Förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor
Vad handlar författningen om?
Denna förordning reglerar hur statliga universitet och högskolor ska registrera och rapportera uppgifter om studier och studenter, samt hur dessa uppgifter får behandlas och lämnas ut. Den syftar till att säkerställa att uppgifter om studier bevaras och används för statistik, uppföljning och administration.
För vem: Statliga universitet och högskolor; Studenter och doktorander vid dessa lärosäten.
Snabbfakta
- Land
- Sverige
- Rättsområde
- Förvaltningsrätt
- Paragrafer
- 12
- Källa
- data.riksdagen.se
- Texten hämtad
- Förklaringen uppdaterad
Vad reglerar författningen?
- Registrering av uppgifter om studier på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå vid statliga universitet och högskolor.
- Rapportering av uppgifter till Statistiska centralbyrån (SCB) för officiell statistik och personalstatistik.
- Registrering av uppgifter om studie- och yrkesmeriter vid Universitets- och högskolerådet.
- Behandling av personuppgifter, inklusive känsliga sådana, och utlämnande av uppgifter från studieregister.
Vem berörs av författningen?
- Statliga universitet och högskolor.
- Studenter och doktorander vid dessa lärosäten.
Vilka är de viktigaste punkterna?
- Varje högskola ska föra ett studieregister med individuella uppgifter för varje student.
- Studieregistret ska dokumentera uppgifter som behörighet, antagning, studieresultat, betyg och examen.
- Uppgifter i studieregistret får inte gallras om de rör godkända studier, betyg eller avlagda examina.
- Högskolan ska utan dröjsmål lämna ut uppgifter till Migrationsverket om studieavgiftsskyldiga studenter som antagits eller inte registrerat sig.
Förvaltningsrätt
Lagtext
Lagtext
Innehåll (12)
- 1 § I denna förordning finns det bestämmelser om
- 2 § Med högskolor avses i fortsättningen både universitet och
- 3 § I denna förordning avses med
- 4 § Har upphävts genom förordning (2018:1361)
- 5 § Har upphävts genom förordning (2018:1361)
- 6 § Har upphävts genom förordning (2018:1361)
- 7 § För gallring av studieregistret gäller 10 § första och
- 8 § En uppgift om medborgarskap som högskolan behöver för
- 9 § SCB får, efter samråd med Universitetskanslersämbetet och
- 10 § Som underlag för statistik över högskolornas personal ska
- 11 § Ny beteckning 1 kap. 5 § genom förordning (2005:665)
- 12 § Ny beteckning 1 kap. 6 § genom förordning (2005:665)
Förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor SFS nr: 1993:1153 Departement/myndighet: Utbildningsdepartementet Utfärdad: 1993-10-28 Omtryck: 2001:1133 Ändrad: t.o.m. SFS 2025:1192 Övrig text:
Källa: Regeringskansliet / Lagrummet
1 kap. Allmänna bestämmelser
Inledning
1 §I denna förordning finns det bestämmelser om
Denna förordning gäller vid helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter.
Ett universitet, en högskola, SCB och Universitets- och högskolerådet är personuppgiftsansvariga för behandling av personuppgifter i sin verksamhet. Förordning (2018:1361).
Förhållandet till annan reglering 1 a § Denna förordning kompletterar Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), här benämnd EU:s dataskyddsförordning.
Termer och uttryck i denna förordning har samma betydelse som i EU:s dataskyddsförordning. Förordning (2018:1361).
1 b § Vid behandling av personuppgifter enligt denna förordning gäller lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning och föreskrifter som har meddelats i anslutning till den lagen, om inte annat följer av denna förordning. Förordning (2018:1361).
Definitioner
2 §Med högskolor avses i fortsättningen både universitet och
högskolor. Förordning (2007:264).
3 §I denna förordning avses med
student: den som ansöker till utbildning vid en högskola, den som antas till utbildning vid en högskola och den som bedriver studier vid högskolan, och doktorand: en student som antas till utbildning på forskarnivå vid en högskola och den som bedriver studier på forskarnivå vid högskolan. Förordning (2007:264).
