificarea amenințărilor/ │ │ │ │ │ riscurilor de corupție │ │ │ │ │
23. c)Fișa de analiză a activităților vulnerabile la │ │ │ │ │ corupție │ │ │ │ │
24. d)Fișa de identificare, descriere și evaluare a │ │ │ │ │ riscurilor de corupție │ │ │ │ │
25. e)Raport de evaluare a cadrului normativ │ │ │ │ │
26. f)Evaluarea măsurilor de control al riscurilor de │ │ │ │ │ corupție │ │ │ │ │
27. g)Registrul riscurilor de corupție │ │ │ │ │6. Documente din care să rezulte: │ │ │ │ │
28. a)numărul testelor de integritate, a testelor de │ │ │ │ │ fidelitate aplicate la nivelul personalului │ │ │ │ │ entității publice și rezultatele acestora │ │ │ │ │
29. b)numărul măsurilor de verificare și de cercetare │ │ │ │ │ administrativă/prealabilă la sesizarea/ │ │ │ │ │ constatarea unor nereguli/conduite neconforme │ │ │ │ │
30. c)numărul de controale tematice inopinate │ │ │ │ │ efectuate │ │ │ │ │
31. d)numărul de retrageri ale accesului la informații│ │ │ │ │ clasificate │ │ │ │ │
32. e)numărul de controale vizând managementul │ │ │ │ │ documentelor clasificate, efectuate de structura│ │ │ │ │ de securitate/ofițerul responsabil cu │ │ │ │ │ informațiile clasificate │ │ │ │ │
33. f)numărul de îmbunătățiri ale cadrului decizional │ │ │ │ │ (normativ) pentru a menține controlul asupra │ │ │ │ │ obiectivelor și rezultatelor proceselor de muncă│ │ │ │ │
34. g)numărul de proceduri revizuite la nivelul │ │ │ │ │ structurilor entităților publice cărora s-au │ │ │ │ │ constatat disfuncțiuni, sau emise ca urmare a │ │ │ │ │ implementării măsurilor de diminuare a unor │ │ │ │ │ riscuri │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │3. │Standardul 3 │3.3. Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii │1. Documentația care atestă ocuparea posturilor prin │ │ │COMPETENȚA, │3.4. Completarea fișelor posturilor cu date privind │ concurs, potrivit legii │ │ │PERFORMANȚA │ cunoștințele și aptitudinile necesar a fi deținute de│
35. a)stabilire număr de posturi necesare pentru │ │ │ │ titulari în vederea îndeplinirii sarcinilor/ │ îndeplinirea obiectivelor și activităților │ │ │ │ atribuțiilor │ prevăzute în Planul anual de management - care │ │ │ │3.5. Întocmirea diagnozei anuale cu nevoile de pregătire │ servește drept reper în alcătuirea bugetului │ │ │ │ pe categorii de personal (cursuri pentru promovarea │
36. b)stabilire structuri responsabile cu îndeplinirea│ │ │ │ în carieră, cursuri de specialitate pentru │ obiectivelor, profilul și specialitățile │ │ │ │ îndeplinirea atribuțiilor funcționale) și modul de │ posturilor │ │ │ │ aplicare a nevoilor de pregătire │
37. c)stabilire cerințe ale posturilor necesare a fi │ │ │ │3.6. Elaborarea și realizarea programelor de pregătire │ ocupate (privind cunoștințele, aptitudinile, │ │ │ │ profesională a personalului, de către structurile de │ atitudinile, atestatele și documentele de │ │ │ │ specialitate, conform nevoilor de perfecționare │ absolvire pe care candidatul trebuie să le │ │ │ │ identificate │ prezinte pentru îndeplinirea cerințelor de │ │ │ │ │ eligibilitate) │ │ │ │ │
38. d)stabilire tematică și bibliografie necesare în │ │ │ │ │ vederea organizării concursurilor de ocupare a │ │ │ │ │ posturilor vacante │ │ │ │ │
39. e)publicitatea posturilor vacante │ │ │ │ │
40. f)desemnarea comisiilor de concurs, ținând seama │ │ │ │ │ de competențele membrilor propuși │ │ │ │ │
41. g)îndeplinirea procedurilor de selecție │ │ │ │ │2. Fișele posturilor │ │ │ │ │
42. a)în prevederile fișelor posturilor s-au prevăzut │ │ │ │ │ cunoștințele și aptitudinile necesare ocupării │ │ │ │ │ postului │ │ │ │ │3. Fișa de evaluare anuală │ │ │ │ │
43. a)în fișele de evaluare anuală s-au │ │ │ │ │ individualizat nevoile de pregătire profesională│ │ │ │ │ a personalului │ │ │ │ │
