MEMORANDUM DE FINANŢARE din 17 aprilie 2002

(5)din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, Comisia va accepta pentru această măsură o valoare totală a plăţilor în avans şi intermediare reprezentând 90% din totalul asistenţei financiare nerambursabile acordate. Articolul 5 Respectarea legilor şi politicilor Comunităţii Măsura se va realiza cu respectarea prevederilor relevante stabilite în acordurile europene şi va contribui la punerea în aplicare a politicilor comunitare, în special a celor referitoare la protejarea şi îmbunătăţirea stării mediului. Articolul 6 Proprietatea intelectuală Beneficiarul şi autoritatea responsabilă cu implementarea, menţionată la pct. 3 din anexa nr. I, se vor asigura în ceea ce priveşte obţinerea tuturor drepturilor de proprietate intelectuală pentru studii, schite, planuri, publicitate şi pentru alte materiale produse în legătură cu planificarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea măsurii. Acestea vor garanta accesul şi dreptul de a utiliza astfel de materiale de către Comisie sau de orice alt organism ori persoana delegată de Comisie. Comisia va utiliza aceste materiale numai în scop propriu. Articolul 7 Permise şi autorizaţii Orice tipuri de permise şi/sau autorizaţii necesare pentru implementarea măsurii trebuie să fie eliberate de către autorităţile competente ale Beneficiarului la timp şi în conformitate cu legislaţia naţionala. Articolul 8 Condiţii specifice referitoare la măsura Fără a se aduce atingere condiţiilor generale prevăzute în anexa nr. III, asistenţa financiară nerambursabilă din partea Comunităţii se afla sub rezerva următoarelor condiţii: 1. Condiţia privind evaluarile şi situaţia activelor: Comisia îşi rezerva dreptul de a revizui valoarea asistenţei prin ISPA, stabilită la art. 3, dacă în termen de 5 ani de la data finalizarii lucrărilor condiţiile de exploatare (tarife, venituri etc.) diferă în mod semnificativ faţă de evaluarile iniţiale făcute pentru stabilirea nivelului asistenţei financiare nerambursabile şi/sau exista o modificare substantiala care:

1. a)afectează natura exploatării sau condiţiile de implementare ori conferă unui organism public sau privat un avantaj nejustificat; şi ...
2. b)rezultă fie din modificarea formei de proprietate asupra oricărei părţi a infrastructurii finanţate, fie din încetarea sau modificarea esenţială a aranjamentelor de exploatare. ... Ţara beneficiara va informa Comisia asupra oricărei modificări şi va cere acordul prealabil din partea Comisiei pentru aceste modificări. În cazul în care este încheiat un contract de concesionare pentru serviciile din domeniul apei potabile şi apei uzate sau este încheiată o alta forma de participare a sectorului privat, Comisia îşi rezerva dreptul de a verifica acest contract, pentru a se asigura ca asistenţa se derulează în beneficiul strict al populaţiei. 2. Condiţia privind viabilitatea: Asistenţa financiară nerambursabilă a Comunităţii pentru prezenta măsura este acordată sub rezerva punerii la dispoziţie de către autorităţile implicate a unor resurse suficiente pentru asigurarea exploatării şi întreţinerii eficiente a activelor. 3. Condiţiile privind plata în avans:
3. a)Comisia primeşte dovezi ca: ... (
4. i)apele uzate provenite din sectorul industrial sunt pretratate şi/sau reciclate în mod corespunzător; (îi) pretratarea este monitorizata şi avizată de către autorităţile de mediu competente; (iii) incarcaturile industriale ale apelor uzate nu sunt dăunătoare tehnologiei proiectate pentru statia de tratare; (
5. iv)o reconsiderare a capacităţii hidraulice proiectate, a statiei de tratare a apelor uzate, incluzând investigaţii privind cel mai eficient mod de tratare a apelor uzate industriale, a fost realizată înainte de lansarea licitaţiei şi includerea rezultatelor în documentele de licitaţie relevante; (
6. v)tarifele corespunzătoare, acceptate de Comisie, vor fi aplicate pentru sectorul industrial pe baza cantităţii de apa reziduala evacuata şi a costului tratarii; (
7. vi)toate investigaţiile şi expertizele necesare pentru pregătirea documentelor de licitaţie, asa cum au fost evidentiate în aplicaţie, au fost realizate;
8. b)Beneficiarul anunta Comisia ca autorizaţia de construcţie definitivă a fost obţinută (conform Directivei 85/337/CEE , amendata prin Directiva 97/11/CEE ) şi a fost facuta publică; ...
9. c)Beneficiarul aduce dovada ca procedura de impact asupra mediului a fost realizată conform prevederilor Directivei 85/337/CEE , amendata prin Directiva 97/11/CEE ; ...
10. d)prezentarea strategiei de depozitare a namolului, care trebuie să fie aprobată de Comisie; ...
11. e)a fost semnată o înţelegere de împrumut cu Banca Europeană de Investiţii în vederea finanţării investiţiilor incluse în măsura; ...
12. f)a fost înfiinţată Unitatea de Implementare a Proiectului (UIP) şi a fost numit un manager de proiect, conform termenilor de referinţa acceptaţi de Comisie; ...
13. g)prezentarea de către Beneficiar a planului de achiziţie final, care trebuie aprobat de Comisie. ... 4. Condiţiile ce trebuie îndeplinite înainte de plată finala:
14. a)se va dovedi ca tarifele au fost mărite suficient pentru a asigura operabilitatea măsurii şi durabilitatea serviciului, asa cum se arata în secţiunea a X-a din anexa nr. I la memorandumul de finanţare; ...
15. b)Beneficiarul va prezenta autorizaţia de mediu incluzând cerinţele care să corespundă Directivei 91/271/CEE privind tratarea apelor uzate urbane şi Directivei 86/278/CEE privind refolosirea namolului în agricultura; ...
16. c)prezentarea de către beneficiarul final, până la data de 31 decembrie 2004, a unui program specific de exploatare şi întreţinere care va fi agreat de Comisie. Programul se va derula pe o perioadă de 10 ani, începând cu data de 1 ianuarie 2005. ... Articolul 9 Prevederile privind implementarea, cuprinse în anexele la prezentul memorandum de finanţare, fac parte integrantă din acesta. Nerespectarea condiţiilor şi prevederilor privind implementarea va fi tratata de Comisie conform procedurii stipulate în secţiunea a VIII-a din anexa nr. III.1. Articolul 10 Textul autentic al acestui memorandum de finanţare este prezentul document semnat mai jos. Semnat la Bucureşti la 17 aprilie 2002. Pentru Beneficiar, Hildegard Carola Puwak, ministrul integrării europene, coordonatorul naţional ISPA Semnat la Bruxelles la 18 decembrie 2001. Pentru Comunitate, Michel Barnier, membru al Comisiei Europene Lista anexelor Anexa nr. I "Descrierea măsurii" Anexa nr. II "Plan de finanţare" Anexa nr. III: - Anexa nr. III.1 "Prevederi financiare privind implementarea ISPA" - Anexa nr. III.2 "Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA" - Anexa nr. III.3 "Model de cerere de plată pentru raportarea progresului financiar şi fizic şi pentru solicitarea de modificări" - Anexa nr. III.4 "Acord privind cerinţele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanţate prin ISPA" - Anexa nr. III.5 "Acord cu privire la nereguli şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA" - Anexa nr. III.6 "Cerinţe privind informarea şi publicitatea" Anexa 1 DESCRIEREA MĂSURII "Modernizarea sistemului de apa potabilă şi a celui al apelor uzate în oraşul Pascani, România" Codul măsurii: 2000/RO/16/P/PE/005 1. Denumirea măsurii: "Modernizarea sistemului de apa potabilă şi a celui al apelor uzate în oraşul Pascani, România" 2. Autoritatea care prezintă cererea (coordonatorul naţional ISPA) 2.1. Numele: Hildegard Carola Puwak, ministrul integrării europene 2.2. Adresa: Ministerul Integrării Europene Direcţia coordonarea programelor ISPA şi SAPARD Eugen Teodorovici, director Str. Apolodor nr. 17, latura Nord, sectorul 5, Bucureşti Telefon: + 40-1-301.16.23 Fax: + 40-1-301.16.26 E-mail: eugen.teodorovici@mie.ro 3. Autoritatea responsabilă cu implementarea (conform celor definite la pct. 2 din secţiunea a II-a din anexa nr. III.2): 3.1. Denumirea: Oficiul de Plati şi Contractare PHARE - OPCP Ministerul Finanţelor Publice 3.2. Adresa: str. Mendeleev nr. 35-38, etaj IV, sectorul 1, Bucureşti - România în cooperare cu: 3.3. Denumirea: Ministerul Apelor şi Protecţiei Mediului 3.4. Adresa: Bd. Libertăţii nr. 12, sectorul 5, Bucureşti, România 4. Beneficiarul final (în cazul în care acesta este alt organism decât autoritatea menţionată la pct. 3): ca mai sus. 4.1. Denumirea: Direcţia Apa Canal Pascani 4.2. Adresa: Str. Moldovei nr. 33, Pascani, judeţul Iaşi, România E-mail: ragcl@sicme-ccis.ro 5. Localizare 5.1. Ţara beneficiara: România 5.2. Regiunea: Moldova, judeţul Iaşi 6. Descriere Oraşul Pascani (46.000 de locuitori) este localizat în Moldova, una dintre cele mai sarace regiuni ale României, pe malul stang al raului Siret, un mare afluent al Dunării. Măsura consta din 3 componente: A. Reabilitarea sursei de apa de la Motca Sursa de apa alimentează în momentul de faţa peste 90% din cererea de apa din Pascani. Instalaţiile sunt într-o stare de funcţionare slabă care are ca urmare frecvente întreruperi, mari pierderi de apa şi costuri energetice mari. Serviciile de apa existente în Pascani sunt rationalizate. Componentele propuse cuprind toate staţiile de pompare şi conductele asociate pentru o noua conducta principala de transmisie, care are o capacitate proiectata de 17,2 milioane litri/zi (202 l/
17. s)şi este la cumpana apelor dintre sursele de la Motca şi Pascani. B. Reabilitarea statiei de tratare a apelor uzate din Pascani Statia existenta de tratare a apelor uzate, care deserveşte în mod curent o populaţie echivalenta de 51.000, a fost construită între 1975 şi 1978 şi a fost proiectata sa trateze debitul şi incarcatura de la sistemul de canalizare al oraşului şi de la fabrica de zahăr din vecinătate. Nefunctionarea acestei fabrici conduce la un exces de capacitate în unităţile procesului de tratare secundară. Totuşi statia nu satisface standardele prevăzute de Directiva Comunităţii Europene privind tratarea apelor uzate urbane datorită absentei facilităţilor de tratare preliminară, a debitelor scăzute şi a distribuţiei între unităţi, precum şi ca urmare a condiţiei şi performantei slabe a echipamentelor mecanice şi electrice. Reabilitarea statiei de tratare şi a statiei de pompare finala va răspunde cerinţelor privind tratarea menţionate în Directiva CEE privind tratarea apelor uzate urbane pentru un debit mediu de apa uzata de 290 l/s. Acesta este suficient pentru a corespunde debitelor prevăzute în 2020 şi va permite extinderea sistemului de canalizare existent în oraş, fără sa compromita condiţiile de mediu referitoare la captarea apelor. Dacă este necesar, statia de tratare poate fi modernizata relativ uşor în vederea indepartarii azotului şi fosforului. Reabilitarea facilităţilor existente de tratare a namolurilor nu face obiectul acestei măsuri. Se recomanda ca aceste lucrări să fie realizate de regia de apa atunci când va avea posibilitatea financiară corespunzătoare. C. Reabilitarea reţelei de canalizare Lucrările de reabilitare se referă la sistemul actual de canalizare în zona liniilor ferate ale oraşului, care deservesc o populaţie de aproximativ 9.000 de locuitori, şi includ instalarea sau reabilitarea a 1,9 km de conducte de ape reziduale. Sistemul curent de colectare este caracterizat de debitul apelor reziduale în zonele locuite, precum şi de dubla contaminare, pe de o parte, de la sistemele de canalizare în apele de suprafaţa şi, pe de altă parte, de la scurgerile din conducte în apele subterane. 7. Obiective 7.1. Obiectivele principale ale măsurii sunt următoarele: Componenta A: - servicii de alimentare cu apa eficiente şi operative pentru locuitorii din Pascani, cu respectarea cerinţelor prevăzute în Directiva 98/83/CE privind apa potabilă; - alimentarea continua, la presiunea corespunzătoare, cu evitarea contaminarii reţelei de apa potabilă; - reducerea substantiala a costurilor de pompare (aproximativ 76% economie de energie), în consecinţa îmbunătăţirea serviciului de sustinere financiară. Componenta B: - atingerea standardelor de tratare a apelor uzate, prevăzute în Directiva 91/271/CEE privind tratarea apelor uzate urbane; - îmbunătăţirea calităţii apelor primite (raul Siret ca afluent al Dunării) de la clasa II la clasa I (calitatea apelor de pescuit); - reducerea riscului de poluare majoră datorită deficienţelor statiei de tratare. Componenta C: - eliminarea riscurilor ce vizează sănătatea umană, mediul natural şi durabilitatea pe termen lung a serviciilor referitoare la apele uzate. 7.2. Indicatori Indicatorii-cheie, astfel cum sunt ilustrati în tabelul următor, vor fi folosiţi pentru a monitoriza progresul fizic al construcţiei. Întrucât proiectarea finala a anumitor componente ale măsurii va fi realizată de către contractor, elementele prezentate în tabel sunt elocvente. Componenta A - Modernizarea sursei de alimentare cu apa Motca Componenta B - Modernizarea statiei de tratare a apelor uzate din Pascani Componenta C - Îmbunătăţirea reţelei de ape uzate 7.3. Indicatorii de performanţă propuşi pentru măsura sunt următorii: 8. Program de lucru Orarul defalcat pe componente: 9. Analiza economică şi socială cost/beneficiu Efectele economice majore ale măsurii sunt: - pentru reabilitarea sistemului de alimentare cu apa de la Motca: reducerea costurilor de operare, îmbunătăţirea serviciilor de apa; - pentru reabilitarea lucrărilor de tratare a apelor uzate: îmbunătăţirea calităţii apelor recepţionate; - pentru reabilitarea reţelei de canalizare: reducerea costurilor operationale, reducerea riscului de inundare a canalizarii. Totuşi beneficiile economice sunt subestimate, deoarece se ignora: - surplusul de consum apărut prin îmbunătăţirea alimentarii continue cu apa; - beneficiile de mediu datorate îmbunătăţirii calităţii apei raului Siret. Tabelul de mai jos arata ratele cost/beneficiu rezultate pentru fiecare componenta (cu o rata de discont de 5%). În timpul fazei de construcţie vor fi create 172 de locuri de muncă directe şi 34 de locuri de muncă indirecte. Economiile cu costul forţei de muncă în timpul fazei operationale implica pierderea a 9 locuri de muncă la statia de tratare a apelor uzate. 10. Elementele principale ale analizei financiare În scopul analizei s-a folosit criteriul fluxului de numerar, folosindu-se estimari de baza pentru volumul de vânzări, care este în mod deliberat larg estimat. Întrucât cea mai mare parte a activelor Companiei de Apa din Pascani trebuie înlocuite prin măsura ISPA, în timp ce volumul vânzărilor nu va creşte, este în primul rând necesar să se asigure ca fluxul de numerar aferent cheltuielilor de exploatare este suficient pentru a acoperi ratele de rambursare a creditului de la Banca Europeană de Investiţii. Ca urmare a contorizarii (care este aproape completa) şi a creşterii preţurilor (tarife combinate), cererea consumatorilor casnici a scăzut considerabil în ultimii ani, în timp ce vânzările către ceilalţi consumatori au stagnat. Acolo unde cererea consumatorilor casnici insumeaza în prezent 126 litri/locuitor/zi, s-a luat în considerare o reducere ulterioară la 110 litri/locuitor/zi până în anul 2005. Luându-se în calcul aceste premise, viabilitatea financiară a măsurii este durabila numai dacă măsura beneficiază de un minimum de 75% grant ISPA, combinat cu o creştere a tarifelor de circa 59% în termeni reali până în anul 2006, şi, în consecinţa, proporţia corespunzătoare din venit cheltuită pentru apa şi canalizare creşte de la 2,6% în prezent la 3,4% ca o consecinţa. Acest nivel de tarif poate fi considerat suportabil. În consecinţa şi raportat la nivelul tarifului din ianuarie 2001, tariful combinat pentru apa şi ape uzate va creşte cu 20% până la 1 ianuarie 2002 şi cu 10% până la data de 1 ianuarie a fiecărui an ulterior până în anul 2006. Indicatorii economici asociaţi sunt: RIFR (rata interna financiară de returnare) de -2,8% fără sprijin ISPA şi RIFR de 4,6% cu sprijin ISPA. 11. Analiza impactului asupra mediului Reabilitarea statiei de tratare a apelor uzate intra sub incidenţa anexei nr. II la Directiva 85/337/CEE , amendata prin Directiva 97/11/CEE privind evaluarea impactului asupra mediului. Inspectoratul de Protecţie a Mediului Iaşi este autoritatea competentă în domeniu, dar până în prezent nu a dat proiectului aprobarea definitivă. Recent s-a realizat şi s-a îmbunătăţit studiul de impact asupra mediului ca urmare a modificărilor la proiectul iniţial. Inspectoratul de Protecţie a Mediului Iaşi a fost consultat în ceea ce priveşte modificarea acestui studiu de impact asupra mediului. A avut loc, de asemenea, consultarea publicului şi a autorităţilor interesate. Se cer, de asemenea, luarea de probe şi testarea calităţii namolului pentru a se realiza o strategie de evacuare a namolului conform cerinţelor Uniunii Europene în vigoare. 12. Cost şi asistenţa (în euro) Situaţia orientativa, pe componente, a costurilor Cost şi asistenţa ISPA 13. Implicarea instituţiilor financiare internaţionale În aprilie 2001 Banca Europeană de Investiţii a aprobat un împrumut în favoarea României pentru cofinantarea unui număr de proiecte ISPA mediu, inclusiv pentru prezenta măsura. Acordul este, în principiu, legat de acordarea de către autorităţile române a unor garanţii guvernamentale pentru împrumutul respectiv. 14. Condiţii specifice ale măsurii Vezi art. 8 din memorandumul de finanţare. 15. Planul de achiziţii Lucrările se fac conform planului de achiziţii prezentat în anexa nr. I a), o versiune actualizată urmând să fie realizată de către Beneficiar în conformitate cu art. 8 paragraful 3 din memorandumul de finanţare. Anexa 1a) PLANUL provizoriu de achiziţii ---------- Notă ... *) Nu s-a stabilit încă. Termenii specifici pentru adjudecarea contractului vor fi publicaţi în Jurnalul Oficial al Comisiei Europene şi/sau pe Internet. Anexa 2 PLAN DE FINANŢARE (bazat pe angajamentele din bugetele Uniunii Europene) Titlul măsurii: Modernizarea sistemului de apa potabilă şi a celui al apelor uzate în oraşul Pascani, România Nr. ISPA: 2000/RO/16/P/PE/005 -------- Notă ... *) Banca Europeană de Investiţii este de acord, în principiu, să asigure împrumutul reprezentând cofinantarea. Anexa 3.1 PREVEDERI FINANCIARE privind implementarea ISPA Secţiunea I Forme şi rate de asistenţa