4 §Har upphävts genom förordning (2018:1361)
5 §Har upphävts genom förordning (2018:1361)
6 §Har upphävts genom förordning (2018:1361)
2 kap. Studieregister
Allmänna bestämmelser
1 §Varje högskola ska dokumentera uppgifter om studenter
Varje högskola ska föra ett studieregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling.
Om en högskola avser att införa ett nytt system för att föra registret eller göra väsentliga förändringar i ett befintligt system, ska högskolan samråda dels med Statskontoret i syfte att säkerställa att de uppgifter i registret som ligger till grund för resurstilldelningen blir tillförlitliga, dels med Universitetskanslersämbetet och Universitets- och högskolerådet i syfte att säkerställa att uppgifterna i registret uppfyller krav på kvalitet och jämförbarhet mellan olika högskolor. Förordning (2025:1192).
Ändamålet med registret
2 §Ändamålet med studieregistret är att säkra att uppgifter
om sökande till utbildning, genomgångna studier, betyg över utbildningar och examina bevaras. Härutöver ska uppgifterna kunna läggas till grund för uppföljning och utvärdering, för antagning av studenter, för beslut om anmälningsavgift och studieavgift, för avstängning av studieavgiftsskyldiga studenter, för administration inom respektive högskola, för ändamål som anges i 6 och 6 a §§, för sådan officiell statistik som avses i 3 kap. samt för resurstilldelning.
Registret får användas även för forskning.
Förordning (2010:595).
Uppgifter om studenter
3 §I studieregistret ska det för varje student dokumenteras
uppgifter om 1. behörighet, 2. urvalsgrund, 3. skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, 4. betalning av anmälningsavgift och studieavgift, 5. antagning, 6. deltagande i utbildning och prov, 7. studieresultat, 8. betyg, 9. tillgodoräknande enligt 6 kap. 8 § högskoleförordningen (1993:100) och grunden för tillgodoräknandet enligt 6 kap. 7 § andra stycket samma förordning, och 10. examen.
Studieregistret ska därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att högskolan ska kunna lämna uppgifter till SCB enligt 3 kap. och Universitets- och högskolerådet enligt
4 kap.
Studieregistret får också innehålla de uppgifter om studenter som behövs för resultatredovisning. Förordning (2024:1307).
4 §Uppgifterna i studieregistret om dels deltagande i
utbildning, dels studieresultat skall föras i kronologisk och systematisk ordning. Underlaget för uppgifterna skall behandlas i enlighet med föreskrifterna om verifikationer i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Förordning (2001:1133).
5 §I studieregistret skall varje students identitet anges med
hjälp av namn och personnummer. Om ett svenskt personnummer saknas, anges ett för denna student vid högskolan unikt nummer.
Behandling av känsliga personuppgifter 5 a § Bestämmelser om myndigheters behandling av känsliga personuppgifter finns i 3 kap. 3 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.
Förordning (2018:1361).
Utlämnande av uppgifter
6 §Uppgifter på medium för automatiserad behandling får
lämnas ut från en högskolas studieregister till 1. en annan högskola, om uppgifterna rör behörighet och underlag för urval eller studiemeriter som en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till en utbildning eller utfärdande av examen, eller om uppgifterna behövs för utbildningssamarbete eller annan överenskommen samverkan mellan högskolorna, 2. ett lärosäte i en annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar som uppgifter får lämnas ut till en högskola enligt 1, 3. Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av studiestöd, 4. Universitets- och högskolerådet eller något annat organ som biträder högskolan med automatiserad behandling av ansökningar till en utbildning, om uppgifterna behövs för att genomföra arbetet, 5. SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning, 6. en annan myndighet, om uppgifterna behövs för att handlägga ärenden om utfärdande av yrkeslegitimation eller meddelande av annan behörighet för ett yrke, 7. en myndighet i en annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar som uppgifter får lämnas ut till svenska myndigheter enligt denna paragraf, 8. en studentkår som har sådan ställning enligt beslut av högskolan enligt 4 kap. 8 § högskolelagen (1992:1434) eller en nation som har sådan ställning enligt 4 kap. 15 § högskolelagen, om uppgifterna rör en students registrering på kurser och behövs för att studentkåren eller nationen ska kunna bestämma om han eller hon har rätt att vara medlem i studentkåren eller nationen, 9. en student, om uppgifterna rör honom eller henne själv, 10. Vetenskapsrådet, Verket för innovationssystem, Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande samt Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd, om uppgifterna behövs för beviljande av medel för forskning, 11. Svenska institutet, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av stipendier, 12. Universitetskanslersämbetet, om uppgifterna behövs för uppföljning eller för att granska hur effektivt verksamheten bedrivs vid universitet och högskolor, 13. Migrationsverket, om uppgifterna behövs i handläggningen av ärende om uppehållstillstånd, 14. Statens skolverk, om uppgifterna behövs för det nationella professionsprogrammet för rektorer, lärare och förskollärare enligt 2 kap. 34 § skollagen (2010:800) eller handläggning av ärende om statsbidrag enligt förordningen (2023:144) om statsbidrag för fortbildning av lärare och förskollärare,
Förordning (2025:723).