44. b)au fost completate Fișele de obiective │ │ │ │ │ individuale ale ocupantului postului, în care │ │ │ │ │ s-au stabilit în scris de către evaluator │ │ │ │ │ obiectivele pentru anul în curs, raportate la │ │ │ │ │ sarcinile de executat │ │ │ │ │4. Diagnoza anuală a nevoilor de pregătire continuă │ │ │ │ │5. Programele de desfășurare a perioadei de debut a │ │ │ │ │ personalului încadrat direct și a absolvenților │ │ │ │ │ instituțiilor de învățământ │ │ │ │ │6. Programele de îndrumare și tutelă profesională │ │ │ │ │7. Planurile de dezvoltare a carierei │ │ │ │ │8. Planul de pregătire continuă a personalului │ │ │ │ │
45. a)planul respectă nevoile de formare și │ │ │ │ │ perfecționare a personalului structurii │ │ │ │ │ entității publice, identificate prin diagnoză │ │ │ │ │9. Graficul anual al pregătirii continue a │ │ │ │ │ personalului │ │ │ │ │
46. a)respectă solicitările entităților publice în │ │ │ │ │ ceea ce privește nevoile de formare și │ │ │ │ │ perfecționare a personalului, fiind întocmit în │ │ │ │ │ baza Diagnozei anuale a nevoilor de pregătire │ │ │ │ │ continuă │ │ │ │ │10. Procedurile de sistem/operaționale │ │ │ │ │
47. a)sunt elaborate și respectate procedurile de │ │ │ │ │ sistem pe linia resurselor umane și formării │ │ │ │ │ profesionale │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │4. │Standardul 4 │4.1. Actualizarea și păstrarea în conformitate cu normele │1. Statul de organizare al entității publice │ │ │STRUCTURA │ specifice în domeniu a statului de organizare al │
48. a)s-au realizat activități de analiză și s-au │ │ │ORGANIZATORICĂ │ entității publice │ identificat neajunsurile și disfuncționalitățile│ │ │ │4.2. Asigurarea corespondenței dintre statul de organizare│ în îndeplinirea sarcinilor de muncă - se │ │ │ │ al entității publice, Standardele ........... și │ precizează numerele de înregistrare și denumirea│ │ │ │ fișele postului │ documentelor probante │ │ │ │4.3. Stabilirea în scris a competențelor și a │
49. b)s-au analizat posturile și s-a solicitat │ │ │ │ responsabilităților delegate, precum și a limitelor │ redimensionarea entității publice - se │ │ │ │ acestora │ precizează numerele de înregistrare și denumirea│ │ │ │4.4. Asumarea responsabilității de către personalul │ documentelor probante │ │ │ │ delegat, confirmată prin semnătură │
50. c)organigrama entității publice este definită │ │ │ │4.5. Înscrierea în fișa postului a activității delegate │ astfel încât procesele de activitate să se │ │ │ │ │ desfășoare în condiții de eficacitate │ │ │ │ │2. Decizia de zi pe unitate sau extrasul acesteia │ │ │ │ │3. Fișele posturilor │ │ │ │ │
51. a)numărul fișelor posturilor actualizate în │ │ │ │ │ perioada de referință │ │ │ │ │4. Procedura de delegare │ │ │ │ │
52. a)îndeplinește cerințele prevăzute la │ │ │ │ │ art. 4.2.7 din OSGG nr. 400/2015, modificat și │ │ │ │ │ completat │ │ │ │ │
53. b)numărul actelor de delegare efectuate timp de un│ │ │ │ │ an │ │ │ │ │
54. c)numărul delegărilor efectuate fără respectarea │ │ │ │ │ cerințelor reglementate (dacă este cazul) │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │5. │Standardul 5 │5.1. Stabilirea obiectivelor generale și a celor specifice│1. Planul anual de management │ │ │OBIECTIVE │ ale entității publice, conform actelor normative în │
55. a)definire obiective generale și specifice astfel │ │ │ │ domeniu, în funcție de resursele avute la dispoziție,│ încât să corespundă pachetului de cerințe │ │ │ │ având termene de realizare și indicatori de │ S.M.A.R.T. │ │ │ │ performanță │