(1)Asistenţa Comunităţii prin ISPA poate fi sub forma de asistenţa nerambursabilă directa, de asistenţa rambursabila sau orice alta forma de asistenţa. ... Asistenţa rambursata către autoritatea de management sau către alta autoritate publică va fi refolosita în acelaşi scop.

(2)Rata asistenţei din partea Comunităţii, acordată prin ISPA, poate fi de până la 75% din cheltuiala publică sau echivalenta, inclusiv cheltuielile făcute de organismele ale căror activităţi se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face ca acestea să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creşterea acestei rate până la 85%, în special acolo unde considera ca o rata mai mare de 75% este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esenţiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA. ... Rata asistenţei şi suma maxima a asistenţei financiare nerambursabile ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanţare aferent măsurii respective. În cazul asistenţei rambursabile sau în cazul în care exista un interes special al Comunităţii, rata de asistenţa trebuie redusă ţinându-se seama de: a) disponibilitatea cofinanţării; ... b) capacitatea măsurii de a genera venituri; şi ... c) aplicarea corespunzătoare a principiului "poluatorul plăteşte". ...

(3)Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful

(4)Măsurile privind studiile preliminare şi asistenţa tehnica pot fi finanţate în mod excepţional în proporţie de 100% din costurile totale. ...

(5)Măsurile acoperite de un memorandum de finanţare vor fi implementate de ţara beneficiara în strânsă colaborare cu Comisia, care îşi va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate. ... Secţiunea a II-a Angajamente

(1)Comisia implementeaza cheltuielile prin ISPA în conformitate cu Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunităţii Europene, pe baza memorandumului de finanţare care va fi încheiat între Comisie şi ţara beneficiara. ... Totuşi angajamentele bugetare anuale referitoare la asistenţa acordată măsurilor vor fi efectuate în unul dintre următoarele doua moduri: a) Angajamentele pentru măsurile finanţate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regula generală şi sub rezerva pct. b), să fie efectuate în rate anuale. ... Angajamentele pentru prima rata anuală vor fi făcute de Comisie la semnarea memorandumului de finanţare referitor la măsura. Acest angajament nu va depăşi totalul plăţii în avans, prevăzută la paragraful

(2)din secţiunea a III-a de mai jos, şi al asistenţei financiare nerambursabile pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finanţare. Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanţare iniţial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar, dar nu mai târziu de data de 1 aprilie a anului în discuţie, cu condiţia ca cheltuielile preconizate pentru anul următor să le justifice şi ca progresul lucrărilor sa demonstreze ca proiectul avanseaza satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. b) Pentru măsurile cu o durată mai mica de 2 ani şi pentru care asistenţa Comunităţii nu depăşeşte 20 milioane euro un prim angajament de până la 80% din totalul asistenţei acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanţare referitor la măsura. ... Diferenţa va fi angajata în condiţiile în care progresul lucrărilor demonstreaza ca proiectul înaintează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare.

(2)Cu excepţia cazurilor deplin justificate, asistenţa angajata pentru o măsura la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanţare referitor la măsura va fi anulată. ... În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util ţara beneficiara şi autoritatea desemnată atunci când exista riscul unei anulari. Secţiunea a III-a Plati

(1)Plăţile pot avea forma fie a unui avans, fie a unor plati intermediare sau a diferenţei finale. ... Plăţile intermediare şi plata diferenţei finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate şi plătite, care trebuie susţinute de facturi primite sau de documente contabile cu valoare probativa echivalenta.

(2)Plăţile în avans ... Ca regula generală, un avans de până la 20% din totalul asistenţei acordate prin ISPA, asa cum a fost iniţial decis, va fi plătit autorităţii desemnate, astfel cum este definită la paragraful

(9). Avansul este, ca regula generală, transferat în următoarele moduri: - o primă transa de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când ţara beneficiara semnează memorandumul de finanţare; - diferenţa este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări. Abaterile de la aceasta regula generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanţare referitor la măsura. Întregul avans sau părţi din acesta trebuie returnate de autoritatea desemnată, menţionată în paragraful

(2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în termen de 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilită de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea asistenţei acordate de Comunitate.

