Sprememba naslova elektronskega predala in preusmeritev elektronske pošte - IPRS

Sprememba naslova elektronskega predala in preusmeritev elektronske pošte + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 10.02.2019 Številka: 0712-1/2019/256 Kategorije:Delovna razmerja, Elektronska pošta --> Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vašo prošnjo za mnenje glede ustreznosti oziroma problematičnosti spremembe e-poštnih naslovov zaradi spojitve (oz. prevzema ali pripojitve) ali drugega statusnega preoblikovanja gospodarske družbe ter izvedbe preusmeritve elektronskih poštnih sporočil iz starih elektronskih naslovov na nove elektronske naslove istega zaposlenega. Navajate, da ste v več odločbah IP zasledili, da predstavlja izvedba preusmeritve elektronskih sporočil iz elektronskega naslova nekdanjega zaposlenega na skupen naslov podjetja kršitev komunikacijske zasebnosti, razen v določenih izjemnih primerih. Zanima vas, ali bi obstajala kakršnakoli težava z vidika varstva komunikacijske zasebnosti tudi v primeru, ko se zaradi statusnega preoblikovanja družbe (npr. prevzem, spojitev…) elektronska pošta, ki jo stranke pošljejo na elektronske naslove stare družbe, npr. (janez@aaa.si), avtomatsko preusmeri na nov elektronski naslov, npr. (janez@bbb.si). Uporabnik poštnega naslova je še vedno isti zaposleni, le elektronski naslov se, zaradi statusnega preoblikovanja družbe (npr. zaradi spremembe firme družbe), spremeni. V takšnem primeru se namreč zgodi, da imajo določene stranke še vedno shranjene stare elektronske naslove ali pa jih preprosto najdejo na kakšnih drugih spletnih straneh ter nato pošljejo povpraševanja ali drugo korespondenco na stare poštne naslove družbe. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
3. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Uredba),
5. točko prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. IP uvodoma pojasnjuje, da v okviru komunikacije prek elektronske pošte predstavlja zbirko osebnih podatkov zgolj zbirka t.i. prometnih podatkov (elektronski naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.). Zato pri elektronski pošti Splošna uredba in deloma ZVOP-1 varuje le prometne podatke, medtem ko je sama vsebina elektronske pošte varovana v okviru določb o kršitvi tajnosti občil iz
8. člena Kazenskega zakonika oziroma določb o zahtevi za prenehanje kršitve osebnostnih pravic iz
9. člena Obligacijskega zakonika. Delodajalec ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi in pravico, da nadzira, ali je ta oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo, delavec pa lahko utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti na delovnem mestu, kar izhaja že iz
10. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1). Ta določa, da delodajalec varuje in spoštuje delavčevo osebnost ter upošteva in ščiti njegovo zasebnost. IP na tem mestu izpostavlja, da v sklopu neobvezujočega mnenja vsekakor ne more presojati konkretnih dejanj obdelav, temveč lahko to stori šele v okviru inšpekcijskega postopka, zato v nadaljevanju podaja splošna pojasnila. Delodajalec kot upravljavec, ki v statusno preoblikovani družbi določa namene in sredstva obdelave, mora v skladu s še veljavnima
11. in
12. členom ZVOP-1 ter
13. členom Uredbe zagotoviti ustrezne tehnične in organizacijske postopke in ukrepe, s katerimi bo preprečil nepooblaščeno obdelavo, uničenje, izgubo ali spremembo osebnih podatkov. Upravljavci osebnih podatkov morajo v svojih aktih predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov in določiti osebe, ki so odgovorne za posamezne zbirke osebnih podatkov. Iz zapisanega izhaja, da mora upravljavec sorazmerno natančno predpisati postopke in ukrepe, s katerimi bo varoval elektronsko pošto zaposlenih (npr. Pravilnik o varnosti oz. Pravilnik glede uporabe službene elektronske pošte), ki naj tudi določajo, kaj se zgodi z neaktivnimi predali elektronske pošte (elektronski predali »starega« podjetja, elektronski predali bivših sodelavcev itd.). Če je časovno omejena avtomatska preusmeritev e-pošte ob sklenjenem ustreznem dogovoru z zaposlenim vezana izključno na dva sicer različna e-naslova, ki pa sta dodeljena istemu zaposlenemu in torej ne prihaja do situacij, ko bi lahko osebni podatki in/ali vsebina prišla v roke nepooblaščenih tretjih, potem načeloma najverjetneje z vidika posegov v zasebnost ne bi smelo biti težav. IP pa o tem v mnenju dokončno ne more presojati, niti ni pristojen presojati o morebitnih drugih vidikih ustreznosti takšne rešitve. Sicer pa IP priporoča rešitev nastavitve avtomatskega odzivnika na način, da ta pošiljatelje obvesti, da določeni predal elektronske pošte ni več aktiven, da naslovnik sporočila ne bo prejel oz. prebral ter na kateri (drug) naslov naj se obrnejo. Hkrati IP izpostavlja, da je arhivirana elektronska pošta, vezana na stari elektronski predal, še vedno zbirka osebnih podatkov, kar pomeni, da ukrepi za zavarovanje po še veljavnem
14. in
15. členu ZVOP-1 ter
16. členu Uredbe zanjo veljajo kot obveznost delodajalca. Torej je tudi v primeru arhivirane pošte baze delodajalec dolžan zagotoviti ustrezne varnostne ukrepe, s katerimi bo preprečil nepooblaščeno obdelavo osebnih podatkov. Dodatna pojasnila boste našli tudi v Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki se nahajajo na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenk Pripravila: Jasmina Mešić, svetovalka pooblaščenca za preventivo O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026