6 a § Högskolan ska utan dröjsmål till Migrationsverket lämna ut uppgift om att 1. en studieavgiftsskyldig student har antagits till en utbildning, och 2. en student som avses i 1 inte har registrerat sig på utbildningen.
Om det, utifrån de uppgifter som finns registrerade om en studieavgiftsskyldig student, finns anledning att anta att studenten har avbrutit sina studier, ska högskolan meddela Migrationsverket detta.
De uppgifter som avses i första och andra styckena får lämnas ut på medium för automatiserad behandling.
Förordning (2010:595).
Gallring
7 §För gallring av studieregistret gäller 10 § första och
andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning.
Uppgifter om den utbildning som en student har genomgått med godkänt resultat eller fått tillgodoräkna sig vid högskolan, om studentens betyg i godkända prov och om den eller de examina som studenten har avlagt får inte gallras.
Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid högskolan eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier skall gallras så snart det kan göras med hänsyn till 1. högskolans eget behov av material för uppföljningar och statistiska bearbetningar, 2. kraven på resultatredovisning, och 3. kraven på rapportering för den officiella statistiken.
Förordning (2001:1133).
8 §En uppgift om medborgarskap som högskolan behöver för
beslut om skyldighet att betala anmälningsavgift eller studieavgift ska gallras så snart studieregistret har uppdaterats med uppgift om huruvida studenten tillhör den personkrets som ska betala anmälningsavgift eller studieavgift. Förordning (2010:595).
3 kap. Rapportering för officiell statistik
Statistiska centralbyråns universitets- och högskoleregister Ändamålet med registret
1 §SCB skall föra ett register och där ange uppgifterna
individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling. Förordning (2001:1133).
2 §Registret får användas av SCB för att ge underlag för att
framställa sådan officiell statistik över utbildningen vid landets högskolor som behövs för uppföljning, utvärdering och information samt annan statistik, om ändamålet med behandlingen inte är oförenligt med nämnda ändamål.
Registret får användas också för forskning. Förordning (2001:1133).
Uppgifter om studenter i utbildning på grundnivå och avancerad nivå
3 §Registret ska innehålla uppgifter om samtliga studenter i
utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Uppgifterna får hämtas från högskolornas studieregister och ska omfatta följande:
Förordning (2010:595).
4 §Följande uppgifter från andra register inom SCB får föras
in i SCB:s universitets- och högskoleregister:
5 §Från systemen för antagning av studenter vid högskolorna
och Universitets- och högskolerådet får uppgifter om följande föras in i SCB:s universitets- och högskoleregister:
Förordning (2012:713).
6 §Från Centrala studiestödsnämndens register (STIS) får
följande uppgifter påföras SCB:s universitets- och högskoleregister:
Uppgifter om doktorander
7 §Registret ska innehålla uppgifter om samtliga doktorander
Uppgifterna får hämtas från högskolornas studieregister och ska omfatta följande:
Gallring
8 §För gallring av universitets- och högskoleregistret gäller
10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning.
Uppgifter om personnummer och högskola får gallras efter 30 år.
Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid en högskola eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier ska gallras efter tio år.
Förordning (2008:712).