(3)Plăţile intermediare ... Plăţile intermediare sunt efectuate de Comisie către autoritatea desemnată, la cererea acesteia, dacă măsura progreseaza satisfăcător către finalizare, şi vor fi făcute pentru a se rambursa cheltuielile efectuate şi certificate, sub rezerva următoarelor condiţii: - ţara beneficiara a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici şi financiari şi conformitatea acesteia cu memorandumul de finanţare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiţii specifice referitoare la asistenţa; - s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observaţiilor şi recomandărilor autorităţilor de inspecţie naţionale şi/sau comunitare; - au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare şi legale care au apărut; - a fost analizata orice îndepărtare de la planul de finanţare iniţial; - au fost descrise etapele parcurse pentru publicitatea măsurii. Ţara beneficiara va fi informată de Comisie dacă nu a îndeplinit una dintre condiţiile stipulate mai sus. Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru cererile de plată şi pentru rapoartele de progres fizic şi financiar.

(4)Ţările beneficiare trebuie să se asigure ca cererile de plată sunt înaintate Comisiei, ca regula generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie şi 1 noiembrie cel mai târziu. ...

(5)Suma totală a plăţilor efectuate conform paragrafelor

(2)şi

(3)nu trebuie să depăşească 80% din totalul asistenţei acordate. Comisia poate mari acest procent până la 90% în cazuri justificate. ...

(6)Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de Comunitate ... Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate şi într-adevăr efectuate, va fi facuta dacă: - măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale; - măsura a îndeplinit condiţiile sale specifice, astfel cum sunt menţionate în memorandumul de finanţare; - raportul final menţionat în secţiunea a V-a a fost înaintat Comisiei; - autoritatea desemnată sau organismul menţionat în paragraful

(2)a înaintat Comisiei o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limita de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanţare; - ţara beneficiara certifica Comisiei ca informaţiile furnizate în cererea de plată şi în raport sunt corecte; - ţara beneficiara a transmis Comisiei declaraţia menţionată în apendicele B la anexa nr. III.4; - toate măsurile de informare şi publicitate stabilite de Comisie, prevăzute în anexa nr. III.6, au fost implementate; - când managementul asistenţei acordate pentru o măsura este conferit agentiilor de implementare din ţările beneficiare în sistem descentralizat, ţările beneficiare furnizează Comisiei toate informaţiile necesare pentru a verifica dacă regulile Comunităţii privind achiziţiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunţurilor de licitaţie şi transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor şi de adjudecare a contractului, şi dacă au fost respectate toate condiţiile specificate în memorandumul de finanţare.

(7)Dacă raportul final menţionat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data de finalizare a lucrărilor şi de efectuare a plăţilor, astfel cum este specificată în memorandumul de finanţare, partea de asistenţa care reprezintă diferenţa finala pentru acea măsura va fi anulată. ...

(8)Cererile pentru plăţile intermediare şi pentru plata finala prezentate de ţara beneficiara sunt însoţite de o declaraţie a responsabilului naţional cu autorizarea, care specifică numai plăţile legate de cheltuielile susţinute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativa şi care sunt conforme prevederilor care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele finanţate prin ISPA, astfel cum sunt specificate în anexa nr. III.2. ...

(9)Toate plăţile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanţare vor fi făcute către o entitate centrala, Fondul Naţional, desemnată de ţara beneficiara sa primească asemenea plati. Ca regula generală, plăţile trebuie făcute de Comisie într-un singur cont bancar desemnat de ţara beneficiara, nu mai târziu de doua luni de la primirea unei cereri valide şi complete de plată. Acest termen limita nu se aplică pentru plata avansului. Fondul Naţional trebuie să transfere cat de repede posibil şi în totalitate contribuţia ISPA către organismele responsabile cu implementarea. ...

(10)Fondul Naţional, condus de responsabilul naţional cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul tarii beneficiare. RNA va fi, de asemenea, responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat. ... Responsabilităţile responsabilului naţional cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înţelegere încheiat între Comisie şi ţările beneficiare. Secţiunea a IV-a Folosirea euro

(1)Sumele cuprinse în aplicatiile pentru asistenţa împreună cu planul de finanţare relevant vor fi prezentate în euro. ...

(2)Sumele privind asistenţa şi planurile de finanţare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro. ...

(3)Declaraţiile de cheltuieli care justifica cererile de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro. ... Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabila a Comisiei, aplicabilă pentru luna în care declaraţia de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităţilor responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor art. 1

(2)din Reglementarea Comisiei (EURATOM, ECSC, EC) nr. 3418/93 care stabileşte regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale Reglementării financiare din 21 decembrie 1977. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autorităţile responsabile cu privire la aceasta rata*1). ---------- *1) http://europa.eu.int/comm/dg19/infoeuro/fr/index.htm

(4)Plăţile asistenţei financiare acordate de Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de ţara beneficiara în acest sens. ... Secţiunea a V-a Raportul final Autoritatea sau organismul responsabil cu implementarea măsurii trebuie să transmită Comisiei un raport final în termen de cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conţine următoarele:

1. a)descrierea lucrărilor efectuate, însoţită de indicatori fizici, cuantificari ale cheltuielilor pe categorii de lucrări şi măsurile luate cu privire la clauzele specifice conţinute în decizia de acordare a asistenţei financiare nerambursabile; ...
2. b)certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenţei financiare nerambursabile; ...
3. c)o primă evaluare a gradului de îndeplinire a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la: ... - data efectivă de implementare a măsurii; - indicarea modului în care măsura va fi administrată după finalizare; - confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special a celor legate de costurile de operare şi veniturile asteptate; - confirmarea previziunilor socioeconomice, în special a costurilor şi beneficiilor asteptate; - indicarea acţiunilor luate pentru a se asigura protecţia mediului şi costurile acestora, inclusiv concordanta cu principiul "poluatorul plăteşte"; - data la care măsura finanţată devine operationala;
4. d)informaţii referitoare la acţiunile de publicitate. ... Secţiunea a VI-a Amendamente la memorandumul de finanţare

(1)Dacă cheltuiala publică sau echivalenta într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificata iniţial, asistenţa acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta, dar nu trebuie să depăşească suma maxima stabilită în memorandumul de finanţare. ... O schimbare a ratei asistenţei Comunităţii faţă de rata acordată iniţial sau faţă de asistenţa financiară nerambursabilă maxima va necesita o modificare a memorandumului de finanţare conform procedurilor descrise în paragraful

(3).

(2)Dacă, atunci când planul de finanţare a unui proiect este amendat, angajamentele şi/sau plăţile Comunităţii depăşesc deja sumele menţionate în planul de finanţare amendat, Comisia va opera ajustarile necesare ţinând seama de suma supraangajata sau supraplatita, când autorizeaza prima operaţiune financiară (angajare sau plata) după acel amendament. ...

(3)Orice amendament la memorandumul de finanţare se va face în conformitate cu următoarele proceduri: ...

1. a)amendamentele care impun o modificare substantiala a obiectivelor sau a caracteristicilor proiectului ori o schimbare substantiala în planul de finanţare sau în programul cheltuielilor trebuie făcute printr-un memorandum de finanţare, ca răspuns la solicitarea tarii beneficiare sau la iniţiativa Comisiei după consultarea cu ţara beneficiara. Definitia modificării "substanţiale" este data în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor; ...
2. b)în cazul altor amendamente ţara beneficiara va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observaţiile necesare sau îşi va transmite acordul în termen de cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia şi-a dat acordul. Comitetul de management ISPA va fi informat despre aceste amendamente; ...
3. c)nici o modificare în cheltuiala anuală, mai mica de 25% din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect, nu va fi considerată o modificare substantiala a planului de finanţare şi a programului de cheltuieli. ... Secţiunea a VII-a Controlul financiar

(1)Un audit financiar corespunzător, intern şi extern, va fi îndeplinit, în conformitate cu standardele de audit internaţionale acceptate, de către autorităţile naţionale competente de control financiar, care trebuie să fie independente pentru a-şi putea desfăşura funcţia. În fiecare an un plan de audit şi un rezumat al concluziilor auditului efectuat trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit vor fi puse la dispoziţie Comisiei. ...

(2)Fără a prejudicia verificările efectuate de ţările beneficiare, serviciile Comisiei şi Curtea Auditorilor pot, prin propriul lor personal sau prin reprezentanţi autorizaţi corespunzător, să efectueze pe teren audituri tehnice şi financiare, inclusiv verificări prin sondaj şi audituri finale. ...

(3)Ţara beneficiara trebuie să se asigure ca, atunci când personalul Comisiei sau reprezentanţii ei corespunzător autorizaţi şi/sau Curtea Auditorilor efectuează verificări, aceste persoane au dreptul sa inspecteze pe loc toate documentaţiile relevante şi care au legătură cu elementele finanţate prin memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei şi Curtea Auditorilor să îşi efectueze auditurile referitoare la utilizarea fondurilor acordate prin ISPA. ...

(4)Implementarea detaliată a prevederilor principiilor controlului financiar, împreună cu înţelegerile privind cooperarea şi coordonarea programării şi metodologiei controlului dintre Comisie şi ţările beneficiare sunt specificate în anexa nr. III.4. ... Secţiunea a VIII-a Recuperarea plăţilor necuvenite

(1)Dacă implementarea unei măsuri nu justifica fie o parte, fie toată asistenţa alocata, Comisia va conduce o examinare completa a cazului, în special cerând tarii beneficiare să îşi facă cunoscute observaţiile într-un interval specificat de timp şi sa corecteze orice neregula. ...

(2)Ca urmare a examinării menţionate la paragraful

(1)Comisia poate reduce, suspenda sau anula asistenţa referitoare la măsura în cauza, dacă examinarea dezvaluie nereguli, o combinare necorespunzătoare a fondurilor sau neîndeplinirea uneia dintre condiţiile specificate în memorandumul de finanţare şi în special orice modificare semnificativă care afectează natura sau condiţiile de implementare a măsurii şi pentru care acordul Comisiei nu a fost cerut. Orice reducere sau anulare a asistenţei implica recuperarea sumelor plătite. ...

(3)Când Comisia considera ca o neregularitate nu a fost corectată sau ca o parte ori întreaga operaţiune nu justifica fie numai o parte, fie întreaga asistenţa acordată acesteia, Comisia trebuie să examineze corespunzător cazul şi să solicite tarii beneficiare să îşi înainteze observaţiile într-o perioadă specificată. După examinare, dacă ţara beneficiara nu a luat măsurile corective necesare, Comisia poate: ... a) sa reducă sau sa anuleze orice avans; ... b) sa anuleze o parte sau întreaga asistenţa acordată măsurii. ... Comisia va hotărî măsura corectoare ţinând seama de natura neregulii şi de existenta oricăror deficiente în sistemele de management şi control.

(4)Orice suma plătită greşit trebuie returnată Comisiei de autoritatea definită la paragraful

(9)din secţiunea a III-a. Dacă aceasta autoritate nu returnează suma datorată Comisiei, ţara beneficiara trebuie să ramburseze această sumă Comisiei. Dobânda aplicată conturilor pentru întârzierile de plată trebuie aplicată sumelor nereturnate, în conformitate cu regulile specificate în Reglementarea financiară care guvernează bugetul Comunităţii. ... Secţiunea a IX-a Managementul

(1)Comisia trebuie să ceara ţărilor beneficiare: ...

1. a)sa stabilească începând cu data de 1 ianuarie 2000, dar în orice caz nu mai târziu de 1 ianuarie 2002, sistemele de management şi control care asigura: ... - implementarea corespunzătoare a asistenţei acordate prin acest memorandum de finanţare, în conformitate cu principiile unui management financiar solid; - separarea funcţiilor de management şi control; - ca declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi provin dintr-un sistem contabil bazat pe documente justificative care sunt disponibile pentru verificare;
2. b)sa verifice regulat ca măsurile finanţate de Comunitate au fost corect realizate; ...
3. c)sa prevină neregulile şi sa ia măsuri împotriva acestora; ...
4. d)sa recupereze orice sume pierdute ca rezultat al neregulilor sau neglijentei. ...