56. b)număr de obiective specifice raportat la număr │ │ │ │5.2. Elaborarea inventarului activităților entității │ de compartimente │ │ │ │ publice │2. Inventarul activităților entității publice │ │ │ │5.3. Stabilirea activităților individuale pentru fiecare │3. Actul de modificare a premiselor corelat cu │ │ │ │ angajat, care să conducă la atingerea obiectivelor │ modificarea Planului anual de management │ │ │ │ structurii │
57. a)modificare prin ROF │ │ │ │5.4. Formularea în cadrul ședințelor Comisiei SCIM a │
58. b)rectificare bugetară în minus sau în plus │ │ │ │ ipotezelor/premiselor, acceptate prin consens, care │
59. c)modificare legislativă, procedurală etc. │ │ │ │ stau la baza stabilirii obiectivelor │ │ │ │ │5.5. Reevaluarea obiectivelor specifice atunci când se │ │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │6. │Standard 6 │6.1. Repartizarea resurselor alocate astfel încât să │1. Planul anual de management sau alte documente de │ │ │PLANIFICAREA │ asigure activitățile necesare realizării obiectivelor│ planificare │ │ │ │ specifice structurilor │2. Graficul anual al pregătirii continue a │ │ │ │6.2. Elaborarea și aprobarea documentelor de planificare │ personalului │ │ │ │ în funcție de obiectivele entității publice │3. Programul anual al achizițiilor publice │ │ │ │6.3. Actualizarea planurilor/programelor în funcție de │4. Proiectul de buget │ │ │ │ schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor │5. Procedurile de sistem/operaționale │ │ │ │ elemente ale procesului de fundamentare │6. Documente din care să rezulte: │ │ │ │6.4. Adoptarea măsurilor de coordonare a deciziilor și │
60. a)situații în care resursele alocate nu au fost │ │ │ │ activităților structurii cu cele ale altor structuri,│ suficiente și măsurile dispuse pentru realizarea│ │ │ │ în scopul asigurării convergenței și coerenței │ activităților ori renunțarea la anumite criterii│ │ │ │ acestora │ de performanță ori întocmirea unor rapoarte de │ │ │ │6.5. Realizarea de consultări permanente atât în cadrul │ necesitate │ │ │ │ structurilor, cât și între structuri, în vederea │
61. b)modificare obiective specifice-documentele în │ │ │ │ coordonării eficiente a activităților desfășurate, │ care s-au materializat măsurile din care rezultă│ │ │ │ pentru îndeplinirea obiectivelor │ liniile de acțiune pentru încadrarea în │ │ │ │ │ resursele repartizate │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │7. │Standard 7 │7.1. Primirea, în mod sistematic, de raportări despre │1. Rapoartele de activitate │ │ │MONITORIZAREA │ activitatea structurii, întocmite de către șeful/ │2. Bilanțul anual al activității structurii │ │ │PERFORMANȚELOR │ coordonatorul acesteia │3. Fișa de evaluare anuală │ │ │ │7.2. Monitorizarea activităților în vederea îndeplinirii │4. Planul anual de management │ │ │ │ obiectivelor cu ajutorul unor indicatori de │5. Documente din care să rezulte: │ │ │ │ performanță │
62. a)obligația de monitorizare și de raportare cu │ │ │ │7.3. Evaluarea performanțelor de către șeful/coordonatorul│ individualizarea răspunderii │ │ │ │ structurii │
63. b)că sunt materializați indicatorii asociați │ │ │ │7.4. Reevaluarea indicatorilor atunci când au loc │ obiectivelor/activităților │ │ │ │ modificări ale ipotezelor/premiselor și, implicit a │
64. c)reviziile indicatorilor ca urmare a │ │ │ │ obiectivelor │ necesităților apărute │ │ │ │ │