Närmare föreskrifter
9 §SCB får, efter samråd med Universitetskanslersämbetet och
högskolorna, meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna ska rapporteras till SCB. Förordning (2012:713).
Personalstatistik
10 §Som underlag för statistik över högskolornas personal ska
SCB ur sådana register som finns inom SCB sammanställa följande uppgifter om de personer som är anställda vid en högskola:
Uppgifterna ska sammanställas i ett register som förs med hjälp av automatiserad behandling. Förordning (2012:501).
11 §Ny beteckning 1 kap. 5 § genom förordning (2005:665)
12 §Ny beteckning 1 kap. 6 § genom förordning (2005:665)
4 kap. Antagningsregister
Ändamålet med registret
1 §Universitets- och högskolerådet får föra ett
antagningsregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling.
Ändamålet med registret är att vara till hjälp för högskolor vid antagning av studenter. Uppgifterna får också användas för ändamål som anges i 4 §, för sådan officiell statistik som avses i 3 kap. och för forskning. Förordning (2012:713).
Uppgifter om studenter
2 §Uppgifterna i antagningsregistret får hämtas in från
högskolornas studieregister och får omfatta följande:
Varje students identitet ska anges på det sätt som föreskrivs i 2 kap. 5 §. Förordning (2010:595).
Behandling av känsliga personuppgifter
3 §Bestämmelser om myndigheters behandling av känsliga
personuppgifter finns i 3 kap. 3 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.
Förordning (2018:1361).
Utlämnande av uppgifter
4 §Uppgifter på medium för automatiserad behandling får
lämnas ut från antagningsregistret till 1. en högskola, om uppgifterna rör
Direktåtkomst
5 §Den registrerade får ha direktåtkomst till sådana
personuppgifter om sig själv i antagningsregistret som får lämnas ut till henne eller honom. Vid sådan direktåtkomst skall den registrerades identitet kontrolleras genom en säker metod för identifiering. Förordning (2005:665).
Gallring
6 §För gallring av antagningsregistret gäller 10 § första
och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning.
Uppgifter om en student ska gallras tio år efter det att uppgifterna senast har påförts.
En uppgift om medborgarskap som Universitets- och högskolerådet behöver som underlag för beslut om anmälningsavgift eller studieavgift ska gallras så snart antagningsregistret har uppdaterats med uppgift om huruvida studenten tillhör den personkrets som ska betala anmälningsavgift eller studieavgift.
Förordning (2013:78).
Övergångsbestämmelser 1993:1153 1. Denna förordning träder i kraft den 1 december 1993, då förordningen (1981:516) om studiedokumentation och statistik rörande högskolestuderande upphör att gälla.
1994:1094 Denna förordning träder i kraft den 1 juli 1994. En högskola får dock tilllämpa 4 kap. 11 § vid redovisningen av verksamheten under budgetåret den 1 juli 1993-den 30 juni 1994.
1995:668 1. Denna förordning träder i kraft den 15 juni 1995.
1999:1418 1. Denna förordning träder i kraft den 1 februari 2000.
Uppgifter om verksamheten och forskarutbildningen enligt äldre bestämmelser i 4 kap. 3 § 4 och 9 § första stycket 2 skall dock inte redovisas i årsredovisningen för år 1999. Redovisning av all personal i antal personår fördelade på tjänstekategorier och lärarna fördelade på tjänstekategorier för varje fakultet eller motsvarande enligt äldre bestämmelser i 4 kap. 11 § första och andra stycket samt angivande av fördelningen på åldersgrupper och kön enligt äldre bestämmelser i 4 kap. 12 § 1 skall inte heller redovisas i årsredovisningen för år 1999; dessa uppgifter skall dock lämnas till Högskoleverket.
2001:1133 Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2002. Äldre bestämmelser i 4 kap. 7 och 8 §§ samt 16 § andra stycket skall dock tillämpas för budgetåret 2001.
2007:264 1. Denna förordning träder i kraft den 1 juli 2007.
2010:595 Denna förordning träder i kraft den 1 juli 2010 och tillämpas första gången på uppgifter som avser utbildning som avses bedrivas efter den 31 juli 2011.