(2)Sistemele de management şi control ale ţărilor beneficiare trebuie să furnizeze un sistem corespunzător de audituri, astfel cum este definit în apendicele A la anexa nr. III.4, pentru a permite în special: ... - regularizarea închiderii conturilor sintetice ale Comisiei cu înregistrările contabile şi cu documentele justificative de la diferitele niveluri administrative; - verificarea transferurilor fondurilor comunitare disponibile şi ale altor fonduri; - examinarea planurilor tehnice şi de finanţare ale proiectului, a rapoartelor de progres, procedurilor de licitaţie şi contractare la diferite niveluri administrative. Secţiunea a X-a Monitorizarea Ţările beneficiare şi Comisia vor asigura implementarea şi monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:

(1)Înfiinţarea comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înţelegeri între ţările beneficiare implicate şi Comisie. Autorităţile şi organismele desemnate de ţara beneficiara, Comisie şi, unde este cazul, de B.E.I. şi/sau alte instituţii cofinantatoare vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în astfel de comitete şi autorităţile regionale sau locale şi societăţile private, în cazul în care acestea au competenţa necesară pentru executarea unui proiect şi dacă sunt direct implicate în acest proiect. ...

(2)Monitorizarea va fi facuta pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, de verificare prin sondaj şi, dacă este necesar, prin înfiinţarea unor comitete ad-hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului şi la obiectivele acestuia. Aceştia vor fi stabiliţi astfel încât sa arate stadiul atins în executarea măsurii în relaţie cu planul şi cu obiectivele propuse iniţial şi progresul realizat în domeniul managementului şi în alte probleme legate de acesta. ...

(4)Pe baza rezultatelor monitorizarii şi ţinând seama de observaţiile comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele şi condiţiile de acordare a asistenţei aprobate iniţial, precum şi planul de finanţare prevăzut, dacă este necesar, la propunerea ţărilor beneficiare. ... Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcţie de natura şi de importanţa lor. Secţiunea a XI-a Transparenta în adjudecarea contractelor

(1)Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziţii sau servicii va respecta principiile-cheie stabilite în titlul IX din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene. ...

(4)Procedurile detaliate privind licitaţiile şi contractele sunt stabilite în Sistemul descentralizat de implementare (DIS), manual înfiinţat pentru programul PHARE. ... Secţiunea a XII-a Transparenta în contabilitate şi în rapoartele proiectelor Ţara beneficiara trebuie să se asigure ca pentru măsura la care se referă memorandumul de finanţare toate organismele publice sau private implicate în managementul şi în implementarea operaţiunilor au fie un sistem separat de contabilitate, fie o codificare contabila adecvată a tuturor tranzacţiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie şi de către autorităţile naţionale de control a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure ca toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauza. Autorităţile responsabile vor asigura accesul la toate documentele justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect, pe o perioadă de 5 ani după efectuarea ultimei plati pentru proiectul respectiv. Secţiunea a XIII-a Evaluarea ex-post Prin evaluarea ex-post se vor analiza atât utilizarea resurselor, cat şi randamentul şi eficienta asistenţei şi a impactului sau, precum şi factorii ce contribuie la succesul sau esecul implementarii măsurilor, realizarilor şi rezultatelor. După finalizarea măsurilor Comisia şi ţările beneficiare vor evalua modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul şi eficienta utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde şi impactul real al implementarii lor pentru a se stabili dacă obiectivele iniţiale au fost atinse. Printre altele, aceasta evaluare se va referi şi la contribuţia măsurilor la implementarea politicilor Comunităţii în domeniul mediului sau contribuţia acestora la politicile privind reţeaua transeuropeana extinsă şi transportul în comun. De asemenea, ele vor evalua şi impactul măsurilor asupra mediului. Anexa 3.2 PREVEDERI privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA Secţiunea I Domeniul cheltuielilor ISPA acorda asistenţa pentru următoarele măsuri: 1. proiecte de mediu care dau posibilitatea ţărilor beneficiare să se alinieze la cerinţele legilor Comunităţii privind protecţia mediului şi la obiectivele Parteneriatului de Aderare; 2. proiectele de infrastructura în transport, care promovează o mobilitate susţinută, şi, în particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor Deciziei C.E. nr. 1692/96*2) şi cele care permit ţărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Aderare; acesta include interconectarea şi interoperabilitatea reţelelor naţionale la reţelele transeuropene şi accesul la aceste reţele; ------------- *2) Decizia C.E. nr. 1692/96 a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 iulie 1996 privind directivele Comunităţii pentru dezvoltarea reţelei de transport transeuropean. 3. studii preliminare, evaluări şi măsuri de asistenţa tehnica, inclusiv acţiunile de informare şi publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea includ asistenţa tehnica şi administrativă în beneficiul mutual al Comisiei şi al ţărilor beneficiare, care nu sunt în mod normal în sarcina administraţiei publice naţionale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul şi supervizarea proiectelor. Regulile specificate în secţiunile II-XII de mai jos, referitoare la proiectele menţionate la pct. 1 şi 2 de mai sus, sunt totuşi aplicate prin analogie şi deciziilor pentru proiectele menţionate la pct. 3. Secţiunea a II-a Definiţii şi concepte de baza 1. Conceptul de proiect, etape ale proiectului şi grupurile de proiecte În scopul prevăzut de acest document se vor aplica următoarele definiţii:

1. a)un proiect reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcţii tehnice precise şi cu un scop clar identificat; ...
2. b)o etapa independenta tehnic şi financiar reprezintă o etapa care poate fi identificata ca operationala în întregul său. ... O etapa poate acoperi, de asemenea, studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect;
3. c)pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiţii: ... - trebuie să fie localizate pe acelaşi curs de apa sau în aceeaşi arie de captare ori să fie situate de-a lungul aceluiaşi coridor de transport; - trebuie cuprinse în acelaşi plan global privind cursul de apa sau aria de captare ori coridorul, în scopuri bine identificate; - trebuie supervizate de un organism responsabil cu coordonarea şi monitorizarea grupului de proiecte, în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorităţi competente diferite. 2. Organismul responsabil cu implementarea
4. a)Pentru proiectele finanţate prin ISPA organismul responsabil cu implementarea este organismul responsabil cu licitaţiile şi contractările. Acest organism este specificat în pct. 3 din anexa nr. I la memorandumul de finanţare. ... Ca o consecinţa, orice schimbare a organismului responsabil cu implementarea unui proiect trebuie să fie aprobată de Comisie printr-un memorandum de finanţare.
5. b)În mod normal prin acest organism se înţelege beneficiarul final al asistenţei acordate prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile. ...
6. c)Totuşi acest organism poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri Comisia trebuie informată despre tipul delegarilor propuse şi trebuie să primească o copie de pe documentele relevante. ... 3. Conceptul de administraţie publică Administraţia publică poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernamant: - organisme de guvernamant centrale (nivel naţional); - organisme de guvernamant regionale; - organisme de guvernamant locale. În plus, acest concept poate include şi organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ, în virtutea faptului ca sunt privite ca echivalent al unor organisme publice. 4. Implementarea şi perioada de implementare a unui proiect
7. a)Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat şi până la măsurile de publicitate pentru un proiect finanţat. ...
8. b)Memorandumul de finanţare se poate aplica uneia sau mai multor etape menţionate mai sus. ...
9. c)Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regula generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menţionate până în momentul în care proiectul devine complet operational şi obiectivul fizic descris în memorandumul de finanţare a fost finalizat/definitivat. ... 5. Evidenta documentelor şi transparenta Orice cheltuiala declarata Comisiei trebuie să se bazeze pe înţelegeri legale obligatorii şi/sau pe documente. Este imperativa existenta unei evidente documentare corespunzătoare. În scopul maximizării transparenţei şi pentru a permite controlul Comisiei şi/sau al autorităţii naţionale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare ţara beneficiara trebuie să se asigure ca orice organism implicat în managementul şi implementarea proiectelor a stabilit o evidenţa contabilă separată referitoare la proiectul descris în memorandumul de finanţare. 6. Cheltuieli Cheltuielile trebuie raportate la plăţile certificate şi făcute efectiv de organismul responsabil cu implementarea, susţinute de facturi plătite sau de documente contabile cu valoare probativa echivalenta. Documentul contabil cu valoare probativa echivalenta reprezintă orice document transmis de autoritatea definită la pct. 2 din aceasta secţiune pentru a demonstra ca intrările contabile oferă o imagine adevarata şi corecta a tranzacţiilor reale implicate, în concordanta cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei atunci când se folosesc documente contabile cu valoare probativa echivalenta. Secţiunea a III-a Principalele categorii de cheltuieli eligibile Ca regula generală, cheltuielile legate de: - studiile de fezabilitate; - planificare şi proiectare, inclusiv studiul privind impactul asupra mediului; - pregătirea terenului; - construcţii; - utilaje şi instalaţii implicate permanent în proiect; - testare şi instruire; - managementul proiectului; - măsurile compensatorii şi de reducere a impactului asupra mediului; - alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanţare; - măsurile luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt subiecte eligibile pentru competentele prezentate mai jos. Secţiunea a IV-a Studii de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectului 1. Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectelor
10. a)Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare, incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect şi proiectarea proiectelor sunt, ca regula generală, eligibile, cu condiţia ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte şi să fie aprobate în mod special printr-un memorandum de finanţare. ...
11. b)În cazurile în care mai multe proiecte se derulează prin acelaşi contract sau când organismul responsabil cu implementarea exercita funcţiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu, cu ajutorul sistemului de alocare a timpului). ... 2. Implicarea administraţiei publice În cazurile în care funcţionarii din administraţia publică sunt implicaţi în activităţile menţionate la pct. 1
12. a)din aceasta secţiune, cheltuielile pot fi acceptate ca eligibile de către Comisie în cazuri clar justificate şi în concordanta cu următoarele criterii: - funcţionarul a renunţat temporar la statutul sau de funcţionar în administraţia publică; - cheltuielile trebuie să aibă la baza un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într-un mod transparent (de exemplu, cu ajutorul programarilor în timp); - cheltuielile trebuie să fie direct legate de unul sau de mai multe proiecte individuale avute în vedere; - contractul trebuie să fie limitat în timp şi nu trebuie să depăşească data limita stabilită pentru finalizarea proiectului; - sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuţii administrative generale, cum sunt cele specificate la pct. 1 din secţiunea a VIII-a; - dispoziţiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziţii publice ale Comunităţii. Secţiunea a V-a Pregătirea terenului şi construcţiile
13. a)În cazurile în care organismul responsabil cu implementarea executa pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau părţi din acestea pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativa echivalenta. ... În cazul în care sunt implicaţi funcţionari ai administraţiei publice, se aplică prevederile specificate la pct. 2 din secţiunea a IV-a.
14. b)Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la pct. 1 din secţiunea a X-a şi legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele dintre următoarele categorii: ... - costuri privind munca (salarii brute şi nete); - cheltuieli pentru utilizarea durabila a echipamentelor pe perioada construcţiilor; - costuri de producţie folosite pentru implementarea proiectului; - costuri de funcţionare şi alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanta cu standardele contabile general recunoscute; - cheltuielile de funcţionare impuse nu sunt eligibile în cazul în care organismul menţionat la pct.
15. a)de mai sus este inclus în administraţia publică.
16. c)Ca regula generală, costurile trebuie să fie evaluate la preţul pieţei. ... Secţiunea a VI-a Achiziţii, închirieri de echipamente şi active necorporale (licenţe, software etc.) 1. Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului
17. a)Cheltuielile privind achiziţiile sau producţia de utilaje şi echipamente care vor fi permanent instalate şi fixate în proiect sunt eligibile dacă sunt cuprinse în inventarul echipamentului durabil de către organismul specificat la pct. 2 din secţiunea a II-a şi sunt considerate ca fiind cheltuieli de capital, în concordanta cu convenţiile standard de contabilitate. ...
18. b)Fără a prejudicia prevederile pct. 3 din secţiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare şi este neeligibila. ... 2. Achiziţiile de active necorporale Achiziţiile şi utilizarea activelor necorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului. 3. Echipamente utilizate pentru implementarea proiectului
19. a)În cazul în care organismul responsabil cu implementarea executa pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau o parte din acestea pe cont propriu, cheltuielile privind achiziţiile sau producţia echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului nu sunt eligibile. ...
20. b)Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziţionate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă sunt fără valoare economică ori sunt distruse după folosinţă şi dacă sunt specificate în memorandumul de finanţare. ... 4. Echipamentele durabile utilizate de administraţia publică
21. a)Cheltuielile privind achiziţia sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administraţia publică nu sunt eligibile. ...
22. b)Fără a prejudicia prevederile pct. 2 sau 3 din secţiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administraţia publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea şi supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei. ... Secţiunea a VII-a Achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adăugată Cheltuielile cu achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adăugată (T.V.A.) nu sunt eligibile. Secţiunea a VIII-a Cheltuieli administrative 1. Principii generale Ca regula generală, cheltuielile administraţiei publice, inclusiv salariile funcţionarilor de la nivel naţional, regional şi local, nu sunt eligibile pentru asistenţa (inclusiv asistenţa tehnica), cu excepţia cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligaţiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizarea financiară şi fizica, evaluarea şi prevenirea neregulilor şi a cheltuielilor care intra sub incidenţa obligaţiilor de recuperare a sumelor pierdute. Cu excepţia Fondului Naţional, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la iniţiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcţionari publici, fie proveniţi din sectorul privat, pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea şi controlul sunt eligibile prin măsuri de asistenţa tehnica, astfel cum sunt definite la pct. 3 din secţiunea I. Echipamentul pentru monitorizare poate fi eligibil dacă acest lucru este permis în mod specific printr-o măsura de asistenţa tehnica menţionată în memorandumul de finanţare. 2. Comitetul de organizare şi monitorizare
23. a)Fără a prejudicia prevederile pct. 1 de mai sus, cheltuielile apărute în organizarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative. ...
24. b)Ca regula generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii: ... - servicii de traducere; - închirierea de sali de conferinţe şi aranjamentele auxiliare; - închirierea de echipamente audio-video şi alte echipamente electronice necesare; - procurarea documentaţiei şi a facilităţilor aferente; - taxe pentru participarea experţilor; - cheltuieli pentru călătorii.
25. c)Salariile şi alocaţiile pentru funcţionarii din administraţia publică, intervenite în acest context, nu sunt eligibile. ... 3. Intalniri la cererea Comisiei Regulile prevăzute la pct. 2 de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de intalniri ad-hoc la cererea Comisiei. Secţiunea a IX-a Alte tipuri de cheltuieli 1. Managementul şi supervizarea proiectului Cheltuielile referitoare la managementul şi supervizarea proiectului sunt, ca regula generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la pct. 1 şi 2 din secţiunea a IV-a. 2. Costuri financiare Nici un tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu este eligibil; acestea privesc în particular dobânzile pentru finanţarea intermediara, comisioane bancare, comisioane de garanţie etc. Garanţiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanţarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei. 3. Tehnici financiare care nu implica un transfer imediat al activelor proprii Fără a prejudicia prevederile pct. 2, tehnicile financiare care nu necesita implicarea imediata a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile dacă sunt justificate şi aprobate în memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să demonstreze printr-o analiza a riscurilor ca tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziţionarea directa a unor bunuri. 4. Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor finanţate
26. a)Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu este eligibil. ...
27. b)Ca excepţie de la prevederile pct.
28. a)de mai sus, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare şi testarea proiectului şi a echipamentelor pot fi luate în considerare ca fiind cheltuieli eligibile pentru o anumită perioada definită în memorandumul de finanţare. ...
29. c)Principiile definite la pct.
30. a)şi
31. b)de mai sus sunt valabile, de asemenea, pentru o componenta individuală completa a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar şi în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat. ... 5. Măsuri de publicitate şi informare Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt eligibile. Secţiunea a X-a Perioada de eligibilitate 1. Limita iniţială de timp privind eligibilitatea Limita iniţială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferenţiat, în conformitate cu următoarele situaţii:
32. a)Când selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea de către ţările beneficiare fac obiectul aprobării ex-ante a Comisiei*3), cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţa de la data la care memorandumul de finanţare a proiectului este semnat de Comisie. ... În caz excepţional, când finanţarea proiectului este realizată printr-o combinaţie fie de la B.E.I., fie de la alta instituţie finanţatoare şi asistenţa financiară nerambursabilă ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţa de la data încheierii acordului cu B.E.I. sau cu alta instituţie finanţatoare, pentru fiecare proiect. Ca regula generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menţionată la primul subparagraf. Sunt necesare în mod obligatoriu următoarele condiţii: - lucrările şi contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finanţare; - B.E.I. sau alta instituţie finanţatoare certifica respectarea prevederilor art. 108