65. d)inspecții/controale/supravegheri de validare │ │ │ │ │ a indicatorilor │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │8. │Standard 8 │8.1. Identificarea și evaluarea/reevaluarea principalelor │1. Fișa de alertă la risc │ │ │MANAGEMENTUL │ riscuri asociate obiectivelor și activităților │2. Proces-verbal de analiză a riscurilor │ │ │RISCULUI │ structurii care pot afecta eficacitatea și eficiența │3. Registrul de riscuri │ │ │ │ operațiunilor, respectarea regulilor, ordinelor MJ, │4. Plan pentru implementarea măsurilor de control │ │ │ │ deciziilor DGANP, încrederea în informațiile │5. Raport cu privire la desfășurarea procesului de │ │ │ │ financiare și de management intern și extern, │ gestionare a riscurilor, semestrial │ │ │ │ protejarea bunurilor, prevenirea și descoperirea │ │ │ │ │ fraudelor │ │ │ │ │8.2. Stabilirea măsurilor de gestionare a riscurilor │ │ │ │ │8.3. Întocmirea și actualizarea Registrului de riscuri la │ │ │ │ │ nivelul entității publice │ │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │9. │Standard 9 │9.1. Stabilirea activităților care pot fi transpuse în │1. Inventarul activităților entității publice │ │ │PROCEDURI │ proceduri de sistem/operaționale │2. Procedurile de sistem/operaționale │ │ │ │9.2. Elaborarea procedurilor de sistem/operaționale și │3. Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/ │ │ │ │ aducerea lor la cunoștință persoanelor cu atribuții │ operaționale │ │ │ │ în domeniu │4. Atribuțiile structurii/entității publice │ │ │ │9.3. Respectarea codurilor de identificare stabilite la │5. Fișele posturilor │ │ │ │ nivelul sistemului penitenciar │6. Documente justificative │ │ │ │9.4. Identificarea activităților/acțiunilor/proceselor │ │ │ │ │ care necesită reevaluări sau noi proceduri │ │ │ │ │9.5. Efectuarea modificărilor apărute în urma analizei │ │ │ │ │9.6. Centralizarea procedurilor de sistem/operaționale în │ │ │ │ │ format electronic de către secretariatul comisiei │ │ │ │ │9.7. Modificarea și actualizarea procedurilor de sistem/ │ │ │ │ │ operaționale, ca urmare a disfuncțiilor constatate │ │ │ │ │ pe parcursul derulării activităților │ │ │ │ │9.8. Stabilirea măsurilor necesare pentru separarea │ │ │ │ │ atribuțiilor și responsabilităților, potrivit legii │ │ │ │ │9.9. Exercitarea de către persoane diferite a funcțiilor │ │ │ │ │ de inițiere, verificare și aprobare a operațiunilor. │ │ │ │ │9.10.Întocmirea de documente înainte de efectuarea │ │ │ │ │ operațiunilor, în situația unor circumstanțe │ │ │ │ │ deosebite, care nu au putut fi anticipate și care │ │ │ │ │ induc abateri ce nu permit derularea tranzacțiilor │ │ │ │ │ prin procedurile existente. │ │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │10. │Standard 10 │10.1. Implementarea și evaluarea eficacității mijloacelor │1. Procedurile de sistem/operaționale │ │ │Supravegherea │ de control și supraveghere impuse pentru realizarea │2. Registrul de riscuri │ │ │ │ obiectivelor stabilite │3. Fișa de evaluare anuală │ │ │ │10.2. Comunicarea atribuțiilor, a responsabilităților și a│4. Planul de control intern │ │ │ │ limitelor de competență atribuite fiecărui angajat │5. Documente rezultate în urma efectuării controlului │ │ │ │10.3. Efectuarea evaluării periodice a activității │6. Semnalări de neconformități │ │ │ │ întregului personal │7. Propuneri de îmbunătățire a activității sau a │ │ │ │10.4. Verificarea și aprobarea rezultatelor muncii │ indicatorilor de monitorizare a activităților │ │ │ │ obținute în diverse etape de realizare a procesului │ │ │ │ │ de muncă │ │ │ │ │10.5. Elaborarea planurilor de control care să furnizeze │ │ │ │ │ asigurări pentru atingerea obiectivelor │ │ │ │ │10.6. Definirea modalităților de evaluare și valorificare │ │ │ │ │ a rezultatelor controalelor │ │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │11. │Standard 11 │11.1. Asigurarea continuității activităților la nivelul │1. Inventarul situațiilor generatoare de întreruperi │ │ │CONTINUITATEA │ fiecărei structuri în parte, prin întocmirea unui │ în activitate cu indicarea obiectivelor afectate │ │ │ACTIVITĂȚII │ inventar al situațiilor care