(2), 109

(2)şi

(3), 114

(1), 115, 117 şi 118 din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comisiei Europene. În cazurile de mai sus, ca regula generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor art. 114

(2)din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comisiei Europene.

1. b)După decizia Comisiei de a acorda sprijin agentiilor de implementare ale ţărilor candidate pe baze descentralizate*4), cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţa de la data la care cererea ajunge la Comisie (serviciul ISPA), cu condiţia ca cererea să poată fi considerată completa. ... Plăţile făcute înainte de data specificată la pct.
2. a)şi
3. b)de mai sus sunt neeligibile. 2. Modificări ale proiectelor
4. a)Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egala cu sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substantiala a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimba natura acestuia sunt, de asemenea, tratate ca fiind "substanţiale". ... Regulile stabilite la paragraful 1 se aplică şi pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificările de mai sus.
5. b)Pentru orice alta modificare a proiectului cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA). ...
6. c)Cererea pentru modificări şi informaţiile relevante anexate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii şi a materialelor depuse trebuie să fie facuta în minuta intalnirii. ... 3. Timpul limita final privind eligibilitatea
7. a)Data finala a eligibilităţii este specificată, ca regula generală, în art. 4 paragraful

(3)din memorandumul de finanţare. ...

1. b)Data finala depinde de plăţile făcute de organismul responsabil cu implementarea. ...
2. c)Data finala a eligibilităţii este prevăzută în memorandumul de finanţare respectiv. După ce această dată a expirat beneficiarul dispune de o perioadă de 6 luni pentru a supune Comisiei cererea de plată finala împreună cu raportul final şi o notificare, astfel cum este prevăzut în paragraful

(6)din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi în apendicele B la anexa nr. III.4 la memorandumul de finanţare. ... d) Comisia nu poate extinde această perioadă de 6 luni. ... -------------- *3) Vezi art. 12

(1)din Reglementarea Consiliului (C.E.) nr. 1.266/99 din 21 iunie 1999. *4) Vezi art. 12

(2)din Reglementarea Consiliului (C.E.) nr. 1.266/99 din 21 iunie 1999. Secţiunea a XI-a Cererile de plată Cererile de plată prezentate Comisiei de ţările beneficiare au la baza facturile deja plătite, astfel cum sunt definite la pct. 6 din secţiunea a II-a. În cazul lucrărilor angajate de un concesionar sau de un organism echivalent autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor. Cererile de plată trebuie să fie înregistrate şi certificate de responsabilul naţional cu autorizarea. Cererile sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegaţiei Comisiei. Secţiunea a XII-a Alte elemente specificate în detaliu

(1)Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finantate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui sa răspundă intrebarilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii şi cu referire la principiile stabilite pentru fondurile de coeziune. ...

(2)În cazul conflictelor dintre aceste principii şi regulile naţionale de eligibilitate principiile prezentate mai sus trebuie să primeze. ... Anexa 3.3a) Model de cerere de plată pentru raportarea progresului financiar şi fizic INSTRUMENTUL PENTRU POLITICI STRUCTURALE DE PREADERARE - ISPA CERERE DE PLATA A. Tipul plăţii ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Plati peste 80% [] Plati intermediare [] │ │ Plati ale balanţei finale [] │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ B. Fondul Naţional / Identificarea contului ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Numele: │ │Adresa: │ │Persoana de contact: │ │Telefon: Fax: │ │E-mail: │ │Denumirea băncii: │ │Sediul băncii: │ │Codul poştal: Oraş: │ │Numărul contului: Codul scurt: │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ C. Măsuri ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Titlul măsurii: │ │Codul măsurii ISPA: Codul naţional de referinţa: │ │Numărul memorandumului de finanţare curent: │ │Data: │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ D. Autoritatea responsabilă cu implementarea ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Denumirea: │ │Sediul: │ │Cod poştal: Oraş: │ │Persoana de contact: │ │Telefon: │ │E-mail: │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ E. Cheltuieli intervenite şi plati ISPA ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │a) Cheltuieli eligibile confirmate la data: │ │b) În aceasta cerere de plată: │ │c) =a)+b) cheltuieli cumulative la data: │ │d) Plati cerute de aceasta cerere: │ │e) =d)/b) % din cheltuielile confirmate: │ │Totalul plăţilor ISPA primite de Fondul Naţional (NF) până la data: │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ F. Cheltuielile eligibile curente pe categorii (moneda: euro) ┌──────────────────────┬───────────┬────────┬──────────┬───────────┬───────────┐ │ │Cheltuieli │Cheltu- │Cheltuieli│ Totalul │ Rata de │ │ │în memo- │tuieli │confirmate│cheltu- │ execuţie │ │ │randumul de│confir- │în aceasta│ielilor │ financiară│ │ Categorii de │finanţare │mate │cerere de │confirmate │ │ │ cheltuieli*) │curent │anterior│plata până│ │ │ │ │ │ │la data │ │ │ │ │ │ │ .........│ │ │ ├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤ │ │

(1)│

(2)│

(3)│

(4)=

(2)+

(3)│

(5)=

(4)/

(1)│ ├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤ │Taxe de proiectare │ │ │ │ │ │ ├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤ │Pregătirea terenului │ │ │ │ │ │ ├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤ │Principalele lucrări │ │ │ │ │ │ ├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤ │Utilaje şi echipamente│ │ │ │ │ │ ├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤ │Asistenţa tehnica │ │ │ │ │ │ ├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤ │Supervizare │ │ │ │ │ │ ├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤ │Altele │ │ │ │ │ │ ├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤ │Total: │ │ │ │ │ │ └──────────────────────┴───────────┴────────┴──────────┴───────────┴───────────┘ O lista suplimentară la contract poate fi potrivita. ------------ *) Astfel cum se precizează în tabelul 9.1 din formularul aplicatiei pentru asistenţa sau asa cum specifică modificările acestuia. G. Indicatorii fizici ai execuţiei ┌───────────┬───────────────────┬────────┬──────────────┬─────────────┬────────┐ │ Tipul │Indicatori fizici*)│Execuţia│Până la (data)│Până la (data│ Rata │ │ lucrării*)├────────┬──────────┤fizica ├──────────────┼─────────────┤ execu- │ │ │ │ │până la │ Execuţia │ Execuţia │tiei fi-│ │ │ │ │data │fizica referi-│fizica refe- │zice │ │ │Unitatea│Cantitatea│plăţilor│ toare la │ritoare la │ (%) │ │ │ │ │anteri- │aceasta cerere│solicitarea │ │ │ │ │ │oare │ de plată │totală inain-│ │ │ │ │ │ │ │tata │ │ │ │ ├──────────┼────────├──────────────┼─────────────┼────────┤ │ │ │

(1)│

(2)│

(3)│

(4)=

(2)+

(3)│

(5)=

(4)/│ │ │ │ │ │ │ │

(1)│ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ ├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤ └───────────┴────────┴──────────┴────────┴──────────────┴─────────────┴────────┘ ------------ *) Astfel cum se precizează în tabelul 15.1 din formularul aplicatiei pentru asistenţa sau asa cum specifică modificările acestuia. O lista suplimentară la contract poate fi potrivita. H. Scurta descriere a lucrărilor efectuate ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ I. Condiţii specifice referitoare la măsura (art. 8 din memorandumul de finanţare) ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Referitor la condiţii specifice, dacă acestea exista, şi modul în care │ │acestea au fost îndeplinite. │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ J. Observaţii şi recomandări ale autorităţilor de inspecţie naţionale sau comunitare (anexa nr. III.1 la memorandumul de finanţare) ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Precizati câteva observaţii şi recomandări sumare, dacă exista (cu referiri │ │complete la sursa acestora), şi modul în care acestea au fost îndeplinite. │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ K. Probleme tehnice, financiare şi legislative (anexa nr. III.1 la memorandumul de finanţare) ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Referitor la orice probleme care pot aparea în implementarea măsurilor, │ │incluzând devieri de la planul de finanţare original şi explicaţii cu privire │ │la acţiunile întreprinse pentru corectare. │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ L. Măsuri adoptate în scopul informării cu privire la asistenţa oferită de Comunitate ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Panouri ridicate la locul execuţiei? Da [] Nu [] │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Mijloacele folosite pentru informarea │ │publicului asupra măsurilor în cauza: │ │ Presa [] Televiziune [] Radio [] │ │ Alte mijloace audiovizuale │ │ Tipul documentaţiei scrise, disponibilă pentru public │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ M. Confirmarea responsabilului naţional cu autorizarea ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Prin prezenta declar că cheltuielile eligibile confirmate se referă │ │la articolele deja plătite pentru realizarea investiţiilor aprobate şi că nu │ │sunt rezultat al schimbării proiectului sau al lucrărilor efectuate în afară │ │celor prevăzute în cadrul descrierii măsurii şi ca documentele originale │ │privind plăţile indicate în listele anexate sunt păstrate de Fondul │ │Naţional sau de autoritatea responsabilă cu implementarea, stampilate şi │ │disponibile în vederea consultării şi verificării. │ │ │ │ Data: Semnatura şi autentificarea │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ANEXA LA CEREREA DE PLATA Facturi*) ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Titlul măsurii: │ │Codul ISPA: Codul naţional: │ │Memorandum de finanţare nr.: Data: │ ├───────────┬───────────────┬────┬────────────────┬──────┬─────────┬───────────┤ │Furnizor │ │ │ │ │ │ │ │şi contract│Factura nr. ...│Data│Chitanţa nr. ...│ Data │Valoarea │Observaţii │ ├───────────┼───────────────┼────┼────────────────┼──────┼─────────┼───────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────────┼───────────────┼────┼────────────────┼──────┼─────────┼───────────┤ │ Total: │ │ │ │ │ │ │ └───────────┴───────────────┴────┴────────────────┴──────┴─────────┴───────────┘ -------------- *) Copii stampilate corect de pe evidentele contabile referitoare la cheltuieli trebuie anexate la copia de pe cererea de plată transmisă responsabilului naţional cu autorizarea. Verificări şi controale efectuate (anexa nr. III.1 la memorandumul de finanţare) ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Controlul fizic al lucrărilor Data: Instituţia responsabilă: │ │ Concluzii: │ │ Data: Instituţia responsabilă: │ │ Concluzii: │ │ Data: Instituţia responsabilă: │ │ Concluzii: │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Controlul financiar Data: Instituţia responsabilă: │ │ Concluzii: │ │ Data: Instituţia responsabilă: │ │ Concluzii: │ │ Data: Instituţia responsabilă: │ │ Concluzii: │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Anexa 3.3b) Model pentru formularul care va fi înaintat Comitetului de monitorizare FORMULAR DE MONITORIZARE ISPA A. Identificarea măsurii ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Denumirea măsurii: │ │Autoritatea responsabilă cu implementarea: │ │Codul ISPA al măsurii: │ │Memorandum de finanţare nr.: Data: │ │Contribuţia asistenţei ISPA: │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ B. Execuţia financiară Planul de plati ┌────┬─────────────┬───────────────┬──────────────┬────────────┬──────────────┐ │ │Total costuri│Plati efectuate│Cheltuieli │Total chel- │Diferenţe/cost│ │ │ eligibile │ │viitoare │tuieli │ total (%) │ │ ├───────┬─────┼───────┬───────┼──────┬───────┼───────┬────┤ │ │ │Estima-│Esti-│(până │ (%) │(de la│ (%) │ │(%) │ │ │Anul│rea │marea│în pre-│ │data) │ │ │ │ │ │ │accep- │accep│zent) │ │ │ │ │ │ │ │ │tata │tata │ │ │ │ │ │ │ │ │ │iniţial│în │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │pre- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │zent │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────┼───────┼───────┼──────┼───────┼───────┼────┼──────────────┤ │ │

(1)│

(2)│

(3)│

(4)=

(3)│

(5)│

(6)=

(5)│

(7)=

(3)│

(8)=│

(9)=

(7)-

(2)/ │ │ │ │ │ │/

(2)│ │/

(2)│+

(5)│

(7)/│total

(2)│ │ │ │ │ │ │ │ │ │

(2)│ │ ├────┼───────┼─────┼───────┼───────┼──────┼───────┼───────┼────┼──────────────┤ │2000│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │2001│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │2002│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │2003│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │2004│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │2005│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │2006│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼───────┼─────┼───────┼───────┼──────┼───────┼───────┼────┼──────────────┤ │To- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │tal │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴───────┴─────┴───────┴───────┴──────┴───────┴───────┴────┴──────────────┤ │Schimbare propusă în planul de finanţare: Da [] Nu [] │ │Transmisă deja Comisiei Europene la data de: │ │Urmează să fie transmisă Comisiei Europene în data de: │ │ │ │Va fi prezentată Comitetului de monitorizare (anexati planul şi motivele │ │modificării lui) │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ C. Execuţia pe categorii de cheltuieli ┌──────────────┬───────┬───────────────┬───────────────┬───────────────────────┐ │Categoria de │Decizia│Plati efectuate│ Cheltuieli │ Total cheltuieli │ │cheltuieli (ca│curenta│ │ viitoare │ │ │în cererea de │ ├────┬──────────┼───┬───────────┼───────────┬───────────┤ │plata)*) │ │(pa-│ │(de│ │ │ │ │ │ │na │ │la │ │ │ │ │ │ │în │ (%) │da-│ (%) │ │ (%) │ │ │ │pre-│ │ta)│ │ │ │ │ │ │zent│ │ │ │ │ │ │ ├───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤ │ │

(1)│

(2)│3)=

(2)/

(1)│

(4)│

(5)=

(4)/

(1)│

(6)=

(2)+

(4)│

(7)=

(6)/

(1)│ ├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤ │Proiectare │ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤ │Organizare de │ │ │ │ │ │ │ │ │şantier │ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤ │Lucrări │ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤ │Utilaje şi │ │ │ │ │ │ │ │ │echipamente │ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤ │Asistenţa │ │ │ │ │ │ │ │ │tehnica │ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤ │Supervizare │ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤ │Altele │ │ │ │ │ │ │ │ │(specificari) │ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤ │Total: │ │ │ │ │ │ │ │ └──────────────┴───────┴────┴──────────┴───┴───────────┴───────────┴───────────┘ ---------- *) Este de dorit şi o defalcare pe contract. D. Execuţia fizica ┌───────┬──────────┬────────┬────────┬────────────┬────────────────┬───────────┐ │Tipul │Indicatori│Execuţia│Progres │Execuţia │Procentul de │Execuţia │ │lucra- │ fizici │fizica │în exe- │fizica tota-│execuţie fizica │fizica până│ │rilor*)├───┬──────┤până la │cutia │la până la │ (%) │ la │ │ │Ti-│Canti-│data │fizica │Comitetul de│ │încheierea │ │ │pul│tatea │Comite- │de la │monitorizare│ │măsurii │ │ │ │ │tului de│Comite- │actual │ │ │ │ │ │ │monito- │tul de │ │ │ │ │ │ │ │rizare │monito- │ │ │ │ │ │ │ │anterior│rizare │ │ │ │ │ │ │ │ │anterior│ │ │ │ │ │ ├──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ │ │ │

(1)│

(2)│

(3)│

(4)=

(2)+

(3)│

(5)=

(4)/

(1)│

(6)│ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ ├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤ └───────┴───┴──────┴────────┴────────┴────────────┴────────────────┴───────────┘ -------- *) Este de dorit şi o defalcare pe contract. E. Motive pentru întârziere şi diferenţe ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ F. Data prevăzută pentru finalizare ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ În memorandumul de finanţare iniţial: │ │ În memorandumul de finanţare actual: │ │ Data prevăzută pentru finalizare: │ │ Data modificată ce urmează să fie propusă Comitetului de monitorizare: │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ De anexat, dacă este necesar, informaţii referitoare la: ● adjudecarea contractelor; ● aspecte legate de protecţia mediului; ● condiţii stabilite în memorandumul de finanţare; ● probleme apărute pe parcurs. Anexa 3.3c) Model pentru solicitarea de modificări PROPUNERE DE MODIFICARE ISPA Autoritatea responsabilă cu implementarea: 1. Identificarea măsurii ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Denumirea măsurii: │ │Autoritatea responsabilă cu implementarea: │ │Codul ISPA al măsurii: │ │Memorandum de finanţare nr.: Data: │ │Contribuţia asistenţei ISPA: │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 2. Schimbarea datei de finalizare a măsurii ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Data curenta: Data propusă pentru finalizare: │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 3. Schimbări propuse în planul de finanţare*) - euro - ┌───────────┬────────────────────────────────┬───────────────────────────────┐ │ │ Cheltuieli eligibile totale │ Cheltuieli eligibile │ │ Anul │ conform memorandumului │ efectuate sau previziuni │ │ │ de finanţare în vigoare │ pentru cheltuielile totale │ ├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤ │ 2000 │ │ │ ├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤ │ 2001 │ │ │ ├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤ │ 2002 │ │ │ ├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤ │ 2003 │ │ │ ├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤ │ 2004 │ │ │ ├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤ │ 2005 │ │ │ ├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤ │ 2006 │ │ │ ├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤ │ Total: │ │ │ ├───────────┴────────────────────────────────┴───────────────────────────────┤ │ │ │ Solicitare de creştere a asistenţei Da [] Nu [] │ │ Suma solicitată drept creştere (euro) │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ---------- *) De anexat planul de finanţare modificat. 4. Modificări în costurile eligibile ale măsurii ┌───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────────┬─────────┐ │Categoria cheltuielii*)│ Costuri totale │Modificarea solicitată │ Costuri │ │ │eligibile curente │ │ totale │ │ │ │ │eligibile│ │ │ │ │ propuse │ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ │ Proiectare │ │ │ │ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ │ Organizare de şantier │ │ │ │ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ │ Lucrări │ │ │ │ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ │Utilaje şi echipamente │ │ │ │ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ │Asistenţa tehnica │ │ │ │ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ │Supervizare │ │ │ │ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ │Altele (specificari) │ │ │ │ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ │ Total: │ │ │ │ └───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────────┴─────────┘ ---------- *) Este de dorit şi o defalcare pe contract. 5. Modificări ale indicatorilor fizici ┌───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────────┬─────────┐ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ ├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤ └───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────────┴─────────┘ 6. Modificări ale caracteristicilor măsurii ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 7. Motive pentru modificările propuse ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Propunerea de modificare: Data inaintarii solicitării de modificare: Semnatura coordonatorului naţional ISPA Anexa 3.4 ACORD privind cerinţele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanţate prin ISPA Secţiunea 1 Acordul privind cerinţele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanţate prin ISPA, denumit în continuare CMCF, se aplică asistenţei financiare furnizate în baza prezentului memorandum de finanţare şi implementate de administraţia tarii beneficiare. Secţiunea a 2-a 1. Sistemele de control şi management ale tarii beneficiare trebuie:

1. a)să asigure implementarea corespunzătoare a asistenţei în concordanta cu obiectivele managementului financiar adecvat; ...
2. b)sa furnizeze o certificare corespunzătoare a validităţii solicitărilor pentru plăţile intermediare şi plata finala, bazată pe cheltuielile efectuate; ...
3. c)sa furnizeze un sistem de audit corespunzător; ...
4. d)sa specifice instituţiile şi responsabilităţile şi, în particular, controlul efectuat la diferite niveluri pentru a asigura validitatea certificării; ...
5. e)sa faciliteze identificarea posibilelor puncte slabe sau riscuri ce pot aparea în executarea acţiunilor şi a proiectelor; ...
6. f)sa stabilească măsurile corective necesare pentru eliminarea punctelor slabe, riscurilor sau neregulilor identificate pe parcursul execuţiei proiectului, în particular în ceea ce priveşte managementul financiar. ... 2. Pentru atingerea obiectivelor CMCF un sistem de audit corespunzător este cel care îndeplineşte cerinţele menţionate în apendicele A. Secţiunea a 3-a 1. Ţările beneficiare trebuie să organizeze controale periodice sau finale ale măsurilor şi proiectelor, denumite în continuare controale, efectuate în particular pentru:
7. a)a verifica eficienta sistemelor de management şi control în vigoare; ...
8. b)a verifica selectiv, pe baza analizei riscului, declaraţiile de cheltuieli de la diferitele niveluri implicate. ... 2. Ţările beneficiare trebuie să organizeze o distribuţie egala a controalelor pe parcursul perioadei în cauza. 3. La selecţia măsurilor şi proiectelor ce vor face obiectul controalelor se vor avea în vedere:
9. a)controlul unui esalon reprezentativ de proiecte în ceea ce priveşte tipul şi mărimea lor; ...
10. b)factorii de risc identificati de controalele naţionale sau ale Comunităţii; ...
11. c)concentrarea proiectelor sub tutela unor autorităţi de implementare sau beneficiari finali, astfel încât principalele autorităţi de implementare şi beneficiarii finali să fie subiectul aceluiaşi tip de control înainte de finalizarea fiecărui proiect. ... Secţiunea a 4-a Pe parcursul controalelor ţările beneficiare trebuie să urmărească verificarea următoarelor:
12. a)aplicarea practica şi eficacitatea sistemelor de management şi control; ...
13. b)corespondenta dintre înregistrări şi documentele justificative la nivelul beneficiarului final şi al autorităţilor intermediare, pentru un număr adecvat de documente contabile; ...
14. c)existenta unui sistem de audit adecvat; ...
15. d)natura şi calendarul cheltuielilor relevante (angajamente şi plati) pentru un număr adecvat de cheltuieli, corespunzător cerinţelor Comunităţii, în ceea ce priveşte caracteristicile fizice aprobate ale proiectului şi ale lucrărilor executate; ...
16. e)utilizarea proiectului este în concordanta cu cea descrisă în solicitarea de cofinantare din partea Comunităţii; ...
17. f)contribuţiile financiare sunt în limitele stipulate în memorandumul de finanţare şi sunt plătite beneficiarului final fără nici un fel de reducere sau întârziere nejustificată; ...
18. g)a fost facuta disponibilă cofinantarea naţionala corespunzătoare; ...
19. h)măsurile cofinantate au fost implementate în concordanta cu prevederile memorandumului de finanţare corespunzător măsurii finanţate. ... Secţiunea a 5-a Controalele trebuie să stabilească dacă anumite probleme apărute au un caracter sistematic sau prezintă un risc pentru alţii; trebuie, de asemenea, sa identifice cauzele unor astfel de situaţii, orice examinari ulterioare şi acţiunile corective şi preventive care sunt necesare. Secţiunea a 6-a Fiecare ţara beneficiara şi Comisia trebuie să se consulte cel puţin o dată pe an în vederea coordonării programelor de control, pentru a se putea maximiza efectele benefice ale tuturor resurselor alocate pentru control la nivel naţional şi comunitar. Aceste consultări trebuie să se refere la tehnicile de analiza a riscului care vor fi aplicate şi trebuie să ţină seama de controalele recente, de rapoartele şi comunicările autorităţilor naţionale, ale Comisiei şi Curţii Europene de Conturi. Secţiunea a 7-a 1. Ţările beneficiare trebuie să asigure investigarea şi soluţionarea corespunzătoare a neregulilor evidente raportate în urma controalelor naţionale sau comunitare. 2. Dacă o neregula evidenta nu a fost soluţionată în mod corespunzător în termen de 6 luni din momentul în care a fost raportată autorităţii de implementare în cauza, ţara beneficiara trebuie să informeze Comisia, în cazul în care nu a informat-o în condiţiile prevăzute în anexa nr. III.5. 3. Pentru paragrafele 1 şi 2, soluţionat corespunzător înseamnă prezentarea de dovezi suficiente care să demonstreze ca neregula nu a existat sau a fost corectată de beneficiarul final ori de autoritatea de implementare în faţa persoanei sau a organizaţiei adecvate, responsabilă pentru control în ţara beneficiara. Dacă o anumită neregula are un caracter sistematic, soluţionat corespunzător înseamnă adoptarea acţiunilor necesare pentru corectarea cazurilor care nu au fost identificate în mod individual în cadrul controalelor, pentru a se preveni repetarea lor. 4. Dovezile la care se face referire în paragraful 3 pot consta în copii de pe înregistrările contabile şi de pe documentele relevante sau de pe orice alt document necesar. Secţiunea a 8-a 1. Ţara beneficiara va prezenta Comisiei o declaraţie elaborata de o persoană sau de o organizaţie independenta de serviciul de implementare, al carei model indicativ este prezentat în apendicele B, nu mai târziu de data solicitării plăţii finale referitoare la măsura finanţată. Declaraţia va cuprinde concluziile controalelor efectuate în anii precedenti şi va furniza concluzii referitoare la validitatea solicitării efectuării plăţii finale, a legalităţii şi regularitatii operaţiunilor, cu evidentierea declaraţiei finale privind cheltuielile. 2. În cazul în care exista puncte slabe importante în ceea ce priveşte managementul şi controlul sau frecventa ridicată a neregulilor înregistrate nu permite furnizarea unei asigurări de ansamblu pentru validitatea solicitării efectuării plăţii finale, declaraţia trebuie să se refere la aceste circumstanţe şi sa furnizeze o evaluare a dimensiunii problemelor şi a impactului financiar. În asemenea cazuri Comisia poate solicita efectuarea unui control în vederea identificarii şi rectificarii neregulilor într-o perioadă specificată. Secţiunea a 9-a Ţările beneficiare vor informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, iar pentru prima oara până la data de 30 iunie 2002 cel târziu, în ceea ce priveşte aplicarea CMCF în anul calendaristic precedent, cu referire specială la cerinţele secţiunii a 2-a şi incluzând orice completări sau actualizari necesare ale descrierii sistemelor de management şi control, cerute în secţiunea a IX-a din anexa nr. III.1. Secţiunea a 10-a Comisia şi ţara beneficiara trebuie să lucreze împreună pentru a se asigura ca obiectivele acestui acord sunt îndeplinite în cadrul aranjamentelor administrative din fiecare ţara beneficiara. Secţiunea a 11-a 1. Persoanele şi organizaţiile responsabile cu implementarea operaţiunilor cofinantate de Comunitate trebuie să se asigure ca toate documentele şi evidentele contabile necesare pentru control sunt furnizate oficialilor responsabili de efectuarea controlului sau persoanelor împuternicite pentru aceasta. 2. Oficialii responsabili de efectuarea controlului sau persoanele împuternicite pentru aceasta pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii de pe documentele ori evidentele contabile menţionate în paragraful 1. Secţiunea a 12-a Informaţiile colectate pe parcursul controalelor trebuie să fie protejate de secretul profesional, în concordanta cu prevederile relevante ale legislaţiei naţionale şi comunitare. Aceste informaţii nu pot fi comunicate altor persoane decât celor care, conform atribuţiilor lor în cadrul tarii beneficiare sau în cadrul instituţiilor comunitare, trebuie să între în posesia acestora pentru îndeplinirea atribuţiilor respective. Secţiunea a 13-a Oficialii Comisiei Europene trebuie să aibă acces la toate documentele elaborate în scopul efectuării controlului în cadrul CMCF sau la cele referitoare la controale deja efectuate, inclusiv la informaţiile stocate în sistemele de procesare a datelor. Secţiunea a 14-a Prevederile acestui acord nu împiedica ţările beneficiare să aplice proceduri naţionale de control mai riguroase decât cele descrise aici. Apendice A ------------- DESCRIEREA SUCCINTĂ a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru un sistem de audit corespunzător Un sistem de audit corespunzător, descris în secţiunea a 2-a c), este îndeplinit pentru o anumită forma de asistenţa când: 1. Evidentele contabile ţinute la nivelul de management corespunzător furnizează informaţii detaliate despre plăţile făcute beneficiarilor finali pentru fiecare proiect cofinantat, inclusiv data înregistrării contabile, suma fiecărei cheltuieli, identificarea documentului justificativ, data şi metoda de plată; înregistrările vor fi susţinute de documentele justificative necesare (de exemplu, facturi). 2. În cazul cheltuielilor care au doar parţial legătură cu operaţiunile cofinantate de Comunitate exista justificări suficiente care să demonstreze corectitudinea alocării sumelor între cele cofinantate de Comunitate şi celelalte operaţiuni. Justificări similare exista, de asemenea, pentru toate tipurile de cheltuieli care sunt recunoscute ca fiind eligibile ca valoare sau în raport cu celelalte costuri. 3. Planurile tehnice şi de finanţare ale proiectelor, rapoartele de progres, documentele privind aprobarea asistenţei financiare nerambursabile, procedurile de licitaţie şi contractare etc. sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat. 4. La raportarea plăţilor către o autoritate intermediara informaţiile menţionate în paragraful 1 sunt incluse într-o declaraţie de cheltuieli detaliată care precizează, pentru fiecare proiect cofinantat de Comunitate, fiecare cheltuiala individuală, în vederea întocmirii sumei totale certificate. Aceste declaraţii detaliate de cheltuieli constituie documentele de baza pentru înregistrările contabile ale autorităţilor intermediare. 5. Autorităţile intermediare vor tine înregistrări contabile pentru fiecare proiect şi pentru sumele cheltuielilor certificate de fiecare data de beneficiarii finali. La raportarea către ofiţerul financiar menţionat în paragraful