pot conduce la │ (în special a celor generale) │ │ │ │ discontinuități în activitate și a unui Plan al │2. Planul măsurilor care să prevină apariția │ │ │ │ măsurilor care să prevină apariția lor │ situațiilor generatoare de întreruperi în │ │ │ │11.2. Efectuarea demersurilor de încadrare pe funcțiile │ activitate │ │ │ │ disponibile la plecarea personalului din entitatea │3. DZU prin care se numește înlocuitorul la comandă al│ │ │ │ publică │ persoanelor cu funcții de conducere la plecarea │ │ │ │11.3. Asigurarea existenței de contracte de service/ │ acestora în concedii, misiuni, etc. │ │ │ │ mentenanță pentru întreținerea echipamentelor din │4. Proceduri de sistem/operaționale │ │ │ │ dotare │5. Contracte de service/mentenanță │ │ │ │11.4. Asigurarea existenței de contracte de achiziții │6. Contracte de achiziții │ │ │ │ pentru înlocuirea unor echipamente din dotare │7. Planuri de sănătate și securitate în muncă │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │12. │Standard 12 │12.1. Stabilirea tipurilor de informații și a nevoilor de │1. Diagrama de relații │ │ │INFORMAREA ȘI │ informare în cadrul fiecărei structuri a entității │2. Procedurile de sistem/operaționale │ │ │COMUNICAREA │ publice, pe nivele ierarhice, astfel încât, prin │3. Newsletter-ul ANP │ │ │ │ primirea și transmiterea informațiilor, sarcinile să│4. Pagina de internet proprie (portalul extern) │ │ │ │ poată fi îndeplinite │5. Portalul intern al ANP │ │ │ │12.2. Stabilirea unui flux informațional (diagramă de │6. Documente din care să rezulte: │ │ │ │ relații) fiabil, în toate sensurile, inclusiv în │
66. a)crearea unui sistem informațional adecvat │ │ │ │ relațiile cu exteriorul entității publice │
67. b)crearea unui sistem de rapoarte privind execuția│ │ │ │12.3. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare │ Planului anual de management, a bugetului, a │ │ │ │ internă și externă care să asigure o difuzare rapidă│ utilizării resurselor, gestionării documentelor,│ │ │ │ fluentă și precisă a informațiilor │ etc. │ │ │ │12.4. Adaptarea procesului de comunicare la capacitatea │
68. c)că programul de audiențe este adus la cunoștința│ │ │ │ utilizatorilor, în ceea ce privește prelucrarea │ personalului │ │ │ │ informațiilor și achitarea de responsabilități în │
69. d)reglementarea sistemului letric sau electronic │ │ │ │ materie de comunicare │ de raportare: afișaj în loc vizibil, intranet, │ │ │ │ │ videoconferință, etc. │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │13. │Standard 13 │13.1. Organizarea expedierii/primirii, a depozitării și a │1. Procedurile de sistem/operaționale │ │ │GESTIONAREA │ lucrului cu documente pentru rezolvarea sarcinilor │2. Documentele prin care au fost aduse la cunoștința │ │ │DOCUMENTELOR │ de serviciu și transpunerea acestor operațiuni în │ întregului personal reglementările cu privire la │ │ │ │ proceduri de sistem │ corespondență și arhivare (notificare e-mail, tabel│ │ │ │13.2. Implementarea măsurilor de securitate pentru │ de luare la cunoștință, etc.) │ │ │ │ protejarea documentelor împotriva distrugerii, │3. Documente din care să rezulte implementarea │ │ │ │ furtului, pierderii, incendiului, etc. │ măsurilor de securitate și protecție împotriva │ │ │ │13.3. Aducerea la cunoștința întregului personal a │ distrugerii, furtului, pierderii, incendiului │ │ │ │ legislației cu privire la corespondență și arhivare │ stabilite pentru entitatea publică │ │ │ │ │4. Materiale de instruire transmise de Structura de │ │ │ │ │ securitate în vederea prelucrării și luării la │ │ │ │ │ cunoștință │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │14. │Standard 14 │14.1. Elaborarea/actualizarea procedurilor contabile în │1. Planul de control intern în domeniul financiar- │ │ │RAPORTAREA │ concordanță cu prevederile normative aplicabile │ contabil │ │ │CONTABILĂ ȘI │ domeniului financiar-contabil │2. Proceduri de sistem/operaționale │ │ │FINANCIARĂ │14.2. Executarea controalelor pentru a asigura corecta │3. Rapoarte/acte de verificare │ │ │ │ aplicare a politicilor, normelor și procedurilor │4. Situațiile financiare anuale │ │ │ │ contabile, precum și a prevederilor normative │5. Rapoarte de audit │ │ │ │ aplicabile domeniului financiar-contabil și al │ │ │ │ │ controlului intern │ │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │15. │Standard 15 │15.1. Realizarea, anual, a operațiunii de autoevaluare a │1. Situațiile centralizatoare semestriale/anuale │ │ │EVALUAREA │ subsistemului de control intern managerial la │ privind stadiul implementării și dezvoltării │ │ │SISTEMULUI DE │ nivelul entității publice prin întocmirea de │ sistemului de control intern managerial │ │ │CONTROL INTERN │ raportări și informări/situații centralizatoare │2. Actul administrativ de declanșare a operațiunii de │ │ │MANAGERIAL │ prevăzute de legislația în domeniu │ autoevaluare │ │ │ │15.2. Autoevaluarea anuală a stadiului implementării și │3. Chestionarul de autoevaluare a stadiului de │ │ │ │ dezvoltării sistemului propriu de control intern │ implementare a standardelor de control intern │ │ │ │ managerial, pentru a stabili gradul de conformitate │ managerial │ │ │ │ a acestuia cu standardele de control intern │4. Situația sintetică a rezultatelor autoevaluării │ │ │ │ managerial │5. Raportul asupra sistemului de control intern │ │ │ │ │ managerial │ ├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤ │16. │Standard 16 │16.1. Executarea de misiuni de consiliere privind │1. Documentele misiunii de audit │ │ │AUDITUL INTERN │ pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului │ │ │ │ │ de control intern managerial al entității publice │ │ │ │ │16.2. Asigurarea evaluării independente și obiective a │ │ │ │ │ sistemului de control intern managerial, de către │ │ │ │ │ structura de audit intern │ │ │ │ │16.3. Finalizarea acțiunilor auditorului intern prin │ │ │ │ │ rapoarte de audit, în care se enunță punctele slabe │ │ │ │ │ identificate în sistem și se formulează recomandări │ │ │ │ │ pentru eliminarea acestora │ │ │ │ │16.4. Dispunerea de către directorul entității publice/ │ │ │ │ │ șeful structurii a măsurilor necesare eliminării │ │ │ │ │ punctelor slabe constatate de misiunile de audit, │ │ │ │ │ având în vedere recomandările din rapoartele de │ │ │ │ │ audit intern │ │ └────┴──────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────┘ Anexa nr. 6 la norme metodologice - MODEL - ROMÂNIA APROB, Ministerul Justiției ........................... ....................................... (denumirea entității publice) (gradul profesional, numele și prenumele) Nr. _____ din ___ .___.20___ Directorul general/directorul .................................... (denumirea entității publice) PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL AL .........../(denumirea entității publice)..................... A. CADRU LEGAL – Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare ... – Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare ... – Decizia directorului general al Administrației Naționale a Penitenciarelor nr. ............ pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate ... ... B. PLAN DE IMPLEMENTARE A STANDARDELOR DE CONTROL INTERN MANAGERIAL ┌────┬──────────┬──────────┬───────┬────────┬────────┬────────────┬──────────┐ │Nr. │Standardul│ Direcții │Acțiuni│ Termen │ Cine │Indicator de│Observații│ │crt.│ │de acțiune│ │ │răspunde│performanță │ │