(9)din secţiunea a III-a din anexa nr. III autorităţile intermediare vor prezenta o lista cuprinzând proiectele aprobate în cadrul fiecărei forme de asistenţa, împreună cu informaţiile pentru fiecare proiect, cuprinzând cel puţin o identificare completa a proiectului şi a beneficiarului final, data aprobării asistenţei financiare nerambursabile, sumele alocate şi plătite, perioada acoperită de cheltuieli şi suma cheltuielilor pe măsuri şi subprograme. Aceste informaţii constituie documentaţia justificativă a înregistrărilor contabile făcute de autorităţile desemnate şi baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli care vor fi prezentate Comisiei. 6. În cazul în care beneficiarii finali raportează direct autorităţii desemnate, declaraţiile detaliate de cheltuieli, menţionate în paragraful 4, constituie documentaţia justificativă pentru înregistrările contabile ale autorităţii desemnate, care este responsabilă cu întocmirea listei cuprinzând proiectele, menţionată în paragraful 5. 7. În cazurile în care una sau mai multe autorităţi intermediare intervin între beneficiarul final şi autorităţile desemnate, fiecare autoritate intermediara solicita, pentru aria sa de responsabilitate, declaraţii detaliate privind sumele cheltuite procesate la un nivel inferior, pentru a fi folosite ca documentaţie justificativă pentru propriile înregistrări contabile, raportand instituţiilor superioare un rezumat al sumelor cheltuite pentru fiecare proiect. 8. În cazul altor moduri de organizare a procedurilor de management şi de informare, inclusiv al transferurilor computerizate de date, toate autorităţile implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a-şi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzător al rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuiala şi pentru documentele justificative la nivelul beneficiarului final. Apendice B MODEL INDICATIV AL DECLARAŢIEI care trebuie anexată la cererea finala de plată Către Comisia Europeană Directoratul General REGIO Subiect: <Măsura finanţată prin ISPA - numărul şi localizarea> 1. Subsemnatul, .....(Se specifică numele, funcţia şi serviciul.)......, am examinat declaraţia finala de plată pentru .....(Se indica măsura finanţată prin ISPA şi perioada acoperită.)............, împreună cu cererea către Comisie pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara. Scopul controlului 2. Am condus controlul în concordanta cu prevederile CMCF, am planificat şi am executat controlul în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile ca declaraţia finala de cheltuieli şi cererea de plată a sumelor provenite din asistenţa comunitara nu conţin declaraţii false ......... (Se descriu pe scurt etapele practice de executare a controlului.).................... . Observaţii 3. Scopul controlului a fost îngrădit de următoarele:

1. a)........................................................... ...
2. b)........................................................... ...
3. c)........................................................... etc. ... (Se vor indica limitarile controlului, de exemplu, probleme sistemice, deficiente de management, lipsa unui audit constant, lipsa documentaţiei ajutatoare, cazurile aflate în proceduri legale etc.; se va estima suma cheltuielilor afectate de aceste limitări şi asistenţa comunitara corespunzătoare acestora.) 4. Controlul împreună cu concluziile oricărui alt control naţional sau din partea Comunităţii la care am avut acces au dezvaluit o frecventa scăzută/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/neregulilor. Toate erorile/neregulile au fost rezolvate în mod satisfăcător de autorităţile de management şi nu par sa afecteze suma provenită din asistenţa comunitara, cu următoarele excepţii:
4. a)....................................................... ...
5. b)....................................................... ...
6. c)....................................................... etc. ... (Se indica erorile/neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător şi, pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora, extinderea problemelor şi mărimea sumelor provenite din asistenţa comunitara, care par sa fie afectate de acestea.) Concluzii În cazul în care nu exista limitări ale controlului, iar frecventa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate în mod satisfăcător: 5.
7. a)În urma controlului şi a concluziilor oricărui control naţional sau din partea Comunităţii, la care am avut acces, opinia mea este ca declaraţia finala de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanta cu reglementările şi cu prevederile programului şi solicitarea facuta Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara pare să fie valida. În cazul în care exista unele limitări ale controlului, dar frecventa erorilor nu este ridicată, sau dacă exista probleme care nu au fost rezolvate în mod satisfăcător: 5.
8. b)Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la pct. 3 şi/sau a erorilor/neregulilor care par că nu au fost rezolvate în mod satisfăcător şi la care s-a făcut referire la pct. 4, opinia mea, bazată pe controlul efectuat şi pe concluziile oricărui control naţional sau din partea Comunităţii, la care am avut acces, este ca declaraţia finala de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanta cu reglementările şi prevederile programului şi solicitarea facuta Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara pare să fie valida. În cazul în care exista limitări majore ale controlului sau frecventa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/neregulile au fost rezolvate în mod satisfăcător: 5.
9. c)Din cauza problemelor la care s-a făcut referire la pct. 3 şi/sau a frecvenţei ridicate a erorilor menţionate la pct. 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli şi asupra solicitării făcute Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara. Anexa 3.5 ACORD cu privire la nereguli şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA Secţiunea 1 Acest acord nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiara a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară dintre ţările beneficiare ori dintre Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale. Secţiunea a 2-a

(1)Ţările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finanţare: ... - prevederile stabilite de lege, reglementările sau acţiunile administrative pentru aplicarea măsurilor finanţate prin ISPA; - lista cuprinzând autorităţile şi organismele responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile.

(2)Ţările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei orice amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea cerinţelor paragrafului

(1). ...

(3)Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de ţările beneficiare şi trebuie să le informeze asupra concluziilor rezultate. Aceasta trebuie să rămână în contact cu ţările beneficiare atât timp cat este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni. ... Secţiunea a 3-a Neregula înseamnă orice încălcare a prevederilor memorandumului de finanţare, rezultând dintr-o acţiune sau omisiune a unui operator economic, care are ori a avut ca efect prejudicierea bugetului general al Comunităţii şi/sau a legilor naţionale relevante ori o grupa de cheltuiala nejustificată. Secţiunea a 4-a

(1)În timpul celor două luni după sfârşitul fiecărui trimestru ţările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European Antifrauda orice nereguli care au constituit subiectul iniţierii unor investigaţii administrative sau judiciare. ... Pentru aceasta trebuie, pe cat posibil, sa dea detalii privind: - măsura finanţată prin ISPA; - prevederile care au fost incalcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plata, sumele care ar fi fost plătite greşit dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepţia cazurilor în care eroarea sau neglijenţa este descoperită înaintea plăţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare; - suma totală şi distribuţia acesteia între diferitele surse de finanţare; - perioada în care sau momentul în care neregula a fost comisă; - practicile folosite pentru comiterea neregulii; - felul în care a fost descoperită neregula; - autorităţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli; - consecinţele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăţilor şi posibilităţile de recuperare; - data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea ca se comite o neregula, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula şi, dacă este cazul, ţara beneficiara şi tertele tari implicate; - identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanta în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauza.

(2)Dacă unele dintre informaţiile menţionate la paragraful

(1)şi, în particular, cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţările beneficiare trebuie, pe cat posibil, sa furnizeze informaţiile lipsa atunci când înaintează Comisiei următoarele rapoarte trimestriale privind neregulile. ...

(3)Dacă reglementările naţionale prevăd confidenţialitatea investigatiilor, comunicarea informaţiilor trebuie să fie subiectul unei autorizari din partea unei instanţe judecătoreşti competente. ... Secţiunea a 5-a Fiecare ţara beneficiara trebuie să raporteze Comisiei şi, dacă este necesar, statelor membre implicate orice nereguli descoperite sau presupuse ca au existat, atunci când exista temerea ca: - acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afară teritoriului sau; şi/sau - arata ca un nou malpraxis a fost implicat (folosit). Secţiunea a 6-a În timpul celor două luni după sfârşitul fiecărui trimestru ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit conform prevederilor secţiunii a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezultă din acestea, incluzând: - sumele care au fost sau se asteapta să fie recuperate; - măsurile interimare luate de ţara beneficiara pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greşit; - procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor plătite greşit şi pentru impunerea sancţiunilor; - motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cat posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei; - orice suspendări ale acuzarilor judiciare. Ţările beneficiare trebuie să notifice Comisiei deciziile administrative sau judiciare ori principalele motive privind suspendarea acestor proceduri. Secţiunea a 7-a Dacă nu exista nereguli de raportat în perioada de referinţa, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limita de timp stabilită în paragraful

(1)din secţiunea a 4-a. Secţiunea a 8-a Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiara decid, la cererea expresă a Comisiei, sa initieze sau sa continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor plătite greşit, Comisia poate să decidă sa ramburseze tarii beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes. Secţiunea a 9-a

(1)Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu ţara beneficiara în scopul suplimentarii informaţiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secţiunea a 4-a, despre procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, despre posibilitatea de recuperare. ...

(2)Independent de contactele menţionate în paragraful

(1), Comisia trebuie să informeze ţările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea maniera încât sugereaza ca practici similare sau identice pot aparea în alte tari beneficiare. ...

(3)Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanţii ţărilor beneficiare intalniri de informare la nivelul Comunităţii, pentru a examina împreună cu aceştia informaţiile obţinute conform secţiunilor 4, 5 şi 6 şi paragrafului

(1)din aceasta secţiune, în special cu privire la invatamintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire şi la procedurile legale. ...

(4)La cererea unei tari beneficiare sau a Comisiei ţările beneficiare şi Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărui aspect ce prejudiciază interesele Comisiei, care devine evident în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare. ... Secţiunea a 10-a Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric). Secţiunea a 11-a

(1)Ţările beneficiare şi Comisia trebuie să ia toate precautiile necesare pentru a se asigura ca informaţiile pe care le schimba rămân confidenţiale. ...

(2)Informaţiile la care se face referire în acest acord nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din ţările beneficiare sau din cadrul instituţiilor comunitare, care au, conform atribuţiilor lor, acces la acestea, decât dacă ţările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta. ...

(3)Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor tari beneficiare sau instituţii comunitare numai dacă acest lucru este necesar pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a se stabili dacă o presupusa neregula a avut loc. ...

(4)Informaţiile comunicate sau obţinute în orice mod, potrivit acestui acord, vor fi supuse confidenţialităţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia naţionala a ţărilor beneficiare care le primesc şi de prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunităţii. ... În plus aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezentul acord decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte instituţia beneficiara sa nu interzică asemenea comunicare sau folosire.

(5)Paragrafele

(1)-

(4)nu împiedica folosirea, în orice acţiune legală sau procedura instituită ulterior pentru neconcordanta cu regulile Comunităţii în domeniul asistenţei pentru preaderare, a informaţiilor obţinute conform acestui acord. Autoritatea competenţa din ţările beneficiare care a furnizat aceste informaţii trebuie informată dinainte despre o asemenea folosire. ...

(6)Când o ţara beneficiara notifica Comisiei ca o persoană fizica sau juridică, al carei nume a fost comunicat Comisiei conform prezentului acord, în urma anchetei ulterioare se dovedeşte că nu a fost implicata în nici o neregula, Comisia trebuie să îi informeze în continuare pe toţi cei cărora le-a dezvaluit numele, conform prezentului acord, despre acest fapt. Aceste persoane nu trebuie după aceea sa mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula avută în vedere. ... Secţiunea a 12-a Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinantare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea. Secţiunea a 13-a Verificările şi inspecţiile pe loc, efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţii împotriva neregulilor, astfel cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi al inspecţiilor menţionate în aceasta anexa, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. În acest scop oficialii tarii beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc. În plus, dacă ţara beneficiara implicata doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de Comisie şi autorităţile competente ale tarii beneficiare. Secţiunea a 14-a Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de Comisie la operatori economici persoane fizice sau juridice sau la alte organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă exista motive să se creadă ca au fost comise nereguli. Pentru a se facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la sediul, terenul, mijloacele de transport sau la alte suprafeţe folosite în scopuri de afaceri. Când este strict necesar să se stabilească unde şi dacă neregulile exista, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alţi operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceştia despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc. Secţiunea a 15-a

(1)Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate, în baza responsabilităţii şi autorităţii Comisiei, de către oficialii sau de alţi angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi numiţi în continuare inspectorii Comisiei. Personalul pus la dispoziţie Comisiei de ţara beneficiara în cadrul procesului de înfrăţire instituţională - twinning - poate să participe la aceste verificări şi inspecţii. ... Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atesta identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc. Conform legii comunitare aplicabile este necesar ca ei sa corespundă regulilor de procedura stabilite de legile tarii beneficiare implicate.

(2)Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiara Comisia poate cere asistenţa oficialilor din ţările beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme, care activează sub responsabilitatea sa, sa acorde asistenţa tehnica. ... Comisia trebuie să se asigure ca toţi oficialii şi organismele menţionate mai sus prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnica, independenta şi respectarea secretului profesional. Secţiunea a 16-a

(1)Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia naţionala, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiunile implicate, care sunt necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a inspecţiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilităţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot face copii în special de pe documentele relevante. ... Verificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în